Løsningsforslag oppgavesett 12 OPPGAVE 1 er til dette prosjektet kan være: Vitenskapelige ansatte Administrativt ansatte (eksamenskontoret) Øvrige administrativt ansatte Ledelsen ved Høyskolen Høyskolestyret Departement Studenter Eksamensvakter Studentorganisasjoner Posisjonsanalysen dreier seg om å gjøre seg kjent med ene og kartlegge f.eks.: ens interesseområde i prosjektet Ønskelig bidrag (hva ønsker prosjektet fra en) Forventninger om nytte fra prosjektet (hva ønsker/krever en) ens relasjon til prosjektet ens maktbase (mulighet for å påvirke prosjektet) ens konfliktatferd ens syn på og forhold til andre er Dette kan settes opp i en tabell slik som vist her: Makt eller påvirkning Hva er en ute etter Hva vil prosjektet ha av en Atferd ved eventuell konflikt Studenter Liten Bra teknisk løsning Samarbeid Brette ut problemer i media Adm. ansatte ved eksamenskontoret Middels Trygge arbeidsplasser Støtte, samarbeid Streik og andre arbeidskonflikter Ledelsen ved Høyskolen Stor Reduserte adm. kostn. Støtte, samarbeid, føringer Kansellere prosjektet Det kan også gjøres en analyse ved å kartlegge type, for eksempel ved bruk av følgende matrise hvor en plasserer en i en av de fire rutene:
ens mulighet til å påvirke prosjektet Stor Liten Muligheten for samarbeid mellom partene Stor Liten Type 4. Type 1. Blandet Type 3. Type 2. Ikke-støttende Støttende Marginal En kommunikasjonsplan kan se slik ut: ---------------------- Kommunikasjon (Rektor) (Studenter) (Adm. ansatte) Hensikt Samarbeid/ støtte/føringer Hva skal kommuniseres Fremdrift/kostn. /endringer Når skal det kommuniseres Annenhver fredag Hvordan, dvs. hvilken kanal Formell rapport på email Kreves tilbakemelding På tlf. innen tre dager Hvem er ansvarlig Prosjektleder Lagring / arkivering c) Hvordan bygge opp tilliten til ene? Her vises det kap. 7 i læreboken. Effektiv håndtering av relasjonen til ene er en viktig nøkkelfaktor for å oppnå suksess med prosjektet. Dette går blant annet ut på å etablere tillit seg imellom. I mange situasjoner tar man det for gitt at det eksisterer tillit mellom partene. Tillit noe som må skapes over tid ved å vise åpenhet, lytte, kommunisere og samarbeide. Tillit er viktig og verdifullt, og kan skape en lojalitet hos den andre parten som kommer prosjektet til fordel i usikre situasjoner hvor parten ønsker å bli forstått og trodd. Hva er det så som skaper tillit i forholdet mellom prosjektet og er?
I læreboken er bl.a. følgende punkter beskrevet: - Pålitelig oppførsel. Dette dreier seg om at man kan stole på den andre parten. - God kommunikasjon. Åpenhet og kommunikasjon mellom partene blir sett på som en viktig faktor for å bygge tillit. - Ærlighet. At partene viser ærlighet overfor hverandre er med på å bygge tillit. Med det menes at partene er villige til å innrømme feil så raskt som mulig, at de ikke holder tilbake viktig informasjon, at informasjonsutvekslingen er relevant og pålitelig, og at det ikke finnes skjulte agendaer. - Forpliktelse. Tillit bygger på en gjensidig forpliktelse mellom partene. Med det menes at partene holder ord ved det de har avtalt de skal gjøre. - Omtanke. Dette dreier seg om at partene bryr seg om hverandre, er vennlige, imøtekommende og åpne overfor hverandre og villige til å kommunisere og samarbeide. Men også andre forhold må godtas som for eksempel møte mellom partene for å bygge opp tilliten igjen. OPPGAVE 2 Resultatmål: er hva prosjektet skal levere til kunden (leveransemål). Forslag til resultatmål: Implementere nye løsninger for e-eksamen inklusive anskaffelse av nødvendig infrastruktur og utvikling av webside. Effektmål: er hvilke effekter/gevinster prosjektleveransen skal skape etter overlevering til kunden, dvs. i driftsfasen. Dreier seg om hvorfor prosjektet ble igangsatt. Forslag til effektmål: Reduserte administrative kostnader, mindre mulighet for juks, studentene blir mer fornøyd, osv. Prioriteringsmatrisen dreier seg om viktige styringssignaler til prosjektleder hva som er viktigst for kunden. Det er en prioritering mellom tre viktige styringsfaktorer: kostnader, tid og omfang/kvalitet. Kostnader Tid Omfang Fast Optimalisere Slakk c) En milepæl er en tilstand prosjektet skal være i på et bestemt tidspunkt. Milepæler skal ikke være en aktivitet.
Eksempler på milepæler: 1. Prosjektgruppen har hatt sitt første møte. 2. Krav til løsninger er utarbeidet. 3. Teknisk løsning er utviklet. 4. PC kjøpt inn. 5. Web side ferdig utviklet. Et resultatløp er en serie av milepæler som er knyttet sammen og resulterer i en større delleveranse. OPPGAVE 3 Fem forhold som det kan legges vekt på ved valg av prosjektleder er: Kompetanse og erfaring Evne til å kommunisere og bygge relasjoner Personlige egenskaper Evne til å få jobben gjort Evne til å lede og motivere Teorien om situasjonsbestemt ledelse dreier seg om at lederen må tilpasse lederstilen til situasjonen for å være effektiv. Teorien baserer seg på at medarbeidere er forskjellige og fungerer ulikt i ulike situasjoner. En prosjektmedarbeider vil for eksempel oppføre seg forskjellig når vedkommende står overfor en oppgave han/hun behersker sammenliknet med når vedkommende skal gjøre noe nytt som han/hun ikke har vært borti før. Dette krever ulik ledelse fra prosjektleders side. Som prosjektleder er det ikke nok å kjøre en «one size fits all»- lederstil, men tilpasse lederstilen til den enkelte medarbeider, oppgaven som skal utføres og situasjonen vedkommende står overfor. Hersey og Blanchard har utarbeidet en modell som tar utgangspunkt i behovet for styring og støtte fra prosjektlederen til oppgaveutførelsen. Medarbeidere er sortert i fire kategorier ut ifra grad av kompetanse og motivasjon til å utføre oppgaven.
c) Usikkerhet består av to dimensjoner: risiko og muligheter. Det vil si at man kan ha utfall med negativ konsekvens og man kan ha utfall med positiv konsekvens. Definisjon av risiko = sannsynlighet *negativ konsekvens, mulighet = sannsynlighet * positiv konsekvens Når det gjelder tre hendelsesusikkerheter så kan mye godtas. Det viktigste er at usikkerhetene kan tilordnes en sannsynlighet for at den inntreffer og tilhørende konsekvens. Sannsynlighet K = Kritisk B= Betydelig N = Neglisjerbar Høy K K Middels B B Lav N N Konsekvens (negative) Høy Middels Lav Lav Middels Høy Konsekvens (positiv) Studentene bør for hver usikkerhet vurdere: 1) Sannsynlighet for at usikkerheten inntreffer og 2) Konsekvens for prosjektet (f.eks. kostnad). Når usikkerhetene er plassert i matrisen illustrerer det usikkerhetens grad av viktighet. Kritiske usikkerheter er viktigst å gjøre noe med, betydelige usikkerheter er usikkerheter man må være oppmerksom på, mens neglisjerbare usikkerheter krever ingen oppfølging. OPPGAVE 4 0 5 A 5 0 0 5 5 9 C 4 0 5 9 9 13 E 4 0 9 13 G 2 0 0 6 B 6 0 0 6 6 9 D 3 0 6 9 9 12 F 3 1 10 13 H 2 0 Varighet: 15 uker Kritiske linjer: A-C-E-G, A-C-E-H, B-D-E-G og B-D-E-H (dvs. 4 kritiske linjer) Slakk: F = 1 uke
c) A B C D E F G H 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 d) Selv om aktivitet F er billigst å crashe, så har det ingen hensikt å redusere denne siden den ikke er på kritisk linje. Løsning: redusere C, D, G og H med en uke hver. Vil totalt koste 2000 + 3000 + 4000 + 3000 = 12000. Prosjektet er nå redusert med 2 uker til 13 uker. OPPGAVE 5 ACWP = 2,7 BCWP = 10 * 0,25 = 2,5 BCWS = 3 CV = BCWP ACWP = 2,5 2,7 = -0,2 BV = BCWS ACWP = 3 2,7 = 0,3 SV = BCWP BCWS = 2,5 3 = -0,5 c) Forskjellige strategier som kan vurderes: Strategi A: Fortsette i samme spor som til nå Strategi B: Bli mer effektiv og produktiv i prosjektet
Strategi C: Endre/redusere prosjektets omfang (kvalitet) Strategi D: Forsøke å holde tidsfristen ved å tilføre ekstra ressurser (f.eks. arbeidskraft), noe som vil medføre ekstra kostnader Strategi E: Forsøke å holde budsjettet ved å forlenge tidsfristen d) CPI = BCWP/ACWP = 2,5/2,7 = 0,9259 SPI = BCWP/BCWS = 2,5/3 = 0,833 ECAC = ACWP + (BAC-BCWP)/CPI = 2,7 + (7,5/0,9259) = 10,8 mill. ETAC = Planlagt tid/spi = 10/0,833 = 12 måneder Beregningen forutsetter at CPI og SPI forblir konstant i resten av prosjektet. e) Hva må CPI være resten av prosjektet for at budsjettet skal overholdes? Gjenstående arbeid/gjenstående budsjett = (BAC-BCWP)/(BAC-ACWP) = 7,5/7,3 = 1,027 f) Kostnader BCWS 3 mill. 2,7 mill. 2,5 mill. ACWP BCWP Tid 3 mnd.