Møteinnkalling Formannskapet

Transkript

1 Møteinnkalling Formannskapet Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Møtetid: Kl Det vil være fint om eventuelle spørsmål i forbindelse med sakene kan sendes på e-post til politisksekretariat@ski.kommune.no senest 3 dager før møtet slik at administrasjonen kan gi dere svar i møtet. TIL BEHANDLING: FSK-84/15 REDEGJØRELSE KUNSTISFLATEN FSK-85/15 BIDRAG TIL DEN ÅRLIGE TV- AKSJONEN FRA SKI KOMMUNE FSK-86/15 FOLLO BARNE- OG UNGDOMSSKOLE BYGGEPROSJEKT FSK-87/15 SØKNAD OM DISPONERING AV NEDRE TORG - KULTURFESTIVAL 2016 FSK-88/15 2. TERTIALMELDING 2015 FSK-89/15 KOMMUNEREFORMEN - OPPNEVNING AV POLITISK ARBEIDSGRUPPE FSK-90/15 VALG AV REPRESENTANTER OG VARAREPRESENTANTER TIL KS FYLKESMØTE FSK-91/15 GODTGJØRINGSREGLEMENT FOR FOLKEVALGTE I SKI KOMMUNE Ski, Anne Kristine Linnestad ordfører

2 Side Møteprotokoll Formannskapet Sakliste FSK-68/15 HØRING - UTREDNING HENSETTING ØSTLANDET - HØRING AV FASE 3-RAPPORT VEDRØRENDE AREALSØK FSK-69/15 HØRINGSUTTALELSE PÅ RAPPORTEN "ET NAV MED MULIGHETER. BEDRE BRUKERMØTER, STØRRE HANDLINGSROM OG TETTERE PÅ ARBEIDSMARKEDET" FSK-70/15 ETISKE RETNINGSLINJER FOR ANSATTE I SKI KOMMUNE FSK-71/15 SUPPLERING AV MEDDOMMERE TIL FOLLO TINGRETT OG BORGARTING LAGMANNSRETT FSK-72/15 VALG AV NY LEDER TIL UTVALG FOR OMSORG OG HELSE ETTER KNUT TØNNES STEENERSEN (FRP) FSK-73/15 KOMMUNEREFORMEN - UTREDNING AV FELLES KUNNSKAPS- OG BESLUTNINGSGRUNNLAG FSK-74/15 FORNYING AV DIGITALT LESEVERKTØY FOR POLITIKERE I SKI KOMMUNE FSK-75/15 DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR IKT FOLLO FSK-76/15 SØKNAD OM FORSKUTTERING AV MOMS-REFUSJON SKI GOLFKLUBB FSK-77/15 SAMARBEIDSPLATTFORM FOR NÆRINGSUTVIKLING I FOLLO

3 FSK-78/15 BRUK AV MOMSAVTALER FSK-79/15 SELSKAPSAVTALE FOR KRISE- OG INCESTSENTERET I FOLLO IKS FSK-80/15 VEDTAKSOPPFØLGNING FSK-81/15 RAPPORT VEDRØRENDE OPPFØLGING AV RAMMEDE OG BERØRTE ETTER 22. JULI FSK-82/15 DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKI KOMMUNE FSK-83/15 KOMMUNEBAROMETER 2015 Forfall: Ingen Protokoll 11 av 11 representanter til stede i møtet. Protokoller fra møte og ble godkjent i møtet. Dokumenter som ble delt ut i møtet: - Notat datert Månedsrapport per juli Melding om vedtak fra utvalg for omsorg og helse i saken «Høringsuttalelse på rapporten «Et nav med muligheter. Bedre brukermøter, større handlingsrom og tettere på arbeidsmarkedet.» - Melding om vedtak fra utvalg for omsorg og helse i saken»rapport vedrørende oppfølging av rammede og berørte etter 22. juli.» Side 2

4 FSK-68/15 HØRING - UTREDNING HENSETTING ØSTLANDET - HØRING AV FASE 3-RAPPORT VEDRØRENDE AREALSØK Forslag til vedtak: 1. Ski kommune forutsetter at lokalisering av hensettingsspor på Østlandet fortsatt ikke er avklart og at hensettingssporet for Ski stasjon ikke er avgjort. I det videre arbeid med utredninger forutsettes det videre at Jernbaneverket gjennomfører dette i en tett og fortløpende dialog med andre offentlige instanser og de aktuelle berørte parter. 2. Ski kommune ønsker at den videre utredning har som utgangspunkt at minst mulig dyrket eller dyrkbar mark skal bli berørt. Tilsvarende gjelder en lokalisering som kan ha betydning og begrenser kommunens behov for framtidig areal til byutvikling. Dersom det er behov for videre utredning av «Østre line» forutsettes det denne utredningen sees i sammenheng og under ett. Formannskapets behandling: Svein Kamfjord (V) fremmet følgende endringsforslag til forslag til vedtak pkt. 2: Første setning strykes og erstattes med: «Ski kommunes standpunkt er å beholde all dyrket mark, og har som utgangspunkt at minst mulig dyrkbar mark blir berørt.» Anne Kristine Linnestad (H) fremmet følgende forslag: «Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Høringssvar fra Ås og eventuelt Vestby ettersendes til kommunestyret.» Ola Øygard (PP) fremmet følgende forslag: «Forslag til lokalisering av hensettingsspor i Ski berører nærmere 300 daa dyrket mark. For å minske arealbruken i Ski, bør det anlegges hensettingsspor i Ås og Vestby. Dette også med tanke på fremtiden og en eventuell forlengelse av Follobanen.» Votering: Øygards forslag fikk 1 (1PP) mot 10 (3H, 2FRP, 4AP, 1V) stemmer og falt. Forslag til vedtak pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Forslag til vedtak pkt. 2 med Kamfjords endringsforslag ble vedtatt med 6 (4AP, 1V, 1PP) mot 5 (3H, 2FRP) stemmer. Linnestads forslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak er: 1. Ski kommune forutsetter at lokalisering av hensettingsspor på Østlandet fortsatt ikke er avklart og at hensettingssporet for Ski stasjon ikke er avgjort. I det videre arbeid med utredninger forutsettes det videre at Jernbaneverket gjennomfører dette i en tett og fortløpende dialog med andre offentlige instanser og de aktuelle berørte parter. 2. Ski kommunes standpunkt er å beholde all dyrket mark, og har som utgangspunkt at minst mulig dyrkbar mark blir berørt. Tilsvarende gjelder en lokalisering som kan ha betydning og begrenser kommunens behov for framtidig areal til byutvikling. Dersom det er behov for videre utredning av «Østre line» forutsettes det denne utredningen sees i sammenheng og under ett. Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Høringssvar fra Ås og eventuelt Vestby ettersendes til kommunestyret. Side 3

5 FSK-69/15 HØRINGSUTTALELSE PÅ RAPPORTEN "ET NAV MED MULIGHETER. BEDRE BRUKERMØTER, STØRRE HANDLINGSROM OG TETTERE PÅ ARBEIDSMARKEDET" Forslag til vedtak: Ski kommune tar sluttrapporten til Ekspertgruppen som er satt ned for å foreta en gjennomgang av NAV til orientering. Utvalg for omsorg og helses behandling : Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Utvalg for omsorg og helses innstilling til formannskapet: Ski kommune tar sluttrapporten til Ekspertgruppen som er satt ned for å foreta en gjennomgang av NAV til orientering. Formannskapets behandling: Votering: Utvalg for omsorg og helses innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak er: Ski kommune tar sluttrapporten til Ekspertgruppen som er satt ned for å foreta en gjennomgang av NAV til orientering. FSK-70/15 ETISKE RETNINGSLINJER FOR ANSATTE I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Etisk reglement for ansatte i Ski kommune vedtas. Formannskapets behandling: Anne Kristine Linnestad (H) fremmet følgende tilleggsforslag: «1. Etiske retningslinjer for folkevalgte i Ski kommune oppheves. 2. Det nye kommunestyret, for perioden , tar stilling til om det skal utformes etiske retningslinjer for folkevalgte i Ski kommune så snart som mulig etter konstituering.» Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Linnestads forslag pkt. 1 innstilles enstemmig. Linnestads forslag pkt. 2 innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: 1. Etisk reglement for ansatte i Ski kommune vedtas. 2. Etiske retningslinjer for folkevalgte i Ski kommune oppheves. 3. Det nye kommunestyret, for perioden , tar stilling til om det skal utformes etiske retningslinjer for folkevalgte i Ski kommune så snart som mulig etter konstituering. Side 4

6 FSK-71/15 SUPPLERING AV MEDDOMMERE TIL FOLLO TINGRETT OG BORGARTING LAGMANNSRETT Forslag til vedtak: Formannskapet legger følgende forslag til kandidater til meddommerutvalgene ut til offentlig ettersyn, jf. vedlagte lister. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak er: Formannskapet legger følgende forslag til kandidater til meddommerutvalgene ut til offentlig ettersyn, jf. vedlagte lister. FSK-72/15 VALG AV NY LEDER TIL UTVALG FOR OMSORG OG HELSE ETTER KNUT TØNNES STEENERSEN (FRP) Forslag til vedtak: Som ny leder for utvalg for omsorg og helse velges. Formannskapets behandling: Forslag fremmes i kommunestyret. FSK-73/15 KOMMUNEREFORMEN - UTREDNING AV FELLES KUNNSKAPS- OG BESLUTNINGSGRUNNLAG Forslag til vedtak: Rapporten tas til orientering. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: Rapporten tas til orientering. Side 5

7 FSK-74/15 FORNYING AV DIGITALT LESEVERKTØY FOR POLITIKERE I SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Det bevilges kr mva til innkjøp av digitale leseverktøy og nødvendig programvare til politikerne i kommunestyret, faste råd og utvalg i Ski kommune. Midlene skal også dekke eventuell opplæring i bruk av digitale leseverktøy. Utgiftene dekkes over Økonomiplanfond. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: Det bevilges kr mva til innkjøp av digitale leseverktøy og nødvendig programvare til politikerne i kommunestyret, faste råd og utvalg i Ski kommune. Midlene skal også dekke eventuell opplæring i bruk av digitale leseverktøy. Utgiftene dekkes over Økonomiplanfond. FSK-75/15 DIGITALISERINGSSTRATEGI FOR IKT FOLLO Forslag til vedtak: 1. Digitaliseringsstrategien for IKT Follo vedtas. 2. Økonomiske konsekvensene av strategien søkes innarbeidet i kommunens handlingsprogram. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak pkt. 1 innstilles enstemmig. Forslag til vedtak pkt. 2 innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: 1. Digitaliseringsstrategien for IKT Follo vedtas. 2. Økonomiske konsekvensene av strategien søkes innarbeidet i kommunens handlingsprogram. FSK-76/15 SØKNAD OM FORSKUTTERING AV MOMS-REFUSJON - SKI GOLFKLUBB Forslag til vedtak: Ski kommune tilbyr Ski golfklubb lån på inntil kr 0,4 mill. kroner. Rente settes lik 3-måneders NIBOR med påslag av 300 punkter. Lånet skal innfris innen Lånet finansieres ved bruk av Økonomiplanfond. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre utlånet. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Side 6

8 Formannskapets innstilling: Ski kommune tilbyr Ski golfklubb lån på inntil kr 0,4 mill. kroner. Rente settes lik 3-måneders NIBOR med påslag av 300 punkter. Lånet skal innfris innen Lånet finansieres ved bruk av Økonomiplanfond. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre utlånet. FSK-77/15 SAMARBEIDSPLATTFORM FOR NÆRINGSUTVIKLING I FOLLO Forslag til vedtak: 1. Samarbeidsavtalen mellom Akershus fylkeskommune, Follorådet, Ås kommune og NMBU om næringsutvikling i Follo godkjennes. 2. Ski kommune vil gjennom Follorådet bidra til å realisere målene i samarbeidsavtalen. 3. Ski kommune legger til grunn at samarbeidsavtalen følges opp gjennom konkrete handlingsplaner. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: 1. Samarbeidsavtalen mellom Akershus fylkeskommune, Follorådet, Ås kommune og NMBU om næringsutvikling i Follo godkjennes. 2. Ski kommune vil gjennom Follorådet bidra til å realisere målene i samarbeidsavtalen. 3. Ski kommune legger til grunn at samarbeidsavtalen følges opp gjennom konkrete handlingsplaner. FSK-78/15 BRUK AV MOMSAVTALER Forslag til vedtak: 1 Ved utbyggingsprosjekter hvor den private utbygger skal etablere infrastrukturanlegg vederlagsfritt for kommunen, kan Ski kommune inngå momsavtaler basert på anleggsbidragsmodellen og justeringsmodellen der dette finnes hensiktsmessig, og anleggskostnadene til kommunal infrastruktur eks. mva overstiger 5 MNOK med årlig regulering i henhold til kostnadsdeflator for kommunene. Spørsmålet om bruk av anleggsbidragsmodellen og justeringsmodellen skal som hovedregel avklares gjennom utbyggingsavtale. 2 Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle og inngå momsavtaler med utbyggere som nevnt under punkt 1. 3 Kommunens skal ha mellom 2 og 10 % av fakturert beløp eks mva til å administrere ordningen dekket av utbygger. Kommunen kan i tillegg beholde en andel av den refunderte momsen. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Side 7

9 Formannskapets innstilling: 1 Ved utbyggingsprosjekter hvor den private utbygger skal etablere infrastrukturanlegg vederlagsfritt for kommunen, kan Ski kommune inngå momsavtaler basert på anleggsbidragsmodellen og justeringsmodellen der dette finnes hensiktsmessig, og anleggskostnadene til kommunal infrastruktur eks. mva overstiger 5 MNOK med årlig regulering i henhold til kostnadsdeflator for kommunene. Spørsmålet om bruk av anleggsbidragsmodellen og justeringsmodellen skal som hovedregel avklares gjennom utbyggingsavtale. 2 Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle og inngå momsavtaler med utbyggere som nevnt under punkt 1. 3 Kommunens skal ha mellom 2 og 10 % av fakturert beløp eks mva til å administrere ordningen dekket av utbygger. Kommunen kan i tillegg beholde en andel av den refunderte momsen. FSK-79/15 SELSKAPSAVTALE FOR KRISE- OG INCESTSENTERET I FOLLO IKS Forslag til vedtak: Vedlagt forslag til selskapsavtale jfr vedlegg 1, fastsettes for Krise- og incestsenteret i Follo IKS. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: Vedlagt forslag til selskapsavtale jfr vedlegg 1, fastsettes for Krise- og incestsenteret i Follo IKS. FSK-80/15 VEDTAKSOPPFØLGNING Forslag til vedtak: Kommunestyret tar saken til orientering. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: Kommunestyret tar saken til orientering. Side 8

10 FSK-81/15 RAPPORT VEDRØRENDE OPPFØLGING AV RAMMEDE OG BERØRTE ETTER 22. JULI Forslag til vedtak: Rapporten Tilbakemeldinger og refleksjoner etter oppfølgingssamtaler våren 2015, med personer bosatt i Ski som ble særlig berørt av terroren 22. juli 2011 tas til orientering. Utvalg for omsorg og helses behandling : Anne Grethe Slåtten (AP) fremmet følgende tilleggsforslag: «Utvalg for omsorg og helse ber administrasjonen om at det høsten 2015 legges frem en sak som beskriver hvordan kriseteamet jobber, hvem jobber i teamet og hvordan og hvem gir teamet bistand.» Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Slåttens tilleggsforslag innstilles enstemmig. Utvalg for omsorg og helses innstilling til formannskapet: 1. Rapporten Tilbakemeldinger og refleksjoner etter oppfølgingssamtaler våren 2015, med personer bosatt i Ski som ble særlig berørt av terroren 22. juli 2011 tas til orientering. 2. Utvalg for omsorg og helse ber administrasjonen om at det høsten 2015 legges frem en sak som beskriver hvordan kriseteamet jobber, hvem jobber i teamet og hvordan og hvem gir teamet bistand. Formannskapets behandling: Hanne Opdan (AP) fremmet følgende endringsforslag til innstillingens pkt. 2: «Formannskapet ber administrasjonen om at det høsten 2015 legges frem en sak for utvalg for omsorg og helse som beskriver hvordan kriseteamet jobber, hvordan det er sammensatt og hvordan og hvem teamet gir bistand til.» Votering: Utvalg for omsorg og helses innstilling pkt. 1 ble enstemmig vedtatt. Utvalg for omsorg og helses innstilling pkt. 2 med Opdans endringsforslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak er: 1. Rapporten Tilbakemeldinger og refleksjoner etter oppfølgingssamtaler våren 2015, med personer bosatt i Ski som ble særlig berørt av terroren 22. juli 2011 tas til orientering. 2. Formannskapet ber administrasjonen om at det høsten 2015 legges frem en sak for utvalg for omsorg og helse som beskriver hvordan kriseteamet jobber, hvordan det er sammensatt og hvordan og hvem teamet gir bistand til. Side 9

11 FSK-82/15 DELEGERINGSREGLEMENT FOR SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: 1. Forslag til delegering av særlovene vedtas. 2. Reglementet trer i kraft straks. 3. Delegeringsreglement i Ski kommune, vedtatt av kommunestyret , pkt. 1 og 2 videreføres. Formannskapets behandling : Amund Kjernli (AP) fremmet følgende forslag: «Saken utsettes.» Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes. Formannskapets behandling: Amund Kjernli (AP) fremmet følgende forslag: «Saken utsettes. Nytt delegeringsreglement behandles etter at nytt kommunestyre er konstituert.» Utsettelsesforslaget tiltres enstemmig. Saken utsettes. Nytt delegeringsreglement behandles etter at nytt kommunestyre er konstituert. FSK-83/15 KOMMUNEBAROMETER 2015 Forslag til vedtak: Kommunestyret tar sak om Kommunebarometeret 2015 til orientering. Formannskapets behandling : André Kvakkestad (FRP) fremmet følgende forslag: «Saken utsettes.» Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes. Formannskapets behandling: Votering: Forslag til vedtak innstilles enstemmig. Formannskapets innstilling: Kommunestyret tar sak om Kommunebarometeret 2015 til orientering. Side 10

12 Saksbehandler: Audun Fiskvik Arkiv: 601 D11 Arkivsaksnr.: 15/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 84/ Kommunestyret / REDEGJØRELSE KUNSTISFLATEN Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Ingress/hovedbudskap: Tilbudet på bygging av kunstisflaten ble nøye vurdert, men konklusjonen var at tilbudet på flere avgjørende punkter ikke oppfylte de krav som var stilt. Ut fra en helhet og i forhold til de krav som regelverket angående anbud og godkjenning av tilbud måtte Ski kommune avlyse anbudet. Saksopplysninger: Anbudet ble kunngjort på Doffin med frist for tilbud kl Ut fra de ressurser kommunen selv hadde tilgjengelig i forhold til de krav som er viktig å legge inn i anbudet, dette gjelder både faglige og tidsmessige, valgte kommunen å benytte seg av teknisk rådgiver fra Sweco. Sweco har som firma vært med å lage flere slike anbud for ulike kommuner og hadde den nødvendige kompetanse tilgjengelig. Ski kommune fikk inn kun ett tilbud. Etter en gjennomgang av tilbudet, som for øvrig ble foretatt av Sweco, Kommunalteknikk og kommunens innkjøpsleder, konkluderte alle med at tilbudet hadde store mangler. Utifra den mangelfulle dokumentasjon ble det gjennomført egne undersøkelser om firmaet, for å vurdere om det hadde noen hensikt å invitere firmaet til forhandling. På denne bakgrunnen fant en etter en samlet vurdering ingen anne mulighet enn å forkaste tilbudet og at konkurransen måtte avlyses. De viktigste grunnene til at det ikke ble valgt å gå videre med dette tilbud var: - Firmaet hadde meget liten erfaring fra å bygge kunstisflater; kun ett refereranseprosjekt og ingen referansepersoner. - Firmaet hadde en svært dårlig økonomisk og finansiell situasjon. - De få dokumenter som var vedlagt var flere på andre firmaer enn den som gav tilbud og uten beskrivelse på disse firmaers rolle i forhold til firmaet som gav tilbud. - Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet var fra et annet firma enn det firmaet som gav tilbudet. - CV på nøkkelpersoner; manglende erfaring fra betongarbeid, ingen referanseprosjekter på tilsvarende arbeid. - Krav til SHS/HMS var fra et annet firma. - Tilbudet var underskrevet av personer som ikke representerte firmaet. Begrunnelse for å sette krav til leverandør om å ha erfaring fra gjennomføring av kunstisflater, er at det er vurdert som viktig for å ikke få utfordringer med kunstisflaten i etterkant. Det er mange feil som kan gjøres som kan resultere i feil som Ski må betale dyrt for på sikt. Reklamasjonstid i henhold til norsk standard kontrakt er 5 år, levetid for denne type betongkonstruksjoner er minst 50 år. Det betyr at dersom det gjøres dårlig arbeid kan Ski riskiskere unødvendige kostnader pga av kvalitetsfeil etter reklamasjonstidens utgang. Side 2

13 3 I tillegg var prisen i overkant av budsjettramme, ikke hensyntatt opsjonene. Med flere tilbud ville det vært tydeligere om prisen var høy eller ikke. Et annet og juridisk viktig moment er at dersom Ski kommune hadde valgt å gå videre med et tilbud som ikke oppfyllte krav som er såkalte «skal krav» og må oppfylles, så kunne andre firmaer kommet med krav om at også de kunne levert tilbud med med tilsvarende mangler. Dette kunne medført rettsmessige og økonomiske konsekvenser for kommunen. Videre prosess Rådmannen vil med bakgrunn i politiske vedtak om realisering av kunstisbane legge ut nytt anbud i begynnelsen av oktober 2015, med krav til ferdigstillelse senest Rådmannen tror at det vil være realistisk at flere firmaer nå vil legge inn tilbud ettersom det vil være bedre tid for å realisere prosjektet. Vurdering: Ski kommune har som policy å ha seriøse leverandører som oppfyller de krav som stilles. Denne leverandørens tilbud gav ikke tillit til at de kunne gjennomføre dette oppdraget. Økonomiske konsekvenser: Dersom denne leverandøren hadde fått oppdraget ville det vært stor risiko for økte kostnader på grunn av firmaets svake erfaringsbakgrunn. Firmaets økonomiske situasjon for å kunne realisere arbeidet, og også framtidig stå som garantist for mulige krav var riskikofylt. Prisen på arbeidet var i overkant av budsjett, opsjoner ikke hensyntatt. Ved flere tilbud ville vi fått en bedre oppfattning om prisen tilbyder gav var høy eller budsjettrammen for lav. Konklusjon: Rådmannen skulle ønske at det hadde vært mulig å realisere det politiske vedtaket om en kunstisflate allerede fra høsten 2015, men med det mangelfulle tilbudet som kommunen mottok ville det ikke vært forsvarlig å gå videre med dette tilbudet. Rådmannen vil følge opp denne saken tett, og vil rapportere tilbake til formannskapet jevnlig om den videre framdriften. Ski, Vedlegg som følger saken: Ingen Vedlegg som ligger i saksmappen: Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther kommunalsjef

14 Saksbehandler: Arne Rønhovde Arkiv: X03 Arkivsaksnr.: 15/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 85/ BIDRAG TIL DEN ÅRLIGE TV- AKSJONEN FRA SKI KOMMUNE Forslag til vedtak: Ski kommune gir 1 en krone for hver innbygger i Ski kommune til den årlige TV-aksjonen NRK. Beløpet belastes konto reserverte bevilgninger, kommunestyret. Ingress/hovedbudskap: Ski kommune har i en årrerkke gitt kommunalt bidrag til TV aksjonen NRK. Beløpets størrelse har «alltid» vært 1 krone for hver innbygger i Ski kommune. Rådmannen tilrår at kommunen fortsetter med bevilgningene til TV-aksjonen NRK i årene som kommer, og at beløpet fortsatt settes til en krone per innbygger i kommunen. Saksopplysninger: I arkivene kommer det fram at det «alltid» har vært formannskapet som har fattet bevilgningsvedtak til TV-aksjonen NRK. Formannskapet har årlig måtte behandle om kommunen skal støtte TV-aksjonen, da det ikke har vært fattet et generellt vedtak om beløpets størrelse, bare et vedtak om å støtte TV-aksjonen. Det har også «alltid» vært slik at TV-aksjonen er det formålet utenom Ski kommune som det bevilges egne midler til av innsamlingsaksjoner. Dette synes rådmannen er en fornuftig praksis ettersom TV-aksjonen rullerer fra år til år når det gjelder formål for innsamlingen. Dermed har Ski kommune gitt støtte til mange ulike typer formål gjennom årene, uten at man trenger å gå inn og realitetsvurdere hver enkelt organisasjon som står bak TV-aksjonen. Vurdering: Det foreslås å fatte et generelt vedtak i forhold til bevilgninger til TV-aksjonen. Økonomiske konsekvenser: Ingen utover det aktuelle beløpet som foreslås og som utgjør omkring kr Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen Konklusjon: Rådmannen anbefaler at formannskapet fatter vedtak om at Ski kommune gir 1 en krone per innbygger til den årlige TV-aksjonen. Ski, Audun Fiskvik rådmann Kjell Sæther Kommunalsjef Side 4

15 Saksbehandler: Ingvar Gunnlaugsson Arkiv: L60 Arkivsaksnr.: 15/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 86/ Kommunestyret / FOLLO BARNE- OG UNGDOMSSKOLE BYGGEPROSJEKT Forslag til vedtak: Follo Barne- og ungdomsskole rehabiliteres iht. alternativ 1 for en total prosjektkostnad på ,- eks. mva. Ingress/hovedbudskap: Follo barne- og ungdomsskole (FBU) har betydelig behov for rehabilitering av eksisterende bygg og for noe økt kapasitet ved nybygg. FBU har i flere år hatt utilfredsstillende arealer til gruppe-, møte-, arbeids- og lagerrom. Deler av bygningsmassen er svært nedslitt og bærer preg av utilstrekkelig vedlikehold og manglende oppgradering over lengre tid. Gymbygget har et kritisk rehabiliteringsbehov. Saksopplysninger: Det er nå gjennomført en mulighetsstudie av rehabilitering / nybygg ved Follo barne- og ungdomsskole, ut fra følgende to alternativer som rådmannskollegiet ga sin tilslutning til i møte den : Alternativ 1: Det skal forprosjekteres rehabilitering av gymbygget, rehabilitering og ombygging av både administrasjonsbygget og undervisnings- og møteromsarealer i nytt påbygg til gymbygget. Kostnader og tempoplan for gjennomføring skal kvalitetssikres. Rehabiliteringen innebærer at utvendig kledning, vinduer og dører skiftes ut av administrasjonsbygget og gymsalen. Innvendig blir det total rehabilitering av vegger, loft, gulv og vvs arbeider. Nytt tilbygg til gymsalen blir utført og med nytt ventilasjonsanlegg for de to byggene. 1. Follo barne- og ungdomsskole rehabiliteres og bygges om i henhold til standardsakens vedtak i de 7 eierkommunene, dog med en prisøkning slik UnionConsult har beskrevet. Kostnadene beløper seg da til Kr ,- eks mva. 2. I alternativ 1 blir fordelingen mellom eierkommunene slik: Kommune Eierandel/ skoleplasser Forprosjektmidler 2015 (tidl. bevilgning) Estimat, Investeringsmidler 2016 (eks moms) Ski kommune Oppegård kommune Nesodden kommune Ås kommune Frogn kommune Vestby kommune Enebakk kommune Sum * * Summen er forutsatt bygging i Ved senere oppstart kan en påregne en prisøkning pr år på ca. 2-3 %. Side 5

16 6 Alternativ 2: Her rives undervisningsbygget og gymbygget, og gjenoppbygges i en større byggning. Administrasjonsbygget og utomhusarealene rehabiliteres. 1. Follo barne- og ungdomsskole rehabiliteres og det bygges nytt undervisningsbygg i henhold til vedtak fra Frogn, Ås og Ski kommunestyrer. UnionConsult har utarbeidet tegninger og pris for dette, med en kostnadsramme på Kr ,- eks. moms. Byggningsmassen inneholder da noe mere lagerplass, samt arealer til sanserom og en inndeling i flere, mindre rom. 2. I alternativ 2 blir fordelingen mellom eierkommunene slik: Kommune Eierandel/ skoleplasser Forprosjektmidler 2015 (tidl. bevilgning) Estimat, Investeringsmidler 2016 (eks moms) Ski kommune Oppegård kommune Nesodden kommune Ås kommune Frogn kommune Vestby kommune Enebakk kommune Sum * * Summen er forutsatt bygging i Ved senere oppstart kan en påregne en prisøkning pr år på ca. 2-3 %. Vurdering: Alternativ 1 gir skolen bedre lokaliteter totalt sett og et garderobe- og dusjanlegg som er hygienisk og mer tidsriktig. Det vil være noe økning av det totale arealet, for å kunne øke kapasitet på møterom og personalarbeidsplasser. Tilbygget til gymsalen er en økning av arealet ved skolen. Byggningsmassen vil også være tilpasset for elever med fysisk funksjonsnedsettelse. Vi får skilt administrasjon og elevarealer, og de ansatte får bedret sine arbeidsforhold med bedre plass. Møteromskapasiteten blir også bedre. Skolen mangler likevel fortsatt en del lagerkapasitet, særlig i forhold til utstyr for elever med funksjonsnedsettelse. Eksisterende kjeller på undervisningsbygget kan ikke brukes til slikt utstyr da adkomsten ikke er tilfredsstillende. Dersom denne skal brukes til lager for slikt utstyr kreves heis til/fra disse arealene. Skolen får ikke økt kapasitet i forhold til grupperom/antall elever eller tilpasning for elever med behov for stor grad av 1-1 oppfølging/skjerming. I dette alternativet gjøres det ikke noe med klasseroms byggningen i det hele tatt. Denne har svært dårlig lydisolering mellom rommene og er dårlig ventilert. Den har også lange ganger, med mye støy som kan være en utfordring for mange av autistene. Denne byggningen ble rehabilitert/pusset opp for 2-3 år siden. Da ble det byttet vinduer, noen dører og gulvbelegg, toaletter ble rehabilitert, samt malt innvendig. Mat- og helserom ble pusset opp, men ikke tilpasset dagens krav til universell utforming. Alternativ 2 gir skolen et stort løft hva gjelder muligheten for, i ennå større grad, å kunne tilpasse opplæringen til elevenes behov. Her har vi fått plass til små baser med mye skjerming, samtidig som det er gode fellesarealer der vi kan møtes på tvers av grupper/klasser. Det vil være tilgang på sanserom og fysioterapirom. Nå låner skolen sanserom ved Drømtorp, når det er behov for slikt, dersom det er tilgjengelig. Elever med fysisk funksjonsnedsettelse vil lettere få tilgang på alle arealer når de er i ett bygg. Her vil det være bedre arealer for trening på dagligdagse gjøremål (ADL). I et nytt bygg vil også lydisolasjon og ventilasjon være oppgardert og tilpasset dagens krav. Det vil også være mulig, innenfor denne rammen, å kunne ta imot noen flere elever. Plasseringen av bygget gir også muligheter for ytterligere utvidelse, dersom det skulle bli et behov. Skolen blir da en sammenhengende bygningsmasse; noe som er en stor fordel både for ansatte og elever hva gjelder forflytningsproblematikk.

17 7 Økonomiske konsekvenser: Alternativ 1: Driftskostnader blir noe høyere enn ved nybygg. I samarbeid med UnionConsult er det utarbeidet arealbehov og et kostnadsestimat. Det viser seg at, ut fra de areal- og rehabiliteringsbehov som ble anslått i saken allerede fra starten, har prisestimatet fra virksomhet Eiendom i Ski vært for lav. UnionConsult har laget tegninger og kostnadsberegninger, som ligger vedlagt saken. Prisen på alternativ 1 beregner UnionConsult til ca. 39,6 mill eks. moms. Her er det da lagt inn sikkerhetsmarginer, reserver og entreprisekostnader. Det er da også beregnet noe til utomhusarealene og inventar. Alternativ 2: Her rives undervisningsbygget og gymbygget og gjenoppbygges i en byggning. Administrasjonsbygget rehabiliteres. Grovt kostnadsoverslag ble estimert til 71 mill. eks. mva., dersom undervisningsbygget og gymbygget rives og gjenoppbygges. Administrasjonsbygget rehabiliteres. Det vil være et økt arealbehov i nytt bygg da man mister kjellerrom. UnionConsult har laget tegninger og kostnadsberegninger, som ligger vedlagt saken. Prisen på alternativ 2 beregner UnionConsult til 104,5 mill, eks mva. Her er det medtatt kostnader til utomhus arealene og noe til innventar. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Alt. 1 I alternativ 1 blir byggene, administrasjonsbygg og gymsal inkl, tilbygg oppgradert til dagens tekniske krav (TEK10). Innemiljø blir vesentlig bedre med nytt ventilasjonsanlegg og tilpassende arbeidsmiljø for de ansatte i administrasjonsbygget. Alt. 2. Alternativ 2 er et helt nytt bygg. Ved oppgradering til dagens tekniske krav vil også morgendagens krav bli møtt på en bedre måte for eventuelt senere oppgraderinger. I et nytt bygg vil det bli stor gevinst energiøkonomisk og driftsmessig. Det vurderes også alternativ energi. Ved å velge alternativ 2 med nybygg og rehabilitering av administrasjonsbygget, vil tomteutnyttelsen bli mer effektiv enn dagens situasjon. Alternativ 2 vil gi et mye bedre innemiljø for elever og ansatte i forhold til dagens situasjon. Ved ikke å vedta noen av alternativene må man være klar over at det er nødvendig å bruke noen midler på vedlikehold av tekniske anlegg samt en generell oppgradering av byggningsmassen.

18 Konklusjon: Ut fra en totalvurdering når det gjelder økonomi og hva alternativene gir av merverdi for Follo barne- og ungdomsskole går rådmannen inn for alternativ 1. 8 Ski, Audun Fiskvik rådmann Jane Short Aurlien kommunalsjef Vedlegg som følger saken: a) Bakgrunnsopplysninger b) Tegninger alternativ 1 c) Tegninger alternativ 2 Vedlegg som ligger i saksmappen:

19 Saksbehandler: Anne Berit Hogstad Arkiv: 610 C03 Arkivsaksnr.: 15/ BEHANDLING: SAKNR DATO Formannskapet 87/ SØKNAD OM DISPONERING AV NEDRE TORG - KULTURFESTIVAL 2016 Forslag til vedtak: 1. Søknaden fra Kulturalliansen i Ski v/kai Jordahl om å benytte nedre torg vederlagsfritt innvilges. 2. Tapte parkeringsinntekter på ca ,- tas av disposisjonsfond. Ingress/hovedbudskap: I Rådhusteatrets byggeperiode vil flere av de lokale leietakerne miste sin arena for framvisning. For å bøte på dette arbeides det med å danne en stiftelse som skal arrangere en festival kalt «Skirkus». Tanken er en festival over en måned hvor kulturinstitusjoner og lag/foreninger kan få vist seg fram. Ideen er å ha små og store arrangement i hele perioden i Ski sentrum. Arbeidet er godt i gang og flere lokale aktører er allerede involvert og har sagt ja til å delta. Saksopplysninger: Kai Jodahl søker på vegne av Kulturalliansen i Ski om å få disponere Nedre torg i perioden til og med for å arrangere en massemønstring av kulturlivet i Ski «SKIrkus». Formålet med og verdien av en slik festival vil være: Å gi mulighet for å avvikle store lokale kulturforestillinger mens Rådhusteatret bygges om Å aktivisere og vise frem bredden og kvaliteten i Ski s kulturtilbud Å skape aktivitet og liv i Ski sentrum Å utvikle entusiasme, stolthet og identitet i forhold til Ski som hjemkommune for sine innbyggere De store forestillingene i sirkusteltet er grunnstammen i festivalen: Ballettskolen i Ski Marianne Mørks barne- og ungdomsteater Ski Rockteater I tillegg vil Follo musikkfestival (i regi av Kjeller n Fritidssenter), Musikkens dag (i regi av Ski musikkråd) og flere andre aktiviter foregå i sirkusteltet i disse tre ukene. Vurdering: Det vil være positivt for Ski kommune og Ski sentrum at det er aktivitet i byen. Tiltaket vil også være til stor støtte for de største lokale kulturinstitusjonene i perioden hvor Rådhusteatrets sal er stengt. Stenging av nedre torg vil medføre at parkeringskapasiteten i sentrum blir redusert og at tilgangen på plasser for bevegelseshemmede begrenses. Det vil i denne perioden bli noe større trafikk i gågata pga parkering i Løkkegården. Side 9

20 10 Økonomiske konsekvenser: Ski kommune må avse parkeringsavgifter i størrelsesorden ca ,-, samt stille med strøm, vann og avløp. Parkeringsavgiften er basert på faktisk inntekt for tilsvarende periode i Rådhusteatret bidrar med sin kompetanse og sitt personal, samt teknisk utstyr vederlagsfritt. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Saken har ingen konsekvenser for bærekraftig utvikling. Konklusjon: Rådmannen ser positivt på denne søknaden og anbefaler at Ski kommune stiller opp for kulturlivet og legger til rette for at SKIrkus kan gjennomføres. Ski, Audun Fiskvik Rådmann Vedlegg som følger saken: a) Søknad fra Kulturalliansen b) Presentasjon av SKIrkus Kjell Sæther kommunalsjef

21 Saksbehandler: Ida Scheflo Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 15/ BEHANDLING: SAKNR DATO Arbeidsmiljøutvalget 28/ Partssammensatt utvalg 23/ Formannskapet 88/ Kommunestyret / 2. TERTIALMELDING 2015 Forslag til vedtak: 1. Tertialmelding per tas til orientering. 2. Budsjett 2015 justeres i tråd med saksfremstillingen. Bruk av lån som finansieringskilde, og opptak av lån, justeres tilsvarende. 3. Ved eventuell mindreinntekt fra årets eiendomssalg gis rådmannen fullmakt til å øke låneopptak tilsvarende, men begrenset til manglende samlet finansieringsbehov. Ingress/hovedbudskap: Ved utgangen av august tilsier den samlede prognosen for kommunens driftsaktiviteter et merforbruk på 10,0 mill. kroner ved årets slutt. I tillegg viser siste prognoser for skatt og rammeinntekter en mulig svikt på 7,0 mill. kroner. Lønns- og pensjonsområdet ligger an til en merutgift på 8,2 mill. kroner. Det lave rentenivået, sammen med et overskudd på pensjonsavsetningen, gjør at rådmannen likevel forventer å kunne avlegge regnskapet for 2015 innenfor budsjettrammen. Barnehageområdet ligger an til besparelse, som følge av lavere etterspørsel etter plasser, enn opprinnelig budsjettert. Innenfor pleie- og omsorgsområdet vedvarer tendensen til at behovene er mer ressursdrivende, og at kommunen i begrenset grad får kompensert merutgiftene. Ved skolene meldes det om et merforbruk grunnet blant annet økning i antall klasser, og inventar og utstyr til paviljonger. Samfunn melder om økte utgifter til blant annet el-avgifter og renhold. Rådmannen vurderer fortløpende korrigerende tiltak for å kunne avlegge regnskap 2015 i balanse, blant annet ved innkjøps- og tilsettingskontroll. Redusert behov i eksisterende investeringsprosjekter, flytting i tid fra 2015 til 2016 samt tilleggsbehov i eksisterende investeringsprosjekter gir netto redusert lånebehov for 2015 på om lag 27,4 mill. kroner. Dette gir en nettoeffekt på i underkant av 1,7 mill. kroner i reduserte kapitalkostnader for Saksopplysninger: I saken redegjøres det for status i kommunen per 2. tertial vedrørende: Økonomi (årsprognoser for drifts- og investeringsbudsjettet) Brukere (avviksrapportering) Medarbeidere (attraktiv arbeidsplass, medarbeidersamtaler og lærlinger) Miljø Side 11

22 12 Vurdering: Driftsbudsjettet Prognosene fra kommunens virksomheter ved utgangen av august viser merbehov anslått til 10,0 mill. kroner i forhold til budsjettet. Dette er en økning på 5,9 mill. kroner fra 1. tertial, hvor rådmannen meldte et merforbruk for drift på 4,1 mill. kroner. Kommentarer til de prognostiserte avvikene gis nedenfor. Oppvekst: Merbehov på 4,0 mill. kroner Kommunestyret vedtok i 2014 en ordning med assistenter på medisinsk grunnlag i SFO. Midlene, 3,8 mill. kroner, ble ikke avsatt i Budsjett og handlingsplan Pedagogisk virksomhet har et mindreforbruk på årsbasis på 1,9 mill. kroner som skyldes ledighold av stillinger, lavere tilskuddssatser til private barnehager enn budsjettert og økte inntekter fra andre kommuner i Voksenopplæringen. Barnehagene har et mindreforbruk på 3,8 mill. kroner grunnet ledig kapasitet, som reduserer lønn til faste stillinger. Ny betalingsordning, som gir flere barn på lav sats, medfører på den annen side redusert brukerbetaling, men det er for tidlig å estimere effekten av dette. Skolene melder om et merforbruk på 4,4 mill. kroner. Overforbruket skyldes utgifter til inventar til paviljonger som følge av høy elevvekst, samt høye utgifter til lønn blant annet grunnet opprettelse av nye klasser. Noen av skolene har også lagt sin inntektsbudsjettering for høyt, slik at dette nå må nedjusteres. Familiens hus har et merforbruk på 1,5 mill. kroner knyttet til merutgifter til tiltak for barn plassert utenfor hjemmet. Velferd: Merbehov på 2,9 mill. kroner Sykehjemmene har per august et merforbruk på 3,6 mill. kroner. Dette skyldes i all hovedsak at virksomhetene har mottatt pasienter utover det det er budsjettert for, som trenger ressurskrevende tjenester. I tillegg har det vært høyt sykefravær blant annet som følge av norovirus og MRSA-smitte. Alt sykefravær og fravær i forbindelse med ferie har ført til at utgiftene til vikar er høyere enn budsjettert. Hjemmetjenesten har et merforbruk på 0,6 mill. kroner knyttet til vikarbruk i forbindelse med fødselspermisjon, sykdom og økt behov for tjenester fra virksomheten. Miljøarbeidertjenesten og Botjenester vil på grunn av redusert overtid, endret turnus samt mindre behov for ressurskrevende tjenester ha et mindreforbruk på til sammen 2,5 mill. kroner. Kråkstadtunet og Dagsenteret har på grunn av sviktende salgsinntekter og et økt behov for ressurskrevende tjenester, til sammen et merforbruk på 1,2 mill. kroner. Samfunn: Merbehov på 2,6 mill. kroner Eiendomsforvaltningen ligger an til et merbehov på 2,6 mill. kroner grunnet økning i elavgift, priser for grønne sertifikater og økte utgifter til renhold. Fra første halvår 2015 har det vært nødvendig å leie paviljonger til bruk ved Finstad skole. Leieprisen er kroner per måned og tilrettelegging for vann/avløp og strøm/fiber beregnes til 0,8 mill. kroner.

23 Stab og støtte, samt rådmannsnivå: Merbehov på 0,5 mill. kroner 13 Det meldes om merutgifter knyttet til IKT-lisenser, og leie og drift av Agresso, merutgifter til arbeidet med kommunereformen og merkostnader til møtegodtgjørelse og honorar til politikere. På den annen side ventes økte inntekter på grunn av tilbakeføring av overskudd fra interkommunale samarbeid; Kemneren i Follo og Follo Ren IKS. Netto merbehov er prognostisert til 0,5 mill. kroner. Der er også i 2015 forutsatt en ordning hvor ledigholdte lønnsmidler i virksomhetene trekkes inn og nyttes til den samlede budsjettsalderingen. Ved utgangen av august er 0,6 mill. kroner i ledige lønnsmidler trukket inn. Basert på de siste års erfaringer med denne posten vurderes det sannsynlig at det ikke kan oppnås full inndekning. Bakgrunn for posten er budsjettvedtaket om innsparing som følge av forventning om redusert sykefravær. Områdeplaner Per 2. tertial 2015 utgjør utgifter til bistand til utarbeidelse av områdeplaner 2,2 mill. kroner. I Kommuneplanutvalgets møte 25. februar 2015, fikk administrasjonen aksept for nødvendige utvidelser av budsjettrammen slik at nødvendige, ytterligere utredninger kunne bli foretatt. Utgifter knyttet til utarbeidelse av områdeplaner for kommunen, belastes økonomiplanfondet. Rente og avdragsutgifter: Mindreforbruk på om lag 20,0 mill. kroner Beregninger av kommunens rente og avdragsutgifter per 2. tertial, viser at det forventes et mindreforbruk i Gjennomsnittslikviditeten hittil i år er høyere enn budsjettert. Årsaken er blant annet en høyere beholdning av ubrukte lånemidler enn forutsatt. Den høyere likviditeten oppveier ulempen med at avkastningen på bankinnskudd er drøyt 0,22 prosentpoeng lavere enn budsjettert. Ordinære renteutgifter, eksklusive startlån, forventes å ende lavere enn budsjettert. Gjennomsnittlig vektet rente for lånene ligger på 1,9 prosent, som er godt innenfor budsjettert rente på 2,75 prosent. Samlet sett forventes det et mindreforbruk på finansområdet på om lag 20,0 mill. kroner. Kommunen har budsjettert med 70,0 mill. kroner i lånemidler fra Husbanken til startlån. Per 2. tertial er det mottatt om lag 42,1 mill. kroner i startlån. Skatt og rammetilskudd: Mindreinntekt på 7,0 mill. kroner Skatt og rammeinntekter vurderes samlet på grunn av omfordelingsmekanismene i kommunesektorens inntektssystem. Vurderingene bygger på revidert utgave av Kommunenes sentralforbund sin prognosemodell etter fremlegging av revidert nasjonalbudsjett. Dersom utviklingen i skatteinngang frem til utgangen av august fremføres til årets slutt, ligger kommunen an til svikt i skatt og rammeinntekter på knapt 7,0 mill. kroner. Årsaken til mindreinntekten er at kommunen fortsatt har en svakere skattevekst enn forutsatt når budsjett 2015 ble vedtatt, hvor kommunes samlede skatt og rammeinntekter bygger på en vekst på seks prosent fra Per 1. tertial var økningen på 4,8 prosent, mens den per august er redusert til 3,2 prosent. Det er imidlertid betydelig usikkerhet knyttet til utviklingen de fire siste månedene av året. Fortsatt gjenstår de viktige skattemånedene september og november som har betydelig inngang av forskuddstrekk for personlige skatteytere. Det er derfor for tidlig å si med sikkerhet noe om årets samlede trend for kommunens skatteinntekter, og hvordan de vil slå ut på årets rammetilskudd.

24 14 Kommunens samlede inntekter fra skatt og rammetilskudd henger nøye sammen med skatteinngangen på nasjonalt nivå. Nasjonalt har kommunene i årets åtte første måneder hatt en samlet inngang på 4,8 prosent mer enn i samme periode i fjor. Samlet sett ligger skatteveksten for kommunene nasjonalt nå over anslagene i revidert nasjonalbudsjett for Veksten i forhold til 2014 er i RNB 2015 anslått til 4,6 prosent for kommunene. Overordnede lønns- og pensjonsforhold: Merforbruk på 8,2 mill. kroner Det samlede forbruket av lønnsmidler er marginalt høyere enn periodisert budsjett per september og vurderes å være i balanse. Erfaringsvis er det foreløpig for tidlig å si sikkert hvordan effekter av lønnsoppgjøret i 2015, slår ut i løpet av høsten. Helårsvirkning av lønnsoppgjøret 2014 i 2015 viste seg å bli noe høyere enn budsjettert, men samtidig er resultatet av årets lønnsforhandlinger ikke kjent per i dag. Endelig kostnad for 2015 kan først beregnes når resultatet foreligger. Effekten av innføring av pensjonspremie på småstillinger, utgjør 8,2 mill. kroner som ikke er budsjettert. Alle stillinger hos forskjellige arbeidsgivere skal nå ses under ett med hensyn til minstekravet for medlemskap i pensjonsordningen. Effekten av denne ordningen var ikke mulig å beregne før et stykke ut i Investeringsbudsjettet Rådmannen har fortløpende oppfølging/gjennomgang av investeringsprosjektene for å sikre et så realistisk investeringsbudsjett for 2015 som mulig. Redusert behov i eksisterende investeringsprosjekter, flytting i tid fra 2015 til 2016, omklassifisering, samt tilleggsbehov i eksisterende investeringsprosjekter gir netto redusert lånebehov for 2015 på om lag 27,4 mill. kroner. Dette gir en nettoeffekt på i underkant av 1,7 mill. kroner i reduserte kapitalkostnader for Rådmannen foreslår følgende endringer i investeringsbudsjettet: Reduksjon i investeringsbudsjettet 2015, behov bortfaller Prosjekt Tiltak iht. Tiltaksplan VA: Rådmannen anbefaler at 15,0 mill. kroner inndras på bakgrunn av forsinket fremdrift i henhold til tertialrapport for «Tiltaksplan VA». Ny budsjettramme for 2015 blir 115,0 mill. kroner. Mindrebehovet i 2015 utgjør totalt 15,0 mill. kroner. Dette reduserer prosjektenes totale ramme for 2015, som igjen gir reduserte kapitalkostnader for 2016 på i overkant av 0,9 mill. kroner. Reduksjon i investeringsbudsjettet 2015, behov for flytting ut i tid Prosjekt Follo omsorgsboliger: Rådmannen anbefaler at 14,0 mill. kroner flyttes ut i tid på grunn av forsinket fremdrift, fra 2015 til Ny budsjettramme for 2015 blir 23,7 mill. kroner. Prosjekt Kommunale bygg, nedfelte matter: Rådmannen anbefaler at 1,4 mill. kroner flyttes ut i tid på grunn av forsinket fremdrift, fra 2015 til Ny budsjettramme for 2015 blir 0,1 mill. kroner.

25 15 Prosjekt Follo lokalmedisinske senter: Rådmannen anbefaler at 2,0 mill. kroner flyttes ut i tid på grunn av forsinket fremdrift, fra 2015 til Ny budsjettramme for 2015 blir 5,6 mill. kroner. Prosjekt Ski idrettspark, kunstisflate: Rådmannen anbefaler at 4,0 mill. kroner flyttes ut i tid på grunn av forsinket fremdrift, fra 2015 til Ny budsjettramme for 2015 blir 0,7 mill. kroner. Prosjekt Ombygging til vannbåren varme, Kråkstad: Rådmannen anbefaler at 1,0 mill. kroner flyttes ut i tid på grunn av forsinket fremdrift, fra 2015 til Ny budsjettramme for 2015 blir 0,7 mill. kroner. Mindrebehovet i 2015 utgjør totalt 22,4 mill. kroner. Dette reduserer prosjektenes totale ramme for 2015, som igjen gir reduserte kapitalkostnader for 2016 på i underkant av 1,4 mill. kroner. Økning i investeringsbudsjettet 2015, behov for tilleggsbevilgning Prosjekt IKT-investeringer: Rådmannen anbefaler at det bevilges ytterligere 2 mill. kroner til prosjektet i Serverrom ble forsinket og utgifter periodisert på 2014 kom først i Iht. kommunens Økonomireglement blir mindreforbruk på løpende prosjekter ikke videreført. Ny budsjettramme for 2015 blir 3,6 mill. kroner. Prosjekt Vevelstadåsen skole HMS: Rådmannen anbefaler at det bevilges ytterligere 1,5 mill. kroner til prosjektet i Bevilgningen er nødvendig pga. havari på ventilasjonsanlegget, samt at utgifter til nye gulv ble betydelig høyere enn først antatt. Det har vist seg at gammel påstøp på gulvene har krakelert. Dette har utløst omfattende ekstrakostnader. Ny budsjettramme for 2015 blir 6,0 mill. kroner. Prosjekt Trafikksikring: Rådmannen anbefaler at det bevilges ytterligere 0,5 mill. kroner til prosjektet i Det har påløpt store uforutsette kostnader til erstatning av ødelagte bommer i Ski. Ny budsjettramme for 2015 blir 1,3 mill. kroner. Prosjekt Rundkjøringer Vevelstadveien: Rådmannen anbefaler at det bevilges ytterligere 1,5 mill. kroner til prosjektet i Økte kostnader på grunn av innkommende endringsmeldinger, blant annet undergang gangsykkelvei. Ny budsjettramme for 2015 blir 16,4 mill. kroner. Prosjekt Gang-/sykkelvei Kråkstad: Rådmannen anbefaler at det bevilges ytterligere 4,0 mill. kroner til prosjektet i Kommunen måtte bygge anleggsvei gjennom hele området, noe som gjorde prosjektet to millioner kroner dyrere, og grunnet forsinkelser i anbudsprosessen måtte prosjektet forseres ytterligere, noe som tilsvarte en merutgift på om lag en og en halv million kroner. Ny budsjettramme for 2015 blir 21,5 mill. kroner. Merbehovet i 2015 utgjør totalt 9,5 mill. kroner. Dette øker prosjektenes totale ramme for 2015, som igjen gir økte kapitalkostnader for 2016 på i underkant av 0,6 mill. kroner.

26 16 Økning i investeringsbudsjettet 2015, nye behov Nytt prosjekt LBS medisinkabinett: Rådmannen anbefaler at det bevilges 0,13 mill. kroner til et nytt prosjekt i Sykehjemmene har fått nye elektroniske medisinkabinett. Men LBS har ikke plass til å lagre de medikamentene som bør være tilgjengelig på sykehjemmet, det har derfor oppstått et behov for ekstra dispenser til medisinautomaten. En del av medisinene står per i dag på vanlige hyller. A og B preparater står i egne låsbare skap. LBS får ikke driftet medisinkabinettet slik som det var tenkt. Solborg og Finstadtunet fikk installert et dobbelt så stort kabinett. Budsjettramme for 2015 blir 0,13 mill. kroner. Merbehovet i 2015 utgjør totalt 0,13 mill. kroner. Dette øker prosjektenes totale ramme for 2015, som igjen gir økte kapitalkostnader for 2016 på i underkant av 0,008 mill. kroner. Omklassifisering, flytting fra drift til investeringsbudsjettet Prosjekt Finstadbekken barnehage (tidl. Vestveien bhg.): Barnehageområdet ble i 2015 tilført 0,4 mill. kroner til driftsrammen. Midlene skal imidlertid brukes til møbler og inventar til Finstadbekken barnehage, og det anbefales derfor at midlene omklassifiseres og flyttes fra drift- til investeringsbudsjettet. Ny budsjettramme for 2015 blir 4,4 mill. kroner. Flyttingen i 2015 utgjør totalt 0,4 mill. kroner. Dette øker prosjektenes totale ramme for 2015, som igjen gir økte kapitalkostnader for 2016 på i overkant av 0,024 mill. kroner. Eiendomssalg I siste kommunestyremøtet før sommeren, ble ny organisering av eiendomsforvalterrollen vedtatt. Som en oppfølging av vedtaket, har rådmannen nå utlyst en stilling som eiendomsforvalter, som skal ivareta både eiendomskjøp og -salg, utarbeidelse, inngåelse og oppfølging av utbyggingsavtaler. Inntil dette er på plass opprettholdes salgstakten. Kommunen har nylig solgt to eneboligtomter (på Siggerud og Langhus) og forbereder salget av en tredje. I tillegg forberedes salget av Vevelstadsaga på ny. Startlån Utbetalte startlån per 2. tertial utgjør om lag 17,0 mill. kroner. I tillegg til utbetalt beløp er det gitt tilsagn på om lag 30,0 mill. kroner. I den første av årets to tildelinger fra Husbanken er det bevilget 42,1 mill. kroner. Ski kommune finner det tilstrekkelig. Det er fremdeles en økning i antall søknader, men flere av de med innvilget forhåndstilsagn sliter med å få kjøpt egnet bolig. Det antas at dette skyldes delvis endret målgruppe som følge av forskriftsendring, og boligmarkedet. Boligmarkedet i Ski kommune er fremdeles preget av stigende boligpriser. Det er per andre tertial mottatt ekstraordinære innbetalinger i størrelsesorden 28,9 mill. kroner, som skal brukes til innfrielse/delinnfrielse av startlån i Husbanken.

27 17 Brukere Dialogprosess Per 1. mai ble det avholdt 24 dialogmøter i kommunens 32 virksomheter, og ytterligere tre møter ble avholdt på et senere tidspunkt. Også i årets dialogmøter har det vært avholdt møter i virksomheter som ikke har brukerråd. Deltakelsen fra politisk side har også blitt forbedret, ved at det er stadig færre møter der bare en politiker møter. Dessverre fikk ikke alle virksomhetene gjennomført dialogmøtene. En virksomhet tok kontakt med politikerne, men fikk tilbakemelding om at de ønsket å utsette møtet til etter valget. Fire virksomheter har ikke rapportert om at dialogmøter er avholdt med politikerne per 31. august. Avviksrapportering Antall uønskede hendelser blir hentet ut fra Kvalitetslosen, kommunens elektroniske kvalitetssystem. Differansen mellom antall meldte hendelser og antall registrerte avvik, skyldes at samme avvik kan registreres i flere hovedkategorier og underkategorier. Avvikene behandles i den enkelte virksomhet, og en samlet oversikt for hele kommunen blir drøftet i Kvalitetsutvalget. Det ble i 2. tertial 2015 meldt inn 405 hendelser, fordelt på hovedkategoriene HMS (158), Organisasjon/internt (52) og Tjeneste/bruker (244). Alvorlighetsgraden per hovedkategori fordeler seg som følger: HMS: Av totalt 158 avvik, er det flest registreringer på kategorien «Vold og trusler» (59), tett fulgt av «Arbeidsmiljø» (46). På underkategoriene er det flest registreringer på «Verbal trakassering» (28), «Lugging/slag/spark» (17) og «Sikkerhet» (15). Organisasjon/internt: Av totalt 52 avvik, er det flest registreringer på kategorien «Tjenesteproduksjon» (16), tett fulgt av «Informasjon/kommunikasjon» (14). På underkategoriene er det flest registreringer på «Oppfølging/utførelse» (6) og «Legemiddelhåndtering» (4). Tjeneste/bruker: Av totalt 244 avvik, er det flest registreringer på kategorien «Tjenesteproduksjon» (101). På underkategoriene er det flest registreringer på «Legemiddelhåndtering» (59) og «Oppfølging/utførelse» (11). Medarbeidere Ny medarbeiderundersøkelse Årets medarbeiderundersøkelse ble tatt meget godt i mot av ansatte og ledere. Undersøkelsen består i utgangspunktet av seks utsagn de ansatte blir bedt om å ta stilling til, men det ble også lagt til fire utsagn som var Ski-spesifikke. Undersøkelsen ble sendt ut til tilsatte i stillinger (de som har flere stillinger i Ski kommune skal svare på en undersøkelse per tilsettingsforhold), og det kom inn besvarelser. Dette utgjør en svarprosent på 74 prosent. De fleste virksomhetene har allerede fulgt opp undersøkelsen ved å utarbeide en tiltaksplan. Mange av virksomhetene har utarbeidet tiltaksplaner som en del av en Arbeidsmiljødag, flere med bistand fra HR. Dette har sikret en inkluderende prosess der ansatte selv har bidratt. Erfaringen så langt er at metoden i stor grad engasjerer og gir tiltak som skaper bedre tjenester på sikt.

28 18 Ny mal for medarbeidersamtale På vårparten ble den nye malen for medarbeidersamtale vedtatt i Sentralt samarbeidsutvalg (SSU). Metoden er knyttet opp mot medarbeiderundersøkelsen (samme temaer) i tillegg til at den enkelte virksomhet kan legge til lokale tema. Mange virksomheter valgte å presentere metoden samtidig som den nye medarbeiderundersøkelsen med bistand fra HR. Dette var en nyttig gjennomgang som gjorde at medarbeiderne var bedre forberedt og fikk mer ut av metodene. Sykefravær I 1. kvartal 2015 steg fraværet for første gang på to år. I 2. kvartal har fraværet sunket, men er noe høyere enn på samme tid i 2014 (8,1 prosent). Siste 12 måneder har vi en fraværsprosent på 8,6 prosent mens fraværet 2. kvartal er på 8,8 prosent. HMS-fokuset i Ski har de siste årene dreid fra et tradisjonelt fokus på å unngå uhell, skade og sykdom, og innrapportering av dette, til å dreie mot hva som skaper arbeidsglede. Samtidig har oppfølgingsarbeidet hatt samme intensitet. Sykefraværsarbeidet består av et tett samarbeid mellom verneapparatet, tillitsvalgte, ledere og ansatte i Ski kommune. HR har en sentral rolle i sykefraværsarbeidet ved at ledere og ansatte får råd om oppfølging i konkrete saker, samt at HR bidrar som prosesskjører ved opplæring/bevisstgjøring på gruppenivå. I juni ble det distribuert en brosjyre til alle ansatte med informasjon om bruk av utvidet egenmelding. Dette ble laget på bakgrunn av at svært få har benyttet muligheten til å benytte egenmelding utover tre dager. I 2. kvartal er det 11 som har benyttet ordningen, mens legemeldt fravær fra 0-3 dager ble benyttet for 173 dagsverk. Det er grunn til å tro at mye av legemeldt fravær kunne vært ført som egenmeldt fravær