Styremøte. Frode Børseth. 1. september 2014

Transkript

1 Styremøte Frode Børseth 1. september 2014 Styret holdes uten Sara (grunnet obligatorisk skolearbeid). Hans Olav stiller som vara for Esten Fredrik møter halvtime etter start. 1 ImmBall Vi må ha sikkerhetsvakt. Det vil koste om lag 30 kr per pers, men vi kan dekke det gjennom julebordet istedet. Ellers er alt fikset Det er 90 påmeldte, men antall betalte er litt mer usikkert. kommer til Flere Buss betales i dag. Vors til fadderbarna? Vi kan bruke facebook-faddergruppene som kanal for å organisere noe slikt. Program: Kan brukes som mal for i år også til en viss grad. Kåringer: årets par, årets boytoy, årets fylleste, årets fadderbarn (gutt og jente), etc. Taler: Ledertale, kvinnenes og mennenes tale, alumnitale (?) Årets faddergruppe, vandrepokal Sanger: Nu Klinger, Theodor, Lambo (kun i skrift), Skål-verset (skrift) ImmBallet starter 18:30. Nattergalen fra kl 22:00. Istedenfor å plassere de forskjellige styremedlemmer på spesifikke bord og plasser, designeres ganske enkelt hele bord, og markeres Styrebord. Punch til styrebordet; har egen budsjettpost, og ordnes av Jone. 1

2 2 Retningslinjer og styringsdokumenter Styrestillinger må defineres klarere, slik at ansvar og plikter blir overholdt. Det foreslås at styringsdokumenter blir skrevet. Et problem, nå når komitéer oppstår uten en nær tilknytning til styret, er nettop det at informasjon ikke kommer frem fra en ende til en annen. Andre problemer oppstår fordi det ikke er klare instrukser for hver stilling, eller fordi for lite av stillingens friheter er beskrevet og skrevet ned ordentlig. Når problemer oppstår blir konfrontasjoner basert stort sett på synsing. Dette kan ordnes ved at alt allerede skal være fastlagt, slik at styret kan vise til spesifikke skriv om noe blir gjort som det protesteres på. Et mandat bør produseres for hver av komitéene, som veiledning, og legges frem før generalforsamling. 3 BedKom De har økt i antall fra 2 til 9-10 fra februar til nå. Har planer om hva som skal skje videre i semesteret, som vil settes i verk så snart Esten er tilbake i byn. 4 Omskriving av statutter Mye i statuttene er utdaterte, og bør omskrives etter hvert som komitéer vokser. Mandatene / styringsdokumentene bør også inkorpereres, eller hvertfall henvises til i statuttene, for at driften av hver komité skal få en viss struktur. Overkjøring av styringsdokumentene bør ikke nødvendigvis tas opp i generalforsamling, men i det minste tas opp i styret. Det vil bli videre diskusjon på dette punktet for å gjøre dette klarere. 5 Hyttetur Det vil bli hyttetur for komitéene september på Heimfjordstua. 6 Eventuelt og Diverse Brønnøysundregisteret må oppdateres Nettsida må oppdateres (styrebeskrivelse, funksjonalitet, etc.). Vi bør 2

3 Dibsesystemet: De fleste er enige om at det fungerer bra. Spreadsheetsida som Oscar lagde fungerte veldig godt. Kontoret: snakkes om neste gang, da Sara ikke er her. Mistillitt bør introduseres i statuttene. Kollokvier går bra. Siste gang møtte elever. Vi har bestilt 1000 kondomer, fordi det var gratis. 7 Budsjett Eirik legger frem budsjett: Utgift Penger satt av i kr Ekstra info. t: 4 utgaver Fadderuka med infodag (1 500 til badekar inkl.) ArrKom 500 KomKom JenteKom 500 Kontoret 700 Promotering (200 kr per ImmBall [17 stk]) Administrasjon Andre utgifter ImmBall, Åre, vårgangsfest og Julebord går i 0, uten styrevors. Til slutt med dette går vi kr i underskudd. Vi har omtrent kr i kapital, og mottar 10.9k og 7k i støtte. 8 Evaluering av fadderuka 8.1 Ting som bør beholdes, og er suksess (fra styret) Piratfest Togafest Konkurransesystemet Ellers har Per bedt om at alle i FadderKom lager sitt eget erfaringsskriv, for å evaluere fadderuken. Ting som skal beholdes bør da skrives inn i styringsskrivet som vedrører Faddersjefstillingen 3

4 8.2 Møte sammen med FadderKom Til generalforsamlingen skal det skrives mandater / styringsskriv for alle styrestillinger og komitéer, slik at alt er veldefinert. Med det i tankene ønsker vi å høre fra FadderKom hva som har vært bra og bør beholdes, og hva som kan avskaffes eller forbedres. Drikkepress Det var flere som falt fra som ikke drakk, men også dem som forble med hele veien. Til opptaket blir det uansett nevnt at det var dumt at alle ble bedt om å ta med en sekspakning med øl. Det kunne istedet bli gjort klart at typen drikke kunne vært opp til den enkelte. Et alternativ kan være å komme med alternative straffer, istedenfor drikkestaff, e.g. styrt en banan, vannspruting, e.l. Enda mer omfattende kan det være en mulighet å legge til flere edrudager. Samtidig hører vi fra andre linjeforeninger at dette fort blir kjedelig. Vi kunne bygd opp faddergruppene slik at vi skilte fadderbarna etter hvor aktive de ønsker å være, og om de ønsker å drikke eller ikke. Det blir likevel nevnt at dette er en dårlig idé, da vi trenger forskjellige folk i alle grupper for å trekke hverandre opp og ned i aktivitet. Har det vært klager? : Ikke så mange helt klare klager, men enkelte har vært spesielt negativt instilt temaet drikking. Vi bør ha kreative edru-arrangement, slik at vi ikke bare har dem for å ha dem. Per foreslår å legge ut en Google-Doc-quiz for å få tilbakemelding fra fadderbarna. Mulige spørsmål: - Deltok du? Hvorfor / hvorfor ikke? - Drikkepress - m.f. Poengsystemet: Veldig positiv effekt på fadderbarnas lagånd og vilje til å delta. Vi har sett dem virkelig samles for dette, og det er tydelig at konkurransen er en stor motivator for fadderbarna. Og alt som får dem til å møte opp, ta enda hardere i og drite seg ekstra hardt ut, er positivt. Erfaringsskrivene Hver gruppeleder skal gå gjennom dagen de hadde ansvar for og evaluere og komme med forslag til neste gang. Det bør til slutt produseres en fullstendig guide for hvordan man lager hvert arragnement. 4

5 Informasjonsflyt Fjorårets org.: Faddersjef hadde liste over fadderne sine nummer, og sendte ut sms til alle med info, som ble sendt videre til fadderbarna av dem. Facebook ble ikke brukt. Hver faddergruppe fikk ansvar for sin post på dager hvor det var poster (B2B, Piratfest, etc.). Årets org.: Hierarkisk styring har fungert veldig bra. Det var en god motivator når hver gruppeleder fikk hovedansvar for en hel dag. Informasjonen ble formidlet veldig effektivt til hver faddergruppe og alle fadderbarn. Flere grupper sendte ut felles-sms, som gjorde det mere personlig. Det hjalp også at Per sendte ut meldinger på hver individuelle gruppe, for da kostet det mindre å spørre enkle spørsmål enn om det Facebook har fungert veldig bra som informasjonskanal, men den bør ikke være eneste kanal. For hurtig levering av beskjeder må telefonnummere være tilgjengelige for alle, for faddersjef spesielt. Alle fadderene bør også ha nummerene til hverandre Det er også en fordel å bruke begge i forhold til fadderbarna. Om man ikke finner folk på facebook har man i det minste nummerene. Både telefonnummere og facebook-kontoer bør fås tak i ved første møte etter immatrikulering. Man kan gjerne legge inn litt insats for at det ser profesjonelt ut. Det var også en god idé å gi ut et skriv med bilder av gruppens faddere med navn og nummer til gruppene. Dette gir dem muligheten til å ta kontakt ved en senere anledning. Samfundet-medlemskap kan kjøpes på bokhandelen Akademika, noe som bør blæstes mye for fadderbarna fra første start. Det kan også kjøpes kort på Samfundet en stund før festen faktisk begynner. Det er fordel å ha handlet medlemskap i god tid før man skal ut dit, for å kunne kjøre gjennom køer i god tid og faktisk komme seg inn. Organisering: Tid, sted, info osv. må leveres ut til alle andre faddere i god tid. Selve oppsettet kan strekkes ut til minutter før det starter, men informasjonen må være ute tidlig. Backup-planer bør også være klare fra starten av. Når det gjelder eventer som avhenger sterkt av vær og andre ting bør plan-b være klar i forkant (Capture the Flag, Piratfest, Togafest, etc.). Avisa 5

6 Inkluder smørbrødliste over ting som bør handles og gjøres: - Samfundetkort - Bøker - etc. Instagram-konto! Kunne også lagt til alle faddergruppelederne i avisa, med navn og nummer. Altså kombiner arket hver gruppe gav ut til sin gruppe med avisa. Medlemskortene var en god idé, og bør tas med til neste år også. Uheldigvis bør de kanskje lages på nytt. De kan også gjøres til en mer sentral del av faddergruppa. RIS! på NT- og IME-fakultetet, eller Realstart generelt. Dårlig komunikasjon. Kantina var ikke booka når det var lunch med faddergruppene. Timeplanen var ikke noe mer enn et førsteutkast fra en student på kjemi. Ros for ok samarbeid og behjelpelighet. De virket som de ville være med oss og anerkjenne oss som noe mer enn bare en toukers fyllekule. Budsjett kr ble satt av til fadderuka totalt kr går direkte til BadKom. Med untak av Komitékvelden (som Per betaler for av egen lomme) kan det se ut som om vi går under. Komitékvelden ble satt til å koste 50 kr, men den prisen kan økes til 100, og da kanskje være innenfor. Antall grupper: Syv er et veldig vanselig tall å inkorperere i turneringer og lignende. Åtte ville vært ideelt. 9 Møtekritikk Bra møte, godt engasjement. DELTA Org. nr: Frode Børseth Trondheim September 1,