Til stede: Anne, Lars, Eric, Vilde, Kenneth, Jeanett, Mikkel, Martin, Anette

Transkript

1 Saksliste Møte i hovedstyret torsdag klokken 17:30 Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede: Anne, Lars, Eric, Vilde, Kenneth, Jeanett, Mikkel, Martin, Anette 1. Godkjenning av innkalling og saksliste a) OK Vilde legger til tre punkter på eventuelt 2. Informasjon/diskusjon b) Sak i gruppe Øyvind (Marlene) Øyvind informerer om at saken ansees i utgangspunktet som ferdig. Et skriv er blitt formulert av Øyvind og Marlene der det kreves at gruppen må få klarere retningslinjer for gjennomføring av treninger for å unngå lignende situasjoner i fremtiden. Dette på bakgrunn av et innkommende brev med anklager om personangrep i gruppa. c) Møtet med regnskapsfirmaet Kenneth (Marlene) Kenneth og Marlene har vært i møte med regnskapsfirmaet denne uken. Det er gått gjennom hva man skal gjøre med fordringskonto 1520 fra 2013, da det har vist seg at gammel regnskapsfører har ført en del utbetalinger på denne kontoen, uten at disse er dokumentert og uten at disse er ført på riktig konto. Marlene gjennomgår lista kontakter hver enkelt person som er oppført med utbetaling. Regnskapsrapportene for gruppene har kommet og vil nå bli sendt ut fortløpende. En flaskehals er imidlertid manglende rapporteringsmuligheter i KXWeb, som gjør at Marlene må regne ut inntektsfordeling mellom gruppene fra KXWeb manuelt. HS + gruppestyrer = kr i overskudd for hele OSI kr i underskudd HS så langt i år. d) Mailrutiner Eric (Marlene) Mailrutinene som vi har i dag fungerer ikke optimalt. Fra nå av vil mindre viktige saker komme på Facebook. I forhold til dette mener man at det holder med en tredagers frist på å

2 svare. Marlene trenger bekreftelser fra HS på det arbeidet hun gjør. Viktige saker vil fremover komme på mail. Her vil det være en todagers svarfrist. Skal man ha kontakt med kun én person fra HS, tar man direkte kontakt med denne, og ikke bruker HS-mailen. e) Retningslinjer ulykke Eric (Marlene) Skal utarbeides av Vilde og Eric. Mikkel og Eric snakker sammen. f) Nytt medlemssystem Marlene KXweb fungerer dårlig. Marlene bruker mye tid på å guide folk gjennom systemet i starten av semesteret. Folk får ikke betalt og systemet fungerer generelt dårlig. Support ekstremt dårlig; ingen svar. Marlene har brukt mye tid på telefon og mail. Rapporteringsmulighetene er dårlige. Vanskelig å få frem riktige tall. Vanskelig å få oversikt over inntekter. Generelt et dårlig system som ikke funger optimalt. Denne saken har vært oppe i HS flere ganger. Diskusjon: Vi trenger et konkret forslag som kan være bedre enn KXweb. Hvor mye koster KXweb? Hvor mye vil et nytt system koste? NIF sitt system eller SuperInvite: da betaler hvert enkelt medlem, ikke OSI. Det er ikke mulig at HS kunne betale hele summen. Begge disse systemene har vært undersøkt av HSmedlemmer tidligere. Kenneth sjekker ut hvor mye KXweb koster. Lage en liste over muligheter Et viktig poeng er at systemet må være enkelt nok til alle kan bruke det. Øyvind har jobbet med saken tidligere. g) Komite SL Marlene Marlene mener at det er viktig at vi får satt ned en komite så fort som mulig i arbeidet med SL Det er mye arbeid som skal gjøres, blant annet sponsorarbeid, arbeid opp mot kommunen for å få ulike godkjenninger. Eric har arbeidet med dette tidligere og gjør oppmerksom på at vi mest sannsynlig må involvere flere idrettsklubber etter hvert i arbeidet. Marlene, Eric, Martin og Mikkel blir satt som en startkomite h) Ferie Marlene Marlene Marlene ønsker seg ferie siden hun ønsker å reise på ferie til Asia HS mener at dette vil gå utover semesterstart. HS spør derfor om Marlene kan reise en annen periode som ikke kolliderer med viktig OSIarbeid. i) Lage tydeligere tildelingsnøkkel for prosjektmidler - Marlene

3 Paragraf 35 i Lovnormen er i dag det eneste som beskriver tildelingen av prosjektmidler for gruppene. Det bør derfor utarbeides mer konkrete retningslinjer for krav til søknader. Da vil det bli lettere å begrunne tildelinger og avslag ovenfor sponsorer og gruppene. I tillegg kan dette være lønnsomt for å dokumentere drift ovenfor (potensielle) sponsorer. Problemet med regulering er at systemet kan bli for rigid, at tilfeller som tidligere hadde fått tildeling ikke vil få lenger. Det bør derfor utarbeides krav til selve søknaden + regler til hva som blir støttet. NSI har en prosjektstøtte mal som det er mulig å benytte seg av. Målet her er ikke å endre lovnormen, men kun lage en mal for søknad som skal gjøre arbeidet til HS og gruppene enklere i forhold til tildelinger. Marlene jobber med en mal for søknad. J) Økonomisk incentiv for gruppen som har ansvar for KSI-hytta Lars Det har nå vært gjennomført et møte med nye driftstyret der Lars nå er leder. Det informeres om at friidrettsgruppa som per i dag drifter KSI-hytta, legger ned veldig mye arbeidet i driften med hytta. Det sies å være opp mot dager om sommeren. Friidrett har også laget sin egen hyttekomite i gruppestyret sitt. Forslag: det skal være et økonomisk incentiv for friidrettsgruppen. Noe av den helhetsinntekten som tas inn på KSI-hytta skal kunne gå til gruppen som drifter hytta. Forslaget er å legge til et maksimumstak for tildeling av penger. Hva skal tildelingsnøkkelen være? 10 % og som maksimumstak (forslag fra Lars). Dette må vedtas på årsmøtet 2016, og kan derfor ikke bestemmes av HS nå. k) Fritak for OSI- dugnad for ansvarlig gruppe KSI-hytta Lars Bør nedfelles i en lovnorm slik at ansvarlig gruppe for KSI-hytta slipper dugnadsbot. Et annet moment er at det ønskes at «friidrett» strykes som representant i driftstyret. Endre til «ansvarlig gruppe», ettersom det kan hende at friidrett en dag vil bytte bort dette ansvaret. l) Hytteinfo på nettsidene Lars Ønsker at hyttene skal løftes opp i hovedlinjen sammen med verktøy, grupper osv. på hovedsiden. Øyvind bør legge inn en peker som viser direkte til hyttesidene på hjemmesidene til OSI. m) Gjennomgang av gruppenes økonomi Kenneth Kenneth og Marlene, og evt. Noen flere bør gå igjennom regnskapene til enkeltgrupper for å sjekke om det er større avvik. n) Velferdstinget: Møte og søknad Kenneth

4 Må ha møte med VT for å introdusere det nye styret og i tillegg begynne arbeidet med å skrive ny søknad. Fremover bør vi derfor snakke med VT, la dem forstå hvem OSI er og hvorfor vi trenger penger. Fikk kr under tildelingen i fjor, selv om vi søkte om , og derfor kan det tenkes at bedre arbeid i forkant, både med en nøye utarbeidet søknad og kontakt med VT, kan føre til økt stønad ved årets tildeling. o) Fordeling av utstyrsmidler fra Sparebankstiftelsen Kenneth Hvordan skal tildelingene gjøres? Eget reglement eller skal det følge prosjektstøttemalen? Er lett at noen blir særbehandlet. I tillegg bør det promoteres overfor gruppene at vi har fått pengene, og det må derfor utarbeides retningslinjer for tildeling. Pengene må brukes opp innen dette kalenderåret. Kan man investere i større utstyr? Må finne ut hva slags retningslinjer Sparebankstiftelsen legger til grunn: hva slags utstyr deles det penger ut til? Marlene må se på hvordan de stiller seg til pengene vi allerede har fått. p) Dato for levering av reviderte gruppebudsjett Marlene Når må gruppene levere inn de reviderte budsjettene? 30. september? 1.oktober? Årsaken til at gruppene skal levere inn et revidert budsjett er at de må forstå at de skal gå i null på budsjettet, i tillegg kan det være med på å øke deres bevissthet om forhold til egen økonomien. 1. september settes som frist for innlevering av revidert budsjett. r) Status sponsorer Kristbjørn Sponsorer blir viktigere for oss fremover siden avtalen med støtte fra SiO vil opphøre. Jeanett er i kontakt med en professor som gjerne vil se på presentasjonen for å komme med innspill. Vedtakssaker s) Møte med WeFix og mulig samarbeid Kristbjørn (Marlene) Klesmerke WeMove. Bedre på pris, eget design, kan sette egne priser slik at vi også kan benytte dette som inntektskilde. Muligheter for webshop. Der folk kan bestille på nett og få klærne hjem til seg selv. Kan føre til at folk kjøper mer OSI-klær og fremme identitetsbygging i OSI og bygging av OSI som merkevare. Vi er foreløpig bundet av avtalen med Oslo Sportslager frem til 31.oktober.

5 Hva vil WeFix ha i retur? Klærne vil ha logo med WeMove. Det er mulighet for å inngå avtaler med andre leverandører som leverer utstyr WeFix ikke kan levere. HS føler at de ikke vet helt konkret hva Wefix tilbyr, og vil vite mer om hva en avtale med dem vil innebære før man stemmer over dette. Ingen vedtak. t) Dugnadsdato, dugnadsbot, to dugnader (HS-dugnad om våren) Lars Vi må sette datoer for dugnad i oktober nå. 17.oktober: dugnad, enstemmig vedtatt. Dugnadsbot: Obligatorisk oppmøte for ett medlem per undergruppe, dugnadsbot på 500 kr enstemmig vedtatt. (Tone og Marius har følt at de ikke trenger så mange som 40 pers på dugnad på høsten, derfor velger vi bare å ha obligatorisk oppmøte for ett medlem og en redusert dugnadsbot til 500 totalt). Gjeninnføre HS-dugnad etter at snøen har gått om våren: Enstemmig vedtatt u) Sanskjonering av gruppe Vilde Økonomiske sanksjoner: Gruppemedlemmene som har brutt reglementet for treninger under eksamensperioden må få muligheten til å forsvare seg selv, men problemet er at man ikke vet hvem disse er. Det fremsettes derfor et ultimatum overfor gruppestyret om at man enten må oppgi navn på de aktuelle medlemmer, ellers vil den økonomiske sanksjonen bli gitt til gruppestyret kr i individuell økonomisk sanksjon: 9 stemmer vedtatt 2000 kr i individuell økonomisk sanksjon: 1 stemme v) Signering av avtale med Studenttorget Marlene Vilde får mandat til å signere avtalen, enten den nye som Eric utarbeider eller gammel avtale med Studenttorget. Eventuelt z) Fadderuker Det vil ikke bli arrangert idrettsdag gjennom UiO som tidligere år. Vi kan arrangere en idrettsdag der fadderne og fadderbarna kan delta i aktiviteter i regi av OSI. æ) Film Forslag om å lage en film som kan representere alle idrettene som en kommenteringsvideo. Denne kan brukes til rekrutering, til sponsorer, til nye medlemmer og for generell promotering av klubben.

6 Bør vi her investere penger for å få et bra resultat? Målet må være at vi kan lage noe som vi kan bruke på lang sikt. Alle som kan bidra på dette må sende en melding til Jeanett. Ø) Martin er vara i HS, og skal derfor i utgangspunktet ikke ha noe spesielt ansvar i styret, men må fra nå av jobbe som resten av de fullverdige medlemmene i HS. Han får allikevel ikke stemmerett siden han bare er vara. Han samtykker til dette. Oppsummering av oppgaver til neste gang: Marlene Avtale med SiO, retningslinjer for bruk av Sparebankstiftelsen-penger, gjennomgang av gruppers økonomi, mal for tildelingssøknad + nøkkel, komite SL, retningslinjer ved ulykke, WeFix, Anne - Eric Samarbeisavtale SiO, komite SL, retningslinjer ved ulykke Kenneth Gjennomgang av gruppers økonomi, KXweb Kristbjørn Sjekke opp WeFix-avtale Mikkel komite SL, retningslinjer ved ulykke Lars Samarbeidsavtale SiO Øyvind Samarbeidsavtale SiO, oppdatere hytteinfo på nettsider Anette Jeanett Film, Vilde Mathilde Signere avtale med Studenttorget, kontakte basketstyret Martin komite SL