REFERAT FRA STYREMØTE I CON AMORE Tirsdag 10. januar 2012, kl 19.00, hos Geir og Ulle Tilstede: Ingrid, Ragnhild, Cathrine, Geir og Ulle

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I CON AMORE Tirsdag 10. januar 2012, kl 19.00, hos Geir og Ulle Tilstede: Ingrid, Ragnhild, Cathrine, Geir og Ulle Sak nr Økonomi (fast punkt) Geir har gått gjennom hele regnskapet, kun ett billag mangler ad innbetaling billetter for julekonserten. Vi ender opp med et underskudd på ca. kr Kr skyldes færre sangere og flere i permisjon. Geir regner med å levere regnskapet til revisor 12/ Årsfest 2012 Henrik og Denise har anbefalt at festen utsettes til våren. Ulle sender ut beskjed om dette til koret. Utsatt fest følges opp av neste styre Permisjonssøknader (løpende punkt) Disse har søkt permisjon: Ragnhild G Denise S (delvis permisjon) Web Ellen S Ragnhild har allerede fått innvilget. Denise og Ellen har får innvilget full permisjon. Ingrid sender ut svar med beslutning til disse. Følgende har sluttet våren Jannicke H Cathrine S (Blir kun i styret ut mandatperioden) Randi F Ulle har påtatt ser oppgaven med å følge opp at alle dem som slutter leverer inn notene sine. Cathrine har levert notene sine i dag 10/1. Ansvar Geir Nytt styre Ulle Frist Sangløftet Vi har fått penger inn fra Sangløftet. Vi må undersøke om dokumentasjonen vi har er sendt til sangløftet. Følges opp av nytt styre Nytt Styre Frivillighetsstøtten (grasroten) og Panel.no Vi vil evaluere om vi skal fortsette med Panel.on på årsmøtet. Det har kommet ca 1700 inn 700 blir med på neste Ingrid Per Axel

2 år Fravær (Fast punkt). Ulle har registrert fravær og sendt inn til korforbundet. Ulle Plan for /1 - Semesterstart? - Årsfest Dato for årsfest må bestemmes. Ansvarlig for dette er komiteen. 16/2 - Årsmøtet. 3/3-4/3-Seminar. 13/3 - Fellesmøte 10/5 - Vårkonsert 16/6 - Bryllup 2. juni. 14/7 - Siste øvelse 14. juni. 23/8 - Vi starter på høsten. Konserten enten 13. og 14. eller 20. og 21. oktober 22/9 - Høstseminar. 13/12 Julekonsert. Ingrid Datoer for styremøter: 10/ hos Geir og Ulle 30/ Forberedelser til årsmøte hos Ingrid 6/ hos Ragnhild Nytt styre må sette opp resten av våren Sang i forbindelse med Pål Brennos bryllup. Pål Brenno som er tidligere Con Amore medlem har spurt oss om å synge i hans bryllup 2. juni 2012 i Holmenkollen kapell. Nytt Styre Vi får kr 5000 for bryllups oppdrag 2. juni. Brudeparet ønsker seg glade sanger med preg av sommer. Vi trenger maks fire pr stemme. Maks tre sanger. En aktuell sang de ønsker seg er Våren av Grieg. Ida sier at det er lov å spørre henne om ikke den nye dirigenten har mulighet til å dirigere oss. Når vår semesteret starter må vi mobilisere ca. 4 sangere pr stemme. Følges opp av neste styre 18:11 Medlemsmøte Spørreundersøkelse og medlemsmøter er gjennomført og referat sendt ut. Ida har sagt opp. MU og styret har satt opp en handlingsplan.

3 Hvordan jobber vi videre nå? Vi fikk noen innspill fra medlemsmøtet 12/11: 1. Ny dirigent bør kommunisere direkte med styret. 2. Flere i MU mente at MU har utspilt sin rolle. MU har blitt et mellomledd som ikke fungerer godt nok lenger. 3. PR må forsterkes i forbindelse med rekrutering. 4. Vi har funnet alle de gamle retningslinjene 5. Slå oss sammen med et annet kor. 6. Supporterne ønsker å være mer informert om hva som skjer i koret. Ad punkt 1. Ulle formulerer noe rund hvordan vi tenker oss at dirigenten både kan jobbe med styret og MU. Ta inn våre erfaringer her i årsmeldingen. Ad punkt 2 Gjennom revisjonen av retningslinjene vil vi forsøke å sette opp retningslinjer for et MU som vil fungere. Ad punkt 3 Strategi for rekrutering overleveres til det neste styret. Flere i styret har erfart at det har vært vanskelig å rekruttere når aldersgrensen for å komme inn i koret er mye lavere enn gjennomsnitts alder i koret. Ragnhild vil utarbeide et forslag til årsmøtet der vi foreslår at aldersgrensen for å komme inn i koret skal være den samme som gjennomsnittsalderen i koret. Ad punkt 4 Ulle vil ta på seg å lage et revidert utkast av retningslinjene for alle komiteer. Til årsmøtet vil vi sende ut både de reviderte retningslinjene og det opprinnelige som ble vedtatt i 2004 slik at medlemmene kan se hva som har blitt endret. Det er et mål at dette skal bli et mandat som blir vedtatt på årsmøtet. For hver av komiteene vil det bli lagt til hva styret forventer at skal rapporters i forhold til økonomi. Ad punkt 5 Dette ble kun tatt til orientering. Ad punkt 6 Vi må finne ut hva de ønsker.

4 En ide er å legge ut halvårsplanen vår på hjemmesiden vår på den delen som er åpen for alle. Andre punkter styret mener det er viktig å jobbe med er: Dirigent bør evalueres hvert tredje år. Dette er noe som bør inn i kontrakt med dirigenten. Det bør jobbes mer med å motivere kormedlemmene til å gjøre en større innsats i forhold til øving. Dette mener vi at vi best får til ved å presentere repertoaret i godt til med en forklaring til hvorfor akkurat dette repertoaret er valgt og i hvilken helhet det skal inn. Det bør settes av god tid til å lytte til repertoaret under en felles presentasjon. Dirigenten bør være den som har ansvaret for at dette skjer. Dette er også noe som bør inn i retningslinjene for MU og i dirigent kontrakten. Styret bør også skrive ned sitt eget mandat slik at alle i styret til enhver tid vet hva som gjelder. -- Punktene over ble ikke behandlet på dagens styremøte, men vil bli gått igjennom på neste møte. Da vil vi gå igjennom hva vi har gjort og hva som skal videreføres til neste styre Midlertidig dirigent: Kristin Groven Holmboe er på plass.. Avtale er inngått og vi vet hva vi skal starte med på første øvelse. Det er avtalt prøvesang etter øvelsen. Styret synes at det er ønskelig å få dette i pausen, for at det ikke skal bli for sent. Ny dirigent: Vi har fått inn syv søkere Vi planlegger å ta inn fem til intervju. Rolf Nykmark Maria Haug Espen Myklebust Olsen Egil Fossum Vibeke Feness Berger Planen er å foreta intervjuene på Ingrids arbeidsplass. Ingrid sender oss mail om når det er ledig på arbeidsplassen hennes og så finner vi datoer for intervju når flest mulig av oss i styret kan delta. Ingrid tar så kontakt med de aktuelle kandidatene på

5 to av de aktuelle dagene. Når vi har funnet frem til hvem som er best egnet vil to eller tre av disse få prøve dirigere koret og så vil koret avgjøre hvem de ønsker at skal bli vår fremtidige dirigent. Det er fint om alle i koret tenker på hva det er viktig å få spurt dem vi skal intervjue om og mailer hverandre ad dette Cathrine lager kontraktforslag for dirigentavtale MU Alle unntatt Svein har trukket seg fra MU. Ingrid spør Svein og Kjersti om de kan føre oppmøte. Vi avventer med noteforvalter til årsmøtet. Inntil videre sender Geir og Ulle ut noter. Ulle sender mail til Ellen at hun ikke trenger å kjøpe inn Faure om hun ikke allerede har gjort det fordi dette kan lastes fritt ned fra nettet. Nytt styre må sørge for at nytt MU og noteforvalter velges Flere i koret ønsker en ordentlig forklaring hvorfor Ida har sluttet og hvordan dette har skjedd. Vi i styret planlegger å sette av en halvtime før korøvelsen 19/1 hvor vi for interesserte vil lese opp oppsigelsen til Ida og svaret styret sendte til Ida. Ingrid snakker med Fredrik Møller om et sted vi kan være for dette Årsmøtet Dato for dette er 16. februar. Ulle sender ut varsel om at saker til årsmøtet må være sendt styret innen 2/2. Hun påminner også om at årsmeldinger må være sendt inn innen da. 9/2 må endelig saksliste foreligger Ingrid Alle Styret vil jobbe med følgende saker til årsmøtet: Vedtektsendring som går på evaluering av dirigent hvert tredje år. Ingrid jobber med dette. Ragnhild jobber med forslag om at aldersgrensen for inntak i koret skal være den samme som gjennomsnittsalderen i koret. Ulle har sendt ut forslag til omarbeiding av Henriks beskrivelser av hva hvert utvalg har ansvar for. I tillegg må vi skrive årsmelding. Ulle lager grovutkast til denne og Ingrid skriver den ferdig Per Axel har vært i kontakt med styret i Follo kammerorkester og de har mulighet til å spille for oss Cathrine

6 i forbindelse med fremføring av Faure. Styret går inn for at vi tar en 50/50 deling. Dette vil også trigge til å få mer publikum for begge. Vi må sikre oss at de forstår det samme med 50/50 deling som oss. Vi må vite hvor mange de blir for å sikre at det er god balanse mellom orkester og sangere. Vi fastholder at harpe ikke er aktuelt. Cathrine lager forslag til svar. Nytt styre Så fort det nye styre kommer på plass må det bestilles lokale for Faure fremførelsen. Dette gjelder også vårkonsert og julekonsert.