Til stede: Lars, Mikkel, Marlene, Vilde, Kenneth, Eric, Martin, Anette

Transkript

1 Saksliste Møte i hovedstyret torsdag klokken 17:30 Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede: Lars, Mikkel, Marlene, Vilde, Kenneth, Eric, Martin, Anette 1. Godkjenning av innkalling og saksliste a) OK lagt til to punkter på eventuelt 2. Informasjon/diskusjon b) Info fra driftsstyret (Lars) Driftsstyret hadde sitt første møte på tirsdag. Vi har som kjent fått støtte fra Bergesen, prosjekt basert på disse midlene vil starte når snøen blir borte. Veilagsavtalen: Ikke så enkelt som vi trodde i første omgang. OSI betaler 90 % av utgiftene, ettersom de beboende mener at de allerede har betalt pga. av at de ga fra seg eiendom til anleggelse av veien. Driftsstyret fortsetter forhandlingene her. KSI-hytta: Man diskuterer hvordan man kan gi friidrett en kompensasjon for den gode dugnadsjobben som legges inn på hytta. Det er viktig at en eventuell godtgjørelse formaliseres. Driftsstyret har diskutert om leieavgiften bør heves, ettersom hytta holder en høy standard. Dette vil bli tatt opp på nytt med Friidrett. Forsikring: Hyttene ble forsikret ganske raskt i fjor, etter ett år uten noen avtale. Nå har vi forsikring. Halvor (far til Marius) skal gå igjennom avtalen. Vi regner med å måtte oppjustere summene for løsøre og innbo for samtlige bygg. Utgifter, spesifikt da forsikring, til hyttene bør føres på driftsstyret og ikke HS. Også skille mellom hyttene; forsikring for KSI skal føres på KSI. HS-dugnad på våren: jobber to ettermiddager. OSI-dugnad i oktober. Prøver å samkjøre denne med friidretts dugnads på KSI slik det ble gjort i høst. Skal søke kulturstyret for vedlikehold av hytter.

2 c) Regnskap 2015 (Kenneth) Kenneth viser frem en oversikt over regnskapet for 2015, som også vil bli lagt ut i HS-driven. Det oppfordres til at HS-medlemmer går inn og ser på dette regnskapet selv og stiller spørsmål til Kenneth i forkant av neste møte. Fristen for grupper for å levere bilag var Regnskapsbyrået er usikre på når de klarer å ha avsluttet regnskapet for 2015 og revisorgodkjent dette, men det vil i hvert fall ta noen uker til. Forhåpentligvis klart midten av februar. Vi må sende det ut senest 25. februar om vi skal overholde fristene til årsmøtet. d) Budsjett 2016 (Kenneth) Kenneth viser frem et forslag til budsjett for 2016 for hele OSI og HS, dette vil også bli lagt ut i HS-driven. Det oppfordres til at HS-medlemmene går inn og ser over regnskapet og stiller eventuelle spørsmål til Kenneth. Er vanskelig å gjøre det helt nøyaktige, men det er basert på dagens regnskap. Driftskostnader bør hete Aktivitetskostander, slik at det blir tydelig at den største utgiftsposten vår er til idrettsaktiviteter. Drift assosieres gjerne med administrative kostander. Må noen poster flyttes hvis vi kaller drift for aktivitet? Andre inntekter: Sparebankstiftelsen 6800 Kontorrekvisitta må settes opp (er på 2500,- nå) ettersom Marlene ikke har tilgang til SiO-kontorlandskap. 6810: Datakostnader - må også oppjusteres pga. KlubbAdmin. 6940: Porto - må heves. Kenneth legger regnskap og budsjett inn i samme fil + evt. en forklaring til punkter som er hevet/senket, slik at det er lettere å kommentere endringer i de ulike posten. Målet er at økonomien skal gå i 0,- Må bestemme oss for hvordan budsjett og regnskap skal presenteres på årsmøtet. Dette er et av punktene som skapte en del diskusjon ved forrige årsmøtet, derfor må HS være bedre forberedt til møte som kommer i mars. Kritikken i fjor gikk hovedsakelig på at man kun la frem et rammebudsjett. Ønsker å vedta rammebudsjettet i år også for at HS skal ha noe frihet om det oppstår uventede ting, men man må legge frem det detaljerte budsjettet også slik at det er mulig å se hva som ligger bak de ulike sekkepostene. e) Grupper med store underskudd (Kenneth) Det er 16 grupper som skylder mye penger, der det er kun to grupper som har tatt tak i økonomien og gjelden sin. Flere grupper har kontaktet HS for å undersøke om det mulig å avskrive gjeld. Vi må finne en felles linje å møte disse forespørslene på. Totalt utgjør denne gjelden som gruppene har over kr for hele OSI.

3 Forslag: Be alle gruppene det gjelder lage en nedbetalingsplan. Hvis det de legger frem ikke møter forventningene må de legges inn under hovedstyrets administrasjon = enstemmig vedtatt. Kenneth tar kontakt med gruppene det gjelder og han og Marlene jobber seg gjennom disse. f) Gruppetildelinger 2016 (Kenneth) Har fulgt den samme sjekklisten som ved tildelingen i fjor, denne gjør det tydelig hvorfor gruppene er blitt kuttet og fått den bestemte summen. Alle kutt er i henhold til tildelingsreglementet. En fra styret må dobbeltsjekke at tildelingene er i orden. Mikkel gjør det. g) Lovnorm: oppdatering (Vilde) Det arbeides med å lage en ny lovnorm som skal fremlegges og vedtas på årsmøtet. Nytt forslag legges frem på mandag Vilde og NSI jobber videre med dette. Må også avklares en del opp mot krets og VT. h) Årsmøtet + årsmøtefest: Hva slags forberedelser må gjøres i forkant? (Vilde) Hva må forberedes i forkant av møtet 03.mars? Alle årsmøtepapir må fikses: Gruppetildeling, regnskap, budsjett: HS + hele OSI. Må også finne ordstyrer. HS må være forberedt på hvilke spørsmål som kan komme i forkant av årsmøtet. Mer åpenhet om budsjett, regnskap og årsberetning bør være målet, slik at de fremmøtte ikke får følelsen av hemmeliggjøring av tall for klubben. Innstilling til Driftsstyret, Valgkomite, kontrollkomite i tillegg til Hovedstyret. Må velges på møtet. Ble ikke overholdt i fjor. Vil vi ha årsmøtefest, slik mange andre studentidrettslag har? Forslag fra Lars: Ta en spontan pils for de som vil i etterkant av møtet. i) Lansering av WeFix-kolleksjon: Finne en dato og plan for kvelden (Marlene) Bjørnar fra WeFix vil gjerne ha en lanseringskveld der vi får presentert produktene, dette har flere av gruppene også etterspurt. Litt pizza, litt klær, litt prøving på en kveld, slik at medlemmene kan bli kjent med den nye leverandøren vår. Lang leveringstid nå i starten, men dette kommer til å gå ned. Optimalt vil det etter hvert være på tre dager, og ikke tre måneder slik det er for WeMove-produktene nå. J) Klubbutvikling: Plan fremover (Vilde)

4 Vi må fortsette med klubbutviklingen alene, uten Sverre, ettersom han har veldig mye å gjøre. Vi er ganske langt unna målet om å ha en klar fremdrifts og driftsplan til årsmøtet, selv om arbeidet startet godt i høst. Hvor stor interesse er det blant gruppene å fortsette arbeidet frem mot årsmøtet? Vilde legger ut forslag til datoer som vi kan ha en klubbutviklingsdag for medlemmene på OSI sin Facebook side. Vi vil gjerne at medlemmene skal være engasjerte i klubbutviklingen. Dette er en forutsetning for at det skal fungere. k) Oppførsel gruppeleder (Vilde) Oppsummering av saken. Arrangere et møte der vi tar en samtale med vedkommende? Vedtatt. l) Lønnsforhandlinger med daglig leder oppdatering etter først møte (Martin) Martin informerte HS om hvordan første lønnsforhandlingsmøte med daglig leder, Marlene, har gått og arbeidet videre i prosessen. HS blir enige om en sum de maksimalt kan strekke seg til i forhandlingene. Vedtakssaker m) n) Eventuelt o) Confluende (Odd-Tørres fra Volleyball) Odd fra Volleyball har kommet på møtet og informerer: Han vil starte et pilotprosjekt i volleyballgruppa for å få mer styring i OSI. Samle all informasjon på ett sted med programmet Confluence. Her kan man blant annet finne kalender med informasjon om alt som skjer i foreningen, eks. arrangementer internt, referater, maler osv. Oversikt over alle sosiale arrangement til grupper, HS-møte, regnskap. Ment for medlemmer eller utad? (Eric) i første omgang ment for medlemmer. Volleyballstyret skal prøve dette ett år, om de er fornøyd kan det bli overført til resten av OSI. Er gjerne vanskelig å finne informasjon fra tidligere års styrer, noe som vanskeliggjør styringen i dag. Confluence kan være et sted å samle alle nyttig info fra tidligere arbeid. Kan evt. Være et annet type system. Er gratis for non-profit- selskaper. Man må søke Confluence for å få det gratis. Koster ingenting å ha det, men koster å ha en server å ha det. Odd trenger HS sin godkjennelse for å sende inn en søknad til Confluence for å prøve ut systemet.

5 Volleyball prøver systemet og leverer enn rapport inn til HS. Vedtatt. Marlene ser over brukerstedsavtalen og hjelper Odd med de skriftlige bekreftelsene han eventuelt trenger. p) Håndballfaktura Håndball har sendt inn fakturaer for sparebankmidler som Marlene ikke har registrert som fakturaer, men som kvitteringer. Det ble ikke spesifisert i mailen at dette var fakturaer og ikke kvitteringer. Håndball har nå fått et inkassokrav på 1300 kr, og mener at det er HS som må ta regningen siden Marlene ikke har betalt innen tiden. Håndball skrev i mailen: «Vedlagt ligger kvitteringene.» Forslag: Håndball betaler på bakgrunn av mailen som ble sendt. Enstemmig vedtatt. Oppsummering av oppgaver til neste gang: Marlene Anne - Eric Kenneth Sende mail de grupper med gjeld, regnskap/budsjett Mikkel Gå igjennom gruppetildeling Martin Lønnsforhandlinger Lars - Anette Jeanett Vilde Mathilde Legge ut datoer for klubbutvikling på Facebook