KlubbAdmin-opplæringskveld! Woop woop!

Transkript

1 KlubbAdmin-opplæringskveld! Woop woop!

2 Hvorfor byttet vi medlemssystem? KXWeb =

3 Hvorfor byttet vi medlemssystem? KlubbAdmin =

4 I kveld skal dere lære 1. Hvordan KlubbAdmin er bygd opp 2. Hvordan fakturere medlemskontingent, kursavgifter, osv. 3. Hvordan legge inn nye medlemsavgifter i systemet 4. Hvordan kontrollere hvem som (ikke) har betalt og purre

5 MinIdrett Første del av registreringen Hvorfor gruppeinndelingen ser ut som den gjør Hvorfor man må inn flere ganger (endres forhåpentligvis)

6 Fakturering Hva må medlemmene ha gjort? 1. Opprettet profil på MinIdrett. 2. Sendt inn medlemssøknad til Oslostudentenes Idrettsklubb og krysset av for hvilken idrett/gruppe de skal melde seg inn i og ha fått denne søknaden godkjent. 3. Oppgitt om de er student eller ikke-student. For de hvor lag/nivå påvirker pris, må de ha oppgitt dette også. Dette gjøres under «Detaljer», etter å ha fått godkjent medlemssøknaden. Dette skal dere alt ha gjort selv! (Så rakk du opp handa nå røpte du at du ikke har betalt kontingent)

7 Hva må dere gjøre for å fakturere? 1. Gå gjennom hvert medlem og se at all informasjon som trengs er der 2. Samtidig som man sjekker om enkeltmedlemmer har lagt inn nødvendig informasjon, plasserer man dem i riktig utvalg. 1. Student/ikke-student 2. Lag/nivå 3. Fakturere utvalget samlet 1. Fakturer OSI-kontingent 2. Fakturer gruppeavgiften 3. Fakturer eventuelle dugnadsdepositum/kursavgifter osv.

8

9 Hvordan sjekke informasjon? 1. Velg gruppa du representerer! Et par ting som er verdt å merke seg: De som dukker opp når du velger en spesifikk gruppe, er kun de som har søkt om og fått innvilget plass i gruppa. For å finne medlemmer som ikke meldt seg på til riktig/din gruppe, må du velge «Oslostudentenes Idrettsklubb.» Om noen kun melder seg inn i OSI (ikke gruppe), eller melder seg inn i flere grupper etter å ha fått innvilget søknad, kommer det ikke opp noen «varsel» om at disse har søkt på nytt.

10 Hvordan sjekke informasjon? 2. Trykk en gang på enkeltpersoner i lista, trykk så på «Detaljer/Endre» i vinduet dere får opp For å legge dem til i flere grupper, eller fjerne dem, trykk «Endre» under «Gruppe og Gren». Det er også her der sjekker om de har sendt inn søknader til grupper som ikke har blitt godkjent (Funker bare når dere representerer hele OSI) Tilsvarende kan dere legge inn ting under medlemsdetaljer

11

12 Utvalg Når all informasjon er på plass, kan dere plassere medlemmet i riktig utvalg Utvalg = idrettene/gruppene våre, og eventuelle lag/nivåer innunder disse, sortert etter student/ikke-student Hvilke muligheter som ligger inne, avhenger av hvilke særforbund vi er registrert i. Grupper uten særforbundstilknytning ligger under Oslostudentenes Idrettsklubb. Personer som er med i mer enn en gruppe, plasseres i utvalg for alle gruppene de er medlem i

13 Utvalgsfesten fortsetter Personer som er med i mer enn en gruppe, plasseres i utvalg for alle gruppene de er medlem i Under utvalgene kan man legge inn så mange underutvalg man vil (Lag/ nivåer, student/ikke-student innunder disse osv.) For å legge inn flere utvalg eller underutvalg under deres gruppe, trykk på

14 Plassering av medlemmer i utvalg Trykk på «Endre» under «Medlemsutvalg», når dere inne på «Detaljer» for enkeltpersonen (Dette gjøres samtidig som man sjekker om detaljer er lagt inn/samtidig som dere legger disse inn) Huk av for det/de utvalget personen skal legges inn i (utvalget må da allerede være opprettet), trykk «Fortsett» og «Lagre». Hvorfor alt dette utvalgsstyret? For å kunne fakturere flest mulig på en gang For å kunne ha riktige og oppdaterte lag- og medlemslister i gruppa For at idrettsregistreringen for OSI som helhet og gruppene enkeltvis skal bli enklest mulig For å kunne ha styr på student/ikke-studentandelen i gruppene og hele klubben

15

16 Fakturering av utvalg For å fakturere, gå inn på «Utvalg», og trykk på gruppa du skal fakturere for. Trykk deretter på Gren, under gruppa. Personer som har huket av for gren og fått denne søknaden godkjent, vil automatisk ligge her. Det betyr at her får dere opp også dem som ikke har lagt inn studentstatus.

17 Fakturering av utvalg Trykk på det underutvalget du ønsker å fakturere Merk alle navnene, ved å huke av i boksen, og trykk på «Send faktura»

18 Fakturering av utvalg Trykk på «Legg til kontingent/avgift» og legg til: OSI-kontingent for student/ikkestudent (Alltid!) Denne ligger under OSI Gruppeavgiften Ligger under gruppa Eventuelle andre gruppeavgifter (kursavgift, dugnadsdepositum osv.) Huk av for «Betalingskrav (PDF med KID) som e-postvedlegg» dersom dere ønsker faktura, og ikke kun betaling i MinIdrett Trykk på «Send» Får dere feilmelding når dere trykker på send, er det bare å trykke en gang til Avgifter/kontingenter som allerede har blitt fakturert, vil automatisk bli fjernet.

19

20 Kontroll og fakturering av enkeltpersoner For å sjekke betalingsstatus for OSI-avgift, velg OSI For å sjekke betalinger for gruppeavgift, velg gruppa (Med mindre dere ikke har særforbund, da står dere fortsatt som OSI) Om dere skal fakturere enkeltpersoner som ikke har blitt fakturert tidligere, søk dem opp under «Personer», ikke faktura. Om dere krediterer feilfaktureringer, legg alltid inn informasjon om hvorfor Purring: Kryss av på navnene (og eventuelt fakturaene det skal purres på, og deretter «Send purring»

21 Sjekke total innbetalinger For å kunne kontrollere regnskapsrapportene, bør dere sjekke regelmessig hvor mye som har kommet inn på de ulike kontingentene deres. Dere skal ikke føre dette. Daglig leder gjør det månedlig. Merk at det er mulig å sjekke betalingsdato når man sjekker personer enkeltvis, men ikke sortere på det. Derfor kan regnskapsrapportene avvike noe fra tallene dere får opp i KlubbAdmin, ettersom det kan ha kommet inn nye innbetalinger

22 Spørsmål?