Referat fra hovedstyremøte

Transkript

1 Referat fra hovedstyremøte Møte i hovedstyret torsdag klokken 17:30 Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede: Vilde, Eric, Kenneth, Mikkel, Jeanett, Martin, Anette 1. Godkjenning av innkalling og saksliste a) Flere punkter lagt til på eventuelt av Marlene, Vilde, Mikkel 2. Informasjon/diskusjon b) Representantskapsmøte (Vilde) Det må lages en saksliste slik at det kan sendes ut til gruppestyrene. Det har kommet to innspill fra styrene: 1) Trenger vi daglig leder? 2) Er det ønske at skal fokusere på bredde fremfor elite pga. de nye retningslinjene? 3) Sosiale medier. Orienterer om hvordan OSI går som helhet om dagen. Vilde, Jeanett, Eric og Anne (?) stiller fra HS. c) WeFix (Marlene) WeFix vil ha en lanseringskveld der de lanserer kolleksjonen sin for OSI. Det skal være for hele klubben. Hvis noen skal komme bør det serveres gratis mat. Kan vi ha denne lanseringskvelden samtidig med NSI klubbutviklingsarbeid? Dette bør helst foregå i november. Flere fra HS må stille på klubbutviklingen. Vilde legger ut tre forslag til datoer for klubbutvikling som alle fra HS må svare raskt på. d) Tennis (Marlene) Tennisgruppa har startet opp igjen. Problemet med tennisgruppen er at banen har lite kapasitet, derfor er det vanskelig å få mange medlemmer her. e) Kontingent (Marlene)

2 Punktet utgår f) Juleborddato (Lars) 27. november eller 4. desember på Studenterhytta? 27. november blir satt som dato. Eric sender melding til Lars og Marius. Vi må lage en invitasjon til julebordet. Kan bruke en fra i fjor. Eric og Anette ser på dette. g) Plan fremover (Vilde) Marlene er sykemeldt 50 % ut oktober, deretter må vi se an hvordan situasjonen er. Hun kommer ikke til å delta på NSI-samlingen i Trondheim, og vil ikke delta på HS-møter fremover. Kommer ikke til å delta på representantskapsmøte. Vilde har gjort det Marlene ikke gjør frem til nå. Vilde tar praktiske henvendelser, men noen andre trenger å lære seg å fakturere. Etter 16 dager er det ikke vi som betaler Marlene lenger, derav vil vi ha penger til overs. Er det mulig å gi noe betaling til noen som kan stille opp for klubben? Rettssaken om Petters ulykke: Kriseteam til sykkelgruppa. Rettssaken skal opp i februar og det kan hende flere fra sykkelgruppa kan trenge noen å snakke med. Eric snakker med sykkelforbundet, Frøy og SiO helse. h) NSI midler (Vilde) Vi har veldig få søknader til NSI-midler med tanke på at vi er en ganske stor klubb. Vi bør oppfordre gruppene til å søke om midler. Tilby dem hjelp. i) SL Tromsø (Vilde) Hovedstyre skal spille snøballkamp mot de andre styrene fra de andre byene: NTNUI og BSI under dette mesterskapet. Marlene har meldt oss på allerede. Får vi dekket av NSI? Vi stiller også med basketlag. Datoene er februar. j) Medlemskontroller (Vilde) Dette må gjennomføres nå! Vi må logge inn på KlubbAdmin og skrive ut liste over betalende medlemmer for å ta med på treninger. Listen ligger ute på Facebook, plukk ut hvilke grupper. Alle må velge tre grupper hver som de skal kontrollere.

3 k) Sponsor (Vilde/Jeanett) Jeanett mener vi må endre taktikk, ettersom vi foreløpig ikke har fått noe respons på sponsorer. Mikkel skal skrive en forkortelse av mailen vi har sendt til Tine. Dette skal sendes ut til markedssjefer, og deretter skal Jeanett ringe opp en uke etter sendt mail for å purre på bedriftene. Vi trenger å oppdatere power pointen som vi sender ut til aktuelle aktører. Jeanett samler informasjon og sender over til Mats i NSI. Spør om han kan hjelpe til. Vedtakssaker l) Søknad om utstyrsmidler fra Sparebankmiddlene Vi har kr etter fra den forrige tildelingen på sist HS-møte. Disse søknaden vil også bli trukket 15 % fra søkte sum, slik de foregående fra forrige søkerrunde ble. - Ulitmate frisbee Søknad OK 5500 NOK for drakter - Tennis Total sum= 9788,237 + mva (som de hadde glemt å sende inn) Får innvilget for å lage en rundere sum, og for å etterkomme noe om momsen. Gruppen er nyoppstartet og trenger derfor utstyr. Tennisrackertene til bruk på kurs bør skape verdiskapning. - Innebandy Ikke innvilget sum søknaden er for lite spesifikk. Vi vet ikke hva de skal bruke pengene på, det må spesifiseres hva som er idrettsutstyr og hvor mye som skal gå til hva. - Squash Alt er treningsutstyr. Søker om NOK. Sier selv at det blir litt billigere, så de får NOK minus 15 %. - Rumpeldunk Finner ikke søknad. Behandles senere. - Orientering * 4 Har tre forskjellige søknader. Nesten alt ser ut til å være idrettsutstyr.

4 13.468, ,- (duffelbag ikke godkjent som idrettsutstyr) , NOK totalt. Trekker fra 1198,- minus 15 %. Eventuelt m) Squash (vedtak) Sponsoravtale mellom Squash-gruppa og Myrens for studentmesterskapet i squash i Vilde signerer avtalen. n) Innebandy (vedtak) De har sendt inn en søknad om nedbetalingsavtale for deres nåværende underskudd som er på ca ,-. De viser til manglende økonomisk styring, mangelfulle løpende regnskap og manglende oppfølging som årsakene til den økonomiske situasjon de finner seg ved i dag. Innebandys forslag er at de skal betale inn kr hvert år for å nedbetale gjelden, samtidig som deler av gjelden blir slettet. Eric, Kenneth og Øyvind ser på saken sammen. Ingen vedtak. Trenger mer info. o) Marlene (ble tatt under punktet «planen fremover» under diskusjonssaker) p) Dans søknad tas på mail. q) Kampen om hovedstaden: Mikkel informerer blir 31. oktober. Sliter litt med å finne bankettlokaler. Det er mellom medlemmer. Har nesten leid BI, men det er ganske dyr leie for disse lokalene. Kan kjøre det på Kroa på BI. Har åpnet for påmeldingen fra andre skoler for å få flere påmeldinger. Fått en del sponsorpenger fra BI. BDO dekker t-skjorter. Jobber med kampoppsett, den oppgaven har Marlene tatt på seg = den må noen andre i styret mest sannsynlig gjøre. r) NSI-samling (dato) Vilde legger ut på Facebook s) Klubbadmin-opplæring (dato) Vilde legger ut på Facebook.

5 Oppsummering av oppgaver til neste gang: Marlene Anne - Eric Julebordinvitasjon, innebandy-sak, snakke med Frøy og sykkelforbundet ang. kriseteam Kenneth Innebandy-sak Kristbjørn - Mikkel Kampen om hovedstaden, sponsor Lars - Øyvind Innebandy-sak Anette Julebordinvitasjon Jeanett Sponsorer Vilde Mathilde NSI-dato, klubbadmin-dato,