Styresaker Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Saksfremlegger: Kristian Innstilling

Transkript

1 ! Referat HOVEDSTYREMØTE NR 05, 2015 Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 17:15 19:15 Møtedeltakere Hovedstyret Kristian Solvin Leder Tilstede Fredrik Lundquist Nestleder Tilstede Madeleine Heiberg Økonomiansvarlig Tilstede Espen Høgset Kasserer Tilstede Pauline Frydenlund Styremedlem Tilstede Adrian Sjøholt Styremedlem Tilstede Ida Bakke Styremedlem Tilstede Even Nærum Styremedlem Tilstede Henrik Skoland Varamedlem Ikke Tilstede Astrid Moen Varamedlem Tilstede Styresaker Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Innstilling Se utsendt referat fra HSM SL sin rapport fra januar og nytt budsjett vedlegges referatet. Vedtak: Godkjent Sak 2: Tennishall Diskusjonssak Tennis holder et foredrag om tennishallen på Lade og hva de ønsker av HS. Økonomisk risiko: Innskudd NTNUI: Eierskap: AS?

2 Lade Idrettshall, et samarbeid mellom NTNUI Tennis, Charlottenlund Tennisklubb, Vikåsen Bordtennis, Trondheim Taekwon-Do klubb og Trondheim kommune. Aktørene som jobber for saken i dag er Stian Antonsen, Øystein Glåmester Anders Kiær, Christoffer Miranda. Stratet opp i januar 2011 som et samarbeidsprosjekt mellom CTK og NTNUI Tennis. Bakgrunn: Riving av Strinda Boblehall med to innebaner. Mål: bygge ny tennishall for to klubber. Status januar 2015 er at Tennishallen er planlagt i første byggetrinn på Lade. Utebanane er planlagt rett på utsiden av innebanene, noe de ikke var på et tidligere tidspunkt. Økonomi - Forhåndsestimert kostnad jaunar 2015, Tennisareal 18 mil, grunnarbeid kommer i tilegg. Grunnarbeid 2-3 mill. Totalt 21 mill kr. Antall kvm 2520 kvm. Pris per kvm 8.33 kr/kvm. Finnansiering (for 4 tennisbaner), støtte av spillemidler 5,0 mill, ekstraordinære spillemidler 0,75 mill, kommunal støtte 0,5 mill. Finnansiering (for 3 tennisbaner + 1 bane), spillemidler 12 mill, ekstraordinære spillemidler 1,8 mill, kommunal støtte 1,2 mill,). Kostnad tennishall 21 mill, økonomisk støtte 6,25-15 mill, låneopptak i banken mill. Driftskostnader - helt avgehengig av driftsmodell. Kommunen har uttalt at drift av garderober går på dem. Ser for seg et automatisk booking system. Fjernvarme vil gi lave og forutsigbare oppvarmingskostnader. Driftinntekter; utleie av baner, evt sponsorer. Risiko; Oprettelse av Tennis AS (eies av NTNUI + CTK) Minimum egenkapital for et AS er kr dvs kr for hver NTNUI og CTK. Tennis AS tar opp lån i banken med kommunal garanti. Trondheim kommune tar i praksis på seg all risiko og ansvar ved en såkalt kommunal simpel garanti. NTNUI og CTK kan maks tape egenkapital som er invistert i Tennis AS. Banken krever ingen egenkapital. NTNUI og CTK kan ikke holdes ansvarlig ved underskudd eller en eventuell konkurs. Styremedlemmene kan i svært få tilfeller holdes ansvarlig. Drift i Tennis AS: Regnskap, utleie, kontroll av medlemskap og banelaie, bestille og følge opp vedlikehold, renhold, vaktmestertjeneste, oppsyn med automatisk bookingsystem, skaffe og følge opp sponsor. Eierksap, fire aktører - Tennis AS, Vikåsen bordtennisklubb, Sør-Trøndelag Taekwon-Do klubb, Trodheim kommune. Fordeler med eierskap - Sikre nok baneleie for NTNUI tennis og CTK nå, og i fremtiden, sikre nok baneleie for NTNUI tennis og CTK i kjernetiden, bestemme timepris for baneleie. Et eventuelt overskudd skal brukes til idrettslige formål og kan for eksempel gi

3 billigere baneleie for NTNUI Tennis. Ulemper med eierskap: krever mer ressurser, i hvertfall i oppstartsfasen. HS og/eller NTNUI Tennis vil måtte stille med 1-2 representanter i styret til Tennis AS. Litt mindre risiko, men driftes Tennis AS fornuftig, vil kommunen sitte med risikoen i og med at kommunnen stiller som garantist. Veien videre; det vil avholdes et møte med kommunen De ser for seg en anbudsrunde etter dette møtet. Foreløpig plan for byggestrat er november Ser for seg en byggeperiode på et halvt år. Kommunen er veldig positive og vil prioritere anlegget. HS ønsker at Tennisgruppa skal fortsette med arbeidet med prosjektet om oprettelse av Tennis AS, og ser på det som en fornuftig driftsmodell av en ny tennishall i Trondheim. NTNUI Hovedstyret er i utgangspunktet veldig positive til forslaget, men kan ikke fatte en beslutning før vi har sett de endelige styredokumentene til Tennis AS. Sak 3: Budsjett Saksfremlegger: Madeleine Innstilling: informasjonssak Gjennomgang av de budsjettene økonomiansvarlig har satt spørsmål ved. Badminton - ikke levert. Capoeira - levert for sent. Dans - har søkt om støtte til flere utenlandskurs/mesterskap, dette vil ikke bli støttet. Fotball - har søkt om veldig mye utstyr, får ikke støtte til alt. Får støtte til et exchange lag, ikke to. Får ikke støtte til alle førstehjelpsskrinene de søker på da de ombudsjetterte fire i januar. Håndball - får ikke innvilget alt av klubbmateriell da de søkte om akkurat samme i fjor, men ikke kjøpte det. Får innvilget halvparten av keeperdraktene de søker om. Ishockey - får ikke innvilget buss til Sverige, buksetrekk, drikkeflasker og kaffetrakter. Karate - får ikke støtte til sommerleir. Kite - spørsmål rundt summen de har søkt om. Langrenn - får ikke støtte til buss til Vasaloppet. Orientering- orientering har søkt om veldig mye støtte, blir kuttet noe. Ridning - søkt om betraktelig mer enn i fjor, blir kuttet noe. Seiling - ikke levert. Sjonglering - ikke søkt om støtte. Volleyball - søkt om mye, må kuttes.

4 Sak 4: NTNUI Håndbak NTNUI Håndbak har ikke vært i aktivitet på to år. Det finnes ikke gruppestyre eller pågangs personer lengre og utvalget ligger i praksis dødt. Vedtak: NTNUI HS legger ned NTNUI håndbak grunnet manglende aktivitet og Sak 5: NTNUI Styrkeløft NTNUI Styrkeløft har ikke vært i aktivitet på to år. Det finnes ikke gruppestyre eller pågangs personer, og utvalget ligger i praksis dødt. Vedtak: NTNUI HS legger ned NTNUI styrkeløft grunnet manglende aktivitet og Sak 6: NTNUI Skiskyting NTNUI Skiskyting har ikke vært i aktivitet på to år. Det finnes ikke gruppestyre eller pågangs personer, og utvalget ligger i praksis dødt. Vedtak: NTNUI HS legger ned NTNUI skiskytingt grunnet manglende aktivitet og Sak 7: Oppsummering møte med Amerikansk Fotball Innstilling: Diskusjon Gjennomgang av møte med Amerikansk Fotball og samarbeidsavtalen mellom NTNUI og TAFK. Amerikansk Fotball skulle rette opp i ting de ikke hadde fulgt opp i avtalen, logobruk osv. Forklarte hvorfor de ikke har fulgt opp 50 prosenten. Ikke bare NTNUI som bruker penger på NTNUI Nidaros Domers, kommer også penger fra TAFT. Sak 8: Eventuelt Innstilling: Diskusjon

5 Sak 8.1 Disponering av årsregnskap Overskudd på 1,15 mill kroner. Skyldes hovedsaklig kr inntekter over budsjett fra moms kompensasjon, leie inntekter i gip, utkjøp av assistco lager. Gruppene har tatt ut kr mindre enn i fjor. Forslag om å bruke på nedskriving av lager og på anlegg, sitter da igjen med et overskudd på 1354,60 kr. HS godkjenner.