Referat: Referatene HSM 26 og HSM 27 godkjennes ved akklamasjon.

Transkript

1 Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 19:15-21:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Ikke tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Se utsendt referat fra HSM 26 og HSM 27. Vedtak: Referat fra HSM 26 og HSM 27 godkjennes Referat: Referatene HSM 26 og HSM 27 godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Ukentlig oppdatering (10 min) Emilie: Ledersamling, lov- og organisasjonsseminar, møte med UKA, arealbehovmøte. Jobbet en del med NIF IT, jobbet med arealbehovskjema og vært i møte med rugby. Thomas: Ledersamling, mail og mye diverse småting. Mathias: Ledersamling, diverse arbeid. Vilde Q: Skrevet på erfaringsskrivet, ekstrabevilgninger og kontaktet danske bank angående app kommer ny app for bedrifter etter jul. Har også sett mer på hyttelånet. Gard: Ledersamling, planlagt grøtfest og jobbet med Dødens dal. Trond Jørgen: Martine: Reservert dato gruppeledersamling, fått bra tilbud på kapteinbånd og jobbet med dokument om medlemstall. Kristian: Nettsida og mail. Vilde A: Ledersamling, møte rugby og begynt å redigere på årshjulet. Katrine: Ledersamling og møte med VT-idrett. 1

2 Sak 3: SM i Triatlon (10 min) NTNUI- Triatlon ønsker å søke om SM i Triatlon De arrangerte SM også i 2016, og gikk da med et overskudd. Les gjennom søknad og se over budsjett som ligger vedlagt til møtet. Forslag til vedtak: NTNUI- Triatlon skal søke om SM I Triatlon for våren Referat: Fått gode tilbakemeldinger på deltagerundersøkelsen etter forrige SM. Bra for de å ha et arrangement da dette også gir mulighet til å skaffe seg inntekter. Enighet i at triatlon skal få lov til å søke om nytt SM. Sak 4: Fristasjoner på Sit sine treningssenter (20 min) I campusprosjektet som pågår nå er det viktig at vi sikrer NTNUIs interesser. En av disse er å holde medlemsprisene så lave som mulig. En av grunnene til at prisene er lave i dag er at NTNU drifter treningssentrene til Sit på Gløshaugen og på Dragvoll (dette kalles fristasjon). I de nye campusplanene er Dragvoll ikke medregnet som fristasjon lenger, og i tillegg har man fått indikasjoner på at treningssenter- delen i Elgesetergate ikke vil være fristasjon. Kun utvidelsen med Elgesetergate vil ifølge Sit Idrett vil dette gi en økning på rundt 300kr i året per medlemskap. For at vi skal klare å holde prisene nede er det i NTNUIs ønske at NTNU stiller med fristasjoner på treningsarealer som er på campus. For å få gjennom det, må det opp til vedtak i Studenttinget og i Studentparlamentet, dette kan vi gjøre ved å gå gjennom AU (arbeidsutvalget i Studenttinget). Vi bør skrive en sak som vi sender inn til AU, slik at de sitter på tilstrekkelig med informasjon og at de ønsker å ta dette videre. Hva mer bør vi gjøre, og hvem kan hjelpe til med å skrive sak? Referat: Dersom prisene på den totale pakken stiger risikerer vi å miste mange medlemmer. Prisene kan holdes nede ved at NTNU tilbyr fristasjoner på trening- og idrettsareal. NTNUI sender inn en sak på dette til Arbeidsutvalget i Studenttinget som tar det videre i Studenttinget og i Studentparlamentene i Gjøvik og Ålesund. Katrine og Vilde hjelper Emilie med dette. Saken bør være sendt til arbeidsutvalget før Sak 5: Klubbadmin (20 min) og vedtak NIF IT kom med et tilbud til integreringen på totalt kr ,-. Mva. Tilbudet fra Exceline kom ikke, og derfor kom NIF med et tilbud selv. Tilbudet er på 60 timer jobb, der vi selv må stille med tilsvarende en arbeidsdag til testing. Tilbudet er rimelig til en integrasjon å være, og det er NIF selv som gjør integrasjonen, som kjenner systemene. Dette er gitt at Exceline gir den tilgangen de trenger. 2

3 Referat: Venter på kontrakter og bekreftelse fra Exceline. Tar et vedtak så fort vi vet noe mer. Sak 6: Innkjøp til Mosjon (10 min) Innkjøp av badmintonutstyr til badminton-mosjonsøkter. Vært stort oppmøte på mosjonsøktene i siste og de få rackertene Sit har til utlån blir borte med en gang. Derfor et behov for å kjøpe inn. Begrunnelse: badminton på mosjonsplanen gjør den mer variert, derfor lyst til å fortsette å ha denne økten der. Tenker å kjøpe 5 rackerter til 99kr/stk og to rør med fjær til 69kr/stk. TOT: 633NOK inkl. mva. Forslag til vedtak: HS godkjenner innkjøp av badmintonutstyr Referat: Dette er penger som går fra mosjonspotten. Foreslår også å kjøpe inn volleyballer og refleksvester. Godkjenner kjøp av nytt utstyr. Sak 7: Grøtfest (10 min) er det grøtfest. Det må ordnes litt til dette. Hvor mange er påmeld? Det må informeres og evt. søkes om å få være på kontoret eller i Armfeldtsalen. Grøt må kjøpes inn, og varmes. Hvem gjør hva? Referat: Det er omtrent 20 stk. påmeldt så langt. De er invitert til kl og HS avtaler å møtes litt før. Kan bestille grøt fra Sit til 68 kr per person. Dette er dyrt, sjekke ut storecash og toro. Kan varme poser med ferdiggrøt i vaskemaskinen. I tillegg til grøt ordner vi kaffe, saft og vafler, dette har vi mye igjen av etter TV-aksjonen. Trenger også en til å være nisse. Må handle inn godteposer, mandel i grøten og premie. Må også finne fram juletreet. Gard lager handleliste og ringer, Kristian bringer. Sak 8: ENAS (10 min) Fra er Emilie på ENAS- konferansen på Malta. ENAS står for «The Europan Network of Academic Sports Services», og er som en samling av studentsamskipnader i Europa. Der skal hun være foredragsholder og skal snakke om NTNUI under temaet «Volunteering and leadership development». Har dere noen innspill på hva som kan være lurt å dra inn? Referat: Mange gode forslag. Blant annet kan det være lurt å nevne frivilligheten, verdiene 3

4 våre, tradisjoner, erfaring, gruppeledersamling, forankring i medlemsmassen, fokus på bredde, kombinasjonen av bredde og topp og at det ikke hadde gått rundt uten støtte fra det offentlige. Viktig å også få med gruppene, koiene, studenterhytta og at NTNUI også brukes av mange internasjonale studenter. Sak 9: Studentlekene 2017 (20 min) Saksfremlegger: Thomas Thomas og Mads forteller om SL Forbered spørsmål. Referat: Skal arrangere 15 idretter og har budsjettert med 1800 deltagere. Det meste av haller er reservert, det vil bli åpningsseremoni og akkreditering på Samfundet. Er vanskelig å få tak i sponsorer, men etter at man kuttet t-skjorter til deltagerne ser det greit ut økonomisk allikevel, særlig om det ordner seg med legater. To skoler til overnatting er ordnet gjennom kommunen og logistikk jobber med å få tak i flere. Lurt å ha tre skoler. Har et mål om å dele ut medaljer på banketten og på den måten gjøre det litt mer høytidelig. Sak 10: Gruppelederveiledning (10 min) Saksfremlegger: Thomas Gruppelederveiledning er sendt ut på mail på forhånd. Alle leser nøye gjennom og ser om det er noe som trenger å legges til. Referat: En del punkter som bør legges til og nevnes. Få inn et punkt om PR og KA og hvordan gruppene kan promotere seg selv gjennom disse kanalene. Legge med en liten forklaring av hva idrettskavalkaden er, Martine skriver denne. Emilie skriver litt mer om medlemsregistreringen. Bør også nevne trenernes roller og trenerkontraktene, hva NSI er, at gruppas HSK skal være behjelpelig med spørsmål og at drakter og avtaler må godkjennes av HS. Bør også ha med punkt om regnskapet, ekstrabevilgninger og gruppeledersamling. Alle sender inn sine punkter til Thomas innen søndag. Sak 7: Til neste gang (10 min) Saksfremlegger: Alle Emilie: Møte med Elle fra VT, møte med studentmediene angående hvit måned, reise til Malta på ENAS-konferanse. Thomas: Få ferdigstilt gruppelederveiledningen og purre på diverse ting. Vilde Q: Ekstrabevilgninger, punkter til gruppelederveiledning og kassererveiledning. Gard: Jobbe med Dødens dal, grøtfest og strategidokument. Trond Jørgen: Martine: Telle lag og medlemmer. Skrive punkter til gruppelederveiledningen. Kristian: Jobbe med nettsida. Vilde A: Møte med frisbee, kontakte Gråkallen-prosjektet, idrettsrådmøte og se på årshjulet. 4

5 Katrine: Få ut KA og bleste rundt det. Sak 11: Eventuelt (5 min) 11.1 UKA positive til UKA-rundt Kristian trenger mannekeng for å få vise fram NTNUI-klærne på nettsida. Gard stiller Hvordan gjør vi det med refusjon etter ledersamlingen? 11.4 Ring rundt til de gruppene som ikke har svart på medlemsregistreringen HSK tar sine grupper Lager drive med oversikt over planene på når ting skal gjøres alle fyller inn egne planer Lurt å bruke HS-jakka litt på skolen, dette er bra promotering! 11.7 Kapteinbånd, hvor mange trenger vi? Martine teller antall lag Kjører en felles arbeidskveld på søndag for de som kan, hyggelig å jobbe litt sammen. 5