Generalforsamling. Referat

Transkript

1 Generalforsamling Referat

2 Tirsdag 10. september 2013 kl Auditorium S7 på Gløshaugen Saksliste generalforsamling NTNUI tirsdag 10. september 2013 Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede Sak 2: Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden Sak 3: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen Sak 4: Behandle halvtårsberetninger fra Hovedstyret og Hyttestyret Sak 5: Behandle halvtårsregnskap fra Hovedstyret og Hyttestyret Sak 6: Foreta nødvendige valg 6.1: Valg av Styremedlemmer til Hovedstyret 6.2: Valg av varamedlem til Hovedstyret 6.3: Valg av varamedlem til Hovedstyret 6.4: Valg av hyttesjef til hyttestyret 6.5: Valg av visesjef til hyttestyret 6.6: Valg av kasserer til hyttestyret 6.7: Valg av Øl og badstuoppmann til hyttestyret 6.8: Valg av valgkomiteen Sak 7: Orientering om Armfeldtutvalgets arbeid Sak 8: Eventuelt Sak 9: Sigmonds Staup og kveldsmat på Hytta

3 Sak 1: Referat: Vedtak: Godkjenne til stemmeberettigede Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner de stemmeberettigede. KK telte de stemmeberettigede. 32 stemmeberettigede godkjent ved akklamasjon. Sak 2: Vedtak: Godkjenne innkallingen Hovedstyret Generalforsamlingen godkjenner innkallingen Godkjent ved akklamasjon. Sak 3: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen Hovedstyret Dirigent: Bjørn Bergholdt Referenter: Til å signere protokollen: Aurora Øvretveit og Julie Krøgenes Adrian Sjøholdt og Stian Karlsen Referat: Vedtak: Dirigent, referenter og personer til å signere protokollen ble valgt. Dirigent, referenter og personer til å signere protokollen ble godkjent ved akklamasjon. Sak 4: Behandle halvårsberetninger fra Hovedstyret og Hyttestyret Hovedstyret og Hyttestyret Referat: Vedtak: Leder i Hovedstyret Kristian Solvin og tidligere visesjef i Studenterhytta Brede Velde Jensen informerte om Hovedstyrets og Studenterhyttas aktivitet siden forrige generalforsamling. Generalforsamlingen godkjente Hovedstyrets og Studenterhyttas halvtårsberetning ved akklamasjon.

4 Hovedstyrets halvårsberetning 19. februar september 2013 Sammensetning Leder: Nestleder: Kasserer: Økonomiansvarlig: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem: Varamedlem: Kristian Solvin Aurora Øvretveit Fredrik Lundquist Andreas Lyder Pedersen Haakon Utby Stine Stangeland Sæle Aurora Smith Elgesem Pauline Frydenlund Julie Krøgenes Jørgen Sundheim Møtevirksomhet og representasjon Hovedstyret har i perioden hatt 20 hovedstyremøter, der første møtet etter overlappsseminaret ble benyttet til å konstituere styret og fordele roller i styret. Hovedstyret arrangerte en teambuldingstur til Heinfjordkoia i mars. Hovedstyret har overholdt sine pålagte oppgaver uten at noen har gått av utover de som skulle på utveksling. (Jørgen Sundheim, Aurora Elgesem og Stine Sæle). NTNUI har vært representert i prosjektgruppen for ny Trondheims modellen ved Haakon Utby. Hovedstyret var representert ved årsmøte til idrettsrådet ved Kristian Solvin og Aurora Øveretveit. På årsmøte ble Svein Christian Wedum valgt inn i idrettsrådet som varamedlem, der han vant 45 mot 3 stemmer Prosjekter AssistCo AssistCo har opprettet en salgssjef som har tilhørighet i Trondheim. Hovedstyret ser positivt på arbeidet videre med AssistCo-avtalen, og begge parter ønsker et økt fokus rundt mulighetene avtalen gir oss. Ny Nettside Hovedstyret iverksatte arbeidet rundt ny nettside ved påsken. Junior Consulting ble leid inn for å gjøre jobben. Den nye siden ble satt inn i slutten av juni Overgangen har ikke godt like godt

5 som vi hadde håpet på. Det skyldes dårlig kommunikasjon ut fra hovedstyret til gruppene, noe hovedstyret tar kritikk for. Arbeidet med siden vil fortsette utover høsten for å få på plass de ønskede funksjonene. SL 2013 SL2013 er nå avsluttet og prosjektet ses på som en suksess. SL gikk ca i overskudd, men rapporten som skulle leveres i henhold til mandatet prosjektet fikk er ikke ferdigstilt enda. Dette grunnet innkomne regninger i ettertid. Gudenes natteliv Gudenes natteliv, årets NTNUI-fest, ble avholdt på Samfundet. Arrangementet var en stor suksess igjen. Arrangementskomiteen gjorde en god jobb og mange NTNUIere var fornøyde med kvelden. Kompetanse/sosiale arrangementer Overlappseminar og gruppeledersamling Overlappsseminar for det nye og gamle styret ble tradisjonen tro avholdt på Studenterhytta fredag 1. mars, med påfølgende gruppeledersamling 2.-3.mars. Under overlappsseminaret ble styrene kjent med hverandre og fikk en innføring i hvordan NTNUI fungerer organisatorisk. Dette overlappsseminaret var svært nyttig og det ble gjort mye god erfaringsoverføringer mellom det nye og gamle HS. Gruppeledersamlingen samlet mange av lederne i NTNUI. Fokuset på samlingen var lederskole samt en del jobbing rundt trondheimsmodellen for studieretten. Ny leder gikk også og la seg sist Hyttas beretning Halvtårsberetning vår 2013 Hyttesjef: Anna Helena Eidsvig Visehyttesjef: Brede Velde Jensen Kasserer: Marie Birkeland Moe

6 Økonomiansvarlig: Anna Helena Eidsvig Øl og Badstuoppmann & Arrangøransvarlig: Knut Arne Hildenes Web-ansvarlig: Brede Velde Jensen Hyttevaktansvarlig: Johan Lillestråle Øvrige medlemmer: Kent-Erik Heen, Ingelin German, Anne Kari Øhman Meisingset, Johan Osmundsen, Håkon Reutz, Thomas Tichelkamp, Marie Rekve, Fredrik Thommesen, Øyvind Hetland, Sigbjørn Tungodden, Andreas Havn Andresen Aktivitet: Fremdeles mange som bruker hytta som et samlingspunkt under skiperioden. Middagstilbudet i ukedagene og helgene er særlig populært. Vi har som regel ledig kapasitet på overnattinger i helgene. Resultatet av nye festdager (fredager) har vi opplevd en stor pågang fra linjeforeninger/ntui-organisasjoner som har benyttet seg av dette tilbudet. Å ha arrangementer ved helgeoppstart har hatt en positiv effekt på bruken av hytta. Bruken avtar gradvis når våren kommer, men vi har en stabil tilstrømning av turglade gjester i helgene, og mer svingende tendenser i ukedagene. Vi merker at majoriteten av gjestene under vanlige åpningsdager er utvekslingsstudenter utenfor skisesongen. Eksamensperioden var i vår svært populær, og vi hadde en jevn strøm av eksamenslesende på Hytta. Økonomi: Da det har vist seg vanskelig å verve regnskapsfører som kan sitte i lengre perioder, har Studenterhytta valgt å fase ut denne delen av driften til et regnskapsbyrå. Byrået tar seg nå av regnskap og lønnskjøring. Dette er den eneste nye utgiftsposten i vår, og Hytta har ikke foretatt andre større innkjøp. Totalt sett går driften bra, og vi stiller godt nok økonomisk til at vi har en liten buffer ved starten av høstsemesteret. De store inntektskildene er fremdeles utleie til fest og seminar, og dette er noe av det som gjør at vi fortsatt kan operere med lave priser på vanlige tilbud. I praksis har hytta i vår operert med kun èn ansatt kokk. Dette har gjort at vi har hatt lavere utgifter på

7 lønningssiden dette semesteret. Kun mindre prosjekter ble gjennomført under dugnaden i januar, og disse var heller ikke kostbare. Styret: I vår har styret hatt en solid base av aktive styremedlemmer, og arbeidsmengden har derfor latt seg fordele mer effektivt enn tilsvarende periode på høstsemesteret. Et par nye medlemmer ble vervet i midten av vårsemesteret, som en overgangsfase til flere medlemmer enten var ferdige med sitt studium eller valgte å forlate sine verv. Til tross for at vi har vært et relativt stor styre denne våren har arbeidsmengden vært stor da vi har operert med èn kokk. Styret er igjen i gang med verving til sentrale verv dette semesteret. Fremtid: Da de nye ledervervene var satt internt vedtatt i vår, kunne erfaringsoverføringen starte umiddelbart. En jevnere dialog mellom påtroppende og avtroppende ledere har gjort at styret nå stiller sterkt i møtet med de utfordringer som kommer i løpet av høsten. Vi er i full gang med å skaffe ny kokk til vår 50% stilling, og søker å få dette gjennomført i løpet av de første månedene dette semesteret. Jubileumskomiteen jobber med å fullføre planleggingen av 100års-jubileumet til vinteren. Vi håper på at økt tilstedeværelse i sosiale medier og ny nettside skal bidra til å øke bruken av hytta på de ordinære åpningsdagene våre dette semesteret. Anna Helena Eidsvig & Brede Velde Jensen Sak 5: Referat: Behandle halvtårsregnskap fra Hovedstyret og Hyttestyret Hovedstyret og Hyttestyret NTNUIs hovedkasserer Fredrik Lundquist og avtroppende hyttesjef Anna Eidsvig gjennomgikk Hovedstyrets og Studenterhyttas halvårsregnskap. Spørsmål fra Bjørn Bergholdt: Hvor mye koster regnskapsføreren, og vil hytta være i balanse med utgifter til både kokk og regnskapsfører i fremtiden? Svar fra Anna: Ja, det vil vi være. Ved antatt utgift på regnskapsfører og kokk går vi med et lite overskudd, som skal brukes på å dekke hyttas gjeld. Hytta står per i dag i gjeld på grunn av innføringen av AFP i fjor. Hytta regner med å gå i balanse på sikt. Spørsmål fra Ståle Gjelsten (leder av orientering): Er det normalt med et

8 overskudd på kroner på et semesters drift? Svar fra Anna: Nei, det er satt av ca kr til vedlikehold utover høsten. Overskuddet vil bli brukt til å dekke AFP-gjelden. Spørsmål fra Anna: Ønsker noen å få balanse- og regnskapsrapport fra i fjor tilsendt? Stian Rakke ønsker det tilsendt. Vedtak: Generalforsamlingen godkjente Hovedstyrets og Studenterhyttas halvårsregnskap ved akklamasjon. NTNUI Hovedstyret sitt halvårsregnskap Hovedstyret har i første halvår 2012 hatt driftsinntekter på kr 3,071 millioner og driftskostnader på kr 1,892 millioner. Ut fra disse tallene ser det ut til å være et foreløpig overskudd, men det må tas med i betraktningen at store utgifter som overføring til gruppene og mosjonsutvalget ikke er ført i regnskapet per dags dato, disse føres først ved årsslutt. Altså kan et riktig bilde av resultatet først sees i helårsregnskapet. En del av gruppene og utvalgene har fått utbetalt forskudd av årets HS-midler, som de har fått innvilget gjennom budsjett. Dette fremkommer som en positiv gjeld i balanserapporten, i praksis en fordring. Grunnet UKA 13, kommer leieinntektene fra GIP til å være betraktelig mindre, se Hovedstyrets budsjett for Det er å anta at leieinntektene ikke kommer til å øke merkbart utover høstsemestret. Halvparten av avskrivningen på Gløshaugen Idrettspark er ført så langt i år, det vil si kr Det har blitt betalt ett avdrag i tillegg til renter på lånet til SiT, i henhold til avtalen mellom SiT og NTNUI. Totalt beløp på kr ,67, der kr ,67 er kostnadsførte renter i 2012-regnskapet. NTNUI Hovedstyret Balanse periode 0-6 Periode 2013 Periode Tomter,bygninger og fast eiendom Tomter, bygninger og annen fast Sum tomter,bygninger og fast eiendom Sum anleggsmidler Varelager og forskudd til leverandører Varebeholdning, diverse effekter Varebeholdning, klær og materiell Sum varelager og forskudd til leverandører Kortsiktige fordringer

9 Kundefordringer Bordtennis Dans Fotball Lacrosse Orientering Paintball Roing Rugby Studenterhytta Sykkel Fordring mosjonsutvalget Fordring studentlekene Fordring sit Sum kortsiktige fordringer Kontanter bankinskudd o.l Kontanter, kasse Bankkonto, drift Bank, prosjekt Bank, hyttefond Bank, koiefond Bank, høyrentekonto Bank, skattetrekk Sum kontanter bankinskudd o.l Sum omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Egenkapital Sum egenkapital Avsetning for forpliktelser Avsetning til prosjekt Avsetning til hyttefond Avsetning til koiefond Avsetning medlemskontingent Sum avsetning for forpliktelser Sum langsiktig gjeld Leverandørgjeld Leverandørgjeld Sum leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter Inngående mva 25% Oppgjørskonto mva Grunnlag inngående avgift høy sats Motkonto inngående mva høy sats Sum skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Aikido Amerikansk fotball Badminton Bandy Baseball og softball Basket Bordtennis

10 Capoeira Cricket Dans Dykking Fekting Fotball Friidrett Frisbee Golf Håndball Innebandy Ishockey Judo Karate Kite Koiene g Lacrosse Langrenn Orientering Padling Paintball Qwan ki do Ridning Roing Rugby Seiling Ski og fjell Skiskyting Skyting Snowboard Squash Svømming Swing og folkedans Sykkel Tae kwon do Telemark-alpint Tennis Tenshi-tsume Tindegruppa Turn Volleyball Wa kwa chuan Wing chun Vannpolo Gjeld medlemmer Gjeld sit Sum annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld & egenkapital Resultat Sum resultat Sum balanse

11 Noter til Balanse 1 Gløshaugen Idrettspark 2 Utstående fakturaer hos GIP, se 3600 Leieinntekter 3 Delbetaling av kurs i regi av Olympiatoppen 4 Delbetaling av kurs i regi av Olympiatoppen 5 Inntekter fra salg av halvårsmedlemskap, se Hummelbeholdningen på Rjukan, ført inn i regnskapet 2012 NTNUI Hovedstyret Resultat periode 0-6 Periode 2013 Bud. periode Salgsinntekt Salg av materiell, avgiftsfritt Salg av materiell, mva-pliktig Salg av materiell til gruppene Sponsorinntekter Inntekter nsi forbundsting Egenandel, stevne/arrangement (fra egne Tilskudd, nif Tilskudd, momskompensasjon Tilskudd, velferdstinget Tilskudd, særforbund (hver gruppes Tilskudd, andre Tilskudd, vt ekstraordinær Sum salgsinntekt Annen driftsinntekt Leieinntekter Inntekter fra andre grupper i ntnui Medlemskontingent jan-jun Medlemskontingent jul-des Avsatt medlemskontingent fra forrige år Andre avsetninger Gaver Dugnadsinntekter Diverse inntekter (benyttes helst ikke) Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Varekostnad Innkjøp av varer for videresalg Lagdrakter Sponsing av utstyr til grupper intern i Beholdningsendring Trener-/instruktørutdanning Kurs

12 Prosjekter Sum varekostnad Lønnskostnad Lo/nho-ordning Egen pensjonsordning Sum lønnskostnad Avskriving på varige driftsmidler mm Avskrivning Sum avskriving på varige driftsmidler mm Annen driftskostnad Leie av lokaler, tomt, etc Oppussing bygninger, lokaler Leie maskiner, inventar Datautstyr Programvare Serverdrift Reparasjon og vedlikehold Revisjon og regnskapshonorarer Kontormateriell Kopiering Trykking Utgifter egne møter Utgifter reise til andres møter Utgifter tillitsrepresentantsamlinger Utgifter ntnui orden Utgifter nsi forbundsting Telefon Porto Forbundskontingent Reklame/annonser/profilering Reklame/annonser/profilering, Gaver Ntnui orden Ekstrabevilgninger grupper Overføring gruppene Tilskudd mosjonsutvalget Sm-støtte grupper i ntnui Forsikring Øredifferanser Gebyr Tap på fordringer Sum annen driftskostnad Sum driftskostnader Sum driftsresultat Annen renteinntekt Renteinntekter (kreditrenter i desember) Sum annen renteinntekt Annen rentekostnad Rentekostnader Sum annen rentekostnad Annen finanskostnad Avsetning prosjektmidler Sum annen finanskostnad

13 Sum ordinært resultat før skattekostnad Sum ordinært resultat Sum årsresultat Sum resultat Noter til Resultat 1 1.halvårsbetaling fra Velferdstinget 2 Redusert inntekt pga UKA 3 Fordring til Sit, se konto 1592 i Balanse * 200kr = ,- 4 Grønngallaer og smørebod 5 Grønngallaer 6 Trenerkurs ved Olympiatoppen, HS betaler 50%(50 000) 7 Smørebod på Dragvoll, promoteringsmidler for Gråkollen Vinterpark 8 GIP 9 Kjelleren på Moholt + Transittgata 10 HS-kontor 11 2 nye PC-er, 3 nye skjermer til HS-kontoret 12 Mest sannsynlig ikke flere utgifter enn dette pga fraværende vedlikehold av Øyvind Myhre 13 KA, fikk ikke trykt opp "Velkommen til NTNUI"-utgave til immatrikulering 14 Mat og andre diverse utgifter til ordensrådsmøte 15 Ganske høy pga mye feil i porto fra gruppene. 16 Medaljer til NTNUI Orden, og reparasjon av storkors 17 Bankomkostninger, purregebyr Halvtårsregnskap fra Studenterhytta Studenterhytta sitt halvtårsregnskap blir ettersendt så snart det er klart. Sak 6: Foreta nødvendige valg Referat: Sak 6.1: Valg av Styremedlemmer til Hovedstyret Valgkomiteen Generalforsamlingen velger de innstilte som styremedlemmer i Hovedstyret. Innstilling: Julie Krøgenes og Beate Norheim Referat sak 6.1: Vedtak sak 6.1: De innstilte styremedlemmene kom fram og presenterte seg, fortalte litt om seg selv og hva de ønsker å bidra med i Hovedstyret. Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens innstilling ved akklamasjon.

14 Sak 6.2: Valg av Varamedlem til Hovedstyret Generalforsamlingen velger den innstilte som varamedlem i Hovedstyret. Innstilling: Espen Høgset Valgkomiteen Generalforsamlingen velger den innstilte som varamedlemmer i Hovedstyret. Innstilling: Generalforsamlingen valgkomiteens innstilling godkjenner ved akklamasjon Referat sak 6.2: Vedtak sak 6.2: Det innstilte varamedlemmet kom fram og presenterte seg, fortalte litt om seg selv og hva han ønsker å bidra med i Hovedstyret. Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens innstilling ved akklamasjon. Sak 6.3: Valg av varamedlem til Hovedstyret Valgkomiteen Generalforsamling velger de innstilte som varamedlem i Hovedstyret. Innstilling: Madeleine Heiberg Referat sak 6.3: Vedtak sak 6.3: Det innstilte varamedlemmet kom fram og presenterte seg, fortalte litt om seg selv og hva hun ønsker å bidra med i Hovedstyret. Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens innstilling ved akklamasjon. Sak 6.4: Valg av hyttesjef til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som Hyttesjef i Hyttestyret. Innstilling: Fredrik Thommesen Referat sak 6.4: Innstilt hyttesjef kom fram og presenterte seg og fortalte hva han ønsker å bidra med som hyttesjef.

15 Vedtak sak 6.4: Generalforsamlingen godkjente innstillingen ved akklamasjon. Sak 6.5: Valg av visesjef til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som Visesjef i Hyttestyret. Innstilling: Øyvind Storesund Hetland Referat sak 6.5: Vedtak sak 6.5: Avtroppende hyttesjef Anna Eidsvig kom fram og fortalte om innstilt visesjef Øyvind Storesund Hetland, da han ikke var til stede, men på lab. Generalforsamlingen godkjente innstillingen ved akklamasjon. Sak 6.6: Valg av kasserer til Hyttestyret Hyttestyret Referat: Det er ingen kandidater til å overta vervet som kasserer i hyttestyret. Ny kasserer ble derfor ikke valgt. Sak 6.7: Valg av Øl- og Badstuoppmann til Hyttestyret Hyttestyret Generalforsamlingen velger den innstilte som Visesjef i Hyttestyret. Innstilling: Jonas Ali Ghanizadeh Referat sak 6.7: Vedtak sak 6.7: Innstilt Øl- og Badstuoppmann kom fram og presenterte seg og fortalte va han ønsker å bidra med i hyttestyret. Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens innstilling ved akklamasjon. Sak 7: Orientering om Armfeldtutvalgets arbeid Leder av Armfeldtkomiteen Haakon Utby

16 Referat: Generalforsamlingen tar orienteringen til etterretning. Leder av Armfeldtkomiteen Haakon Utby orienterte om Armfeldtutvalgets arbeid ved å legge fram Armfeldtrapporten. Spørsmål fra Stian Rakke (fotball): Er det gjort anslag utover at det er en risiko i forhold til det å skille seg ut fra SiT i forhold til medlemsmasse? Svar fra Haakon: Vi ser at nå er det ca halvparten som ikke er medlem i en gruppe. Hvor mange medlemmer NTNUI vil få ved en slik modell er vanskelig å si. Stian Rakke: I forhold til støtte fra for eksempel VT, ser man for seg at det blir endringer i forhold til den støtten? Svar fra Kristian Solvin: VT har sagt opp den nåværende avtalen med NTNUI og de andre idrettslagene. Forhandlingene med VT er satt i gang, og vi arbeider med å utarbeide en avtale som gir oss støtte ut fra hvor mye aktivitet vi har, ikke ut fra antall medlemmer. I dag får vi penger per medlem. Stian Rakke: Dersom de tre forutsetningene ikke tilfredsstilles, har vi noen alternativ til den modellen som er satt opp nå? Hvor bastante er de forutsetningene? Svar fra Haakon Utby: Dette er det ideelle. Vanskelig å si hvor reelt det er, men det er punkt vi står sterkt på. La her fram ideell situasjon. Kommentar fra Kristian Solvin: Det er totalt utredet 5 ulike modeller, men dette er den modellen Armfeldtutvalget har utformet og som Hovedstyret stiller seg bak. Spørsmål fra Håvard fra Ski og fjellsport: Er det tenkelig at NTNUI bygger sine helt egne styrkerom, haller osv. dersom det er økonomisk gunstig? Svar fra Kristian Solvin: Dette er en sak som har vært vurdert før, men det er mye mer rimelig å trene hos SiT enn å trene hos ein annen privat aktør. Styrketreningsrommet til SiT er prisgunstig. Kommentar fra Haakon Utby: Lavterskeltilbudet er viktig å bevare. Ønske om å bevare dette fra alle parter. Vedtak: Sak 8: Generalforsamlingen tar orienteringen til etterretning ved akklamasjon. Nyvalgt Visesjef i Hyttestyret presenterer seg Øyvind Storesund Hetland var ferdig på lab, og var nå til stede. Han kom fram og presenterte seg. Sak 9: Sigmonds Staup og kveldsmat på Hytta

17 Underskrifter: Adrian sjøholdt, protokollunderskriver Stian Karlsen, protokollunderskriver Aurora Øvretveit, referent Julie Krøgenes, referent