Prosjektplan for utvikling av karrieresentre i Buskerud

Transkript

1 Prosjektplan for utvikling av karrieresentre i Buskerud -25.november 2013-

2 1.Bakgrunn for prosjektet Bakgrunn for prosjektet er en rapport laget av en arbeidsgruppe fra NAV Buskerud og Buskerud fylkeskommune etter oppdrag fra direktøren i NAV Buskerud og fylkeskommunen ved leder i utviklingsavdelingen og fylkesutdanningssjefen. Begge parter ønsker samarbeid for å utvikle et godt tilbud innen karriereveiledning for befolkningen i Buskerud. Utgangspunktet bør være at et karrieresenter kan gi tilbud om karriereveiledning til den voksne delen av befolkningen og gi veiledning til ungdom som ikke er i skolen. Senteret bør sammen med aktuelle samarbeidspartnere, kunne koordinere, samordne og samarbeide på tvers av utdanningsnivåene og mellom utdanning og arbeidsliv. Visjoner for videre utvikling av karrieresentrene i Buskerud: -Være regionale ressurssentre for karriereveiledning for alle -Drives i et samarbeid mellom Buskerud fylkeskommune, NAV Buskerud og kommunene -Samarbeide tett med alle relevante samarbeidspartnere: Arbeidstaker- og arbeidsgiverorganisasjoner, næringslivet generelt, utdanningsinstitusjoner fra grunnskole til høyere utdanning. -Samle alle offentlige tjenester som er relevante i karriereveiledningssammenheng -Være dynamisk og utviklingsorientert -Være et kompetansesenter for livslang læring -Kunne arrangere foredrag, jobbmesser, seminarer, kurs mv. -Ha en kjernebemanning, men fleksibel bruk av personalressurser hos eierne og andre interessenterha et forebyggende perspektiv Når det gjelder utfordringene innenfor karriereveiledning i Buskerud i dag kan dette oppsummeres slik: -For liten kapasitet til behovet i befolkningen, jf. Vox-undersøkelsen For lite samordning av de ulike instansene som arbeider med karriereveiledning -Manglende samarbeid mellom fylkeskommunen, kommunene og NAV innenfor karriereveiledning -Fragmentert tilbud inne karriereveiledningstilbud for voksne -For liten kjennskap til hverandre, til arbeidsoppgaver og til tilbud -Uklare grenser for ansvar/henvisning -Generelt for liten arbeidsmarkedskompetanse -Generelt for liten veiledningskompetanse -For dårlig kjennskap til utdanningsmuligheter lokalt, nasjonalt og internasjonalt -Tilbudene, som i dag finnes, er for lite kjent 2.Innledning Karriereveiledning defineres som: "tjenester og aktiviteter som skal hjelpe personer, uavhengig av alder og tidspunkt i livet, til å ta valg når det gjelder utdanning, opplæring og arbeid, og til å håndtere egen karriere. Tjenestene kan finnes i skoler, på universiteter og høgskoler, i opplæringsinstitusjoner og i arbeidsmarkedstjenester, på arbeidsplassen, i frivillig eller i privat sektor. Aktivitetene kan foregå på individuell basis eller i grupper, og i samme rom eller over avstand (inkludert telefon og nettbaserte tjenester). Disse kan inkludere informasjon (i trykket form, på nett eller annet), tester, veiledningssamtaler, karriereutviklingskurs og -programmer (for å hjelpe personer til å utvikle selvbevissthet, bevissthet om muligheter og karrierehåndteringsferdigheter), smakebitkurs (for å sammenligne alternativer før valg), jobbsøkerkurs og hjelp i overgangsfaser." (OECDs definisjon av karriereveiledning; oversatt til norsk av VOX) 2

3 Karriereveiledning er viktig både for den enkelte, men også for utvikling og omstilling i arbeidslivet. Både den unge og voksne del av Buskeruds befolkning opplever å måtte ta valg både før og underveis i sin utdanning og yrkesvei. Stadig mer komplekse yrkesveier, endringer og omorganiseringer i arbeidslivet, gjør at veien fram mot et yrke/utdanning er mer komplisert enn før. For å kunne ta gode valg om egen fremtid, trenger man innsikt om både seg selv, om arbeidslivet og de muligheter/begrensinger som samfunnsutviklingen tilbyr. Arbeidslivets organisasjoner påpeker også kravet til videreutvikling av egen kompetanse, samt at det blir et mer kunnskapsintensivert arbeidsliv. Økt utdanningsnivå og flere i arbeid er nødvendig for den regionale utviklingen i Norge. Karriereveiledning er også et viktig virkemiddel for å heve utdanningsnivået i fylket. Dette er særlig viktig fordi utdanningsnivået i Buskerud er lavere enn landsgjennomsnittet. Utdanningsnivået er lavere enn det nasjonale nivået både i privat og offentlig sektor. Det er også store regionale forskjeller innad i fylket. Kongsberg/Numedal og Drammensregionen ligger best an i fylket. Hallingdal og Midt- Buskerud er langt svakere på statistikken. Videre har Buskerud et lavt antall studieplasser i forhold til innbyggertallet. Karriereveiledning er også et viktig virkemiddel for å oppnå sosial utjevning gjennom utdanning. Kunnskap om utdanning og arbeidsliv, sammen med bevissthet om egne interesser og muligheter, kan bidra til å hindre frafall i videregående opplæring. (St. meld. 44, 2009). OECD fremhever karriereveiledning som nødvendig i et moderne samfunn for at innbyggernes valgfrihet i forhold til utdanning og arbeid skal bli reell. I 2004 sluttet Norge seg til en resolusjon om å styrke livslang veiledning i Europa. (OECD-resolusjon) Opprettelsen og videreutvikling av karrieresentre er i den forbindelse et viktig virkemiddel. Karrieresentrene skal være en god, tilgjengelig veiledningstjeneste for alle grupper i den voksne befolkningen. Prosjektperiode Formål Formålet med prosjektet er å utvikle nye og eksisterende, regionale karrieresentre i Buskerud fylke. Karrieresentrene skal tilby en helhetlig og profesjonell karriereveiledningstjeneste for voksne og unge i utenfor utdanning og arbeid i Buskerud fylke der det er hensiktsmessig. Aktiviteter - Høsten 2013 jobbes det med å informere og få nyttige innspill fra alle grupper og instanser og andre aktuelle arenaer slik at alle er godt informert om prosjektet. -Ha møter med de aktuelle kommunene og diskutere og bli enige om partnerskap/samarbeid. - Vi ønsker å sette ned arbeidsgrupper fra de aktuelle kommunene sammen med NAV og Fylkeskommunen for at disse kan videreutvikle planene i sin region. Avgrensning I prosjektets første driftsår, er det fokus på følgende oppgaver: -Engasjere aktuelle kommuner og fungerende regionråd i etablering og drift av karrieresentrene -Jobbe mot et felles eierskap mellom Buskerud fylkeskommune, NAV og vertskommunene. Milepæler 2013 Juni August August Prosjektleder er tilsatt Prosjektleder tiltrer Foreløpig prosjektplan er utarbeidet 3

4 Sept/okt Aug-des Des Desember Desember Skisse til prosjektplan er legges fram for styringsgruppa Møter med de aktuelle regionene/kommunene avholdes Mandat for arbeidsgruppene er utarbeidet Revidert prosjektplan er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa Prosjektgruppa har utarbeidet forslag til detaljert mandat om innhold, organisasjonsstruktur og ledelse, bemanning ol Jan/april Februar Jan/april 10.april Juni Juni September September September Arbeidsgruppene er etablert 1.Arbeidgruppene har utarbeidet en regional plan 2.Arbeidsgruppene er i arbeid Lage en orienteringssak til Fylkesutvalget Rapport fra arbeidsgruppene ferdigstilles Bestemt hvem som skal være tilknyttet karrieresentrene Beslutninger om lokaler er bestemt Lage avtale om etablering av drift Forslag til arbeidsfordeling, hvordan skal vi samhandle, rutiner, arbeidsfordeling, kompetanse Ha på plass avtale med kommunene, NAV og BFK Etablering av karrieresentre 3.Prosjektorganisasjonen Prosjektleder Kjersti Dovland Faglig veileder Liv-Marie Bakka, Buskerud Fylkeskommune Styringsgruppe Jan-Helge Atterås, fylkesutdanningssjef i Buskerud Fylkeskommune Bjørn Christensen, avd.direktør i NAV Buskerud Kjersti Bærug Hulbakk, utviklingssjef i Buskerud Fylkeskommune Per Magne Pedersen, seniorrådgiver Samfunn og analyse NAV Buskerud Liv-Marie Bakka, rådgiver, Buskerud Fylkeskommune Kjersti Dovland, prosjektleder Ansvar: Godkjenne og utforme prosjektets mål og rammer Være med å sørge for at målene nås Bistå med å skaffe ressurser Hjelpe til med å sikre motivasjon og lagånd Godkjenne prosjektbeskrivelsen med nødvendige planer Ta viktige beslutninger utover å godkjenne prosjektets planer Sikre lederinvolvering på alle plan NAV Buskerud og Buskerud fylkeskommune. Godkjenne sluttresultatet og sluttevalueringen 4

5 Prosjektgruppe Liv-Marie Bakka, utdanningsavdelingen, BFK Kristin Audestad, utviklingsavdelingen, BFK Per Magne Pedersen, Seniorrådgiver//Samfunn og analyse, NAV Buskerud Roger Kjærgård, HIBU Unni Høsøien, Papirbredden Karrieresenter Kjersti Dovland, prosjektleder Ansvar: Koordinere og støtte arbeidet med å utvikle og etablere karrieresentre i Buskerud. Samarbeide tett med prosjektleder Sørge for at prosjektet er forstått og akseptert hos impliserte parter Etablere god kommunikasjon og samarbeidsforhold internt og eksternt Delta aktivt i prosjektgruppen Utføre planlagt oppgaver og levere resultater Analysere problemer og utarbeide forslag til løsninger Følge opp status for implementeringen og ta initiativ ved forbedringsbehov Prosjektleder Ansvar:: Utarbeide prosjektplan og milepælsplan Sørge for at prosjektorganisasjonen kommer på plass Koordinere, ha en aktiv rolle og være pådriver for å nå avtalte mål Tidlig involvere kommuner og regionråd Sørge for at prosjektet er forstått og akseptert hos impliserte parter Etablere god kommunikasjon og samarbeidsforhold internt og eksternt Lede det daglige prosjektarbeidet Rapportere og ta initiativ overfor prosjektgruppe og styringsgruppe når muligheter eller problemer oppstår Sørge for at nødvendige beslutninger tas Sørge for nødvendig dokumentasjon Være sekretær i styringsgruppa, skrive referat og innkalling til møter Sette seg inn i organisasjonssystemet i NAV, fylkeskommune, kommune, lære om prosjektledelse Referansegruppe Partnerskap for karriereveiledning med parter fra: BFK v/utviklingsavdelingen og utdanningsavdelingen, NAV, LO, NHO, Virke, HIBU, Fylkesmannen i Buskerud Ansvar:: Være rådgivende Sørge for gode innspill Være med å spre informasjon om karrieresenter-prosjektet i sine organer 5

6 I løpet av januar april 2014 opprettes det regionale arbeidsgrupper som jobber med å utforme forslag til en plan med konkrete tiltak til innhold og organisering av karrieresentrene. Arbeidsgruppens mandat: -Innhold og oppgaver for karrieresenteret -Beskrivelser av modeller for organisering og struktur for karrieresenteret -Styring og bemanning -Hvordan skal aktører knyttes til karrieresenteret: BFK, NAV, kommuner, andre -Nettverk og samarbeidsarenaer -Lokaliseringsforslag og arealbehov - Oppgaver knyttet til karrieresenteret når det gjelder karrieresenterets: individuelle brukere som et kompetanse- og ressurssenter samarbeid med lokalt nærings/-arbeidsliv i regionen -Oppsummering og anbefalinger Arbeidsgruppen skal: -Lage en framdriftsplan for gruppas arbeid og tidsperspektiv -Ha dialog med prosjektgruppa -Avtale hyppighet på møtene -Leder av arbeidsgruppa: prosjektleder Kjersti Dovland innkaller til møter, koordinerer og sørger for at frister overholdes -Tidsfrist for innlevering av rapport: Arbeidsgruppen bør ha representanter fra: -BFK -NAV -Kommune -Nærings/-arbeidsliv -Regionråd -Andre? Rammer Tid: Forprosjektet Høsten 2012 august Forarbeid med å sammenfatte og skrive rapporten (forprosjekt) -Informasjonsmøter for å få inn gode forslag Prosjektperiode August Utlysning av engasjement som prosjektleder -Kontakt og samarbeid med kommuner, regionrådene og andre aktuelle aktører -Prosjektplan -Høring med impliserte parter -Politisk behandling i fylkeskommunen -Arbeidsgrupper etableres og det utarbeides planer og modeller for utvikling av hvert enkelt karrieresenter. Fra Permanent drift av karrieresentrene 6

7 Økonomi Det er bevilget midler til lønn og drift fra Buskerud fylkeskommune, med et tilskudd fra NAV Buskerud på Økonomi fra neste etappe ( ) diskuteres i styregruppa/prosjektgruppa. - Noe elektronisk utstyr er innkjøpt -Prosjektleder lønnes av prosjektmidlene 4.Kritiske suksessfaktorer For å lykkes i prosjekter er det flere faktorer som erfaringsmessig må være til stede. Disse kan variere noe fra prosjekt til prosjekt. I dette prosjektet er det vurdert at dette vil være de kritiske suksessfaktorene: Utvikle en felles virkelighetsforståelse bl.a. forståelse av roller og ansvar for de ulike aktørene og forståelse for prosjektet Gjennom prosjektplanen og god kommunikasjon underveis må en løpende sikre at de sentrale aktørene har en felles virkelighetsforståelse og oppfatning av sin rolle og sitt ansvar i prosjektet. Sette klare mål, med en bestemt tidsramme Prosjektplanen med milepæler er sentral. Prosjektplanen må være dynamisk slik at den kan justeres og suppleres underveis. God kommunikasjon både innad og utad I alle prosjekter er det helt avgjørende at sentrale aktører holdes oppdatert underveis. Dette prosjektet skal oppnå ambisiøse målsettinger og god informasjon både internt og eksternt er viktig for å lykkes. (se informasjonsplan). Involvere alle aktørene De sentrale aktørene må alle ha et eierskap til prosjektet gjennom aktiv deltakelse og involvering. Dette er avgjørende for å få til en ansvarsfølelse på tvers der alle løfter sammen. Lederengasjement Aktivt lederengasjement på alle nivåer blir viktig for å lykkes. Det sikres både gjennom sammensetning av styringsgruppen, prosjektgruppen og ved aktiv bruk av møter på ledernivå i NAV og BFK. Skape tidlig og synlig suksess i prosessen Det kan ofte være krevende å få til en vellykket oppstart og første fase i et prosjekt. Det kan derfor være avgjørende at en lykkes med å skape resultater så tidlig som mulig for å skape entusiasme rundt prosjektet. Feire når milepæler er nådd. Hente inn gode innspill fra brukere! 5.Risiko Risikoene i prosjektet knytter seg til at en ikke makter å ivareta de kritiske suksessfaktorene ovenfor. I tillegg vil risikoen bl.a. være knyttet til følgende forhold: Kommunene vil ikke være med Tiltak:God informasjon/god kommunikasjon/lage flere møtepunkter Dårlig økonomi hos samarbeidspartnerne Tiltak:Gradvis utbygging/utvikling. Har kommunene andre ideer/tiltak? Vanskelig å finne lokaler Tiltak:Nybygg eller utsettelse 7

8 Motstand blant ansatte Tiltak:God informasjon og reell medvirkning For kort tid til gjennomføring Tiltak:Forlenge prosjektperioden For svak/lite informasjon fra styrings/prosjektgruppen Tiltak:Lage informasjons-plan, Manglende engasjement i viktige fora Tiltak:Skape engasjement Tips fra AI-metoden Drammen 25.november, 2013 Kjersti Dovland Prosjektleder 8