Pasientforløpsprosjektet ved Universitetssykehuset Nord-Norge

Transkript

1 Pasientforløpsprosjektet ved Universitetssykehuset Nord-Norge Sunn fornuft satt i system Lean som metode Foredrag av Randi Torgersen, prosjektleder for Pasientforløpsprosjektet, UNN. Gjøvik

2 Hva kan metoden Lean bidra med? Ledelsen på UNN ønsker å oppnå forbedringer for: Pasientene Medarbeiderne Sykehuset Effektivisere arbeidets gang ved å redusere ikkeverdiskapende prosesser, på bakgrunn av medarbeidernes forbedringsforslag. Lean skal understøtte tverrgående prosesser, og kartlegge pasientforløp på tvers av avdelings- og klinikkgrenser.

3 Konsulentbistand Firmaet Implement fra Danmark bistod ved oppstart og innføring av Lean på UNN Hjalp til med opplæring i metoden i det første 3-dagers grunnkurset Lærte opp noen få som skulle drive Pasientforløpsprosjektet Hjalp til med det første prosjektet (slagenhet)

4 Lederforankring - Hovedprosjektet må forankres godt i toppledelsen (helt opp i styret) før man går i gang - Avgrensning av de enkelte underprosjektene - Sikre at det ikke blir overbelastning av kjernevirksomhet - Mellomledere må tas med på et tidlig tidspunkt og skoleres

5 Organisering av Pasientforløpsprosjektene Styringsgruppe Klinikksjefer Tillitsvalgte Direktørens ledergruppe Prosjektleder/stab Lean-kompetanse Opplæring fasilitering Prosjektgruppe avdelingsledere Fokusgruppe Fagfolk Brukere Partnere

6 UNN s ressurser i Pasientforløpsprosjektet 56 medarbeidere har fått Lean-opplæring. Av disse er ca. 30 sentrale i prosjekter alle har sitt daglige virke i klinikkene Ca. 400 involverte totalt i de ulike prosjektene Prosjektene koordineres av prosjektleder (100 % stilling), rådgiver (100 % stilling) Følgeforskning 80 % stilling Fra Toyota til UNN

7 Medarbeiderbåret De beste endringsagentene på UNN er medarbeiderne Rykter om gode resultater er beste motivasjon for at andre skal gå i gang Gevinster føres tilbake til miljøet som gjør forbedringsarbeidet

8 Status i Pasientforløpsprosjektet januar vedtatte prosjekter totalt 7 implementerte 13 er i gang 5 planlagt oppstart 2 klinikkinterne prosjekter

9 Ulike pasientforløpsprosjekter Behandlingsforløp Forbedring av arbeidsflyt Kvalitetssikre prosesser i forhold til lover og regler

10 Prosjekter i gang Planlagt oppstart Klinikkinterne prosjekter Omfang pasientforløp pr. januar jan 2011 feb mars april mai juni juli Sepsis fase II? Lab Narvik Jan.? Punksjonscytologi Thyreoideapoliklinikk Avventes? Akuttenheten PSTO 24/1-11 MS Februar 2011? 1/3-11? Ryggpasienter? Alderspsykiatri Jan /1 Fra henvisning til epikrise (A&U og PoP) Ny helseforskningslov 1/2-11? Arbeidsflyt A9 15/2-11? Hastegrad Mars 2011 Kne- og hofteproteser fase I og II 1/7-11 Koronar angiografi 1/2-11 delvis, resten 2/5 BUPA 1/2-11 1/3-11? Akutt geriatrisk pas. (fase 1) /Rehablitering akutt geriatrisk pas (fase? Histopatologiske metoder 1/2-11 1/3-11 Leger røntgen avd 1/3-11? Elektive kirurgiske pasientforløp Opr- og anestesiavd. Ø-hjelp kir. Harstad

11 Oversikt over klinikkene Hjerte- og lungeklinikken Interne konsulenter 3 Akuttmedisinsk klinikk Interne konsulenter 3 Nevro- og ortopediklinikken Interne konsulenter 2 Medisinsk klinikk Interne konsulenter 3 Prosjekter: Lungekreft Koronar angiografi Prosjekter: Sepsis fase I Hastegrad Sepsis fase II Prosjekter: Akutt slagenhet Kne- og hofteproteser Prosjekter: Arbeidsflyt i A9 Gastroenterologi Diagnostisk klinikk Interne konsulenter 5 Prosjekter: Prøvetakingsenheten, Tromsø Lab Harstad Lab Narvik Punksjonscytologi Rus og spesialpsykiatrisk klinikk Interne konsulenter 4 Prosjekter: Rusbehandling Alderspsykiatri KUEN ROP Rehabiliteringsklinikken Interne konsulenter 3 Prosjekter: MS Ryggpasienter Barne- og ungdomsklinikken Interne konsulenter 3 Prosjekter: BUPA poliklinikk og sengepost Allmennpsykiatrisk klinikk Interne konsulenter 2 Fag- og forskningssenteret Interne konsulenter 3 HR-senteret Interne konsulenter 1 Implementert Igangsatte prosjekter Planlagte prosjekter Prosjekter: Akuttenheten PSTO Prosjekter: Ny helseforskningslov Prosjekter: HR-torg

12 Prosjektenes ulike faser Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar Laget av Merethe Postmyr, HLK

13 Demings Kvalitetshjul - PDCA Plan Act DO Check

14 5 Lean-prinsipper tilpasning til UNN Forstå hva som har verdi for pasientene Identifisere og ta bort det som ikke skaper verdi Skape flyt omkring de verdiskapende aktivitetene. Styre etter hva som gir kvalitet og ikke primært ut fra økonomi og produksjonstall. Strebe etter gode prosesser. Skape kultur for kontinuerlig forbedring.

15 Før oppstart av et Pasientforløpsprosjekt Lag en god strategi for hvor en vil før man begynner Systemer og rutiner i forhold til organisasjonskart bør være på plass Planer for organisering av prosjektene må være satt i system Maler, sjekklister, kommunikasjonsplan, overleveringsskjema, sluttrapporter med mer må finnes fra starten

16 Erfaringer fra UNN om prosjektstart Pilotprosjektet bør velges nedenfra og ikke bestemmes ovenfra Viktig å sikre en god start, med et prosjekt som har stor sjanse for å lykkes

17 Ha fokus på målinger Gode målesystemer må utvikles i takt med prosjektene Viktig å finne gode og egnede måleparametere Ledelsen må etterspørre resultater hyppig for å se hva som har effekt Nasjonale og internasjonale standarder kan vurderes benyttet som et av målene i prosjektene

18 Verdistrømkartlegging De blå lappene indikerer pasientaktivitet De gule lappene er informasjon eller annen aktivitet De røde lappene er sløsing og problemer

19 Gammel verdistrøm prøvetakingsenheten

20 Ny verdistrøm prøvetakingsenheten

21 Prøvetakingsenheten Diagnostisk klinikk o Bedre arbeidsflyt o Redusert ventetid fra opptil 2 timer til nå maks 10 min o Økt tilfredshet for pasienter, ansatte og klinikere o Færre avvik o Nedgang i sykefravær

22 Tid fra røntgen thorax til CT for lungekreftpasienter Median på 10 dager, snitt 19,8 dager var resultatet ved journalgjennomgang før Lean Lunge Nå er median 5,5 og snittet 8 dager det viser en klar forbedring av prosess og forkortet utredningstid for pasientene

23 Mål for prosjektet Akutt slagenhet Et strukturert og standardisert pasientforløp basert på gode rutiner, prosedyrer og tverrfaglighet. Behandlingsansvarlig lege, sykepleier og terapeut første dag. Etablere samarbeide med kommunehelsetjenesten tidlig i forløpet. Pasienten til rett behandlingsnivå raskest mulig. Gode melderutiner for pasienter med behov for rehabilitering.

24 Nytt pasientforløp for slagpasienter Symptomdebut Melding AMK Oppmøte akuttmottak Oppmøte akuttmottak CT av hjernen Ikke trombolyse CT av hjernen Trombolyse Maks 1 time Maks ½ time Sengepost Sengepost 24

25 Pasientforløpsprosjekt i Medisinsk klinikk Sammenslåing av seksjoner for gastro, nyre og geriatri til en seksjon (A9) Behov for å ivareta pasientene på en god måte Behov for skape en god arbeidsplass

26 Prosjektet Henvisning - vurdering inntak i Rus og spesialpsykiatrisk klinikk Pasienten får ett brev som svar på henvisning Brevet inneholder vurdering av rettigheter og dato for behandlingsstart. Pasienten vet når hun/han får behandling eller skal innlegges. Henvisninger sendes til én adresse som er lett tilgjengelig på internett. Der finnes også krav til henvisning. Det er skrevet viktig informasjon til Fastlegenytt. Oppfølging av pasient før behandlingsstart Pasienten får i brevet oppgitt navn på kontaktperson i seksjonen.

27 Prosjekt vedrørende ny helseforskningslov Presisering av hvem som har ansvar og plikter i forskningsprosessen Oversikt over pågående forskningsprosjekter Minst mulig byråkrati og uten administrative flaskehalser fra planleggingsfasen til arkivering Nødvendige dokumenter er lagt lett tilgjengelig elektronisk

28 Pasientforløpsarbeidet legger til rette for forskning og kvalitetsregistre Pasientforløpsarbeidet skal dokumentere varige og etterprøvbare resultater Stor oppmerksomhet fra studenter og forskningsmiljøer Følgeforskning; Dr. Grad Fra Toyota til UNN. Effekt på pasientbehandlingen, forbedringer for ansatte og ressursutnyttelse skal måles Kvalitetsregister innen lungekreft, hjerneslag og sepsis i gang/under planlegging

29 Etter implementering Etter at et prosjekt er implementert, blir oppfølging og kontinuerlig forbedring en del av driften. Tiltakene må følges nøye opp. Sørge for at noen har ansvar for hvert av forbedringstiltakene. Vurdere å ha styringsgruppemøter også etter implementering i tilfelle noe må justeres. Lederne måles på resultater fra prosjektene. Dialogavtalen og interne revisjoner.

30 Prosjektleders oppgaver Tilretteleggerfunksjon Coaching av interne konsulenter i de ulike prosjektene Opplæring i Lean-metodikk Regelmessige møter med de interne konsulentene informasjon, erfaringsutveksling Holde kontakt med klinikksjefene Arrangere nettverkssamlinger - Nettverk i hele Helse Nord Rapportere til ledergruppen, sykehusets styre, Helse- Nord mf. Formidle erfaringer til ulike målgrupper

31 Prosjektleders tilnærming Ha stor respekt for kulturen som er i organisasjonen Kulturell kompetanse i forhold til det miljøet en jobber med (verdier, regler, normer, koder, symboler med mer) Ha en myk tilnærming til de som er involvert i prosjektene Være bestemt i forhold til at metodikken skal følges

32 Opplæringsplan for interne konsulenter Ikke alle kan lede prosjekter - viktig at personer som egner seg til å lede prosjekter velges ut Interne konsulenter som har fått en god del erfarning, blir rekruttert til å være mentorer. Egen orientering/opplæring for klinikksjefer. Egne kurs for mellomledere. Kompetanseløp for interne konsulenter: Grunnkurs i Lean Hospitering i pågående prosjekt Lede prosjekt med mentor Videregående Lean-kurs Mentor i andre prosjekter

33 Kurstilbud til interne konsulenter Kommunikasjonskurs Posterkurs Dips-kurs - om uttrekk fra pasientjournalen Kurs i dataverktøy for bl.a. målinger Visio, SPC, Questback mf. Kurs i prosjektledelse Tipse om eksterne kurs og konferanser Lean-fagdag 31/3-11

34

35 Navn på verktøy Nominell gruppeteknikk Pareto-analyse ROS- analyse Sjekkliste/ skåringsskjema Spørreundersøkelse Statistisk prosesskontroll (SPC) SWOT-analyse Testskjema Verktøy for vedvarende forbedringer Navn på verktøy Affinitetsdiagram Avvikshåndtering (kommer) Fiskebeinsdiagram Flytskjema Fokusgruppeintervju Ganttdiagram Idédugnad Internrevisjon Litteratursøk

36 Pasientforløpene styrker samhandlingen også eksternt Pasientforeninger, pasienter, pårørende og primærhelsetjenesten er engasjert og svært positive. Fokus på liggetid, rask oppstart og riktig behandlingsnivå forutsetter økt kontakt med våre samarbeidspartnere. Rutiner og fora for samarbeid etableres

37 Erfaringer fra UNN Medarbeiderbåret Bred deltakelse fra fagfolk pasienten i fokus Økt forståelse for egen og andres rolle Stor differanse mellom verden som man tror den er og som den virkelig er Identifiserer utallige forbedringspunkter mange er lett å gripe tak i Forankret i ledelsen Systematikk og lederfokus påkrevet Forbedringsarbeid er tidkrevende Vi må gjøre pasientforløpsarbeidet til vårt eget og lederne må gå foran Målstyring og kontinuerlig forbedring er nøkkelen

38 God forbedringsreise!