LEAN lunge ved UNN. Ulf Aasebø Merete Postmyr

Transkript

1 LEAN lunge ved UNN Ulf Aasebø Merete Postmyr

2 Hva er Lean? Betyr slank eller trimmet Fokus på verdi for pasienten (kunden) Sterkt innslag av medarbeiderdeltakelse Enkle metoder/verktøy Bli kvitt plunder og heft

3 Mål Utforme et smidig behandlingsforløp for lungekreftpasienter i UNN med fokus på å korte ned tidsforløp fra mistanke om diagnose til gjennomføring av behandling

4 Arbeidsprosessen Kartlegge et forløp ved hjelp av informasjon fra de som jobber i den og ved hjelp av tall og fakta Identifisere sløsing, flaskehalser, tungvinte løsninger og komme med forbedringsforslag endringer Skissere et forbedret forløp, sette i gang tiltak for å få det til, trekke med seg organisasjonen og iverksette endringene Følge opp med å fortsatt jobbe med små forbedringer i hverdagen og måle om det har gitt ønskede effekter

5 Mål og forankring Styringsgruppe: ledet av ass. direktør og klinikksjefer i alle involverte klinikker Prosjektgruppe : prosjektleder med deltakelse fra avdelingsledere i alle involverte avdelinger Verneombud og tillitsvalgte inkludert Fokusgruppe: gulvet, alle yrkesgrupper i alle avdelinger involvert i pasientforløpet

6 Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar

7 Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar

8 Lungemedisiner Radiolog Patolog Primærlege (praksiskonsulent) Onkolog Thoraxkirurg Avd. sykepleier Lungemed. avd. Avd. sykepleier Hjerte-lunge-kar kir avd. Sekretær Lungemed. avd. Sekretær Radiologisk avd. Fysioterapeut Sosionom Radiograf Stråleterapeut Fokusgruppe

9 5 dager i fokusgruppa Nu-situasjon pasientforløp Dokumentasjon, fakta og tall Visjon verdens beste ingen bånd Design av nytt forløp

10 Nu..

11 Median 10, snitt 19,8

12 Median 64, snitt 107,6

13 Median 26,5, snitt 31,9

14 Nu.

15

16

17 Mål for et nytt forløp Max 24 timer fra Rtg. thorax til CT Max 3 dager fra Rtg. thorax til igangsatt utredning på Lungemedinsk avdeling Diagnostisk pakkeforløp max 28 dager Ingen ventetid for oppstart palliativ behandling Max 1 uke for oppstart kjemoterapi og strålebehandling Max 14 dager til utført operasjon Hva må til for å nå dit?

18 Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar

19 Nye prosedyrer Henvisning fra fastlege Radiolog til Lungelege, PAL PAL viktig koordinerende funksjon Pakke for labsvar Prosedyre for histologiremisse Prosedyre for Thoraxmøte

20 Produkt Alle prosesser er lagt inn i DocMap og kan tas opp når som helst: link lagt på alle arbeidsstasjoner: egne mapper for de forskjellige stadier i pasientforløpet Onkolog i 50% stilling lagt inn i prosjektet

21 Planlegging Avdelingens initiativ Klinikkintern prosjektleder Sikre ledernes forståelse av prosessen Mandat Mål Styringsgruppe Prosjektgruppe Kartlegging Nåsituasjon Gemba Gråpapir og fargelapper Tall og fakta Identifisere sløsing (røde lapper) Design av forløp Må vi gjøre det sånn? Hvor bra kan det bli? Sette realistiske og konkrete mål Hva må til for nå dit? Designe nytt forløp Tiltak Verdistrømskartlegging Implementering Tiltakene hver for seg eller i grupper Konkretisering - Hvem - Hva - Hvordan - Hvor - Når Iverksett! Forbedring og effektmåling Prosjektrapport Dialogavtale Må gjøres kjent Må gjøre tilgjengelig Ha konstant fokus Lederrollen er SVÆRT viktig! Prosjektfase Fokusgruppe Arbeidsgrupper Leders ansvar

22 Resultater 69 journaler, 33 med diagnose, 18 avkreftet diagnose og 18 under utredning

23

24 Forklaring diagnostisk pakkeforløp 82% innen 28 dager (mål 85%) Variasjon skyldes for 5 av 6 punkter ikke avvik fra prosedyrer eller dårlig prosess, men tidkrevende og vanskelig diagnostisering (bl.a. PET) eller annen behandling før utredning av funn på Rtg/CT Dette er slik fokusgruppen forventet Prosessen totalt sett er langt mindre sprikende enn før Lean Lunge, mindre forskjell mellom gjennomsnitt og median er et godt bilde på det mindre variasjon

25 Forlenget utredning Behov for mediastinoskopi EBUS PET

26 I-diagram - Mistanke om kreftdiagnose avkreftet N=18 Tid fra mistanke om kreft til diagnose er avkreftet Gjennomsnitt 33 dager (Median 10 dager) EpiData Analysis MP juni 10

27 Forklaring for pasienter med avkreftet kreftdiagnose 72% innen 28 dager (mål 85%) 3 av 5 punkter med lang utredningstid skyldes svikt i rutiner fra radiolog og mottaker av henvisning

28 N=42 Tid fra I-diagram Røntgen - Tid thorax fra Rtg.thorax tatt til til CT tatt Gjennomsnitt 8 dager (Median 5,5 dager) EpiData Analysis MP juni 10

29 Hva forklarer variasjon i tid fra Rtg.thorax til CT 33% innen 24 timer Median 10 dager, snitt 19,8 før Lean Lunge, Etter: median 5,5 og snitt 8 dager en klar forbedring av prosess og forkortet utredningstid for pasientene Flest avvik skyldes rutinesvikt fra fastlege og radiolog Eksempel på annet avvik: Lungemed. avd. ventet i 3 uker med å rekvirere CT etter telefon fra radiolog om funn på Rtg.th.

30 N= I-diagram - Tid fra biopsi tatt til signert av patolog Tid fra biopsi er tatt til prøvesvaret er signert av patolog Gjennomsnitt 5,1 dager (Median 5 dager) EpiData Analysis MP juni 10

31 Hva forklarer variasjon for Tid fra biopsi tatt til signert? Avvik skyldes manglende CITO-merking For øvrig forholdsvis stabil prosess

32 N=14 Tid I-diagram fra henvisning - Tid fra henvisning til kirurgi til kirurgi til operasjon til utført er utført Gjennomsnitt 17 dager (Median 15 dager) EpiData Analysis MP juni 10

33 Hva forklarer variasjon for Tid for henvisning kirurgi til operasjon utført? De tre tidligste avvikene kan forklares med driftsreduksjon og få elektive operasjonsplasser i forbindelse med julen (alle er henvist rett før jul og operert et stykke ut i januar)

34 Hva forklarer variasjon for Tid for henvisning kirurgi til operasjon utført? De tre tidligste avvikene kan forklares med driftsreduksjon og få elektive operasjonsplasser i forbindelse med julen (alle er henvist rett før jul og operert et stykke ut i januar)

35 N=15 I-diagram - Tid fra beslutning om kjemoterapi til behandling igangsatt Gjennomsnitt 9 dager (Median 6 dager) EpiData Analysis MP juni 10

36 N=6 I-diagram - Tid fra beslutning om strålebehandling til behandling igangsatt Gjennomsnitt 9 dager (Median 5,5 dager) EpiData Analysis MP juni 10

37 ORGANISERING KOMMUNIKASJON EIERSKAP Å BRY SEG

38 ET ÅR ETTER 40 siste pasienter evaluert i juni 2011 Har vi klart å opprettholde intensiteten? Er motivasjoen fortsatt der?

39 N=27 Tid fra Rtg thorax til CT Thorax Gjennomsnitt 9.3 dager. Median: 2,5 dager. Øvre kontrollgrense: EpiData Analysis Graph

40 N= Diagnostisk pakkeforløp Gjennomsnitt: 27.5 dager. Median 25 dager. Øvre kontrollgrense: Ulf Aasebø/Merete Postmyr EpiData Analysis Graph

41 8 Time for diagnostic pathway Mean: 27.5 days. Median 25 days. Upper control line: Ulf Aasebø/Merete Postmyr EpiData Analysis Graph

42 N= Innslag til ferdig Gjennomsnitt:30.2 dager. Median: 27 dager. Øvre kontrollgrense: Ulf Aasebø/Merete Postmyr EpiData Analysis Graph

43 N=14 Diagnose til operasjon Gjennomsnitt: 18.8 dager. Median: 7 dager. Øvre kontrollgrense: EpiData Analysis Graph

44 N=9 Diagnose til stråle Gjennomsnitt: dager. Median: 15,5 dager. Øvre kontrollgrense: EpiData Analysis Graph

45 N=10 Diagnose til kjemoterapi Gjennomsnitt: 23.5 dager. Median: 5 dager. Øvre kontrollgrense: EpiData Analysis Gra

46 Thoraxmøtet Vurderer pas for operasjon Kompliserte pasienter/søknader Imidlertid bare en gang i uka; kan være et forsinkende ledd Misbrukes til å diskutere opplagte tilfeller som skulle vært tatt opp med onkolog på direkten

47 Opererte pasienter 25 % før prosjektet: 28 % ved evaluering 35 % ved oppfølging

48 Viktigst? Telefon fra radiolog til lungelege ved patologisk rtg thorax!!!!!!