Risikovurdering av omlegging av akuttberedskapen i SØ

Transkript

1 MÅL: Omlegging av akuttberedskap i SØ gjennomføres i henhold til plan Dato: Nr Risikofaktor konsekvens S K R Tiltak 1 2 Etablering av SDI og utskrivningsenhet: Organisering og bemanning av SDI og utskrivningsenheten blir ikke ferdig til fastsatt tid Ombygging av S2 ikke ferdigstilt til fastsatt tid Akuttmottak: Opphopning av pasienter i sengepostene Redusert produktivitet Manglende økonomisk effekt For sent oppstart av SDI mottak og utskrivningsenhet Opphopning av pasienter på sengepost Overvåking og rapportering av resultater ukentlig i innføringsfasen Tydelig oppdrag til involverte parter Koordinering av kompetansekrav til medarbeiderne Overvåking og rapportering av resultater ukentlig i innføringsfasen 3 Ombygging av akuttmottak og A7 samt flytting av senger internt i Fredrikstad blir ikke ferdig til fastsatt tid 4 Overlegeteam i akuttmottak med kadiologisk kompetanse blir ikke gjennomført iht planen 5 Etablering av ø.hjelpspoliklinikk blir ikke etablert iht planen Opphopning av pasienter i akuttmottak Mangelfull prioritering og forsinket diagnostikk og behandling Alvorlige tilstander kan bli oversett Korridorpasienter Opphopning av pasienter i akuttmottak Forsinket prioritering og legevurdering Alvorlige tilstander kan bli oversett Forlenget oppholdstid i akuttmottak Flere pasienter enn nødvendig legges inn Opphopning av pasienter i akuttmottak Flere innleggelser i SØ Planlegging og forberedelse Rapportering av status ukentlig Endre gjennomføringsplan hvis ombygging ikke er klar Planlegging og forberedelse Rapportering av status ukentlig Sikre at legeressurser overføres fra Moss til Fredrikstad linjeansvar Overvåking og rapportering av resultater ukentlig i innføringsfasen 6 Radiolog i akuttmottak gjennomføres ikke iht plan 7 Manglende opplæring av gjennomføring av nye arbeidsprosesser (teamarbeid) Forsinket diagnostikk og behandling Forlenget oppholdstid i akuttmottak opphopning av pasienter Mindre effektiv diagnostikk og forsinket behandlingsstart Forlenget liggetid i akuttmottak Korridorpasienter Kontinuerlig oppfølging og rapportering av evalueringskriterier Gjennomføre OU-prosjekt arbeidsprosesser akuttmottak (Lean) Dokumentnr: F/ Gjelder fra: Utgave: 2 Side 1 av 6

2 8 Opphopning av pasienter i akuttmottak ved topper Effektive sengeposter: 9 Pasienter blir ikke skrevet ut før kl 12 - manglende implementering av prosedyren; tidlig planlegging og fastsetting av utskrivingsdato 10 For lav sengekapasitet i Fredrikstad til å håndtere toppene Funksjonsfordeling og beredskap Moss: Forsinket prioritering, diagnostikk og behandling Risiko for å overse alvorlige tilstander Forlenget oppholdstid i akuttmottak Økt belastning på medarbeiderne Opphopning på sengepost som gir korridorpasienter Forsinket utreise med ambulanse Utilfredse pasienter Overbelegg i akuttmottak Utskrivningsdato ikke fastsatt noe som medfører dårlig samhandling med kommunene og tap av inntekter Korridorpasienter Økt transport til Moss Økt belastning på personalet Økt overtid og ekstravakter Forlenget liggetid Kan overse kritiske problemstillinger Sikre gjennomføring av vedtatte tiltak Etablere ordning med pasientkoordinator i klinikkene Rapportering av status ukentlig Overvåke resultat (kvalitetsindikatorer, styringsdata) Følger prosedyren om tidlig planlegging og fastsetting av utskrivingsdato Overvåking og rapportering av resultater ukentlig Lederstøtte (PULSlederopplæringsprogram) Gjennomføre stikkprøver på at utskrivningsdato er satt Overvåking og rapportering av resultater ukentlig Gjennomføre alle tiltak Vurdere mulighet for 10 ekstra medisinske senger i Fredrikstad 11 Funksjonsfordelingen mellom Moss og Fredrikstad blir ikke gjennomført i henhold til vedtak 12 Funksjonsfordeling mellom sengeposter i Fredrikstad blir ikke gjennomført - senger ikke tilpasset det faktiske pasientgrunnlaget Gir opphopning av pasienter i akuttmottak/ sengeposter Pasienter blir ikke behandlet på rett behandlingsnivå Får ikke hentet ut gevinster Feil pasient på spesialpost Opphopning av pasienter på noen poster Forlenget liggetid Forslag til gjennomføring av funksjonsfordeling er utarbeidet og vedtatt Planlagt overføring fra prosjekt til linje Lederen følger opp og rapporterer på implementeringsplan Overvåking og rapportering iht delprosjekt funksjonsfordeling Sengene i Fredrikstad fordeles iht pasientgrunnlag innen fagområdene Dokumentnr: F/ Gjelder fra: Utgave: 2 Side 2 av 6

3 13 Akutt hendelse Moss kveld/ natt Pasienter henvender seg akutt i Moss Diagnostiske utfordringer kveld/natt Økt antall transporter med overføringer av pasient fra Moss til Fredrikstad 14 Økt transportbehov Mangelfull kapasitet- ventetid for pasient og forsinket behandling 15 Klarer ikke opprettholde drift av akuttmottak og intensivenhet i Moss frem Kan miste kritisk kompetanse som det er vanskelig å rekruttere mot omleggingen av akuttberedskapen Flere pasienter må til Fredrikstad uten at nødvendige tiltak er iverksatt 16 Redusert aktivitet ved omstilling Økt ventetid til planlagt behandling Dårligere omdømme Økonomiske konsekvenser HR medarbeidere og ledelse Overvåking og rapportering av hendelser ukentlig Tilstrekkelig beredskap Moss Etablere rutiner for hvordan håndtere akutthendelser God informasjon til befolkningen Øke kapasiteten med en døgnambulanse i Moss? Vurdere annen type transport - båretransport Etablere prosedyre for planlagte turer som sikrer forutsigbarhet og mulighet for planlegging/samkjøring Prioritere ambulanseoppdrag iht norsk indeks for medisinsk nødhjelp Tett medarbeideroppfølging under omstilling Omdisponering av personell i SØ Ledelsesfokus på aktivitet Grundig planlegging av driften 17 Mister spesialkompetanse ved omleggingen av akuttberedskapen Redusert kvalitet på pasientbehandlingen Pasienter må overføres til annet sykehus Økt belastning på gjenværende personell Det tar tid å utdanne og rekruttere personell med spesialkompetanse Tett medarbeideroppfølging under omstilling Utarbeide kommunikasjons- og informasjonsplan Kompetanseplan for de berørte enheter med et 3 års perspektiv Overordnet rekrutteringstrategi og rekrutteringsplan for alle berørte enheter. Kartlegge og evaluere evt tapt kompetanse Dokumentnr: F/ Gjelder fra: Utgave: 2 Side 3 av 6

4 Manglende lederstøtte i omstillingsprosessen Manglende engasjement hos medarbeidere Unødig uro og misforståelser blant fastleger, kommunehelsetjenesten og befolkningen Manglende gevinstoppnåelse Mangelfull kommunikasjon Endringer blir ikke gjennomført som planlagt Skaper usikkerhet i organisasjonen Nøkkelpersonell slutter Medarbeidernes bidrag blir mindre enn forventet Redusert produktivitet Omstillingsprosessen går ikke iht plan Pasienter blir usikre for hvor de skal Fastleger er usikre på hvor de skal henvise pasienter, og om nyetablerte tilbud i SØ Oppnår ikke økonomiske gevinster i henhold til plan Endringer blir ikke gjennomført som planlagt Skaper usikkerhet i organisasjonen Manglende verktøy for oppfølging av kommunikasjon for å sikre organisasjonsutvikling PULS (lederutviklingsprogram knyttet til omstillingen) Koordinering gjennom OUprosjektet SØ 2015 Mentorer i prosessen Tydlige oppdrag i prioritert rekkefølge til lederne Gode kommunikasjonsplaner og koordinert kommunikasjon Ferdige kommunikasjonspakker Tid til dialog og informasjon i enhetene Lederstøtte Konkret informasjon til fastleger og kommunehelsetjensten Informasjon til befolkningen Tett oppfølging fra økonomi Oppfølging av måleindikatorer Innkalt hver enkelt klinikkdirektør, OU og økonomi til møte Utarbeide kommunikasjonsplan Ukebrev til alle ledere Etablere eget sted på intranett S = Sannsynlighet K = Konsekvens R = Risikofaktor, sannsynlighet multiplisert med konsekvens Dokumentnr: F/ Gjelder fra: Utgave: 2 Side 4 av 6

5 Risikovurderingstabell Svært stor Stor Bevegelser siden forrige rapportering Sannsynlighet Moderat Liten Meget Liten Ubetydeli g Lav Moderat 6 Alvorlig Svært alvorlig risikoområder er redusert (1, 2, 3, 4, 12 og 22) 2 risikoområder er steget (9 og 10) Konsekvens Uakseptabel risiko, skal endres høy Kan aksepteres, men bør overvåkes og vurderes redusert idd l i it t Akseptabel risiko- lite behov for endring- lav Dokumentnr: F/ Gjelder fra: Utgave: 2 Side 5 av 6

6 Dokumentnr: F/ Gjelder fra: Utgave: 2 Side 6 av 6