KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Orienteringer 1. LEDER Personalsaksreglement Jeg innkalte Kvast og Lovkom til arbeidsmøte om personalsaksreglement etter at fristen for å komme med høringsvar gikk ut Jeg utarbeidet et dokument til vedtak for Kvastmøte (22.09), og fohåpentligvis har vi et nytt personalsaksreglement vedtatt på dette møtet. Stillingsinstrukser Jeg har rettet opp etter de innvendinger som forekom i Kvastmøte og har nå sendt dette til vedtak på Kvastmøte Forhåpentlivis har vi nye stillingsinstrukser vedtatt på dette møtet. Internbaren Støy Vi åpnet internbaren Støy med ASF som gjester på søndag (19.09), baren fungerer godt, og noe møblement fra Fretex kom også på plass mandag (20.09). Baren er åpen fra og med mandag denne uken, det er sendt ut informasjon til alle om hva som gjelder for dette lokalet, samt instruks til Kvartene. Første organiserte fest blir PG sin internfest førstkommende torsdag (23.09). ASF var forresten vel fornøyd med Mike Collins tegningen. FAST samling i Oslo Eksternasnvarlig, skjenkeansvarlig og jeg drar med nattoget til Oslo onsdag (22.09) og kommer tilbake til byen søndag (26.09). Vi vil delta på FAST-samling i Oslo 24. og 25. september, der vi blant annet er inivitert til en såkalt erfaringsutveklsingsbolk - "Hvordan ser studentkulturarrangørlandskapet ut?" Vaktforskrift på høring Forskrift til Vaktvirksomhetsloven er nå på høring og NRF er invitert høringsinstans. Jeg har hatt møte med Vaktstyret om dette onsdag (15.9), og har også kontasktet NHHS og Hulen for å høre hva slags planer de så langt har i saken. Innen onsdag (22.09) vil jeg ha samlet argumenter som vi ønsker å fremme videre til NRF, samtidig som vi vil vurdere i hvilken grad vi bør lobbe på egenhånd, da eventuelt sammen med andre studentarrangører. Jeg har tatt kontakt med Hulen og NHHS, Hulen vil jeg ha møte med enten tirsdag (21.09) eller onsdag (22.09). Org. sem 2 RS arrangerer Org. sem 2 den søndag (26.09), vi er bedt om å bidra med en bolk, noe vi må sende innen onsdag (22.09) kl. 12:30. Fohåpentligvis har vi noe på plass innen da, om ikke i løpet av Kvastmøte senere samme onsdag. Ekstraordinær generalforsamling Til den ekstraordinære generalforsamlingen neste mandag (27.09) har vi nå en person som seriøst vurderer vervet prosjektansvarlig. Dette er veldig gledelig, da vi har gått mange uker

2 uten noen antydninger til at vi faktisk får fylt dette vervet. Dorgeforhandlinger Kvast ble godt informert i etterkant av sist Kvastmøte (15.09) om forhandlingene og hva som er status. Jeg venter nå tilbakemelding fra Øko, Kør og Vassdal&Eriksen på den praktiske implementeringen. Jeg legger opp til å sende dette inn til SKiBAS møte 5. oktober. Jeg håper dette vil la seg gjøre, i og med at SKiBAS møtene bare er en gang i måneden vil det være nødvendig å få det tatt det opp på førstkommende om vi skal få tid til å sluttføre forhandlingene dette semesteret. 2. ØKONOMIANSVARLIG Økonomi Førre veke bra preg av at ASF hadde jubileumsveke. Vi kan glede oss over at laurdagen gjekk skikkeleg bra og over budsjett for første gong dette semesteret. Elles gjekk onsdagen òg ganske bra. Budsjett 2011 Byrja med arbeidet med budsjett 2011 no på måndag (20.9). Budsjettarbeidsførebuingsmøte med KØR (21.9) med tanke på presentasjon på GLEM (22.9).Budsjettet må vere ferdigstilt og innsendt til RS sannsynlegvis 13.oktober Det kjem til å bli eit svært tett budsjettløp. Alle i KvaSt bør setje av datoane oktober sidan denne blir svært travel med budsjettforhandlingar med argane. Dette vil mest sannsynleg ta opp mykje av tida mi framover. KØR Kør har no fått to nye medlemer og ein gamal medlem som har vendt attende til fedrelandet. KØR har no 29% kvinneandel. Hurra. KØR førebur seg til budsjettarbeidet for budsjett Personalsaksreglement Tatt del på arbeidsmøte om retningslinjer for personalsaker (20.9). Møblar til Støy Var med å kjøpe inn møblar til internbaren i Støy frå Fretex. Velferdsmodell Fiks ferdig. Vi treng no berre tal på medlemer i gruppene og deira idealtal for å kalkulere velferdsgodene deira. Romoversiktsplansje Vedkommande som har arbeidd med denne har vore sjuk, men denne skal vonlege vere ferdig til neste helg. Når denne er ferdig står det att å legge den ut på nettsidene våre og få trykt den på ei diger metallplate og heng opp ved hovudinngangen. Garderobelappar Vareprøve er kome. Ser bra ut. Fin form og farge. Gjerder Har masa og purra meir. Dei skulle ringe meg før helga, men dette fann ikkje stad. Dei skulle tilbake til Kvarteret for å sjekke opp smijarnsgjerdar til naboen for å samstemme. Skal sjå kva eg får tida til no framover.

3 3. EKSTERNANSVARLIG BORGer Det er mange spennende arrangementer som er blitt booket den siste tiden, blant annet skal Natt og dag og BIFF skal ha et smuglesningsarrangement i Speilsalen 1.oktober. I tillegg får vi en snowboardfilmturne innom i november. Er arrangement jeg håper kan bringe en ny og bredere gruppe gjester inn på huset. Samarbeidshelhuset til BORGene har ferdigsatt program. Jeg hadde et møte med Raptusleder Arild mandag Der fikk jeg en liste med positiv og negativ tilbakemelding, det meste er ting jeg kunne være enig i og mye har vi snakket om allerede på huset. Raptus var uansett kort oppsummert kjempefornøyd med helga og hadde lyst til å booke seg inn for neste år allerede, med utvidelser. Jeg har avtalt evalueringsmøte med Phono tirsdag neste uke. DORG Har deltatt på flere arrangementer i ASFs jubileumsuke. Synes den uka har gått fint til tross for noen småproblemer. Deltok også på gaveoverrekkelse i Støy på søndag med KvaSt og ASF-styret. Skal ha DORGemøte tirsdag Skal ha møte med leder for Studentsamfunnet Pål Andreas tirsdag anngående BIFF. Muntlig orientering gis på onsdag. Annet Annonsering av søknadsfrist for Helhus og rombookinger er på plass i onsdagens Studvest, etter god jobb fra PR-ansvarlig for å få det i havn. 4. INTERNANSVARLIG Anlegg i Halvtimen/Forsterkere i Pub og Stjerne Har snakket med leder i Kraft om anlegg og forsterkere. Kraft har ikke kapasitet til å ta seg av dette på nåværende tidspunkt, men de vil forhåpentligvis begynne å jobbe med prosjektet innen to uker. Dugnad i Støy Har hatt dugnad i Støy på lørdag der vi fikk malt ferdig veggene. Taket er ikke malt, men det kan være et mer langsiktig prosjekt. Støy er nå åpnet og ser bra nok ut til at vi kan ha det åpent uten å måtte male taket. Romplaner/ følge opp Prokom Har sendt mail til leder for GALKOM, for å finne ut hvordan romplanene ligger an. Venter fortsatt på svar. Bindingskontrakter Har samlet inn en del kontrakter. Mangler kontrakter for skjenkegruppen, vaktetaten og rettsvesenet. Har avtalt møte med Rettsvesenet til fredag, der vi skal ha en gjennomgang på de bindingskontraktene som finnes i dag, slik at vi kan få utarbeidet en bindingskontrakt som er mest mulig lik for alle arbeidsgruppene, og som er oppdatert i forhold til rettigheter og krav.

4 Personalsaksreglementet Deltok på arbeidsmøtet om personalsaksreglementet på mandag. Arbeidstøy Venter på endelig tilbud om arbeidstøy fra UniformPartner. 5. PR-ANSVARLIG Personlasaksreglement Deltok på arbeidsmøte om personalsaksreglementet på måndag. Møte med Studentpakken Alle studentar kjenner til gute- og jenteposen som vert utdelt i byrjinga av kvart semester. På måndag hadde eg eit møte med to representantar frå selskapet som fortalde om alle dei fantastiske fordelane ved å vere med på dette. Det to forskjellige måtar å profilere seg i denne pakken: 1: Ha eit objekt i pakken med Kvarteret-logo. Dette kostar kr 1 per pakke (19,000,- pluss produkjson av objektet (linjal, refleks, penn, kondom, kva som helst) 2: Vere med i eit rabatthefte i A5-format med utrivbare kupongar. Dette kostar kr 14,500. Prisane i begge tilfelle er per semester. Rabattheftet kan nyttast på ulike måtar, til dømes konkurranse som inkluderar nettsidene, rabattar på konsertar i samarbeid med Dorgane osb. I tillegg til å vere med i sjølve pakken blir Kvarteret promotert på nettsidene til studentpakken, og på radio i to veker i samband med utlevering av posane. Me vil og få eksklusivitet i forhold til andre i Bergen som driv med det same. Fordelen med dette tilbodet er at det rettar seg meir enn noko anna direkte til studentar. Bakdelen er at det er forholdsvis dyrt. Særleg alternativ 1. Dei vil gjerne ha eit svar i løpet av veka. Møte med Bergens Tidende I dag, tirsdag var eg i møte med avtalekontakta vår i BT. Han kunne meddele at BT ikkje er interessert i å reforhandle avtalen vår i haust, men heller satse på meir ad hocløysingar. Det vil likevel vere rom for å gjennomføre store delar av det som står i kontrakten i framtida, men det vil vere ein litt meir omstendeleg prosess frå vår side, og me bør forhandle fram noko skriftleg på det. Plakatmonter Under møtet med BT fekk eg vite at dei skal flytte hovudinngangen sin, og difor ikkje ha bruk for plakatmonterane som heng på veggen i Krinkelkroken, og vart førespegla at me kan overta dei. Dei er i liggande A2 format (ca. trur eg) med ganske stor Bergens Tidende-logo oppe. Er kanskje mogleg å endre litt på dei ettersom vårt forhold til BT sannsynlegvis vert litt endra, og dei ikkje var særskild nydelege å sjå på. Møte med Natt&Dag Eg skal møte med Natt&Dag i dag kl 15. Muntleg orientering på møtet. PR-forum Skal ha PR-forum på onsdag rett før KvaSt-møtet. Skal ta opp promotering av helhus, BTavtalen og diverse snacks. Munnleg orientering på møtet.

5 6. PROSJEKTANSVARLIG Stilling ikke besatt 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Vi har etter mye frem og tilbake endelig fått Unique til å bekrefte datoer for ferdigstilling av Tivoli som kinosal. Dette vil bli gjort onsdag, torsdag & fredag i denne uken. Kvartene har fått to uker på å komme med tilbakemelding på ny kontrakt før den blir behandlet hos SKiBAS. Det samme gjelder oppdateringsarbeid for nytt IK-skjema. Det er blitt gjennomført intervjuer med to nye søkere til stilling som driftsledere. Sakspapirer ligger vedlagt til møtet. Vi starter å legge merke til økte utgifter grunnet hærverk. Jeg skal ha møte med Kvarterets forsikringsagent i onsdag for å gå gjennom evt. forsikringsmessige tiltak rundt dette. Det vil onsdag bli avholdt intervju med potensiell erstatter for Sakthi når han avslutter sitt praksisopphold 1. november. Dette er det andre intervjuet for denne stillingen. Det har etter korrespondanse med KØR og Ekstern kommet frem at Kvarterets studentavtale med NRF og TONO ikke nødvendigvis er veldig gunstig for oss. Dette er noe jeg håper kan bli tatt opp på FAST til helgen. 9. REPRESENTANTSKAPET Foreligger ikke

6 INTERNNOTAT Frå Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg Til Kvarterstyret AD: Plakatreglement Formål: ordne eit tydleg reglement for plakatopphenging på Det Akademiske Kvarter. Å ha tydelege reglar for plakatopphenging på Det Akademiske Kvarter vil gjere det lettare å halde huset ryddig. Det er samtidig praktisk å kunne vise til eit reglement om me får førespurnader om løyve til å henge opp plakatar på huset. Det vil vere naturleg at arrangement som skal vere på DAK kan promoterast med plakatar på utvalde stader på huset. Forslag til plakatreglement: Retningslinjer for plakatopphenging ved Det Akademiske Kvarter Kven kan henge opp plakatar: jonar (andre som arrangerer ved Kvarteret) danningsinstitusjonar under SiB Stadar for opphenging av plakatar: le mellom resepsjonen og Stjernesalen: Kvarteret og driftsorganisasjonane Plakatrammer utanfor hovudinngang: Kvarteret og driftsorganisasjonane KvaSt Arrangørar på huset Følgjer av brot på retningslinjer: Opphenging av plakatar på malte flater er ikkje lov og vil medføre bøtelegging: Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post Nett

7 vedvarande problem frå ein organisasjon kan dette forlengast. forbod mot å henge opp plakatar og anna promoteringsmateriale ved Det Akademiske Kvarter i eit semester. Under arrangement: arrangementet. Desse skal takast ned etter endt arrangement. promoteringsmateriale (banner, roll-up, o.l.) er tillete under arrangement. Desse skal takast ned etter endt arrangement. Særskilte tilfelle: (t.d. dører/ toalettdører) kan søkast om til KvaSt. mogleg å henge opp plakat, banner og anna promoteringsmaterile på malte flater. Dette må derimot utførast på ein slik måte at veggen ikkje tar skade på noko vis. phenging av særskilt store plaktar innandørs må godkjennast av Kvart. Byrådet. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

8 INTERNNOTAT Fra Anders Scisly Sagevik, KØR Til Kvarterstyret Vedtak: Nye faktureringsrutiner KØR har de siste ukene utarbeidet et forslag til nye faktureringsrutiner. Hensikten er å effektivisere og forenkle prosessen som går fra en borg/dorg har mottatt varer fra Kvart/Orgsek til Kvarteret har sendt ut faktura og regnskapsført alle transaksjoner. De nye rutinene skal sørge for at vareforbruket umiddelbart blir registrert digitalt, og antall mellomledd før regnskapsbyrået sender ut faktura kuttes ned. De skal og sørge for at mest mulig arbeid som i dag blir gjort manuelt blir overtatt av KDR Golds innebygde funksjoner. I prosessen har involverte parter som Innkjøpsansvarlig, Kjøkkensjef, Kvartermesteransvarlig, Økonomiansvarlig og Administrativ leder blitt inkludert. De har og hatt anledning til å uttale seg om forslaget. Forslaget har og vært fremmet i et møte med Vassdal & Eriksen som var positive. Vedlagt ligger utredningen og et utkast til et skjema som vil erstatte dagens. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å gi mandat til Magnus Halsnes til å innføre nye faktureringsrutiner i henhold til vedlagte utredning. Mvh Anders Scisly Sagevik KØR Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett

9 UTLEVERING AV VARER BESTILT AV DORGENE Arrangør: dag / / 20 Forhåndsbestilt gjennom Innkjøpsansvarlig: Arrangement: JA NEI Vare 0,33 Hansa Pils 0,33 Grevens Pærecider 0,33 Ass. Mineralvann 0,33 Olden Boble 0,5 Olden Annet: Annet: Annet: Annet: Antall Utlevert Antall Innlevert Totalt forbruk (U-I) Signatur Kvartermester/Orgsek Kvartermester/Orgsek Bandansvarlig Bandansvarlig A B OPPGJØR, fyll ut A, B eller C Alle oppgjør registreres på KDR Gold, avdeling 75, med kundenummer. Kopi av kvittering signert av kunden skal alltid stiftes på skjemaet, kunden skal ha kvitteringen. Kontant oppgjør 1. Registrer salg, legg inn kundenummer, velg Kontant. 2. Stift på signert kopi av kvitteringen og legg skjemaet sammen med kasseoppgjør. Intern faktuering (Arbeidsgrupper, Kvarterstyret, RS) 1. Registrer salg, velg Meny-> Faktura, legg inn kundenummer, stift på signert kopi av kvitteringen. 2. Legg skjema i perm for for faktura til godkjenning under tilhørende arbeidsgruppe. For arbeidsgruppens Økonomiansvarlig D-konto: Avdnr: Signatur: Når utfylt/godkjent av øko legges skjemaet over i mappen for godkjente fakturaer. Ekstern fakturering (Dorger, Borger, UiB, Eksterne) 1. Registrer salg, velg Meny-> Faktura, legg inn kundenummer, stift på signert kopi av kvitteringen. 2. Fyll ut følgende (bruk BLOKKBOKSTAVER): Organisasjonsnavn: C Adresse: Postnr/sted: Vår referanse: Beløp eks. mva: Deres referanse: MVA-beløp: Kvitteringsnummer: - Totalbeløp: Kontonummer: Forfall: 14 dager Debiteres fordringskonto Fakturatekst: Kredittsalg + Dato? 3. Legges i permen for godkjente fakturaer når ferdig utfylt.

10 Forslag til fakturering Bakgrunn KØR har fått i oppgave å se på faktureringsrutinene til Kvarteret og evt. utarbeide forslag til forbedringer. Det har tidligere kommet et utkast. Her kommer en ny versjon oppdatert med tilbakemeldinger og innhentet informasjon. Her gjennomgås kun rutinene ved vareomsetning. Fakturering fra Kvarteret kan deles opp i 2 kategorier: - - Fakturering for varer levert til arrangører for bruk til for eksempel artister, heretter kalt backstage- drikke. Catering levert fra kjøkkenet (omfatter kun mat), heretter kalt catering. Dagens situasjon Backstage- drikke: Bestillinger kan sendes til innkjøpsansvarlig i Skjenkegruppen. Når arrangør kommer fylles det ut et skjema med utleverte varer. På samme skjema fylles innleverte varer inn og en regner ut forbruket. Skjemaet legges i en perm på orgsek- kontoret merket innkjøpsansvarlig. Er det så innkjøpsansvarlig som lager fakturagrunnlaget? Sendes det via adm.leder? I noen tilfeller vil arrangør ønske å gjøre opp kontant. I så fall bonges vareforbruket inn på avdeling i KDR Gold- kassesystemet og pengene betales til Kvarten. Catering: Kjøkkensjef utarbeider fakturagrunnlag som sendes på e- post til adm.leder. Adm.leder lager så fakturagrunnlaget som sendes til V&E som generer selve fakturaen som sendes ut. Vurdering KØR er opptatt av at salgsomsetning skal registreres digitalt så snart som overhodet mulig. Det gjør det lettere å spore avvik og finne feil. Samtidig ønsker vi oppdatert salgsinformasjon slik at våre rapporter ikke skjemmes av de mangler omsetning som ennå ikke har blitt registrert. Derfor ønsker vi at alle former for salg så snart som mulig registreres i kassesystemet, som nå er KDR Gold. Det er en fordel med en løsning som gjør det lett å registrere omsetningen på rett varegruppe og salgsdato. Løsningen bør være samkjørt med den (antatte) innføringen av lagerstyring i forbindelse med lagermodulen som skal komme til KDR Gold. Til slutt kan en nevne at vi ser på det som en fordel om rutinene registrering av backstage- drikke ikke avviker fra hverandre. Det bør heller ikke være stort avvik mellom kontantoppgjør og fakturaoppgjør. Dagens løsning tilfredsstiller i liten grad målene vi har satt oss over. Det er et ønske fra kjøkkensjefen at en i fremtiden kan få rapportert matomsetning fra catering separat fra matomsetningen over disk i Stjernesalen.

11 Nytt forslag Backstage- drikke: Bestilling, utlevering og tilbakelevering blir som før. Kontantoppgjør blir som før. Ny rutine for oppgjør som skal faktureres blir: Vareforbruket registreres på samme måte som ved kontantoppgjør, men gjøres opp med Kvitteringen stiftes på et skjema som inneholder annen nødvendig faktureringsinformasjon (organisasjonsnavn, adresse). Selve varesalget importeres direkte til regnskapet, betalingen registreres som en fordring. Når fakturaen betales strykes fordringen (intet salg må registreres). Arrangør for en kopi av kvitteringen fra KDR Gold umiddelbart for egenkontroll Det anbefales å legge til kundenummer for de mest brukte arrangørene (dorgene++), så får en langt bedre muligheter til å spore salg i etterkant. Dette gjelder og salg som gjøres opp kontant. som UiB eller andre som ikke er brukerorganisasjon. Catering:Her blir rutinen samkjørt (lik) rutinen for backstage- drikke Cateringmenyen legges inn på samme meny som backstage- drikke. Så snart en vet hvor mye som skal faktureres fra cateringen registreres det på samme måte som backstage- drikke på avdeling 75 Backstage. Oppgjør og eventuell fakturering foregår på samme måte som ved backstage- drikke. Styrker: - Omsetning og vareforbruk registreres raskt og digitalt, på rett varegruppe, rett dato og klart til overføring til regnskap. - KØR får med omsetningen med i rapportene sine påfølgende dag, i stedet for å vente i ca. 6 uker. - Vareforbruk vil oppdatere seg automatisk i fremtidig lagerstyring - Ved at vanlig matomsetning salgsregistreres på Stjernesalen, mens catering registreres på 75 Backstage kan KØR lett lage rapporter til kjøkkensjefen som skiller de 2 typene omsetning. - Rutinene blir enhetlige med all annen form for salgsregistrering på huset. - Ved en gjennomgang 1/ fant vi backstage- drikke- skjemaer fra mai som ennå ikke var fakturert. Med en enhetlig system og færre ledd kan vi trolig redusere slike tilfeller. Svakheter (Utfordringer ): Det kan være slitsomt for kjøkkensjefen å fullføre oppgjøret på slutten av en 14timers dag. Men det blir ingen nevneverdige problemer dersom kjøkkensjefen i steder registrerer salget påfølgende arbeidsdag. Siden catering- menyen alltid er åpen for forhandling/tilpasning, må det være mulig å registrere omsetningen her med åpne priser (taster inn prisen selv). Ovennevnte punkt knoter til varekostnad- beregninger, men eksakte varekostnader for matomsetning er et ambisjonsnivå Kvarteret aldri har vært i nærheten av.

12 Gjennomføring, hva gjenstår? For Kvartermestere: - Opplæring o Velg Meny - > Faktura o Tast inn kundekortnummer o Skriv ut kopi av kvittering til kunde og fakturagrunnlag o Innføring i forenklet oppdatert faktureringsskjema - Nytt faktureringsskjema (det som i dag ) - Laminert kundekortnummerliste I KDR Gold: - Faktura må føres mot rett konto. I møte med V&E for et par uker siden ble det foreslått konto 1501, mens det i kontoplanen i systemet (satt opp av KDR sammen med V&E) peker mot 1920 (i hvert fall 19xx et sted). - Cateringmeny må legges inn på Backstage- menyen, med mulighet for åpne priser - For de mest brukte arrangørene må de legges inn som firma med tilhørende kundekortnummer, foreslår at følgende Topp 10 blir lagt inn: o Aktive Studenters Forening o Bergen Realistforening o Studentersamfunnet i Bergen o Studentteateret i Bergen o We are BORG o Gallerikomiteen o Diverse interne arbeidsgrupper o Diverse brukerorganisasjoner o Andre ikke- brukerorganisasjoner (UiB, ++?) o Fortsatt 1 ledig plass på listen For andre: - Oppdater og koordiner med kjøkkensjef - Oppdater og koordiner med innkjøpsansvarlig Gjennomføring: - Klarsignal fra Kvarterstyret (2uker til 2 måneder)? - Lag utkast til nytt forenklet faktureringsskjema (30min). UTKAST UTARBEIDET! - Orienter/oppdater V&E og klarer kontonummer med dem. (30min)? - Registrer inn Firma/Kundekortnummer (15min). - For prototypetesting, registrer inn de 2- av varer bestilt av - skjemapermen. (10-20min). - Lever de nyutfylte skjemaene direkte til V&E med fotordonans (12,5 minutt). - Vent noen dager mens en evaluerer prototypetesten (2-3 dager). - Lag laminert kundekortnummerliste som festet på skjermen/veggen i resepsjonen (20min). - Kall inn kvartene til opplæring og gå løs på resten av skjemaene i permen (1 uke). - Lag en detaljert instruks om hele faktureringsinstruksen (1 uke).

13 Alternativer og fremtidige løsninger Fakturafunksjon uten kundenummer: Det er i følge KDR mulig å lage en egendefinert oppgjørsfunksjon på kassesystemet. Gjør man det unngår en å måtte registrere kundenummer hver gang en skal gjøre opp med faktura. Men da får en heller ikke noe med noe informasjon om hvem som skal ha fakturaen i KDR Gold systemet. Det er informasjon som kan være svært nyttig å ha dersom det oppstår uregelmessigheter. KDR anbefalte sterkt å bruke den innebygde fakturafunksjonen (med påtvunget kundenummer) fremfor å lage en slik egendefinert funksjon. Fremtidig fakturamodul: KDR opplyser at de har konkrete planer med å utvide den innebygde fakturaversjonen (den som i dag har påtvunget kundenummer og genererer fakturagrunnlaget) til en fullverdig fakturamodul. Når det ville komme på plass spurte jeg ikke en gang om (venter fortsatt i spenning på lagermodulen). Men det kan være nyttig å vite at vi trolig i fremtiden vil kunne få et fullverdig fakturasystem tilgjengelig i resepsjonen. Om det vil være hensiktsmessig å benytte seg av det når det kommer vil jeg ikke spekulere i nå. Liste- funksjon for kundekort: taste inn kortnummeret direkte på skjermbildet. Får Kvarteret sin del er nok det enkleste å lage bare - sifret kortnummer kan en taste inn selv etter å slå opp på et oppslag ved siden av skjermen (Topp 10- listen). Men i fremtiden skal det komme en funksjon der en kan få opp en liste på skjermen der en velger/ søker opp kundekortet. En slik funksjon vil forhåpentligvis gjøre det enda enklere og forebygge feiltastingsfeil. Mulighet for å registrere nye kunder direkte: Det vil og i fremtiden komme en funksjon som gjør at en kan registrere nye kunder direkte i kasseskjermbildet, i stedet for å gjøre det i KDR Manager (og så synke kassen på nytt). På sikt skal en da på stedet kunne registrere inn en helt ny kunde (brukerorganisasjon), og samtidig kunne gi dem en fullverdig faktura med seg hjem uten å forlate skjermbildet til kasseapparatfunksjonen. Overføring av kundenummer til regnskap: Jeg har spurt KDR om mulighetene for å overføre kundenummeret sammen med faktureringsbeløpet (fordringen) til regnskapet. De svarte at slike integrasjoner er i bruk i Oslo- området. Å få til en slik løsning i Kvarteret sitt tilfelle avhenger av hvilket regnskapssystem Kvarteret benytter seg av, og om det er kompatibelt med den type integrasjon. Per i dag har KDR ingen kunder med slik integrasjon i Bergensområdet. Overføring av kundenummer til regnskap: Det kan bli mange faktureringer til de samme kundene. Med den nye løsningen vil det bli opp til V&E å sette flere slike fakturaer sammen til en samlefaktura. Kvarteret bør ha en formening om hvorvidt V&E skal holde igjen fakturering for å kunne lage en større samlefaktura, eller bare fakturere fortløpende. Jeg vet ikke hvor mye vi i dag betaler V&E for å utstede en faktura, men er det aktuelt å innføre et fakturagebyr? Jeg tror uansett at Kvarteret er tjent med at flest mulig salg gjøres opp på stedet kontant i resepsjonen.

14 Side 1 av 9 INTERNNOTAT Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvarterstyret Til Kvarterstyret Vedtak: Personalsaksreglement Ting som fortsatt er uklart er markert med rødt. Det er godt gjennomgått i arbeidsmøte i dag (20.09), så jeg regner dokumentet som modent for vedtak, selv om det da er noen mindre uklarheter å spore i rødt. Jeg ber alle Kvastmedlemmer om å lese godt gjennom dokumentet og still alle mulige spm. Dersom ikke dere som Kvastmedlemmer forstår dokumentet bør det heller ikke vedtas, dette er et arbeidsverktøy for nettopp oss. Det er også lurt å ha høringsdokument samt høringsvar fra RS og Rettsvesenet for hånden. Vedtatt: - 1 Formål Disse retningslinjene skal sikre lik og rettferdig behandling av alle saker som involverer interne og gjester på Det Akademiske Kvarter (DAK) sine bruksarealer, Olav Kyrres gt. 49, Bergen. Alle har i utgangpunktet tilgang til DAK, alle unntak fra dette prinsippet er regulert gjennom dette reglementet. - Jeg har markert med rødt de steder i dokumentet jeg ser enten intern eller gjest i og med at dette er begreper som nå ikke er definert direkte av reglementet. Spm. er om vi ønsker å utelukke disse begrepene og holde oss slavisk til de to spesifisert nedenfor i 3-1 Arbeidsgruppemedlem og Andre personer. 2 Virkeområde Reglementet dekker følgende tre områder a. Medlemskap i Kvarterets organisasjon b. Sanksjoner ved brudd på bindingskontrakt/stillingsinstruks c. Sanksjoner ved utilbørlig oppførsel som gjest eller intern på DAK 3 Definisjoner 3-1 Definisjoner av rettsubjekter Arbeidsgruppemedlem Et arbeidsgruppemedlem er et medlem av en arbeidsgruppe ved DAK Andre personer Andre personer er besøkende på Kvarteret som ikke er et arbeidsgruppemedlem. Dette omfatter Kvarterstyremedlemmer, Representantskapsmedlemmer, Driftsorganisasjonsmedlemmer samt personer uten tilknytning til Kvarteret. 3-2 Definisjoner av sanksjonsmidler 1

15 Side 2 av Sanksjonsmidler for arbeidsgruppemedlemmer a) advarsel, muntlig/skriftlig b) midlertidig suspendering c) tilbakebetaling av kurs d) forbud mot å inneha styreverv i en arbeidsgruppe e) avskjedigelse fra Kvarteret som medlem f) forbud mot å inneha medlemsskap i en/alle arbeidsgrupper g) politianmeldelse h) utestengelse fra huset som for en periode begrenset oppad til 5 år. i) utestengelse fra huset som gjest Sanksjonsmidler for andre personer a) advarsel, muntlig/skriftlig d) forbud mot å inneha styreverv i en arbeidsgruppe f) forbud mot å inneha medlemsskap i en/alle arbeidsgrupper g) politianmeldelse h) utestengelse fra huset for en periode begrenset oppad til 5 år i) utestengelse fra huset som gjest Sanksjon h) kan ikke benyttes mot Kvarterstyre- og Representantskapsmedlemmer i deres valgperiode. Bruk av sanksjon i) mot et Kvarterstyre- eller Representantskapsmedlem forutsetter at medlemmet ikke blir hindret i å utføre arbeidet i sitt verv. 3-3 Definisjoner av sanksjonsgrunnlag Sanksjonsgrunnlag for andre personer Det kan bli reist sak mot en intern eller ekstern som har vist utilbørlig atferd på DAK sin eiendom. Med utilbørlig atferd menes brudd på norsk lov eller annen adferd som har stått til hinder for forsvarlig drift av DAK Sanksjonsgrunnlag for arbeidsgruppemedlemmer Brudd på bindingskontrakt, stillingsinstruks og utilbørlig oppførsel. Den aktuelle personen sin kontrakt samt vedlegg 1 er førende for fastsetting av sanksjonsmiddel Sanksjonsgrunnlag ved godkjenning av medlemmer En person kan nektes å bli medlem av en arbeidsgruppe dersom det finnes saklige grunner til dette. Eksempler på saklige grunner er at personen er under 18 år, at personen ikke fyller objektive krav til medlemsskap i gruppen, eller at medlemstaket for gruppen er nådd. 3-4 Forvaltningsorganenes sanksjonsmandat En sak skal der det lar seg gjøre behandles på laveste nivå. a. Arbeidsgruppestyrene behandler saker mot sine egne medlemmer som første instans. Arbeidsgruppestyrene har mandat til å sanksjonere med sanksjon a) advarsel jf Vaktstyret har i tillegg mandat til å sanksjonere andre personer med sanksjon i) midlertidig utestengelse jf i tilfellene nevnt i 4-8. I saker der det etter sanksjonsvedlegget er uaktuelt å kun bruke disse sanksjonene skal saken behandles direkte av Kvarterstyret. 2

16 Side 3 av 9 b. Kvarterstyret behandler alle andre saker som første instans. Kvarterstyret kan i tillegg behandle anker i personalsaker som er behandlet i et arbeidsgruppestyre. Kvarterstyret har mandat til å sanksjonere med sanksjon a) til i) jf og c. Representantskapet behandler anker i personalsaker som er behandlet i en lavere instans. Representantskapet har mandat til å sanksjonere med sanksjon a) til i) jf og Saksgang 4-1 Involverte parter skal informeres a. Involverte part skal informeres om følgende i forkant av behandlingen - Bakgrunn for personalsaken - Personens rett til å uttale seg i saken - Personens møte- og talerett på behandlende styremøte - Personens rett til bisitter på behandlende styremøte - Få lett tilgjengelig tilgang til dette reglementet med tilhørende vedlegg b. Personen skal underrettes om følgende i etterkant av en personalsak - Vedtaket - Begrunnelse for vedtaket - Muligheten for å anke vedtaket 4-2 Møte- og talerett a. Personen det rettes sak mot skal ha rett til å uttale seg. b. Personen skal innkalles til styremøtet der personalsaken skal behandles. Personen har talerett under behandlingen av saken. Personen kan ha med en bisitter som også har talerett under behandlingen av saken. c. Personen og bisitter skal ikke være tilstede under drøftelse og avstemmingen. 4-3 Unntak ved utestengelser a. Dersom personen er ukjent og Kvarteret ikke har rimelig mulighet til å skaffe kontaktinformasjon, kan en sak behandles uten at personen har blitt kontaktet og fått uttalt seg etter 4-1 og 4-2. Kvarteret vil alltid ha rimelig mulighet til å innhente kontaktinformasjon til interne og medlemmer i driftsorganisasjonene og unntak kan ikke gjøres for disse. b. Dersom personen vurderes å utgjøre en trussel mot Kvarteret sine medlemmer kan en sak behandles uten at personen gis møterett etter 4-2. Personen vil i slike tilfeller fortsatt har rett til å uttale seg skriftlig og stille med en fullmektig under behandlingen av saken. c. I tilfeller der det er uforsvarlig at en person har adgang til huset kan Kvarterstyret gi enkelte som er på jobb på Kvarteret myndighet til å nekte personer adgang frem til førstkommende styremøte i behandlende organ. I slike tilfeller kan det gjøres unntak fra kravene i 4-1 og 4-2 og andre krav det ikke er praktisk mulig å gjennomføre. 4-3 Vitneutsagn Det kan bli reist sak mot en intern eller ekstern ved mistanke om brudd på bindingskontakt, stillingsinstruks eller utilbørlig atferd, jf. 3-3 og vedlegg 1. Det skal hentes inn vitneutsagn som knytter faktum med dette 3

17 Side 4 av 9 personalsaksreglementet. 4-4 Taushetsplikt a. De som deltar i behandlingen av en personalsak har taushetsplikt og plikter å hindre at andre får adgang til sakspapirene eller kjennskap til saken. b. Styremedlemmer i et styre kan gis tilgang til styrets gamle personalsaker til bruk ved veiledning i nye saker. c. Hvert enkelt forvaltningsorgan er ansvarlig for at sine medlemmer har undertegnet taushetserklæring. d. Selve taushetsplikten bør tas med, i tillegg til at styrene har ansvar for at alle har undertegnet en erklæring om å følge denne. 4-5 Individuell behandling Alle saker skal behandles individuelt, og det skal tas hensyn til formildende og skjerpende omstendigheter. Saksbehandlingsfeil skal alltid regnes som formildende omstendigheter. 4-6 Manglende kontrakt Dersom personer har jobbet i en arbeidsgruppe uten å ha signert bindingskontrakt, skal brudd på bindingskontrakt eller stillingsinstruks likevel behandles i henhold til sanksjonsvedlegget (vedlegg 1). I slike saker kan det ikke vedtas økonomiske sanksjoner. Dersom personen ikke har vært kjent med kontraktens innhold eller sanksjonsvedlegget vil dette regnes som en formildende omstendighet. 4-8 Midlertidig utestengelse a. Vaktstyret kan gi Vaktansvarlig myndighet til å midlertidig utestenge enhver person for utilbørlig oppførsel på Kvarteret frem til førstkommende styremøte i behandlende organ. b. Vaktstyret kan vedta å midlertidig utestenge gjester uten tilknytning til Kvarteret i inntil 1 måned for utilbørlig oppførsel på Kvarteret. I tilfeller der Vaktansvarlig har midlertidig utestengt en person skal saken behandles på førstkommende styremøte. Vaktstyret skal så snart som mulig sende saken til Kvarterstyret dersom det er aktuelt med utestengelse for en lengre periode. c. Kvarterstyret behandler midlertidig utestengelse av medlemmer i arbeidsgrupper, Kvarterstyret, Representantskapet og driftsorganisasjoner. I tilfeller der Vaktansvarlig har midlertidig utestengt en person skal saken behandles på førstkommende Kvarterstyremøte. d. Dersom personens personalia er ukjent, skal saksfremlegg og referat lages med personbeskrivelse i stedet for navn. Det kan i tillegg anføres vakter eller andre som vil kjenne igjen gjesten. e. Ved henvendelser i etterkant av en utestengelse skal personen informeres om sin rettighet til å uttale seg i saken, og personen skal oppfordres til å kontakte Kvarterstyret. f. Vaktstyret eller Kvarterstyret har anledning til å gjenoppta saken dersom personen i etterkant av en utestengelse har fått uttalt seg i saken. Saken bør gjenopptas dersom personen kommer med informasjon som kan ha konsekvenser for utfallet av saken. Dersom saken ikke gjenopptas skal personen informeres om anledningen til å påklage utestengelsen til Kvarterstyret eller Representantskapet. 4

18 Side 5 av 9 g. Kvarterstyret har gitt alle vakter, skjenkere, kvarter og orgseker myndighet til å nekte personer adgang til huset den dagen de er på jobb når de har saklig grunn til dette. Adgangsnekt en enkelt dag regnes ikke som en personalsak og skal ikke følge dette reglementet. 4-9 Midlertidig suspendering Kvarterstyret kan midlertidig suspendere et arbeidsgruppemedlem i personalssaker i påvente av ferdigstilt saksbehandling når det er nødvendig. Suspenderingen gjelder frem til saken er ferdigbehandlet. Suspenderingen kan likevel ikke vare i mer enn 1 (én) måned Referat a. Saken skal ikke inkluderes i ordinære referater. I referatet angis kun Personalsaker referatføres ikke offentlig. b. Det skal føres et eget referat fra behandlingen av personalsaker der følgende gjøres rede for - Saksnummer - Vedtak med stemmetall - Sanksjonstype - Sanksjonsvarighet - Begrunnelse 4-11 Arkivering Kvarterstyrets personalsaksarkiv a. Alle saksfremlegg med tilhørende referat og eventuelle andre dokumenter skal arkiveres i Kvarterstyrets arkiv. Alle arbeidsgrupper som behandler personalsaker må sende kopi av referat til Kvarterstyrets arkiv. b. Kvarterstyret skal føre en protokoll over alle personalsaker der det fremgår navn, sanksjonstype og sanksjonsvarighet c. Vedtak i personalsaker er ikke gyldige før sakspapirene er oversendt Kvarterstyret for arkivering. d. Arkivet og protokollen er unntatt offentlighet. e. Sensitive personopplysninger kan ikke lagres i dette arkivet uten at det først søkes om konsesjon for dette. Sensitive personopplysninger inkluderer opplysninger om: - Rasemessig og etnisk bakgrunn - Politisk, filosofisk og religiøs oppfatning - at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling - Helseforhold - Seksuelle forhold f. Kvarterstyrets personalsaksarkiv er et papirbasert arkiv som er nedlåst i et eget skap. Kvarterstyret har det daglige ansvaret for at arkivets innhold og tilgangen til det er lovlig. Arkivet kan ikke omgjøres til et elektronisk arkiv uten at det først søkes om konsesjon for dette. g. Kvarterstyret vedtar retningslinjer for tilgang til arkivet. Til daglig har kun Kvarterstyret tilgang til arkivet. Representantskapet har tilgang til arkivet ifm. ankesaker. h. Personen det gjelder har rett til å kreve innsyn i egen sak. Dette gjelder alle dokumenter som inneholder faktiske opplysninger eller sammendrag av faktiske opplysninger som angår saken. i. Personen har ikke krav på å gjøre seg kjent med dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen. Dette gjelder dokumenter som inneholder råd og vurderinger av hvordan styret bør 5

19 Side 6 av 9 opptre i saken. Personen har delvis innsyn i dokument som inneholder både faktiske opplysninger og råd og vurderinger. - overnevnte punkt fremstår litt uklart ved min siste gjennomgang. Fint om vi kan få en orientering fra RS i møte vedr. dette Vaktstyret personalsaksarkiv a. Vaktstyret skal lagre følgende opplysninger om utestengte personer i sitt arkiv: - Gjestens navn - Beskrivelse av utseende/oppførsel - Dato for utestengelsen - Varighet for utestengelsen - Begrunnelse for utestengelsen b. Vaktstyret har ansvar for å utarbeide et enkelt informasjonsskriv med opplysningene i punkt a) på bakgrunn av opplysningene i saksdokumentene fra personalsak behandlet i Vaktstyret eller Kvarterstyret. Saksdokumentene fra personalsaken skal ikke lagres i vaktstyrets arkiv. Kvarterstyret har ansvar for å gi Vaktstyret nødvendig informasjon om utestengelsessaker. c. Sensitive personopplysninger skal ikke lagres i dette arkivet. Sensitive personopplysninger inkluderer opplysninger om: - Rasemessig og etnisk bakgrunn - Politisk, filosofisk og religiøs oppfatning - at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling - Helseforhold - Seksuelle forhold d. Vaktstyrets arkiv er et papirbasert arkiv med oversikt over gjeldende utestengelser som er innelåst på Vaktkontoret på Kvarteret. Kun personer med tilgang til arkivet har nøkkeltilgang til kontoret. e. Vaktstyrets arkiv er unndratt offentlighet. Kun personer som er ansvarlig for adgangskontroll på Kvarteret har tilgang til informasjon fra Vaktstyrets arkiv og skal få dette uoppfordret på en sikker måte. Dette inkluderer: - Medlemmer av vaktetaten - Kvartermestere - Orgsek - Kvarterstyret 4-12 Anke a. Saken kan ankes av part i saken, som er begrenset til anklagede og fornærmede. b. Personalsaker avgjort i et arbeidsgruppestyre kan ankes til Kvarterstyret. Personalsaker avgjort i Kvarterstyret kan ankes til Representantskapet. Representantskapet sin avgjørelse er endelig. c. I tillegg kan Kvarterstyret ved objektive saksbehandlingsfeil i arbeidsgruppestyrer på eget initiativ ta opp saken som ankesak i Kvarterstyret. Representantskapet kan ved objektive saksbehandlingsfeil i Kvarterstyret eller i et arbeidsgruppestyre på eget initiativ ta opp saken som ankesak i Representantskapet. d. Ved slik saksbehandlingsfeil bør Representantskapet eller Kvarterstyret sende saken tilbake til den lavere instansen for ny behandling der dette er forsvarlig. 5 Medlemskap 6

20 Side 7 av Rett til medlemskap i en arbeidsgruppe Alle studenter i Bergen har i utgangspunktet rett til å delta i Kvarterets organisasjon. Medlemskap kan likevel nektes dersom det foreligger en saklig grunn til dette. 5-2 Definisjon av medlemskap a. Med medlem og medlemskap menes i dette reglementet ikke medlem av Det Akademiske Kvarters Generalforsamling som definert i statuttene, men funksjonær eller tillitsvalgt i Kvarterets organisasjon. b. Dette reglementet regulerer ikke utestengelse fra generalforsamlingene til Studentkulturhuset i Bergen A/S eller Det Akademiske Kvarter. 5-3 Godkjennelse av nye medlemmer a. Kvarterstyret godkjenner alle nye medlemmer ved signering av bindingskontrakt. b. Rekruttering av nye medlemmer er delegert til styrene i arbeidsgruppene. Disse kan avvise medlemmer dersom det foreligger en saklig grunn til dette, jf. sanksjonsgrunnlag i 3-3. c. Dersom grunnlag for avvisning er oppnådd medlemstak eller at personen ikke skikket for en gitt arbeidsgruppe skal personen henvises til andre arbeidsgrupper. d. Det kreves vanligvis ikke et styrevedtak for å avvise nye medlemmer. Avviste personer kan likevel kreve å få saken behandlet etter dette reglementet. Saken skal da følge dette reglementet med tilhørende vedlegg. 5-4 Godkjennelse av eksisterende medlemmer a. Kvarterstyret godkjenner alle eksisterende og tidligere medlemmer ved signering av ny bindingskontrakt. b. Alle eksisterende og tidligere medlemmer har rett til å fortsette deltakelsen i Kvarterets organisasjon, både i sin tidligere arbeidsgruppe og i andre arbeidsgrupper. c. Kvarterstyret kan kun nekte videre medlemsskap i en eller flere arbeidsgrupper dersom det foreligger en saklig grunn til dette. For å nekte en person videre medlemsskap må saken behandles som en personalsak i Kvarterstyret. 7