BAD transport Det nye regelverket hva betyr det for deg som oppdragsgiver?

Transkript

1 BAD transport Det nye regelverket hva betyr det for deg som oppdragsgiver? Seniorrådgiver Ingrid Bjerke Kolderup, Difi BAD 17. oktober2017

2 Tema for presentasjonen Hvorfor det grønne skiftet? God anskaffelsespraksis lovens 5 Miljøbelastning og klimavennlige løsninger Livssykluskostander Grunnleggende menneskerettigheter og ILO konvensjoner Hvordan gjøre det i praksis? Er det bestemte miljøkrav som skal overholdes? Nye bestemmelser i anskaffelsesregelverket, tydeliggjøring av miljø, vekting av miljø, dokumentasjon Livssykluskostnader

3 Anskaffelser er viktig for bærekraft Store utfordringer i Europa Løsningen: 2020 strategien om økonomisk utvikling og bærekraftig vekst Offentlige anskaffelser utgjør betydelige midler/påvirkningsmulighet Det offentlige har et særlig ansvar Det nye anskaffelsesregelverket tydeliggjør at samfunnsansvar er viktig Pålegger offentlige oppdragsgivere å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger

4 Nytt regelverk og samfunnshensyn Anskaffelsesregelverket tydeliggjør at samfunnshensyn er lovlig og ønskelig Lov om offentlige anskaffelser 5 Anskaffelsespraksis Samfunnsansvar er nevnt i flere bestemmelser i forskriften Livssykluskostnader definert og utvidet Regelverket noe utvidet tilknytning til leveransen

5 Anskaffelsesregelverket Lov om offentlige anskaffelser, (LOA) Alle anskaffelser over kr eks mva Forskrift for forsyningssektoren (FF) - Del I gjelder alle anskaffelser over kr eks mva - Del II gjelder anskaffelser over terskelverdiene på 3,5 mill eks mva (Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser) Ikraft 1. januar 2017

6 Store muligheter til å ta hensyn til krav, herunder miljøbelastning, tildelingskriterier mm De fire friheter: Fri bevegelse av varer, tjenester, arbeid og kapital Grunnleggende prinsipper i loa 4 Konkurranse Likebehandling Forutberegnelighet Etterprøvbarhet Forholdsmessighet

7 Forsyningsforskriften 1-6 (1) Forskriften gjelder for aktiviteter som har til formål å stille til rådighet eller drive rutenett beregnet på å yte transporttjenester til offentligheten med jernbane, automatiserte systemer, sporvei, trolleybuss, buss eller kabel (2) Et rutenett antas å foreligge dersom driftsvilkårene for tjenesten er fastlagt av en offentlig myndighet. Driftsvilkår kan for eksempel være krav til hvilke ruter som skal betjenes, hvor stor kapasiteten skal være og hvor ofte rutene skal betjenes

8

9 Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser 1.Ledd Statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Dette skal blant annet skje ved at oppdragsgiveren tar hensyn til livssykluskostnader. Disse oppdragsgiverne skal også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er en risiko for brudd på slike rettigheter.

10 Ny 5 i lov om offentlige anskaffelser 2. ledd Oppdragsgiver kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø, innovasjon, arbeidsforhold og sosiale forhold, forutsatt at kravene har tilknytning til leveransen.

11 Anskaffelsespraksis loa 5 Hvem? Oppdragsgiver på virksomhetsnivå Hvor? Styrende dokumenter, anskaffelsesstrategi /miljøstrategi Hva består plikten i? 1. Kartlegge kommende anskaffelser behov 2. Hvilke utgjør en vesentlig miljøbelastning 3. Lage rutiner for disse anskaffelsene 4. Skal ta hensyn til livssykluskostnader 5. Rutinene må gjenspeiles i den enkelte anskaffelser Sanksjonerbar bestemmelse

12 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT Eksempler på rutiner i styrende dokumenter 1. Kartlegge miljøbelastningen ved planlagte anskaffelser, hvor er det potensiale for reduksjon? 1. Risikoanalyse 2. Dialog med markedet som hovedregel v store strategisk viktige anskaffelser 3. Formuler formålet med anskaffelsen, sett resultatmål 4. Bruke Åpne spesifikasjoner (fremmer nye løsninger) 5. Legg vekt på livssykluskostnader 6. Plassere ansvar for å følge opp kontrakten leveres kontraktsmessig ytelse? 7. Måle om ønsket effekt, resultat er nådd

13 Anskaffelseskostnaden er toppen av isfjellet

14 Direktoratet for forvaltning og IKT Hva slags miljøbelastning? Formålet er å redusere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger Utslipp Skadelige kjemikalier Bruk av ikke-fornybare kilder Energibruk, vannforbruk Fremme sirkulærøkonomi

15 Direktoratet for forvaltning og IKT Krav til kjøretøy og transporttjenester 1/7-17 Yrkestransportloven: Anskaffelser av kjøretøy til veitransport, dvs biler og busser Gjelder også der det off kjøper tjenesten av private (rutebuss) Krav til Euro 6? Utslippskrav 85 g CO2 pr km

16 8-1 markedsundersøkelser Kan du prate med leverandører. Eller vil det diskvalifisere deg? Oppdragsgiver kan gjennomføre markedsundersøkelser og informere om planer og behov Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å be om råd Oppdragsgiver kan motta råd fra bla leverandører, markedsaktører Rådene kan brukes i den konkrete anskaffelsen under forutsetning av at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller er et brudd på likebehandlingsprinsippet

17 Hva bør du spørre om? Hva skjer? Nyheter? Trender? Hvor fort skjer det endringer (for eksempel i avtaleperioden)? Ny teknologi? Nye miljøløsninger? Hvordan bør jeg utforme spesifikasjonen? Ny Standard Hvilke krav skal jeg ikke stille for å unngå at jeg kjøper gårsdagens løsning? Hvilke krav er fordyrende? Konkurransebegrensende? Hvordan kan leverandøren dokumentere miljøprestasjon? Hva kan jeg be om?

18 Kvalifikasjonskrav Krav til leverandøren for å sikre at han er egnet til å gjennomføre konkurransen Relevante og proporsjonale Likebehandle leverandørene Økonomisk soliditet Krav til regnskapets balanse årlig omsetning - Maks to ganger kontraktens verdi med mindre saklig grunn ansvarsforsikring Dokumentasjonskrav; Bankerklæringer, årsregnskaper, ansvarsforsikringsbevis, kredittvurderinger

19 Kvalifikasjonskrav, kap 12 Kan stille krav til leverandørens egnethet; forutsatt at det er relevant og proporsjonalt for å utføre kontrakten Tekniske og faglige kvalifikasjoner; Kan be leverandøren legge frem dokumentasjon på en beskrivelse av kvalitetssikringstiltak og miljøledelsestiltak Beskrivelse a viktigste leveranser siste 3 år En beskrivelse av redskaper, materiell og teknisk utstyr leverandøren råder over til å utføre kontrakten Opplysning om utdannelse og faglige kvalifikasjoner Oppfyllelse av kvalitetssikrings eller miljøledelsesstandarder Dokumentasjonskravene skal stå i forhold til anskaffelsens karakter, omfang, betydning og planlagte bruk

20 OBS! leverandøren må dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene, for eksempel ved en forpliktelseserklæring Støtte fra andre virksomheter 12-5 Leverandøren kan støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter både mht til økonomi og teknisk og faglige kvalifikasjoner økonomisk eller finansiell kapasitet; oppdragsgiver kan kreve solidaransvar for utførelse av kontrakten Teknisk kompetanse som utdanning, faglige kvalifikasjoner eller erfaring, så skal disse virksomhetene utføre de tjenestene som krever slike kvalifikasjoner

21 Kravspesifikasjoner 11-1 Proposjonale og relevante krav: K skal angi kravene til egenskapene til ytelsen og skal ha tilknytning til leveransen og stå i forhold til anskaffelsens formål og verdi Kravene kan vise til alle trinn i livssyklusen til ytelsen, selv om det ikke påvirker egenskapene K skal stilles som ytelses- og funksjonskrav inkludert miljøegenskaper, eller Ved henvisning til tekniske spesifikasjoner; nasjonale standarder som gjennomfører internasjonale standarder, europeiske godkjenninger etc Eller en kombinasjon av y/f inkludert miljø og tekniske spesifikasjoner/standarder Kan ikke vise til bestemte fabrikater, merker Krav til universell utforming

22

23 Kontraktens gjenstand Oppdragsgiver bestemmer selv hvilket behov som skal dekkes og hvilken miljøbelastning som skal vektlegges Stor frihet til å bestemme løsning, men. Lovlig å be om el-bil, men null-utslipp mer åpen spesifikasjon åpner for nye løsninger Åpen spesifikasjon åpner for flere løsningsalternativer Kan selv velge hvor i prosessen miljø skal vektlegges

24 Åpne spesifikasjoner: funksjon- og ytelsesspesifikasjon HVA og ikke HVORDAN Åpne spesifikasjoner legger til rette for å nyttiggjøre seg hverandres spisskompetanse Det offentlige har kompetanse på behovet Leverandøren har kompetanse på hvordan levere ytelser som tilfredsstiller behovet Leverandøren velger selv den beste løsningen på det behovet du har beskrevet Leverandøren har risikoen for at den tilbudte løsning oppfyller behovet Det er da vesentlig at du har beskrevet det verifiserte behovet i konkurransegrunnlaget!! Du følger opp kontrakten på resultater og effekter og ikke selve leveransene

25 Forenklet detaljspesifikasjon Rehabilitering av bygg Formålet er å redusere energibruk Detaljsspesifikasjon: Det skal anskaffes og installeres Y antall panelovner med termostat Kontraktsmessig ytelse: levering av Y antall panelovner med termostat Oppfølgning av kontrakt: Blir Y antall panelovner levert?

26 Forenklet åpen spesifikasjon Formålet er å redusere energibruket til lavere enn X kwt Behovet er at det skal være 20 grader i kontorer og møterom på dagtid i arbeidstiden mellom kl på hverdagene Her kan leverandørene tilby ulike løsninger: gulvvarme, solvarme, jordvarme, panelovner etc Konktraktsmessig ytelse: levering av lavere energibruk enn X kwt Oppfølgning av kontrakt: Er målet om lavere energibruk overholdt?

27 Mulighetene ved åpne spesifikasjoner Leverandørene kan levere sine beste løsningsforslag, det de er gode på Du utfordrer leverandørene til nytenkning og kreativitet Du får tilbud på «det siste» innen løsninger og ikke gammel foreldet teknologi og løsninger Du må ikke ha spisskompetanse selv på løsninger Du kan følge opp resultatene, behovsoppfyllelsen og måle om formålet med anskaffelsen er nådd Du kan konsentrere deg om kjerneoppgaver

28 Er det bare fryd og gammen? Risiko ved åpne spesifikasjoner Du har risikoen for at du ikke verifiserer behovet ditt godt nok ikke beskriver formålet med anskaffelsen og de resultater du ønsker å oppnå godt nok Ikke godt nok beskriver dagens situasjon ikke instruerer godt nok hvordan leverandøren skal besvare slik at det blir vanskelig å evaluere tilbudene Ikke følger opp kontrakten etter kontraktsinngåelse Ikke har tilstrekkelige incentiver og/ eller sanksjoner i kontrakten

29 Når er åpne spesifikasjoner spesielt egnet? Der du ønsker bedre behovsdekning Der du ikke ønsker gårsdagens løsning Der det er en rask utvikling på området innovative løsninger På løsningsiden eller På behovssiden Der det er tendenser til monopoldannelser Åpne opp for nye leverandører, tenke nytt Der det er nye leverandører på markedet Der du ønsker mer kontroll på økonomien

30 Når er detaljspesifikasjoner mest egnet? Når det er lovpålagt hvordan ytelsen skal utføres Omsorgstjenester Krav til formell utdannelse TEK 10 Stor risiko, sårbare brukere Når ytelsen skal integreres i en annen løsning

31 Direktoratet for forvaltning og IKT Behov for flyreise? Er dette mitt verifiserte behov? Behov for kommunikasjon? Kan behovet dekkes på annen måte? Telefon, mail, videokonferanse? Hvis fysisk møte flyreise? Jernbane? Buss?

32 Detaljspesifikasjon Behov 100 barn skal hentes og bringes tilbake etter følgende rute Y og være på skolen kl 10 og hentes kl 16 Miljøkrav: Frakten skal gjennomføres med 2 el-busser som hver tar 50 personer Krav til mulighet for rullestoler: Dørene skal være 1,2 meter bred og det skal være rullestolrampe. Krav til sikkerhet: Setene skal være x cm høye og y cm brede, med fyll type X og med sikkerhetssele. Jf tegninger. Bussene skal ikke være eldre enn 3 år Tildelingskriterium: Laveste pris

33 Åpen spesifikasjon Ytelsesspesifikasjon: Behov for å frakte 100 passasjerer hvorav 10 i rullestol til skolen og tilbake på en miljøvennlig, trygg og behagelig måte. Funksjonsspesifikasjon: Transporten skal skje med kjøretøy med maksimum utslipp x gram CO2 pr km Spesifikasjon / grensesnitt Skolebarna skal være på B senest kl 10 om morgenen og hentes tidligst kl 15 tilbake til A Transporten skal ivare behov for å frakte 10% i rullestol Kjøretøyet skal tilfredsstille sikkerhet i hht EuroNcap Tildelingskriterier Tid i transportmiddelet jo kortere tid jo høyere poeng Setekomfort og letthet mht av og påstigning vil bli vektlagt Jo lavere CO2 utslipp jo høyere poeng

34 Tildelingskriterier Den laveste prisen Den laveste kostnaden (her er livssykluskostnader med) Det beste forhold mellom pris eller kostnad (Livssykluskostnader) og kvalitet Fastpris Tildelingskriteriene skal vektes Står uttrykkelig at miljø kan være et tildelingskriterium og der det brukes som tildelingskriterium skal det som hovedregel vektes med 30%

35 Hvordan evaluere tildelingskriteriene? Du må fortelle leverandørene hva som er viktig for deg Du må på forhånd ha laget en plan for hvordan du skal evaluere Mer utfordrende for kriterier som innebærer skjønn Hva skal til for å få fullt score, for eksempel 10 poeng? Hva skal til for å få 5 poeng? Etc Hvordan skal du sammenligne pris og poeng? Omgjøre poeng til pris? Der de tilbudte konsulenters kompetanse brukes som tildelingskriterium Gir 10 års erfaring 10 ganger så mange poeng som 1 års erfaring? Hva med 20 års erfaring? Der passasjerers fornøydhet brukes som tildelingskriterium Hvordan differensiere her?

36 Kontraktskrav Skal det skje en endring i kontraktsperioden? Krav om nyere teknologi? Opsjoner? Hvordan håndtere avvik sanksjoner Hvordan måle om avtalt kvalitet blir levert? Skal leverandøren rapportere? Hvor ofte? Skal det være brukerundersøkelser? Hvem skal gjennomføre? Skal dere ta stikkprøver? Hvor ofte skal dere ha oppfølgingsmøter?

37 Kvalifikasjons krav (krav til leverandøren) Krav til ytelsen Tildelings kriterier Kontrakts krav Tilstrekkelig antall leverandører som oppfyller kravene Tilstrekkelig antall leverandører som kan tilby ytelsen Der få/ingen leverandører kan tilby ytelsen Dersom man ønsker en endring i kontrakts perioden Premierer Fremmer innovasjon Dersom leverandøren ikke har ønskede kvalifikasjoner

38 Absolutt krav? Tildelingskriterium? Kontraktskrav?

39 Hvorfor er det viktig å klassifisere? Absolutte krav (grensesnitt) Brukes med forsiktighet Stimulerer ikke til innovasjon og knapt til nytenkning Kan begrense hvor mange leverandører som kan levere Tildelingskriterier best mulig Hva skal leverandørene konkurrere på? Gjenspeiler kriteriene den verdi vi er villig til å betale? Utfordringen er å speile mål og verdier inn i evalueringsmatrisen Kontraktsvilkår Skal være oppfylt og danne forutsetninger for pris og risikofordeling Sikrer sammenlignende tilbud Kvalifikasjonskrav Skal være oppfylt for å kunne delta og Sikrer konkurranse på like vilkår

40 Eks på vektlegging av miljø i hele prosessen Behovet: Biler med lavt utslipp og som kan kjøre min x km daglig Kvalifikasjon: leverandøren skal ha kompetanse på den til enhver tid beste teknologi mht utslipp Spesifikasjonen: bilen skal ikke ha høyere utslipp av CO2 enn 40 gram pr km Tildelingskriterier: Lavere utslipp av CO2 enn 40 gram pr km vil få tilleggscore Kontraktskrav: Ved nyere teknologi med lavere utslipp skal flåten skiftes ut innen..

41 Etter at konkurransen er kunngjort Oppdragsgiver kan foreta rettelser endringer som ikke er vesentlige Leverandører kan be om supplerende opplysninger og oppdragsgiver skal svare senest 6 dager før tilbudsfristens utløp Tilbudsfristene kan forlenges Oppdragsgiver kan be leverandørene ettersende, avklare eller utfylle dokumentasjon

42

43 Oppsummering 5 : Kartlegg alle fremtidige behov mht miljøbelastning og prioriter Sett miljømål (resultatmål) Bruk handlingsrommet i regelverket snakk med leverandørene! Åpne spesifikasjoner Standarder ikke sett unødvendige krav, de 3 hvorfor Husk kvalifikasjonskrav her skal du være god nok! (krav)spesifikasjon SKAL oppfylles, tildelingskriterier = konkurransekriterier Følg opp kontraktene - har vi nådd målene?

44