Årsoppgjør Uni Økonomi V3 lønn

Transkript

1 Årsoppgjør Uni Økonomi V3 lønn Januar 2013

2 Innhold 1: Oppdater til januarversjon : Arbeide med lønn på to årstall : Oppretting av nytt år og valg av korrekt årstall : Overføre feriepenger : Import av skattekortopplysninger - Maskinell skattekortoverføring : Levering av 6. termin terminoppgave og endringsoppgave : Oppdatere satser på lønnsarter på nytt år : Før inn det som eventuelt mangler : Før poster på ekstra lønnskjøring : Feil LT-kode på lønnsart : Hvilken lønnsart skal jeg benytte for å føre det som mangler? : Informasjon om føring av Elektronisk kommunikasjon (LT-kode 130-A) Ett elektronisk kommunikasjonsmiddel: To eller flere elektroniske kommunikasjonstjenester: : Informasjon om føring av Fri bil (LT-kode 118-A) : Informasjon om føring av Arbeidsgivers del av pensjon (OTP) og refusjon sykepenger Hvordan føre arbeidsgivers andel av pensjonsinnskudd (OTP) Hvordan føre refusjon sykepenger for refusjon av arbeidsgiveravgift Kontering/tilleggskontering for grunnlag otp/refusjon sykelønn : Informasjon om føring i lønnsarter med LT-koder for Diett (herav diett) : Endre på ja og nei i ansatt heile året i V3 lønn: : Tilleggsopplysninger : Kontroller tilleggsopplysninger : Finn manglende tilleggsopplysninger : Finn tilleggsopplysninger som ikke stemmer : Korrigere tilleggsopplysninger : Arbeide i bildet for tilleggsopplysninger Velge ansatt Vise alle tilleggsopplysninger Endre verdi for tilleggsopplysning i feltet Verdi Sortering Gruppering Utskrift : Fyll inn tilleggsopplysninger som mangler : Korriger på registrerte tilleggsopplysninger : Korriger på tilleggsopplysninger som blir hentet fra lønnspost

3 5.9: Tilleggsopplysning som skal grupperes (en LT-kode vises på flere linjer på lønns- og trekkoppgaven) : Systemet godtar ikke 0 som tilleggsopplysning : Korigere periode/tidsrom i tilleggsopplysningene : Avstemming : Ta ut kontrollrapporter: : Avstemme årsoppgaven mot LTO : Utbetalt under grense for oppgaveplikt : Kontroller lønnsarter : Avstemming mot regnskap: : Levere LTO : Frister : Oppsett for Eksport til Altinn Om denne veiledningen Hvordan komme i gang Oppsett av datasystem i AltInn portalen I Uni Økonomi: :Eksportere LTO til Altinn (7.4: Levering på papir) : Spesielt for Svalbard : Annen nyttig informasjon : Nullstilling/korrigering av lønnskjøring : Status Terminoppgjort på lønnskjøring : Utenlandske arb.takerere : Selvstendig næringsdrivende

4 1: Oppdater til januarversjon Januarversjonen av Uni Økonomi lønn inneholder viktige oppdateringer som gjelder innberetning av lønn, samt trekktabellene (skattetabellene) for det nye året. Eventuelle nye lønns- og trekkoder (ltkoder), endringer i eksisterende LT-koder, endringer i funksjonen for Altinn-eksport o.l vil være med i denne versjonen. Det er derfor viktig at lønnsmodulen er oppdatert med januarversjonen før du leverer lønns- og trekkoppgavene, og før du kjører den første lønnskjøringen på det nye året. Ny versjon vil bli tilgjengelig via LiveUpdate på nyåret. For 2013 vil versjonen som inneholder disse endringene ha versjonsnummer eller høyere. Se denne artikkelen på kundesenterets nettsider for mer informasjon om hvordan du oppdaterer: 4

5 2: Arbeide med lønn på to årstall Du kan gjerne jobbe på lønn i gammelt år etter at du har opprettet nytt år; ferdigstile gammelt år for å klargjøre Lønns-og Trekkoppgavene osv. Husk bare å velge korrekt år i Hovedmeny før du åpner lønn. Endringer på ansatte som gjelder skattekommune, tabellnr, skatteprosent el.l må gjennomføres inne på det året der det skal tre i kraft. Dersom du gjør endringene inne på 2012 etter at 2013 er opprettet vil du ikke få dem med deg over på nytt år. Dersom du fører endringer som påvirker feriegrunnlaget vil feriepengerutinen i det nye året finne dette og foreslå overføring. Se eget avsnitt overføre feriepenger til nytt år for mer informasjon. Du finner oversikt over hvordan du oppretter nytt år i neste avsnitt. 5

6 2.1: Oppretting av nytt år og valg av korrekt årstall Husk at i V3 lønn ligger lønn og alle de andre modulene i samme databaser. Dette betyr at når det opprettes nytt år for en klient, så blir det opprettet nytt år for alle moduler. Det bør derfor være avklart mellom alle parter, både regnskap, faktura og lønn, før man oppretter nytt år. Se avsnittet Arbeide med lønn på to år for informasjon om hva som bør være på plass i 2012 lønn før nytt år opprettes. Tips: Dersom man jobber i nettverk, og server er på en annen maskin, kan det være lurt å logge på server og opprette nytt år derifra, eventuelt at systemadministrator oppretter nytt år. Ta først en backup av det gamle året 20xx (Marker klienten -> UniBackup -> Opprett backup ->.) Velg så Administrasjon -> Nytt år, og kjør gjennom rutinen. 6

7 Dersom du ønsker at inngående balanse skal splittes på Avdeling, Prosjekt eller en annen dimensjon setter du hake for det. Vent så til rutinen er ferdig. Det kan ta en stund. Du får beskjed når nytt år er opprettet: 7

8 Du vil da ha fått opp nytt år, 20YY, i Hovedmenyen. Husk å velge det årstallet du skal arbeide på før du går inn i lønn. Velg 2012 når du skal jobbe med lønns- og trekkoppgavene for 2012, og velg 2013 når du skal arbeide med lønn for

9 2.2: Overføre feriepenger Hvordan får jeg oppdatert feriepengegrunnlag på nytt år? Hvis du har vært inne i lønn på forrige år og gjort endringer som påvirker feriepengegrunnlaget så vil systemet oppfatte dette og komme med en melding når du genererer feriepenger i året etter. Det er bare å svare Ja på spm om å overføre endringene og følge veiviseren videre. 9

10 2.3: Import av skattekortopplysninger - Maskinell skattekortoverføring Du kan eksportere ut ansattregisteret ditt til en fil, eksportere den til Altinn, og så få nye skattekortopplysninger for 2013 på fil for import til lønnssystemet. Filen kan gjerne eksporteres på 2012, men den må importeres på Du finner bildet for eksport/import av skattekortopplysninger på Periodiske rutiner -> Elektronisk skattekortoverføring Når du har fått opp bildet, velger du eventuelt hvor filen skal lagres. Ellers vil systemet foreslå å lagre den på skrivebordet. Du kan så velge hvilke ansatte som skal være med i eksporten. Du kan velge om det kun er aktive ansatte som skal eksporteres (de som er merket med Aktiv i feltet Status på ansattkortet). Dersom du setter hake for Aktive ansatte er de kun ansatte med status Aktiv som eksporteres. Dersom du ikke har oppdatert denne statusen kan Sluttdato på de ansatte benyttes. Dersom du f.eks setter inn i feltet Sluttdato blank eller større enn, så vil kun ansatte uten sluttdato, eller med sluttdato større enn bli med i eksporten. Velg så Eksporter for å eksportere filen. Du får opp filen i Notisblokk, og vil se at filen i hovedsak består av en liste med personnummer og organisasjonsnummeret til bedriften. Så kan du logge på Altinn og laste opp filen. Søk på RF-1212 for å finne korrekt skjema. Etter at du har fått levert filen skal du iflg Altinn få tilgang til å laste ned fil med skattekortopplysninger for 2013 etter en dag. Last ned og lagre filen. Import av fil skjer på samme sted som eksport. Gå inn på Periodiske rutiner -> Elektronisk skattekortoverføring, søk opp filen der du fant den (trykk på de to pilene til høyre for Filnavn for å få opp bildet for å lete frem filen) og velg så Importer fra fil. NB: Husk å stå inne på år 2013 når du importerer filen. 10

11 2.4: Levering av 6. termin terminoppgave og endringsoppgave For å levere terminoppgave for 6.termin må du gå inn på Velg Periodiske rutiner -> Terminoppgave og velg korrekt termin. Når du får terminoppgaven opp på skjermen velger du Altinn-knappen for å eksportere terminoppgaven til Altinn. (Se eget avsnitt Oppsett for eksport til Altinn under Levere LTO i dette dokumentet for mer informasjon om oppsett for eksport til Altinn) Ved eksport av terminoppgave får du et valg om dette skal være en hovedoppgave eller en korrigert oppgave for terminen. Skulle du av en eller annen grunn ha levert feil for en termin, kan du altså velge å levere en ny, korrigert oppgave: 11

12 NB: Spesielt for desember 2012/januar 2013: Terminoppgaven ble i desember 2012 flyttet til Altinn2. For å få eksportert terminoppgaven for 6.termin 2012 må du derfor ha oppdatert til versjon eller høyere. 12

13 2.5: Oppdatere satser på lønnsarter på nytt år Det har frem til nå ikke vært mulig å automatisk oppdatere satser på lønnsarter. De har du måttet vedlikeholde manuelt. Det har nylig kommet en funksjon for å kjøre oppdatering av sats på enkelte lønnsarter. Dette vil forenkle arbeidet med vedlikehold av satser. Lønnsartene du benytter kan merkes med en systemtype: Når det har kommet nye oppdateringer kan du så kjøre en rutine for å oppdatere sats på lønnsarter som er merket med systemtyper. Velg Verktøy -> Oppdater sats i lønnsart-bildet. Dere får da opp en liste over de lønnsartene som er merket med systemtype, og der det finnes ny sats for denne systemtypen. Dere kan så velge hvilke lønnsarter dere ønsker å oppdatere sats på eller ikke (hake på/av for Oppdateres) og kjøre oppdatering. Husk å oppdatere på det årstallet der satsene skal endres. 13

14 NB: Grenseverdien på lønnsarter blir ikke oppdatert på denne måten. 14

15 3: Få oversikt over hva som skal innberettes og hva som alt er registrert i lønn For å få oversikt over hvilke poster som skal innberettes i lønns- og trekkoppgavene (LTO), og hvordan de skal innberettes, henviser vi til kodeoversikten (som man finner på oppslagsverk fra informasjonstjenester eller f.eks revisor. For å få oversikt over hva som allerede er registrert inn på de enkelte ansatte er det letteste å forhåndsvise eller skrive ut LTO. Du finner den på Periodiske rutiner -> Lønns- og trekkoppgave. Velg Alle ansatte (eller En ansatt dersom du kun ønsker å se LTO for en enkelt ansatt). Velg så OK. 15

16 4: Før inn det som eventuelt mangler Kontroller først om du kanskje alt har ført det som ikke viser på LTO, men har glemt å påføre lønnsog trekkode (LT-kode) på lønnsarten. I så fall kan du registrere inn korrekt LT-kode på lønnsarten, så vil opplysningene bli med på LTO. Se eget avsnitt om tilleggsopplysninger i lønns- og trekkoder for hvordan du får lagt inn/korrigert disse opplysningene. 4.1: Før poster på ekstra lønnskjøring Dersom noe mangler må det føres inn. Dersom du skal kjøre flere lønnskjøringer for dette året, tar du det f.eks med på neste lønnskjøring. Ellers må du lage en ekstra lønnskjøring (eller flere) for disse postene. Husk i så fall å fjerne hake for Ta med fastlønn/trekk på selve lønnskjøringen, slik at du ikke får med fastlønnsposter på ekstrakjøringen. Husk også å kontrollere fra- og til dato på lønnskjøringen. Dersom du ønsker at det ikke skal beregnes skatt (f.eks dersom du kun skal innberette et skattegrunnlag, og det ikke finnes lønnsposter på lønnskjøringen å trekke skatten fra), velger du Ikke trekk i feltet Skattetrekk faktor. Det valget du gjør på lønnskjøringen mtp skattetrekk gjelder hele lønnskjøringen/alle ansatte. Dersom enkelte ansatte skal ha poster med skattetrekk og andre ikke kan du f.eks styre dette med å opprette egne lønnsarter for med/uten skattetrekk. 16

17 4.2: Feil LT-kode på lønnsart Det kan også være at du har ført noe i feil LT-kode. Før i så fall alt tilbake i den lønnsarten som har feil LT-kode, og før det inn på nytt i en lønnsart med korrekt LT-kode. NB: Dette gjelder også dersom du har benyttet feil LT-kode på en lønnsart. Du kan ikke bare bytte LT-kode på lønnsarten. Du må føre det som er ført i denne lønnsarten tilbake. Benytt samme lønnsart og før totalen med motsatt fortegn. (Husk å føre tilbake korrekt antall også dersom det er en LT-kode som skal opplyse antall.) Før så totalen inn igjen med en lønnsart som har korrekt LTkode. 17

18 4.3: Hvilken lønnsart skal jeg benytte for å føre det som mangler? Dersom du ikke har noen egnet lønnsart for å føre det som mangler, oppretter du en ny lønnsart, med korrekt LT-kode. Kontroller i tillegg at denne lønnsarten har på korrekte haker under Med i grunnlag for. Det er disse valgene som bestemmer hvordan lønnsarten blir behandlet i systemet mtp arbeidsgiveravgift, skatt og lignende. Her er en oversikt over hva de ulike valgene betyr: Arbeidsgiveravgift: Dersom denne er på, vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget. Pensjon: Dersom denne er på, vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere pensjonsgrunnlaget. Pensjonsgrunnlaget benyttes ved bruk av faste trekk. Trekk i prosent av pensjonsgrunnlaget vil trekke en prosent av alt det som er ført i lønnsarter som har hake for Pensjon. Ferie: Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere feriegrunnlaget til den ansatte. Utbetaling: Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere det den ansatte får utbetalt. Skatt (Tabell): Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere skattegrunnlaget. Dersom den ansatte kun har prosenttrekk, vil systemet benytte prosenttsatsen for skattetrekk. Skatt (%): Dersom denne er på vil det du fører i denne lønnsarten øke eller redusere skattegrunnlaget. Forskjellen mellom denne og Skatt (Tabell) er at dersom du benytter denne, så vil systemet beregne skatt etter prosentsatsen på ansattkortet, uansett om den ansatte har tabellkort eller ikke. Du benytter altså denne hvis du ønsker å styre systemet til å beregne skatt etter prosentsatsen på ansattkortet. 18

19 For mer informasjon om hva de ulike valgene inne på Faste register -> Lønnsart betyr, velg Hjelp i bildet for Lønnsart. I de neste avsnittene finner dere informasjon om en del vanlige tilleggsposter. 19

20 4.4: Informasjon om føring av Elektronisk kommunikasjon (LT-kode 130-A) Føring av telefon, bredbånd og mobil Her forsøker vi å vise muligheter i lønnsmodulen for hvordan håndtere skatte- og avgiftsutregning ved arbeidsgivers dekning av Elektroniske kommunikasjonsmiddel. Med et elektronisk kommunikasjonsmiddel menes: telefon, mobiltelefon, bredbånd. Det er innført en sjablonbeskatningsmodell som gjelder for arbeidstakere som disponerer en eller flere elektroniske kommunikasjonsmidler betalt av arbeidsgiver. I de følgende eksemplene tar vi altså for oss poster som skal føres i LT-kode 130-A. Mer informasjon finner du i f.eks kodeoversikten på Ved å disponere ett elektronisk kommunikasjonsmiddel kan den ansatte få et inntektspåslag inntil kr 4000,-. De første kr 1000,- er skattefrie, det samme gjelder for den delen av beløpet som overstiger kr 5000,-. For to eller flere elektroniske kommunikasjonsmidler er skattebeløpet kr 6000,-. Alt over kr 7000,- er skattefritt. De første kr 1000,- er skattefrie. Betaler den ansatte deler av telefonkostnaden selv, med for eksempel trekk i lønn, skal dette redusere skattepliktig beløp. Eksempel på utregning av skattepliktig beløp og tolking av regler rundt dette finnes på I dette skrivet vil vi ikke gå nærmere inn på hvordan skattepliktig beløp skal regnes ut, men hvordan du bruker Uni Økonomi for å innberette skatt og arbeidsgiveravgift på den enkelte ansatte, samt hvordan du skal få korrekte tall på lønns- og trekkoppgaven. Vi benytter i våre eksempel lønnsart 888. Denne har LT-kode 130-A, og hake for Med i grunnlag for Arbeidsgiveravgift og Skatt. Det som skjer når du benytter denne lønnsarten er altså at beløpet innberettes i lt-kode 130-A og at det beregnes arbeidsgiveravgift og skatt av beløpet. 20

21 Ett elektronisk kommunikasjonsmiddel: Forslag til føring 1: Arbeidsgiver eier og betaler mobilregningen: Telefonregning på kr 7000,- Skattepliktig beløp blir da kr 4000,- for hele året Legg kr 333,- (4000/12) som et fast beløp på den ansatte i lønnsart 888. Du kan selvsagt lage og bruke en annen lønnsart. Dette vil da automatisk generere skattetrekk og innberetning av arbeidsgiveravgift, samt at totalen i året vil slå seg sammen og bli lagt inn som totalt skattepliktig beløp på lønns- og trekkoppgaven. 21

22 Tilleggsopplysningene på lønnsarten: Dekket av arbeidsgiver: I dette feltet skal det samlede beløpet på telefonregningene i feltet Dekket av arbeidsgiver oppgis. Betaler den ansatte deler av telefonregningen selv, skal beløpet her reduseres tilsvarende. Det er umulig å vite det eksakte beløpet her før årets slutt, men det går an å gjøre et anslag, for så å korrigere beløpet på den siste lønnskjøringen i året, evt. ved å gå inn på Periodiske rutiner -> Lønns- og trekkoppgave -> Kontroller tilleggsopplysninger og endre beløpet der. 22

23 Dette beløpet blir akkumulert på lønns- og trekkoppgaven, så du bør legge inn som fast ditt anslåtte årsbeløp/12, for så å bruke et korrigeringsbeløp på den aller siste, det kan være både negativt og positivt beløp. I vårt eksempel blir det kr 583,- (7000/12) som skal stå i dette feltet. Hvis du velger å la beløpet være 0 for så å legge inn hele beløpet på den siste, så vil det komme opp som feil ved kontroll av lønns- og trekkoppgaven. For å unngå dette kan du evt. legge inn 0,0001 i feltene som du vil skal være 0, så vil systemet registrere dette som et beløp og dermed ingen feilmelding. Dette gjelder alle felt som skal inneholde 0, og er en generell regel i Uni Økonomi lønn. Dekket av den ansatte: I dette feltet skal den andelen som den ansatte betaler selv av abonnementet oppgis. Den kan være 0, som i vårt eksempel, og da gjelder regelen med 0,0001. Hvis den ansatte betaler en egenandel er det viktig at dette beløpet også blir registrert som 1/12, da dette akkumuleres på lønns- og trekkoppgaven. Husk, at hvis den ansatte betaler en andel av kostnaden selv, så skal det også redusere det skattepliktige beløpet. Derfor må du redusere satsen for innberetning, evt. med å redusere litt hver måned, eller å korrigere for egenandel på slutten av året. Tidsrom: Her skal tidsrommet for fordelen innberettes. Dette feltet blir utfylt av systemet selv. Det er tidsrommet som står på lønnspostene i de ulike lønnskjøringene som blir regnet som tidsrom her. Begynner du med dette i januar og avslutter i desember, så vil tidsrommet bli Starter du midt i året med denne innberetningen vil startdatoen bli det som er datoen for denne lønnsføringen. Dersom du f.eks fører alt på siste lønnskjøring og det gjelder for hele året, husk i så fall å sette inn fra dato og til dato på denne lønnsposten. Antall abonnement: Her skal antall abonnement den ansatte får dekket som kommer inn under regelen om Elektroniske kommunikasjonsmiddel oppgis. Dette tallet blir ikke akkumulert. I vårt eksempel skal det stå 1 her. Systemet slår sammen/akkumulerer alle poster som har samme Antall abbonnement. Får du to eller flere linjer på lønns- og trekkoppgaven må du derfor kontrollere at du har nøyaktig samme antall i feltet Antall abbonenment på alle lønnspostene. Forslag til føring 2: Det er selvsagt mulig å ta dette som en engangsføring i slutten av året, men da bør arbeidstakeren gjøres oppmerksom på at han får en ekstra skattpliktig lønn på kr 4000,- på denne lønnskjøringen. Prosedyren blir den samme som ved å legge det inn på fastlønn, men nå registrerer en alt som en lønnspost. Tilleggsopplysninger må legges inn nå også, men nå bruker du årsbeløpet og registrerer alt i en engang. Forslag til føring 3: Dersom den ansatte anskaffer seg det elektroniske kommunikasjonsmiddelet i løpet av året, er fremgangsmåten lik som over, men du må ta hensyn til redusert antall måneder når du regner ut skattebeløpet. Dette gjelder også om du først nå starter med innberetning av elektronisk kommunikasjonsmiddel selv om den ansatte har disponert dette hele året. Da blir det månedlige 23

24 skattepliktige beløpet litt høyere for hver måned, inntil du begynner på nytt år. Da kan du bruke standardfremgangsmåten. Husk at både det frie bunnbeløpet og skattepliktig beløp må reduseres i henhold til antall påbegynte måneder. Det finnes gode eksempel på hvordan en skal håndtere dette på To eller flere elektroniske kommunikasjonstjenester: Forslag til føring: Arbeidsgiver eier og betaler mobil- og bredbåndsabonnementet. Mobilen dekkes med kr 10000,- i året, og bredbåndsabonnementet dekkes med kr ,-. Maks skattepliktig beløp i året blir da kr 6000,-. Utfyllingen blir stort sett som for ett elektronisk kommunikasjonsmiddel, men du registrerer en lønnspost for hvert elektronisk kommunikasjonsmiddel (dette for å ha bedre oversikt). Du legger inn kr 250,- som skattepliktig beløp på hvert av kommunikasjonsmidlene, og fyller ut tilleggsopplysninger individuelt for hvert abonnement. Men du må sette antall abonnement til 2. 24

25 Overgang fra ett til to kommunikasjonsmidler: Starter du året med ett abonnement, så registrerer du det med 1 i antall abonnement, hvis du deretter går over til 2 abonnement, så må du huske å legge begge abonnementene inn med 2 fra den måneden det gjelder. Dette vil da gjøre at det kommer som to linjer på lønns- og trekkoppgaven. Denne artikkelen omhandler de mest vanlige spørsmålene. Det kan finnes mye som kommer inn under reglene for elektronisk kommunikasjon, som ikke er dekket her. 25

26 4.5: Informasjon om føring av Fri bil (LT-kode 118-A) I dette avsnittet vil vi ta for oss poster som skal føres med LT-kode 118-A Opplysninger i denne kode innberettes med Beløp, Listepris, Tidsrom og Bilens reg.nr. Hvordan du finner hvilket beløp som korrekt skal innberettes, finner du opplysninger om i kodeoversikten. Den kan du blant annet finne på Lønnsarten vi benytter i dette eksempelet er lønnsart 701.Denne har LT-kode 118-A, og hake for Med i grunnlag for Arbeidsgiveravgift og Skatt. Det som skjer når du benytter denne lønnsarten er altså at beløpet innberettes i LT-kode 118-A og at det beregnes arbeidsgiveravgift og skatt av beløpet. Forslag til føring: NB: Tallene i eksempelet er bare eksempler, og ikke korrekte tall I dette eksempelet har vi en bil med Listepris og ut fra reglene har vi f.eks et skattegrunnlag på kr som skal innberettes Legg kr 5000 (60000/12) som et fast beløp på den ansatte i lønnsart 701. Du kan selvsagt lage og bruke en annen lønnsart. Dette vil da automatisk generere skattetrekk og innberetning av arbeidsgiveravgift, samt at totalen i året vil slå seg sammen og bli lagt inn som totalt skattepliktig beløp på lønns- og trekkoppgaven. 26

27 Tilleggsopplysningene på lønnsarten: Listepris: Her skal bilens listepris oppgis. Dette tallet blir ikke akkumulert, men alle posteringer med samme verdi i dette feltet blir slått sammen. I vårt eksempel skal det stå her. Systemet slår sammen/akkumulerer alle poster som har samme Listepris. Får du to eller flere linjer på lønns- og trekkoppgaven må du derfor kontrollere at du har nøyaktig samme beløp i feltet Listepris på alle lønnspostene. Bilens regnr: Her skal bilens registreringsnummer oppgis. Dette tallet blir ikke akkumulert, men alle posteringer med samme verdi i dette feltet blir slått sammen. I vårt eksempel skal det stå AB12345 her. Systemet slår sammen/akkumulerer alle poster som har samme registreringsnummer. Får du to eller flere linjer på lønns- og trekkoppgaven må du derfor kontrollere at du har nøyaktig samme oppføring i feltet Bilens regnr på alle lønnspostene. Husk at systemet ikke kan vite at AB og AB12345 er likt. Alle oppføringer må være nøyaktig like. Tidsrom: Her skal tidsrommet for fordelen innberettes. Dette feltet blir utfylt av systemet selv. Det er tidsrommet som står på lønnspostene i de ulike lønnskjøringene som blir regnet som tidsrom her. Begynner du med dette i januar og avslutter i desember, så vil tidsrommet bli Starter du midt i året med denne innberetningen vil startdatoen bli det som er datoen for denne lønnsføringen. Dersom du f.eks fører alt på siste lønnskjøring og det gjelder for hele året, husk i så fall å sette inn fra dato og til dato på denne lønnsposten. Forslag til føring 2: 27

28 Det er selvsagt mulig å ta dette som en engangsføring i slutten av året, men da bør arbeidstakeren gjøres oppmerksom på at han får en ekstra skattpliktig lønn på kr 60000,- på denne lønnskjøringen (noe som sannsynligvis ikke er ønskelig). Prosedyren blir den samme som ved å legge det inn på fastlønn, men nå registrerer en alt som en lønnspost. Tilleggsopplysninger må legges inn nå også, men nå bruker du årsbeløpet og registrerer alt i en engang. Forslag til føring 3: Dersom den ansatte får tilgang til fri bil i løpet av året, er fremgangsmåten lik som over, men du må ta hensyn til redusert antall måneder når du regner ut skattebeløpet. Dette gjelder også om du først nå starter med innberetning av fri bil selv om den ansatte har disponert dette hele året. Da blir det månedlige skattepliktige beløpet litt høyere for hver måned, inntil du begynner på nytt år. Da kan du bruke standardfremgangsmåten. Husk at skattepliktig beløp må reduseres i henhold til antall påbegynte måneder. Det finnes gode eksempel på hvordan en skal håndtere dette på Bytte av bil/den ansatte har disponert flere biler i løpet av året: Starter du året med en bil, så registrerer du det med det registreringsnummeret i Bilens regnr, og et skattebeløp. Hvis du deretter går over til en annen bil, så må du huske å endre Bilens regnr og Listepris på lønnsposten fra da av, samt endre skattepliktig beløp. Dette vil da gjøre at det kommer som to linjer på lønns- og trekkoppgaven. Denne artikkelen omhandler de mest vanlige spørsmålene. Det kan finnes mye som kommer inn under reglene for fri bil, som ikke er dekket her. 28

29 4.6: Informasjon om føring av Arbeidsgivers del av pensjon (OTP) og refusjon sykepenger Hvordan føre arbeidsgivers andel av pensjonsinnskudd (OTP) For å få beregnet riktig arbeidsgiveravgift, må innberetning av arbeidsgivers andel av pensjon føres på hver enkelt ansatt. Dette fordi arbeidsgiveravgiften skal beregnes og inberettes i henhold til sonen som gjelder for den enkelte ansatt. I mange tilfeller har bedriften kun en lokalisering, og da vil den være den samme for alle, men i enkelte tilfeller varierer sone ut fra lokalisering (organisasjonsnummer) der den ansatte arbeider. Først må det opprettes en lønnsart som bare er med i grunnlag for arbeidsgiveravgift. Denne lønnsarten skal ikke inneholde LT-kode: Under skillearket Andre valg på lønnsarten, husk å kryss av for Er arb.givers andel av pensjon : Dette for at det skal komme med på termin/årsoppgaverapporten. 29

30 Når en så skal betale avtalefestet pensjon, vil en få en spesifisering av beløp for hver person. Hvis ikke forsikringsselskapet gjør dette, kan en be om en liste som viser hvordan premien til forsikringsordningen blir beregnet, spesifisert på medlemmene (de ansatte). Det bør da spesifiseres pr måned eller for perioden, slik at beregningen av arbeidsgiveravgift kan legges inn som en fastlønnspost. (Man kan selvsagt også registrere beløpet som en manuell lønnspost.) Under Faste register -> Ansatt -> Faste poster, legges inn beløp oppgitt fra forsikringsselskap på hver enkelt ansatt. 30

31 Arbeidsgiveravgift av bedriften sin andel blir nå beregnet for hver lønnskjøring, og innbetalt ved terminforfall dersom det er lagt inn som et fast månedsbeløp. Dersom det blir registrert manuelt ved hvert mottak av regning, vil det få forfall ved den termin det blir registrert. På årsoppgaven vil denne arbeidsgiveravgiften komme med i totalen for betalt arbeidsgiveravgift for hver enkelt sone. Den vil bli spesifisert i eget felt. (Avgiftspliktige tilskudd og premier til pensjonsordninger) 31

32 Hvordan føre refusjon sykepenger for refusjon av arbeidsgiveravgift Utbetaling av sykepenger og beregning av arbeidsgiveravgift skjer som vanlig. Når du får refundert sykepengene kan du føre en post som gir refusjon av arbeidsgiveravgiften som opprinnelig ble beregnet. Det må opprettes en ny lønnsart som bare er med i grunnlag for arbeidsgiveravgift (eks): Under skillearket Andre Valg setter du hake for Er refusjon AGA 32

33 Når du mottar refusjon fra Trygdeetaten så føres dette beløpet i minus på hver ansatt: I terminoppgaver, filoverføring og altinn vil disse fremkomme som refusjonsbeløp: 33

34 Kontering/tilleggskontering for grunnlag otp/refusjon sykelønn Når en lønnsart ikke har hake for Med i grunnlag for Utbetaling blir ikke beløpet kontert mot den kontoen som er oppgitt som hovedbokskonto. I dette tilfellet er det kun arbeidsgiveravgift av det beløpet som registreres i lønnsarten som blir kontert ved bokføring av lønnskjøringen. (Selve kostnaden for arbeidsgivers andel av pensjon blir kontert når du får regning fra forsikringsselskapet.) Dersom du ønsker at arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget skal konteres i bilaget fra lønnskjøringen også (f.eks for å forenkle avstemmingen), kan du spesifisere både debet og kredit konto grunnlaget skal føres mot under arkfane Tilleggskontering. Sett også hake for Konter selv om den ikke utbetales. Du vil da få en debet og kredit kontering mot spesifiserte konti på bilaget fra lønnskjøringen, og du kan velge å avstemme mot den ene kontoen. Det er f.eks vanlig å velge konti langt ute på 5000-serien for dette (f.eks konto 5990 og 5991). 34

35 4.7: Informasjon om føring i lønnsarter med LT-koder for Diett (herav diett) Når det gjelder spørsmål om hva som blir rett og galt for føring av diett må vi henvise til (f.eks kodeoversikten), revisor eller andre informasjonstjenester som f.eks Sticos. Det vi ofte får spørsmål om er tilleggsopplysningene i lt-kodene i kodegruppe 600. De fleste kodene har denne informasjonen om hva som skal innberettes: Beløp: Antall døgn: I disse tilfellene blir beløp og antall døgn hentet fra lønnspostene. Tips: det er ikke lurt å ha en lønnsart for diett og en for overnatting dersom det skal benyttes samme lt-kode. Årsaken til dette er at systemet henter antall døgn fra antall-feltet på lønnsposten. Dersom du da har to poster med samme antall for en og samme lt-kode vil du få dobbelt antall døgn. Se eventuelt avsnittet Korriger på tilleggsopplysninger som blir hentet fra lønnspost dersom du har behov for å endre på f.eks Antall døgn. Kode 610 og 628 har i tillegg kravet Herav diettgodtgjørelse. Det betyr at i tillegg til totalt beløp (Det som står i Beløp, som blir hentet fra lønnspostene), så skal det spesifiseres hvor stor del av beløpet som er diett. Dette beløpet blir ikke hentet fra lønnspost. Årsaken til dette er at det er enkelte ting utenom diett som kan innberettes i denne koden. For videre informasjon om hvordan fylle ut tilleggsopplysningene, se kapittel Tilleggsopplysninger. 4.8: Endre på ja og nei i ansatt heile året i V3 lønn: Det er ansattdatoen på ansattkortet som styrer ja og nei på LTO. Står det sluttdato eller ansattdato innenfor året, blir det nei på lønns- og trekkoppgaven. Er det blankt blir det ja. osv. Datoen styres fortsatt av datoen på lønnspostene. Ellers kan den overstyres frå ansattkortet, ved å fylle inn tidsrom i feltet Periodetekst til oppgaven under Skattekort. 35