Årsoppgjøret i praksis

Transkript

1 Årsoppgjøret i praksis Viktig informasjon vedrørende årsoppgjør 2009 De følgende sidene beskriver hvordan du skal kjøre årsavslutning med Huldt & Lillevik Lønn. Vi anbefaler at du leser denne beskrivelsen nøye. Før du kjører årsavslutning, må du ha installert årsavslutningsversjonen Bruk årsavslutningsversjonen også i 2010 Med årsavslutningsversjonen kan du kjøre årsavslutning for 2009, overføre til nytt år og kjøre lønn for Når du overfører til nytt år, endres versjonen automatisk til Versjon inneholder trekktabeller for Du vil derfor ikke motta ny versjon for å kunne kjøre lønn i Du finner alle rutiner for årsavslutningen under oppgavevalg Årsoppgjør. Regelverk nytt og endringer Når det gjelder generelle spørsmål vedrørende regelverk henviser vi til Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter og kodeoversikten 11. utgave med tillegg som gjelder for inntektsåret Oslo, den 18. desember 2009

2

3 Innholdsfortegnelse Forslag til korrekt rekkefølge på årsoppgjør i Huldt & Lillevik Lønn Kjørejournal Installere årsoppgjørsversjonen Starte årsoppgjørsversjonen Lønn i 2010 før årsavslutning Forberede årsoppgjøret Oppsett for levering av oppgaver via Altinn Kontrollere lønnsartenes LT-koder Kontrollere offentlige satser Kontrollere skattekortopplysninger Rapportere pensjonstilbyder Personer med utenlandsk adresse Summere årsrapporter Kontrollere opplysninger Registrere tilleggsopplysninger Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn Endre fra/til dato på fri bil Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A Avstemme mot regnskap Skrive ut feriepengeliste pr Håndtere avtalefestet ferie Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Regulere feriepengegrunnlaget Ekstrakjøring Fri bil Fri bil, utenfor standardregelen Elektronisk kommunikasjon Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening betalt av den ansatte Fagforening betalt av arbeidsgiver Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) Skrive ut ny feriepengeliste Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Kontrollere persondata Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Aditro HRM AS -1- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

4 Innholdsfortegnelse 7.1 Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir Overføre oppgaver via Altinn Overføre lønns- og trekkoppgaver til CD/diskett Avstemme listen "Kvittering for mottatte data" Innberette lån Skrive ut personallister på papir - arkivsett Lage ekstra sikkerhetskopi Skrive ut terminlister Reberegning av arbeidsgiveravgift Behandle negativ lønn Overføre og klargjøre til nytt år Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær fram til Overføre til nytt år Importere skattekort for Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Skrive ut og slette logg Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

5 Kjørejournal Kjørejournal Firma : Operatør : Dato : Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 1. Kontroller at du har kopiert inn siste versjon, Kontroller LT-kodene i henhold til Skattedirektoratets kodeoversikt 11. utgave. 2.3 Kontroller offentlige satser 2.4 Kontroller skattekortopplysninger 2.5 Kontroller pensjonstilbyder Vises i tittellinjen øverst i bildet. Kartotek Lønnsarter Kartotek Firmaoppsett Kartotek Arbeidsgiveravgift Kartotek Offentlige satser Rapporter Personalrapporter Skattekortliste Kartotek Firmaoppsett 2.6 Kontroller personer med Kartotek Personer utenlandsk adresse 2.7 Summere årsrapporter for utskrift av lister Årsoppgjør Summere årsrapporter 2.8 Kontroller opplysninger Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger Korriger eventuelle feil Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger 2.13 Avstem opplysninger mot regnskap. Korriger eventuelle differanser i en ekstrakjøring Årsoppgjør Avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto 3.2 Skriv ut feriepengelisten Årsoppgjør Feriepengeliste 4. Kjør eventuell ekstrakjøring Periodens lønn Registrere pr. person Periodens lønn Lønnsberegning Skriv ut aktuelle lister og godkjenn perioden 4.12 Skriv ut ny feriepengeliste 5. Kontroller og avstem Årsoppgjør Avstemmingslister opplysningene 5.1 Kontrollere persondata Årsoppgjør Kontrollere persondata 6. Skriv ut årsoppgave Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Aditro HRM AS -3- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009 Ja Nei

6 Kjørejournal Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 7.1 Lønns- og trekkoppgaver 7.2 Overføre oppgaver til Altinn (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes på diskett/cd). 7.4 Lønns- og trekkoppgaver til fil. (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes via Altinn). Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver 9. Skriv ut personallister Rapporter Personalrapporter Personalkort 10. Er alt i orden? Hvis ikke automatisk sikkerhetskopi: Verktøy Systemvedlikehold Manuell sikkerhetskopi Ta sikkerhetskopi. Dato: 11. Skriv ut periodiske lister Rapporter Terminlister Terminoppgave Andre aktuelle lister Rapporter Lønnsstatistikker 12. Behandle negativ lønn Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk 13.1 Hvis du overfører Fravær Overføre til lønn fravær til lønn: Overfør fravær fram til Overfør til nytt år Årsoppgjør Overføre til nytt år 13.2 Skriv ut feriepengeliste Årsoppgjør Feriepengeliste etter overføring til nytt år 14. Les diskett med skattekortopplysninger 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Årsoppgjør Elektronisk Skattekortoverføring Importere opplysninger Fravær Overføre til lønn Skriv ut og slett logg Rapporter Systemrapporter Logg Verktøy Logg Innstillinger Du kan skrive ut kjørejournalen i oppgavevalg Årsoppgjør Kjørejournal årsoppgjør. Ja Nei Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

7 1. Installere årsoppgjørsversjonen Installere årsoppgjørsversjonen Før du kjører årsoppgjør må du installere versjon Hvis du installerer fra CD og installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\setup (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). Kontroller at installasjonen er utført korrekt. Lønnssystemet skal etter installasjon vise versjon i tittellinjen øverst i bildet. Siste versjon kan også lastes ned fra vår hjemmeside Starte årsoppgjørsversjonen Du kan benytte årsoppgjørsversjonen for lønnskjøringer både i 2009 og Så lenge du fortsatt jobber med årsoppgjøret i 2009 på en klient, anbefaler vi at du ved pålogging oppgir en dato som er i 2009, for eksempel Systemet vil da automatisk foreslå termin 6 og statistikkmåned 12 på eventuelle ekstrakjøringer i Lønn i 2010 før årsavslutning Du kan sette opp systemet slik at du kan kjøre lønn på 2 år samtidig. Dette gir deg mulighet til å kjøre lønn i 2010 før årsoppgjøret for 2009 er avsluttet. Alle ordinære lønnskjøringer for 2009 må være avsluttet. Du kan fortsatt kjøre ekstrakjøringer i 2009, men systemet vil ikke overføre transaksjoner fra fast lønn/trekk etter at du har åpnet for lønn på 2 år. Skattekortopplysninger for 2009 benyttes i beregningen. Du kan ikke legge inn nye skattekort før du har kjørt overføring til nytt år. I henhold til trekkreglene kan man i januar benytte Aditro HRM AS -5- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

8 1. Installere årsoppgjørsversjonen fjorårets skattekortopplysninger. Du kan velge å korrigere skattetrekket i henhold til nye skattekort i februarlønningen. Fremgangsmåte åpne for to år 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merk feltet To år samtidig under rammen Systemoppsett. Du får følgende melding: 3. Velg Ja for å aktivisere Systemet tar automatisk en sikkerhetskopi av dataene på klienten og danner filen åååå.mm.dd - nnn Flere Perioder Overforing klient xxxx aar åååå.ovf., der xxxx = firmanummer, dd er dag, mm er måned og åååå = år. Fremgangsmåte kjøre lønn i 2010 før årsavslutning 1. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser. 2. Velg 2010 i feltet År og kontroller at korrekte satser er lagt inn for Registrer eventuelle endringer i faste data i oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk eller Kartotek Ansattgruppe i mappen Fast lønn/trekk. Dataene du registrerer her vil kun gjelde for Registrer periodiske transaksjoner på en av følgende måter: a. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. Påse at du har valgt 2010 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. b. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart. Påse at du har valgt 2010 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. c. Velg oppgaven Periodens lønn Importere. Påse at du har valgt 2010 i feltet År. Importer transaksjoner på vanlig måte. 5. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. Hvis du har logget inn med en dato i 2009 får du følgende melding når du åpner skjermbildet. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

9 1. Installere årsoppgjørsversjonen Velg Ja og du kommer inn i lønnsberegningen. 7. Velg 2010 i feltet År bak feltet Periode og kjør lønnsberegning. 8. Skriv ut aktuelle rapporter fra lønnskjøringen, og godkjenn på vanlig måte. Fremgangsmåte kjøre ekstrakjøringer i 2009 når du har åpnet for lønn på 2 år 1. Registrer periodiske transaksjoner på en av følgende måter: a. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. periode. Påse at du har valgt 2009 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. b. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart. Påse at du har valgt 2009 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. c. Velg oppgaven Periodens lønn Importere. Påse at du har valgt 2009 i feltet År. Importer transaksjoner på vanlig måte. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 3. Velg 2009 i feltet År. a) Hvis du har ekstrakjøring uten utbetalinger og skattetrekk følger du fremgangsmåten under punkt 4.11 Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) på side 41. b) Hvis du har ekstrakjøring med utbetalinger og skattetrekk følger du fremgangsmåten under punkt 4.12 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) på side 42. Aditro HRM AS -7- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

10 2. Forberede årsoppgjøret 2. Forberede årsoppgjøret 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har støtte for levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn. Hvis du allerede leverer terminoppgaver og oppgaver til SSB via Altinn, bør du også levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn. I versjon er det implementert ny rutine for sending av oppgaver direkte fra Lønn 5.0 via Altinn. Du kan selv velge om du vil sende som tidligere via Altinn Monitor, eller ta i bruk den nye rutinen for innsendelse. Hvis du skal overføre oppgaver som tidligere via Altinn Monitor følger du oppsettet under punkt Hvis du ønsker å ta i bruk den nye rutinen for innsendelse følger du oppsettet under punkt Kontrollere oppsett på Altinn portalen 1. For å kunne sende lønns- og trekkoppgaver/årsoppgave via Altinn portalen, må du ha tilstrekkelige rettigheter på 2. Terminoppgave og lønns- og trekkoppgave krever at du har rettigheten: Utfyller/signerer SKD. 3. For å kontrollere hvilke rettigheter du har, velg Administrasjon Mine rettigheter. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

11 2. Forberede årsoppgjøret 4. For å kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn kreves signering. Hvis oppgaver skal sendes direkte fra Lønn 5.0 med signering må du merke Valgt datatsystemtype støtter signering av innsendte skjemadata under valget Administrasjon Registrere datasystem, se nedenfor Kontrollere oppsett når du sender via Altinn Monitor Du må sette opp Altinn Monitor for å kunne levere oppgaver via Altinn. Komplett installasjons- og brukerveiledning finner du på våre hjemmesider under Support og nye versjoner. I tillegg må oppsett for levering være korrekt satt opp i Lønn Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett integrasjon. a) Påse at Altinn Monitor er valgt under rammen Integrasjonstype. b) Påse at korrekte stier er angitt for Altinn Monitor filer (og eventuelt Altinn Monitor program). 2. Start opp Altinn Monitor og logg på som administrator (Admin). 3. Velg Fil Administrasjon. 4. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: Aditro HRM AS -9- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

12 2. Forberede årsoppgjøret a) Under Kobling til Altinn merker du feltet Lønn- og trekkoppgave. b) Under Altinn bruker oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. c) Velg mappen Katalogstruktur. d) Velg Årsoppgave m/lto i feltet Oppgavetype og angi katalog og arbeidskatalog for Altinn Monitor. Klikk Lagre Kontrollere oppsett når du sender fra Lønn 5.0 med ny rutine Du må sette opp lønnssystemet som beskrevet nedenfor for å kunne levere oppgaver via Altinn med ny rutine. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett integrasjon. a) Påse at Direkte er valgt under rammen Integrasjonstype. b) Når du generer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse direkte eller via skjermbildet for Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Sende skjema automatisk ved generering. Vi anbefaler at du velger Nei i dette feltet. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

13 2. Forberede årsoppgjøret 2. Velg menyen Fil Bruker. 3. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: a) Merk feltet Tilgang Altinn portal. b) Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn portal oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. c) Under Altinn for klient oppgir du datasystem ID og passord som systemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten. Hvis du har flere klienter og skal benytte samme datasystem ID og passord skal på alle klientene, registrerer du datasystem id og passord, og klikker Oppdater alle klienter. Hvis datasystem ID og passord er forskjellig på klientene, merker du aktuell klient i listen, registrerer datasystem id og passord, og klikker Bekreft. d) Klikk. Hvis du tidligere har benyttet Altinn Monitor for overføring av oppgaver via Altinn og har mange brukere, kan det være lønnsomt å importere brukerne. Aditro HRM AS -11- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

14 2. Forberede årsoppgjøret Mer informasjon om dette finner du i produktnotat for versjon Kontrollere lønnsartenes LT-koder Det er viktig at alle lønnsarter er kodet etter Skattedirektoratets kodeoversikt, 11. utgave. Du finner oppdatert kodeoversikt på skatteetatens hjemmeside under Bibliotek - Publikasjoner - Rettledninger. Fremgangsmåte ved kontroll av lønnsartenes LT-koder 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 2. Klikk og velg Lønnsartoversikt. 3. Kontroller utskriften mot Skattedirektoratets kodeoversikt 11. utgave: a) Kontroller kolonnen LT-kode. b) Kontroller at koder i kodeoversikten som er etterfulgt av A har et kryss i kolonnen Grunnlag AA. 4. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil LT-kode, endrer du denne. 5. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil verdi i kolonnen Grunnlag AA eller Grunnlag FP, må du opprette en ny lønnsart med korrekt definisjon, og foreta en -/+ kjøring på de 2 lønnsartene. 6. Finn alle lønnsarter som er registrert med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626, 627, 714, 721 og 749 i lønnsartoversikten. 7. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 8. Kontroller at feltet Type LT-ytelse på lønnsartene er korrekt definert slik at tilleggsopplysningene oppdateres automatisk: a) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 616 og 626 som gjelder diett og hvilke som gjelder nattillegg. Det skal stå Diett eller Nattillegg i feltet Type LT-ytelse. b) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626 og 627 som gjelder måltidsfradrag. Det skal stå Måltidsfradrag i feltet Type LT-ytelse. I tillegg må måltidsfradrag ha Godtgjørelse/refusjoner i feltet Type og måltidsfradrag må registres med (minus) foran. c) Lønnsarter med LT-kode 714: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Passasjertillegg eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. d) Lønnsarter med LT-kode 721 eller 749: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Bilgodtgjørelse eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

15 2. Forberede årsoppgjøret Eksempel på lønnsartregister Aditro HRM AS -13- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

16 2. Forberede årsoppgjøret Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

17 2. Forberede årsoppgjøret 2.3 Kontrollere offentlige satser 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. 2. Klikk mappen Parametre. a) Kontroller at regel for arbeidsgiveravgift er korrekt. b) Kontroller satsene for feriepenger. Hvis bedriften har avtalefestet ferie, leser du punkt 3.1 Håndtere avtalefestet ferie på side 25 for nærmere beskrivelse av hvordan du kan sette opp systemet. 3. Velg oppgaven Kartotek Arbeidsgiveravgift. 4. Kontroller satsene. 5. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser. 6. Kontroller satsene. Aditro HRM AS -15- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

18 2. Forberede årsoppgjøret For arbeidsgiveravgiftsregel GG Veitransport er bunnfradrag beløp ,-. Grense rentefordel skal være 2,00. Beløpet er endret i Folketrygdens grunnbeløp skal være kr fra og med Kontrollere skattekortopplysninger Du kan skrive ut personenes skattekortopplysninger i oppgavevalg Rapporter Personalrapporter Skattekortliste. Listen avdekker eventuelle feil i personenes fødselsnummer. Det er mulig å kjøre komplett årsoppgjør selv om det er personer med ugyldig fødselsnummer. Dette av hensyn til utenlandske arbeidstakere. Personer som verken har norsk fødselsnummer eller har fått tildelt D-nummer skal innrapporteres som følger: Hvis fødselsdato er kjent oppgir du denne etterfulgt av i feltet Fødselsnummer. Ved ukjent fødselsdato oppgir du i feltet Fødselsnummer. Dette gjør at du kan sende lønns- og trekkoppgaver for disse personene via Altinn. Hvis du mangler fødselsnummer til norske arbeidstakere, kan du kontakte folkeregisteret. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

19 2. Forberede årsoppgjøret Ved utbetaling til selvstendig næringsdrivende, skal mottakers organisasjonsnummer registreres i feltet for fødselsnummer med 00 foran. Du korrigerer feil i oppgavevalg Kartotek Personer. Listen viser når skattekortopplysninger sist er endret. 2.5 Rapportere pensjonstilbyder Fra 2009 skal informasjon om bedriften har en pensjonsordning for ansatte være oppgitt på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. 2. Klikk i mappen Firmaopplysninger. 3. Hvis bedriften har en pensjonsordning velger du Ja i feltet Har pensjonsordning og oppgir navnet på selskapet bedriften har avtale med i feltet Pensjonstilbyder. 4. Hvis bedriften ikke har en pensjonsordning velger du Nei i feltet Har pensjonsordning. 5. Klikk. 2.6 Personer med utenlandsk adresse I Altinn er adressefeltene kun beregnet for innberetning av norske adresser. For at innberetning på utenlandske arbeidstakere skal bli korrekt må du registrere adresseopplysninger på utenlandske arbeidstakere som vist nedenfor. Velg aktuell landkode, og angi poststedet i feltet under landkoden. 2.7 Summere årsrapporter Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Summere årsrapporter. 2. Hvis klienten er et skattefritt selskap, forening eller institusjon, merker du feltet Ideell organisasjon. Systemet endrer oppgavegrensen til kr 4.000/ Aditro HRM AS -17- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

20 2. Forberede årsoppgjøret 3. Klikk. Systemet summerer data slik at du kan skrive ut årsoppgjørslistene. Hvis du kjører en ny lønn, endrer noe i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier eller endrer andre opplysninger som påvirker årsoppgjøret, må du summere årsrapporter på nytt. 2.8 Kontrollere opplysninger I forbindelse med årsoppgjøret må du kontrollere opplysningene til lønns- og trekkoppgaven. Vi anbefaler at du foretar kontroll før ekstrakjøring for å avdekke mulige feil. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger. 2. Skriv ut listen og korriger eventuelle feil som listen viser. Hvis listen viser feil i tilleggsopplysninger (for eksempel elektronisk kommunikasjon), retter du dette i oppgavevalg Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Se punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for nærmere beskrivelse. Hvis listen viser negative beløp, kontrollerer du oppgavevalg Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Hvis totalt beløp på en LT-kode er negativ, må du korrigere beløpene i en ekstrakjøring, da det ikke er mulig å innberette negative beløp. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for beskrivelse av ekstrakjøringer. Du kan også skriv ut en liste på aktuell person og lønnsart i oppgaven Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk for ytterligere kontroll. Hvis en LT-kode for samme ytelse inneholder både negative og positive beløp, må du endre teksten på linjene slik at disse har samme tekstopplysning. Disse transaksjonene blir da summert sammen. Se punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for nærmere beskrivelse. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

21 2. Forberede årsoppgjøret 2.9 Registrere tilleggsopplysninger Her kan du registrere og endre tilleggsopplysninger på lønnsarter med LT-koder som skal innberettes med opplysninger utover antall og beløp. Hvis du skal endre akkumulerte verdier på en lønnsart, må du korrigere i en ekstrakjøring. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Du ser linjer på lønns- og trekkoppgaven som skal spesifiseres med tilleggsopplysninger. Du kan velge om kun linjer med feil skal vises. 2. For å se detaljer om en LT-kode, klikker du +-tegnet foran LTkoden eller dobbeltklikker linjen. 3. Endre tilleggsopplysninger for den aktuelle linjen ved å dobbeltklikke linjen. Du får opp et vindu hvor du kan endre tilleggsopplysningene. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. Det er sumlinjen for en LT-kode som må være korrekt med tanke på tilleggsopplysninger. Det vil vanligvis være tilstrekkelig å endre på en av de underliggende linjene. Selv om det ligger feil i en underliggende linje, kan du se bort i fra dette så lenge sumlinjen er korrekt. Etter at du har endret nødvendige opplysninger, kan du velge å kun se linjer med feil. Du kan flytte registreringer innen samme LT-kode ved behov. Merk den (de) registreringen(e) som skal flyttes, klikk og hold venstre museknapp nede mens du drar de merkede registreringene til aktuell LT-kode. De flyttede registreringene Aditro HRM AS -19- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

22 2. Forberede årsoppgjøret får da samme tilleggsopplysninger som den LT-koden du flyttet til. 4. Hvis du skal registrere tilleggsopplysninger på LT-kodene 130-A, 961-A eller 971-A, er det egen rutine for dette. Se punkt 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn. 5. Når du er ferdig med å endre alle tilleggsopplysningene, bør du kjøre ut listen Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger på nytt. Listen viser om du må korrigere flere tilleggsopplysninger før du kan skrive ut årsoppgjørslistene Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn Det er egen rutine for å registrere tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon og nettolønn. Dette gjelder tilleggsopplysninger registrert på lønnsart med LT-kode 130-A, 961-A og 971-A. Eksemplet nedenfor beskriver hvordan du registrerer tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon (130-A). Følg samme fremgangsmåte når du skal registrere for LT-kodene 961-A og 971-A. 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. 2. Merk en linje med tilleggsopplysning mot LT-kode 130-A. 3. Klikk høyre musetast og velg Endre sumlinje. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

23 2. Forberede årsoppgjøret 4. Når arbeidstaker har hatt flere enn ett abonnement, og disse har vært tilgjengelig for arbeidstaker i ulike tidsrom i løpet av året, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom den ansatte har disponert abonnementene. a) Hvis arbeidstaker har disponert alle abonnement for samme tidsrom, angir du beløp som er dekket av arbeidsgiver, arbeidstaker, antall abonnement og tidsrom. Klikk OK og deretter. b) Hvis arbeidstaker har disponert flere abonnement for ulike tidsrom, fjerner du merke på transaksjonslinjen slik at kun linjer som skal være med i det aktuelle tidsrommet er merket. Klikk OK og deretter. c) Gjenta punkt b for hvert tidsrom. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt Endre fra/til dato på fri bil Hvis du skal endre fra/til dato på fri bil gjør du dette ved å endre faste opplysninger på personen. 1. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk og klikk i mappen Fri bil. Aditro HRM AS -21- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

24 2. Forberede årsoppgjøret 2. Trykk [Enter] i feltet Reg.Nr. 3. Du får opp veiviseren for fri bil. Klikk Neste. 4. Endre Fra dato og/eller Til dato for bilen Klikk Neste gjennom veiviseren og Lagre i siste skjermbilde. 5. Du kommer tilbake til skjermbildet for fast lønn/trekk. Klikk Lagre. 6. Velg oppgaven Årsoppgjør Summere årsrapporter. 7. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver og skriv ut oppgaven på personen og kontroller. 8. Hvis datoen ikke er endret må du gjøre tilsvarende endringer under oppstartsverdier. Velg da oppgaven Kartotek Oppstartsverdier og mappen Fri bil. Gjenta punkt 2 til 7 ovenfor Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A Ved innberetning i denne koden skal du gi tilleggsopplysning om Herav kjøring hjem-arbeid. Fra skatteetaten har vi fått beskjed om at tilleggsfeltet Herav kjøring hjem-arbeid i kode 135-A skal være begrenset til fire tegn, da dette er maks lengde de kan motta ved innberetning. Hvis du skal innberette kjøring hjem-arbeid med et antall som er høyere enn 9999 km, må du korrigere Herav kjøring hjem-arbeid i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Vi anbefaler at du setter antallet her til 9999 kilometer, og registrerer overskytende antall som en endringsoppgave på Beskrivelse av hvordan du registrerer endringsoppgave finner du under Ofte stilte spørsmål på våre hjemmesider Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

25 2. Forberede årsoppgjøret 2.13 Avstemme mot regnskap I forbindelse med årsoppgjøret må du foreta avstemminger mot regnskap. I systemet finnes det en rekke kontroll- og avstemmingslister. Vi anbefaler at du foretar avstemming før ekstrakjøring for å avdekke mulige differanser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto. 2. Skriv ut listen. 3. Avstem mot hovedbok: a) Avstem konti for lønn, naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser mot saldobalansen. b) Avstem forskuddstrekk, påleggstrekk, fagforeningstrekk og andre trekk slik: Finn sum beløp på avstemmingslisten Trekk fra innbetalt hittil i år (termin 1-5 for forskuddstrekk og påleggstrekk) Dette skal bli det samme som skyldig trekk i regnskapet (konto 2600, 2610 og 2650 i standard kontoplan NS 4102) 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift. 5. Skriv ut listen. 6. Avstem grunnlaget for arbeidsgiveravgift slik: Beregn sum grunnlag på terminoppgavene hittil i år (termin 1-5) Differansen skal tilsvare grunnlaget for arbeidsgiveravgift for 6. termin Hvis du avdekker avvik i lønnssystemet, korrigerer du avviket i en ekstrakjøring. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for nærmere beskrivelse. Feilsøking Hvis listene viser høyere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at alle bilag som vedrører lønn er bokført at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at hittilverdiene utvikler seg riktig på regnskapsbilagene fra lønnssystemet. Dette kan gjøres ved å ta f eks hittilverdien på lønnsart 1 fra januarbilaget og legge til februars periodetall. Det tallet som fremkommer skal Aditro HRM AS -23- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

26 2. Forberede årsoppgjøret stemme med hittilverdien på regnskapsbilaget pr februar. Gjør tilsvarende kontroll for alle årets måneder. at hittilverdier ikke er endret i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier uten at de samme korreksjoner er gjort i regnskapet Hvis listene viser lavere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at årsrapporter er summert (oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter) at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at alle ytelser er tatt med i lønnsregnskapet, f eks styrehonorarer, julegratiale osv. er det personer som har fått status Sluttet før godkjenning er kjørt? Lønn og feriepenger vil da være med på regnskapsbilaget, men ikke bli oppdatert på vedkommendes hittilverdier. at siste lønn er godkjent. Husk at Avstemmingsliste pr konto i oppgavevalg Årsoppgjør Kontroll- og avstemmingslister kan skrives ut pr periode og konto. Dette kan være nyttig ved feilsøking. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

27 3. Skrive ut feriepengeliste pr Skrive ut feriepengeliste pr Opptjeningsåret for feriepenger til utbetaling i 2010 utløper Når du har godkjent all lønn for opptjeningsåret, skriver du ut feriepengelisten og kontrollerer at denne er korrekt. 3.1 Håndtere avtalefestet ferie Bedrifter som har arbeidstakere med avtalefestet ferie, kan utbetale avtalefestede feriepenger på samme lønnsart som lovfestede feriepenger. Nedenfor finner du beskrivelse av hvordan du setter opp systemet hvis du ønsker utbetaling på samme lønnsart og hvordan du setter opp systemet med utbetaling på atskilte lønnsarter. Utbetale på samme lønnsart Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på samme lønnsart (og konto) og feriepengeprosenten ikke overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. b) Klikk mappen Parametre. c) Oppgi feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Feriepengeprosent (eksempelvis 12,0). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper. 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. Utbetale på atskilte lønnsarter Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på atskilte lønnsarter (og eventuelt føres på Aditro HRM AS -25- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

28 3. Skrive ut feriepengeliste pr atskilte konti) og/eller hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. b) Klikk mappen Parametre. Systemet foreslår verdier i feltene ut i fra hva du tidligere har oppgitt som feriepengeprosenter. Den lovfestede feriepengeprosenten skal stå i feltet Feriepengeprosent og den avtalefestede satsen skal stå under Avtalefestet ferie. c) Velg Ja i feltet Avtalefestet ferie. d) Registrer feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Sats for avtalefestet ferie (eksempelvis 12,0). e) Det skal vanligvis stå Nei i feltet Skal avtalefestet ferie inngå i feriepengegrunnlaget. Systemet beregner den trekkpliktige delen av de avtalefestede feriepengene (hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34%). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper. 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Forutsetninger Siste lønnsberegning som skal være med i feriepengegrunnlaget må være godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

29 3. Skrive ut feriepengeliste pr Skriv ut feriepengelisten. 3. Hvis du har arbeidstakere med avtalefestet ferie, leser du punkt 3.1 Håndtere avtalefestet ferie på side 25 for nærmere beskrivelse. 4. Kontroller feriepengegrunnlaget på feriepengelisten på bakgrunn av ferielovens bestemmelser. 5. Reguler eventuelt feriepengegrunnlaget i en ekstrakjøring. Se punkt 3.3 Regulere feriepengegrunnlaget på side 29 og 4. Ekstrakjøring på side 30. Når du overfører til nytt år, beregner systemet feriepenger til gode neste år og nullstiller feriepengegrunnlaget. Om feriepengelisten Begrense 2,3% feriepenger? Justere rest feriepenger 2008? Avsetninger Avstem avsatte feriepenger mot regnskap Avstem avsatt aga av avsatte feriepenger mot regnskap Feriepengelisten beregner automatisk 2,3% ekstra feriepenger for personer som fyller 60 år i ferieåret. Listen viser om 2,3% er begrenset av 6G (Folketrygdens Grunnbeløp). Du velger om 2,3% skal begrenses av 6G eller ikke i oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett (i mappen Parametre). Vi gjør oppmerksom på at G ble øket til kr med virkning fra og anbefaler at du sjekker G i oppgavevalg Kartotek Offentlige satser. Feriepengelisten har egen kolonne for rest feriepenger opptjent i Denne kolonnen skal normalt være 0. Hvis det står et beløp i denne kolonnen betyr det at det er feriepenger opptjent i fjor som ikke er utbetalt. Hvis beløpet er feil kan du endre dette i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier i feltene Feriepenger til utbetaling nederst til høyre. Du må gjøre eventuelle korreksjoner i regnskapet manuelt. Feriepengelisten viser feriepengegrunnlaget og hva dette utgjør i feriepenger pr dags dato. Hvis listen viser avvik mellom avsatte og beregnede feriepenger, kan du lese om mulige årsaker til dette i hjelpefilen til Huldt & Lillevik Lønn. Velg menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, velg Temaer, Avsetninger i systemet og Avsetning av Feriepenger. Avstem listen mot skyldige feriepenger i regnskapet (konto 2940 i standard kontoplan NS 4102). Hvis du ønsker å avstemme avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i regnskapet (konto 2780 i standard kontoplan NS 4102) skriver du ut feriepengelisten pr arbeidssted. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og angi Arbeidssted/ Person ID i feltet Velg sortering. Velg Ja i feltet Ønskes bruddsum. Aditro HRM AS -27- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

30 3. Skrive ut feriepengeliste pr Eksempel på feriepengelisten Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

31 3. Skrive ut feriepengeliste pr Regulere feriepengegrunnlaget Hvis du skal regulere feriepengegrunnlaget, følger du denne fremgangsmåten: 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 2. Kontroller at lønnsarten for korreksjon av feriepengegrunnlag er definert og ser slik ut: 3. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 4. Registrer korreksjon av feriepengegrunnlaget på egen lønnsart (lønnsart 135 i standard lønnsartregister). Hvis du skal redusere feriepengegrunnlaget, skriver du - (minus) foran beløpet. 5. Utfør resten av ekstrakjøringen på vanlig måte. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for nærmere beskrivelse. Aditro HRM AS -29- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

32 4. Ekstrakjøring 4. Ekstrakjøring 4.1 Fri bil Du kan kjøre ekstrakjøringer når som helst i løpet av et år. Eksempler på ytelser i en ekstrakjøring: Fri bil Elektronisk kommunikasjon Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening Hvis du registrerer alle ytelser fortløpende i løpet av året og ikke har behov for å korrigere noe, lar du være å kjøre ekstrakjøring og går direkte til punkt 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister på side 44. Eksempel Korrigere sats ved yrkeskjøring over kilometer Ved yrkeskjøring utover km i året skal fordelen beregnes ut fra 75% av listepris. Vanligvis gjør du dette i forbindelse med årets slutt. En ansatt har fri bil med listepris kr , og har kjørt over kilometer i løpet av Bilen er under 3 år gammel. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

33 4. Ekstrakjøring Ordinært årlig fordelsbeløp for denne bilen er kr Ordinær årlig fordel kr Fordel når yrkeskjøring over km kr For mye fordelsbeskattet kr Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. På linjen for lønnsart 75 klikker du i feltet Beløp og angir beløpet du skal korrigere med (med minus foran). Klikk OK i dialogboksen som kommer opp. Dersom personen har flere biler du skal korrigere på må du kjøre en kjøring for hver av bilene. Husk også at du må endre feltet status til Aktiv på bilen som skal være med i lønnskjøringen, og Avsluttet på bilen(e) som ikke skal være med. 4.2 Fri bil, utenfor standardregelen Fordel fri bil som kun er benyttet til kjøring mellom hjem og arbeid skal innberettes på lønnsart som vis nedenfor. Påse at det er valgt Fri bil i feltet Bruk satser fra i mappen Parameter. Beregnet fordel når det er klart misforhold mellom listepris og fordel ved privat bruk skal innberettes på følgende lønnsart. Aditro HRM AS -31- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

34 4. Ekstrakjøring 4.3 Elektronisk kommunikasjon Fri telefon og bredbånd skal behandles som elektronisk kommunikasjon og følgende gjelder: Ved ett abonnement fordel fastsettes til inntil kr pr år for den del av telefondekningen som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Ved to eller flere abonnement fordel fastsettes til inntil kr 6.000,- pr år for den del som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Det arbeidstaker dekker selv av elektronisk kommunikasjon, skal gå til fradrag i fordelsbeløpet. Statens ordning for fri telefon eksisterer fortsatt, men har ikke lenger satser, og har ingen skattemessig betydning. For korrekt innberetning og behandling av elektronisk kommunikasjon kreves følgende opplysninger: Beløp Dekket av arbeidsgiver Dekket av den ansatte Antall abonnement Tidsrom Ved helt eller delvis dekning av flere abonnement, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom det foreligger to, tre eller flere abonnement. Dersom fordelen er 0, skal de øvrige opplysninger innberettes. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

35 4. Ekstrakjøring For å forenkle arbeidet med innberetningen, anbefaler vi regneark for beregning av innberetning som du finner på våre hjemmesider under Ofte Stilte Spørsmål og mappen Årsoppgjør. Eksempel 1 Arbeidsgiver dekker mobiltelefon hele året, dvs en tjeneste. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Mobil Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Aditro HRM AS -33- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

36 4. Ekstrakjøring Eksempel 2 Arbeidsgiver dekker fasttelefon for hele året, dvs en tjeneste. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Fast tlf Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Eksempel 3 Arbeidsgiver dekker kr til mobiltelefon hele året, dvs en tjeneste. Beløp ut over dette dekker arbeidstaker selv. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Mobil = 0 Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Når du registrerer fri telefon med fordelsbeløp 0, må du oppgi 1 i feltet Antall for at linjen skal innberettes. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

37 4. Ekstrakjøring Eksempel 4 Arbeidsgiver dekker mobiltelefon, fasttelefon og bredbånd hele året, dvs tre tjenester. Dekket Arb.g. Total regning Dekket arb. taker Mobil Bredbånd Sk.pl. beløp Fasttelefon Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Eksempel 5 Arbeidsgiver har dekket mobiltelefon hele 2009, mens bredbånd er dekket fra Mobil Mobil Bredbånd Dekket Arb.g. Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Aditro HRM AS -35- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

38 4. Ekstrakjøring 1. Registrerer perioden Registrerer perioden Korrigere elektronisk kommunikasjon Hvis du har ført fordel for elektronisk kommunikasjon gjennom hele året og du skal korrigere fordelsbeløpet, gjør du følgende: 1. Registrere beløpet du skal korrigere med i oppgaven Periodens lønn Registrere pr person. 2. Korriger tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

39 4. Ekstrakjøring 4.4 Fri avis 4.5 Bompenger 4.6 Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Arbeidsgivers premie (eventuelt tilskudd til premiefond) til kollektiv pensjonsforsikring, OTP og AFP er kun arbeidsgiveravgiftspliktig, og skal ikke innberettes på de ansatte. Premien skal innberettes i egen rubrikk på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. Aditro HRM AS -37- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

40 4. Ekstrakjøring For å få med premien på årsoppgaven og få avsatt arbeidsgiveravgift av premien på regnskapsbilaget, må du registrere arbeidsgivers tilskudd til slike ordninger i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr. person. Du fordeler premien forholdsmessig pr arbeidsgiveravgiftssone og registrerer premien på en tilfeldig person i hver avgiftssone. Du registrerer premien på en egen lønnsart. Kollektiv pensjonsforsikring er lønnsart 127 i standard lønnsartregister. Lønnsarten må ha 21. Arb.givers andel pensjon/afp i feltet Måte (under Beregning). For å unngå utskrift av lønnsartene på lønnsslippen, velger du Vises ikke i feltet Spesifikasjon. 4.7 Rentefordel Hvis rentefordelen er beregnet feil, korrigerer du dette på en egen lønnsart. Korrigere rentefordel 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter og opprett lønnsart for korreksjon av rentefordel. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

41 4. Ekstrakjøring Beløpet som skal korrigeres må beregnes manuelt. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person og registrer beløpet du skal korrigere med på lønnsarten for korreksjon av rentefordel (lønnsart 169 i dette eksemplet). Hvis du skal redusere fordelsbeløpet, registrerer du beløpet med - (minus) foran. 4.8 Antall dager vikarer Hvis en person har arbeidet i atskilte perioder i løpet av året, skal antall dager vedkommende har arbeidet angis på lønns- og trekkoppgaven. Du oppgir antall dager i antallfeltet i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr. person. Hvis du er ferdig med ekstrakjøring(er) kan du registrere antall dager i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier. Aditro HRM AS -39- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

42 4. Ekstrakjøring 4.9 Fagforening betalt av den ansatte Arbeidsgiver er pålagt å innberette fagforeningskontingent som den ansatte selv har betalt. Samtidig kan trekket redusere den ansattes trekkgrunnlag inntil grensen for skattefri fagforening (kr 3.600). Hvis du har registrert fagforeningskontingenten i ordinære lønnskjøringer i løpet av året, ser du bort fra denne beskrivelsen. Du må registrere fagforeningstrekket umiddelbart før du summerer årsrapporter. Velg oppgaven Kartotek Oppstartsverdier. Velg aktuell person, oppgi lønnsarten for egenbetalt fagforening (lønnsart 188 i standard lønnsartregister) og oppgi innbetalt beløp med - (minus) foran. Når du registrerer egenbetalt fagforening, trenger du ikke opprette trekket som en fordring Fagforening betalt av arbeidsgiver Arbeidsgiver er pålagt å innberette fagforeningskontingent når arbeidsgiver betaler for den ansatte. Trekket kan redusere trekkgrunnlaget for den ansatte inntil grensen for skattefri fagforening (kr 3.600). Hvis du har registrert fagforeningskontingenten i ordinære lønnskjøringer i løpet av året, ser du bort fra denne beskrivelsen. 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter og opprett lønnsarten for fordelen av betalt fagforening. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

43 4. Ekstrakjøring Lønnsarten må ha 112 i feltet LT-kode, Prosent i feltet Skatt og feltet Arbeidsgiveravgift må være merket. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 3. Registrer lønnsarten for fordel av betalt fagforening (lønnsart 100 i dette eksemplet) og registrer beløpet som arbeidsgiver har betalt. 4. Velg oppgaven Kartotek Oppstartsverdier. 5. Velg aktuell person, oppgi lønnsarten for egenbetalt fagforening (lønnsart 188 i standard lønnsartregister) og oppgi innbetalt beløp med - (minus) foran. Når du registrerer egenbetalt fagforening, trenger du ikke opprette trekket som en fordring Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) Hvis du kjører en ekstrakjøring med trekkpliktige ytelser som ikke utbetales, for eksempel gruppelivsforsikring og elektronisk kommunikasjon, og personene ikke får utbetalt annen lønn det kan trekkes skatt av, kan det ikke beregnes skattetrekk av de trekkpliktige ytelsene. Følg da denne fremgangsmåten. Vær oppmerksom på at det å unnlate beregning av skattetrekk ikke er i samsvar med trekkreglene. Se punkt 4.12 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) på side 42 hvis det skal beregnes skattetrekk. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 2. Registrer ytelsene som skal være med. 3. Hvis du skal endre på fast lønn/trekk som fri bil og fordringer gjør du følgende: a) Klikk Fast/Variable og faste transaksjoner for personen vises. b) Klikk i feltet Beløp og angi beløp for fri bil/fordring som skal være med i ekstrakjøringen. c) Klikk. 4. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 5. Velg Skatt ved ekstrakjøring (ingen skatt) i feltet Skatt. Systemet beregner da ingen skatt, heller ikke av lønnsarter med Prosent i feltet Skatt. 6. Merk feltet Kun variable data. Fast lønn og trekk blir da ikke med i lønnsberegningen. 7. Påse at det står Termin 6 i feltet Termin. Aditro HRM AS -41- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

44 4. Ekstrakjøring 8. Utfør lønnsberegning på vanlig måte. Hvis du har dagens dato i 2010, får du melding om at trekktabeller for 2009 benyttes. Svar Ja for å fortsette. 9. Skriv ut lønnsslipper og regnskapsbilag. Lønnsslippene skal vise 0 (null) i beløp til utbetaling. 10. Godkjenn perioden på vanlig måte. Ved bokføring i regnskapet, må du nøye vurdere hvilke av beløpene på konteringsbilaget som skal posteres i regnskapet. Noen av beløpene kan være bokført tidligere Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) Hvis du kjører en ekstrakjøring med trekkpliktige ytelser som ikke utbetales, for eksempel gruppelivsforsikring og elektronisk kommunikasjon, og personene i tillegg får utbetalt annen lønn, skal det beregnes skattetrekk. Følg da denne fremgangsmåten. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. Påse at lønnsarter som skal være med i ekstrakjøringen har Prosent i feltet Skatt. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 3. Registrer ytelsene som skal være med. 4. Hvis du skal endre på fast lønn/trekk som fri bil og fordringer gjør du følgende: a) Klikk Fast/Variable og faste transaksjoner for personen vises. b) Klikk i feltet Beløp og angi beløp for fri bil/fordring som skal være med i ekstrakjøringen. c) Klikk. 5. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 6. Velg Normal skatt i feltet Skatt. Systemet beregner da forskuddstrekk på vanlig måte. 7. Merk feltet Kun variable data. Fast lønn og trekk blir da ikke med i lønnsberegningen. 8. Påse at det står Termin 6 i feltet Termin. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

45 4. Ekstrakjøring 9. Utfør lønnsberegning på vanlig måte. Hvis du har dagens dato i 2010, får du melding om at trekktabeller for 2009 benyttes. Svar Ja for å fortsette. 10. Skriv ut lønnsslipper og regnskapsbilag. 11. Godkjenn perioden på vanlig måte. Ved bokføring i regnskapet, må du nøye vurdere hvilke av beløpene på konteringsbilaget som skal posteres i regnskapet. Noen av beløpene kan være bokført tidligere Skrive ut ny feriepengeliste Hvis noe i ekstrakjøringen påvirker feriepengegrunnlaget, må du skrive ut feriepengelisten på nytt. Se punkt 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte på side 26 for nærmere beskrivelse. Aditro HRM AS -43- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

46 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Du finner samtlige kontroll- og avstemmingslister under oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister. Før du skriver ut disse listene, må du ha summert årsrapporter. Se punkt 2.7 Summere årsrapporter på side 17 for nærmere beskrivelse. Du velger selv hvilke lister du vil skrive ut. Hvis du ikke tidligere har skrevet ut Kontroll av opplysninger, skriver du ut denne først. Kontroll av opplysninger Listen viser om det er opplysninger du må registrere eller korrigere før du kan fortsette med årsoppgjøret. Hvis listen viser feil, leser du punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for beskrivelse av hvordan du retter feilene. Avstemmingsliste pr. LT-kode Listen skriver sum hittil og sum innberettet pr LT-kode spesifisert pr lønnsart, totalt arbeidsgiveravgiftsgrunnlag og feriepengegrunnlag. Avstemmingsliste pr. konto Listen skriver sum hittil og sum innberettet pr konto spesifisert pr lønnsart. Listen har utvalg på periode. Denne listen er egnet til å avstemme lønn mot hovedbok. Se punkt 2.13 Avstemme mot regnskap på side 23 for mer detaljer om avstemmingen. Personer under grensen for oppgaveplikt Listen viser personer som har tjent mindre enn oppgavegrensen. Hvis det er trukket forskuddstrekk for personer under oppgavegrensen, innberettes kun forskuddstrekket. Lønnen skrives på egen linje på årsoppgaven. Lønn under oppgavegrensen er arbeidsgiveravgiftspliktig. Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pr. person Listen viser arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget og beregnet arbeidsgiveravgift. Du kan velge å skrive ut rapporten pr termin, arbeidssted eller ansatt. Rapporten kan kun skrives ut for terminer det er skrevet ut terminoppgave for. Beløpene på rapporten er ikke avrundet. Dette kan medføre avvik hvis du avstemmer rapporten mot terminoppgaven. Oversikt tilleggsopplysninger Skriver ut alle lønnsregistreringer som skal innberettes med tilleggsopplysninger på lønns- og trekkoppgaven. Komprimert lønns- og trekkoppgave Skriver ut lønns- og trekkoppgaver på hvitt papir for kontroll. Listen kan for eksempel brukes til å kontrollere navn, skattekommune, antall dager for vikarer og ansettelsestidspunkt. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

47 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister 5.1 Kontrollere persondata Før utskrift av lønns- og trekkoppgaver må du kontrollere at alle data på personen er korrekt. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Kontrollere persondata. 2. Klikk. 3. Systemet kontrollerer persondata og skriver personer med ugyldig data til skjerm. Hvis du får melding om feil, må du rette dette og kjøre en ny kontroll. Alle persondata må være korrekt før du kan generere lønns- og trekkoppgaver. Aditro HRM AS -45- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

48 6. Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift 6. Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift Forutsetninger Du må ha skrevet ut kontrollisten i oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger og korrigert eventuelle feil. Du må ha valgt korrekt beløpsgrense for innberetning (kr 1.000/ 4.000) når du summerte årsrapporter i oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter. Når du skriver ut endelig årsoppgave, må all lønn for 2009 være kjørt og godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift. 2. Klikk. 3. Skriv ut årsoppgaven. Årsoppgaven skrives ut på blankt papir. Hvis du skal sende inn årsoppgaven fører du beløpene fra listen over i blanketten RF Når du sender lønns- og trekkoppgaver via Altinn, inneholder denne også informasjon til årsoppgaven. Dette betyr at du ikke skal sende inn årsoppgaven. Du bør hente ut årsoppgaven som er generert på grunnlag av innsendte data på Når du leverer lønns- og trekkoppgaver på diskett, sender du årsoppgaven straks du mottar "Kvittering for mottatte data", vanligvis innen 31. januar. Hvis du derimot leverer lønns- og trekkoppgaver på papir, sender du årsoppgaven sammen med lønns- og trekkoppgavene innen den tidsfristen som gjelder for lønns- og trekkoppgaven. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

49 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Du må alltid skrive ut lønns- og trekkoppgavene på papir. Arbeidstaker og arbeidsgiver skal alltid ha en kopi av oppgaven. Fristen for innlevering av lønns- og trekkoppgaver elektronisk for 2009 er 1. februar. 7.1 Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir Forutsetninger Du må ha skrevet ut kontrollisten i oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger og korrigert eventuelle feil. Du må ha valgt korrekt beløpsgrense for innberetning (kr 1.000/ 4.000) når du summerte årsrapporter i oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter. Når du skriver ut endelige lønns- og trekkoppgaver, må all lønn for 2009 være kjørt og godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver. Du kan skrive ut lønns- og trekkoppgavene så mange ganger du ønsker. 2. Velg ønsket formular i feltet Velg formular. Formular Blankt papir RF-1015 RF-1024 RF-1023 Brukes når? Denne lønns- og trekkoppgaven på blankt papir med raster er ikke godkjent for bruk. Bruk derfor dette formularet kun ved utskrift av lønns- og trekkoppgaver for kontroll. Lønns- og trekkoppgave beregnet for laserskrivere. Du må kjøre ut ett eksemplar både til arbeidsgiver og arbeidstaker (samt ett til kommunekassereren ved manuell innlevering). Hvis plasseringen i rubrikkene på formularet er unøyaktig, kan du justere margene ved å klikke Oppsett i bildet der du starter utskriften. Prøv deg fram med små justeringer. Lønns- og trekkoppgave for matriseskrivere ved maskinelle oppgaver (2 eksemplarer). Lønns- og trekkoppgave for matriseskrivere ved manuelle oppgaver (3 eksemplarer). Brukes også ved manuelle endringsoppgaver. Aditro HRM AS -47- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

50 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Formular RF-1026 Brukes når? Arbeidsgivere som benytter pressfalsutgaven av lønns- og trekkoppgaveblanketten (RF-1026) skal bestille denne direkte fra: Wittusen & Jensen Postboks 115 Kaldbakken, 0902 Oslo Kundeservice: E-post: 3. Klikk klikk. 4. Når lønns- og trekkoppgavene er kontrollert og funnet i orden, kan du overføre lønns- og trekkoppgavene til Altinn eller CD/diskett (se nedenfor). 7.2 Overføre oppgaver via Altinn I versjon er det implementert ny rutine for sending av oppgaver direkte fra Lønn 5.0 via Altinn. Du kan selv velge om du vil sende som tidligere via Altinn Monitor, eller ta i bruk den nye rutinen for forsendelse. Hvis du skal overføre oppgaver som tidligere via Altinn Monitor følger du beskrivelsen under punkt Hvis du ønsker å ta i bruk den nye rutinen for innsendelse følger du beskrivelsen under punkt Overføre oppgaver via Altinn Monitor Forutsetninger Lønns- og trekkoppgavene må være skrevet ut på papir, kontrollert og funnet i orden. Korrekt lagringsområde for Altinn Monitor filer må være angitt i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon. Du må ha klargjort systemet for levering av oppgaver via Altinn, jfr punkt 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn på side 8. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn. 2. Hvis området til Altinn Monitor program ikke er angitt i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon får du følgende valg: Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

51 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver a) Lagre filen for senere overføring Filen blir lagret på filområdet til Altinn Monitor. Du må starte Altinn Monitor for å overføre filen til Altinn. 3. Hvis området til Altinn Monitor program er angitt i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon får du følgende valg i tillegg til Lagre filen for senere overføring: a) Sende filen til Altinn med signering Velg dette hvis du har signeringsrolle for lønns- og trekkoppgaver i Altinn portalen. Dette forutsetter at fødselsnummer og passord er registrert på operatøren i Altinn portalen. Systemet starter automatisk Altinn Monitor og du velger oppgaven du skal overføre. b) Sende filen til Altinn uten signering Velg dette hvis oppgaver skal signeres i Altinn portalen. Filen overføres til mappen Min Arbeidsliste i Altinn. Vi anbefaler at du sender filen til Altinn uten signering, slik at du får en bedre oversikt og kontroll på innsendelsen. Husk da at du må logge inn på og signere innsendelsen i etterkant. 3. Klikk og filen genereres. Dette kan ta noe tid avhengig av antall lønns- og trekkoppgaver. 4. Klikk og filen overføres til Altinn Monitor/Altinn portalen. Systemet lagrer filen på området Altinn Monitor filer angitt i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon. Systemet danner filen HL5RF1015xxxxåå.TXT, der xxxx = firmanummer og åå = år. Du finner status på innsendte oppgaver på bedriftens side på eller i Altinn Monitor. Aditro HRM AS -49- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

52 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Hvis du har angitt område for Altinn Monitor program i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, kan du sjekke status på Altinn forsendelser direkte fra Huldt & Lillevik Lønn. Dette forutsetter at operatøren er registrert med påloggingsinformasjon til Altinn portalen i Altinn Monitor. Velg oppgave Rapporter Terminlister Sjekk Altinn forsendelser Overføre oppgaver direkte fra Lønn 5.0 Forutsetninger Lønns- og trekkoppgavene må være skrevet ut på papir, kontrollert og funnet i orden. Du må ha klargjort systemet for levering av oppgaver via Altinn, jfr punkt 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn på side 8. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn. 2. Klikk og filen genereres. Dette kan ta noe tid avhengig av antall lønns- og trekkoppgaver. 3. Klikk og filen klargjøres for overføring til Altinn. a) Hvis du har valg Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending, se neste punkt. b) Hvis du har valg Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet menyen Verktøy Altinn Altinn innsending hvor du kan sende filer. 4. I menyvalg Verktøy Altinn Altinn innsending vises alle genererte oppgaver og status på innsendelser. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

53 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 5. Merk oppgaven(e) du skal sende inn og klikk Send. 6. Når du sender lønns- og trekkoppgaver og har oppgitt fødselsnummer og passord på brukeren, får du spørsmål om oppgaven skal signeres. 7. Velg Ja (Yes) for å sende oppgaven til Altinn med signering. 8. Velger du Nei (No) får du følgende melding. 9. Velg Ja (Yes) for å sende oppgaven til Altinn uten signering. Velg Nei (No) for å avbryte innsendingen. Husk at når du sender en oppgave til Altinn er det først når du har fått status Ferdigbehandlet i Altinn at innsendelse er ferdig. Vi anbefaler at du kontrollerer status på innsendte oppgaver her ved å merke aktuell oppgave og klikke Hente status. Du kan også kontrollere status på bedriftens side på For mer informasjon om bruk at skjermbildet Altinn Innsending i Huldt & Lillevik Lønn, klikk. Aditro HRM AS -51- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

54 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 7.3 Overføre lønns- og trekkoppgaver til CD/diskett Hvis du ikke har startet med levering av oppgaver via Altinn ennå, vil vi anbefale at du leverer lønns- og trekkoppgaver på CD/diskett i Forutsetninger Lønns- og trekkoppgavene må være skrevet ut på papir, kontrollert og funnet i orden. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver. 2. Klikk. 3. Oppgi hvor filen skal plasseres. Systemet foreslår å lagre filen på standard filområde. Hvis du skal lagre filen på diskett, velger du diskettstasjon (vanligvis A:) og setter inn en nyformatert diskett i diskettstasjonen. Systemet lager lønns- og trekkoppgavene på fil. Filen heter GAXDFLT. I tillegg lager systemet en kopi av filen som heter GAXDFLT.xxxx der xxxx er klientnummeret. Kopien plasseres på lønnsområdet. 4. Hvis du skal sende filen på CD, må du brenne ut filen fra harddisk til CD. Hvis du valgte å lagre filen til diskett, er disketten nå klar. a) Merk CD/disketten slik: Innsenders navn (firma) : Innsenders org.nr. : Telefonnummer : Kontaktperson : Filnavn : GAXDFLT Filtype : COPY b) Send CD/disketten til den mottakeren du har fått oppgitt hos din skatteoppkrever (kommunekasserer). 7.4 Avstemme listen "Kvittering for mottatte data" Alle arbeidsgivere som sender lønns- og trekkoppgaver på CD/diskett mottar kvittering fra Skattedirektoratet. Listen heter "Kvittering for mottatte data". Du kontrollerer denne listen mot listen Avstemmingsliste pr. LT-kode i oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

55 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Når du leverer lønns- og trekkoppgaver via Altinn mottar du ikke Kvittering for mottatte data. Årsoppgaven du henter på erstatter denne kvitteringen. Aditro HRM AS -53- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

56 8. Innberette lån 8. Innberette lån Hvis bedriften gir lån til ansatte, kan renter og saldo innrapporteres på fil eller blankett til skattemyndighetene. Arbeidsgiver er ikke pålagt å innberette dette. Løsningen dekker ikke innskudd, tilbakebetaling av renter og konti der andre har disposisjonsrett. Forutsetninger Lånet må være registrert med kontonummer (i oppgavevalg Kartotek Fast lønn/trekk og mappen Fordringer). Skrive ut oppgaver 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Personallån. 2. Merk feltet Personallån utskrift og klikk Utfør. 3. Skriv ut og kontroller oppgavene. Skrive ut følgeskriv og lage fil 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Personallån. 2. Merk feltet Følgeskriv utskrift. Påse at feltet Forhåndsvisning er merket og klikk Utfør. 3. Oppgi Kontaktperson og Telefonnr. 4. Klikk bak feltet Katalog og oppgi hvor filen skal lagres. 5. Klikk for å skrive ut følgeskrivet. 6. Klikk for å eksportere filen. Filen heter ArsoppgLan.xxxx der xxxx er klientnummeret. Sende inn oppgaver og følgeskriv Send oppgaver og følgeskriv til den mottakeren du har fått oppgitt hos din skatteoppkrever (kommunekasserer). Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

57 9. Skrive ut personallister på papir - arkivsett 9. Skrive ut personallister på papir - arkivsett Du bør ved årets slutt skrive ut personallister på papir og arkivere utskriften. Du skriver ut personallistene i oppgavevalg Rapporter Personalrapporter Personalkort. Vi anbefaler at du skriver ut listen sortert på navn. 10. Lage ekstra sikkerhetskopi Har du satt opp systemet til å ta automatisk sikkerhetskopi før overføring til nytt år, ser du bort fra dette punktet. Menyvalg Verktøy Systemvedlikehold viser hvordan systemet er satt opp når det gjelder sikkerhetskopiering. Hvis du ikke tar automatisk sikkerhetskopi, anbefaler vi at du tar en ekstra sikkerhetskopi i forbindelse med årsoppgjøret. Du tar sikkerhetskopien på vanlig måte. 11. Skrive ut terminlister Som ved utgangen av en måned, termin eller kvartal, må du huske på å skrive ut de listene du har behov for under oppgavevalg Rapporter Terminlister og under Rapporter Lønnsstatistikker. Husk at terminoppgaven for 6. termin skal sendes inn. Fristen for innsending og betaling er 15. januar Reberegning av arbeidsgiveravgift Et unntak fra hovedregelen for beregning av arbeidsgiveravgift er at foretak som driver såkalt ambulerende virksomhet kan beregne arbeidsgiveravgift etter en annen sone enn der hvor foretaket er registrert. Forutsetningen er at arbeidstakeren i løpet av en termin har jobbet mer enn 50% i en annen sone enn der hvor foretaket er registrert. Ved beregning av prosenten skal antall arbeidsdager legges til grunn. Vi illustrerer dette med noen eksempler fra Skattedirektoratet: Eksempel 1 Arbeidstaker A jobber i bygg- og anleggsbransjen og arbeidet fordeler seg slik for en bestemt termin: 51 % i sone 3 Aditro HRM AS -55- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

58 11. Skrive ut terminlister 49 % i sone 4 Sone 5 er virksomhetens registreringskommune Her vil en måtte beregne avgift etter satsen som gjelder for sone 3 for 51 % av lønnskostnadene. For resten, dvs. 49 %, skal en benytte sone 5 sats 0 %. Dette til tross for at arbeidstakeren i realiteten utøver denne delen av arbeidet i sone 4. Eksempel 2 Arbeidstaker B jobber i bygg- og anleggsbransjen/transportbransjen og arbeidet fordeler seg slik for en bestemt termin: 49 % i sone 3 26 % i sone 4 25 % i sone 5 som er virksomhetens registreringskommune Her jobber arbeidstakeren under 50 % i sone 3. En skal derfor benytte sone 5 sats 0 % for hele terminen. Rutinen for å reberegne arbeidsgiveravgiften gir deg mulighet for å beregne nye terminoppgaver dersom du har ansatte hvor det er benyttet feil sats for arbeidsgiveravgift i en termin. Forutsetninger Prosent for fordeling av arbeidsgiveravgift pr arbeidssted er beregnet for personer som skal ha reberegnet arbeidsgiveravgift. Fordele lønn pr arbeidssted er merket i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Parametre. Terminer du skal reberegne er låst opp. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave og mappen Terminoversikt. Velg Lås opp/slett siste til terminer du skal reberegne er låst opp. 2. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Ambulerende virksomhet. 3. Velg terminen du skal reberegne. 4. Gjør følgende for personen som skal ha reberegnet arbeidsgiveravgift: a) Angi Person-ID i feltet Person. Systemet viser grunnlag og beregnet aga. b) Angi ny Kommune og andelen i % som skal beregnes etter denne kommunen i feltet Prosent. Systemet henter ny sone ut fra kommunen du har valgt. c) Trykk [Enter]. System beregner ny arbeidsgiveravgift for personen. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS

59 12. Behandle negativ lønn 5. Gjenta punkt 4 for alle personer som skal ha beregnet ny arbeidsgiveravgift. Klikk for å lagre. 6. Gjenta punkt 3 5 for hver termin du skal reberegne. 7. Skriv ut nye terminoppgaver i oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave. Nye terminoppgaver skal sendes inn til din skatteoppkrever. Når det gjelder hvordan innsendelse og oppgjør av avgift skal skje, kontakt din skatteoppkrever for å avtale dette. 12. Behandle negativ lønn Hvis bedriften bruker automatisk overføring av negativ lønn til neste periode, må du dokumentere balansen ved å skrive ut en oversikt over hva som blir overført av negativ lønn til neste år. Du skriver ut det som blir overført til neste år i oppgavevalg Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk. Velg lønnsarten for utligning av negativ lønn (lønnsart 200 i standard lønnsartregister), den siste godkjente lønnsperioden og sortering pr. person. 13. Overføre og klargjøre til nytt år Når årsoppgjøret er ferdig, må du klargjøre og overføre til nytt år. Hvis du overfører fravær til lønn, må du først overføre fravær fram til Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær fram til Hvis du vanligvis overfører ferie, egenmeldinger og/eller fravær til lønn i oppgavevalg Fravær Overføre til lønn, må du følge denne fremgangsmåten før du overfører til nytt år. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Fravær Registrere fravær og ferie. 2. Registrer alt fravær fram til Hvis fraværet går inn i år 2010, kan du registrere fraværet med sluttdato i år 2009, og ny linje for Velg oppgaven Fravær Overføre til lønn. 4. Skriv i feltet Til og med dato. 5. Velg aktuelle ansattgrupper. 6. Klikk. Aditro HRM AS -57- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2009

60 13. Overføre og klargjøre til nytt år Systemet overfører antall brukte feriedager og egenmeldinger fram til årsskiftet og eventuelt fravær frem til årsskiftet Overføre til nytt år Forutsetninger Du må ha skrevet ut alle lister vedrørende årsoppgjøret, inklusiv feriepengelisten, før du overfører til nytt år. Hvis du bruker overføring av fravær til lønn må du ha kjørt overføring av fravær fram til Det er viktig at du har tatt sikkerhetskopi av dataene før du overfører til nytt år. Du må ha avsluttet alle åpne skjermbilder før du starter overføing til nytt år. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre til nytt år. 2. Oppgi totalt antall feriedager i 2009 for personer under og over 60 år. Eksemplene nedenfor forutsetter 5 dagers ferieuke. Hvis alle eller de fleste personene i bedriften har 5 uker ferie (12,0% feriepenger), oppgir du 25 i feltet Antall feriedager og 30 i feltet Antall feriedager over 60 år. Hvis alle eller de fleste personene i bedriften har ordinær ferie (10,2% feriepenger), oppgir du 21 i feltet Antall feriedager og 26 i feltet Antall feriedager over 60 år. 3. Hvis du ønsker at systemet skal beregne antall feriedager i forhold til den ansattes deltidsprosent merker du feltet Beregne antall feriedager i henhold til deltidsprosent. 4. Klikk. Systemet gjør følgende: Nullstiller feriepengegrunnlaget Overfører beregnede feriepenger til feriepenger til utbetaling Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro HRM AS