Saksliste Politiske saker 17/22 Rapport for 2. tertial /23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ 17/24 N

Transkript

1 Hovedsamarbeidsutvalget ( ) Saksdokumenter med vedlegg

2 Saksliste Politiske saker 17/22 Rapport for 2. tertial /23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ 17/24 Nedsettelse av rom- og funksjonsprogramkomité for samlokalisert fagskole i Grimstad Meldingssaker 17/5 Etter- og videreutdanningstiltak i utdanningssektoren status 273

3 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Saksframlegg Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Ebba Laabakk Utvalg Hovedsamarbeidsutvalget Administrasjonsutvalget Fylkesutvalget Fylkestinget Møtedato Rapport for 2. tertial FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget tar tertialrapporten til etterretning. 2. a) Det foretas følgende endringer i driftsbudsjettet: Ansvar Tjeneste Art Endring 2 Fagopplæring 258 Møglestu vgs 259 Risør vgs 266 Dahlske vgs 268 Arendal vgs 27 Setesdal vgs 271 Tvedestrand og Åmli vgs 272 Sam Eyde vgs 33 Tannhelsetjenesten 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 55 Fylkesrådmannen 9 Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. 22 Fagopplæring 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 34 Tannhelsetjenester 1 Administrasjon 193 Informasjonsteknologi 194 Felles utg. og inntekter 198 Lønnsoppgjør 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 21 Elevutveksling 21 Tilrettelegging og oppf. 231 Voksenopplæring 5 Kollektivtransport 5 Kollektivtransport 51 Transporttj. funksjonsh. 2 Ordinær undervisning 91 Rammetilskudd utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift utgift inntekt utgift utgift utgift utgift inntekt utgift utgift inntekt reduseres med økes med økes med økes med økes med økes med økes med økes med reduseres med økes med økes med økes med økes med reduseres med økes med økes med økes med reduseres med økes med reduseres med økes med økes med økes med Dokumentnr.: 17/ side 1 av 16 Tusen kroner

4 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. Sum 92 Øv. gen. statstilskuddg 91 Renter 91 Renter 923 Disposisjonsfond 94 Øvrig økonomiforv. inntekt utgift inntekt utgift utgift økes med reduseres med økes med økes med reduseres med Tusen kroner b) Det foretas følgende endringer i investeringsbudsjettet: Ansvar Tjeneste Art Endring 55 Fylkesrådmannen 512 Bygge- og eiendomstj. 9 Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. 9 Felles inntekter og utg. Sum 2 Ordinær undervisning 2 Ordinær undervisning 93 Merverdiavgift komp. 912 Bruk av lån 921 Ubundne inv. fond. utgift utgift inntekt inntekt inntekt økes med økes med økes med økes med økes med 3. Aust-Agder fylkeskommune kjøper parsell 1 på gnr 32 bnr 18 i Tvedestrand kommune av Tvedestrand kommune. Kostnadene ved kjøpet, 6 kroner, dekkes av ubundet investeringsfond. Fylkesrådmannen får fullmakt til å undertegne kjøpsavtalen. 4. Det tas opp lån på 32,8 mill. kroner til finansiering av forsert fremdrift i byggeprosjekter. Lånet avdras over 3 år. Dokumentnr.: 17/ side 2 av 16

5 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial SAMMENDRAG I rapporten for 2. tertial gis det en tilbakemelding på fylkeskommunens aktivitet og økonomiske situasjon per Videre gis det en oversikt over bruk av midler til regionale utviklingsprosjekter/fylkesplanens handlingsprogram. Rapporten viser at aktiviteten for de aller fleste områder er i samsvar med budsjettet. Ved utgangen av 2. tertial har en et mindreforbruk på 6,3 mill. kroner. Beløpet foreslås avsatt til disposisjonsfond. Disposisjonsfondet vil etter dette være på 13,7 mill. kroner. Aust-Agder fylkeskommune tok sammen med de øvrige eierne i IKT Agder IKS, Arendal kommune, Froland kommune og Grimstad kommune, i bruk nye systemer for HR, lønn og regnskap fra Innføring av nye systemer gir alltid utfordringer i en oppstartsfase og det har det også vært denne gangen. Utfordringene har vært spesielt store på regnskapsområdet. Rapporteringen er derfor preget av noe usikkerhet. 3. BAKGRUNN FOR SAKEN Det skal legges fram regnskapsrapporter for politisk behandling hvert tertial. Rapportene blir utarbeidet med bakgrunn i regnskapet per 3.4. og Siste tertial er årsslutt. I årsrapporten blir det foretatt en mer grundig evaluering av aktivitet og resultater enn i tertialrapportene. Tertialrapporten skal gi oversikt over utviklingen i regnskap og aktivitetstall i forhold til budsjettet. Budsjettendringer som må foretas av fylkestinget i løpet av året vil en i størst mulig grad innarbeide i forbindelse med tertialrapporteringen. Vedlagt saken følger en rapport som gir en mer detaljert beskrivelse av utviklingen ved den enkelte virksomhet (ansvar). Rapporten er utarbeidet av fylkesrådmannen, men virksomhetene og tjenestene har deltatt i rapporteringsarbeidet. I vedlegget er det også gitt en nærmere orientering når det gjelder status for de ulike investeringsprosjektene. Foreliggende rapport er utarbeidet med bakgrunn i regnskapsrapporter per Dette innebærer blant annet at budsjettendringer som er vedtatt etter dette tidspunkt ikke er med i tabellene. De forskjellige utgifter og inntekter belastes ulikt gjennom året og regnskapstallene må derfor leses med dette for øye. Fylkesutvalget og fylkestinget har tidligere i år behandlet flere saker vedrørende budsjettendringer og den økonomiske situasjonen. Sentrale saker i denne sammenheng er: fylkesutvalgssak 14/217 «Regnskapsavslutning 216. Avsetning av ubrukte bevilgninger fra 216 til bruk i trekk i budsjettrammen for 217», fylkestingssak 12/217 «Endringer i budsjett 217», fylkestingssak 13/217 «Aust-Agder fylkeskommunes årsregnskap og årsrapport for 216», fylkesutvalgssak 34/217 «Midler til regionalutvikling 217 forslag til disponering av økt ramme», fylkestingssak 32/217 «Rapport for 1. tertial 217». 3.1 Problemstillinger Hvordan er den økonomiske og aktivitetsmessige utviklingen? Dokumentnr.: 17/ side 3 av 16

6 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Hvilke budsjettendringer må foretas? 4. DRIFTSBUDSJETTET 4.1 Felles utgifter og inntekter - likviditetsutvikling Skatt og rammetilskudd I rapporten for 1. tertial ble endringene som følger av Kommuneproposisjonen for 218 innarbeidet og omtalt. For 217 er anslaget for lønnsveksten nedjustert fra 2,7 % til 2,4 %. Nedjusteringen bidrar til å trekke ned kostnadsveksten i kommunesektoren og kostnadsdeflatoren for 217 er nedjustert med,2 prosentenheter, fra 2,5 % til 2,3 %. Isolert sett bidrar dette til en besparelse for kommunesektoren på 9 mill. kroner. Skatteanslagene for 217 for kommunesektoren ble nedjustert med 85 mill. kroner hvorav 142 mill. kroner er lavere skatteanslag for fylkeskommunene. Av denne samlede reduksjonen for kommunesektoren skyldes vel 16 mill. kroner endringer i skatteopplegget og kompenseres gjennom økning i rammetilskudd. Etter dette, og endringene innarbeidet i fylkestingssak 12/217 «Endringer i budsjett 217», er det budsjettert med 886,8 mill. kroner i rammetilskudd, hvorav 79,8 mill. kroner er inntektsutjevning og 613,6 mill. kroner i skatteinntekter. Samlet gir dette 1 5,4 mill. kroner. 2. september mottok en ny versjon av KS sin prognosemodell som en benytter ved budsjetteringen av skatt og rammetilskudd. Bakgrunnen for dette er at Stortinget ved behandlingen av revidert nasjonalbudsjett 217 vedtok å øke lærlingtilskuddet med 1 kroner fra Videre var det en feil i den forrige modellen i forhold til kompensasjon for reduksjon i skatteinntekter. Til sammen innebærer disse to forholdene at rammetilskuddet for 217 vil øke med 9 kroner, hvorav økt lærlingtilskudd utgjør 246 kroner. Fylkesrådmannen tilrår at økningen i rammetilskuddet innarbeides i denne saken. Etter dette er det budsjettert med 887,7 mill. kroner i rammetilskudd, hvorav 79,8 mill. kroner er inntektsutjevning og 613,6 mill. kroner i skatteinntekter. Samlet gir dette 1 51,3 mill. kroner. Statsbudsjettet for 218 legges frem 12. oktober. I den forbindelse vil det bli foretatt en ny gjennomgang av inntektsforutsetningene for 217. Fylkesrådmannen vil eventuelt komme tilbake med eget notat til fylkestinget dersom dette gir endringer for 217. Pensjonspremie I vedtatt budsjett er det lagt til grunn en pensjonspremie i Statens pensjonskasse (SPK) på 14,5 %. For Kommunal Landspensjonskasse (KLP) er det lagt til grunn 21 %. Når det gjelder SPK så viser det seg nå at den oppgitte premiesatsen for 217 inneholder arbeidstakers andel på 2 %. Det innebærer at en vil få en innsparing på om lag 7,2 mill. kroner i 217. I tillegg kommer arbeidsgiveravgift slik at samlet innsparing vil være 8,2 mill. kroner. I rapporten for 1. tertial ble det på bakgrunn av KLPs gjennomgang av premieprognosen for 217 i april anslått at en ville ha lavere pensjonskostnader på 7 mill. kroner. Bakgrunnen for dette var lavere lønnsvekst i 217, lavere reguleringspremiesats og tilbakebetaling av overskudd. Dokumentnr.: 17/ side 4 av 16

7 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 I de oversiktene en ved utgangen av september har mottatt fra KLP fremkommer det lavere premie i 217 på 1,5 mill. kroner. I tillegg kommer arbeidsgiveravgift slik at dette gir 1,7 mill. kroner i innsparing. Videre har en mottatt 7,2 mill. kroner i tilbakebetaling av overskudd fra KLP. Tillagt arbeidsgiveravgift er dette 6,3 mill. kroner mer enn det som er lagt til grunn i vedtatt budsjett 217 når det gjelder tilbakebetaling av overskudd. Dette innebærer at en vil ha 8 mill. kroner i lavere kostnader til KLP i 217. Når det gjelder reguleringspremien er den regningen en har mottatt fra KLP lavere enn det som fremkommer av KLPs prognoser ved utgangen av september. Hvor vidt dette vil gi en ytterligere innsparing har en per i dag ikke oversikt over. Samlet gir dette en reduksjon i pensjonskostnadene på 16,2 mill. kroner. Rentekompensasjon I budsjettet for 217 er det lagt inn en forutsetning på den flytende husbankrente på 1,5%. Den flytende husbankrente for 217 ser ut til å bli 1,6%, Rentekompensasjonen estimeres ut fra dette til å bli,5 mill. kroner høyere enn budsjettert. Renter og avdrag I budsjettet for 217 er det lagt inn en generell forutsetning om et rentenivå for lån med flytende rente på 1,6 % og 1,96 % for innskudd. Det er i tillegg lagt inn en forutsetning om at likviditeten i 217 vil være 45 mill. kroner i gjennomsnitt. Renteutgiftene estimeres til å bli 2,2 mill. kroner lavere enn estimert. Dette har sammenheng med at rentenivået for lån med flytende rente og da spesielt sertifikatlån har vært lavere en forutsetningen på 1,6 %. Renteinntektene estimeres til å bli 1,5 mill. kroner høyere enn budsjettert. Dette har sammenheng med at likviditeten til nå i 217 har vært høyere enn budsjettert. Samlet gir dette en bedring i netto renteinntekter på 3,7 mill. kroner. 4.2 Utdanningsformål Klasseoppsett skoleåret 217/18, voksenopplæring, Vg3 fagopplæring i skole Ved inntak skoleåret 217/18 har en i større grad en tidligere prøvd å se på tilbudet til voksne søkere sammen med det ordinære inntaket for på denne måten å utnytte ressursene bedre. Fylkesutvalget behandlet i sak 4/217 «Videregående opplæring, skoleåret 217/18 klasseoppsett, voksenopplæring, Vg3 fagopplæring i skole, praksisbrev» tilbudet for skoleåret 217/18. Fylkesutvalgets vedtak i denne saken innebærer at det ble opprettet fem klasser mer enn det som lå til grunn i vedtatt budsjett. Videre ble det opprettet ti tilbud til voksne, og planlagt for en økning med inntil 5,5 klasser Vg3 fagopplæring i skole. Etter delegeringsreglementet punkt 7.4 andre fullmakter har fylkesrådmannen fullmakt til å opprette eller nedlegge klasser på grunn av oversøkning eller mangel på søkere fra fylkesutvalgets behandling av klasseoppsettet og frem til skolestart. Endringene skal baseres Dokumentnr.: 17/ side 5 av 16

8 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 på samme kriterier som fylkesutvalget skal legge til grunn. I løpet av sommeren er det gjort følgende endringer: Arendal videregående skole + 1 klasse Vg3 studiespesialisering Møglestu videregående skole +,5 klasse Vg2 helseservicefag Møglestu videregående skole +,5 klasse Vg3 helsesekretær Setesdal vidaregåande skule +,5 klasse Vg1 teknikk og industriell produksjon Endringen som gjelder Arendal videregående skole og Setesdal vidaregåande skule er gjort for å gi plass til alle søkerne, mens endringene ved Møglestu videregående skole er gjort for å få plass til voksne søkere. Endringene i det samlede klasseoppsettet omtalt ovenfor medfører følgende budsjettmessige endringer ved skolene: Arendal videregående skole Dahlske videregående skole Møglestu videregående skole Risør videregående skole Sam Eyde videregående skole Setesdal vidaregåande skule Tv.strand og Åmli videregående skole Sum økes med økes med økes med økes med økes med økes med økes med økes med kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner kroner Fra høsten 217 har det vært behov for færre Vg3 tilbud innen fagopplæring i skole enn det som var tilfellet forrige skoleår. Det gir en liten innsparing i forhold til avsatte midler til nye tilbud. Innsparingen er på 66 kroner. Det at flere voksne søkere har fått et tilbud innenfor det ordinære klasseoppsettet har også ført til at en har en liten innsparing i midler avsatt til nye voksenopplæringstilbud fra høsten 217. Denne innsparingen utgjør 429 kroner. Ser en voksenopplæring, Vg3 fagopplæring i skole og det ordinære klasseoppsettet samlet har en merkostnader fra høsten 217 på 3,4 mill. kroner. Dette skyldes i all hovedsak at en har 7,5 flere klasser enn det som er innarbeidet i vedtatt budsjett. Samlet sett er det grunn til å anta at en har fått svakere oppfylling i klassene. Gjesteelever I vedtatt budsjett er det avsatt 8,2 mill. kroner i 217 til gjesteelevsoppgjør. Gjesteelevsoppgjøret foretas to ganger per år, per 1. april og 1. oktober. Budsjettet for 217 bygger på de opplysningene en hadde om gjesteelevoppgjøret høsten 216 på det tidspunktet budsjettet ble utarbeidet. Regnskapet for 216 viste imidlertid at en hadde merutgifter til gjesteelever med 2,3 mill. kroner. Årsaken til dette var kjøp av flere elevplasser i andre fylker med,8 mill. kroner og salg av færre elevplasser i Aust-Agder. Økt kjøp av elevplasser gjaldt i hovedsak Vg3 fagopplæring i skole. Ved utgangen av 2. tertial har en enda ikke mottatt alle regningene for elever i andre fylker våren 217, men en har sendt faktura for elever fra andre fylker i Aust-Agder. En har ikke mottatt regningen fra Vest-Agder for 1. halvår og denne er etterlyst. Dersom en legger regnskapet for høsten 216 til grunn for hele 217 vil en ha merutgifter på i størrelsesorden 4-5 mill. kroner. Dokumentnr.: 17/ side 6 av 16

9 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Det knytter seg ekstra stor usikkerhet til høsten 217 da nye regler for inntak av elever i andre fylker trår ikraft. Regelendringen innebærer at elevene fritt kan søke skoleplass i andre fylker, og at hjemfylkeskommunen plikter å betale for denne. Per i dag vet en ikke hvordan regelendringen vil slå ut, men det er grunn til å anta at dette vil føre til at flere elever fra AustAgder går på skole i Vest-Agder. Både Møglestu videregående skole og Setesdal vidaregående skule avd. Hornnes har betydelig lavere elevtall ved noen utdanningsprogram enn det som var søkningen til disse i vår. På usikkert grunnlag foreslår en at budsjettet for 217 økes med 6 mill. kroner og at beløpet innarbeides i denne saken. Tilrettelegging og oppfølging Etter skolestart har en foretatt en ny gjennomgang av tildelingen til skolene for skoleåret 217/18 på bakgrunn av inntaket. Denne gjennomgangen viser at det er behov for å øke rammene til skolene betydelig fra høsten 217 da det er en sterk økning i tallet på elever med store tilretteleggingsbehov. Samtidig har en noe lavere utgifter til kjøp av plasser i andre fylker og kjøp av plasser i kommunene. Samlet er det behov for å øke rammene til tilrettelegging og oppfølging med 1 65 kroner for 217. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Landslinjetilskudd Landslinjetilskuddet blir utbetalt med 85 % av tilskuddet i forhold til antallet godkjente elevplasser og 15 % i forhold til antall elever (oppfylling). Tellingen blir foretatt per 1. april og 1. oktober hvert år. Satsene for 217 er økt noe mer enn det som er lagt til grunn i vedtatt budsjett 217. Samtidig er oppfyllingen i klassene noe bedre enn budsjettert. Legger en til grunn samme oppfylling høsten 217 vil tilskuddet bli 28 kroner høyere enn budsjettert. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Overtallighet I vedtatt budsjett for 217 er det avsatt 2,6 mill. kroner til å dekke utgiftene til overtallig lærerpersonale. Dette gjelder i hovedsak lærere som har stillingsvern etter «gammel ordning» og som ikke kan sies opp. Noen av de overtallige utfører oppgaver for andre fylkeskommunale virksomheter, mens andre er satt til å løse oppgaver som skolene ellers ikke ville fått løst. Lønnsutgiftene belastes overtallighetsmidlene. Utgiftene for våren 217 var på i overkant av 1,2 mill. kroner. Dette er omlag det som er lagt til grunn i vedtatt budsjett. Fra høsten 217 er overtalligheten redusert betydelig, og utgjør i underkant av 2,5 årsverk. I løpet av høsten vil den reduseres ytterligere som følge av oppnådd aldersgrense. Utgiftene for høsten er beregnet til omlag,6 mill. kroner. Dette gir en innsparing på,8 mill. kroner som foreslås innarbeidet i denne saken. Fagopplæring Det er i vedtatt budsjett for 217 avsatt 77,5 mill. kroner til utbetaling av ordinært tilskudd til lærebedrifter. Dette innbefatter tilskudd til kontrakter inngått tidligere år, samt kontrakter som inngås i 217. Som følge av Stortingets budsjettvedtak vedrørende høyere satser for lærlingtilskudd i 217 ble fylkeskommunen tilført 1,2 mill. kroner i rammetilskudd og som er budsjettert til formålet, jf. fylkestingssak 12/217. Etter dette er budsjettet på 78,7 mill. kroner. Dokumentnr.: 17/ side 7 av 16

10 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Regnskapet for 216 vedrørende tilskudd til lærebedrifter viste en innsparing på 2,2 mill. kroner. Ved utarbeidelsen av budsjettet for 217 antok man en sterkere utvikling i 2. halvår 216 enn hva regnskapet i ettertid viste. Da de fleste lærekontrakter går over to år vil både nivået på utbetalinger og antall inngåtte lærekontrakter i 216 få innvirkning på utbetalingene i 217. I rapporten for 1. tertial ble det meldt om at det var grunn til å tro at budsjettet for 217 lå for høyt. Samtidig er satsene økt med 1 kroner per kontrakt fra 1. juli. Per utgangen av september er det omlag 4 flere godkjente kontrakter i eget fylke enn på samme tidspunkt i fjor. Variasjon i tidspunkt for innmelding av kontrakter forekommer slik at dette er et usikkert parameter. Samtidig er det flere kontrakter som er inngått, men fremdeles er under saksbehandling. Det anslås et mindreforbruk på 1 mill. kroner i utbetalinger i tilskudd til lærebedrifter, og beløpet innarbeides i rapporten for 2. tertial. Annet I rapporten for 1. tertial ble det gitt en orientering om at Skatteetaten har gjennomført en avgrenset kontroll knyttet til elev- og studentkantiner. Saken gjelder om det foreligger rett til kompensasjon for inngående avgift på anskaffelser knyttet til drift av disse. Skatteetaten varslet krav om tilbakebetaling av et beløp på i størrelsesorden 1,1 mill. kroner, hvorav mesteparten skriver seg tilbake til 213. Dagens praktisering er i samsvar med Skatteetatens tolkning av regelverket. Det ble gitt tilsvar på Skatteetatens krav i juni. I august har Skatteetaten besvart dette, og opprettholdt sitt krav. I tillegg til kravet på tilbakebetaling av 1 12 kroner kommer renter med 84 kroner, slik at samlet beløp er på kroner. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. I vedtatt budsjett ble det avsatt 8 kroner til utarbeiding av et faglig opplegg for veiledere innen offentlige fag som kan tilbys innenfor Sørlandets fagskoles fagtilbud. En tar sikte på at dette arbeidet igangsette høsten 217. Tre av de videregående skolene har med seg trekk i budsjettrammene for 217. Dette er Arendal videregående skole, Dahlske videregående skole og Setesdal vidaregåande skule. Alle tre melder at det er iverksatt tiltak for å ta inn igjen merforbruket i løpet av ett til to år. Økonomiske utfordringer i utdanningssektoren Det fremkommer av vedtatt økonomiplan og budsjett 217 at en de senere årene har hatt en sterk utgiftsvekst i utdanningssektoren som gir store utfordringer. Denne økonomiske utfordringen har sammenheng med at opplæringsloven med forskrifter gir konkrete føringer for skoleeiers ansvar og plikt når det gjelder videregående opplæring. Lovgrunnlaget er utformet som en rettighetslov hvor elever med ungdomsrett og voksne med opplæringsrett, kan kreve videregående opplæring etter nærmere bestemmelser. Til rettelegging for minoritetsspråklige og økte rettigheter for innvandrere bidrar også til disse økonomiske utfordringer. For å se nærmere på disse økonomiske utfordringene og få forslag til tiltak som kan bringe utgiftsveksten under kontroll har fylkesrådmannen satt i gang et arbeid med sikte på å få til en mer effektiv ressursutnyttelse. På denne bakgrunn er det lagt til grunn en innsparing på 1 mill. kroner i 217. Rapporten for 2. tertial viser at dette ikke har latt seg realisere inneværende år. Fylkesrådmannen beklager dette. En vil fortsette arbeidet med å få bedre kostnadskontroll i sektoren, men det er mye som tyder på at elevenes sterkere rettigheter vil gjøre det vanskelig å realisere store innsparinger. Dokumentnr.: 17/ side 8 av 16

11 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Nye regler for inntak av elever i andre fylker som innebærer at elevene fritt kan søke skoleplass i andre fylker, og at hjemfylkeskommunen plikter å betale for denne, er en del av dette bildet. I tillegg kommer økte rettigheter for voksne. 4.3 Tannhelse Etter vedtak i fylkesutvalget i sak 42/217 er det signert ny leiekontrakt i Lillesand. Framdriften går etter planen og det forventes overdragelse Det er i budsjettet for 217 innarbeidet 25 kroner til økt leie av ny klinikk i Lillesand. Fylkesrådmannen foreslår at beløpet på 25 kroner inndras. Fylkesutvalget vedtok i sak 65/217 å gi fylkesrådmannen fullmakt til å inngå leieavtale for ny tannklinikk på Evje for en periode på 1 år, med mulighet for forlengelse med fem pluss fem år. Det er nå annonsert etter lokaler. 4.4 Kulturformål Kunst og kunstformidling Aktiviteter foregår og gjennomføres som planlagt. I 217 sto Aust-Agder fylkeskommune som giver av prisen "Gullstolen" som er Kortfilmfestivalens hovedpris for beste norske kortfilm. Prisen består 5 kroner samt etterarbeidsstøtte til en verdi av 5 kroner fra produksjonsselskapet Shortcut Oslo. Fylkeskommunen står som giver av 5 kroner. Øvrige kulturaktiviteter Nils Hjelmtveit-bysten ble avduket 21. juli 217 på Eydehavn. Fylkeskommunen bidro med 75 kroner til tiltaket samt kjøpte inn 5 eksemplarer av et jubileumsskrift i forbindelse med markeringen. Markering av 8-årsjubileet for Haugeburet i Åraksbø, Bygland, ble gjennomført september. Gjennomføringen ble svært vellykket og var et samarbeid mellom Aust-Agder fylkeskommune, Bygland kommune, Setesdal regionråd, AAma/Setesdalsmuseet, Bygland husflidlag og lokalbefolkningen på Åraksbø. 4.5 Samferdsels- og vegformål I tråd med vedtak i fylkesutvalgssak 59/217 vedrørende prosjekt for felles bestillingstransport på Agder innarbeides 25 kroner i denne saken. Bussanlegget Moland Park leies ut til AKT som igjen leier anlegget ut til Setesdal bilruter. På grunn av diverse mangler ved oppstart av leieforholdet i 215 har en i 217 ettergitt 431 kroner i leiebeløp til selskapet. Dette medfører et leieinntektsbortfall for fylkeskommunen på tilsvarende beløp. Beløpet foreslår innarbeidet i denne saken. Innenfor den statlige forsøksordningen utvidet TT-ordning for rullestolbrukere og blinde/svaksynte er en for 217 tildelt 14 mill. kroner av Samferdselsdepartementet. Dette tilsvarer en fullfinanisering av 4 brukere der hver bruker benytter 19 kroner i halvåret. I første halvår var det ca 33 brukere i ordningen, mens det nå er rundt 37 brukere. Dokumentnr.: 17/ side 9 av 16

12 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 For den fylkeskommunale delen av TT-ordningen er det store variasjoner i utbetalinger fra måned til måned. I 216 ble det et merforbruk omlag 235 kroner. Foreløpige utbetalinger tilsier at en bør øke budsjettet i 217 med 4 kroner, og beløpet foreslås innarbeidet i denne rapporten. 4.6 Næringsformål/regionalt utviklingsprogram For omtale av enkeltprosjekter vises til nærmere omtale i vedlegget under Regionalt utviklingsprogram. 4.7 Sentrale styringsorganer og felles utgifter Digitaliseringsprosessen fylkeskommunen er inne i skal bl.a. være med å frigjøre ressurser på bemanningssiden, ved at ressurser som tidligere ble brukt på manuelle prosesser blir overflødige. Dette skal i hovedsak skje ved naturlig avgang. I økonomiplanen er det innarbeidet et samlet innsparingskrav på 2 mill. kroner i 217 som følge av dette. 1 mill. kroner av beløpet er allerede innarbeidet, slik at det gjenstår 1 mill. kroner. Prosessene rundt dette arbeidet pågår, men det kan bli vanskelig å realisere innsparingen på 1 mill. kroner i 217. Fylkesrådmannen beklager dette. Informasjonsteknologi I budsjettet for 217 baserer betalingen til IKT Agder seg på tallet på brukere i 216. Endelig telling, som danner grunnlaget for betalingen i 217 blir foretatt per 1. mai. Denne tellingen viser at det er en stor økning i antall brukere etter innføring av nytt HR-system hvor alle ansatte skal ha en brukerekonto. Dette gir også økte lisenskostnader. Økningen utgjør 4 kroner, og beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Dersom IKT Agder også i 217 får et overskudd vil det kunne føre til at beløpet blir lavere, men det har en per i dag ikke oversikt over. Erstatning yrkessykdom I rapporten for 1. tertial ble det gitt en orientering om at fylkeskommunen har mottatt krav om yrkesskadeerstatning på grunn av yrkessykdom fra en tidligere ansatt ved et sykehjem i fylket. På tidspunktet da yrkessykdommen manifesterte seg første gang (1987) hadde fylkeskommunen arbeidsgiveransvaret for den tidligere tilsatte. På dette tidspunktet var fylkeskommunen selvassurandør for yrkesskadeerstatning som følge av yrkessykdom. Skadelidte har fremsatt et krav på i overkant av 1,5 mill. kroner. Advokatfirmaet Kluge AS har foretatt en beregning av kravets størrelse på fylkeskommunens vegne, og har kommet frem til at i underkant av 65 kroner utgjør korrekt erstatningssum. En har ikke fått noen tilbakemelding på denne beregningen fra motparten til tross for flere purringer. Fylkesrådmannen foreslår at det avsettes 65 kroner, som er i samsvar med det en mener er korrekt erstatningssum. Lærlinger i egen organisasjon Virksomhetene som har lærlinger i sin virksomhet budsjettreguleres for sine netto utgifter ved slutten av året. I vedtatt budsjett er det avsatt 6 mill. kroner. I rapporten ble det gitt en orientering om at det avsatte beløpet er noe lavt, og at en vil komme tilbake til behovet for økning i rapporten for 2. tertial når en kjenner resultatet av årets formidling. En har fra i høst 5 lærlinger i egne organisasjon. De samlede kostnadene vil være i størrelsesorden 7 mill. kroner, noe som er 1 mill. kroner lavere enn avsatt. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 16

13 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Ordinære lønnsoppgjør Kapittel 3 og 5 (lokale forhandlinger) Ved beregning av lønnsavsetningspotten har en tatt utgangspunkt i statsbudsjettets forutsetninger om en lønnsvekst på 2,7 % i 217. I revidert nasjonalbudsjett 217 anslås nå lønnsveksten for kommunesektoren til 2,4 %. Dette er,3 % lavere enn lagt til grunn i budsjettet for 217. I rapporten for 1. tertial anslo en at dette ville gi lavere lønnskostnader på,5 mill. kroner for kapittel 3 og 5. Resultatet viser at kostnadene ble,6 mill. kroner lavere enn budsjettert. Kapittel 4 Ved de sentrale lønnsforhandlingene for 216 ble også oppgjøret for 217 forhandlet. Resultatet gir en lønnsvekst på 2,3 % i 217. Fylkesrådmannen har lagt dette resultatet til grunn ved beregningen av lønnsavsetningsposten for 217, og det er avsatt 6,6 mill. kroner. KS og forhandlingssammenslutningene LO kommune, Unio, YS og Akademikerne har gjennom forhandlinger i 217 blitt enige om at de sentrale lønnstilleggene som ble fremforhandlet i 216 skal utbetales fra 1. juli 217 og at de lokale lønnstilleggene skal ha virkningsdato fra 1. august 217. Dette er en måned tidligere enn det som var resultatet av forhandlingene i 216. Dette innebærer at rammen for 217 er på 2,4 %. Dette gir en økning i kostnader for 217 på,6 mill. kroner. Ser en kap. 3 og 5 sammen med kap. 4 er det ikke behov for å gjøre endringer i 217. Innsparinger I vedtatt budsjett for 217 er det innarbeidet et samlet innsparingskrav i sentraladministrasjonen på 2, mill. kroner. Ved utgangen av 1. tertial er det inndratt,6 mill. kroner. En har tatt en ny gjennomgang av ledige lønnsmidler og sykepenger ved utgangen av 2. tertial. Denne viser at en kan inndra 65 kroner, fordelt med 28 kroner ved fylkesrådmannens kontor, 242 kroner ved bygge- og eiendomstjenesten og,2 mill. kroner ved PP-tjenesten. Det resterende beløpet på 75 kroner kan bli vanskelig å spare inn i 217. Tilleggsbevilgninger I budsjettet for 217 er det avsatt 2 kroner til fylkesutvalgets disposisjon. Etter vedtak i fylkesutvalgssak 14/217 vedrørende avslutningen av regnskapet for 216 ble det avsatt ytterligere 45 kroner til fylkesutvalgets disposisjon. Rammen til fylkesutvalgets disposisjon er etter dette på 65 kroner. Videre ble det i samme sak avsatt 3 mill. kroner til fylkestingets disposisjon. Av bevilgningen til fylkesutvalgets disposisjon er 175 kroner disponert, jf. sak 23/217 «Søknad om midler fra Senter mot seksuelle overgrep», 1 kroner og sak 73/217 «Søknad om tilskudd til ØIF Arendal til Europacupspill», 75 kroner. Dokumentnr.: 17/ side 11 av 16

14 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial INVESTERINGSBUDSJETTET For omtale av det enkelte investeringsprosjekt vises det til vedlegget. Der blir det gitt en statusrapport over fremdrift og eventuelle kjente budsjettavvik. I det følgende kommenteres kun prosjekter der det foreslås gjort endringer. Endringer i byggeprosjekter Byggetrinn 2 ved Sam Eyde videregående skole går raskere enn planlagt og kostnadene i 217 blir av den grunn høyere enn det som var lagt til grunn ved utarbeidelsen av budsjettet for 217. Det er behov for å øke rammen i 217 med 2 mill. kroner med tilsvarende reduksjon i 218. Beløpet finansieres ved låneopptak på 16 mill. kroner og 4 mill. kroner i merverdiavgiftskompensasjon. Fylkestinget behandlet «Forprosjekt ny videregående skole og idrettsanlegg i Tvedestrand» i sak 5/217. For å redusere den økonomiske risikoen i prosjektet er det bl.a. lagt til grunn at en inngår totalentreprisekontrakt og at det inngås en fastprisavtale for prisstigning. Det vil bli inngått kontrakt med totalentreprenør, Veidekke, i begynnelsen av oktober. Betalingsplanen for prosjektet er "fortung", noe som innebærer at kostnadene vil påløpe noe tidligere. Dette fører til at rammen for inneværende år må økes med 23 mill. kroner. Beløpet finansieres ved låneopptak på 18,4 mill. kroner og 4,6 mill. kroner i merverdiavgiftskompensasjon. Endringen vil gi tilsvarende reduksjon i låneopptak senere år. Fylkestinget behandlet i sak 43/217 "Funksjons- og romprogram for oppgradering av tredje etasje i HiAbygget i Grooseveien i Grimstad". Rammen for ombygging og oppgradering ble i denne saken satt til 13 mill. kroner. Dette innebærer at låneopptaket til prosjektet kan reduseres med 1,6 mill. kroner og en vil få redusert merverdiavgiftskompensasjon med,4 mill. kroner. Samlet gir dette 41 mill. kroner i økte kostnader i 217. Fylkesrådmannen tilrår at disse innarbeides i denne saken ved å øke låneopptak med 32,8 mill. kroner og økt merverdiavgiftskompensasjon med 8,2 mill. kroner. Lånet avdras over 3 år. Kjøp av arealer Gårdsdriften ved Tvedestrand og Åmli videregående skole avd. Holt er basert på drift av egne arealer/jorder i tillegg til at det leies noe arealer. Et av arealene som leies eies av Tvedestrand kommune, og en har nå fått tilbud om å kjøpe disse. Det er en parsell (teig nr 1) på gnr 32 bnr 18 som er på 9,5 dekar, hvorav 5,5 dekar er fulldyrka mark og det resterende er innmarksbeite/potensielt innmarksbeite. Kjøpesummen er satt til kroner. I tillegg kommer delingsgebyr, tinglysning m.m. Samlede kostnader vil være 6 kroner. Fylkesrådmannen vil tilrå at en kjøper denne parsellen, og at kostnadene dekkes ved bruk av ubundet investeringsfond. Da dette er kjøp av fast eiendom skal utgiftene føres i investeringsregnskapet. 6. FINANSFORVALTNING Langsiktige plasseringer I henhold til gjeldende finansreglement har fylkeskommunen for tiden ikke langsiktige midler til rådighet for plassering i obligasjonsfond og aksjefond. Dokumentnr.: 17/ side 12 av 16

15 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 Kortsiktig likviditet Aust-Agder fylkeskommunes bankinnskudd utgjorde ved utgangen av 2. tertial 67,7 mill. kroner. Av dette var ca. 24 mill. kroner bundne midler i form av skattetrekk, spillemidler m.v. Samlede bankinnskudd var ca. 124 mill. kroner lavere enn ved utgangen av 1. tertial 217. Beholdningen svinger betydelig fra uke til uke. Gjennomsnittet i 2. tertial har vært ca. 117 mill. kroner høyere enn i 1. tertial i år. Dette skyldes for en stor del at betydelige lånemidler som var tatt opp for videreutlån til Aust-Agder vegfinans AS/Nye veier AS til E18utbyggingen, ble forsinket i utbetalingen videre, og dermed ble værende på fylkeskommunens hånd. Denne utbetalingen ble imidlertid i all hovedsak foretatt i midten av august. Avkastningen på fylkeskommunens ordinære bankinnskudd er avtalt gjennom hovedbankavtalen med Sparebanken Sør, og er knyttet til interbankrenten 3 mnd. NIBOR. Det har vært et svakt fallende rentenivå i tertialet. 3 mnd. NIBOR har i månedene mai - august i gjennomsnitt vært,9,87,84 og,8 %. Gjennomsnittlig innskuddsrente for fylkeskommunen har i 2. tertial vært 1,91 %. Norges Banks styringsrente har vært stabil på,5 % i hele år. Gjeldsporteføljen Aust-Agder fylkeskommunes gjeldsportefølje utgjorde 2 176,3 mill. kroner pr Herav var 953,5 mill. kroner utlånt videre til egne selskaper/iks, der alle lånekostnader blir refundert. Inkludert i dette er 722,9 mill. kroner som gjelder videre utlån til E18-utbyggingen. Netto gjeld som belaster fylkeskommunens driftsregnskap var dermed 1 222,8 mill. kroner. Dette er fremstilt i nedenstående tabell (mill. kroner). Långiver Kommunalbanken KLP/Kommunekreditt Nordea Sertifikatlån Sum ,1 486,6 5, 473, ,9 Herav videre utlån 213, 324,4 5,, 542, ,5 882,5 5, 473, ,3 Herav videre utlån 225,6 722,9 5,, 953,5 I løpet av 2. tertial har det skjedd følgende endringer i låneporteføljen: - Ordinære avdrag er betalt med 9,5 mill. kroner, herav 1, mill. kroner på lån til videre utlån Et lån til videre utlån til Fylkeshuset AS er innløst med 4,3 mill. kroner Det er tatt opp et nytt fastrentelån i Kommunalbanken på 14,6 mill. kroner, til bruk for investeringer i 217 Lån til videre utlån til Aust-Agder Vegfinans AS er tillagt 2,5 mill. kroner i kapitaliserte renter Lån til videre utlån til IKT Agder IKS er utvidet med 18 mill. kroner Lån til videre utlån til Aust-Agder Vegfinans AS er utvidet med 396 mill. kroner. Sertifikatlånene utgjør 473,2 mill. kroner. Denne type lån har en maksimal løpetid på ett år, slik at lånene må refinansieres innen den tid. Fylkeskommunens fire nåværende sertifikatlån har alle en løpetid på 3 måneder, og refinansieres etter tur. I henhold til finansreglementet skal gjennomsnittlig gjenværende rentebindingstid (durasjon) på samlet rentebærende gjeld være mellom 1 og 5 år. Pr var durasjonen 1,83 år (lån Dokumentnr.: 17/ side 13 av 16

16 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial 217 ekskl. videre utlån). Det er også i finansreglementet satt krav om at gjeldsporteføljen skal ha en fastrenteandel på minimum 5 % (lån med rentebinding 1 år fram i tid og over). Denne andelen var 56 % ved utgangen av 2. tertial. Dette er en økning fra 52 % ved utgangen av 1. tertial, etter at det i juni ble tatt opp et fastrentelån på 14,6 mill. kroner. Pga. fastrenteandelen var gjennomsnittlig lånerente 2,47 % pr Dette er en nedgang fra utgangen av 1. tertial, da gjennomsnittlig lånerente var 2,68 %, og illustrerer det fallende rentenivået i markedet. For å oppnå ønsket rentebinding, er det i finansreglementet gitt adgang til å ta i bruk rentebytteavtaler (swaps), som i realiteten sikrer fastrentebetingelser på deler av gjeld med flytende rente. Pr hadde fylkeskommunen 1 slike rentebytteavtaler, som totalt beløper seg til 55,3 mill. kroner. Av disse er 96, mill. kroner knyttet til lån til videre utlån. I henhold til finansreglementet er det også foretatt en enkel beregning av renterisikoen for kortsiktig likviditet og gjeld sett i sammenheng. Dette er nærmere bestemt en netto gjeldsbetraktning som viser fylkeskommunens renterisiko ved en generell hevning av rentenivået med 1 prosentpoeng for flytende rente. En ser for seg at renteendringen skjer umiddelbart, og beregner hva det innebærer i økte utgifter/inntekter etter 1 år. Renterisiko Gjeld m/flytende rente Gjeld m/fast rente Samlet gjeld Bankinnskudd Innskudd - gjeld med flytende rente Endringsparameter 1% 1% 1% Balanse, mill. kr. 538, 684, ,8 67,7 132,7 Fordeling, % Beregnet tap (-)/ gevinst (+) - 5,38, - 5,38 + 6,77 + 1,327 Det er tatt utgangspunkt i «egne» lån, altså ekskl. lån for videre utlån. Fastrentedelen av gjelden vil ikke bli påvirket av en renteendring, og ettårsvirkningen/tapet vil dermed bli kroner. Gjeld med flytende rente, som utgjør 44 %, vil innebære en utgiftsøkning på 5,38 mill. kroner. For innskuddsrenten blir effekten motsatt, altså høyere renteinntekter, 6,77 mill. kroner. Som følge av at fylkeskommunen ved tertialets slutt har større innskudd enn lån med flytende rente, vil virkningen av 1 prosentpoeng økning i rentenivået bli merinntekter på ca. 1,3 mill. kroner på årsbasis. Ved en reduksjon av rentenivået blir virkningen motsatt, altså at fylkeskommunen får merutgifter. Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune har hatt sine bankavtaler ute på anbud. Det er inngått ny bankavtale med Sparebank 1 SR bank. For Aust-Agder fylkeskommune gjelder avtalen fra Rentebetingelsene for innskudd er lavere enn i den tidligere avtale. Effekten av endringen i innskuddsrenten er innarbeidet i rapporten for 2. tertial. Dokumentnr.: 17/ side 14 av 16

17 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial OPPSUMMERING AV FORESLÅTTE ENDRINGER Oppstillingen nedenfor viser positive og negative avvik hvor det foreslås å gjøre budsjettendringer i denne rapporten. Tall med negativt fortegn er økte utgifter eller svikt i inntekter, mens tall med positivt fortegn er økte inntekter eller reduserte kostnader. Økt rammetilskudd 9 kroner Innsparinger pensjonspremie SPK 8 2 " Innsparing pensjonspremie KLP 8 " 5 " 2 2 " Økte inntekter rentekompensajon Reduserte renteutgifter Økte renteinntekter 1 5 " Økte utgifter endringer i klasseoppsett, voksenopplæring, Vg3 i skole -3 4 " Økte utgifter gjesteelevsoppgjør -6 " Økte utgifter til spesialundervisning " Økt tilskudd landslinjer 28 " Innsparing overtallighet 8 " Forventet mindreforbruk i tilskuddsutbetalinger til lærebedrifter 1 " Tilbakebetaling av mva.komp. skolekantiner " Budsjettert innsparing i utdanningssektoren -1 " Husleie tannklinikk i Lillesand 25 " Fellesprosjekt for bestillingsruter på Agder,fylkesutvalgssak 59/ " Mindreinntekt knyttet til utleie av Moland Park -431 " Økt budsjett til transporttjenesten for funksjonshemmede Gjennomgang bemanning, effektivisering, digitalisering Økte utgifter IKT pga flere brukere Erstatning yrkessykdom Lærlinger i egen organisasjon Sum -4 " -1 " -4 " -65 " -1 " kroner Som det fremkommer av oversikten over har en en innsparing på 6,3 mill. kroner ved utgangen av 2. tertial. Beløpet foreslås avsatt til disposisjonsfond. Etter dette vil disposisjonsfondet være på 13,7 mill. kroner. Hovedårsaken til innsparingen ved utgangen av 2. tertial er reduserte pensjonskostnader og en vil bare delvis ta med seg disse til 218. Det er flere av områdene ovenfor der utgiftene nå øker som også vil medføre økte kostnader i 218 bl. a. økte utgifter til klasseoppsettet, gjesteelevsoppgjør og spesialundervisning. Dette vil gi utfordringer i forhold til arbeidet med økonomiplan og budsjett TIDLIGERE BEHANDLING Fylkesrådmannen fremmer saken til hovedsamarbeidsutvalget 9. oktober 217 med slik forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Dokumentnr.: 17/ side 15 av 16

18 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport for 2. tertial Fylkesrådmannen fremmer saken til administrasjonsutvalget 1. oktober 217 med slik forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Vedlegg Rapport 2. tertial 217 Dokumentnr.: 17/ side 16 av 16

19 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Rapport 2. tertial 217

20 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Tertialrapport 2(72)

21 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Innholdsfortegnelse 1 Aust-Agder fylkeskommune Fylkesrådmannen Økonomi og aktivitet... 5 Aust-Agder bibliotek og kulturformidling Økonomi og aktivitet Sykefravær Vegvesenet Økonomi og aktivitet Sykefravær Tannhelsetjenesten Økonomi og aktivitet Sykefravær Sam Eyde videregående skole Økonomi og aktivitet Sykefravær... 4 Tvedestrand og Åmli videregående skole Økonomi og aktivitet Sykefravær Setesdal videregåande skule Økonomi og aktivitet Sykefravær Arendal videregående skole Økonomi og aktivitet Sykefravær... 3 Dahlske videregående skole Økonomi og aktivitet Sykefravær Risør videregående skole Økonomi og aktivitet Sykefravær Møglestu videregående skole Økonomi og aktivitet Sykefravær SMI-skolen Økonomi og aktivitet Sykefravær Kompetanse Aust-Agder Økonomi og aktivitet... 6 Sykefravær Fagopplæring Innledning... 5 Økonomi og aktivitet Sykefravær Internservice Tertialrapport 3(72)

22 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Bygge- og eiendomstjenesten Økonomi og aktivitet... 6 Sykefravær... 6 PPT Økonomi og aktivitet Fylkeskassa Økonomi og aktivitet Sykefravær Økonomi og aktivitet Sykefravær Investeringsbudsjettet Hovedoversikt investeringer Prosjekter med bevilgning i årets budsjett Investeringer i fylkesveg Prosjekter med bevilgning i tidligere års budsjett Prosjekter uten bevilgning i årets budsjett Regionale utviklingsprosjekter Tertialrapport Regionale utviklingsprogram Agder Regionale utviklingsprosjekter Aust-Agder Udisponert ramme (72)

23 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Aust-Agder fylkeskommune 1.1 Innledning Aust-Agder fylkeskommune tok sammen med de øvrige eierne i IKT Agder IKS, Arendal kommune, Froland kommune og Grimstad kommune, i bruk nye systemer for HR, lønn og regnskap fra Innføring av nye systemer gir alltid utfordringer i en oppstartsfase og det har det også vært denne gangen. Utfordringene har vært spesielt store på regnskapsområdet. Rapporteringen er derfor preget av noe usikkerhet. Tabellene som viser driftsregnskap og sykefravær per virksomhet i denne rapporten er automatisk generert. Til slutt under hver regnskapstabell fremkommer totalsummene for det enkelte ansvar. Leverandøren arbeider med videreutvikling av tabellene, slik at en etterhvert kan presentere mer hensiktsmessige oversikter. Under hver virksomhet/ansvar er det en tabell som viser sykefravær hittil i år. Der hvor det er fem eller færre ansatte har en valgt å ikke presentere tallene. Videre gjør en oppmerksom på at tallene for august kan være noe mangelfulle. Tertialrapport 5(72)

24 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Fylkesrådmannen 2.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Fylkesting og fylkesutvalg Netto Fylkesting og fylkesutvalg Utgift Stortings- og fylkestingsvalg Netto Stortings- og fylkestingsvalg Utgift Partistøtte Netto Partistøtte Inntekt Aust-Agder elev- og lærlingråd -2-2 Utgift Aust-Agder elev- og lærlingråd Netto Aust-Agder elev- og lærlingråd Utgift Kontrollutvalg Netto Kontrollutvalg Beskrivelse 1 Fylkesting og fylkesutvalg Inntekt Fylkesting og fylkesutvalg 11 Stortings- og fylkestingsvalg Inntekt Stortings- og fylkestingsvalg 12 Partistøtte Inntekt Partistøtte 13 2 Aust-Agder elev- og lærlingråd Kontrollutvalg Inntekt Kontrollutvalg Tertialrapport 6(72)

25 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Administrasjon Utgift Administrasjon Netto Administrasjon Utgift Tillitsvalgte og verneombud Netto Tillitsvalgte og verneombud Inntekt Kontaktforum for brukermedvirkning -6-6 Utgift Kontaktforum for brukermedvirkning Netto Kontaktforum for brukermedvirkning Inntekt Eldrerådet Utgift Eldrerådet Netto Eldrerådet Inntekt Informasjonsteknologi Utgift Informasjonsteknologi Netto Informasjonsteknologi Beskrivelse 1 11 Administrasjon Tillitsvalgte og verneombud Inntekt Tillitsvalgte og verneombud Tertialrapport Kontaktforum for brukermedvirkning Eldrerådet Informasjonsteknologi Felles utgifter og inntekter 7(72)

26 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Felles utgifter og inntekter Netto Felles utgifter og inntekter Utgift Utgifter til fordeling Netto Utgifter til fordeling Inntekt Folkehelsearbeid Utgift Folkehelsearbeid Netto Folkehelsearbeid Inntekt Lønnsavsetninger Utgift Lønnsavsetninger Netto Lønnsavsetninger Inntekt Tilleggsbevilgninger Utgift Tilleggsbevilgninger 2 1 Netto Tilleggsbevilgninger Beskrivelse Inntekt Felles utgifter og inntekter 196 Utgifter til fordeling Inntekt Utgifter til fordeling Folkehelsearbeid Lønnsavsetninger Tilleggsbevilgninger Ordinær undervisning Inntekt Ordinær undervisning Tertialrapport 8(72)

27 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Utgift Elevutveksling Netto Elevutveksling Utgift Elev- og lærlingombud Netto Elev- og lærlingombud Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Oppfølgningstjeneste Utgift Oppfølgningstjeneste Netto Oppfølgningstjeneste Inntekt Fagopplæring Utgift Fagopplæring Netto Fagopplæring Beskrivelse 21 Elevutveksling Inntekt Elevutveksling 24 Elev- og lærlingombud Inntekt Elev- og lærlingombud Tertialrapport Tilrettelegging og oppfølging Oppfølgningstjeneste Fagopplæring 9(72)

28 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Teoriopplæring lærlinger Utgift Teoriopplæring lærlinger Netto Teoriopplæring lærlinger Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring Netto Voksenopplæring Inntekt Andre utdanningstiltak Utgift Andre utdanningstiltak Netto Andre utdanningstiltak Inntekt Tannhelsetjenester Utgift Tannhelsetjenester Netto Tannhelsetjenester Inntekt Kulturvern Utgift Kulturvern Netto Kulturvern Beskrivelse Teoriopplæring lærlinger Voksenopplæring Andre utdanningstiltak Tannhelsetjenester Kulturvern Museer og samlinger Inntekt Museer og samlinger Tertialrapport 1(72)

29 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Museer og samlinger Netto Museer og samlinger Utgift Idrett og friluftsliv Netto Idrett og friluftsliv Utgift Kunst og kunstformidling Netto Kunst og kunstformidling Inntekt Øvrige kulturaktiviteter Utgift Øvrige kulturaktiviteter Netto Øvrige kulturaktiviteter Inntekt Kollektivtransport Utgift Kollektivtransport Netto Kollektivtransport Beskrivelse 431 Idrett og friluftsliv Inntekt Idrett og friluftsliv 432 Kunst og kunstformidling Inntekt Kunst og kunstformidling Tertialrapport Øvrige kulturaktiviteter Kollektivtransport Transporttjenesten for funksjonshemmede 11(72)

30 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Transporttjenesten for funksjonshemmede Utgift Transporttjenesten for funksjonshemmede Netto Transporttjenesten for funksjonshemmede Utgift Fylkesveger Netto Fylkesveger Utgift Tilrettelegging og støttefunksjoner for næringslivet Netto Tilrettelegging og støttefunksjoner for næringslivet Inntekt Finansieringsbistand overfor næringslivet Utgift Finansieringsbistand overfor næringslivet Netto Finansieringsbistand overfor næringslivet Utgift Netto Beskrivelse 55 Fylkesveger Inntekt Fylkesveger 6 Tilrettelegging og støttefunksjoner for næringslivet Inntekt Tilrettelegging og støttefunksjoner for næringslivet 61 Finansieringsbistand overfor næringslivet Inntekt Tertialrapport 12(72)

31 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Tjeneste 1 Administrasjon Digitaliseringsprosessen fylkeskommunen er inne i skal bl.a. være med å frigjøre ressurser på bemanningssiden, ved at ressurser som tidligere ble brukt på manuelle prosesser blir overflødige. Dette skal i hovedsak skje ved naturlig avgang. I økonomiplanen er det innarbeidet et samlet innsparingskrav på 2 mill. kroner i 217 som følge av dette. 1 mill. kroner av beløpet er allerede innarbeidet, slik at det gjenstår 1 mill. kroner. Prosessene rundt dette arbeidet pågår, men det kan bli vanskelig å realisere innsparingen på 1 mill. kroner i 217. Fylkesrådmannen beklager dette. Tjeneste 193 Informasjonsteknologi Utgiftene til denne tjenesten er i hovedsak innovasjon, digitalisering og kjøp av tjenester fra IKT Agder IKS. Den delen av budsjettet som gjelder videregående skolers og tannhelsetjenestens kjøp av tjenester fra IKT Agder IKS er budsjettert på virksomhetene. I budsjettet for 217 baserer betalingen til IKT Agder seg på tallet på brukere i 216. Endelig telling, som danner grunnlaget for betalingen i 217 blir foretatt per 1. mai. Denne tellingen viser at det er en stor økning i antall brukere etter innføring av nytt HR-system hvor alle ansatte skal ha en brukerekonto. Dette gir også økte lisenskostnader. Økningen utgjør 4 kroner, og beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Dersom IKT Agder også i 217 får en innsparing vil det kunne føre til at beløpet blir lavere, men det har en per i dag ikke oversikt over. Tertialrapport 13(72)

32 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Tjeneste 194 Felles utgifter og inntekter Erstatning yrkessykdom I rapporten for 1. tertial ble det gitt en orientering om at fylkeskommunen har mottatt et krav om yrkesskadeerstatning på grunn av yrkessykdom fra en tidligere tilsatt ved et sykehjem i fylket. På tidspunktet da yrkessykdommen manifesterte seg første gang (1987) hadde fylkeskommunen arbeidsgiveransvaret for den tidligere tilsatte. På dette tidspunktet var fylkeskommunen selvassurandør for yrkesskadeerstatning som følge av yrkessykdom. Skadelidte har fremsatt et krav på i overkant av 1,5 mill. kroner. Advokatfirmaet Kluge AS har foretatt en beregning av kravets størrelse på fylkeskommunens vegne, og har kommet frem til at i underkant av 65 kroner utgjør korrekt erstatningssum. En har ikke fått noen tilbakemelding på denne beregningen til tross for flere purringer. Fylkesrådmannen foreslår at det avsettes 65 kroner, som er i samsvar med det en mener er korrekt erstatningssum. Tjeneste 196 Utgifter til fordeling Det er i 217 budsjettert med 1,9 mill. kroner under denne tjenesten. Beløpet gjelder utgifter til elev- og personalforsikringer. Tjeneste 197 Folkehelse Folkehelsestrategi for Agder er ute på høring. Begge Agder-fylkene er sammen blitt programfylke for Nasjonalt program for folkehelse og har mottatt 14 mill. kroner til sammen i 217. Det er antydet at Agder-fylkene får tilsvarende beløp i fem år. Programmet er blitt organisert med en felles programkoordinator som har kontorsted i Vest-Agder fylkeskommune. Oppstartsseminar for programmet i Agder ble gjennomført i Kristiansand 5. september 217 med nærmere 1 deltakere fra kommuner, fylkeskommuner, kompetanse- og forskningsmiljø og frivillige organisasjoner. Tjeneste 198 Lønnsavsetninger Lærlinger Virksomhetene som har lærlinger i sin virksomhet budsjettreguleres for sine netto utgifter ved slutten av året. I vedtatt budsjett er det avsatt 6 mill. kroner. I rapporten ble det gitt en orientering om at det avsatte beløpet er noe lavt, og at en vil komme tilbake til behovet for økning i rapporten for 2. tertial når en kjenner resultatet av årets formidling. En har fra i høst 5 lærlinger i egne organisasjon. De samlede kostnadene vil være i størrelsesorden 7 mill. kroner, noe som er 1 mill. kroner lavere enn avsatt. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Ordinære lønnsoppgjør Kapittel 3 og 5 (lokale forhandlinger) Ved beregning av lønnsavsetningspotten har en tatt utgangspunkt i statsbudsjettets forutsetninger om en lønnsvekst på 2,7 % i 217. I revidert nasjonalbudsjett 217 anslås nå lønnsveksten for kommunesektoren til 2,4 %. Dette er,3 % lavere enn lagt til grunn i budsjettet for 217. I rapporten for 1. tertial anslo en at dette ville gi lavere lønnskostnader på,5 mill. kroner for kapittel 3 og 5. Resultatet viser at kostnadene ble,6 mill. kroner lavere enn budsjettert. Kapittel 4 Ved de sentrale lønnsforhandlingene for 216 ble også oppgjøret for 217 forhandlet. Resultatet gir en lønnsvekst på 2,3 % i 217. Fylkesrådmannen har lagt dette resultatet til grunn ved beregningen av lønnsavsetningsposten for 217, og det er avsatt 6,6 mill. kroner. KS og forhandlingssammenslutningene LO kommune, Unio, YS og Akademikerne har Tertialrapport 14(72)

33 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 gjennom forhandlinger i 217 blitt enige om at de sentrale lønnstilleggene som ble fremforhandlet i 216 skal utbetales fra 1. juli 217 og at de lokale lønnstilleggene skal ha virkningsdato fra 1. august 217. Dette er en måned tidligere enn det som var resultatet av forhandlingene i 216. Dette innebærer at rammen for 217 er på 2,4 %. Dette gir en økning i kostnader for 217 på,6 mill. kroner. Ser en kap. 3 og 5 sammen med kap. 4 er det ikke behov for å gjøre endringer i 217. Innsparinger I vedtatt budsjett for 217 er det innarbeidet et samlet innsparingskrav i sentraladministrasjonen på 2, mill. kroner. Ved utgangen av 1. tertial er det inndratt,6 mill. kroner. En har tatt en ny gjennomgang av ledige lønnsmidler og sykepenger ved utgangen av 2. tertial. Denne viser at en kan inndra 65 kroner, fordelt med 28 kroner ved fylkesrådmannens kontor, 242 kroner ved bygge- og eiendomstjenesten og,2 mill. kroner ved PP-tjenesten. Det resterende beløpet på 75 kroner kan bli vanskelig å spare inn i 217. Seniortiltak I budsjettet for 217 er det avsatt 3,4 mill. kroner til dekning av utgifter knyttet til seniorpolitiske tiltak. Tiltakene innebærer at alle fra den måneden de fyller 62 år mottar 1 kroner ekstra per måned i lønn. Videre gis det seks ekstra fridager fra fylte 62 år og ytterligere seks fridager fra fylte 65 år. Foreløpige beregninger viser utgifter på i underkant av 3,4 mill. kroner. Tjeneste 199 Tilleggsbevilgninger I budsjettet for 217 er det avsatt 2 kroner til fylkesutvalgets disposisjon. Etter vedtak i fylkesutvalgssak 14/217 vedrørende avslutningen av regnskapet for 216 ble det avsatt ytterligere 45 kroner til fylkesutvalgets disposisjon. Rammen til fylkesutvalgets disposisjon er etter dette på 65 kroner. Videre ble det i samme sak avsatt 3 mill. kroner til fylkestingets disposisjon. Av bevilgningen til fylkesutvalgets disposisjon er 175 kroner disponert, jf. sak 23/217 Søknad om midler fra Senter mot seksuelle overgrep, 1 kroner og sak 73/217 "Søknad om tilskudd til ØIF Arendal til Europacupspill", 75 kroner. Tjeneste 2 Ordinær undervisning Under denne tjenesten er det bl.a. avsatt midler til overtallig lærerpersonale, ledermøter, opplæring i det skoleadministrative systemet, SATS og utstyr ved de videregående skolene. Inntektene gjelder landslinjetilskudd og helsefagskole. Landslinjetilskuddet blir utbetalt med 85 % av tilskuddet i forhold til antallet godkjente elevplasser og 15 % i forhold til antall elever (oppfylling). Tellingen blir foretatt per 1. april og 1. oktober hvert år. Satsene for 217 er økt noe mer enn det som er lagt til grunn i vedtatt budsjett 217. Samtidig er oppfyllingen i klassene noe bedre enn budsjettert. Legger en til grunn samme oppfylling høsten 217 vil tilskuddet bli 28 kroner høyere enn budsjettert. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Overtallighet I vedtatt budsjett for 217 er det avsatt 2,6 mill. kroner til å dekke utgiftene til overtallig lærerpersonale. Dette gjelder i hovedsak lærere som har stillingsvern etter gammel ordning og som ikke kan sies opp. Noen av de overtallige utfører oppgaver for andre fylkeskommunale virksomheter, mens andre er satt til å løse oppgaver som skolene ellers ikke ville fått løst. Lønnsutgiftene belastes overtallighetsmidlene. Tertialrapport 15(72)

34 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Utgiftene for våren 217 var på i overkant av 1,2 mill. kroner. Dette er omlag det som er lagt til grunn i vedtatt budsjett. Fra høsten 217 er overtalligheten redusert betydelig, og utgjør i underkant av 2,5 årsverk. I løpet av høsten vil den reduseres ytterligere som følge av oppnådd aldersgrense. Utgiftene for høsten er beregnet til omlag,6 mill. kroner. Dette gir en innsparing på,8 mill. kroner som foreslås innarbeidet i denne saken. Annet I vedtatt budsjett ble det avsatt 8 kroner til utarbeiding av et faglig opplegg for veildere innen offentlige fag som kan tilbys innenfor Sørlandets fagskoles fagtilbud. En tar sikte på at dette arbeidet igangsette høsten 217. Tjeneste 21 Elevutveksling Det er under denne tjenesten avsatt 8,2 mill. kroner i 217. Gjesteelevoppgjøret foretas to ganger per år, per 1. april og 1. oktober. Budsjettet for 217 bygger på de opplysningene en hadde om gjesteelevoppgjøret høsten 216 på det tidspunktet budsjettet ble utarbeidet. Regnskapet for 216 viste imidlertid at en hadde merutgifter til gjesteelever med 2,3 mill. kroner. Årsaken til dette var kjøp av flere elevplasser i andre fylker med,8 mill. kroner og salg av færre elevplasser i Aust-Agder. Økt kjøp av elevplasser gjaldt i hovedsak Vg3 fagopplæring i skole. Ved utgangen av 2. tertial har en enda ikke mottatt alle regningene for elever i andre fylker våren 217, men en har sendt faktura for elever fra andre fylker i Aust-Agder. En har ikke mottatt regningen fra Vest-Agder for 1. halvår og denne er etterlyst. Dersom en legger regnskapet for høsten 216 til grunn for hele 217 vil en ha merutgifter på i størrelsesorden 4-5 mill. kroner. Det knytter seg ekstra stor usikkerhet til høsten 217 da nye regler for inntak av elever i andre fylker trår ikraft. Regelendringen innebærer at elevene fritt kan søke skoleplass i andre fylker, og at hjemfylkeskommunen plikter å betale for denne. Per i dag vet en ikke hvordan regelendringen vil slå ut, men det er grunn til å anta at dette vil føre til at flere elever fra Aust-Agder går på skole i Vest-Agder. Både Møglestu videregående skole og Setesdal vidaregående skule avd. Hornnes har betydelig lavere elevtall ved noen utdanningsprogram enn det som var søkningen til disse i vår. På usikkert grunnlag foreslår en at budsjettet for 217 økes med 6 mill. kroner og at beløpet innarbeides i denne saken. Tjeneste 21 Tilrettelegging og oppfølging I budsjettet for tilrettelegging og oppfølging er det avsatt midler til kjøp av plasser i andre fylker, ved privatskoler, fra Grimstad kommune (Langemyr skole) samt Arendal kommune. Videre er det avsatt noen midler til økning av de allerede tildelte rammene til skolene på bakgrunn av inntaket skoleåret 217/18. En stor andel av spesialundervisningsbudsjettet brukes på en liten gruppe elever. Tiltak for de mest ressurskrevende innen denne gruppen beløper seg til mer enn 1 mill. kroner per elev. Etter skolestart har en foretatt en ny gjennomgang av tildelingen til skolene for skoleåret 217/18 på bakgrunn av inntaket. Denne gjennomgangen viser at det er behov for å øke rammene til skolene betydelig fra høsten 217 da det er en sterk økning i tallet på elever med store tilretteleggingsbehov. Samtidig har en noe lavere utgifter til kjøp av plasser i andre fylker og kjøp av plasser i kommunene. Samlet er det behov for å øke rammene til tilrettelegging og oppfølging med 1 65 kroner for 217. Beløpet foreslås innarbeidet i denne saken. Tertialrapport 16(72)

35 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Tjeneste 431 Idrett og friluftsliv Aktiviteter foregår og gjennomføres som planlagt. Det er inngått samarbeidsavtaler med ØIF Arendal, Arendal turnforening, Jerv fotballklubb, Arendal fotballklubb, IK Grane Arendal og Amazon fotball. Tjeneste 432 Kunst og kunstformidling Aktiviteter foregår og gjennomføres som planlagt. I 217 sto Aust-Agder fylkeskommune som giver av prisen "Gullstolen" som er Kortfilmfestivalens hovedpris for beste norske kortfilm. Prisen består 5 kroner samt etterarbeidsstøtte til en verdi av 5 kroner fra produksjonsselskapet Shortcut Oslo. Fylkeskommunen står som giver av 5 kroner. Tjeneste 439 Øvrige kulturaktiviteter Nils Hjelmtveit-bysten ble avduket 21. juli 217 på Eydehavn. Fylkeskommunen bidro med 75 kroner til tiltaket samt kjøpte inn 5 eksemplarer av et jubileumsskrift i forbindelse med markeringen. Markering av 8-årsjubileet for Haugeburet i Åraksbø, Bygland, ble gjennomført september. Gjennomføringen ble svært vellykket og var et samarbeid mellom Aust-Agder fylkeskommune, Bygland kommune, Setesdal regionråd, AAma/Setesdalsmuseet, Bygland husflidlag og lokalbefolkningen på Åraksbø. Tjeneste 5 Kollektivtransport og skoleskyss I tråd med vedtak i fylkesutvalgssak 59/217 vedrørende prosjekt for felles bestillingstransport på Agder innarbeides 25 kroner i denne saken. Agder Kollektivtrafikk AS (AKT) melder om en positiv passasjerutvikling i Aust-Agder med en samlet økning på 3,9 % per sammenlignet med tilsvarende periode i 216. Tabellen nedenfor viser utviklingen for de fem største linjene. Den største økningen har en på linje 11 med omlag 2 passasjerer. Den største nedgangen har en på linje 15. En av årsakene til nedgangen antas å ha med nedleggelsen av asylmottaket for enslige mindreårige i Tvedestrand å gjøre. Linje Per Per Endring i % ,1 % ,2 % 11/ ,8 % ,9 % ,1 % Bussanlegget Moland Park leies ut til AKT som igjen leier anlegget ut til Setesdal bilruter. På grunn av diverse mangler ved oppstart av leieforholdet i 215 har en i 217 ettergitt 431 kroner i leiebeløp til selskapet. Dette medfører et leieinntektsbortfall for fylkeskommunen på tilsvarende beløp. Beløpet foreslår innarbeidet i denne saken. Avtalen med Sørlandets Maritime AS vedrørende båtrutetilbudet i Tvedestrand indeksreguleres årlig. Endelig beregning av tilskuddsbeløp for inneværende år foreligger ikke enda, men det forventes at en havner omtrent på budsjettrammen. Tertialrapport 17(72)

36 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Tjeneste 51 Transporttjeneste for funksjonshemmede (TT-ordning) Innenfor den statlige forsøksordningen "utvidet TT-ordning for rullestolbrukere og blinde/svaksynte" er en for 217 tildelt 14 mill. kroner av Samferdselsdepartementet. Dette tilsvarer en fullfinanisering av 4 brukere der hver bruker benytter 19 kroner i halvåret. I første halvår var det ca 33 brukere i ordningen, mens det nå er rundt 37 brukere. For den fylkeskommunale delen av TT-ordningen er det store variasjoner i utbetalinger fra måned til måned. I 216 ble det et merforbruk omlag 235 kroner. Foreløpige utbetalinger tilsier at en bør øke budsjettet i 217 med 4 kroner, og beløpet foreslås innarbeidet i denne rapporten. For øvrige tjenester forventes det budsjettbalanse 2.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,9% 2,8% 3,7% Sykefraværet ved fylkesrådmannens kontor er stabilt lavt. Tertialrapport 18(72)

37 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Fagopplæring 3.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Interne servicefunksjoner Utgift Interne servicefunksjoner Netto Interne servicefunksjoner Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Fagopplæring Utgift Fagopplæring Netto Fagopplæring Beskrivelse Tertialrapport Interne servicefunksjoner Ordinær undervisning Tilrettelegging og oppfølging Fagopplæring 19(72)

38 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Teoriopplæring lærlinger Utgift Teoriopplæring lærlinger Netto Teoriopplæring lærlinger Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring 188 Netto Voksenopplæring Utgift Netto Beskrivelse Teoriopplæring lærlinger Voksenopplæring Inntekt Tjeneste 22 Fagopplæring Tjenesten omfatter kostnader i forbindelse med fag-/svenneprøveavviklingen, tilskudd til lærebedrifter, utgifter til opplæring/etterutdanning av prøvenemnder og instruktører, yrkesopplæringsnemnda og kostnader knyttet til administrasjon av fagopplæring i arbeidslivet. Tilskudd til lærebedriftene sammen med utgiftene til prøveavvikling utgjør hovedtyngden av utgiftene. Det er i vedtatt budsjett for 217 avsatt 77,5 mill. kroner til utbetaling av ordinært tilskudd til lærebedrifter. Dette innbefatter tilskudd til kontrakter inngått tidligere år, samt kontrakter som inngås i 217. Som følge av Stortingets budsjettvedtak vedrørende høyere satser for lærlingtilskudd i 217 ble fylkeskommunen tilført 1,2 mill. kroner i rammetilskudd og som er budsjettert til formålet, jf. fylkestingssak 12/217. Etter dette er budsjettet på 78,7 mill. kroner. Regnskapet for 216 vedrørende tilskudd til lærebedrifter viste en innsparing på 2,2 mill. kroner. Ved utarbeidelsen av budsjettet for 217 antok man en sterkere utvikling i 2. halvår 216 enn hva regnskapet i ettertid viste. Da de fleste lærekontrakter går over to år vil både nivået på utbetalinger og antall inngåtte lærekontrakter i 216 få innvirkning på utbetalingene i 217. I rapporten for 1. tertial ble det meldt om at det var grunn til å tro at budsjettet for 217 lå for høyt. Samtidig er satsene økt med 1 kroner per kontrakt fra 1.juli. Per utgangen av september er det omlag 4 flere godkjente kontrakter i eget fylke enn på Tertialrapport 2(72)

39 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 samme tidspunkt i fjor. Variasjon i tidspunkt for innmelding av kontrakter forekommer slik at dette er et usikkert parameter. Samtidig er det flere kontrakter som er inngått, men fremdeles er under saksbehandling. Det anslås et mindreforbruk på 1 mill kroner i utbetalinger i tilskudd til lærebedrifter, og beløpet innarbeides i rapporten for 2. tertial. Det er i 217 avsatt 2,2 mill. kroner til stimuleringstiltak til lærebedrifter for å øke inntaket av lærlinger og lærekandidater. Dette er ubrukte midler tidligere år. Det er per 2. tertial kun utbetalt omlag 3 kroner. Det er budsjettert med økonomisk ansvar for 83 fag- og svenneprøver i 217 til en samlet kostnad på 9,7 mill. kroner. Det ble i 216 avlagt 789 prøver mot 831 prøver i 215. Det er beheftet usikkerhet ved anslaget for antall fag-/svenne-/kompetanseprøver angitt i budsjettet. Per utgangen av september er det avlagt 3 flere prøver enn på samme tidspunkt i 216. Det forventes budsjettbalanse. Fra 214 har Aust-Agder fylkeskommune innført en garantiordning for ekstraordinært tilskudd til særskilt tilrettelagt opplæring i bedrift. Dette innebærer at fylkeskommunen dekker eventuell differanse mellom anbefalt tilskudd og utbetalt tilskudd fra Utdanningsdirektoratet. Med bakgrunn i tidligere års utvikling antas det at fylkeskommunen vil motta søknader for ca. 6 lærlinger/lærekandidater med særskilt behov i 217. Da ordningen er budsjettstyrt i Utdanningsdirektoratet, tilsier tidligere regelverket for ordningen at en risikerer redusert utbetaling av tilskudd i 217. Det er avsatt 1,1 mill. kroner i budsjettet for 217 for å dekke den fylkeskommunale garantien. Tjeneste 221 Teoriopplæring lærlinger I vedtatt budsjett er det netto avsatt,85 mill. kroner til teoriopplæring for lærlinger. Utgiftene er beregnet til 1,4 mill. kroner, mens det er beregnet at bedriftene skal dekke,55 mill. kroner. Det forventes budsjettbalanse på denne tjenesten. 3.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 1,9% % 1,9% Sykefraværet er lavt og har vært stabilt lavt over en lang periode. Tertialrapport 21(72)

40 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Kompetanse Aust-Agder 4.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Oppfølgningstjeneste Utgift Oppfølgningstjeneste Netto Oppfølgningstjeneste Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring Netto Voksenopplæring Beskrivelse 2 Ordinær undervisning Inntekt Ordinær undervisning 21 Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Oppfølgningstjeneste Voksenopplæring Inntekt Tertialrapport 22(72)

41 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Netto Beskrivelse Tjeneste 2 Ordinær undervisning Tjenesten omfatter driftsutgifter til "Vinkelbygget" i Grooseveien i Grimstad og drift av tidligere Karriere Aust-Agder. Som følge av feilkontering av lønn til virksomhetsleder må forbruket ses i sammenheng med tjeneste 212. Som følger av betraktlig økt søkning til videregående opplæring for voksne, har også karriereveiledningstjenesten opplevd økt pågang til veiledningssamtaler. Karriereveiledningstjenesten bidrar betydelig inn mot prosjekter og kompetansehevingstiltak på oppdrag fra Fylkesmannen i Aust-og Vest-Agder og Kompetanse Norge. Tjeneste 21 Tilrettelegging og oppfølging Det budsjetterte beløp på 1 95 kroner vedrører OT-tiltak medregnet etablering av kompetanseverksted ved "Vinkelbygget", samt lønn til prosjektansatte. I andre tertial har virksomheten gjennomført lavterskeltilbud for OT-ungdom. Dette som en forberedelse før oppstart i ordinær undervisning fra høsten. Erfaringene fra første gjennomføring har gitt grunnlag for etablering av tiltak for permanent drift. Dette planlegges igangsatt i løpet av tredje tertial 217. Tjeneste 212 Oppfølgingstjeneste Tjenesten dekker utgifter til drift av oppfølgingstjenesten. Som følge av feilkontering av lønn til virksomhetsleder må denne tjenesten ses i sammenheng med tjeneste 2. Tjeneste 231 Voksenopplæring Det budsjetterte beløp på 1,6 mill. kroner for denne tjenesten skal dekke lønn og drift. Av dette beløpet gjelder i overkant av 7 kroner avsatt til realkompetansevurdering. Kostnader til undervisning av de voksne ligger ikke i dette budsjettet. Omfanget av søkere til videregående opplæring for voksne har vært sterkt økende de siste årene og ble i år enda høyere enn tidligere år. Voksenopplæringen bidrar betydelig inn mot prosjekter og kompetansehevingstiltak på oppdrag fra Fylkesmannen i Aust-og Vest-Agder og Kompetanse Norge. 4.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,4% 14,9% 15,3% Kompetanse Aust-Agder har i andre tertial hatt to medarbeidere langtidssykemeldt. Med så få ansatte utgjør det en stor prosentvis andel av fraværet. Tertialrapport 23(72)

42 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial SMI-skolen 5.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Grunnskoleundervisning Utgift Grunnskoleundervisning Netto Grunnskoleundervisning Inntekt Utgift Netto Beskrivelse 292 Grunnskoleundervisning Det forventes budsjettbalanse. Skolen har i perioden fått utvidet stillingshjemlene med,6 stilling, fra 27,4 til 28 stillingshjemler. Bakgrunnen er at barn og unge som bor på barnevernsinstitusjoner har en økende grad av utfordringer både faglig og ikke minst atferdsmessig. De økte utgiftene dette medfører dekkes innenfor rammene i budsjettet. Skolens satsningsområder SMI-skolen har fokus på TMV (terapeutisk mestring av vold). Avdelingene trener jevnlig på dette for å kunne møte utfordrende elever på en trygg måte. Dette er et viktig område, da en må forholde seg til varierende former for atferd. En har også en ansatt som har fått ekstra kursing i temaet og som nå blir brukt av andre virksomheter i fylkeskommunen for å få råd og veiledning i forbindelse med utagerende/truende elever/personer. Flere av skolens elever har tilknytningsforstyrrelser og en samarbeider med Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging sør (RVTS), om kompetansheving i traumebevisst omsorg, men da relatert til skole. To fra PPT er også med på dette. Skolen har hatt to dagssamlinger ved skolestart i august, der en dag var sammen med SMI-skolen i Vest-Agder. Dette er et arbeid som vil fortsette høsten 217. SMI-skolen har et mål om å bli bedre på digitale hjelpemidler og ny IKT-plan er utarbeidet. 5.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 2,3% 8,6% 11% Skolen har flere langtidssykemeldte i denne perioden. Hovedgrunnen er ikke arbeidsrelatert, men utenforliggende årsaker. Det ordinære sykefraværet har gått ned. Tertialrapport 24(72)

43 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Møglestu videregående skole 6.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring Netto Voksenopplæring Inntekt Kollektivtransport -237 Utgift Kollektivtransport Netto Kollektivtransport Beskrivelse Tertialrapport Ordinær undervisning Tilrettelegging og oppfølging Voksenopplæring Kollektivtransport 25(72)

44 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Utgift Netto Beskrivelse Møglestu videregående skole har per 2. tertial 217 et forbruk på 66,53% av driftsmidlene. Dette er så godt som likt med normert forbruk på 66,67%. Dog inkluderer budsjettet midler til bygningsmessige tilpasninger som ikke er kostnadsført per 2. tertial. Skolen har som mål å holde seg innenfor de tildelte budsjettrammer. Tjeneste 2 Ordinær undervisning Skolen har aktivitet i forhold til forutsetninger. 2.tertial viser en god balanse når en korrigerer for regnskapsmessige justeringer, refusjoner og overføringer. Samtidig er det alltid noe usikkerhet forbundet med uforutsette utgifter. Skolen opplever at ny budsjettmodell har gitt skolen nye utfordringer. Ledelsen har igangsatt et evaluerings- og gjennomgangsarbeid spesielt i forhold til timedisponering og skolens totale studietilbud. Tjeneste 21 Tilrettelegging og oppfølging Det forventes budsjettbalanse. Tjeneste 231 Voksenopplæring Det forventes budsjettbalanse. Utfordringer: Generelt: Skolen har fortsatt et stort elevtall i forhold til bygningsmassen, noe som gjør at skolen trenger en økning av romkapasiteten. Størrelsen på kantina er også svært lite egnet til så mange elever og ansatte. Konklusjon: Så langt i 217 har skolen hatt en stram og gjennomarbeidet budsjettstyring der resultatet viser balanse. Satsingsområder 217: M.h.t. skolens satsingsområder, er det satsingsområder som styres av eksterne midler og satsingsområder som styres med interne midler. LÆRINGSMILJØ Klasseledelse- relasjonsarbeid- tilpassa opplæring. Elevundersøkelsen viser at satsingsområdet har gitt en positiv endring. Prosjektet har fortsatt sitt fokus på relasjonskompetanse og tilpassa opplæring. Skolen er i tillegg engasjert i ekstern finansierte prosjekter innen psykisk helse, IKO, motivasjon og Kompetanse for mangfold. Disse prosjektene er med på å styre skolens utviklingsarbeider. GJENNOMFØRING Skolen hadde 15 sluttere i skoleåret 216/17. Dette tilsvarer 3,4% (fylket 3,7% og nasjonalt 3,3%). Møglestu vgs har litt færre sluttere prosentvis på yrkesfag sammenlignet med nasjonale tall, men litt flere på studiespesialiserende. Slutterne er godt dokumentert og fulgt opp. Skolen har gode interne rutiner for oppfølging av elever som står i fare for å slutte. Rådgiverteamet og elevkontakten følger opp disse. Tertialrapport 26(72)

45 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Skolen har et godt samarbeid med Oppfølgingstjenesten og kommunens SLT-gruppe (Kriminalitetsforebyggende arbeid). Skolen har blitt deltakerskole i IKO-prosjektet (Identifisering, Kartlegging og Oppfølging). Fokus på gjennomføring og fraværsoppfølging er sentralt. Dette kombinert med innføring av 1%-grensa i fravær gjør at den enkelte elev får en individuell tett oppfølging. Det er også fokus på elevenes forpliktelser i skolesystemet. LÆRINGSUTBYTTE - Karakterutviklingen fra grunnskolen er noe under gjennomsnittlig (Møglestu -,26 mot nasjonalt -,11), men skolen skiller seg ut med positiv karakterutvikling fra grunnskolen på de yrkesfaglige utdanningsprogrammene. Både på standpunkt- og eksamenskarakterer er totalbildet at Møglestu har et gjennomsnittlig nivå. Avvik på eksamenskarakterer skyldes vanligvis at det er få elever i faget. Et positivt avvik er sentralgitt skriftlig eksamen i matematikk R2 med snitt på 4,9 på 12 elever (nasjonalt gjennomsnitt 3,7). - Antall vedtak om spesialundervisning har gått ned. Elever ivaretas gjennom tilpassa opplæring. - Møglestu hadde forvaltningstilsyn innen enkeltvedtak i 216. Tilsynet framtvinger en kvalitetssikring av elevenes rettigheter og skolens håndtering av opplæringstilbudet. LEDELSE OG KOMPETANSE - Skolen har 13 lærere/ledere med på kompetanseheving med statlige etterutdanningsmidler. - Skolen har etablert mentorordning for nye lærere. - Ledelsen scorer positivt på 1-faktor-undersøkelsen (tilfredse lærere). - Skolen har forpliktende undervisningsevaluering med elevene. - Skolen har utarbeidet rutinebeskrivelser innen ca. 25 områder, og ROS-analyser og tiltakskort er i god framdrift. Skolen har kommet langt med beredskapsplanen. - Skolen har gode rutiner for varsling og oppfølging av bekymringsmeldinger. - Skolen har igangsatt et systemretta samarbeid med PPT i forhold til «Metareflekterende team». 6.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 1,4% 8,2% 9,6% Sykefraværet ved utløpet av 2. tertial ligger jevnt med utviklingen per 1. tertial. Korttidsfraværet viser fortsatt et lavt nivå. I langstidsfraværet inngår fortsatt lengre tids sykemeldinger som trekker opp det totale sykefraværet. Tertialrapport 27(72)

46 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Risør videregående skole 7.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Fagopplæring Utgift Fagopplæring Netto Fagopplæring Inntekt Voksenopplæring -81 Utgift Voksenopplæring 8 1 Netto Voksenopplæring 7 29 Beskrivelse Tertialrapport Ordinær undervisning Tilrettelegging og oppfølging Fagopplæring Voksenopplæring 28(72)

47 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Kursvirksomhet Utgift Kursvirksomhet Netto Kursvirksomhet Inntekt Utgift Netto Beskrivelse 235 Kursvirksomhet Tjeneste 2 Ordinær undervisning Aktiviteten er i samsvar med budsjettert aktivitet. Forbruket anses som noe høyt, og det arbeides med tiltak for å nå budsjettbalanse. Tjeneste 21 Tilrettelegging og oppfølging Aktiviteten er i samsvar med budsjettert aktivitet. Aktiviteten for høsten er høyere enn for vårhalvåret. Det forventes budsjettbalanse Tjeneste 235 Kursvirksomhet Det forventes budsjettbalanse. Aktivitet og satsingsområder Skolen har fokus på de satsingsområder som framkommer gjennom skoleeiers bestilling i det årlige oppdragsbrev og gjennom styringsdialogen. Under omtales noen av skolens resultater fra skoleåret 216/17 og videre satsinger i den nye virksomhetsplanen for skoleåret 217/18. Skolen er fra høsten 216 med som tiltaksskole i IKO-prosjektet og virksomhetsplanen vil derfor være sterkt preget av dette. Innenfor IKO-prosjektet igangsettes det nå også en bred og praksisnær skolebasert kompetanseheving. I løpet av våren 217 er det nye ventilasjonsanlegget i D-blokka ferdigstilt og arbeidet med installasjon av ventilasjonsanlegg i A-blokka er nå i gang. Satsingsområde: LÆRINGSMILJØ Elevundersøkelsen høsten 216 viste høy trivsel og at elevene opplever høy grad av støtte fra lærerne. Dette er en viktig indikator på at læreren skaper gode relasjoner med og mellom elevene. Når det gjelder elevdemokrati og elevmedvirkning har skolen stabilt gode resultater, mens undersøkelsen viser at skolen bør vurdere nye tiltak i forhold til å heve elevenes motivasjon, hvilket vil bli et sentralt tema innen IKO-kompetansehevingen.Skolen har høsten 217 startet med VIP og VIP-makker. VIP-prosjektet gjennomføres i tett samarbeid med helseteamet bestående av helsesøster og to psykiatriske sykepleiere. I løpet av høsten besøker helseteamet klassene med kurs i psykiatrisk førstehjelp. Satsingsområde: GJENNOMFØRING Skolen har gjennom skoleåret 216/17 holdt et kontinuerlig fokus på elevenes fravær og har utarbeidet rutiner for fraværsoppfølging som omfatter både kontaktlærer, rådgiver, Tertialrapport 29(72)

48 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 skolehelsetjeneste og avdelingsleder. Som følge av de nye fraværsreglene var det skoleåret 216/17 en nedgang i elevfraværet på over 3% sammenliknet med året før. Samtidig framkommer det at 86% av elevene fullførte og besto skoleåret, og andel slutte var 2,1 %. Dette er et resultater som er klart bedre enn nasjonalt snitt. Innenfor prosjektet «Modell for systematisk frafallsforebygging i skole» (IKO-prosjektet) jobbes det aktivt med tidlig identifisering og oppfølging av elever som kan stå i fare for ikke å fullføre og bestå. Dette prosjektet utvides i inneværende skoleår til å omfatte både Vg1 og Vg2-elever. Satsingsområde: LÆRINGSUTBYTTE I virksomhetsplanen for forrige skoleår hadde skolen som mål å heve resultatene på sentralgitt, skriftlig eksamen, og resultatene viser nå at dette har lykkes særlig godt innen norskfaget der eksamensresultatet nå ligger tydelig over nasjonalt snitt. Gledelig er det også å se svært gode resultater på tverrfaglig, praktisk eksamen i Vg2-yrkesfag. I mange andre fag ligger også eksamensresultatene over nasjonalt snitt, men samtidig er det viktig å være klar over at dette i Risør dreier seg om små elevgrupper og man vil derfor kunne få store variasjoner fra år til år. Skolen fortsetter arbeidet med skolebasert kompetanseheving, analyse av eksamensoppgaver, FYR-samarbeid og styrking av det faglige samarbeidet i fagseksjonene. Satsingsområde: LEDELSE OG KOMPETANSE Skolen oppnår svært gode resultater på personalundersøkelsen med resultater over eller på det nasjonale snittet for alle indikatorer i 1-faktor. Prioritering av tid til lærersamarbeid både faglig- og tverrfaglig samarbeid har gitt positive utslag på flere indikatorer. Behovet for kompetanseheving tas grundig opp i de årlige medarbeidersamtalene, da behovene ofte er svært individuelle og fagspesifikke. Knyttet til IKO-prosjektet skal skolen delta i utstrakt kompetanseheving innen temaer som grunnleggende ferdigheter, relasjonsbygging og læringsledelse. I 217 har både ledere og merkantilt personale måttet sette av mye tid til å oppdatere seg i alle de nye, administrative datasystemene som fylkeskommunen har tatt i bruk. 7.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,5% 2,2% 2,7% Målet i 217 er et sykefravær på 3,3 %, og per 2 tertial ser det ut til at man vil lykkes med dette. Antall langtidssykmeldte per september er imidlertid noe høyere enn vårhalvåret. Sykefraværets art er i hovedsak ikke knyttet til arbeidsrelaterte forhold. Tertialrapport 3(72)

49 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Dahlske videregående skole 8.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring Netto Voksenopplæring Inntekt Kursvirksomhet Utgift Kursvirksomhet Netto Kursvirksomhet 6 49 Beskrivelse 2 Ordinær undervisning Inntekt Ordinær undervisning Tertialrapport Tilrettelegging og oppfølging Voksenopplæring Kursvirksomhet 31(72)

50 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Privatister Utgift Privatister Netto Privatister Utgift Netto Beskrivelse 294 Privatister Inntekt Skolen hadde et større merforbruk i 216 og følger den økonomiske utviklingen nøye. Tiltak rettet mot undervisning og drift er iverksatt, særlig med virkning fra høsten 217. Skolens satsingsområde for 217/18 er: Engasjerende opplæring: Relasjonsbygging, metodebevissthet og strukturutvikling. Tiltakene i virksomhetsplanen for skoleåret 216/17 er i hovedsak gjennomført. Det er etablert ny virksomhetsplan for skoleåret 217/18, inkludert en egen satsningsplan som omfatter hovedtiltakene for utvikling. Skolen baserer satsningsområder og tiltak på resultater fra funn i elev- og personalundersøkelsene og med utgangspunkt i skolens egen visjon «Dahlske tar deg videre». Status for de ulike styringsområdene: Læringsmiljø: Elevene trives svært godt og opplever et trygt miljø og god relasjon til lærerne. Skolen har lite problematikk knyttet til mobbing. Skolen har en rekke tiltak for å skape et trygt og støttende skolemiljø. Elevene opplever et passende faglig utfordringsnivå, godt fysisk læringsmiljø, gode fellestjenester, god faglig veiledning og grad av mestring. Elevene har en del å gå på når det gjelder motivasjon, opplevelse av relevans, læringskultur og innsats, samt arbeidsro i enkelte miljøer. Elevene opplever i stor grad innflytelse og demokratisk deltakelse. Opplevelsen av medvirkning i planlegging og gjennomføring av undervisningen kan bli bedre. Skolen har innført systemer for å sikre praksis iht. ny 9A i opplæringsloven. Gjennomføring: Skolen har høy gjennomføringsandel (84 % fullført og bestått siste skoleår) og få skolesluttere (2,6 % i 216/17). Disse er godt dokumentert og fulgt opp. Skolen har et operativt rådgiverteam, tverrfaglig kjernegruppearbeid for elever med bekymringsmeldinger, rutine med tidlige reaksjoner ved fravær og studieverksted med spesialpedagog. Elevfraværet er synkende og lavere enn AAFK/nasjonalt (i snitt ca. 6 dager og 12 enkelttimer i året per elev). Læringsutbytte: Dahlske har jevnt over gode læringsresultater og det er godt samsvar mellom standpunktkarakterer og eksamenskarakterer. Skolen er godt utstyrt med IKT, infrastruktur og støttesystemer. Kompetanse innen pedagogisk bruk av digitale verktøy bør videreutvikles både hos elever og lærere. Tertialrapport 32(72)

51 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Skolen har satsninger for å utvikle kompetansen i vurderingsarbeid, mål- og planarbeid, metodevariasjon og elevmedvirkning. Ledelse og kompetanse: Lærerne har høy motivasjon og et godt kollegialt mestringsklima, men har noe å gå på når det gjelder metodevariasjon, planarbeid og vurdering. Elevene opplever bare delvis mål- og planarbeid som en integrert del av undervisningen. De ansatte har et godt forhold til ledelsen, men ønsker ytterligere grad av mestringsbasert ledelse med retning, gode tilbakemeldinger og synlig ledelse i hverdagen. Det er et tett samarbeid innad i de ulike faggruppene, skolen har et potensiale i økt samarbeid og kompetansedeling på tvers av fagmiljøene. Skolen benytter de nasjonale ordningene for videreutdanning og har en egen strategi for kompetanseutvikling, men opplever en økonomisk situasjon som begrenser omfanget av kompetansegivende tiltak. Medarbeiderne ønsker ytterligere grad av relevant kompetanseutvikling. 8.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 1% 2,1% 3,2% Skolen har svært lite sykefravær. Tertialrapport 33(72)

52 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Arendal videregående skole 9.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Interne servicefunksjoner Utgift Interne servicefunksjoner Netto Interne servicefunksjoner Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Teoriopplæring lærlinger Utgift Teoriopplæring lærlinger Beskrivelse Tertialrapport Interne servicefunksjoner Ordinær undervisning Tilrettelegging og oppfølging Teoriopplæring lærlinger 34(72)

53 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring Netto Voksenopplæring Utgift Privatister Netto Privatister Inntekt Utgift Netto Beskrivelse Netto Teoriopplæring lærlinger Voksenopplæring Privatister Inntekt Privatister Aktiviteten i 2. tertial har vært i samsvar med forutsetningene. Tjeneste 2 Ordinær undervisning Regnskapet for 216 viste et merforbruk. Skolens ledelse har iverksatt flere tiltak for å snu denne trenden, og det forventes at merforbruket skal være redusert ved utgangen av regnskapsåret, men det forventes ikke budsjettbalanse ved regnskapsårets slutt. Tjeneste 21 Tilrettelegging og oppfølging Skolen har iverksatt ekstratiltak innen særskilt norskopplæring for minoritetsspråklige elever på alle trinn. I tillegg er det satt inn ekstraressurser i fagene norsk, matte, engelsk og programfag. Det forventes ikke budsjettbalanse. Tjeneste 221 Teoriopplæring lærlinger Tjenesten reguleres ihht. reelt forbruk, og det forventes budsjettbalanse. Tjeneste 231 Voksenopplæring. Tjenesten viser et merforbruk. Dette skyldes blant annet at tjenesten ikke er budsjettregulert for høsten. Skolen er i dialog med ansvarlige for voksenopplæringen, vedrørende gruppestørrelsen i norsk og engelsk for minoritetsspråklige. Vi gjør samtidig oppmerksom på at skolen vil gjøre en gjennomgang knyttet til ressursuttak og budsjettmidler på denne tjenesten. Tjeneste 294 Privatister Regnskapet for privatisttjenesten viser et merforbruk ihht en jevn forbruksfordeling over 12 Tertialrapport 35(72)

54 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 mnd. Hovedtyngden av kostnadene knyttet til denne tjenesten belastes i 2. tertial. Det forventes budsjettbalanse Satsningsområder Læringsmiljø: Elevundersøkelsen viser at elevene fortsatt opplever at de har gode relasjoner til lærerne, og at de får god faglig støtte og relevante faglige utfordringer. Det arbeides videre med elevenes motivasjon og innsats. Fokuset på klasseledelse, vurderingskultur og tettere oppfølging av enkeltelever er videreført. En ser at ordningen med inntakssamtaler med alle Vg1- og påbyggelever samt oppstartsamtaler for Vg2-elevene har gitt en positiv utvikling av læringsmiljøet ved skolen. Det gjennomføres faste møter mellom elevrådet og skolens ledelse. Skolen er sterkt involvert i prosjektet Psykisk helse. Dette er et samarbeid mellom ulike etater og faginstanser i Arendalsregionen. Fylkeskommunens psykiatriske rådgivere har begge fast kontorplass ved skolen, men har hele fylket som virkeområde. Elev- og personalundersøkelsen viser i sin helhet en fortsatt positiv utvikling på området Læringsmiljø. Etter endringer i Opplæringsloven kap 9a om mobbing er skolen i gang med revisjon av Handlingsplan mot mobbing. Gjennomføring: AVGS har som mål å øke gjennomføringsgraden, med spesielt fokus på elevene som tar påbygg til generell studiekompetanse. Skolen har utarbeidet gode interne rutiner for oppfølging av elever som står i fare for ikke å fullføre og bestå opplæringen. Arbeidet med dette er ivaretatt blant annet gjennom faste møter i skolens ressursteam. Av tiltak som er iverksatt for å øke gjennomføringsgraden kan nevnes jevnlige klasselærerråd med oppfølging av elevfravær. Det er avsatt 2 % rådgiverressurs til påbyggklassene, som også får tilbud om ekstraundervisning i blant annet matematikk og norsk. Erfaringer fra skoleåret 216/17 viser at det nye fraværsreglementet har hatt en positiv virkning på elevenes tilstedeværelse. Læringsutbytte: FYR-metodikken videreføres, og forventes å gi økt læringsutbytte for elevene. Behovet for spesialundervisning en økende, og elevene ivaretas i stor grad gjennom tilpasset opplæring (TPO). Kvalitetsdokument 4 "Tett på" er implementert i hele skolen. Ledelse og kompetanse: Skolens lærere har god faglig, metodisk og didaktisk kompetanse og er gode ledere av læringsarbeidet. Skolen deltar i to lærerutvekslingsprogram med partnerskoler i Tyskland og Ungarn (Erasmus+ og EØS). Skolen viderefører internt Kompetanse for Mangfold satsingen fra skoleåret 216/17. Skolens lærere og ledere deltar i videre- og etterutdanningstiltak, som f.eks. ordningen Kompetanse for kvalitet, og gjennom rekruttering av godt kvalifiserte medarbeidere 9.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,9% 3,6% 4,4% Sykefraværet per 2.tertial er 4,5%. Dette er en nedgang på 1,1 prosentpoeng i forhold til fraværet i 1.tertial. 3,8% av sykefraværet er langtidsfravær, og skolens ledelse har en tett oppfølging av dette. Tertialrapport 36(72)

55 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Setesdal videregåande skule 1.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Utgift Botilbud Netto Botilbud Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Oppfølgningstjeneste Utgift Oppfølgningstjeneste Netto Oppfølgningstjeneste Beskrivelse 2 23 Ordinær undervisning Botilbud Inntekt Botilbud 21 Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Oppfølgningstjeneste Voksenopplæring Inntekt Voksenopplæring Tertialrapport 37(72)

56 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift Voksenopplæring 5 5 Netto Voksenopplæring 5 5 Inntekt Opplæring innenfor kriminalomsorgen Utgift Opplæring innenfor kriminalomsorgen Netto Opplæring innenfor kriminalomsorgen Inntekt Utgift Netto Beskrivelse 29 Opplæring innenfor kriminalomsorgen Aktiviteten i driftseininga har vore i utvida i høve vedtak og klasseoppsett for skuleåret 217/18. Det er teke opp elevar til,5 klasse ekstra på Vg1 - TiP og,5 klasse ekstra på Vg1 - helse og oppvekst. Dette vart gjort i samband med inntaket i sommar og er enda ikkje innarbeidd i budsjettet for 217. Teneste 2 Ordinær undervisning Så langt kan det sjå ut til at forbruket er noko for høgt på denne tenesta, men ein ligg likevel under fjoråret ved gjennomgangen av 2. tertial. Meirforbruket frå i fjor på 491 kroner er trekt inn her, og dette gjev utslag på totalforbruket. Målsettinga er å ta inn halvparten av meirforbruket frå 216 ved avslutninga av rekneskapen for 217. Teneste 21 Tilrettelegging og oppfølging Her er brukt mykje, men dette skuldast stort behov for tilrettelegging og oppfølging. Midlar til den ekstra halve klassen på TiP skal eigentleg ligge her. For dei andre tenestene reknar ein med å oppnå budsjettbalanse. Satsingsområde 217 Utviklingsplanen med halvårlege justeringar var vedtatt fram til våren 217. Det er utabeidd ny rammeplan med satsingsområde for skuleåra 217/18 til og med 219/2. I det nye planverket vil resultata frå H&H (Hjernen&Hjertet) vere basisen for arbeidet mot elevgruppa, og Faktor-1 når det gjeld "Leiing og kompetanse". Satsingområda for inneverande skuleår tek utgangspunkt i denne planen. Når det gjeld Læringsmiljø og Leiing og kompetanse har ein ikkje fått målt effekten av desse sidan dei berre er arbeidd etter i 4 veker. Når det gjeld gjennomføring og læringsutbytte er det resultata frå vårens eksamenar som ligg til grunn. Skulen har etter siste gjennomgang tre hovudutfordringar. Alle dess ligg under overskrifta "Læringsmiljø". Desse er gjennomgåande i den nye utviklingsplanen. I tillegg til uttalte Tertialrapport 38(72)

57 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 satsingområde frå skuleeigar si side har "våre område" vore grunnlaget for arbeidet med å utarbeide den nye planen. Ny Pedagogisk plattform og førebels utviklingsplan var lagt fram under styringsdialogen 7. september. (Sjå vedlegg 1 og 2). Punkt som kom fram under møtet vil bli innarbeidd i endeleg plan. Det gjeld: 1. Motivasjon 2. Meistring 3. Trivsel 4. Psykisk helse/mobbing Arbeidet med dette/tiltaka er nedfelt i skulens utviklingsplan og resultatmåla er skisserte nedanføre. Læringsmiljø Elevundersøkinga viser at skulen har blitt betre på resultatmåla frå sist planperiode. Den nye planen fokuserer på motivasjon, mestring og trivsel. Dette er då også nedfelt i skulen si nye pedagogiske plattform. Det er lite mobbing på skulen, men dette må ein arbeide kontinuerleg for å redusere/fjerne. Resultatmål: Kome opp på nasjonalt nivå når det gjeld motivasjon, mestring og trivsel i elevundersøkinga. Ein bør ha spesielt fokus på Vg2. Mobbefri skule. Gjennomføring Gjennomnføringsprosenten er litt lågare enn i 216, men likevel over resultata i fylket og på nasjonal nivå. Skulen har,5 % fråfall på studieførebuande utdanningsprogram, men auke på yrkesfag. Resultatmål: Halvere sluttprosenten på yrkesfag. Læringsutbytte Elevundersøkinga gjev tilbakemelding om at ein ikkje er gode nok på dette området. Komande år vil ein difor ha ekstra fokus på dette arbeidet. Ulike organisatoriske tiltak er blitt sette i verk, og ein håpar å sjå resultat av dette arbeidet. Resultatmål: Ekstra fokus på matematikk og norsk. Halvere den negative karakterutviklinga frå grunnskulen på studieførebuande og påbygg. Heve samla karaktersnitt på studieførebuande frå 4,7 til 4,2. Leiing og kompetanse 1-Faktor (personalundersøkinga) viser at ein må arbeide med Faktor 5 -"Mestringsorientert ledelse" og Faktor 7 - "Relevant kompetanseutvikling". Resultatmål: Det skal vere ei positiv utvikling på desse områda i året som kjem. Andre aktivitetar Vegen vidare for Valle Prosjektet er avslutta og det ligg føre eigen rapport på dette. Arbeidet med opprusting av bygningsmasse og rekruttering av både lærarar og elevar held fram i tråd med vedtak og ressurstildeling. Tertialrapport 39(72)

58 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Lektor 2 Avdelinga på Hornnes held fram med dette opplegget. Ein får 6 koner inneverande skuleår til å støtte opp om dette arbeidet. Fengselsundervisning Fengselsavdelinga på Evje skal utvidast frå 2 til 3 soningsplassar og gjerast om til kvinnefengsel. Det skal vere 1 lukka og 2 opne plassar. Dette medfører utbygging og endring i opplæringstilbodet. Skulen har vore med i ei plangruppe som har arbeidd med dette. Ved slutten av 2. tertial er ikkje alt tilskotet for 217 rekneskapsført. Rekneskapen syner difor eit meirforbruk som ikkje er reelt. Samarbeidsprosjekt Skulen har også samarbeidd med Setesdal Regionråd, Universitet i Agder om desentralisert sjukepleieutdanning og avdeling Hornnes fungerer også som eksamensstad for "Høyskolen Innlandet". 1.2 Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,6% 4,3% 4,9% Korttidssjukefråveret er minimalt, medan langtidsfråveret har gått ned frå 4,7 % til 4,3 % sidan 1. tertial. Samtidig med at nokre kom tilbake på jobb eller gjekk over på arbeidsavklaringspengar, fekk vi nye langtidssjukemeldingar. Fråveret skuldast alvorlege diagonsar anten hos den det gjeld, eller personar i nære relasjonar til arbeidstakaren som er borte frå arbeid. Tertialrapport 4(72)

59 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Tvedestrand og Åmli videregående skole 11.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Utgift Botilbud Netto Botilbud Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Oppfølgningstjeneste 49 Utgift Oppfølgningstjeneste Netto Oppfølgningstjeneste Inntekt Fagopplæring Utgift Fagopplæring 1 9 Netto Fagopplæring 1 9 Beskrivelse 2 23 Ordinær undervisning Botilbud Inntekt Botilbud 21 Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Tertialrapport Oppfølgningstjeneste Fagopplæring 41(72)

60 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring 3 44 Netto Voksenopplæring 3 44 Inntekt Grunnskoleundervisning Utgift Grunnskoleundervisning Netto Grunnskoleundervisning Utgift Netto Beskrivelse Voksenopplæring Grunnskoleundervisning Inntekt Det forventes budsjettbalanse ved årets slutt for alle tjenester. Skolens satsningsområder 217 Tvedestrand og Åmli videregående skole har hatt god utvikling innen skolens mål, økt læringsutbytte, økt gjennomføring og økt livsmestring. Skolen er inne i en god utvikling og oppnår gode resultater både hos elever og ansatte. Læringsmiljø: Skolens satsing på elevmedvirkning og elevdemokrati har gitt resultater. Faste møter med skolens tre elevråd etter oppsatt plan gjør at elevene i større grad enn tidligere føler seg hørt og tatt på alvor, og faktoren som måler elevdemokrati og medvirkning har hatt en positiv utvikling. Disse møtene gir skolen gode og konstruktive tilbakemeldinger på hvordan elevene har det både når det gjelder klassemiljø, læringsmiljø, trivsel og medvirkning i opplæringen. Nytt elevråd har satt opp nye utviklingstema for kommende skoleår og skolens ønske er at dette arbeidet også vil bedre indikatoren som måler vurdering for læring. Gjennomføring: Skolen fortsetter sin positive utvikling når det gjelder fullført og bestått. Prosentandelen av elever som fullfører og består er bedre sammenlignet med forrige skoleår. 84,1% av elevene ved skolen fullfører og består. Det er de yrkesfaglige utdanningsprogrammene som har hatt den største økningen i andelen fullført og bestått fra 75,4 % våren 216 til 82,8 % våren 217. Skolens resultater på fullført og bestått er bedre enn resultatet på fylkesnivå og bedre enn resultatet på landsnivå. Fraværet har med 1 % regelen sunket sammenlignet med forrige skoleår, og våren 217 var fraværet på 6,5 %. Dette er en nedgang sammenlignet med våren 216 da fraværet var 7,6 %. Tertialrapport 42(72)

61 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Arbeidet med det nettbaserte kurset i vurdering for læring nærmer seg en avslutning. Så langt har vi sett en positiv utvikling både når det gjelder undervisning og når det gjelder elevenes arbeid med egenvurdering. Kommende lærer- og elevundersøkelse vil gi skolen svar på om det er bedre samsvar mellom pedagogens og elevens syn på «vurdering for læring». Læringsutbytte: Skolen har en positiv utvikling når det gjelder elevenes læringsutbytte. Indikatoren «utvikling i samlet karaktersnitt» som kan leses i «Hjernen og Hjertet» økte fra -.7 i fjor til,1 i år. Våre tall på denne faktoren er best i fylket. Flere av skolens lærere deltok på sensorkurs og var sensorer både på sentralgitt og lokalgitt eksamen. Klasselærerrådet evaluerer elevenes resultater halvårlig og 18 graders møtet mellom avd. leder, rådgiver og kontaktlærer følger opp elevene hver 14. dag både på læringsmiljø, gjennomføring og læringsutbytte. Eksamensresultatene til skriftlig eksamen viser at elevene oppnår resultater over eller likt nasjonalt nivå på 11 av 19 eksamener. Eksamensresultatene viser også at skolen får gode resultater i matematikk med 6 av 8 eksamener over nasjonalt snitt. Ledelse og kompetanse: Resultatmålene som skolen har satt seg dette året kan ikke måles før lærer og elevundersøkelsen er gjennomført i desember 217. Det jobbes kontinuerlig med deling av kompetanse og gode undervisningsopplegg både i «makkerpar» og i avdelingsmøter. Skolen vurderer å starte på deler av «IKT-plan» sine opplegg om digitale ferdigheter i opplæringen. Ny driftsbygning og miljøpaviljong/biogassanlegg under oppføring gir skolen et fortrinn i forhold til omdømme, attraktivitet og satsning på grønne verdier Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,8% 2,3% 3,1% Gjennom 217 har sykefraværet blitt redusert betraktelig. Ved siste rapportering (1.tertial) var sykefraværet 3,9 %. Nå ligger sykefraværet på 2,8%. Av dette utgjør langtidsfraværet 2% og korttidsfraværet,8%. Dette er en positiv trend og vi jobber for at sykefraværet skal ytterligere reduseres. Dette gjør vi gjennom fysisk tilrettelegging på arbeidsplassene og kontinuerlig fokus på det psykososiale arbeidsmiljøet i organisasjonen. Tertialrapport 43(72)

62 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Sam Eyde videregående skole 12.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Inntekt Elevutveksling Utgift Elevutveksling Netto Elevutveksling Inntekt Tilrettelegging og oppfølging Utgift Tilrettelegging og oppfølging Netto Tilrettelegging og oppfølging Inntekt Oppfølgningstjeneste 152 Utgift Oppfølgningstjeneste -761 Netto Oppfølgningstjeneste -69 Inntekt Fagopplæring Utgift Fagopplæring Beskrivelse Tertialrapport Ordinær undervisning Elevutveksling Tilrettelegging og oppfølging Oppfølgningstjeneste Fagopplæring 44(72)

63 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Teoriopplæring lærlinger Utgift Teoriopplæring lærlinger Netto Teoriopplæring lærlinger Inntekt Voksenopplæring Utgift Voksenopplæring Netto Voksenopplæring Inntekt Kursvirksomhet Utgift Kursvirksomhet Netto Kursvirksomhet Inntekt Opplæring innenfor kriminalomsorgen Utgift Opplæring innenfor kriminalomsorgen Netto Opplæring innenfor kriminalomsorgen Inntekt Utgift Netto Beskrivelse Netto Fagopplæring Tertialrapport Teoriopplæring lærlinger Voksenopplæring Kursvirksomhet Opplæring innenfor kriminalomsorgen 45(72)

64 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Det forventes budsjettbalanse Sam Eyde videregående skole opplever en gjennomgående positiv holdning blant elever og ansatte. Aktiviteten og mangfoldet er stor ved skolen. Nytt byggetrinn nærmer seg ferdigstillelse i god tid før fristen. Innføring av fraværsgrense høsten 216 har foreløpig gitt skolen generelt en nedgang i elevfravær. Målinger så langt viser en nedgang på 2 dager og 6 enkelttimer i snitt, hvilket er en sterk reduksjon i elevfraværet ved skolen, samtidig er antall «sluttere» redusert for skoleåret 216/17. Sykefraværet (4,8 %) blant ansatte er på sitt laveste i skolens historie og har hatt en jevn nedgang over år. Det er en reell økning i antall elever ved med spesielle tilretteleggingsbehov (STH), og de økonomiske konsekvensene er store ved spesielt økning innenfor denne elevgruppen. Her holdes en dialog med fylkesrådmannen for å løse en situasjon i stadig endring. Satsingsområder: Læringsmiljø: Elevenes medvirkning i skolemiljøet er synlig og positivt. Satsing på forebyggende aktiviteter vedrørende psykisk helse er godt implementert ved VIP-program og IKO-prosjekt. Også NAV-i skole prosjektet har gitt gode resultater på våre interne undersøkelser blant elever og ansatte. Fra skolestart i høst er det innført VIP-makkerskap i alle skoleklasser. Skolen fortsetter sitt gode samarbeid med både Arendal voksenopplæring og universitetet i Agder innenfor kompetanse for mangfold og integrering av fremmedspråklige elever. HMS-satsingen fortsetter i alle elevmiljøer ved skolen. I høst starter skolen, sammen med Agder-arbeidsmiljø, et prosjekt med tanke på å utforme felles retningslinjer for HMS på yrkesfaglige programområder. Gjennomføring: IKO-prosjektet er for skoleåret hovedtema for bedre gjennomføring, så langt tyder mye på at dette er reduserende tiltak. Ny kunnskap om måling av elevenes inntakspoeng gir grunnlag for å tro at utfordringene er større enn offisielle tall viser også ved høstens inntak. Læringsutbytte: Skolens skolebidrag synes å være høyt. Samarbeidet med omliggende kommuner fortsetter og er konstruktivt, selv om skolen(e) står i spissen for å dra prosjektet. Felles satsing på økt kompetanse blant rådgivere for å kunne få bedre kvalitet på veiledningen i ungdomskolene er under planlegging. Skolen jobber fortsatt videre med å implementere FYR som en naturlig pedagogisk metode. Ledelse og kompetanse: Skolen er i stadig utvikling og evaluerer fortløpende behov innenfor ledelse og kompetanse. En opprettholder et høyt trykk på pedagogisk utvikling, og mange ansatte i gang med videre- og etterutdanning. I høst har skolen mange med også innenfor nyutviklede pilotprosjekter ved UiA. Skolen ønsker fortsatt enda flere med i nasjonale utdanninger Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 1,1% 4,2% 5,3% Sykefraværet på Sam Eyde vgs har hatt en meget positiv utvikling. Etter sammenslåingen i 213 har skolen hatt følgende utvikling målt i % og pr. september måned fra : 7,7, 7,1, 6,2, 5,8 og 4,8. Årsaken er nok sammensatt, men det systematiske arbeidet for å få Tertialrapport 46(72)

65 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 ned fraværet slik som fast sak på AMU møtene, fast sak på vernerundene og faste møter med NAV og tilrettelegging for den enkelte har vært hovedårsakene til den positive utviklingen. I skrivende øyeblikk er prosenten i stratsyss endret fra 4,8 til 5,3, dette i løpet av 3 dager, uansett er fraværet gått ned. Tertialrapport 47(72)

66 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Tannhelsetjenesten 13.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Tannhelsetjenester Utgift Tannhelsetjenester Netto Tannhelsetjenester Utgift Netto Beskrivelse 34 Tannhelsetjenester Inntekt Økonomisk situasjon Stabil og god bemanning medfører et økt aktivitetsnivå og et relativt høyt kostandsnivå. Inntektene for behandling av voksne pasienter per 2. tertial er litt over nivå på samme tid i 216. Pasientinntektene og aktiviteten i tannhelsetjensten er noe variende gjennom året. Under forutsetning av at dagens situasjon fortsetter resten av året forventes det budsjettbalense ved årets slutt. Etter vedtak i Fylkesutvalget i sak 42/217 er det signert ny leiekontrakt i Lillesand. Framdriften går etter planen og det forventes overdragelse ved nyttår. Det er i budsjettet for 217 innarbeidet 25 kroner til økt leie av ny klinikk i Lillesand. Fylkesrådmannen foreslår at beløpet på 25 kroner inndras. Fylkesutvalget vedtok i sak 65/217 å gi fylkesrådmannen fullmakt til å inngå leieavtale for ny tannklinikk på Evje for en periode på 1 år, med mulighet for forlengelse med fem pluss fem år. Det er nå annonsert etter lokaler. Aktiviteten Antall ferdigbeh. i 2 tertial 217 Antall ferdigbeh. i 2 tertial ,5 % B Psykisk utviklingshemma ,5 % C1 Eldre, uføre i institusjon , % C2 Hjemmesykepleie , % ,2 % Gruppe A 3-18 år D 19-2 år Tertialrapport Endringer antall Endring % 48(72)

67 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Gruppe Antall ferdigbeh. i 2 tertial 217 Antall ferdigbeh. i 2 tertial ,9 % ,4 % ,3 % ,7 % E Rusavhengige Sum prioritert klientell F Voksene betalende Totalt Endringer antall Endring % Aktiviteten vedrørende behandling av prioriterte pasienter er 8,4 % høyere enn tilsvarende tall for 2. tertial 216. Aktiviteten for voksne betalende er økt med 5,3 % i samme periode. For pasientgruppen C1(eldre, uføre i institusjon), C2 (brukere av hjemmesykepleien) og E (rusavhengige) er betegnelsen "ferdig behandlet" lite konkret. Behandlingsbehovet er stort i disse gruppene, og ofte er det vanskelig å definere pasienten som ferdig behandlet. I tilegg til klinisk behandling av prioriterte og betalende pasienter er det forebyggende arbeidet den viktigste oppgaven til tannhelsetjenesten. Det brukes betydelig med ressurser på forebygging. Særlig for pasientgruppen C2 (brukere av hjemmesykepleien) har det vist seg å være et tydelig forbedringspotensiale. Aktiviteter og inntekter varierer i løpet av året. Stabilitet i bemanningen, sykefravær og organisering av behandlingen påvirker aktiviteten. Et riktig bilde av aktiviteten i tannhelsetjenesten kommer best til utrykk i årsmeldingen. Tannhelsesituasjonen Det foreligger ingen oppdatert tannhelsestatistikk etter 2. tertial. Årsresultatet for 216 viser imidlertid at tannhelsen blant barn og unge i Aust-Agder er god. For alle gruppene med unntak av 5-åringene ses en jevn og stadig forbedring. 8,8 % av 5-åringene hadde i 216 feilfrie tenner, for 215 var tallet 83,6 %. Det er for tidlig å si noe om årsaken til dette, tendensen er den samme på landsbasis. Det er nødvendig å følge med på utviklingen. 59,9 % av 12- åringene og 21,1 % av 18- åringene hadde feilfrie tenner. Selv om gjenomsnittstallene er gode, har om lag 1 % av barn og unge betydelige tannhelseproblemer. I de andre prioriterte gruppene er den gjenomsnittlige tannhelsen mindre god. Spesielt gjelder dette gruppe C2 (brukere av hjemmesykepleien) og E (rusavhengige). Tannhelsetjenesten har i løpet av våren 217 gjennomført et prosjekt i samarbeid med Utviklingssenteret i Aust-Agdet (USHT). To omsorgsboliger, en i Arendal kommune og en i Grimstad kommune deltok i prosjektet. Hensikten var å gjennomføre en munnhygienestatus og utarbeide munnstellsprosedyrer for beboere i omsorgsbolig (Gruppe C2). Mens det tidligere var vanlig med tannproteser, har de fleste eldre i dag beholdt egne tenner. Dette vil ofte føre til omfattende og tidkrevende behandlinger. Evaluering av prosjektet viser at det er nødvendig å vurdere ressursbruken for denne pasientgruppen Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 2,1% 3,5% 5,7% Sykefravær på 5,4 % er relativt lavt sett på nasjonalt nivå. Fraværsprosenten variere over tid, og påvirkes betydelig av perioder med langtidsfravær. Tertialrapport 49(72)

68 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Vegvesenet 14.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Fylkesveger Utgift Fylkesveger Netto Fylkesveger Inntekt Utgift Netto Beskrivelse 55 Fylkesveger Tjeneste 55 Fylkesveger Opprinnelig budsjett (inkl. mva) var 211,5 mill. kroner. Justert for overføring av ubrukte midler til trafikksikkerhetstiltak i kommunene på 3,31 mill. kroner, trekk i rammen på 9,146 mill. kroner samt en flytting av 5 mill. kroner fra investeringsbudsjett til driftsbudsjett ifm. utbedring av jernbanen ved Vatnestraum er gjeldende budsjett på 21,664 mill. kroner. I tabellen nedenfor viser fordeling av drift- og vedlikeholdsbudsjettet i budsjettvedtaket og i regulert budsjett. For å dekke inn merforbruket fra 216 har en redusert bestillingsoppgavene i driftskontraktene med 4,7 mill. kroner. Videre har en nedjustert strømbudsjettet med 446 kroner og asfaltbudsjettet med 4 mill. kroner. Det er også gjort enkelte omdisponeringer mellom budsjettpostene. I rammeavtalen med fylkeskommunen følger det at Statens vegvesens har fullmakt til å omdisponere mellom budsjettposter innenfor tildelte rammer til drift og vedlikehold. Budsjett 217 til drift og vedlikehold av fv i tusen kroner Drift- og vedlikeholdsbudsjett Ramme: Justert: Driftskontrakter Strøm Bruvedlikehold Barbu, kulvert 2 6 Asfalt Mindre utbedringer Oppmerking Sykkelbyprosjekt 5 5 Tertialrapport 5(72)

69 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Budsjett 217 til drift og vedlikehold av fv i tusen kroner TS-midler 2 Tilskudd til jernbaneutbedring, Vatnestraum Totalt Drift og vedlikehold av fylkesvegene utføres av ulike entreprenører gjennom driftskontraktene i henhold til oppsatte avtaleperioder. Setesdalskontrakten Setesdalskontrakten er en forsøkskontrakt som har pågått siden 1. september 212. Den varer fram til 31.august 218. Den består av 42 stk byggherrestyrte kontrakter. Kontrakten fungerer bra og kvaliteten på leveransen er god. Det har vært to perioder med mye nedbør siden forrige rapportering. 18. mai og 4. august var det uvær som medførte en del skader på fylkesvegnettet. Forøvrig har det ikke vært uforutsette forhold i kontraktsområdet. Fylkestinget vedtok i sak 24/217 at denne kontraktsformen skal benyttes videre i Setesdal. Vegdirektoratet har for sin del uttalt seg positivt til at kontraktsformen videreføres. Det arbeides nå med å utarbeide ny mangedelt byggherrestyrt kontrakt med varighet 8 år. Det er et omfattende arbeid, som krever mye ressurser i tiden framover. Driftskontrakt Arendal øst Omfanget av driftskontraktene er redusert. For denne kontrakten er reduksjonen 1 % ift årlig avtalt kontraktssum. Dette innebærer en vesentlig reduksjon av bestillingsarbeider gjennom sommeren. NCC Industry As (NCC) er entreprenør i denne driftskontrakten. Entreprenøren har i hovedsak arbeidet med funksjonsoppgaver, som renhold, drift av rasteplasser (riksveg), grøntområder, kantklipp osv. Leveransen i 2. tertial har dessverre ikke vært fullstendig fra entreprenørens side. Entreprenøren er ilagt sanksjoner for 385 kroner til nå i 217. Sanksjonene omhandler manglende administrasjon, utførelse og HMS-forhold. Manglene er krevd utført i ettertid. Sanksjonene blir kreditert fortløpende etter ileggelse. I uenighetssaken om variable vinterdriftsmengder er det sendt brev til entreprenøren der en har bedt om svar på forhold en har krevd tilbakebetalt for. En har ikke mottatt tilsvar på henvendelsen. Driftskontrakt Arendal vest Kontraktens størrelse er i år redusert 5 % ift. årlig avtalt kontraktssum grunnet inndekning av merforbruk i 216. Mesta As har vært entreprenør gjennom alle kontraktsperiodene siden 23. Nøkkelpersonellet hos entreprenøren har vært det samme siden 23. Det har bidratt til at gode rutiner er etablert, entreprenøren er kjent i området og generelt bærer leveransen preg av god kvalitet. Mesta s underentreprenør på park-arealer er ny i inneværende kontrakt. Det har medført en noe svakere leveranse på dette området. Driftskontrakt Arendal indre Kontraktens størrelse er i år redusert 16 % ift årlig avtalt kontraktssum grunnet inndekning av merforbruk i 216. Tertialrapport 51(72)

70 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Mesta As er entreprenør i denne kontrakten. Nøkkelpersonellet har i all hovedsak vært de samme siden 23, uavhengig av entreprenør, med unntak av kontraktsperioden Dette har bidratt til at det er etablert gode rutiner, entreprenøren er kjent i området og utførelsen har tilfredsstillende kvalitet. Kontrollrutiner for driftskontraktene. Det er utarbeidet nye kontrollplaner for driftskontraktene i henhold til reviderte retningslinjer. Ny kontrollplan omfatter ikke Setesdalskontrakten Statens vegvesen benytter rapporteringssystemene Elrapp og Elrapp-kontroll til planlegging, oppfølging, rapportering og dokumentasjon av stilte krav i kontraktene. Det gjennomføres i tillegg felleskontroller hvor både Statens vegvesen og den aktuelle entreprenør deltar. Felleskontrollene blir utført på veger som entreprenøren først har utført egenkontroll på. Rutene for felleskontroller blir derfor bestemt av entreprenøren. Oppdages det avvik, registreres disse som egendefinert kontroll i Elrapp hos byggherre. Dette opplegget viser seg å være mest tidseffektivt og lærerikt for begge parter, med hensyn til å etablere felles forståelse av standard- og funksjonskrav. Elektriske anlegg Aust Agder Mesta As er entreprenør frem til 31. august 218. Gode rutiner er etablert. Arbeidene forløper normalt. I sommer har det vært uvanlig mye utfall av veglysanlegg pga. tordenvær. Dette medfører ekstra kostnader til reparasjoner. Det arbeides med nytt konkurransegrunnlag for ny elektrokontrakt Det vurderes å endre kontraktslengden for å samkjøre kontraktene før fylkessammenslåing. Asfaltkontraktene Det er inngått asfaltkontrakter med Lemminkainen Norge As og NCC Industry As for årets asfaltering av fylkesveger. Lemminkainen har gjennom sesongen hatt problemer med å følge framdriftsplanen. Forsinkelser utover kontraktens ferdigstillelsesdato kan medføre dagbøter. Rekkverk Statens vegvesen inngikk i 216 ny treårskontrakt for rekkverksarbeider med entreprenørfirma CC4 Montasje As. Kontrakten skal dekke behovet for rekkverksreparasjoner i forsøkskontrakten i Setesdal samt nyoppsetting av rekkverk på riksog fylkesveg i hele fylket. Kontrakten benyttes i forbindelse med utskifting og nyoppsetting av rekkverk før asfaltering og på mindre investeringsprosjekter. Vegoppmerking Det er inngått regionale vegmerkingskontrakter med Cleanosol As, Nordisk vannfres As og Visafo As. En av entreprenørene har for mye å gjøre og klarer derfor ikke å levere som avtalt. Dette vil medføre dagbøter for manglende leveranse. Bru Bruvedlikeholdet gjennomføres gjennom to toårskontrakter der en av kontraktene utlyses hvert år. Disse kontraktene er felles for Aust- og Vest-Agder og gjelder for både riks- og fylkesveg. Det er firmaet Veisikring (tidligere CC4) som har begge kontraktene. Det har hittil i år ikke vært spesielle hendelser knyttet til bruer. Gjennom bruvedlikeholdskontraktene er det planlagt vedlikehold på følgende bruer i år: Gamle Sunde bru (fv76) Betongrehabilitering, fuktisolering og fuger Cinderella (fv418) Betongrehabilitering og fuktisolering Vessøy vegkryss (fv35) Betongrehabilitering og rekkverkutbedring Vikkilen (fv46) Erosjonssikring og rekkverkutbedring Tertialrapport 52(72)

71 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Sagbekken (fv92) Opprensking Torvmoen (fv151) - Erosjonssikring Stien (fv156) Fuktisolering/slitelag og reparasjon av landkar Vatne (fv291) - Erosjonssikring Lande (fv321) - Skråningsbeskyttelse Bjønnå (fv322) - Erosjonssikring Homme (fv336) - Erosjonssikring Biebekken (fv47) - Erosjonssikring Tromøybrua (fv49) Fugearbeider og bortleding av vann pga. alkalie kisel reaksjoner. Skreme (fv418) - Betongrehabilitering Tønnevold G/S-bru (fv42) Reparasjon av rekkverk Saltrød (fv41) Betongrehabilitering Gjeldende kontrakt for overflatebehandling er felles med Vest-Agder. Gjennom denne kontrakten er det planlagt overflatebehandling av stålbjelker på Strømsund bru (fv 122), Engesland bru (fv 45) og Risåna bru (fv 46). Disse arbeidene pågår nå og ferdigstilles i løpet av høsten. Det var planlagt egen kontakt for forsterkning av bruer for tømmertransport. Denne har en måttet utsette til neste år pga. utfordringer i prosjekterings-/godkjenningsprosessen. Trafikksikkerhetstiltak Det er i budsjett 217 avsatt 2 mill. kroner. Fylkesutvalget fordelte disse midlene i sak 28/217. I tillegg er det overført i underkant av 3,3 mill. kroner fra 216. Sykkelbyprosjektet, kampanje I driftsbudsjettet for 217 er det satt av 5 kr til gjennomføring av kampanjer i sykkelbyprosjektet. Arendal, Grimstad, fylkeskommunen og Statens vegvesen samarbeider om ulike kampanjer/trafikantrettede tiltak. «Sykle til jobben» aksjonen har vært hovedsatsingen og målgruppen har vært jobbsyklister. Alle innbyggere i ATP-kommunene Arendal, Grimstad, Froland og Tvedestrand har fått tilbud om gratis deltagelse i aksjonen. I samarbeid med Aust-Agder bedriftsidrettskrets, arbeides det aktivt for å engasjere og motivere bedrifter. Bedriftsbesøk er gjennomført hos Sørlandet sykehus i Arendal, UiA og bedrifter i J.B. Uglands næringspark i Grimstad. Ca. 1 syklister har aktivt deltatt i «Sykle til jobben» aksjonen i Arendal/Grimstad. Grimstad kommune har etablert et godt samarbeid med universitetet for å motivere flere studenter til å ta i bruk sykkel. Nytt av året er samarbeidet om «Sykkelbykarusell» med Aust-Agder bedriftsidrettskrets. Det er både et lavterskel sykkeltilbud og et konkurransetilbud med tre arrangementer i hver av kommunene Arendal og Grimstad. Det deltar 4-5 syklister på disse arrangementene. «Beintøft»-kampanjen som gjennomføres i begge kommunene, retter seg mot barne- og ungdomsskoler. I samarbeid med skolene registreres den enkelte elevs aktive skoleveg. Tiltaket ble gjennomført med stor deltakelse i vårsesongen og fortsetter i Grimstad med en videreføring også for høsten. Omklassifisering av gang- og sykkelveger langs veier som var fylkesveg før 21 Kommunene har ansvar for drift og vedlikehold av gang- og sykkelveger langs gml. fylkesveger dvs. veger som var fylkesveger før 21. Gang og sykkelveger langs veger som ble fylkesveg fra og med 21 har fylkeskommunen vedlikeholdsansvaret for. Det har vært en målsetting å få likt ansvar for gang- og sykkelveger langs gamle og nye fylkesveger. Det Tertialrapport 53(72)

72 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 er et krevende arbeid å få til en balansert avtale med kommunene. Det legges opp til å få en løsning gjennom det samordningsarbeidet som skal skje mot ett Agder i 22. Jernbane, tilskudd til utbedring, Vatnestraum. Sidespor til Sørlandsbanen på Vatnestraum ble åpnet Fylkeskommunen har bidratt med 5 mill. kroner til prosjektet. Tertialrapport 54(72)

73 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Aust-Agder bibliotek og kulturformidling 15.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Fylkesbibliotektjenester Utgift Fylkesbibliotektjenester Netto Fylkesbibliotektjenester Inntekt Kunst og kunstformidling Utgift Kunst og kunstformidling Netto Kunst og kunstformidling Inntekt Øvrige kulturaktiviteter Utgift Øvrige kulturaktiviteter Netto Øvrige kulturaktiviteter Inntekt Utgift Netto Beskrivelse Fylkesbibliotektjenester Kunst og kunstformidling Øvrige kulturaktiviteter Virksomheten omfatter bibliotektjenester og kunst- og formidlingstiltak, herunder fylkeskommunens turnévirksomhet. Aktivitetene går som normalt og det forventes budsjettbalanse for tjenestene. Tjeneste 41 Fylkesbibliotektjenester Inntektene er delvis knyttet til bundne fond med ekstern finansiering av løpende prosjekter. Forprosjektet "Læringsglede og innovasjon- biblioteksamarbeid som drivkraft i Gjerstad kommune" gjennomføres etter plan. Prosjektperiode er fra august 216 til august 218. Prosjektet er støttet av Nasjonalbiblioteket med 2 kroner. Tertialrapport 55(72)

74 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Prosjektet Retrobiblioteket (217-18) har oppstart høsten 217 og gjennomføres i samarbeid med Vest-Agder fylkesbibliotek og folkebibliotekene i begge fylker. Prosjektet skal legge til rette for formidlingsaktiviteter som skal foregå i folkebibliotekene gjennom hele 218. Prosjektet er støttet av Nasjonalbiblioteket med 5 kroner og midlene er mottatt i perioden. Virksomheten har videreført satsingen på arenautvikling i folkebibliotekene, med vekt på veiledning i å søke nasjonale tilskudd for det enkelte bibliotek. Det er satt av noe midler til å stimulere antallet søknader fra bibliotekene i Aust-Agder. Fylkesbiblioteket samarbeider med fylkesbiblioteket i Vest-Agder fylkeskommune om flere kurs, workshops og arrangementer høsten 217. Tjeneste 432 Kunst og kunstformidling Inntektene er i stor grad knyttet til bundne fond med ekstern finansiering av aktiviteter. Tilbudet i Den Kulturelle Skolesekken (DKS) for skoleåret 217/18 er planlagt etter vanlig fremdrift og igangsatt. I løpet av høsten gjennomføres 33 ulike turnéer for grunnskole og 11 turneer for videregående skole. Produksjonene er innen kunstuttrykkene visuell kunst, scenekunst, litteratur, kulturarv, film og musikk. Det er mottatt et statstilskudd på kroner til aktiviteten for skoleåret 217/18. En tredjedel av summen videreføres direkte til kommunene i Aust-Agder, basert på folketall. Som en følge av den sentrale omorganiseringen der Rikskonsertene erstattes av ordninger i den statlige Kulturtanken, vil den administrative strukturen i AAbk for tjeneste 4321 Musikk avvikles fra årsskiftet. Administrative og faglige ressurser samles i tjeneste 432 Personell kultur og 4325 Den Kulturelle Skolesekken. Som tidligere blir 725 kroner i statlige midler direkte viderefordelt til kommunene for ordningen Den Kulturelle Spaserstokken, fordelt på folketall i kommunene. I henhold til kulturplanen er det planlagt nettverkssamlinger for kommunekontaktene i Den Kulturelle Skolesekken, Ung Kultur Møtes (UKM) og for kommunenes kulturarbeidere i løpet av høsten. Tjeneste 439 Øvrige kulturaktiviteter Ung Kultur Møtes (UKM) er gjennomført som planlagt med fylkesmønstring og deltakelse i landsfestival. Samarbeidsavtalen med Sparebankstiftelsen SR-bank avsluttes i 217. Avtalen har gitt en styrking av utviklingsaktiviteter i UKM med totalt 25 kroner i perioden Midler til studieforbund som driver med voksenopplæring er fordelt med totalt 2 kroner. Likeledes er VOFO Agder tildelt 45 kroner. Tilskuddsmidler til kulturformål 218 er annonsert med søknadsfrist 1. november. Rapporteringsfrist for årets tilskuddsmottakere er 1. oktober Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 3,1%,9% 4% Virksomheten har hatt en langtidssykemelding i perioden. Virksomheten har i tillegg en medarbeider som er på 6 % arbeidsavklaringspenger (AAP) fra NAV. Tertialrapport 56(72)

75 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Internservice 16.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Interne servicefunksjoner Utgift Interne servicefunksjoner Netto Interne servicefunksjoner Utgift Netto Beskrivelse 11 Interne servicefunksjoner Inntekt Det forventes budsjettbalanse ved årets slutt Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs%,8% 9,3% 1,1% Det har vært et betydelig langtidsfravær i perioden. Det er ventet at langtidssykefraværet går ned. da situasjonen for de personene som fraværet knytter seg til har endret seg. Tertialrapport 57(72)

76 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Bygge- og eiendomstjenesten 17.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Administrasjon Utgift Administrasjon Netto Administrasjon Inntekt Interne servicefunksjoner -975 Utgift Interne servicefunksjoner Netto Interne servicefunksjoner Utgift Vedlikehold Netto Vedlikehold Utgift Felles utgifter og inntekter Netto Felles utgifter og inntekter Beskrivelse Administrasjon Interne servicefunksjoner Vedlikehold Inntekt Vedlikehold 194 Felles utgifter og inntekter Inntekt Felles utgifter og inntekter 2 Tertialrapport Ordinær undervisning 58(72)

77 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Ordinær undervisning Utgift Ordinær undervisning Netto Ordinær undervisning Utgift Netto Beskrivelse Inntekt Tjeneste 1 Administrasjon Det forventes budsjettbalanse. Tjeneste 192 Vedlikehold Budsjettbeløpet er i hovedsak avsetning til ekstraordinært vedlikehold ved de videregående skolene. Noen tiltak er gjennomført, andre på planleggingsstadiet og noen er under arbeid. Det er overført i overkant av 4,3 mill. kroner i ubrukte midler fra 216. Det forventes budsjettbalanse. Tjeneste 194 Felles utgifter ogt inntekter Utgifter til forsikringspremie for fellesdekninger (b.l.a. erstatningsansvar, underslag og ekstrautgifter i forbindelse med offentlige påbud), som omfatter samtlige virksomheter dekkes av budsjettbeløpet. Videre er det avsatt budsjettmidler til dekning av kostnader på fylkeskommunale bygg som er utleid, ikke i bruk m.m. Leieinntekter fra bygg som leies ut blir også ført her. Det forventes budsjettbalanse. Prosjekt "Green Building A-Z" betales fra tjeneste 1942 med budsjett 3 mill. kroner. Midler til dette brukt i 217 vil bli overført ansvar 512 ved årets slutt. Tjeneste 2 Ordinær undervisning Utgiftene som er ført her gjelder investeringsregnskapet, og vil bli overført ved årets slutt. Tertialrapport 59(72)

78 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Fylkeskassa 18.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Inntekt Administrasjon Utgift Administrasjon -113 Netto Administrasjon -113 Inntekt Interne servicefunksjoner Utgift Interne servicefunksjoner Netto Interne servicefunksjoner Inntekt Utgift Netto Beskrivelse 1 11 Administrasjon Interne servicefunksjoner Det forventes budsjettbalanse Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 1,7%,4% 2,1% Sykefraværet er stabilt lavt. Tertialrapport 6(72)

79 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial PPT 19.1 Økonomi og aktivitet Driftsregnskap per Opprinnelig budsjett 217 Gjeldende budsjett 217 Regnskap 217 August Utgift PPtjeneste Netto PPtjeneste Utgift Netto Beskrivelse 211 PP-tjeneste Inntekt PPtjeneste Inntekt Det forventes å oppnå budsjettbalanse. Tjenesten har satsingsområder innenfor test- og utredningskompetanse, matematikkvansker og opprettelse av team for psykososialt læringsmiljø. Teamet har fokus på psykisk helse hos elevene og systemrettet arbeid med tanke på læringsmiljøet. Henvisninger blir fordelt fortløpende. På grunn av mange sykemeldinger i løpet av våren har det vært utfordrende å gjennomføre lovpålagte oppgaver. Det er derfor brukt overtidsbetalinger for å imøtekomme henvendelser og å være en samarbeidspartner for skolene med tanke på læringsmiljøet. Tjenesten strekker seg langt for å ha sakkyndige vurderinger klare for elever som søker seg inn til videregående skole med fortrinnsrett så tidlig som mulig etter at enkeltvedtak om inntak er fattet. Det å ivareta de «tyngste» elevene vurderes å være ivaretatt. Dette gjelder også til dels elever som søker seg inn til individuell behandling og hvor det er bestemt før inntak at de skal avvike fra kompetansemålene. Tjenesten opplever at det er stor gevinst i å ha behovene avklart så tidlig som mulig, og helst før skolestart. Dette skaper forutsigbarhet for elev og foresatte, og det gir skolene mulighet til å være i god dialog tidlig. Tjenesten har avsluttet et systemarbeid ved Møglestu videregående nylig, hvor målsettingen har vært å utvikle en reflekterende pedagogisk praksis hos lærere. Den overordnede målsettingen for skolen var å skape en delingskultur som kan bidra til større læringsutbytte for elevene. PP-tjenesten har laget en evalueringsrapport og samarbeider videre med skolen i forhold til hvordan dette kan implementeres for flere lærere. For å gi skolene og elevene et tilbud innen satsingsområdet psykisk helse og læringsmiljø, er PP-tjenesten i gang med et prosjekt «Elevenes økte lyst til å lære». Tjenesten har invitert inn Dahlske videregående skole og Setesdal videregående skole i prosjektet. Prosjektet er gjeldende for skoleåret 217/18. Dette er et samarbeid hvor UiA er involvert i tillegg til Møglestu videregående skole. Det er per i dag ingen ventelister på henvisninger, men tjenesten har interne ventelister på Tertialrapport 61(72)

80 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 lærlinger som har søkt behov for ekstraordinære midler og elever som har behov for utredninger. Inneværende år synes tjenesten å ha klart å oppnå de fleste målsettinger, men klarer ikke å følge tidsfrister som er satt fra direktoratet i saksgang om spesialundervisning Sykefravær Måleindikatorer Sykefravær Korttids% Langtids% Fraværs% 2,2% 16,3% 18,5% PP-tjenesten har hatt et høyt sykefravær i løpet av våren. Det har vært vanskelig å overholde aktivitetsplikt og imøtekomme alle henvendelser. Fra er alle friskmeldte. Tertialrapport 62(72)

81 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Investeringsbudsjettet 2.1 Hovedoversikt investeringer Tabellen nedenfor viser investeringsprosjekter med bevilgning i vedtatt budsjett 217. I tilknytning til investeringsoversikten er det gitt en statsusrapport over fremdrift og eventuelle kjente budsjettavvik. Investeringsprosjekter (beløp i hele 1 ) Egenkapitalinnskudd KLP Budsjett 217 Tidligere bevilget Til senere dekning 1 9 Sum prosjekt 1 9 Sam Eyde vidergående skole, byggetrinn Ny videregående skole, Tvedestrand HiA-bygningen, opprustning 3. etasje Fylkesveger Sum investeringer For de fleste investeringsprosjekter er det omfattende planleggings-, godkjennings- og innkjøpsprosedyrer som skal gjennomføres før prosjektene iverksettes og utgiftene føres i investeringsregnskapet. Det vil derfor ofte være en tidsforskyvning mellom budsjettbevilgning og regnskapsføring. 2.2 Prosjekter med bevilgning i årets budsjett Sam Eyde videregående skole, byggetrinn 2 Forprosjektet for byggetrinn 2 ved Sam Eyde videregående skole ble vedtatt av fylkestinget i sak 55/215. I fylkestingssak 19/216 ble det vedtatt å bygge en ekstra etasje over undervisningsfløyen. Totalt areal er på kvm. Det er også vedtatt at det skal bygges låsbar sykkelparkering for ansatte. Byggearbeidene er i gang, og byggetrinn 2 skal stå ferdig til Da er all undervisningsvirksomhet ved Sam Eyde videregående skole samlokalisert i et integrert skoleanlegg på Myra. Kostnadsrammen for byggetrinn 2 er på 185 mill. kroner. I rapporten for 1. tertial varslet en at arbeidene går raskere enn planlagt og at kostnadene i 217 av den grunn blir høyere enn det som er lagt til grunn ved utarbeidelsen av budsjettet. Det vil derfor være behov for å øke rammen i 217 med 2 mill. kroner med tilsvarende reduksjon i 218. Beløpet finansieres ved låneopptak på 16 mill. kroner og merverdiavgiftskompensasjon på 4 mill. kroner. Ny videregående skole i Tvedestrand Fylkestinget vedtok i sak 5/217 "Forprosjekt - Ny videregående skole og idrettsanlegg i Tvedestrand", kostnadsramme for fylkeskommunens byggeprosjekt på 6 mill. kroner. Prosjektet er et samarbeid med Tvedestrand kommune der fylkeskommunen skl bygge selve skolen og Tvedestrand kommune skal stå for byggingen av idrettshall, utendørs idrettsanlegg og nærmiljøanlegg som ferdigstilles parallelt med den nye skolen. Anleggene skal stå ferdig til skolestart 22. Tertialrapport 63(72)

82 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Kostnadsrammen er 2 mill. kroner lavere enn det en tidligere har lagt til grunn ved planleggingen av den nye skolen. For å redusere den økonomiske risikoen i prosjektet er det bl.a. lagt til grunn at en inngår totalentreprisekontrakt og at det inngås en fastprisavtale for prisstigning. Det vil bli inngått kontrakt med totalentreprenør, Veidekke, i begynnelsen av oktober. Betalingsplanen for prosjektet er "fortung", noe som innebærer at kostnadene vil påløpe noe tidligere. Dette fører til at rammen for inneværende år må økes med 23 mill. kroner. Beløpet finansieres ved låneopptak på 18,4 mill. kroner og 4,6 mill. kroner i merverdiavgiftskompensasjon. HiA-bygningen, opprustning 3. etasje I 215 kjøpte fylkeskommunen deler av det gamle HiA-bygget i Groosevegen i Grimstad. Sørlandet fagskole har tatt i bruk to etasjer i den nordligste fløyen, mens 3. etasje står ubrukt. Det er avsatt 15 mill. kroner til ombyggingsarbeidene som bl.a. omfatter utbedring av ventilasjonsanlegg og installasjon av heis. Fylkestinget behandlet i sak 43/217 "Funksjons- og romprogram for oppgradering av tredje etasje i HiA-bygget i Grooseveien i Grimstad". Rammen for ombygging og oppgradering ble i denne saken satt til 13 mill. kroner. Dette innebærer at låneopptaket til prosjektet kan reduseres med 1,6 mill. kroner og en vil få redusert merverdiavgiftskompensasjon med,4 mill. kroner. Investeringer i fylkesveg Regulert budsjettet til investeringer i fylkesveg er på 135 mill. kroner (inkl. mva) i 217 etter overføring av 5 mill. kroner til driftsregnskapet vedrørende tilskudd til jernbaneutbedring ved Vatnestraum. I tillegg er det flere samarbeidsprosjekter hvor det er ekstern finansiering. Det er per andre tertial regnskapsført ca. 57 mill. kroner inkl. mva. Nedenfor følger en kort beskrivelse av fremdriften i enkelte prosjekter. Store fylkesveganlegg Fv 49 Krøgenes Tromøybrua (Arendal): Prosjektet omfatter bygging av ny veg mellom ny rundkjøring på fv 41 ved Krøgenes og Tromøybrua. Reguleringsplanen er vedtatt og grunnervervet har startet. På grunn av at det er uenighet om prisfastsettelse på en av industrieiendommene, vil det bli gjennomført rettslig skjønn for fastsetting av erstatningsbeløpet. Prosjekteringsarbeidet har startet opp. Fv.42 Hovland-Lislevatn (Birkenes, Evje og Hornnes): Reguleringsplanen er vedtatt i begge kommunene og grunnerverv er gjennomført. Prosjektering av vegen er også gjennomført. Det gjenstår å få Vegdirektoratets godkjenning av Skudelv bru. Konkurransegrunnlaget er ferdig, hvor en del av strekningen er lagt ut som opsjon. Anskaffelsen vil bli lagt ut i Doffin med det første, med forbehold om fylkestingets godkjenning. Oppstartmelding vil bli lagt frem for fylkestinget i oktober. Arkeologiske utgravinger og hogst i veglinja vil starte med det første. Fv.41 Grenstøl-Glastad(Tvedestrand): Reguleringsplanen er vedtatt. Prosjektering planlegges gjennomført i 218 og bygging i 219/ 22. Veganlegget skal stå ferdig til skolestart høsten 22. Det er satt av 55 mill. kroner i handlingsprogrammet til Grenstøl Glastad. I tillegg vedtok fylkestinget i sak 5/217 å øke kostnadsrammen til 85 mill. kroner. Vedtaket forutsetter at det også bygges gang- og sykkelveg langs fv 41 på strekningen Glastad Bronsbu. Utbedringer Etterslep veger, tunneler, mindre utbedringer m.m: Tertialrapport 64(72)

83 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Det er planlagt følgende prosjekter i 217: Fv 22 Tybakken, overvann (Arendal) - pågår Fv 42 Biesletta, stikkrenne (Grimstad) - utført Fv 34 Krossen - Gullsmedmoen, utbedring (Evje og Hornnes) Fv 42 Skogredet (nær Vest-Agder gr.) Sig i vegen (Evje og Hornnes) Forarbeider asfalt fv 45 (Birkenes) utført Fv 411 Bergendal Tvedestrand, utbedring punkter: Det forventes et merforbruk for prosjektet på rundt 1 mill. kroner i forbindelse med at prosjektet har tatt lengre tid. En har dermed ikke kunnet utnytte fordel med å kjøre prosjekter samtidig. I tillegg har det påløpt merkostnader i forbindelse med grunnundersøkelser og prosjektering. Prosjektet er ferdig og byggeregnskap vil bli lagt frem til politisk behandling. Fv 41 Blødekjærtunnelen, elektro (Arendal): Revidert oppstartmelding for prosjektet ble vedtatt i fylkestingets i sak 79/216 med en samlet kostnadsramme på 26 mill. kroner. Det er gjennomført prosjektering og utarbeidelse av tilbudsgrunnlag med tilbudsåpning Arbeidet var planlagt utført i løpet av en ca. 7 ukers periode med oppstart På grunn av lang leveringstid på ventilatorer er byggestart utsatt til primo januar 218. Tiltak for gående og syklende Sykkelregion I budsjett 217 er det satt av 1 mill. kroner til dette prosjektet. Over flere år er det akkumulert et mindreforbruk. Midler er disponert, men ikke betalt ut. Sykkelbyprosjektet planlegger flere tiltak, blant annet bedret sykkelparkering i de to bysentraene. Noe av dette er etablert i år. Det er også ønskelig å få satt opp flere sykkelbarometre/automatiske sykkeltellere. Dette arbeides det med. Fv 416 Frydendal Østebø, gang- og sykkelveg (Risør) Offisiell åpning ble foretatt I forbindelse med grunnervervet, ble det ervervet en hytteeiendom som ble lagt ut for salg. Hytta ble nylig solgt. Byggeregnskap vil bli lagt frem til politisk behandling. Fv 415 Ubergsmoen, gang- og sykkelvegbru (Vegårshei) Statens vegvesen arbeider med prosjektering av bru og veg. Prosjektet ventes utlyst i løpet av høsten. Før utlysing vil det bli framlagt oppstartmelding til politisk behandling. Fv 48 Lillesandsveien, fortau (Grimstad) Oppstartmelding for hele prosjektet ble behandlet i fylkestinget i sak 25/217 med en samlet kostnadsramme på 21,5 mill. kroner. Kontrahering av entreprenør ble foretatt våren 217. Byggearbeidene pågår. Prosjektet ventes ferdigstilt i november måned, med unntak av asfaltslitelag som utsettes til våren 218. Fv 42 Biesletta (Grimstad) Offisiell åpning av anlegget ble gjennomført Det gjenstår noen reklamasjonsarbeider. Byggeregnskap vil bli lagt frem for politisk behandling. Fv 127 Kilsund-Vatnebu, gang- og sykkelveg (Arendal) Revidert reguleringsplan er vedtatt. Grunnerverv pågår og tilbudsgrunnlag er utarbeidet. Prosjektet planlegges utlyst høsten 217. Tertialrapport 65(72)

84 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Fv.42 Skarpnes-Natvig, GS/fortau Gjennom drøftinger med kommunen og berørte grunneiere i området er det enighet om å bygge fortau i stedet for gang- og sykkelveg på strekningen. Prosjektering pågår. Bompengeprosjekt Fv 42 Storemyr Birkeland, gang- og sykkelveg (Lillesand og Birkenes) Hele prosjektet ble offisielt åpnet Mindre gjennstående arbeider ble ferdigstilt våren 217. Fv 42 Storemyr, rundkjøring I et samarbeid med Lillesand kommune bygges det nå en rundkjøring på fv 42 ved Storemyr. Lillesand har ansvar for alle kostnader. Trafikksikkerhetstiltak Diverse TS-tiltak Det er planlagt følgende tiltak i 217: Fv 215 His krk. siktsone Fv 211 Lisabakken, utført Fv 235 Fossbekk, fortau, utført Fv 42 Feviktoppen, nedsenk kantstein i avkj. Fv 39 Kjekstadveien, TS, utført Fv 35 Feviktoppen, TS, utført Fv 44 Roresand, rekkverk, utført Fv Rekkverk i forb. med forarbeider før asfalt, pågår Fv 34 x fv 33 TS Fjære kirke Fv 415 Selåsvatn, ensidig dobbel bussholdeplass. Planlegges utført i forbindelse med gs-bru Ubergsmoen. Fv 8 Frydendal Risør sentrum, utbedring av Buvikvegen, rekkverk ved Holmen. Risør kommune skal først bygge kai og gangbane. Fv 196 Alve, breddeutvidelse, utført Forkjørsvegregulering I investeringsbudsjettet for 217 er det avsatt,5 mill. kroner til forkjørsvegregulering av fylkesveger. En har i 217 prioritert følgende veger: Fv 414 Ubergsmoen x fv 415 Høl (Vegårshei), utført Fv 416 Myra x fv 414 Akland x E18 (Vegårshei/Risør), utført Fv 417 Renstøl x fv 418 Bråten x fv 416 (Gjerstad/Vegårshei), utført Fv 42 Blakstadheia, rundkjøring (Froland) Prosjektet omfatter bygging av ny rundkjøring på fv 42 i kryss ved veg til næringsområdet på Blakstadheia hvor også fv 156 til Gullknapp skal legges om. Prosjektet omfatter også kommunale anlegg, som overvann-, vann- og avløpsanlegg. Det er inngått finansieringsavtale og gjennomføringsavtale mellom Froland kommune og fylkeskommunen. Oppstartmelding for prosjektet ble behandlet i fylkesutvalget i sak 6/216. Fylkestinget har bevilget 6 mill. kroner til prosjektet. Kollektivtrafikktiltak Kollektivtiltak Linje 11, Eydehavn Arendal Grimstad, er prioritert i dette prosjektet. Tiltak prioriteres i kollektivgruppa, en administrativ gruppe sammensatt av representanter fra AKT, fylkeskommunen og Statens vegvesen. Det er avtalt et tilskudd på 1 mill. kroner til Tertialrapport 66(72)

85 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 holdeplasser på fv 41 som Arendal kommune bygger i forbindelse med ny rundkjøring i Barbu. Videre planlegges det bygging av to busslommer på fv 42 i kryss med E18 ved Nedenes og to busslommer på fv 42 ved Borkedalen i Lillesand. Kollektiv, mindre tiltak En administrativ gruppe hvor fylkeskommunen, AKT og Statens vegvesen deltar, vurderer behov for og prioriter kollektivtiltak. Kollektivgruppa prioriterer strakstiltak for inntil 1 mill. kroner per år. Planlegging Det ble i budsjett 217 avsatt 6 mill. kroner til planlegging av investeringsprosjekter og 1 mill. kroner til planlegging ATP Arendalsregionen. Det pågår planleggingsarbeid på ulike plannivåer. I forbindelse med fullfinansieringen av Havstadtunnelen er 1 mill. kroner fra posten planlegging investeringsprosjekter omdisponert til prosjekt fv 41 Havstadtunnelen, oppgradering. De viktigste planprosjektene utenom bypakka er: Fv 415 Ubergsmoen, GS-bru Fv 42 Skarpnes-Natvig, GS/fortau Fv 42 Hovland-Lislevatn Fv 41 Grenstøl-Glastad Fv 323 Ose bru Ny veg til Arendal havn, Eydehavn Planlegging, ATP/Bypakke Som et ledd i Areal- og transportplanarbeidet (ATP) pågår det planleggingsarbeid på ulike plannivåer. Planprosjektene er noe omdefinert etter rapporteringen for 1. tertial. De viktigste er: Fv Arendal Vest, planprogram. Omfatter bl.a. Myrene Stoa Strømmen. Fv Arendal øst, planprogram. Omfatter bl.a. Barbudalen og Kystveien ut til Krøgenes. Fv Myrene - P-hus vest. Byggeplan, samarbeidsprosjekt mellom P-hus vest, Arendal kommune og fylkeskommunen. Fv 42 Parkveien Blødekjær Sykehuset, reguleringsplan Fv Arendal, Gatebruksplan Fv Grimstad, Gatebruksplan Fv 42 Rådhuset-Odden, reguleringsplan Fv Mulighetsanalyse Arendal, ferdig Info ATP Bypakke Fv Arendal, transportmodell sentrum, Aimsun Fv Grimstad, transportmodell sentrum, Aimsun Fv 42 Arendal-Grimstad m. arm til Haugenes, hovedsykkelveg, forprosjekt Fv 42 Odden Øygardsdalen, forprosjekt Grunnerverv Bevilgningen er forutsatt benyttet til eventuelle strategiske kjøp av hus/eiendom og til kostnader knyttet til arbeider med oppmåling og sluttoppgjør av mindre tiltak. I forbindelse med grunnerverv til gs-bru over Storelva ved Ubergsmoen, kom det opp at en grunneier vurderte salg av hus som ligger tett inntil fv 415 i krysset med fv 414. Det ble besluttet å kjøpe dette huset for deretter å rive det. Tertialrapport 67(72)

86 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Prosjekter med bevilgning i tidligere års budsjett Nedenfor gis en kort omtale av prosjektene der bevilgningen er gitt i tidligere års budsjetter, men prosjektene ikke er avsluttet. Opprustning av bygningsmasse skolesektoren For perioden er det avsatt 3 mill. kroner per år til opprustning av bygningsmasse i skolesektoren. Det gjenstår bl.a. arbeider knyttet til rehabilitering av Risør videregående skole. Det er noe forsinkelser i disse arbeidene. Prosjektet ventes ferdigstilt i første halvdel 218. Driftsbygningen ved Tvedestrand og Åmli videregående skole avd. Holt. Driftsbygningen ved Tvedestrand og Åmli videregående skole avd. Holt ble tatt i bruk oktober 216. I tilknytning til byggingen er det lagt opp til investeringer i form av et pilotprosjekt for fremtidsrettede energiløsninger (Miljøpaviljongen). Totalkostnaden for miljøpaviljongen estimeres nå noe høyere en avsatt ramme på 8 75 mill. kroner men eventuelle overskridelser forventes dekket opp innenfor prosjektenes totalramme. Byggearbeidene forventes ferdigstilt i løpet av 217/tidlig 218 hvorpå det vil bli gjennomført en test/prøve periode frem til sommeren 218. Vinkelbygget i Grooseveien i Grimstad Som oppfølging av fylkestingets vedtak i sak 21/216, vedrørende innhold og organisering av oppfølgingstjenesten og fagopplæring i Aust-Agder, ble det i rapporten for 1. tertial bevilget 6 mill. kroner til opprustning av Vinkelbygget. Arbeidene er på det nærmeste avsluttet. 2.4 Prosjekter uten bevilgning i årets budsjett Kjøp av arealer Gårdsdriften ved Tvedestrand og Åmli videregående skole avd. Holt er basert på drift av egne arealer/jorder i tillegg til at det leies noe arealer. Et av arealene som leies eies av Tvedestrand kommune, og en har nå fått tilbud om å kjøpe disse. Det er en parsell (teig nr 1) på gnr 32 bnr 18 som er på 9,5 dekar, hvorav 5,5 dekar er fulldyrka mark og det resterende er innmarksbeite/potensielt innmarksbeite. Kjøpesummen er satt til kroner. I tillegg kommer delingsgebyr, tinglysning m.m. Samlede kostnader vil være 6 kroner. Fylkesrådmannen vil tilrå at en kjøper denne parsellen, og at kostnadene dekkes ved bruk av ubundet investeringsfond. Da dette er kjøp av fast eiendom skal utgiftene føres i investeringsregnskapet. Tertialrapport 68(72)

87 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Regionale utviklingsprosjekter 21.1 Regionale utviklingsprogram Agder Regionalt utviklingsprogram (RUP) viser føringer og prioriteringer av de regionale utviklingsmidlene fra KMD og fylkeskommunens konsesjonskraftinntekter. Fylkestinget vedtok i sak 73/216 Regionale utviklingsprosjekter 217. I fylkestingssak 12/217 og 32/217 ble det innarbeidet en økning i de distrikts- og regionalpolitiske virkemidlene på 4 87 som følge av Stortingets endelige budsjettvedtak. I dette beløpet er Aust Agder fylkeskommunes andel knyttet til Interreg. prosjekter ikke innarbeidet, da disse midlene utbetales direkte til fylkeskommuner som er sekreteriat for enkelte program/delprogram, i dette tilfellet Østfold fylkeskommune. I det følgende gis en tilbakemelding på disponeringen av midlene per Det er utarbeidet felles regionale utviklingsprosjekter med Vest-Agder fylkeskommune, RUP Agder, og regionale utviklingsprosjekter for Aust-Agder fylkeskommune, RUP Aust-Agder. Målsettingen med begge program er å følge opp Regionplan Agder 22. Hovedsatsingsområdene for RUP Agder er de samme som i Regionplan Agder 22 som er vedtatt av fylkestingene i begge Agderfylkene. Nedenfor gis det oversikt over de fem satsingsområdene for Aust-Agder fylkeskommune innenfor RUP Agder hvor underliggende prosjekter er synliggjort. Satsingsområder/tiltak (tall i 1 kroner). ØKT SAMHANDLING Budsjett 217 Bevilget 217 Rest Regionplan Agder Agderkonferansen Arendalskonferansen 1 1 Arendalsuka KLIMA: Høye mål - lave utslipp Klimapartnere GPS merkeprosjekt villrein DET GODE LIVET: Agder for alle Handlingsprogram for LIM-planen 4 4 Standart for likestilt arbeidsliv UTDANNING: Verdiskaping bygd på kunnskap Samarbeidsavtale - UiA/RIS Tiltak i samsvar med VINN Agder handlingsprogram: Forskningsregion Agder 1 2 Vekst og omstilling Agder Internasjonal strategi - prosjekter Innoventus Sør AS GCE NODE Tertialrapport (72)

88 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial 217 Satsingsområder/tiltak (tall i 1 kroner) Budsjett 217 Bevilget 217 Rest NCE Eyde 6 6 Digin Klynger og innovasjonsmiljøer 6 Gründeruka 16 Agderprosjektet KOMMUNIKASJON: De viktige veivalgene 2 2 Det Digitale Agder Olympiatoppen Sør Campus Grimstad Arena KULTUR: Opplevelser for livet Agders uthavner Sum RUP Agder 217 Satsingsområder/tiltak (tall i 1 kroner) Aust-Agder 217 Bevilget 217 Rest LANGSIKTIGE SATSINGER RUP AGDER Sørlandets Europakontor AS Krypsivprosjektet Vitensenteret Sørlandet Ungt entreprenørskap Agder USUS AS/Visit Sørlandet Tertialrapport 7(72)

89 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Regionale utviklingsprosjekter Aust-Agder Regionplan Agder 22 er lagt til grunn også for regionalt utviklingsprogram Aust-Agder. Nedenfor gis det en oversikt over tildelingene innenfor RUP Aust-Agder. Satsingsområder/tiltak (tall i 1 kroner) Budsjett 217 Bevilget 217 Rest. ØKT SAMHANDLING Riksveg Regionalt næringsfond i Østregionen Regionalt næringsfond for Arendal, Froland og Grimstad Sørlandsporten Næringshage 3 3 Omstillingsprosjekter i Østregionen 5 Entreprenørskapsmobilisering/kompet anse 5 Setesdal regionråd Regionalt næringsfond Setesdal Regionalt næringsfond for Birkenes, Iveland og Lillesand Innovasjon Norge - bedriftsrettet støtte 5 5 Omstilling og bærekraftig utvikling i distriktene KLIMA: Høye mål - lave utslipp 2. DET GODE LIVET: Agder for alle 5 5 Skolen som arena for barn og unges psykiske helse 3 3 Butikkutvikling i Sør Trainee Sør AS og trainee i fylkeskommunen 4 4 Offentlig PhD i Aust-Agder fylkeskommune KOMMUNIKASJON: De viktige veivalgene 5. KULTUR: Opplevelser for livet Stiftelsen Arkivet 5 5 Trebåtfestivalen i Risør UTDANNING: Verdiskaping bygd på kunnskap RUP Aust-Agder Tertialrapport (72)

90 17/22 Rapport for 2. tertial / Rapport for 2. tertial 217 : Rapport 2. tertial Udisponert ramme Tabellen nedenfor gir en oversikt over bevilgninger fra udisponert ramme. Det framgår av oversikten at det per gjenstår om lag 1,2 mill. kroner av udisponert ramme. Til disposisjon Beløp Vedtatt budsjett, konsesjonskraftmidler Tidligere indratte KMD midler Sum 5 52 Tiltak (tall i 1 kroner) Bevilget Politiske saker: Oppfølging av regional plan for LIM i kommunene 5 Utvikling av digital infrastruktur 2 Etablering av Invest in Agder 6 Klimapartnere, øking 8 Kyststi i Agder Utvikling av Nibio Landvik til nasjonalt kompetansesenter for blomstereng 92 Horisont 22: EUs program for forskning og innovasjon 18 Ny giv i sauehaldet 15 Fullmaktssaker: Tilskudd brygge, Saltholmen Fyr 15 Fremdrittsrettet campingnæring i Aust-Agder 15 Økt verdiskaping for trebasert næringsutvikling på Agder 1 Den store pengedagen Konferansen Sjømat på Sørlandet Klimakonferanse Flødevigen Bynatt 217 Nettverket av Næringsselskaper på Agder Partnerskap i TEDx E-helse alliansen Lokalmataktiviteter - Naturligvis Kommersialisering av forskningsresultater (FORNY programmet) 36 Flerkulturell Verdiskaping 2 Sum Rest udisp. ramme 1 18 Tertialrapport 72(72)

91 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Saksframlegg Arkivsak-dok. Saksbehandler 17/ Martin Zeiffert Utvalg Hovedsamarbeidsutvalget Administrasjonsutvalget Fylkesutvalget Fylkestinget Møtedato Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og Det Digitale Østre (DDØ) 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fylkestinget slutter seg til at IKT Agder IKS og DDØ sammenslås og at man oppretter den nye virksomheten IKT Agder i henhold til 27 i Kommuneloven. 2. Forslag til vedtekter for IKT Agder legges til grunn for den nye virksomheten. 3. Fylkestinget legger til grunn at sammenslåing av DDØ og IKT Agder IKS medfører mer kostnadseffektive og bedre tjenester for alle eierne ved opprettelsen av det nye samarbeidet. 4. Sammenslåingen av de to samarbeidene håndteres som en virksomhetsoverdragelse etter Arbeidsmiljøloven 16 med de rettigheter og plikter for de ansatte som følger av denne lovbestemmelsen. I tillegg legges det til grunn en egen avtale mellom partene som utdyper, supplerer og presiserer de ansattes rettigheter og plikter. Medarbeidere i ny virksomhet viderefører sine pensjonsrettigheter i KLP. 5. Den sammenslåtte IKT-virksomheten overtar fra 1. januar 218 alle passiva og øvrige forpliktelser IKT Agder IKS og DDØ på dette tidspunktet har overfor eksterne virksomheter, herunder leverandører. IKT Agder IKS og DDØ overfører fra 1. januar 218 alle aktiva som de på dette tidspunktet har, og som naturlig hører inn under virksomhetene, til den sammenslåtte IKT-virksomheten. Disse aktiva skal ikke verdsettes særskilt i denne prosessen. Eierinteresser baseres på eiernes budsjetterte kjøp fra IKT-samarbeidet. 6. Egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS skal på sammenslåingstidspunktet tilbakeføres eierne etter faktiske uttak av tjenester, med halvparten av innestående sum 1.juli 218 og resten 1.juli 219. Dokumentnr.: 17/ side 1 av 8

92 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Den nye IKT-virksomheten får anledning over tid til å bygge opp fond innfor en maksimal ramme på 1 millioner kroner for å kunne dekke svingninger i driftsutgiftene. 7. Fylkestinget legger til grunn at det nye samarbeidet etableres med styrende organer som overtar fullt driftsansvar hos alle ni eierne fra Dokumentnr.: 17/ side 2 av 8

93 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ 2. SAMMENDRAG Forslaget om å slå sammen de to selskapene IKT-Agder og DDØ har en bekgrunn i ønsket om å levere bedre og mer kostnadseffektive tjenester til innbyggere og ansatte i eierkommunene og fylkeskommunen. Et omfattende utredningsarbeid viser at man ved en fusjon kan danne en et nytt profesjonelt samarbeid med økonomiske og kvalitative gevinster for eierne. Den anbefalte organisasjonsmodellen for det nye samarbeidet er hjemlet i 27 i kommuneloven. Aust-Agder fylkeskommune vil bli 3. største eier i samarbeidet. Kostnadsfordeling mellom eiere vil være etter antall brukere og etter fastsatte fordelingsnøkler. Med bakgrunn i utredningsarbeidet som er gjort i saken om fusjon av IKT Agder og DDØsamarbeidet, samt vurderinger av fylkeskommunens behov for profesjonelle IKT-tjenester fremover, tilrår fylkesrådmannen at sammenslutningen gjennomføres. Sammenslåingen vil formelt tre i kraft fra 1.januar BAKGRUNN FOR SAKEN Da IKT Agder ble opprettet i 23 hadde man som mål å oppnå høyere kvalitet og bedre effektivitet gjennom samarbeid. I tillegg ønsket man å etablere et sterkt IKT-miljø på Sørlandet som kunne bidra til regional vekst og utvikling. I løpet av de årene som er gått har man nådd disse målene og IKT-Agder scorer i dag svært høyt på digital modenhet og tilbyr rådgivning og prosjektledelse tilpasset eiernes behov. Initiativet til å utrede en eventuell sammenslåing av DDØ og IKT Agder kom fra ledelsen i de to virksomhetene. Rådmennene i Østre Agder drøftet forslaget i sitt møte 2.mai 216 og ga sin tilslutning til å utrede sammenslåingen. I møte 3.juni 216 ble styret i Østre Agder orientert om det pågående utredningsarbeidet og gjorde der følgende vedtak: Styret for Østre Agder tar til orientering at det pågår en dialog mellom IKT Agder og DDØ med sikte på å legge grunnlag for en framtidsrettet driftsorganisasjon for dekning av kommunenes behov for datatjenester. PA Consulting AS fikk oppdraget med å gjennomføre en mulighetsstudie. Rapporten DDØ og IKT-Agder - Utredning av sammenslåing (vedlegg 1) ble presentert for styret i Østre Agder 21.oktober 216. I dette møtet gjorde styret følgende vedtak: Styret tar orienteringen om det pågående prosessen med sikte på å slå sammen DDØ og IKT Agder til etterretning og legger til grunn at prosessen videre blir ivaretatt av de styrende organer for de to virksomhetene. Det forutsettes at den videre prosess forankres politisk i den enkelte kommune/fylkeskommune. Med bakgrunn i denne rapporten og anmodningen fra styret i Østre Agder, fattet representantskapet i IKT Agder IKS og kommunestyrene i Tvedestrand, Gjerstad og Risør samt rådmannen i Åmli vedtak om en intensjon om å slå sammen IKT-samarbeidene DDØ og IKT Agder IKS. Vegårshei kommunestyre vedtok å utrede samarbeidet ytterligere. Dokumentnr.: 17/ side 3 av 8

94 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Formannskapene og fylkesutvalget i IKT Agder-samarbeidet har vært orientert om prosessen. I det videre arbeidet fram mot en eventuell sammenslåing engasjerte rådmennene i Østre Agder en ekstern konsulent fra Bouvet Norge AS for å bistå med ytterligere utredning av konsekvenser av sammenslåing med vekt på følgende punkter: Tydeliggjøring utover PA rapporten hvorfor en ønsker å slå sammen selskapene (Fordeler og ulemper ved en eventuell sammenslåing av ikt samarbeidene) Forslag til sammenslåingsprosess og overgangsmodeller Kartlegging av økonomiske konsekvenser, felles gevinstrealisering utover eksisterende kartlegging, med fokus på tjenesteleveranse for innbyggere og ansatte. Konsekvenser for ansatte i selskapene og hvordan disse skal ivaretas ved en sammenslåing Organisasjons- og styringsmodell for det nye ikt samarbeidet Samarbeidsmodell mellom kommunene i det nye ikt samarbeidet Juridiske og formelle aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse med sammenslåing I hvilken grad et omfattende/ tett samarbeid vil kunne være et alternativ til sammenslåing. Samfunnsanalyse av konsekvensene for en eventuell flytting av kompetansearbeidsplasser (det foreligger en enkel analyse fra sekretariatet i Østre Agder som det kan bygges videre på). I en samfunnsanalyse er det aktuelt å også belyse eventuelle miljøkonsekvenser. Utredningen skulle også levere forslag til vedtekter for en ny virksomhet. Rådmennene opprettet en styringsgruppe for utredningsarbeidet med tre rådmenn og tre tillitsvalgte. De fikk bistand av ledere i DDØ og IKT Agder samt sekretariatet i Østre Agder. Styringsgruppen og representantene fra ledelsen har bistått utreder under arbeidet. Utreder har også hatt møter med medarbeidere i virksomhetene. Ved månedsskiftet mai/juni 217 forelå rapporten Utredning av eventuell sammenslåing DDØ og IKT Agder med tilhørende utkast til vedtekter for ny felles IKT-virksomhet (vedlegg 2 og 3). I styringsgruppen framkom det en dissens fra Fagforbundet til flertallets valgte organisasjonsmodell (vedlegg 4). Fagforbundet er imidlertid enig i forslaget om sammenslåing. Etter anmodning fra kommunene i DDØ og rådmennene i Østre Agder ble det utarbeidet en oversikt over økonomiske effekter av sammenslutningen for disse kommunene (vedlegg 5). På kort sikt vil IKT-kostnadene for DDØ-kommunene være uforandret eller øke svakt. Etter to til fem år vil de oppnå både økonomiske, kapasitetsmessige og kvalitetsmessige gevinster av sammenslåingen. Etter møte mellom rådmennene i Østre Agder og fylkesrådmannen 26. juni 217 har IKT Agder IKS utarbeidet et notat som konkretiserer forventede økonomiske, kvalitative og samfunnsmessige effekter ved en sammenslåing (vedlegg 6). Dokumentnr.: 17/ side 4 av 8

95 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Ledelsen i IKT Agder IKS har på oppdrag fra styringsgruppen også gjort en vurdering av økonomiske og praktiske konsekvenser knyttet til valg av nytt navn til den nye virksomheten (vedlegg 7). Vedtak i de andre eierkommunene Saken om sammenslutning av de to selskapene behandles i eierkommunene høsten 217. Foreløpig er saken ferdigbehandlet i to kommuner: Arendal kommune har 28. september enstemmig vedtatt fusjon mellom IKT Agder IKS og DDØ. Vedtektene er i tråd med det som ble vedtatt i Arendal. Vegårshei har 5. september enstemmig gått imot sammenslutningen, med mulighet for ny behandling avhengig av vedtakene i de andre eierkommunene. I de resterende kommunene foreligger det forslag fra rådmennene om å vedta fusjonen. 4. VURDERINGER OG ANBEFALINGER Digitalisering innen offentlig sektor setter store krav til leverandører av IKT-tjenester. En utvikling mot større enheter med spisset kompetanse innen rådgiving, sikkerhet og jus vil være nødvendig for å opprettholde og forbedre kvaliteten på tjenestetilbudet. Denne utviklingen går svært raskt. Et større IKT-miljø med riktige ressurser kan bidra positivt til digitalisering av tjenester for innbyggere og ansatte. Digitalisering og innovasjon er to områder hvor det satses nasjonalt, regionalt og lokalt. Eierkommunene trenger høy og riktig kompetanse i egen organisasjon for å møte fremtidens utfordringen innen digitaliseringen. Et sterkt IKT-miljø styrker også regionen ved å være et nav innenfor dette fagfeltet. Fylkesrådmannen mener at sammenslåing av IKT Agder og DDØ gir grunnlag for sterkere innovasjon- og utviklingskraft. Sikkerhetsutfordringene innen IKT og krav til personvern øker. Riktig kompetanse og store robuste miljøer vil være viktig for å stå imot daglige data-angrep og for å sikre fylkeskommunens og innbyggernes interesser. Nasjonal sikkerhetsmyndighet uttaler at de fleste offentlige IKT-avdelinger i Norge er for små til å stå imot de nye truslene mot digital infrastruktur. Innføring av ny EU personvernforordning i mai 218 øker behovene ytterlige for sterk organisering av personvern og sikkerhetsarbeid. Den fusjonerte IKT-virksomheten kan bidra til å heve kvalitet og bidra til større bredde i det interkommunale samarbeidet over tid. De foreliggende rapportene underbygger, etter fylkesrådmannens vurdering, gevinstene av å samle de to IKT-samarbeidene. Gevinstene som dokumenteres i rapporten fra PA Consulting underbygges av utredningen fra Bouvet Norge as. I tillegg gir denne utredningen argumenter for valget av styringsmodell for IKT-virksomheten og den legger videre en plan for iverksetting. Organisering Aust-Agder fylkeskommune er i dag medeier i IKT Agder IKS. Selskapet er organisert som et interkommunalt selskap der rådmennene i eierkommunene utgjør representantskapet. Styret Dokumentnr.: 17/ side 5 av 8

96 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ i selskapet består av styreleder, representanter fra eierkommunene med ulik faglig bakgrunn, fagforening og en ansattrepresentant. Den anbefalte organisasjonsmodellen for det nye samarbeidet er hjemlet i 27 i kommuneloven. Den foreslåtte modellen der samarbeidet blir et eget rettssubjekt er utviklet for virksomheter med et forretningsmessig preg. Løsningen med eget rettssubjekt bidrar til at alle eiere vil få likeverdighet i samarbeidet. Den anbefalte styringsmodellen har to nivåer. Rådmennene i de ni eierkommunene vil utgjøre representantskapet, som i denne organisasjonsformen benevnes «styre». Representantskapet er eiernes organ, er selskapets øverste myndighet, og har ansvar for fastsetting av budsjett, økonomiplan, regnskap og vedtak om større kapitalinvesteringer eller andre investeringer av vesentlig betydning. Et driftsstyre vil forvalte selskapet på vegne av deltakerkommunene. Medlemmene utpekes av representantskapets styremedlemmer og ansattrepresentanter. Denne forvaltningsmyndigheten må utøves innenfor rammen av selskapets formål, selskapsavtalen og selskapets årsbudsjett som vedtas av representantskapet, samt vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Fylkesrådmannen mener den foreslåtte to-nivåløsningen med eget rettssubjekt bidrar til profesjonell styring, der driftsstyret blir en viktig støttespiller i utviklingen av selskapet sammen med daglig leder. Fylkesrådmannen vil likevel understreke at det strategiske ledelsesansvaret skal ligge i styret (representantskapet) der alle eiere er representert. Dette innebærer begrensninger i hvilke oppgaver styret har anledning til å overlate til driftsstyret. Videre vil en understreke at den nye virksomheten må etablere og videreutvikle et forvaltningssystem som sikrer at det er fagmiljøene i deltakerkommunene som legger føringer for prosess og beslutninger knyttet til digitalisering og IKT-utviklingsprosjekter. Den valgte modellen gir mulighet for utvidelse av samarbeidet. Om den nye Agder fylkeskommune i fremtiden skal benytte IKT-Agder som leverandør av IKT-tjenester vil man måtte komme tilbake til. Vest-Agder fylkeskommune har organisert IKTvirksomheten som en del av sentraladministrasjonen. I arbeidet med etablering av Agder fylkeskommune vil en se nærmere på fordeler og ulemper ved de to måtene å organisere IKT-virksomheten på som grunnlag for valg av løsning. Man vil da vurdere muligheten for at et større, sammenslått IKT Agder kan være en god tjenesteleverandør for Agder fylkeskommune og i tillegg være en styrke for den nye regionen. Samtidig vil det, dersom Agder fylkeskommune velger en annen løsning, likevel være viktig for de involverte kommuner å etablere en ny og større felles organisasjon. Navn Man har drøftet forslag til nytt navn på virksomheten. Det foreligger også en vurdering av effekter av å skifte navn fra IKT Agder (vedlegg 7). Fylkesrådmannen slutter seg til vurderingen om at det vil være hensiktsmessig å videreføre navnet IKT Agder. Dokumentnr.: 17/ side 6 av 8

97 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ Kostnadsfordeling og eierskap Fylkesrådmannen er av den oppfatning at betaling for bruk av virksomhetens tjenester blir et riktig kriterium for fordeling av kostnadene ved virksomheten. Derfor slutter man seg til at dagens betalingsmodell for IKT Agder skal videreføres. Ettersom den nye virksomheten foreslås å bli organisert som et interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven vil de samarbeidende kommuner og fylkeskommunen sammen stå direkte ansvarlig for driften. Med bakgrunn i at de to virksomhetene har hatt ulik organisering, en som vertskommuneløsning og en som IKS så er den økonomiske stillingen til de to virksomhetene svært ulik. For å kunne dekke de løpende driftsforpliktelser er det i IKT Agder IKS bygget opp en driftskapital som pr årsskiftet 217/218 er om lag 1 millioner kroner. De nåværende virksomhetene går inn med de verdier de besitter ved sammenslåingstidspunktet i en ny felles virksomhet uten at disse verdsettes og legges til grunn for framtidige eierinteresser. Unntatt fra dette er egenkapitalen i form av bankinnskudd i IKT Agder IKS på sammenslåingstidspunktet. Man foreslår derfor at driftskapitalen i form av bankinnskudd skal tilbakeføres eierne av IKT Agder IKS etter eiernes faktiske uttak av tjenester. For Aust-Agder fylkeskommune medfører dette at en får tilbakebetalt i størrelsesorden 2-2,5 mill. kroner fordelt på 2 år. Gevinster ved sammenslåing Fylkesrådmannen legger til grunn at begge utredningene og notatet fra IKT Agder IKS synliggjør et potensial for å frigjøre ressurser i det fremtidige IKT-samarbeidet. Det anslås at man kan frigjøre ressurser tilvarende 6-7 årsverk. De frigjorte ressursene vil være viktige for å kunne møte økte behov innen tjenesteyting, samfunnssikkerhet og kvalitetssikring i forvaltningen. Den nye IKT-virksomheten vil få økt tyngde i markedet og dermed større forhandlingsmakt. En ny og større virksomhet vil kunne være en spennende kunde og utviklingspartner for leverandører og være en attraktiv arbeidsgiver i regionen. Man forventer at IKT-kostnadene for de nåværende eierne av IKT Agder IKS i første fase (2 år) vil endres lite, men at en på sikt vil kunne hente ut både økonomiske, kapasitetsmessige og kvalitative gevinster (vedlegg 6). Digitaliseringsrundskrivet fra KMD, rapporter fra nasjonal sikkerhetsmyndighet og erfaringer fra dagens IKT-Agder-samarbeid peker på at man må profesjonalisere IKT for å kunne levere støtte til tjenestene som skal leveres fra fylkeskommunen fremover. Størrelse blir en viktig faktor for å få dette til. Målinger av kommunale IKT-samarbeid i 213 viser at samarbeidenes størrelse gir økonomiske fordeler i form av lavere pris og bedre kvalitet på tjenestene. Dokumentnr.: 17/ side 7 av 8

98 av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ 4. KONKLUSJON Med bakgrunn i utredningsarbeidet som er gjort i saken om fusjon av IKT Agder IKS og DDØ-samarbeidet, samt vurderinger av fylkeskommunens behov for profesjonelle IKTtjenester fremover, tilrår fylkesrådmannen at sammenslutningen gjennomføres. Arbeidet starter straks nødvendige vedtak er fattet i eierkommunene og sammenslåingen vil formelt tre i kraft fra 1.januar TIDLIGERE BEHANDLING Fylkesrådmannen fremmer saken for hovedsamarbeidsutvalget i møte 9. oktober 217 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Fylkesrådmannen fremmer saken for administrasjonsutvalget i møte 1. oktober 217 med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Vedlegg Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Vedlegg-2-Rapport Bouvet Norge AS Vedlegg 3 Forslag til vedtekter for IKT - Agder Vedlegg-4-Uttalelse-fra-Fagforbundet-vedr-fusjon-IKT-Agder-og-DDO Vedlegg-5-Økonomiberegning-DDØ-kommuner Vedlegg-6-Gevinster-for-IKT-Agder Vedlegg-7-Innspill-fra-IKT-Agder-til-navnevalg Vedlegg-8-Digitaliseringsrundskrivet 217 Vedlegg-9-Digitalisering i kommunal sektor Dokumentnr.: 17/ side 8 av 8

99 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting DDØ OG IKT-AGDER UTREDNING AV SAMMENSLÅING 2. september 216

100 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting PA Regional Office: PA Consulting Group Verkstedveien 1 PO Box 15,Skøyen 212 Oslo Tel: Fax: Versjon nr.: Utarbeidet av: Dokumentreferanse: 1.

101 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting FORORD/SAMMENDRAG PA Consulting har på oppdrag fra rådmennene i eierkommunene og daglige ledere i IKTsamarbeidene gjennomført utredningen om sammenslåing av de to selskapene. Utredningen bygger på informasjonsinnsamling fra IKT-samarbeidene, semistrukturerte intervjuer med utvalgte rådmenn og lederne i IKT samarbeidene, og arbeidsmøter med lederne og medarbeidere. I Rapporten beskrives kvalitative, økonomiske forhold og mulige gevinster en sammenslåing vil kunne innebære. IKT-samarbeidene varierer i modenhet på ulike områder. For DDØ vil sammenslåing innebære muligheten til å tilby mange fler og gjerne nye innbyggernære tjenester. Som del av et større samarbeid vil DDØ kunne redusere sårbarheten når nye og flere tjenester tilbys innbyggere og ansatte. For begge IKT-samarbeidene vil sammenslåing styrke gjennomføringskraften, utviklingstakten vil kunne økes, og digitale løsninger vil kunne lanseres raskere. Det er også grunn til å anta at en sammenslåing vil øke endringsevnen, lokalt og samlet for partene. De kvalitative gevinstene et større IKT-samarbeid vises særlig på følgende tre områder: Helse og velferd, Skole og Plan bygg og geodata. Et sammenslått samarbeid vil bli en enda sterkere utviklingsaktør på felt som ehelse, der særlig velferdsteknologi er en fellesnevner for å håndtere pålagte oppgaver og sikre involvering og medvirkning fra innbyggeren. Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ og IKT Agder- benytter samme løsning. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon og helhetlig skoleløp. På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. For Bygg, Plan og Geodata er elektronisk byggesaksbehandling et viktig område å lansere digitale innbyggertjenester på. Et større IKT-samarbeid vil kunne styrke utviklings- og gjennomføringskraften på dette området for kommunene. Gjennom sammenslåing vil eierkommunene kunne utnytte ressursene bedre og oppnå en større ressurspool å trekke på når prioriterte nye oppgaver skal gjennomføres. Samling av fagpersonell vil styrke og øke den samlede kompetansen og økt innsikt kan bidra til smartere jobbing og forenklende og effektiviserende innbyggertjenester. De økonomiske fordelene ved sammenslåing er størst for DDØ på kort sikt. På lenger sikt vil alle kommuner kunne høste effekt ved standardisering og samordning av tjenesteproduksjonen på tvers av kommunene. Dette bør skje gjennom å etablere felles infrastruktur, ta i bruk felles fagsystemer i alle sektorer, og utnytte innkjøpsavtalene i de eksisterende selskapene. Sammenslåing vil for noen av eierkommunene innebære endringer i kostnader. PA anbefaler derfor at det utarbeides modeller for kostnadsfordeling som sikrer en rettmessig fordeling av kostnader mellom eierkommunene. 1

102 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting INNHOLD FORORD/SAMMENDRAG 1 1 SYNERGIER VED SAMMENSLÅING AV DE TO IKT-SAMARBEIDENE Fakta om selskapene Synergier knyttet til tjenesteomfang Synergier knyttet til fagsystemer Synergier knyttet til IKT-infrastruktur Organisatoriske synergier 24 2 STYRING VED EVENTUELL SAMMENSLÅING Oversikt over alternative selskapsformer Eksisterende selskapsform og styringsmodell i IKT Agder og DDØ Viktige krav til styringen av selskapet Anbefalt selskapsform og styringsmodell 33 3 KONSEKVENSER VED SAMMENSLÅING Økonomiske konsekvenser ved sammenslåing Kvalitative konsekvenser ved sammenslåing 38 4 ANBEFALING Konklusjon Anbefaling 41 VEDLEGG 42 2

103 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting 1 SYNERGIER VED SAMMENSLÅING AV DE TO IKT-SAMARBEIDENE Kapitlet redegjør for fakta om IKT-samarbeidene, dernest drøftes mulige synergier knyttet til tjenesteomfang, fagsystemer, IKT-infrastruktur og organisering. Synergiene er kartlagt med bakgrunn i dokumentasjon tilsendt fra IKT Agder og DDØ, kartlegging blant leverandører av fagsystemer, PAs database med IKT-kostnads- og modenhetsanalyse (etablert i 213), og intervjuer med medarbeidere i IKT-samarbeidene og rådmenn i eierkommunene. Kartleggingen er gjennomført i august og september Fakta om selskapene IKT Agder IKS IKT Agder ble etablert som et interkommunalt selskap i 23. Det interkommunale selskapet er eid av Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. Selskapet er lokalisert i Arendal kommune ved Fylkeshuset i Aust-Agder. IKT Agder tilbyr følgende til eierkommuner og andre eksterne kunder: Service og supporttjenester Drift og forvaltning av IKT systemer Avtaleforvaltning innenfor IKT området Videreutvikling av IKT tjenester i nært samarbeid med kundene Antall årsverk Ved utgangen av 215 hadde IKT Agder tilsatt 45,81 årsverk uten lærlinger. Etter en nedbemanning i 216 har de per 31. august 216 tilsatt 41,4 årsverk uten lærlinger. Selskapet er delt opp i tre avdelinger: Avdeling Service, Avdeling Drift og Avdeling Prosjekt. 31. august Sum årsverk (uten lærlinger) 41,4 43,9 Avdeling Service, årsverk 14,4 17,4 Avdeling Drift, årsverk Avdeling Prosjekt, årsverk 1 1 Tabell 1: Antall årsverk i IKT Agder uten lærlinger 1 IKT-Agder (216): Årsmelding 215. Ved utgangen av 215 hadde selskapet fem lærlinger som ikke er inkludert i beregningene. 3

104 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Antall brukere og innbyggere IKT Agder drifter, forvalter, videreutvikler og supporterer IKT-systemet til eierkommunene som igjen brukes av kommunens innbyggere, ansatte og skoleelever. I eierkommunene er det ca innbyggere2. Brukertilganger til kommunale ansatte 6.41 Brukertilganger til elever 1.83 Totalt antall brukere Tabell 2: Antall brukere av IKT-tjenester i IKT Agder Driftsinntekt, -kostnad og -resultat3 Selskapet har hatt et positivt driftsresultat de siste fire årene og har hatt en stabil driftsinntekt i samme periode Sum driftsinntekter kr kr Driftsinntekter fra eierkommuner kr kr Driftsinntekter fra andre kunder kr kr Sum driftskostnader kr kr Lønns- og personalkostnader kr kr Avskrivninger kr kr Andre driftsutgifter kr kr Driftsresultat kr kr Tabell 3: Driftsinntekt, - kostnad og resultat IKT Agder Styring IKT Agder styres gjennom to styringsorganer, styret og representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste organ og består av rådmennene i de fire eierkommunene. Styret ledes Svein Skisland (rådmann i Vennesla kommune), de resterende styremedlemmene er ansatte i eierkommunene og ansattrepresentanter fra IKT Agder Den digitale østregionen (DDØ) Den digitale østregionen ble etablert i 29. IKT-samarbeidet er organisert som er vertskommunesamarbeid etter 28-1 b jf. kommuneloven. Vegårshei er vertskommune og det er inngått samarbeidsavtale med kommunene Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. 2 SSB (216): Tabell: 1222: Folkemengde og kvartalsvise endringar (K) 3 IKT-Agder (216): Årsmelding Positivt resultat på grunn av aktivering av fellesprosjekter som påløpte kr i

105 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting I samarbeidsavtalen fremkommer det at samarbeidet skal levere tjenester som omfatter alle sider av kommunenes IKT-virksomhet, inkludert telefoni. Antall årsverk Ved utgangen av 215 var det tilsatt 16,5 årsverk uten lærlinger i DDØ. Organisasjonen er delt inn i to avdelinger, drift og utvikling, med åtte årsverk hver. I tillegg kommer det til ett årsverk for daglig leder. 31. august Sum årsverk (uten lærlinger) 16,5 165 Drift 7,5 15,5 Utvikling 8 - Tabell 4: Antall årsverk DDØ uten lærlinger Antall brukere og innbyggere I mellom samarbeidskommunene bruker omkring 495 brukere systemer driftet av DDØ. Det er innbyggere i kommunen6. Brukertilganger til kommunale ansatte Brukertilganger til elever 2.55 Totalt antall brukere 4.95 Tabell 5: Antall brukere av IKT-tjenester i DDØ Selskapets driftskostnader Tabellen under viser selskapets kostnader for 215 og Sum driftskostnader Kr Kr Lønns- og personalkostnader Kr Kr * Andre driftsutgifter Kr Kr Tabell 6: DDØs driftskostnader *Kun inflasjonsjustert 215 tallene. 5 Vegårshei kommune (216): Årsmelding SSB (216): Tabell: 1222: Folkemengd og kvartalsvise endringar (K) 5

106 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Styring IKT-samarbeidet er organisert etter 28-1 b i kommuneloven. Samarbeidskommunene har således delegert myndighet over tjenesten fra hver enkel kommune til vertskommunen, Vegårshei. Det er satt opp et samarbeidsorgan for IKT-tjenesten, et rådmannsutvalg som møtes etter behov. 1.2 Synergier knyttet til tjenesteomfang Innbyggertjenester Digitale innbyggertjenester er kommunale tjenester på nett for innbyggere og næringsliv. Kommunene i IKT-samarbeidene tilbyr en rekke slike tjenester. Ved en eventuell sammenslåing, vil kommunene kunne dra nytte av å ta i bruk innbyggertjenester de fra før ikke tilbyr. Tabellene under lister opp digitale innbyggertjenester som tilbys. Tabellene beskriver hvilket fagområde den digitale tjenesten berører, navn på tjenesten og hvilke systemer den er integrert med. Innbyggertjenester på nett i IKT Agders kommuner: Fagområde Tjeneste Integrert med Eiendom Eiendomsinfo Gemini, ID-porten, Matrikkelen Eiendom Eiendomsdokumenter Gemini, ID-porten, BraArkiv og ephorte Eiendom Eiendomsgebyr Gemini, ID porten Eiendom Feieinformasjon DM Feiing, ID porten Eiendom Renovasjonsinformasjon Gemini, ID porten Eiendom Bestille eiendomsinformasjon Infoland Feiing SMS varsel DM Feiing Vei, vann, avløp og renovasjon SiFra Gemini Renovasjon SMS varsling Gemini Renovasjon Vann, avløp Sanitærmelding Geomatikk Vann, avløp Rørleggermelding Geomatikk Vei Gravetillatelse Geomatikk Parkering Parkering for funksjonshemmede ID-porten Parkering Klage på ilagt parkeringsgebyr/tilleggsavgift Prokom, ID-porten Barnehage Barnehagesøknad Oppvekstportal, Hypernet, ID-porten Barnehage Søknad om redusert foreldrebetaling/gratis kjernetid Prokom, ID-porten 6

107 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Barnehage Søknad om dispensasjon fra utdanningskravet for pedagogisk leder og styrer Prokom, ID-porten Kultur Søknad om inntak - kulturskole SpeedAdmin, ID-porten Kultur Søknad om tilskudd - lag og foreninger Tilskuddsportalen / Prokom Kultur Søknad om arrangementstilskudd/underskuddsgaranti Prokom, ID-porten Skole SFO søknad VFS, ID-porten Skole Påmelding Ferie-SFO Prokom, ID-porten Skole Grunnskoleinnmelding Prokom, ID-porten Skole Utsendelse av varselsbrev SvarUt Skole Søknad videregående Vigo, ID-porten Skole Søknad om skoleskyss Prokom, ID-porten Helse og velferd Søknad om ledsagerbevis Prokom, ID-porten Helse og velferd Hverdagsrehabilitering Egenutviklet system, ID-porten Helse og velferd Registrering - Fritidskontakt/støttekontakt Prokom, ID-porten Helse og velferd Søknad om TT-kort Bygg Byggesøknad Arkiv Innsyn Prokom Næring, bevilling, skatt og gebyrer Søknad om nedsettelse, utsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt Prokom, ID-porten Næring, bevilling, skatt og gebyrer Søknad om bevilling til salg av alkoholholdig drikk Prokom, ID-porten Næring, bevilling, skatt og gebyrer Søknad om serveringsbevilling Prokom, ID-porten Næring, bevilling, skatt og gebyrer Skjenkebevilling Prokom, ID-porten Kart på Nett Kart tjenester Gisline Kino Kjøp av billetter (Grimstad) Bibliotek Internett søk mot bibliotek Bibliofil og Mikromac Tabell 7: Innbyggertjenester tilgjengelig på nett fra kommunene innen IKT Agder Innbyggertjenester på nett i DDØs kommuner: 7

108 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Fagområde Tjeneste Integrert med Barnehage Opptak barnehage Visma barnehage HR Stillingssøknader Ephorte Kart på Nett Kart tjenester Gisline Politiske tjenester Innsyn i kommunale dokumenter Ephorte Kino Kjøp av billetter Havneavgift Kjøp av havneavgift Div. havne systemer Byggesøknad Byggsøk Ephorte Bibliotek Internett søk mot bibliotek Bibliofil Tabell 8: Innbyggertjenester tilgjengelig på nett fra kommunene innen DDØ Potensielle synergier Eierkommunene i IKT Agder tilbyr til sammen 4 ulike innbyggertjenester på nett, og DDØ tilbyr åtte ulike tjenester. Ved en potensiell sammenslåing av de to selskapene, kan DDØ-kommunene ta i bruk 32 nye innbyggertjenester på nett. Gjenbruk av tjenestene vil i noen tilfeller kreve at kommunene som bruker dem har like fagsystemer, mens andre tjenester er enkle, og kan tas i bruk uten store kostnader Tjenester for kommunenes ansatte Dette delkapitlet gir oversikt over IT-tjenester ansatte i kommunene mottar fra IKT-samarbeidene. IKT Agder IKT Agders eierkommuner regulerer tjenester og kvaliteten på disse i en tjenestenivåavtale (Service Level Agreement/SLA). Tjenestenivåavtalen rulleres årlig, og den er etablert for å sikre at kommunenes behov og krav til kvalitet blir levert fra IKT Agder. Dagens versjon av tjenestenivåavtalen ble etablert i 21, og har rullert siden. Avtalen regulerer tydelig roller og ansvar mellom kommunene og IKT Agder, og angir hvordan endringer håndteres, rapportering gjennomføres og partenes forpliktelser. Avtalen regulerer videre blant annet hvordan håndtering av feilsituasjoner skal gjennomføres, og innen hvilken tid ulike typer hendelser skal løses. PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse som ble gjennomført for IKT Agder i 213, viste at IKTsamarbeidet scoret høyt på IKT-modenhet og tjenestenivå. DDØ DDØ er i gang med å utarbeide en tjenestekatalog, og har ikke inngått tjenestenivåavtale med eierkommunene. Det er opprettet en brukerstøttefunksjon som håndterer innmeldte feil og endringsønsker fra kommunene. For brukerstøtte, er det et mål å løse 8% av de innmeldte sakene. DDØ jobber nå med utarbeidelse av dokumentasjon av IKT-infrastruktur, som er en viktig forutsetning for etablering av tjenestekatalog. 8

109 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Potensielle synergier PAs IKT kostnads -og modenhetsanalyse7 viser at kommuner som har tjenestekatalog og tjenestenivåavtale, og samtidig scorer høyt på kvalitet ved IKT-tjenestene, i snitt leverer tjenestene til 3% lavere kostnad enn kommuner uten tjenestekatalog, tjenestenivåavtale, og lav score på IKTtjenestenes kvalitet. Siden DDØs tjenester ikke er regulert i en tjenestenivåavtale, og tjenestene i liten grad er dokumenterte, er det vanskelig å sammenligne IKT-samarbeidenes tjenestenivå. Vurdering DDØs eierkommuner vil oppnå synergier gjennom å benytte IKT Agders veletablerte tjenestenivå, driftsprosesser og rutiner. Ved en eventuell sammenslåing, vil det være viktig å måle dagens tjenestenivå i alle kommuner, etablere tydelige mål, roller, ansvar og nivå på IKT-tjenestene, og følge utviklingen på tjenestenivå over tid. 1.3 Synergier knyttet til fagsystemer Fagsystemene inneholder kritisk informasjon om tjenestemottakere og ansatte, og er de viktigste arbeidsverktøyene for en effektiv tjenesteproduksjon, og et viktig redskap for å sikre forsvarlig tjenester til innbyggere og næringsliv. Typiske synergier som oppstår ved en sammenslåing av to IKT-samarbeider, er r knyttet til avtaler, lisens-, drifts,- og vedlikeholdskostnader. I tillegg skaper harmonisering av fagsystemer på tvers av kommuner økte muligheter for samarbeid om tjenesteproduksjonen på tvers av kommunegrenser. Fagsystemer har utviklet seg over tid. Før ble fagsystemer driftet fra servere plassert i kommunen eller på datarommet i IKT-samarbeidet. Nå leveres fagsystemer i økende grad via skytjenester. Dette reduserer drifts- og vedlikeholdskostnader, og øker tilgjengeligheten uavhengig av arbeidsflate og lokasjon. Fagsystemenes leveransemodeller kan deles inn i tre kategorier Skybaserte leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra leverandør, holdes kontinuerlig oppdatert av leverandør, med en prismodell som gjenspeiler den faktiske bruken av tjenesten. «On-Prem8»-leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra IKT-samarbeidets datarom, holdes oppdatert av IKT-samarbeidets medarbeidere og har en prismodell som baserer seg på direkte kostnader knyttet til drift og vedlikehold av fagsystemet og infrastrukturen. «ASP»-leveransemodeller hvor fagsystemet leveres som en tjeneste fra ekstern leverandørs datarom, holdes oppdatert av leverandør og har en prismodell som følger avtale med leverandør. ASP leveransemodeller kan skille seg fra Skybaserte leveransemodeller ved at de ikke har samme muligheter til skalering i form av økning eller reduksjon i kapasitet etter behov, samt prismodeller som er mindre fleksible. 7 8 PAs IKT kostnads- og modenhetsanalyse ble utarbeidet i samarbeid med KS KommIT i 213, og har siden vært gjennomført i mer enn 8 norske kommuner. Driftet i lokal datasenter 9

110 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting HR/Økonomi/lønn Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Xledger, Bluegarden, Webcruiter og Dossier 89 IKT Agder Sky Agresso 1 Grimstad Froland Lengde: 1 år Inngått: 216 Aust-Agder FK Gjerstad DDØ ASP-drift (Evry) Lengde: Løpende Risør Inngått: 26 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 9: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, HR/Økonomi/Lønn Status IKT Agders eierkommuner har nylig anskaffet HR/økonomi- og lønnssystem fra leverandøren Xledger. Softwaren Xledger benyttes for økonomi og regnskap, på HR og lønn benyttes tjenester fra Bluegarden, Webcruiter benyttes for rekruttering, og Dossier benyttes for kompetansestyring. Xledger er skybasert. Eierkommunene i DDØ har nylig oppgradert sin Agresso-løsning. Løsningen er ASP-basert. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen HR/økonomi/lønn: IKT Agder med Xledger: Årlig kostnad er 5.1. NOK. Alle ansatte i eierkommunene har tilgang til løsningen. DDØ med Agresso: Årlig kostnad er NOK. 1 brukere har tilgang til systemet. Potensielle synergier Kontrakten med Xledger muliggjør innlemmelse av flere kommuner. Dersom DDØs 1 brukere inngår i denne kontrakten, vil det medføre en årlig kostnad på ~5. NOK. Ved en eventuell sammenslåing, vil det være naturlig at eierkommunene i DDØ ønsker å ta i bruk samme funksjonalitet som eierkommunene i IKT Agder har tilgang til. Det betyr en åpning for at alle ansatte har tilgang til systemet. Dette vil ha en årlig kostnad på ~775. NOK. Vurdering Ved en eventuell sammenslåing, bør DDØ foreta overgang til IKT Agders løsning Xledger, og på kort sikt gi tilgang til de 1 brukerne som i dag benytter Agresso. Dette vil medføre en besparelse på ~1.8. NOK i DDØ-kommunene. Dersom DDØ ønsker å ta i bruk løsningen for alle ansatte, vil 9 Alle ansatte innen IKT Agders eierkommuner tar i bruk tilganger til løsningen. 1

111 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting eierkommunene i DDØ spare ~1.. NOK. Dette gevinstpotensialet er kun knyttet til lisenser og drift, og medberegner ikke potensielle gevinster knyttet til mer effektive arbeidsprosesser innenfor HR/økonomi/lønn. En overgang til samme løsning vil også muliggjøre potensielt samarbeid på tjenesteproduksjon innenfor dette området Sak/arkiv Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Public IKT Agder Sky Lengde: 1 år Grimstad Inngått: 216 Froland Aust-Agder FK Gjerstad ephorte 65 DDØ On-prem Lengde: Løpende Risør Inngått: 25 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 1: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Sak/arkiv Status IKT Agders eierkommuner har nylig anskaffet sak/arkivløsningen Public 36. Løsningen er skybasert. DDØs eierkommuner benytter løsningen ephorte. Kontrakten ble inngått i 25, og løsningen vil ikke supporteres fra leverandør fra 218. DDØ planlegger derfor å anskaffe ny løsning. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen sak/arkiv: IKT Agder med P36: Årlig kostnad er NOK med 3.2 brukere. DDØ med ephorte: Årlig kostnad er pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. 65 brukere har tilgang til systemet. Potensielle synergier Kontrakten med Software Innovation for P36 muliggjør innlemmelse av flere kommuner. Dersom DDØs 65 brukere inngår i denne kontrakten, har det en årlig kostnad på ~47. NOK. Vurdering Ved en eventuell sammenslåing, bør DDØ foreta overgang til IKT Agders løsning P36. Dette vil medføre en besparelse på ~2. NOK pluss reduserte kostnader knyttet til drift og infrastruktur. En overgang til samme løsning vil også muliggjøre potensielt samarbeid om tjenesteproduksjon innenfor dette området. 11

112 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Fagsystemer for helse og velferd Pleie og omsorg Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Gerica 4 Lokalt i kommunene On-Prem Grimstad Lengde: Ukjent Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Gerica 16 Risør Gerica 52 On-Prem Inngått: Ukjent On-Prem DDØ On-Prem Lengde: Ukjent On-Prem Inngått: Ukjent Tvedestrand Visma Profil 165 Tvedestrand kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Vegårshei Gerica 3 DDØ On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Åmli Visma Profil 125 Åmli kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tabell 11: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Pleie og omsorg Status Til forskjell fra administrative systemer, har IKT-samarbeidene ikke kommet like langt i harmonisering av pleie- og omsorgssystemene. Til tross for at eierkommunene i IKT Agder har samme fagsystem (Gerica), forvaltes kontraktene lokalt, og det er lokale variasjoner knyttet til oppsett av systemene. DDØ forvalter kontrakten for tre kommuner med Gerica, og to kommuner forvalter kontrakten lokalt. Kommunene i begge IKT-samarbeidene inngår i en stor regional satsing på velferdsteknologi, og samarbeider tett på dette området. Eierkommunene i både IKT Agder og DDØ oppgir å ha planer om å anskaffe nytt system for Pleie og omsorg. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til systemer innen pleie og omsorg: IKT Agder: Årlig kostnad er NOK pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. DDØ: Årlig kostnad er 66.8 NOK pluss interne kostnader knyttet til drift og infrastruktur. 12

113 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Potensielle synergier Kommunene samarbeider tett i en regional satsning på velferdsteknologi. Et felles pleie- og omsorgssystem med felles database vil forenkle dette arbeidet. Det kan også styrke fagmiljøet på tvers av kommunene, og øke muligheten for interkommunalt samarbeid innen eksempelvis hjemmetjenester. Beregninger vist i kapittel 3 viser at kommunene kan totalt spare ~1.2. NOK i årlige lisenser og vedlikeholdskostnader ved å innføre et felles system forutsatt felles database for pleie- og omsorgsjournalene. Vurdering Kommunene i begge IKT-samarbeidene vurderer allerede bytte av pleie og omsorgssystem. Ved en eventuell sammenslåing bør kommunene gjøre dette i fellesskap. Dette vil styrke det regionale samarbeidet innen velferdsteknologi, og forenkle annet faglig samarbeid på tvers av kommunene. En løsning med felles database for pleie- og omsorgsjournaler vil både redusere innføringskostnaden og muligheten for samarbeid på tvers. Helsestasjon Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal CGM Journal 5 Ukjent On-Prem Lengde: Ukjent Grimstad Inngått: Ukjent Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad WinMed 3 Ukjent On-Prem Lengde: Ukjent Risør Inngått: Ukjent Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 12: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Helsestasjon Status Eierkommunene i IKT-samarbeidene har inngått lokale avtaler med leverandørene av CGM Journal og WinMed. Potensielle synergier Ved en sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør det vurderes felles anskaffelse av helsestasjonssystem eller at alle kommuner inngår kontrakt i en felles avtale med CGM som har flest brukere, og med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til 13

114 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om helsestasjonstjenester. Fremtidige behov i kombinasjon med en kost/nytte-vurdering bør avgjøre hvilket system som er mest egnet. Legevakt Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal1 System-X On-Prem Lengde: Ukjent Grimstad Inngått: Ukjent Froland Gjerstad Risør11 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 13: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Legevakt Status Legevakten i Arendal er en interkommunal legevakt for kommunene Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli. Kontrakten for dette systemet ligger derfor ett sted. Potensielle synergier Det bør overveies å overdra kontrakten fra Arendal kommune til et fremtidig IKT-samarbeid for å sikre felles kontraktsforvaltning og porteføljestyring, siden legevaktssystemet henger tett sammen med øvrige helse- og omsorgssystemer. PP-tjenesten Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal HK-Data 5 Lokalt i kommunene On-Prem Grimstad Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Froland HK-Data Ukjent Aust-Agder FK 1 On-Prem Legevakten i Arendal er en interkommunal legevakt for kommunene Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli 11 Risør har pt ingen kommunalt ansatte leger 14

115 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Lengde: Ukjent Aust-Agder FK Inngått: Ukjent Gjerstad Risør HK-Data, felles PPtjeneste med Risør som vertskommune 2 Risør kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tvedestrand Vegårshei Åmli HK-Data Åmli kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Tabell 14: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, PP-tjenesten Status Eierkommunene i de to IKT-samarbeidene benytter samme fagsystem for PP-tjeneste. Innen DDØ samarbeider Risør, Gjerstad, Tvedestrand og Vegårshei om PP-tjeneste. Froland kommune og AustAgder FK bruker felles installasjon av HK-Data. Potensielle synergier Ved en potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør det vurderes felles anskaffelse av PPtjenestesystem, eller en videreføring av HK-Data med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om tjenestene. Fremtidige behov i kombinasjon med en kost/nytte-vurdering bør avgjøre hvilket system som er mest egnet. Barnevern Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Visma Familia 1 IKT Agder On-Prem Lengde: 1 år Grimstad Inngått: 29 Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Visma Familia, felles barnevernstjeneste i Gjerstad Risør Tvedestrand 21 Gjerstad kommune Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Vegårshei Åmli 15 On-Prem

116 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Tabell 15: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Barnevern Status Kommunene i både IKT Agder og DDØ bruker samme fagsystem innen barnevern. Kommunene i DDØ samarbeider om en felles barneverntjeneste. Kostnader Kommunene har følgende kostnader knyttet til fagsystem for Barnevern: IKT Agder med Visma Familia: Årlig kostnad NOK med 1 brukere. Kostnad per bruker er 333 NOK DDØ (Gjerstad kommune) med Visma Familia: Årlig totalkostnad ikke kjent Potensielle synergier På kort sikt kan synergier utløses ved at DDØs eierkommuner inngår i IKT Agders eksisterende Visma Familia-kontrakt, som sikrer felles drift og forvaltning av fagsystemet. På lengre sikt kan det samarbeides på tvers av kommunene om tjenesteproduksjon. Sosiale tjenester Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Socio 5 Arendal kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Grimstad Visma Velferd Ukjent Grimstad kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Froland Visma Velferd Ukjent Froland kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Visma Velferd 5 Lokalt i kommunene Risør On-Prem Lengde: Ukjent Tvedestrand Inngått: Ukjent Vegårshei Åmli Tabell 16: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Sosiale tjenester Status Eierkommunene i IKT-samarbeidene har inngått lokale kontrakter for fagsystemene til sosiale tjenester. Kartleggingen viser ikke eget fagsystem for sosial tjenester i Grimstad og Froland. 16

117 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Potensielle synergier på kort og lang sikt Ved en potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene, bør man vurdere felles anskaffelse av system for sosiale tjenester, med IKT-samarbeidet som kontraktsforvalter. Dette vil redusere kostnader knyttet til lisenser, drift og vedlikehold, og muliggjøre en fremtidig samordning/samarbeid om sosiale tjenester Fagsystemer for oppvekst og utdanning Barnehage Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal IST Hypernet Barnehage 5 IKT Agder ASP Lengde: Løpende Grimstad Inngått: 211 Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Visma Barnehage 15 Kommunene On-Prem Lengde: Løpende Risør Inngått: Ukjent Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 17: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer, Barnehage Status Kommunene i IKT Agder planlegger å anskaffe nytt system for barnehageadministrasjon. Prosjekt for anskaffelse starter høsten 216, med planlagt gjennomføring av anskaffelse i første kvartal 217. Det er pågående dialog mellom DDØ og eierkommunene om evaluering og eventuell nyanskaffelse av system for barnehageadministrasjon. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for barnehageadministrasjon IKT Agder med IST Hypernet: Årlig kostnad 35. NOK med 5 brukere. Kostnad per bruker er 23 NOK DDØ med Visma Barnehage: Årlig totalkostnad ikke kjent. Potensielle synergier Kommunene innen IKT Agder planlegger anskaffelse av nytt system for barnehageadministrasjon. Kommunene innen DDØ kan redusere kostnader knyttet til barnehageadministrativt system ved å delta i anskaffelsen IKT Agder og eierkommunene skal gjennomføre. 17

118 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Grunnskole skoleadministrativt system Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Visma FLYT skole IKT Agder Sky Lengde: 1 år Grimstad Inngått: 215 Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad Visma FLYT skole 245 DDØ On-Prem Lengde: Løpende Risør Inngått: Ukjent Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 18: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Skoleadministrativt system Status Begge IKT-samarbeidene har inngått ny kontrakt med Visma Flyt Skole. IKT Agder har valgt en skybasert leveransemodell, og har opsjon i avtalen som gjør at alle kommuner i Aust-Agder kan tiltre i avtalen. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til skoleadministrativt system i grunnskolen: IKT Agder med Visma Flyt Skole: Årlig kostnad NOK med 9.5 brukere. Kostnad per bruker er 68 NOK DDØ med Visma Flyt Skole: Årlig totalkostnad er 478. med 245 brukere. Kostnad per bruker er 195 NOK IKT Agders avtale for Visma Flyt skole inneholder en opsjon for bruk av systemet for alle kommuner i Aust Agder. Utløsningen av opsjon i IKT Agders avtale, vil medføre en årlig kostnad for kommunene i DDØ på ~23.1 NOK. Opsjonen legger til rette for en potensiell innsparing på ~45. NOK per år, samt kostnader knyttet til drift og infrastruktur for dagens løsning. Potensielle synergier Kommunene innen både IKT Agder og DDØ bruker samme skoleadministrative system. På kort sikt kan synergier utløses ved at kommunene i DDØ avslutter sin avtale, og utløser opsjon i IKT Agderavtalen. På lengre sikt kan kommunene samarbeide på tvers om forvaltning og videreutvikling av systemer for skoleadministrasjon. 18

119 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Fagsystemer for plan, bygg og geodata Plan- og byggesak Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal GISLine 1 IKT Agder On-Prem Lengde: Løpende Grimstad Inngått: 21 Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell Gjerstad GISLine 5 DDØ On-Prem Lengde: Løpende Risør Inngått: 28 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 19: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Plan og byggesak Status Kommunene innen IKT Agder og DDØ bruker alle GISLine. I DDØ har kommunene samarbeidet om kartdata siden 28. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for plan og byggesak: IKT Agder med GISLine: Årlig 33. med 1 brukere (enhetskost 3.3 per bruker) DDØ med Visma GISLine: Årlig NOK med 5 brukere (enhetskost per bruker) Det er forskjeller knyttet til hvilke moduler tilhørende GISLine som er i bruk i samarbeidene, som gjør at kostnader ikke er direkte sammenlignbare. Potensielle synergier På kort sikt kan det utløses synergier ved å etablere felles drift og forvaltning av GISLine. Innkjøpsavtalene i IKT Agder og DDØ er henholdsvis 8 og 6 år gamle, og det kan utløses gevinster ved å gjennomføre anskaffelser av fagsystem på nytt. Tekniske tjenester Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal Gemini 1 IKT Agder On-Prem Lengde: Løpende Grimstad Inngått: 211 Froland Aust-Agder FK Ikke aktuell 19

120 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Gjerstad VA Normatic Risør Lokalt i kommunene VA Normatic 4 i kommunene som bruker systemet Tvedestrand Gemini 5 Inngått: Ukjent Vegårshei VA Normatic Åmli VA Normatic On-Prem Lengde: Ukjent Tabell 2: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Tekniske tjenester Status Det er ulik bruk av fagsystemer og moduler på tvers av kommunene innen tekniske tjenester. Potensielle synergier På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Tekniske tjenester. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. Eiendomsgebyr Kommune Systemnavn Antall brukere Kontrakt Leveransemodell Arendal KOMTEK Ukjent Arendal kommune On-Prem Lengde: Ukjent Inngått: Ukjent Grimstad Gemini Ukjent Lokalt i kommunene Froland Lengde: Løpende Inngått: Ukjent Aust-Agder FK Gjerstad KOMTEK 5 DDØ On-Prem Lengde: Løpende Risør Inngått: 25 Tvedestrand Vegårshei Åmli Tabell 21: Systemoversikt med antall brukere og kontraktsdetaljer Eiendomsgebyr Status Kommunene innen IKT Agder bruker ikke samme fagsystem for Eiendomsgebyrer. Kommunene innen DDØ bruker samme system for Eiendomsgebyrer. 2

121 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til system for plan og byggesak: Arendal kommune med KOMTEK: Ukjent Grimstad og Froland kommuner med Gemini: Ukjent DDØ med KOMTEK: Årlig NOK med 5 brukere (enhetskost 2.58 NOK per bruker) Potensielle synergier På kort sikt kan det etableres en felles forvaltning av fagsystemer innen Eiendomsgebyrer. På lengre sikt kan det gjennomføres en konsolidering og standardisering av fagsystemer på tvers av kommunene. 1.4 Synergier knyttet til IKT-infrastruktur IKT-infrastruktur er grunnmuren for IKT-tjenester i kommunene. Hovedbestanddelene i en IKTinfrastruktur er katalogtjeneste og identitetsstyring, programvare, operativsystemer, databaser, PC`er, nettverk, brannmurer, lagring og servere. Støttesystemer for IKT-drift understøtter prosesser for å produsere IKT-driftstjenester, og utgjør sammen med tekniske løsninger en leveranseplattform for IKT-tjenester. Typiske synergier som oppstår ved sammenslåing av to IKT-samarbeider, er synergier knyttet til lisenskostnader og økt utnyttelse støttesystemer for IKT-drift. IKT-infrastruktur utvikler seg kontinuerlig, og nye leveransemodeller via skytjenester gjør det mulig for kommunene å få levert IKT-tjenester som skybaserte tjenester Operativsystemer, databaser og katalogtjenester Tabellen under viser hvilke operativsystemer, databaser og katalogtjenester som er i bruk i IKT Agder og DDØ. IKT-samarbeid OS Klienter OS Servere Databaser Katalogtjeneste IKT Agder MS Windows MS Windows MS SQL, Oracle MS Active Directory tilkoblet MS Azure Active Directory DDØ MS Windows MS Windows MS SQL MS Active Directory Tabell 22: Operativsystemer, databaser og katalogtjenester i IKT-samarbeidene Status DDØ planlegger å koble sin katalogtjeneste til skytjenesten MS Azure Active Directory. IKT Agder innfører nå skytjenester innen MS Office 365. DDØ har reforhandlet avtale for Microsoft lisenser i 216, og har fått kostnader påvirket av en 25% prisøkning på avtaler med Microsoft. IKT Agder sin lisensavtale med Microsoft løper til 217, og vil bli påvirket av nye priser fra Microsoft. IKT Agder estimerer at kostnadsøkning fra 217 vil være på ~1.5.NOK. Kostnader Selskapene har følgende kostnader knyttet til Microsoftlisenser: 21

122 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting IKT Agder administrative lisenser: Årlige kostnader er NOK med 6.41 brukere. Enhetskost er 753 NOK per bruker. DDØ administrative lisenser: Årlige kostnader er NOK med brukere. Enhetskost er NOK per bruker. IKT Agder skolelisenser: Årlige kostnader er 1.5. NOK med 1.83 brukere. Enhetskost er 143 NOK per bruker. DDØ skolelisenser: Årlige kostnader er 4. NOK med 2.25 brukere. Enhetskost er 178 NOK per bruker. Potensielle synergier IKT Agders eierkommuner betaler en vesentlig lavere enhetskost for Microsoftlisenser. Ved en potensiell sammenslåing, foreligger det et innsparingspotensial på 1.2. NOK knyttet til administrative lisenser, og 3. NOK knyttet til skolelisenser, til sammen ~1.5. NOK per år. Dette forutsetter at lisensene reforhandles. På kort sikt kan en sammenkobling av katalogtjenester mellom IKT Agder og DDØ gi kommunene i DDØ tilgang til den skybaserte katalogtjenesten MS Azure Active Directory. Denne tjenesten muliggjør overgang til skyløsning på flere områder. På lengre sikt vil den store likheten mellom IKT-samarbeidenes løsninger utløse synergier i form av redusert ressursbehov for drift og forvaltning av klienter og servere. En potensiell sammenslåing av IKT-samarbeidene utløser en lisensbesparelse på ~1.5. NOK. I tillegg vil det foreligge et potensiale for reduserte kostnader knyttet til drift og forvaltning av klienter og server. Stor likhet mellom operativsystemer, databaser og katalogtjeneste gjør veien kort til felles IKTinfrastruktur. Det legger til rette for at veien til en felles IKT-plattform kan etableres, selv om ikke alle fagsystemer standardiseres på tvers av kommunene. Synergier utløses ved standardisering og felles drift av operativsystemer, databaser og katalogtjenesten på tvers av alle kommunene Tekniske løsninger Kommunene i DDØ og IKT Agder har høy likhet i tekniske løsninger innen IKT-infrastruktur. Det er stor likhet i PC`er, Servere, Virtualiseringsplattform og svitsjer. Tabellen under viser sentrale tekniske løsninger som er i bruk i IKT Agder og DDØ. Tekniske løsninger IKT Agder DDØ Kommentarer PCer Dell Dell Samme innkjøpsavtale via OFA Servere Dell Dell Samme innkjøpsavtale via OFA Virtualisering VmWare og vcenter VmWare og vcenter Svitsjer Cisco og HP HP 22

123 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Brannmurer Palo Alto og Juniper Palo Alto og Juniper Tabell 23: Tekniske løsninger i IKT Agder og DDØ Status IKT Agder og DDØ bruker PCer og servere fra samme leverandør, via samme rammeavtale. Begge samarbeidene har standardisert PC modeller. Innen virtualisering har benytter samarbeidene samme virtualiseringsplattform fra VmWare. Samarbeidene har brannmurer fra samme leverandører, og skiller seg kun innen svitsjer hvor det er valgt løsninger fra forskjellige leverandører. Potensielle synergier på kort og lang sikt Den høye graden av likhet i teknisk infrastruktur legger godt til rette for at IKT-samarbeidene kan samkjøre seg på dette området uten store omstillingskostnader. I tillegg foreligger det et effektiviseringspotensial i å øke andel tjenester levert via sky. På kort sikt kan samlokalisering av servere gi bedre kapasitetsutnyttelse i eksisterende serverinfrastruktur. På lengre sikt vil langt flere tjenester leveres via skyløsninger, og dette reduserer behov for serverinfrastruktur. Likhet i brannmurløsninger gjør at det på kort sikt finnes potensiale for synergier i form av kostnadsreduksjoner ved å redusere antall løsninger, hente ut stordriftsfordeler og øke kvaliteten disse løsningene Støttesystemer for IKT-drift Innen IKT-drift finnes det på en rekke områder støttesystemer som kan forenkle arbeidsprosesser, understøtte automatisering av arbeid og forenkle IKT-hverdagen til ansatte i kommunene. Tabellen under viser hovedområder IKT-samarbeidene bør har støttesystemer for IKT-drift og hvilke IKT-samarbeidene har. Område IKT Agder DDØ Brukerstøtte Footprints PureService Overvåkning og monitorering MS System Center Operations Manager, Cisco Prime, DBWatch, RioRay The Dude Klienthåndtering og utrulling av programvare MS System Center Configuration Manager MS System Center Configuration Manager Sikkerhetskopiering CommVault Veeam Utskriftssystem SafeCom og Uniflow SafeCom Automatisering og selvbetjening Atea IAM - Tabell 24: Støttesystemer for IKT-drift i IKT Agder og DDØ 23

124 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Status Brukerstøtte DDØ oppgir å ikke ha tilstrekkelig funksjonalitet i sitt system for Brukerstøtte, og har planer om å se på andre mulige alternativer. IKT Agder er godt fornøyd med sitt verktøy, og utnytter systemet til både å kategorisere alle saker som er meldt inn, og i tillegg til å understøtte rapportering til kommunene om overholdelse av tjenestenivåavtale. Automatisering og selvbetjening Begge IKT-samarbeidene planlegger økt grad av automatisering og selvbetjening for tjenester til kommunenes ansatte. IKT Agder har innført selvbetjening hvor ansatte kan endre sine passord, og ledere kan få oversikt over sine ansattes tilganger og administrere tilgang for noen av fagsystemene. DDØ har ikke innført selvbetjening for sluttbrukere. Potensielle synergier Bruk av felles støttesystemer for IKT-drift forenkler automatisering og etablering av løsninger for selvbetjening for sluttbrukere. På kort sikt kan det utløses synergier mellom IKT-samarbeidene ved å etablere en felles funksjon for brukerstøtte, bruke et felles system for brukerstøtte og et felles system for klienthåndtering og utrulling av programvare. Synergiene kan utløse bedre responstid for brukerstøtte, samt raskere tilgang på spesialisert kompetanse for å løse avvik. Gevinster på lengre sikt utløses av økt grad av automatisering og selvbetjening for sluttbrukere. 1.5 Organisatoriske synergier Kapitlet beskriver selskapenes potensielle organisatoriske synergier ved en eventuell sammenslåing Samarbeidenes organisering IKT Agder Figuren under beskriver IKT-samarbeidets organisasjonsstruktur. Daglig leder Stab (2 årsverk) Service Drift Prosjekt (14,4 årsverk) (13,8 årsverk) (1 årsverk) Figur 1: IKT Agders organisasjon 24

125 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Selskapet har totalt 41,4 årsverk (uten lærlinger), og er delt inn i tre avdelinger: Serviceavdelingen som håndterer brukerstøtte og service, driftsavdelingen og prosjektavdelingen som håndterer avtaleforvaltning. Selskapet har en felles stabsfunksjon. Arbeidet med produksjon av IKT-tjenester utføres etter definerte ITIL-prosesser12for hendelseshåndtering, endringshåndtering, problemhåndtering og rutiner for konfigurasjonsstyring. IKT Agder foretok i 215/216 en nedbemanning, som var en konsekvens av økt overgang til IKTtjenester levert via skyløsninger. Selskapet har ved dette grepet startet å omstille seg fra å være en driftsorganisasjon, til et IKT-samarbeid som i større grad bistår eierkommunene med utviklingsprosjekter. Eierkommunene har også lokale stillinger innen IKT: Froland: IKT-rådgiver ca,5 årsverk Aust-Agder fylkeskommune: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-ansvarlig skole 1 årsverk, og 1 årsverk som IKT-koordinatorer på videregående skoler. Grimstad: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-ansvarlig skole 1 årsverk, IKT-ansvarlig helse 1 årsverk (Totalt 3 årsverk). Arendal: IKT-sjef 1 årsverk, IKT-Rådgiver Helse og velferd, 1 årsverk, IKT-rådgiver Oppvekst, 1 årsverk, IKT-seniorrådgiver helse, 1 årsverk (eksternt finansiert), IKT-rådgiver administrasjon, 1 årsverk, IKT-konsulent/opplæring/prosjekt, 1 årsverk (Totalt 6 årsverk). Eierkommunene og IKT Agder har startet å utforme en felles digitaliseringsstrategi. DDØ IKT-samarbeidet har totalt 16,5 årsverk uten lærlinger, og er inndelt i to team: Team drift og Team utvikling. Samarbeidets stab består av daglig leder. IKT-samarbeidet er i en tidlig fase med innføring av ITIL prosesser for problemhåndtering og endringer. Eierkommunene har ingen lokale stillinger innen IKT. DDØ har etablert faggrupper per sektor som består av medarbeidere fra hver kommune, og representanter fra DDØ. Faggruppene jobber med systemforvaltning, og foreslår utviklingsprosjekter til rådmannsutvalget. DDØs eierkommuner jobber med en felles digitaliseringsstrategi, som skal ferdigstilles innen mai Potensielle synergier Selskapenes bemanning er ulikt sammensatt. DDØs medarbeidere preges av mer driftsorientert kompetanse, sammenlignet med IKT Agder. Dette har sammenheng med at IKT Agder har tatt i bruk flere skybaserte tjenester for fagsystemer, og har dermed allerede nedskalert IKT-drift, og er i gang med en gradvis kompetansevridning for mer utviklingsrettet støtte til eierkommunene. IKT Agder har en avdeling for prosjekt, utvikling, avtaleforvaltning og arkitektur med 1 årsverk. 12 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) er aktiviteter som kombinerer evner og ressurser for å produsere et verdifullt resultat for en kunde (Kilde: Wikipedia). ITIL er et standardrammeverk og beste praksis for strukturering og gjennomføring av IKT-prosesser og rutiner. 25

126 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Tabellen under synliggjør antall ansatte og antall brukere av IKT-tjenester i IKT-samarbeidene. IKT Agder DDØ Antall årsverk 41,4 16,5 Avdelinger/Team Service, Drift, Prosjekt, Stab Drift, Utvikling, Administrasjon Antall brukere, eks. elevbrukere Antall elevbrukere Antall brukere per årsverk Antall brukere per årsverk, eks. elevbrukere Antall elevbrukere per årsverk Tabell 25: Antall ansatte i IKT-samarbeidene og antall brukere av IKT-tjenester En måte å måle effektivitet i IKT-organisasjoner, er å sammenligne antall brukere per årsverk. Dersom man legger til grunn antall administrative brukere til grunn, håndterer 1 årsverk: 155 brukere i IKT Agder 94 årsverk i DDØ Ved en potensiell sammenslåing og produksjon av de samme tjenestene som i IKT Agder i dag, bør antall brukere i IKT Agder legges til grunn for det totale bemanningsbehovet. Dette forutsetter at DDØs eierkommuner gjennomfører overgang til IKT Agders løsninger for HR/Økonomi/lønn, sak/arkiv, samt drift og infrastruktur. Det totale bemanningsbehovet ved en eventuell sammenslåing utgjør da 51 årsverk. Dette frigjør ressurser som kan omfordeles til bruk innen utvikling, prosjekter eller andre oppgaver. Forventet økning i bruk av skytjenester og økt grad av automatisering innen produksjon av IKTdriftstjenester vil øke potensiale for reduksjon i bemanning innen IKT-drift. En potensiell sammenslåing muliggjør også mer spissing av kompetanse hos den enkelte medarbeider, og større fagmiljø. Det bør i tillegg vurderes hvorvidt IKT Agders eierkommuner skal beholde et såpass høyt antall årsverk lokalt. Lokale årsverk kan være styrkende for bestillerfunksjonen. Samtidig er det viktig å sikre at det ikke dupliseres roller og ansvar lokalt og sentralt. Et eventuelt nytt, felles IKT-samarbeid bør drøfte en felles tilnærming til dette, slik at solid bestillerfunksjon sikres på tvers av alle eierkommuner. Årsverk knyttet til prosjektledelse (Arendal) bør vurderes samlokalisert med det øvrige prosjektmiljøet i IKT Agder. Ressurser knyttet til IKT-drift på videregående skoler i fylkeskommunen bør vurderes samlet i IKT-samarbeidet med det øvrige driftsmiljøet både for å styrke kompetansemiljøet, og utnytte synergier på tvers av disse ressursene. Kapittel 1.3 omtaler muligheter for synergier knyttet til kommunenes fagsystemer. Dersom systemer skal harmoniseres på tvers av 8 kommuner og en fylkeskommune, anbefales det at det etableres en profesjonalisert og styrket forvaltningsorganisasjon for fagsystemene. Mange kommuner i et IKT- 26

127 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting samarbeid kan medføre økt ressursbruk knyttet til forvaltning. Fremtidig forvaltning kan løses på to måter: Profesjonalisere og sentralisere forvaltningen til IKT-samarbeidet: Denne modellen har en fordel ved at ressurser med dedikert stillingsbrøk har ansvar for forvaltningen, og at IKTsamarbeidet vil ha en god totaloversikt på tvers av eierkommunene. Ulempen er at profesjonalisert forvaltning kan oppleves «fjernt» fra brukerne av systemet, om det ikke ivaretas av en styringsmodell som kobler fagmiljøene i kommunene godt med den sentraliserte forvaltningen. «Vertskommunemodell» hvor kommuner tar ansvar for forvaltning av fagsystemer: Denne modellen har en fordel ved at den begrenser ressursbruk, og at forvaltningen skjer nærmere brukeren. Ulemper er at det kan være utfordrende for vertskommunen å fange behov på tvers av kommunene, det kan tas avgjørelser som ikke er i fellesskapets beste interesse og det kan utøves forvaltning som er i strid med tekniske rammebetingelser. 27

128 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting 2 STYRING VED EVENTUELL SAMMENSLÅING Kapitlet inneholder en redegjørelse for mulige selskapsformer og styringsmodeller ved en eventuell sammenslåing. Videre vises det til styringsmodellene brukt av IKT Agder og DDØ, viktige krav til fremtidig styringsmodell og en anbefaling til fremtidig organisering og styring. 2.1 Oversikt over alternative selskapsformer Organisering og drift av administrative støttetjenester i kommunene har i utgangspunktet samme frihet til å organisere drift av virksomheten som private organisasjoner. Når flere kommuner skal samarbeide, er det fire aktuelle selskapsformer; Vertskommune, Interkommunalt samarbeid eget styre, Interkommunalt selskap eller Aksjeselskap. Tabellen under gir en oppsummering av selskaps- og samarbeidsformer som kommuner kan benytte for samarbeid. Modell Formål Øverste organ Kommunens styringsrett Vertskommune Utviklet for samarbeid om lovpålagte oppgaver og utøvelse av offentlig myndighet Myndigheten delegeres fra den (de) samarbeidende kommunen(e) til vertskommunen. Saker av ikke-prinsipiell karakter kan delegeres til administrasjonen. Saker av prinsipiell karakter må delegeres til én eller flere felles nemnder Den enkelte deltakerkommune kan gi vertskommunen instruks om utøvelse av den delegerte myndigheten i saker som alene gjelder deltakerkommunen eller dennes innbyggere Utviklet med sikte på driftsmessig og administrativt samarbeid for å løse felles oppgaver Styret Det enkelte kommunestyre kan ikke instruere styret som sådan, men må styre gjennom sine representanter Utviklet for virksomhet med forretningsmessig preg Representantskapet Eierne utøver sin myndighet gjennom representantskapet. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett overfor sine egne medlemmer i representantskapet Utviklet for virksomhet med økonomiske formål Generalforsamlingen Aksjeeierne utøver sin kompetanse gjennom vedtak i generalforsamlingen. Det enkelte kommunestyre har instruksjonsrett Hjemmel: Kommuneloven Kap.5 28 Interkommunalt samarbeid eget styre Hjemmel: Kommuneloven Kap.5 27 Interkommunalt selskap Hjemmel: Lov om interkommunale selskaper Aksjeselskap Hjemmel: Aksjeloven 28

129 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting overfor kommunens representant på generalforsamling. Tabell 26: Oversikt over alternative selskapsformer 2.2 Eksisterende selskapsform og styringsmodell i IKT Agder og DDØ IKT Agder IKT Agder er organisert som et interkommunalt selskap (IKS). Den formelle styringsmodellen består av kommunestyre, representantskap og styret. Representantskapet består av rådmennene i de samarbeidene kommunene og styret er satt sammen av en ekstern styreleder, kommuneansatte og ansattrepresentanter. Bildet under viser IKT Agders eksisterende styringsmodell: Figur 2: IKT Agders styringsmodell I tillegg til den formelle styringsmodellen har IKT Agder og eierkommunene over tid utviklet en modell for styring og utvikling av IKT-tjenester, kalt Forvaltningsorganisasjonen. Figur 3 under viser organisering av IKT-forvaltning mellom eierkommuner og IKT Agder. 29

130 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Figur 3: Organisering av forvaltningsledelse og programledelse i IKT Agder Forvaltningsorganisasjon har mulighet til å initiere, prioritere og endre på prosjekter som har budsjettmessige konsekvenser innenfor rammer gitt av styret. Forvaltningsorganisasjonen er delt opp i programledelse, forvaltningsledelse, ulike linjeorganisasjoner og leveranseorganisasjonen IKT Agder. Felles kommunal strategisk tjenesteutvikling Eierkommunene til IKT Agder har etablert en felles organisering for strategisk tjenesteutvikling bemannet av eierkommunene. IKT Agder fungerer som sekretariat for organiseringen. Prioritering av prosjekter programledelse Det er etablert en programledelse som ivaretar prioritering av utviklingsprosjekter som skal gjennomføres. Programledelsen er bemannet fra eierkommunene og en fast deltaker fra IKT Agder. IKT Agder har i tillegg en koordineringsrolle som sekretariat. Prosjekter ledes av prosjektressurser fra IKT Agder. Forvaltning av kommunale fagsystemer - forvaltningsledelse IKT Agder opprettet en felles forvaltningsledelse til forvaltning av fagsystemene. Forvaltningsledelsen er bemannet fra eierkommunene, og det deltar representanter fra IKT Agder i de fleste forvaltningsgruppene. Avdelingsleder Drift deltar i den sentrale forvaltningsledelsen. Bestiller/forvalter i kommunene - linjeorganisasjoner Eierkommunene til IKT Agder har etablert egne stillinger som bestiller/forvalter av tjenester fra IKT Agder. Leveranseorganisasjonen IKT Agder Leveranseorganisasjonen IKT Agder leverer IKT-tjenester til eierkommunene. Linjeorganisasjonene styrer og deltar i programmer og prosjekter, inngår i felles kommunal strategisk tjenesteutvikling, og i 3

131 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting forvaltning av fagsystemene. Eierkommunene har etablert et programstyre som prioriterer, styrer og koordinerer utviklingsprosjekter på tvers av kommunene. Styrker og svakheter ved dagens modell Styrker Svakheter Har etablert en programorganisering for å ivareta prioritering mellom prosjekter og styre prosjekter med avhengigheter mellom seg. Programledelsen som prioriterer prosjekter kan komme i konflikt med styrets prioriteringer. Har etablert et tydelig skille mellom forvaltning av fagsystemer og utviklingsprosjekter. Avstand - samarbeidet med kommunene og nærhet til brukeren kan styrkes. Tabell 27: Styrker og svakheter ved dagens styringsmodell i IKT Agder DDØ DDØ er i dag organisert som et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28-1 b og virksomheten rapporterer til rådmannen i Vegårshei kommune. Bildet under viser DDØs eksisterende styringsmodell: Figur 4: DDØs styringsmodell Rådmannsforumet i DDØ kommunene fungerer som et styre for DDØ. Daglig leder i DDØ møter regelmessig i rådmannsforumet. Eierkommune har i samarbeid med DDØ etablert faggrupper for strategi, tjenesteutvikling, bestilling og koordinering. Det er etablert faggrupper innenfor administrasjon, helse, oppvekst og tekniske tjenester. Faggruppene er består av ansatte fra kommunene og representanter fra DDØ. Deltakere fra kommunene er valgt ut av rådmann og ledelse i hver kommune. Dette er ikke nødvendigvis deltakere med beslutningsmyndighet i den kommunale organisasjonen. Faggruppene gir innspill til rådmannsutvalget, som prioriterer prosjekter og fatter beslutninger. 31

132 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Styrker og svakheter ved dagens modell Styrker Svakheter Nærhet til kommunal virksomhet og til brukeren Rapportering av samarbeidets aktivitet må skje både igjennom linjestyring innen Vegårshei kommune, og i tillegg rapporteres til de andre eierkommunene. Nærhet til politisk styring Vertskommunens egeninteresse kan være krevende for samarbeidet og de andre eierkommunene. Deltakere i faggrupper har ikke alltid beslutningsmyndighet, og varierer i hvor godt de holder egen kommune orientert om aktivitet og beslutninger i faggruppene. Tabell 28: Styrker og svakheter ved dagens styringsmodell i DDØ 2.3 Viktige krav til styringen av selskapet En velfungerende styringsmodell er en viktig forutsetning for at et IKT-samarbeid skal gi de forvede gevinstene. IKT-samarbeider er ofte krevende å styre p.g.a. ulike interesser på tvers av eierkommunene. Ved en økning av antall kommuner i IKT-samarbeidet, blir dette en enda mer krevende oppgave. Hensikten med styringsmodellen er å sørge for at selskapet evner å levere i henhold til eierkommunenes forventninger, innenfor forsvarlige økonomiske rammer. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet må være konkretisert og forankret i eierkommunene og IKTsamarbeidet for å fungere. Aktørene som deltar i styringsmodellen må ha en felles forståelse om hvordan den fungerer og etterleves. PA har kartlagt viktige krav til styringsmodell gjennom intervjuer og arbeidsmøter med eierkommunenes rådmenn, selskapenes daglige ledere og tillitsvalgte. Fem sentrale funn i kartleggingen kan formuleres som krav som bør ivaretas ved etablering av styringsmodell og valg av selskapsform: Rådmenn må styre den digitale utviklingen Rådmennene i eierkommunene bør styre den digitale utviklingen i kommunene, fordi de sitter tettest på driften der digitaliseringen skjer. Rådmannens innflytelse på styring av IKT-samarbeidet er kritisk når det gjelder å drive frem mer standardisering av prosesser og tjenesteproduksjon på tvers av eierkommunene. Dette må ivaretas gjennom rådmenns deltakelse i IKT-samarbeidets øverste styringsorgan. Styringsmodellen må være enkel og effektiv Et IKT-samarbeid skal føre til bedre tjenester for innbyggere, en mer effektiv kommune, og en bedre hverdag for ansatte. Det er viktig at styringsmodellen ikke har for mange ledd, at den ikke skaper unødvendig byråkrati, og at beslutningsveiene er korte. Involvering av sektorledelse er sentralt Sektorledelse må delta i styring av sektorspesifikk utvikling. Forvaltning av fagsystemer må understøtte brukernes behov Forvaltning av fagsystemer må utføres ved involvering av fagmiljøene for å sikre at fagsystemene møter kommunenes behov, at de brukes i samsvar med gjeldende regelverk og at de blir tilpasset ved behov for endringer. Det må tas stilling til når ny funksjonalitet skal tas i bruk sammen med nye måter å jobbe på, som også kan involvere andre fagsystemer og integrasjoner mot disse. 32

133 17/23 Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ - 17/ Etablering av ny felles IKT-virksomhet ved sammenslutning av IKT Agder og DDØ : Vedlegg-1-Rapport PA Consuliting Antall styremedlemmer bør ikke være for høyt Et styre bestående av rådmenn fra åtte kommuner og en fylkeskommune er et for stort. Et styre bør bestå av fem medlemmer og ansattrepresentant. Ett styremedlem bør være ekstern, og ha profesjonell kompetanse innen digitalisering og IKT. 2.4 Anbefalt selskapsform og styringsmodell Anbefalt selskapsform Vertskommunesamarbeid med eget styre etter kommunelovens 27 I et interkommunalt styre må alle deltakende kommuner og fylkeskommuner være representert i det øverste styrende organet. Uten en slik representasjon vil man i realiteten ha overdratt beslutnings- og styringsmyndigheten til de øvrige deltakerne. I et samarbeid med mange deltakere vil styret kunne bli uhensiktsmessig stort. For å unngå det, kan en mulig løsning være at det øverste organet har et mindre organunderlagt seg. Et slikt organ, et underutvalg, styre eller lignende, vil ha generell kompetanse og velges av det øverste organet. Interkommunalt samarbeid etter kommunelovens (KL) 27 og Interkommunalt selskap (IKS) er de to organisasjonsformene som gjør det mulig for kommunene å opprette ett representantskap bestående av rådmenn fra alle eierkommuner, og ha et underliggende styre. Ved valg av samarbeid etter KL 27, vil det øverste organet være det juridiske styret, men gjerne bli kalt representantskap eller tilsvarende. PA anbefaler derfor at vertskommunesamarbeid med eget styre etter kommunelovens 27 velges som selskapsform ved en eventuell sammenslåing. Selskapsformen understøtter kravene beskrevet i kapittel 2.3, og gir en tettere kobling til øvrige kommunale virksomheter enn det et Interkommunalt Selskap (IKS) gir Anbefalt styringsmodell PA anbefaler en styringsmodell der rådmennene i ni eierkommuner utgjør representantskap i IKTsamarbeidet, og at det etableres et styre som utpekes av representantskapet. Rådmennene har det overordnede ansvaret for digitalisering og informasjonssikkerhet i egen kommune. Figuren under viser en skisse av anbefalt styringsmodell: Figur 5: Anbefalt styringsmodell 33