Vedlegg 13.2: Konteringsdimensjoner og kobling mot ERV

Transkript

1 Vedlegg 13.2: Konteringsdimensjoner og kobling mot ERV Kontodimensjon 1 (Art), 6 posisjoner Inneholder kontoklasse (pos1), Kostra-art (pos2-4), Intern oppdeling (pos5-6), Numerisk Aktuelle arter for et lønns- og personalsystem må plukkes ut fra den totale kontoplanen, og må legges i en tabell for å sikre gyldighet Investering Artskonto Artskontolangtekst Reisegodtgjørelse Reisegodtgjørelse - kurs Diett-/kostgodtgjørelse Administrativ forpleining, bruspenger Oppholdsutgifter Drift: Artskonto Artskontolangtekst Lønn vikarer Lønn vikar foreldreperm m/ref Kommunal Lønn sykevikar > 16 dager Kommunal Lønn sykevikar > 16 dager Lærer Lønn sykevikar < 16 dager Kommunal Lønn sykevikar < 16 dager Lærer Lønn permisjonsvikar Kommunal Lønn permisjonsvikar Lærer Lønn vikarer, barnehager Kontodimensjon 1 (Art) se Krav nr 1 Artskonto Gyldig fra Gyldig til Kontodimensjon 2 (Bevilgningssted), 6 posisjoner Angir regnskapsmessig plassering i organisasjonen, en enhet kan ha flere aktuelle bevigningssted. Numerisk Aktuelle elementer for et lønns- og personalsystem må plukkes ut fra den totale Bevilgningssted Beskrivelse Fellesformål skole Fellesformål energi Tilleggsbevilgningskonto Bispehaugen skole

2 Kalvskinnet skole Lade skole Lilleby skole Rosenborg skole Singsaker skole Strindheim skole Skolen St. Olavs Hospital Brundalen HVS Brun HVS, Brundalen SHj, 1. etasje Brun HVS, Brundalen SHj, 2. etasje Brun HVS, Brundalen SHj, 3. etasje Brun HVS, Brundalen SHj, drift/vedlikeh Brun HVS, Brundalen SHj, nattavdeling Brun HVS, Brundalen SHj, sokkel Kontodimensjon 2 (Bevilgningssted) se Krav nr 3 Bevilgningssted Gyldig fra Gyldig til Kontodimensjon 3 (Funksjonsområde), 6 posisjoner Innholder Kostra-funksjon (pos1-3) og en intern oppdeling (pos4-6). Alfanumerisk Aktuelle elementer for et lønns- og personalsystem må plukkes ut fra den totale Funksjonsområde Betegnelse Diverse Administrasjon Generelle rehab.tjenester Generelle omsorgtjenester 33210A Planlegg & administrasjon 33220A Grøntareal og skråninger 33242A Vedl drens- og avløpsanl. Kontodimensjon 3 (Funksjonsområde) se Krav nr 5 Funksjonsområde Gyldig fra Gyldig til A

3 Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt), inntil 25 posisjoner Prosjektdimensjon, kan ha varierende lengde. Alfanumerisk Aktuelle elementer for et lønns- og personalsystem må plukkes ut fra den totale WBS-element Betegnelse Berg skole, skolegård utbedr Bispehaugen skole, ballbinge Bispehaugen skole, oppgr. skolegård Bispehaugen skole, arealvurdering Breidablikk skole, utomhus Breidablikk skole, miljøtiltak A Brundalen skole, paviljong B Brundalen skole, miljøtiltak C Brundalen skole, UU Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt) se Krav nr 7 WBS-element Gyldig fra Gyldig til Kontodimensjon 5 (TI-kode/ressurs), inntil 8 posisjoner Ressursdimensjon, kan ha varierende lengde. Alfanumerisk Aktuelle elementer for et lønns- og personalsystem bør plukkes ut fra den totale TI-kode BR75000 BR75001 F10100H F10110A MT40000 MT40011 MT40016 Beskrivelse Hospitalsløkkan 20 b - Div. brukertjenester Vaksinasjonskontoret - Div. brukertjenester Berg skole - forsikringsak, skifte av låssystem Blussuvoll skole, brann fløy A Bydrift MT Transport Slamsuger/høytrykkspyler Bydrift MT Transport Man slam/høytrykksspyler Bydrift MT Transport Volvo slamsuger Bydrift MT Transport Mercedes Benz 2435/45 MeTrovann Kontrakt MT40017 VS VS MeTrovann Endring 001 VS MeTrovann Endring 002

4 Kontodimensjon 5 (TI-kode/ressurs) se Krav nr 9 Ønskelig at dimensjonen kan ha gyldig fra gyldig til datoer som det testes på TI-kode Gyldig fra Gyldig til BR BR F10100H Kontodimensjon 6 (Balansekonto) 10 siffer Må tilfredstille oppbygging ihht Kostra Aktuelle balansekonti for et lønns- og personalsystem må plukkes ut fra den totale Balansekonto Artskontolangtekst Smn lønnsk teleba Interimskonto netto negativ lønn Tilb ført netto lønn ktr Midlirtidig pensjonstrekk (KLP) Midlirtidig pensjonstrekk (SPK) Pensjonstrekk 2% KLP Pensjonstrekk 2% SPK Dimensjonen kan representeres I samme felt som arten hvis nødvendig Momskode Kode for å representere korrekt momsbehandling, systemet må skille mellom ordinær moms, momskomp drift og momskomp investering. Kodene i eksemplet er de som må benyttes i dagens filformat (se punkt 25) MK Beskrivelse 00 0% Inngående mva 03 0% Mva Kompensasjon 11 25% inngående mva 13 8% inngående mva 15 15% inngående mva 21 25% Mva kompensasjon - Drift 23 8% Mva kompensasjon - Drift 25 15% Mva kompensasjon - Drift 41 25% Mva kompensasjon - Investering 43 8% Mva kompensasjon - Investering 45 15% Mva kompensasjon - Investering Momskode Se Krav 12 MK Gyldig fra Gyldig til

5 Det bør kunne legges inn en kontroll på sammenhengen mellom Kontodimensjon 2 (Bevilgningssted) og Kontodimensjon 3 (Funksjonsområde). Bevilgningssted Beskrivelse Funksjonsområde Betegnelse Bispehaugen skole Ordinær grunnskole Bispehaugen skole Spesialundervisning Lade skole Diverse Lade skole It Lade skole Administrasjon Lade skole Ordinær grunnskole Ønskelig at kravet under punkt 14 kan styres på gyldig fra gyldig til datoer som det testes på Det bør kunne legges inn en kontroll på sammenhengen mellom Kontodimensjon 2 (Bevilgningssted) og Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt). Bevilgningssted Beskrivelse WBSelement Betegnelse Bispehaugen, Bispehaugen skole samarb renat Bispehaugen skole Bispehaugen, skolemelk Lade skole Lade, klasse 1b Lade skole Lade, klasse 2a Ønskelig at kravet under punkt 16 kan styres på gyldig fra gyldig til datoer som det testes på Det bør på Kontodimensjon 2 (Bevilgningssted) kunne legges inn et KRAV til bruk av Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt) Krever Bevilgningssted Beskrivelse prosjekt Fellesformål energi X Trondheim bydrift X Trondheim bydrift, fellesutst. bydr, X Trondheim bydrift, Bydr. sjef m/stab X Det bør kunne testes på om et element i Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt) er lovlig på investering eller drift. Det bør kunne være mulig å sette opp systemet slik at det kreves utfylt et gyldig element i Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt) hvis Kontodimensjon 1 (Art) er tilknyttet investering. Det bør være mulig å knytte elementer i Kontodimensjon 2 (Bevilgningssted) til ulike

6 momsregimer (Momskomp, Ordinær moms, Kombinasjon av momsregimer og ingen moms). Og at foretas en kontroll om at momskoden som blir benyttet er tilknyttet riktig momsregime. Det er ønskelig å kunne koble gyldige momskoder til de ulike elementene i Kontodimensjon 1 (Art). Og at det foretas en kontroll mot disse kodene. Overføringene til hovedbok må periodiseres til riktig periode, men ikke kunne tilbakeføres til stengte regnskapsår. Systemet må ivareta mulighet for å fordele en stilling på ulik kontering for å tilfredstille f.eks fordeling på Kostrafunksjon og/eller prosjekt. Systemet må kunne generere en overføringsfil til hovedbok utifra spesifikasjon av filformat (se vedlegg for dagens system). Samt forestå nødvendig sammenstilling av kontodimensjoner for å tilfredstille kravene i formatet. f.eks må kontonummeret (WS-JEDTL-ID-ACCT) i formatet sammenstilles slik: Pos 01-01: Første siffer fra Kontodimensjon 1 (Art) Pos 02-07: Kontodimensjon 2 (Bevilgningsted) Pos 08-12: Posisjon 2-6 fra Kontodimensjon 1 (Art) Pos 13-18: Kontodimensjon 3 (Funksjonsområde) Pos 19-45: Kontodimensjon 4 (WBS-element/prosjekt) Noen detaljer vedrørende filformatet: Bunkenr (WS-EXTRN-ID-JRNL) Kontonummer (WS-JEDTL-ID-ACCT) Bilagsnummer (WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-1) Posteringstekst (WS-JEDTL-TEXT-DESC-JE) Momskode (WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-2) Ref 3 (TI-kode) (WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-3) Bilagsdato (WS-JEDTL-DATE-REF) Bunkedato=Posteringsdato i ERV (WS-JEHDR-DATE-JRNL) Det må ligge en headerrecord pr bunke på fila, og den må ligge først i bunken. Feltet WS-EXTRN-CODE-HDR-DTL må derfor fylles ut med henholdsvis 1 og 2 for header/detalj. Feltene WS-EXTRN-CODE-FSCS-DSG, WS-EXTRN-CNT-YR-FSCS, WS-EXTRN-CNT-PERD- JRNL og WS-EXTRN-CODE-CURN-FSCS samt WS-JEDTL-ID-ORG-JRNL (8601) må fylles ut. Systemet må tilfredstille kravene i Bokføringsloven og GKRS om sporbarhet fra systemet til hovedbok. Dette må gjøres via de feltene som er tilgjengelig i overføringsformatet, i første rekke posteringsteksten (WS-JEDTL-TEXT-DESC-JE)og bilagsreferanse (WS-JEDTL-TEXT- CMNT-JE-1).

7 External File Layouts Dagens filformat: External File Layout GL360: General Journals Input til Masterpiece/GL versjon 1.3 * REL=GL3SJERW * * BASELINE LEVEL=GL3SJERW * DATE= 03/23/1997 * * DESC=SEQUENTIAL JOURNAL ENTRY RECORDS Start Length End 01 WS-EXTRN-RECORD. 05 WS-EXTRN-KEY. 10 WS-EXTRN-ID-JRNL PIC X(06) Bunkenr 10 WS-EXTRN-CODE-FSCS-DSG PIC X(01) A 10 WS-EXTRN-CNT-YR-FSCS PIC 9(04) Posteringsår 10 WS-EXTRN-CNT-PERD-JRNL PIC 9(02) Posteringsper. 10 WS-EXTRN-CODE-CURN-FSCS PIC X(04) NOK 10 WS-EXTRN-CNT-JRNL-UNIQ PIC S9(07) Nuller 10 WS-EXTRN-CODE-HDR-DTL PIC X(01) = Header 2 = Detalj 88 WS-EXTRN-CODE-HDR VALUE "1". 88 WS-EXTRN-CODE-DTL VALUE "2". 05 WS-EXTRN-REST-DTL. 10 WS-JEDTL-ID-ACCT PIC X(45) Kontonummer 10 WS-JEDTL-CODE-TYPE-ACCT PIC X(01) Blank 10 WS-JEDTL-ID-ORG-JRNL PIC X(06) Brukernummer 10 WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-1 PIC X(16) Bilagsnummer i 9 første, num. Høyrejust. med ledende nuller 10 WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-2 PIC X(16) Momskode i de 2 første pos. 10 WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-3 PIC X(16) Fritt. NB! Ved Overføring til ERV, benyttes feltet til TI-KODE. 10 WS-JEDTL-TEXT-CMNT-JE-4 PIC X(16) Fritt 10 WS-JEDTL-DATE-REF PIC X(10) Bilagsdato, DD/MM/ÅÅÅÅ 10 WS-JEDTL-TEXT-DESC-JE PIC X(40) Post.tekst 10 WS-JEDTL-AMT-JE PIC S9(15)V Beløp (neg.m. overstans i siste pos. Se beskrivelse lenger ned) 10 WS-JEDTL-QTY-JE PIC S9(15)V Nuller 10 WS-JEDTL-CODE-DR-CR PIC X(01) Blank 10 WS-JEDTL-AMT-REPL-FSCS PIC S9(15)V Nuller 10 WS-JEDTL-RATE-CURN-CONV-SPRT PIC S9(6)V9(7) Nuller 10 WS-JEDTL-AMT-CONV-JE PIC S9(15)V Nuller 10 WS-JEDTL-RATE-TRLT-RATE PIC S9(6)V9(7) Nuller 10 WS-JEDTL-AMT-TRLT-AMT PIC S9(15)V Nuller 10 WS-JEDTL-CODE-USER-JE PIC X(01) Blank 10 WS-JEDTL-CODE-CURN-TYPE PIC X(01) S 10 WS-JEDTL-SW-CURN-ADJ PIC X(01) (null) 10 WS-JEDTL-CODE-CURN-FSCS-EXCH PIC X(04) NOK 10 WS-JEDTL-RATE-CURN-EXCH PIC S9(6)V9(7) Nuller 10 WS-JEDTL-DATE-CURN-EXCH PIC X(10) Blanke 10 WS-JEDTL-ID-KEY-EXTL PIC X(16) Fritt