EFO/NELFO Vareformat versjon 3.0 Rev.:

Transkript

1 EFO/NELFO Vareformat versjon 3.0 Rev.: Varefilen er en tegnseparert tekstfil med variabel postlengde som inneholder to (2) forskjellige typer dataposter: Kun en (1) stk. Vare Hodepost og en eller flere Vare Linjepost(er). Vare Hodepost skal finnes på første tekstlinje i filen. Vare Linjeposter skal være unike, dvs. at et vilkårlig varenummer kun skal ha en forekomst i filen innen angitt PostType og VareMrk. (Unik ID: PostType + VareMrk + Varenummer.) Varefilen skal være komplett, dvs. ikke i form av endringsliste med referanse til en annen varefil. Varefilen benyttes til overføring av produkt- og prisinformasjon på varer fra vareleverandør til kunde. Tegnsett skal være Windows ANSI (CP 1252) eller ISO Poster skilles med tegnene for CR+LF (retur+linjeskift). Som feltseparator benyttes semikolon (;). Felter med udefinert verdi, eller felter som ikke er i bruk, fylles ikke ut. Det skal skrives feltseparator for samtlige felt. Semikolon tillates ikke benyttet som vanlig tegn i noen av feltene i varefilen. Filformatet administreres av NELFO og Elektroforeningen (EFO). Kontaktperson NELFO Thor Nilsen NELFO Postboks 5467 Majorstua 0305 OSLO Tlf. sentralbord: Tlf. direkte: Faks.: E-post: thorn@nelfo.no Kontaktperson EFO Per Chr. Myhrvold Elektroforeningen Drammensveien 30 Postboks 2864 Solli 0230 OSLO Tlf.: Fax: E-post: per.chr.myhrvold@efo.no E-Nvar30, rev: Side 1 av 6

2 Posttype VH - Vare Hodepost Felt- Feltnavn nr. Maks. Datafelt- format lengde Ant. Des. Må / Kan Kommentarer 1 PostType 2 A - M Alltid VH=Hode for varepost 2 Format 8 A - M Alltid 'EFONELFO' 3 Versjon 3 A - M Versjonsnummer på format X.Y. Alltid lik '3.0' 4 SelgersID 14 A - M Selgers foretaksnummer, eks: 'NO MVA' 5 ProdDato 8 N - M Dato filen er produsert. Format: ÅÅÅÅMMDD 6 Valuta 3 A - M Valutakode jfr. ISO Eks: NOK=Norske kroner Posttype VL - Vare Linjepost Felt- Feltnavn nr. Maks. feltlengde Dataformat Ant. Des. Må / Kan Kommentarer 1 PostType 2 A - M Alltid VL=Linje for varepost 2 VareMrk 1 N 0 M 0=Ukjent, 1=Elnummer, 2=EAN, 3=Produsentens varenr, 4=NRF Nummer, 9=Tilleggsvare (se kommentarseksjon) 3 VareNr 14 A - M El.nummer, EAN eller annet produktnummer jfr. oppgitt VareMrk. 4 FakturaTekst 30 A - M Varebetegnelse (produktets handelsbetegnelse). 5 TeknBesk 25 A - K Teknisk beskrivelse. Supplement til FakturaTekst 6 PrisEnhet 1 N 0 M Egenskap ved varen som angir enhet for oppmåling av en installasjon. Lovlige verdier: 1=stykk, 2=meter, 3=liter, 4=kilogram 7 Pris 10 N 2 M Katalog/listepris pr. oppgitt PrisEnhet. Desimaltegn brukes ikke. Eks.: 2050=kr 20,50 8 Mengde 9 N 4 M Antall prisenheter som inngår i salgspakning. Desimaltegn brukes ikke. Eks.: =10,5 9 PrisDato 8 N 0 M Registreringsdato for ny pris. Format: ÅÅÅÅMMDD 10 Status 1 N 0 M Statuskode til bruk v/flagging av poster 1=Ny vare, 2=Endret, 3=Utgår, 4=Utgår, erstattes med varenr angitt i AVareNr (og AVareMrk). 11 AVareMrk 1 N 0 M/K 0=Ukjent, 1=Elnummer, 2=EAN, 4=NRF Nummer. Må fylles ut hvis alternativt varenummer oppgis (felt AVareNr). 12 AVareNr 14 A - M/K Alternativt varenummer for vare. El.nummer, EAN eller annet produktnummer jfr. oppgitt AVareMrk. 13 BlokkNummer 6 N 0 K Blokknummer i EFO Produktdatabase (nivå 3). Format: Hele feltet fylles ut når det eksisterer blokknummer på varen. 14 RabattGruppe 14 A - K Rabattgruppe. 15 Fabrikat 10 A - K Leverandørens spesifikasjoner. 16 Type 10 A - K Leverandørens spesifikasjoner. 17 Lagerført 1 A - K Viser om varen normalt sett er lagerført hos leverandøren. J = varen er lagerført N = varen er ikke lagerført Annet = koden er ikke i bruk hos leverandøren. E-Nvar30, rev: Side 2 av 6

3 Kommentarer Feltlengde Feltets maksimale lengde. Der feltet også har en minimumslengde fremkommer dette av kommentarfeltet, eller av feltets type. (Dato vil for eksempel alltid være på 8 tegn). Dataformat A = Alfanumerisk (alle tegn unntatt semikolon er tillatt). N = Numerisk tallverdi (kun tegn fra og med 0 til og med 9 er tillatt). Alle felt skal skrives uten innledende og etterfølgende fylltegn, som "0" (null) og " " (blank). Datoformat Dato formatet representerer årstall med 4 siffer. Format: ÅÅÅÅMMDD= =1. desember Må/Kan M = Feltet må alltid ha en verdi. Numeriske "må-felt" uten verdi skal presenteres med en 0 (null). K = Feltet kan være tomt (kan utelates). Numeriske "kan-felt" uten verdi skal være tomme. Vare Linjepost Vare Linjepost skal overføre teknisk informasjon om produktet og opplysninger om pris og størrelser for leveranse av produktet. Merknader for felter SelgersID Selger identifiseres med organisasjonsnummer, som skal skrives på formen "NO MVA", alternativt "NO " (for selskap som ikke er MVA -pliktig). Alle tegn skal skrives fortløpende, uten formateringstegn. PostType PostType benyttes for å skille de forskjellige dataposter i filen VareMrk VareMrk bærer informasjon om hvilket kodesystem som benyttes for identifikasjon av produktet. Hvis feltet VareMrk har verdien 0=Ukjent er varenummeret egendefinert. Egendefinerte varenummer kan medføre konflikter mellom vareleverandører, i de tilfeller samme varenummer kan identifisere forskjellige produkter hos disse. På grunn av dette frarådes bruk av egendefinerte varenummer. Hvis feltet VareMrk har verdien 1=ELnummer, skal varenummer finnes som ELnummer i Elektroforeningens varedatatabase (ELnummerbanken). Hvis feltet VareMrk har verdien 2=EAN skal oppgitt varenummer være en gyldig EANkode. Hvis feltet VareMrk har verdien 9=Tilleggsvare så er varen å betrakte som et generelt tillegg, og ikke som en vanlig vare. Tilleggsvarer kan blant annet benyttes til å spesifisere frakt og andre gebyr som gjelder for hele fakturaen. Bruken av feltet i varefilen er for å spesifisere hvilke varenummer denne selger benytter til spesifikasjon av tillegg. Merk! For linjer med VareMrk = 9 må feltene "PostType, "VareMrk", "VareNr", "FakturaTekst" og "PrisEnhet" fylles ut, men ingen av de andre felt. Kontakt Elektroforeningen for en liste over "tilleggsvarenummer". VareNummer Varenummer benyttes for unik identifikasjon av produktet innen angitt kodesystem (VareMrk). Kombinasjonen VareMrk + Varenummer skal være unik i filen. E-Nvar30, rev: Side 3 av 6

4 FakturaTekst Fakturatekst er produktets handelsbetegnelse inklusiv fabrikat/type og dimensjon. Målsetning med informasjonen i Fakturatekst er å få til gjenbruk av data til f.eks. fakturatekster, hvilket betyr at det bør utarbeides normer for hvordan teksten bygges opp. PrisEnhet PrisEnhet er måleenhet for enhetspris. PrisEnhet benyttes ved kalkulasjon, tilbud, ordre, faktura, bestilling m.m. av produktet. Produkter som ved montasje (anvendelse) ikke kan deles i mindre enheter og hvor forbruk måles i antall enheter av produktet gis prisenhet 1=stykk. Produkter hvor forbruk måles i lengde gis prisenhet 2=meter. Produkter hvor forbruk måles i kapasitet gis prisenhet 3=liter. Produkter hvor forbruk måles i masse gis prisenhet 4=kg. Pris Pris feltet inneholder pris på produktet. Pris feltet må være gitt med en positiv numeriske verdi større eller lik 0. Mengde Mengde skal inneholde antall angitte prisenheter som inngår i salgspakning. Feltet Mengde skal være numerisk (N), antall desimaler skal være 4, desimaltegn brukes ikke. Hele feltet skal fylles ut. Verdien av Mengde feltet må være gitt med en positiv heltallsverdi større eller lik 00001=0,0001 Eksempler på bruk av PrisEnhet, Pris og Mengde Eksempel A En varmelist har egenskapen at den er 2,15 meter lang. Varmelisten prises og leveres pr. stk varmelist fordi den ikke kan deles i mindre enheter ved anvendelse/montasje. PrisEnhet 1 (stk) Pris (kr 960,-/stk) Mengde (1 stk inngår i salgspakning) Eksempel B a) En kabel leveres på rull à 50 meter. Leverandørens prisliste viser pris pr. m kr 10,-. Ved anvendelse/montasje av kabelen kan denne deles i mindre enheter (meter). Pris 1000 (kr 10,-/m) Mengde (50 m inngår i salgspakning) b) En kabel leveres på rull à 50 meter. Leverandørens prisliste viser pris pr. rull kr 500,-. Ved anvendelse/montasje av kabelen kan denne deles i mindre enheter (meter). Pris 1000 (kr 500,-/50m = kr 10,-/m) Mengde (50 m inngår i salgspakning) Eksempel C En vare leveres i lengder à 2,5m. Leverandørens prisliste viser pris pr. lengde kr 175,-. a) Hvis varen ved montasje kan deles i mindre enheter (pr. meter) så skal vareposten fylles ut med: Pris 7000 (kr 70,-/m) Mengde (2,5 m inngår i salgspakning) b) Hvis varen ikke kan deles i mindre enheter ved montasje, så skal vareposten fylles ut med: PrisEnhet 1 (stk) Pris (kr 175,-/lengde) Mengde (1 stk inngår i salgspakning) E-Nvar30, rev: Side 4 av 6

5 Eksempel D En vare leveres pr. meter, og er priset fra leverandøren med pris pr. meter kr. 70,00: Pris 7000 (kr 70,-/m) Mengde (1 m inngår i salgspakning) Definisjoner Salgspakning er den minste kvantumsenhet som varen kan leveres i. Antall prisenheter (mengde) som inngår i salgspakning er minste bestillingskvantum for varen. PrisDato PrisDato angir hvilken dato pris sist ble registrert eller endret. Status Status angir om produktet er nytt, endret eller utgått fra leverandørs varesortiment. Status 4 brukes for å fortelle at en vare er utgått, at den bør slettes fra vareregisteret og at den skal erstattes av varen oppgitt i AVareNr. AVareMrk AVareMrk bærer informasjon om hvilket kodesystem som benyttes for identifikasjon av alternativt varenummer i feltet AVareNr. Hvis feltet AVareMrk har verdien 0=Ukjent er oppgitt alternativt varenummeret egendefinert. Egendefinerte varenummer kan medføre konflikter mellom vareleverandører, i de tilfeller samme varenummer kan identifisere forskjellige produkter hos disse. På grunn av dette frarådes bruk av egendefinerte varenummer. Hvis feltet AVareMrk har verdien 1=ELnummer, skal alternativt varenummer finnes som ELnummer i Elektroforeningens varedatatabase (ELnummerbanken). Hvis feltet AVareMrk har verdien 2=EAN skal alternativt varenummer være en gyldig EANkode. Merk at AVareMrk og AVareNummer kan brukes sammen med VareNr og Status til å angi 2 separate varenummer (kodesystemer) for den samme varen, for eksempel ELnummer og EANkode. AVareNummer Alternativt varenummer benyttes for unik identifikasjon av produktet i alternativt kodesystem. Feltet kan benyttes til å overføre kryssreferanser på samme vare mellom alternative kodesystemer, eller for å angi erstatningsvare hvis vare er merket "4" (=Utgår, erstattes med...") i feltet Status. BlokkNummer BlokkNummer systemet er et søkehierarki i 3 nivåer som administreres av Elektroforeningen. Systemet omfatter en søkestruktur for gjenfinning av produkter som er uavhengig av struktur på varenummer. Blokknummer systemet er kodebasert, hvor kode for hvert nivå identifiserer en unik tekst. BlokkNummer består av 6 siffer i området 0-9, og har følgende struktur: XXYYZZ. XX angir kode for 1. nivå, YY angir kode for 2. nivå og ZZ angir kode for 3. nivå. Blokknummer for produktet skal alltid oppgis. Angivelse av riktig blokknummer er som for fabrikat og type meget viktig for søk etter produkter. Feil blokknummer vil medføre at bruker ikke finner produktet det søkes etter. Siden blokknummeret er kodebasert er problemer med forskjellig representasjon av samme type informasjon utelukket (jfr. fabrikat og type). RabattGruppe RabattGruppe er en statistikk kode som benyttes for gruppering av produkter. Grupperingen benyttes som referanse for rabattering av produktgrupper. System for RabattGruppe utvikles og vedlikeholdes av hver enkelt leverandør. Fabrikat, Type Fabrikat og type legges ut som egne felter for å kunne benytte denne informasjonen ved søk etter produkter. Feltene er tekstbaserte og dette åpner for følgende generelle svakhet: At flere skrivemåter for fabrikat eller type betyr det samme. Eks.: Fabrikat: SIEMENS, Siemens, Siemens AS. Denne problemstilling medfører at det også her bør utarbeides normer for hvordan informasjonen i feltene skal representeres (skrivemåte). Informasjonen i feltene er viktig for gjenfinning av produkter, og det bør vurderes å sette krav til at feltene må ha oppgitt data (ikke blanke). Leverandører av varefiler med oppgitte data for fabrikat og type vil ha konkurransefortrinn fordi det blir enklere for bruker av informasjonen å søke etter og finne produkter fra disse. E-Nvar30, rev: Side 5 av 6

6 Lagerført Feltet brukes for å fortelle om varen normalt sett er lagerført hos leverandør. Informasjonen er nyttig for mottager i de tilfeller der rabatter, leveringstidspunkter og så videre er knyttet til lagerførte varer. Feltet skal være tomt (uten verdi) når leverandøren ikke oppgir denne informasjonen. Eksempel på varefil VH;EFONELFO;3.0;NO MVA; ;NOK VL;1; ;Plastkab.PFSP 3x16/10mm2 Al1kV;AER-leder, trommel;2;12000; ; ;2;;;;r01;;; VL;1; ;Plastkab.PFSP 3x25/10mm2 Al1kV;AFV-leder, trommel;2;10257; ; ;2;;;;r01;;; E-Nvar30, rev: Side 6 av 6