Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Kommunale avgifter Meldal kommune År 2002

Transkript

1 Vestre Revisjonsdistrikt ST VRD Rapport forvaltningsrevisjon Kommunale avgifter Meldal kommune År 2002

2 Innholdsfortegnelse side 1 SAMMENDRAG FORMÅLET MED PROSJEKTET REVISORS VURDERINGER OG KONKLUSJONER REVISORS ANBEFALINGER INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON IDENTIFIKASJON AV DEN REVIDERTE ENHET HØRING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER FORMÅL PROBLEMSTILLING PROBLEMSTILLING METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISJONSKRITERIER LOV OG REGELVERK PÅ OMRÅDET REVISJONSKRITERER TIL PROBLEMSTILLINGENE FAKTABESKRIVELSE KOMMUNENS OPPGAVER OG FINANSIERING AV OPPGAVENE SEKTOR FOR UTVIKLING OG DRIFT SIN ORGANISATORISKE OPPBYGGING OG OPPGAVER REVISORS FUNN OG VURDERINGER ER BEREGNINGENE AV AVGIFTENE I HENHOLD TIL LOVER, FORSKRIFTER OG SELVKOST? ER KOMMUNENS AVSETNING TIL OG BRUK AV SELVKOSTFOND FORETATT RIKTIG OG I HENHOLD TIL REGELVERKET? GENERELLE VURDERINGER OG KOMMENTARER HØRING REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER VEDLEGG Orkanger, 9. januar 2003 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 13

3 1 SAMMENDRAG 1.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet er å påse at kommunen har et avgiftsnivå på vann, avløp og feiing som er i henhold til selvkost, lover og regelverk på området, og at forvaltningen av selvkostfondene er i henhold til regelverket. 1.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Meldal kommune vil fra og med 2003 prise de kommunale avgiftene til litt lavere enn selvkost, men holder seg likevel innenfor lover og forskrifter vedr. prising av avgiftene. Konsekvensen av å prise de kommunale avgiftene til lavere enn selvkost, er at kommunen på annen måte må finansiere en del av kostnadene ved tjenestene. Dette vil igjen gå ut over andre tjenester som kommunen er forpliktet å yte. Meldal kommune kan med medhold i lov forskriften bygge opp fremtidige fond vedrørende vann og avløp. Kommunen må imidlertid sørge for at fondene blir utlignet i løpet av en 5- årsperidode. 1.3 Revisors anbefalinger Alle kostnader som er knyttet til flere aktiviteter/produkter, dvs. indirekte kostnader, bør fordeles på de aktuelle formål innen sektorene for vann, avløp og feiing. Slike kostnader kan og bør kommunen fordele regnskapsmessig som interne overføringer for å kunne dokumentere et korrekt avgiftsgrunnlag. Ved saldering av regnskapet for funksjonene vann, avløp og feiing ved bruk eller avsetning av fond bør dette komme frem av regnskap slik at netto på funksjonene blir lik null. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 13

4 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Prosjektet er valgt på bakgrunn av at regelverket på vann, avløp og feiing er komplisert og som igjen medfører en generell risiko for feil på området. VAF-området 1 utgjør en stor utgiftspost for kommunen. De totale inntektene vedrørende kommunale avgifter er budsjettert til kr ,- i Prosjektet er også gjennomført som følge av kontrollutvalgets og revisjonenes planlegging av forvaltningsrevisjonsprosjekter i Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets til syn med forvaltningen 2.3 Identifikasjon av den reviderte enhet Prosjektet omfatter en analyse av beregningsgrunnlaget av de kommunale tjenestene vann, avløp/kloakk og feiing og om disse er i henhold til regelverk på området Det er seksjon for utvikling og drift ved seksjonsleder drift som har ansvar for tjenestene vann og avløp/kloakk i Meldal kommune. Beregningene av de kommunale avgiftene blir foretatt av seksjon for drift, og siste grundige gjennomgang av beregningsgrunnlaget ble foretatt i forbindelse med utarbeidelse av ny kommunal forskrift for vann og avløp. Denne forskriften gjelder fra og med Høring Meldal Brannvesen har ansvar for feietjenesten i kommunen. Foreløpig rapport er sendt til høring til rådmannen i Meldal kommune. Rådmannen hadde ingen bemerkninger til rapporten. 3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 3.1 Formål Formålet med prosjektet er å påse at kommunen har et avgiftsnivå på vann, avløp og feiing som er i henhold til selvkost, lover og regelverk på området, og at forvaltningen av selvkostfondene er i henhold til regelverket. 1 VAF-området: område for vann, avløp og feiing Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 13

5 3.2 Problemstilling 1 Er beregningene av avgiftene i henhold til lover, forskrifter og selvkost? 3.2 Problemstilling 2 Er kommunens avsetninger til og bruk av selvkostfond foretatt riktig og i henhold til regelverket? 4 METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Revisor sendte 12. september 2002 brev til rådmannen i Meldal kommune med en orientering om oppstart av prosjektet. Undersøkelser er foretatt ved intervju og dokumentanalyse. Med utgangspunkt i lover og forskrifter på området utarbeidet revisjonen en liste med spørsmål som til sammen belyser området. Det ble gjennomført et intervju med seksjonsleder Bjørn Sølberg. Resultatet av det innhentede materialet og intervjuet betegnes som revisors funn i rapporten. Revisor har i tillegg gjennomført analyser av kommunens regnskap og driftsavdelingens beregningsgrunnlag for kommunale avgifter. 4.2 Gjennomføring Prosjektet er gjennomført av Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag. Hovedansvarlig har vært revisor Ann Jorid K. Hyttnes. VRD har tidligere utarbeidet tilsvarende prosjekter mot kommunene Agdenes, Hemne, Hitra, Orkdal og Frøya. 4.3 Avgrensninger av prosjektet I utgangspunktet omfatter prosjektet kommunale avgifter for vann, kloakk/avløp, renovasjon og feiing for 2001/2002. Kommunen har i løpet av 2002 utarbeidet ny forskrift for kommunale vann og avløpsgebyrer som skal gjelde f.o.m og samtidig foretatt en grundig gjennomgang av sine selvkostberegninger for VAF-sektoren. Revisjonen ser derfor ingen grunn til å dvele ved det som har skjedd tidligere, men fokusere på om avgiftene er i henhold til regelverk og selvkost etter at forskriften trer i kraft f.o.m Selvkostfondene er vurdert for perioden Prosjektet omfattet ikke en testing av om direkte kostnader som er regnskapsført ved VAFsektoren virkelig tilhører denne sektoren. Meldal kommune har overlatt renovasjonstjenesten til renovasjonsselskapet HAMOS, og prosjektet vil derfor ikke omfatte den kommunale tjenesten renovasjon. Revisjonen viser i denne sammenheng til et gjennomførte prosjekt i 2001 (Det interkommunale selskapet HAMOS vurdert i lys av forventninger, eierskap, tilsyn og gebyrberegninger). Prosjektet vil likevel omfatte en vurdering av kommunens selvkostfond vedrørende renovasjon. Prosjektet omfatter ikke en vurdering av selve tjenesteproduksjonen. 5 REVISJONSKRITERIER 5.1 Lov og regelverk på området Lov av 31. mai 1974 nr 17 om kommunale vann- og kloakkavgifter Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 13

6 Loven gir kommunen hjemmel til å pålegge og fastsette gebyrer. Lovens 1 lyder: Når ein fast eigedom har tilknyting til kommunal vass- eller kloakkleidning, anten beinveges eller gjennom privat samleiding, har eigaren skyldnad til å svare vass- og kloakkavgift til kommunen. Lovens 3 lyder: Kommunestyret fastset i forskrift storleiken på avgiftene i kommunen og gjev nærare reglar om gjennomføring av avgiftsvedtaket og innkreving av avgiftene. Forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer av 10. januar 1995 Forskriftens hovedprinsipp er at brukerne av fast eiendom fullt ut skal dekke alle kostnader i forbindelse med kommunale vann- og avløpsanlegg. Videre kan en lese at kommunen ikke kan kreve inn mer i gebyr enn dens samlede kostnad på vann- og avløpssektoren (selvkost). Det er således bare kostnader som har normal sammenheng med en forsvarlig forretningsmessig gjennomføring av tiltak på vann- og avløpssektoren som kan tas med i gebyrgrunnlaget. Forskriftens 1 lyder: Vann- og avløpsgebyrer fastsatt i medhold av lov av 31. mai 1974 nr. 17 om kommunale vassog kloakkavgifter skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren. Kommunen fastsetter i forskrift regler for beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyrene, samt gebyrenes størrelse, innenfor rammene av denne forskriften. Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte kostnader til investeringer, drift og vedlikehold på vann- og avløpssektoren for de nærmeste årene (minimum 3 år). Overslaget skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende langtidsbudsjett. Det skal også foreligge et overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe. Rundskriv T-9/86 retningslinjer for beregning av avløpsgrunnlaget for kommunale vann- og avløpsgebyrer Pkt definerer avgiftsgrunnlaget: Avgiftsgrunnlaget for vann- og kloakksektoren er det samlede beløp kommunen maksimalt kan kreve i form av avgifter i løpet av avgiftsperioden (1 år). Dette beløpet skal tilsvare faktiske kostnader for sektoren. Kommunens faktiske kostnader beregnes med utgangspunkt i selvkostprinsippet. Pkt går inn på beregning av avgiftsgrunnlaget: Kostnadskomponentene i avgiftsgrunnlaget inndeles i to hovedkomponenter: 1. Drifts- og vedlikeholdskostnader Alle utgifter som direkte eller indirekte er budsjettert til drift og vedlikehold i vann- og kloakksektoren skal tas med. 2. Kapitalkostnader Det skal beregnes kapitalkostnader på alle anskaffelser og anlegg innenfor sektoren som er til nytte for kommunen over lengre periode og som avskrives over flere år. Dette kan gjøres på to måter; standardmetoden eller metode basert på avdrag og forretning av banklån. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 13

7 Standardmetoden: Metoden baserer seg på historisk kostpris (anskaffelseskost), avskrivning etter annuitetsmetoden over 20 år og renter på langsiktig lån i Norges kommunalbank med et tillegg på en prosent. Metode basert på avdrag og forrentning av banklån: Metoden forutsetter at det alt vesentlige av investeringene er finansiert ved låneopptak, og det er da de faktiske avdrag og renter som legges til grunn. Den egenkapital som kommunen har investert bør også trekkes inn i avgiftsgrunnlaget. Egenkapitalens avgiftsgrunnlag vurderes som vanlig banklån med rentesats og avdragstid tilsvarende lån i Norges kommunalbank, med et tillegg på 1 prosent. Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester fra kommunal- og arbeidsdepartementet, desember 1996 Veiledende retningslinjer konkretiserer hvilke kostnader som er naturlig å inkludere i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter Definisjon Retningslinjene tar utgangspunkt i følgende definisjon av selvkost: Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Merkostnader tolkes i denne sammenheng som kostnader knyttet til den samlede produksjon av den aktuelle vare eller tjeneste. Selvkostkalkyle en generell modell for produktbeskrivelse Formålet med kalkylen er prissetting av varen/tjenesten på basis av faktiske kostnader. En generell modell for produktbeskrivelse som kan anvendes på de fleste tjenestetypene, er å dele opp totalytelsen i delkomponenter. Disse er; kjerneprodukt, tilleggsytelse og støttefunksjon. Retningslinjene beskriver også hvordan et overskudd/underskudd i selvkostkalkylen skal behandles, dvs. avsetting og bruk av selvkostfond. Det vil si at hvis de kommunale avgiftene på området er større enn kostnadene, vil det akkumulerte overskuddet kommunen har, føre til oppbygging av fond. Dette overskuddet skal utlignes i løpet av gebyrperioden. En gebyrperiode på 5 år eller mer, vil etter Kommunal- og regionaldepartementets oppfatning gi en skjev belastning mellom abonnenter over tid. Dersom selvkostfondet ikke er utlignet ved gebyrperiodens utløp, skal det resterende beløp, inkl. renter, tilfalle abonnenten. Et overskudd innebærer at brukerne av betalingstjenesten har innbetalt mer enn hva som tilsvarer kommunens kostnader. Brukerne bør i så tilfelle kompenseres for det rentetap de påføres ved å binde kapital i kommunen, jfr. Retningslinjer for beregning av selvkost. Forskrift for kommunale og fylkeskommunale budsjetter og regnskaper Forskriftens 15 omhandler intern kontroll. Jfr. denne paragrafen er det kommunens ledelse som har ansvaret for å etablere en tilfredsstillende intern kontroll. Videre står det at utarbeidede rutiner skal dokumenteres og være gjenstand for løpende oppfølging. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 13

8 5.2 Revisjonskriterier til problemstillingene 1. Er beregningene av avgiftene i henhold til lover, forskrifter og selvkost? God praksis på området vil i dette tilfellet være at kommunen vedtar et avgiftsregulativ, i forskriftsform, som ligger innenfor lover og forskrifter på området (se pkt. 5.1). Jf. forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer skal slike gebyrer ikke overstige kommunens nødvendige kostnader til vann- og avløpssektoren. Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester gir retningslinjer på hvilke kostnader som bør/kan være med i en selvkostkalkyle, og det vil være god praksis å holde seg innenfor denne. I 15 i regnskaps- og budsjettforskriften (som fortsatt er veiledende) om intern kontroll står det bl.a. at utarbeidde rutiner skal dokumenteres og være gjenstand for løpende oppfølging. 2. Er kommunens avsetninger til og bruk av selvkostfond foretatt riktig og i henhold til regelverk? Forskriften om kommunale vann- og avløpsgebyrer inneholder regler for avsetting og bruk av selvkostfond og der står det bl.a. gebyrperioden forutsettes normalt å være ett år, slik at kommunenes gebyrinntekter ikke skal overstige kostnaden i løpet av gebyrperioden. Beregningsperioden kan settes til lenger enn ett år for å jevne ut gebyrenes størrelse i forbindelse med større investeringer. En slik periode skal ikke overstige 5 år. Kommunen må fremlegge konkrete prosjekter og kostnadsoverslag 6 FAKTABESKRIVELSE 6.1 Kommunens oppgaver og finansiering av oppgavene Kommunens oppgaver Lov om vern mot forurensing og om avfall (forurensingsloven) 24 slår fast at kommunene kan drive kommunale avløpsanlegg, tjenesten er således ikke en lovpålagt oppgave. Revisjonen kan heller ikke i lovverket finne at vannforsyning er en pliktig oppgave for kommunen. 30 i forurensingsloven sier at kommunen skal sørge for innsamling av forbruksavfall. Renovasjon er altså en pliktig oppgave. Jf. lov av 5 juni 1987 om brannvern (brannvernloven) 6 skal kommunestyret påse at kommunen har en fastsatt brannordning. Jf. lovens 7 skal kommunens brannordning sikre at brannvesenet og feiervesenet er bemannet, organisert og utstyrt på en slik måte at de oppgavene som følger av loven til enhver tid kan gjennomføres i kommunen på en tilfredsstillende måte, og i samsvar med forskrifter fastsatt av departementet. Kommunen plikter derfor å ha et feiervesen Finansiering av oppgavene Regelverket gir kommunene anledning til å prise sine tjenester til selvkost. Staten forutsetter at kommunen utnytter muligheten til å finansiere disse oppgavene med gebyrer. De fleste kommunene har intensjon om at de kommunale avgiftene skal være til selvkost. 6.2 Sektor for utvikling og drift sin organisatoriske oppbygging og oppgaver Sektor for utvikling og drift i Meldal kommune ledes av sektorsjef Morten Rødningen. Seksjon for utvikling består av kultur, næring, skogbruk/natur, jordbruk og plan/bygning og ledes av seksjonsleder Siri Eithun. Seksjon for drift består av drift/anlegg og bygg/eiendom og ledes av seksjonsleder Bjørn Sølberg. Seksjon for drift har ansvar for den kommunale tjenesten vann og avløp. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 13

9 Meldal Brannvesen har ansvar for feietjenesten i kommunen, og brannvesenet ledes av brannsjef Ove Smedplass. 7 REVISORS FUNN OG VURDERINGER 7.1 Er beregningene av avgiftene i henhold til lover, forskrifter og selvkost? Problemstilling 1 - revisors funn Meldal kommune laget i 2002 forslag til ny kommunal forskrift om vann- og avløpsgebyrer som ble vedtatt av kommunestyret 19. desember 02. Denne forskriften gjelder fra og med Den reviderte kommunale forskriften er tilpasset den nye og endrede sentrale forskriften som ble vedtatt i juni I tilknytning til den nye kommunale forskriften, ble det også nødvendig å foreta en gjennomgang av avgiftsberegningene på vann og avløp, slik at avgiftene også ble tilpasset endringene i forskriften og for å tilnærme avgiftene til selvkost. Meldal kommune ved sektor for utvikling og drift har utarbeidet et regneark til hjelp i arbeidet ved beregning av gebyrgrunnlaget for vann, avløp, septik og feiing. I beregningene skilles det mellom direkte og indirekte kostnader, og henførbare kostnader knyttet til kjerneprodukt, tilleggsytelse og støttefunksjon. Kapitalkostnaden består av avskrivninger og renter løpende lån som er satt til effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående levetid med et tillegg på 1 %. (For tiden 6,2 % + 1%) Summen av direkte og indirekte kostnader samt kapitalkostnader utgjør avgiften. Fordelingsnøkler for direkte kostnader kjerneprodukt er fastsatt ved antatt timeforbruk og skjønn på de enkelte funksjonene. Direkte henførbare kostnader fra uteavdeling og anleggsavdeling er fastsatt til antall stillinger vann/avløp delt på totalt antall stillinger i kommunen. Indirekte kostnader som lønn fra støttefunksjoner/tilleggsytelse og andel fellesutgifter administrasjonen er fastsatt etter andel kontorplasser og ved nøye vurdert skjønn Problemstilling 1 revisors vurdering I veiledende retningslinjer for beregning av selvkost beskrives hva en selvkostkalkyle kan inneholde, og hvilke direkte og indirekte kostnader som kan inngå i denne. Siden forskriften/retningslinjene sier bare kan/bør, kan en ikke gi et klart svar på om kommunen priser sine tjenester feil eller riktig. Den sentrale forskriften om kommunale vann- og avløpsgebyrer sier imidlertid hva kommunen max kan prise sine avgifter til. Seksjon for utvikling og drift har utarbeidet et nytt beregningsgrunnlag (regneark) for 2003, hvor en god del kostnader som ikke har vært med tidligere i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter nå er kommet med. I beregningsgrunnlaget skilles det på direkte og indirekte kostnader, samt henførbare kostnader knyttet til kjerneprodukt/støttefunksjon og tilleggsytelse. Denne beregningsmåten er helt i tråd med veiledende retningslinjer for beregning av selvkost. Direkte/indirekte kostnader: I sine fremtidige beregninger har kommunen tatt med andel av fellesutgifter administrasjon (tjeneste 11213) som består av telefon, porto/frakt, kopiering, linjeleie EDB, drift egne biler, leie/leasing biler/maskiner vedlikeholdsutgifter maskiner, kjøp av tjenester fra andre og avskrivninger EDB og kontormaskiner som indirekte kostnader. I tillegg kommer lønnskost- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 13

10 nader til henførbare støttefunksjoner/tilleggsytelser som lønns- og personalfunksjon, økonomi-/kommunekassefunkjsonen og IT-avdeling. I beregningsgrunnlaget ligger også direkte kostnader knyttet til kjerneprodukt som; andel av lønn inkl. sosiale kostnader knyttet (i alt vesentligste) til diverse stillinger ved kommunalteknikk og driftsavdelingen, andel av drift uteavdelings lokaler, andel DA-avdeling og i tillegg driftsutgifter produksjon/transport av vann og avløp. Ovenfor nevnte kostnader er direkte og indirekte kostnader som er beskrevet i retningslinjene for beregning av selvkost, og er kostnader som er naturlige å ta med i en selvkostkalkyle for kommunale avgifter i Meldal kommune. I beregningene mangler imidlertid kostnader for revisjon, andel bedriftshelsetjeneste til ansatte ved VAF og andel velferdskostnader som også kan betegnes som en indirekte kostnad. Kostnadene knyttet til revisjon og bedriftshelsetjeneste beløper seg på totalt ca kr i Dersom en bruker samme fordelingsprosent som ved andel felleskostnader administrasjon vil dette utgjøre ca kr ,- som skal fordeles til VAF-sektoren. Kostnader som er knyttet til flere aktiviteter/produkter, dvs. indirekte kostnader, bør fordeles på de aktuelle formål innen sektorene for vann, avløp og feiing. Slike kostnader kan og bør kommunen fordele regnskapsmessig som interne overføringer for å kunne dokumentere et korrekt avgiftsgrunnlag. Dette ser ikke ut til å være gjort tidligere år. Kapitalkostnader: Som kapitalkostnader bruker Meldal kommune avskrivninger og renter løpende lån i sitt beregningsgrunnlag for kommunale avgifter. Rentesatsen som benyttes er i henhold til retningslinjene satt til renten på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid med et tillegg på 1% (dvs for tiden 6,2% + 1%). Måten kommunen beregner kapitalkostnadene på er helt i henhold til retningslinjene for beregning av selvkost. Dersom kommunen finansierer investeringer på VAF-området med annen egenkapital enn VAF-fond, må kommunen beregne kapitalkostnad av denne benyttede egenkapitalen. Denne kapitalkostnaden skal også legges til i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter. Fordeling av indirekte kostnader( kostnader knyttet til støttefunksjon og tilleggsytelser): I innledningen til de sentrale retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester står det at valg av metode for fordeling av indirekte henførbare kostnader bør i hovedsak overlates til den enkelte kommune. Retningslinjene stiller like vel opp metoder for hvordan de enkelte kostnadene bør/kan fordeles. Retningslinjene anbefaler følgende kostnadsfordeling: 1. Regnskaps- og innfordringsfunksjon Mest hensiktsmessig vil være å fordele driftskostnader knyttet til slike funksjoner ut fra bilagsmengde. Fordeling kan også skje ut fra den andelen kostnadene ved kjerneproduktet utgjør av kommunens bruttoprodukt (omsetning). 2. Kontorstøtte Det anbefales en fordeling ut fra årsverk knyttet til kjerneproduktet som andel av det årsverksantall kontorstøtten betjener. 3. Revisjonsfunksjonen: Revisjonens driftskostnader (tilskudd/honorar til revisjonen) bør fordeles ut fra andel bilagsmengde betalingstjenesten står for. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 13

11 4. Lønns- og personalfunksjon: Det er rimelig å fordele slike kostnader ut fra årsverk knyttet til kjerneproduktet som andel av årsverk totalt i kommunen. 5. Velferds- og personalpolitiske tiltak for de ansatte: Anbefales kostnadsfordelt ut fra andel årsverk eller andel ansatte. 6. Kantinedrift Dersom kantinedriften ikke er selvfinansierende, må den delen som subsidieres også fordeles. Fordelingen bør skje ut fra andel av ansatte som har reell tilgang til kantinens tjeneste. 7. IT-tjenester (drift og opplæring) Kostnadsfordeling ut fra registrert tidsforbruk vil være det mest optimale fordelingskriteriet. I praksis vil vel dette kanskje være vanskelig, slik at en fordeling ut i fra andel arbeidsstasjoner (PC er) i kommunens interne nett være en rimelig fordelingsnøkkel. 8. Felles post/ teletjeneste: Det anbefales en fordeling ut fra andel linjer. 9. Juridisk bistand: Det anbefales en fordeling etter faktisk bruk. 10. Drift av felles maskinpark: Kostnadsfordeling bør skje ut fra andel faktisk bruk eller skjønnsmessig andel av bruk for de enkelte tjenestene. 11. Bygningsdrift/husleie: Det tenkes her på kostnader knyttet til felles vedlikeholdsstab, utskifting av løst utstyr av fellesarealer og renhold av lokaler mv. Kostnadsfordeling bør primært skje ut fra areal den enkelte tjeneste benytter, men også andel årsverk kan også benyttes. Når retningslinjene i innledningen overlater til kommunen selv å velge metode for fordeling av indirekte henførbare kostnader, er det helt og holdent opp til kommunen selv hvordan dette skal gjøres. Metodene som Meldal kommune har benyttet ved fordeling av kostnader ved avgiftsberegningene for 2003 er henholdsvis etter faktisk timeforbruk, antall ansatte og etter nøye vurdert skjønn. Siden retningslinjene og øvrig regelverk på dette områdeter er vage, er det vanskelig for revisor å konkludere på om fordeling er foretatt riktig. Det viktigste i denne sammenhengen er å vurdere om fordelingen er mest hensiktsmessig for kommunen, og vurderingen bør foretas av de som har best kjennskap til de ulike betalingstjenestene i kommunen. Det synes som om rutinene som det legges opp til ved fremtidig beregning og selve beregningene av gebyrgrunnlaget for kommunale avgifter er svært bra. Seksjon for drift sine utarbeidde regneark synes til å være til god hjelp ved beregning av gebyrgrunnlag for kommunale avgifter. Kommunens avgifter er likevel ennå ikke til selvkost da kostnader for bl.a. revisjon, bedriftshelsetjeneste og velferdskostnader ansatte mangler i beregningsgrunnlaget for kommunale avgifter. Kostnadene vedrørende dette vil imidlertid i liten grad påvirke avgiften. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 13

12 7.2 Er kommunens avsetning til og bruk av selvkostfond foretatt riktig og i henhold til regelverket? Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester pkt 6 omhandler praktisering av selvkostprinsippet, dvs behandling av overskudd eller underskudd i selvkostkalkyler og bruk av fond. Et eventuelt overskudd ett år skal avsettes til et selvkostfond som må utlignes i løpet av gebyrperioden. Gebyrperioden settes til max 5 år. Et selvkostfond betraktes som et budet fond i henhold til budsjett- og regnskapsforskriften, og kan derfor ikke brukes til andre formål i kommuneregnskapet Problemstilling 2 Revisors funn Meldal kommune har i de siste årene ikke hatt selvkostfond vedrørende vann, avløp, renovasjon og feiing. Dette på grunn av at avgiftene i de senere årene ikke har vært til selvkost. Kommunen har imidlertid i de nærmeste årene planlagt å avsette til fond for vann og avløp for å kunne benytte dette ved små variasjoner i inntekter og utgifter Problemstilling 2 Revisors vurdering Det er i henhold til forskriften fullt lovlig og bygge opp fremtidige fond vedrørende vann og avløp. Meldal kommune vil på denne måten kunne bruke av fond i år med større kostnader eller lavere inntekter, og på den måten unngå store svingninger i de kommunale avgiften fra år til år. Kommunen må imidlertid huske på at fondene skal utlignes i løpet av en 5-årsperiode. 7.3 Generelle vurderinger og kommentarer For å kunne utøve forvaltningsrevisjon er revisor helt avhengig av god kommunikasjon /samarbeid med administrasjonen i kommunen. Revisors inntrykk av er at intervjuet og annen nødvendig kommunikasjon ble gjennomført på en god og positiv måte. 7.4 Høring Ingen formell høringsuttalelse er avgitt. 8 REVISORS KONKLUSJON Ved beregning av kommunale avgifter tar kommunen i det all vesentligste med alle nødvendige direkte og indirekte kostnader innen sektoren. I beregningene mangler imidlertid kostnader knyttet til revisjon, bedriftshelsetjeneste og velferdstilbud ansatte, og kommunen priser derfor avgiftene til lavere enn selvkost men innenfor lov og forskrift på området. Dette vil utgjøre ca kr i 2003 som kan henføres til VAF-sektoren. Konsekvensen av å prise de kommunale avgiftene til lavere enn selvkost, er at kommunen på annen måte må finansiere en del av kostnadene til tjenesten. Dette vil igjen gå ut over andre tjenester som kommunen er forpliktet til å yte. Meldal kommune har i de siste årene ikke hatt selvkostfond innenfor vann, avløp, renovasjon og feiing. Kommunen har i fremtiden planer om å bygge opp slike fond innenfor vann og avløp, for å kunne benytte ved små svingninger i inntekter eller kostnader innenfor tjenestene. Dette er fullt ut tillatt i henhold til lov og forskrift. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 13

13 9 REVISORS ANBEFALINGER Alle kostnader som er knyttet til flere aktiviteter/produkter, dvs. indirekte kostnader, bør fordeles på de aktuelle formål innen sektorene for vann, avløp og feiing. Slike kostnader kan og bør kommunen fordele regnskapsmessig som interne overføringer for å kunne dokumentere et korrekt avgiftsgrunnlag. Ved saldering i regnskapet av funksjonene vann, avløp og feiing ved bruk eller avsetning av fond bør dette komme frem av regnskap slik at netto på funksjonene blir lik null. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 13 av 13