FORVALTNINGSREVISJON. Selvkosttjenester. Tysfjord kommune

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Tysfjord kommune Rapport 2018

2 2

3 Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Tysfjord kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av kommunens selvkosttjenester. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. I sak 30/17 vedtok kontrollutvalget å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot selvkosttjenester. Formålet med prosjektet er å sikre at reglene og prinsippene for beregning av selvkost følges, slik at brukerbetalingene er i tråd med de faktiske kostnadene. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Tysfjord kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Vi takker Tysfjord kommune for samarbeidet i gjennomføringen av prosjektet. Tromsø, Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Prosjektleder, forvaltningsrevisor Jan-Egil Dørum Prosjektmedarbeider, regnskapsrevisor 3

4

5 SAMMENDRAG Etter bestilling fra kontrollutvalget i Tysfjord kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon rettet mot kommunens selvkosttjenester. Forvaltningsrevisjonen gjelder selvkostkalkyler for 2016 og tar utgangspunkt i to problemstillinger: 1. Har Tysfjord kommune beregnet henførbare kostnader korrekt, og gir selvkostkalkylene uttrykk for selvkost på VAR-tjenester? 2. Har Tysfjord kommune behandlet selvkostfondene for VAR-tjenestene korrekt? Med VAR-tjenester menes tjenestene vann, avløp og renovasjon. Tysfjord kommune leverer tjenestene vann og avløp i egenregi, mens lovpålagte renovasjonstjenester til husholdninger i hovedsak utføres i utvidet egenregi gjennom det interkommunale selskapet Hålogaland Ressursselskapet IKS. Selvkost er definert som den totale kostnadsøkningen en kommune har ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste, og det er disse kostnadene kommunen kan finansiere ved brukerbetaling. Det følger av lov at renovasjonstjenester til husholdninger skal drives til selvkost, mens kommunestyret avgjør om vann- og avløpstjenester skal produseres til selvkost. I Tysfjord kommune er det besluttet at vann- og avløpstjenestene også fullt ut skal drives til selvkost og finansieres over brukergebyrer. Vår konklusjon på problemstilling 1 er at Tysfjord kommune ikke fullt ut har beregnet henførbare kostnader korrekt, og at de foreliggende selvkostkalkylene ikke fullt ut gir riktig uttrykk for selvkost på VAR-tjenester. Konklusjonen bygger på følgende vurderinger: Revisjonskriteriet om at kommunestyret skal forelegges forkalkyler som dekker de neste tre til fem årene for selvkost på vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, er vurdert som ikke oppfylt. Følgelig er revisjonskriteriet om at forkalkylene bør fremlegges i sammenheng med kommunens økonomiplan heller ikke oppfylt. Revisjonskriteriet om at alle direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader som kan henføres til vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, skal inngå i de respektive selvkostkalkylene, er vurdert som delvis oppfylt. Det sistnevnte revisjonskriteriet er vurdert som kun delvis oppfylt med bakgrunn i at kommunen ikke har bokført henførbare indirekte kostnader for vann, avløp og renovasjon. Kommunen har beregnet indirekte kostnader, men de indirekte kostnadene er ikke belastet selvkostregnskapet. I praksis innebærer det at de indirekte kostnadene ikke dekkes gjennom selvkost; kommunen får ikke dekket disse over gebyrene innbyggerne betaler for tjenestene. Kostnadene belastes dermed kommunens ordinære drift, og det er kommunen som må dekke dem. Problemstilling 2 omhandler selvkostfondene. Selvkostregnskapet for de ulike tjenestene avsluttes som regel med et overskudd eller underskudd. Et overskudd skal avsettes til et bundet driftsfond (bundet selvkostfond), mens et underskudd skal motregnes selvkostfondet. Ved bruk av selvkostfond kan gebyrene holdes mer stabile over tid. Generasjonsprisnippet er sentralt innenfor selvkost og innebærer at dagens brukere av tjenestene ikke skal subsidiere fremtidige brukere og vice versa. For å ivareta generasjonsprinsippet må et positivt selvkostresultat være tilbakeført til brukerne innen fem år, og tilsvarende skal et akkumulert underskudd dekkes inn i løpet av fem år. 5

6 Vår konklusjon på problemstilling 2 er at Tysfjord kommune ikke fullt ut har behandlet selvkostfondene for VAR-tjenestene korrekt. Konklusjonen bygger på følgende vurderinger: Tysfjord kommune oppfyller revisjonskriteriet om å ha fond for avsetning av overskudd og motregning av underskudd fra selvkostdriften av avløpstjenestene. Selvkostområdene vann, slam og renovasjon har de siste årene hatt akkumulert underskudd, og det er dermed ikke aktuelt å ha fond for avsetning av overskudd. Tysfjord kommune oppfyller revisjonskriteriet om å beregne årlige renter på fondsbeholdningen (akkumulerte over- og underskudd) For tjenestene vann og husholdningsrenovasjon oppfyller Tysfjord kommune ikke revisjonskriteriet om at negativt selvkostresultat bør være dekket inn fra brukerne av selvkosttjenesten innen fem år. For tjenesten avløp vurderer vi at Tysfjord kommune oppfyller revisjonskriteriet om å ha tilbakeført positivt selvkostresultat til brukerne av selvkosttjenesten innen fem år På bakgrunn av våre funn, vurderinger og konklusjoner anbefaler vi Tysfjord kommune å: Utarbeide forkalkyler for vann-, avløps- og renovasjonstjenestene som dekker de neste tre til fem årene og fremlegge disse for kommunestyret Sørge for at indirekte henførbare kostnader belastes de respektive selvkostområdene. Kommunen bør også vurdere om tidligere års feil skal korrigeres Iverksette tiltak for å dekke inn akkumulerte underskudd for selvkosttjenestene vann og renovasjon 6

7 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Metode og datamateriale Avgrensing av prosjektet SELVKOSTBEREGNINGER For- og etterkalkyler Henførbare kostnader Direkte kostnader Indirekte kostnader Konklusjon SELVKOSTFOND Revisors funn og vurderinger Revisors funn Revisors vurderinger Konklusjon HØRING ANBEFALINGER REFERANSER... 23

8

9 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Tysfjord kommune vedtok i sak 30/17 å bestille forvaltningsrevisjonsprosjektet. Forvaltningsrevisjon rettet mot dette området er prioritert på andre plass i kommunens plan for forvaltningsrevisjon i inneværende periode. Kontrollutvalget behandlet i sak 41/17 KomRev NORDs overordnede prosjektskisse for prosjektet. Kontrollutvalget vedtok å legge denne til grunn og å tilføye to problemstillinger. Revisor så utfordringer ved å gjennomføre de to ekstra problemstillingene utvalget ønsket undersøkt. I møte , sak 7/18, ble notat fra revisor om dette behandlet av utvalget. Kontrollutvalget vedtok å ta notatet til orientering, og i tråd med dette er de to problemstillingene fra den opprinnelige prosjektskissen fra revisor lagt til grunn for prosjektet. I dette prosjektet er det selvkostberegningene for VAR-tjenestene som undersøkes. VAR-tjenestene er vann, avløp og renovasjon. I Tysfjord kommune hører VAR-tjenestene innunder ansvarsområdet til teknisk sektor. Selvkost er definert som den totale kostnadsøkningen en kommune har ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. 1 Det er disse kostnadene kommunen kan finansiere ved brukerbetaling. Brukerbetaling basert på selvkostprinsippet gir ingen garanti for at det drives en effektiv virksomhet. 2 Dersom en kommune driver ineffektivt, vil denne ineffektiviteten likevel bli en del av gebyrgrunnlaget, i tillegg til det teoretisk minimale kostnadsnivået en mest mulig kostnadseffektiv kommune kunne ha drevet tjenesten for. Sammenlikninger med tilsvarende virksomheter i andre kommuner kan dermed gi viktig tilleggsinformasjon for å utvikle en mer kostnadseffektiv drift. Tabell 1 viser vann-, avløps- og renovasjonsgebyr i 2016 i Tysfjord kommune, landsgjennomsnittet og henholdsvis høyeste og laveste verdi på gebyrene i landet. Huseiernes landsforbund presenterer årlig en slik oversikt over prisene på kommunale selvkosttjenester i alle landets kommuner 3. Prisene er basert på avgifter og gebyrer som betales for en standard bolig på 120 kvadratmeter. Tabell 1: Vann-, avløps og renovasjonsgebyrer i 2016, oppgitt i kroner Tysfjord Landsgjennomsnitt Høyeste verdi Laveste verdi Vanngebyr Avløpsgebyr Renovasjonsgebyr Kilde: Huseiernes landsforbund 1 Departementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester H-3/14. 2 Jf. departementets retningslinjer, H-3/14. 3 Oversikt for 2016 finnes her: Side: 7

10 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger Forvaltningsrevisjonen har tatt utgangspunkt i to problemstillinger: 1. Har Tysfjord kommune beregnet henførbare kostnader korrekt, og gir selvkostkalkylene riktig uttrykk for selvkost på VAR-tjenester? 2. Har Tysfjord kommune behandlet selvkostfondene for VAR-tjenestene korrekt? Problemstilling 1 gjelder selvkostberegninger for selvkosttjenestene vann, avløp og renovasjon. Tysfjord kommune leverer tjenestene vann og avløp i egenregi. Lovpålagte renovasjonstjenester til husholdninger utføres i hovedsak i utvidet egenregi gjennom det interkommunale selskapet Hålogaland Ressursselskap IKS (HRS). Tysfjord kommune eier selskapet sammen med ti andre kommuner i nordre Nordland og søndre Troms. Datterselskapet HRS Husholdning leverer renovasjonstjenester til husholdninger i eierkommunene. HRS Husholdning fakturerer Tysfjord kommune for disse tjenestene. Tysfjord kommunes utgifter til renovasjon består ikke utelukkende av fakturaer fra HRS Husholdning. Kommunen har i tillegg utgifter til blant annet husholdningsrenovasjon i Musken samt hytterenovasjon. Det er Tysfjord kommune som fakturerer brukerne for renovasjonstjenestene. Denne forvaltningsrevisjonen omhandler Tysfjord kommunes selvkostberegninger, og det er dermed disse som er gjenstand for undersøkelse. Problemstilling 2 gjelder selvkostfondene. Kommunen kan fremføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år innenfor en viss periode. I praksis skjer dette gjennom at kommunen avsetter overskudd til et bundet selvkostfond. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader mellom år slik at gebyrene kan holdes mer stabile. 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. For vurdering av revisors funn i undersøkelsen utleder vi revisjonskriterier fra følgende kilder: Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg Lov om vern mot forurensninger og om avfall Forskrift om begrensning av forurensning H-3/14 Rundskriv for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, Kommunalog moderniseringsdepartementet, 2014 H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, Kommunal og regionaldepartementet, 2003 Problemstilling 1 Det følger av lov om kommunale vass- og avløpsanlegg 3 at eier av eiendom med tilknytning til kommunal vann- eller avløpsledning skal betale vann- og avløpsgebyr til kommunen. Forurensningsforskriften 16-1 fastslår at vann- og avløpsgebyrer fastsatt i medhold av loven ikke skal overstige kommunens nødvendige kostnader på henholdsvis vann- og avløpssektoren. Videre følger det av bestemmelsen i forskriften at ved beregning av selvkost bør de til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost følges. Det følger også av bestemmelsen at kommunen i forskrift fastsetter regler for beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyrene samt gebyrenes størrelse, innenfor rammene av forurensingsforskriften. Teknisk sjef i Tysfjord kommune har opplyst at kommunen ikke har slik lokal forskrift. Han har imidlertid opplyst at de benytter KS sine Side: 8

11 handbøker «Standard abonnementsvilkår for vann og avløp», administrative og tekniske bestemmelser 4, i tillegg til forskrift utarbeidet av HRS for renovasjon. Forurensingsloven 2 nr. 5 pålegger den ansvarlige for forurensningen eller avfallet å dekke kostnadene ved å hindre eller begrense forurensing og avfallsproblemer. Lovens 30 angir at det er kommunen som skal samle inn husholdningsavfall 5, mens 34 er rettslig grunnlag for beregning og innkreving av renovasjonsgebyrer fra innbyggerne. Bestemmelsene pålegger kommunen å innkreve gebyr til full dekning av drifts- og kapitalkostnader forbundet med tjenestene, men gebyrene for husholdningsavfall skal ikke overstige kommunens kostnader. Dette innebærer at kommunen er pålagt å drive husholdningsrenovasjon til selvkost. Selvkostprinsippet er også nedfelt i avfallsforskriften 15-3 som krever at avfallsgebyret skal sikre full dekning av de totale kostnadene kommunene påføres ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og at kommunen ikke skal ha fortjeneste på slik håndtering. Departementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester H-3/14 utfyller lovgivningens regler om brukerbetaling. Retningslinjene angir at prinsippet om selvkost gjelder uavhengig av organisasjonsform, dvs. at tjenester som leveres av Hålogaland Ressursselskap IKS også omfattes av selvkostprinsippet. Kommunen skal ifølge avfallsforskriften 15-4 ha separat regnskap for lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. Når den selvkostfinansierte tjenesten utføres av et interkommunalt selskap, legger vi til grunn at det er dette selskapet som skal utarbeide selvkostregnskap. Ifølge H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, må kommunen utarbeide en etterkalkyle (selvkostregnskap) av kostnadene innenfor områder der selvkost er den rettslige rammen for brukerbetaling, og dette skal gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger selvkost. Alle henførbare direkte og indirekte drifts- og kapitalkostnader skal inngå i selvkostregnskapet. Med henførbare kostnader menes i denne sammenhengen kostnader kommunen/renovasjonsselskapet påføres ved å produsere selvkosttjenestene og som derfor skal belastes selvkostregnskapene for vann, avløp og renovasjon. Vi utleder som revisjonskriterium at alle direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader som kan henføres til vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, skal inngå i de respektive selvkostkalkylene. I kapittel 4, hvor vi omtaler selvkostkalkylene, redegjør vi nærmere for relevante bestemmelser om blant annet henførbare kostnader i henhold til H-3/14. Retningslinjene i H-3/14 er ikke rettslig bindende, men de angir en økonomifaglig standard for beregning og praktisering av selvkostprinsippet som kommunene tilrås å følge. 6 Vi utleder som revisjonskriterium at Tysfjord kommune bør sette opp etterkalkyle for selvkosttjenestene vann, avløp og renovasjon etter utløpt regnskapsår. Det følger av forurensningsforskriften 16-1 at før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader knyttet til drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Overslaget skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende økonomiplan. Det skal også foreligge et overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe. I avfallsforskriften 15-3 er det angitt at kommunestyret fastsetter avfallsgebyret. Bestemmelsen 4 Standard abonnementsvilkår for vann og avløp består av tekniske og administrative bestemmelser, utgitt i hvert sitt hefte. Administrative bestemmelser tar for seg juridiske og forvaltningsmessige forhold, mens de tekniske bestemmelsene fastlegger krav til teknisk utførelse. 5 Forurensningsloven 27 definerer husholdningsavfall som avfall fra private husholdninger, herunder større gjenstander som inventar o.l. Avfall fra offentlige og private virksomheter regnes som næringsavfall. 6 I H-3/14 er hensikten med retningslinjene beskrevet. Retningslinjene har til hensikt å «[ ] angi en økonomifaglig standard for beregning av selvkost og praktisering av selvkostprinsippet som er i tråd med reglene i særlovgivningen. Eventuelle avvik fra retningslinjene bør derfor begrunnes.» Side: 9

12 angir videre at «avfallsgebyret fastsettes slik at det svarer til de totale kostnadene kommunene påføres ved lovpålagt håndtering av husholdningsavfall» og at «kun kostnader ved og inntekter fra lovpålagt håndtering av husholdningsavfall skal inngå i beregningen av avfallsgebyret». Kommunestyret fastsetter vanligvis gebyrer i forbindelse med behandling av årsbudsjett og økonomiplan. Politikerne fatter vedtak på grunnlag av saksutredning og forslag fra kommuneadministrasjonen. I dette tilfellet, der Hålogaland Ressursselskap IKS fakturerer kommunen for tjenestene som leveres, er kommuneadministrasjonen avhengig av grunnlagsdata fra selskapet for å lage forkalkyler. Tysfjord kommune bør sørge for å få fremlagt fra selskapet en forkalkyle som viser om det foreslåtte gebyret vil dekke de totale kostnadene selskapet påføres ved håndtering av husholdningsavfallet. Fordi selvkostregelverket legger opp til at gebyrinntektene skal tilsvare kostnadene samlet over maksimalt fem år, legger vi til grunn at forkalkylene for renovasjon også bør vise beregnede kostnader og inntekter fra lovpålagt håndtering av husholdningsavfall for de neste 3-5 årene. Dette utleder vi også av selvkostretningslinjene H-3/14, der det fremgår at kommunen må utarbeide en budsjettkalkyle, som vil si en forkalkyle over anslåtte inntekter og kostnader på tjenesteområdet. Av ovenstående utleder vi som revisjonskriterier at administrasjonen i Tysfjord kommune skal forelegge for kommunestyret forkalkyler som dekker de neste tre til fem årene for selvkost på vann-, avløps- og renovasjonstjenestene og at forkalkylene bør fremlegges i sammenheng med kommunens økonomiplan. På bakgrunn av ovennevnte har vi utledet følgende revisjonskriterier for problemstilling 1 at: - Tysfjord kommune skal forelegge for kommunestyret forkalkyler som dekker de neste tre til fem årene for selvkost på vann-, avløps- og renovasjonstjenestene. - Forkalkylene bør fremlegges i sammenheng med kommunens økonomiplan. - Tysfjord kommune bør sette opp etterkalkyle for selvkosttjenestene vann, avløp og renovasjon etter utløpt regnskapsår - alle direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader som kan henføres til vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, skal inngå i de respektive selvkostkalkylene Problemstilling 2 Selvkostregnskapet avsluttes som regel med et overskudd eller underskudd. Et overskudd skal ifølge retningslinjene for beregning av selvkost avsettes til bundet driftsfond (selvkostfond), mens et underskudd skal motregnes selvkostfond. Gebyrinntektene fra de ulike områdene skal finansiere de respektive formålene. I henhold til H-3/14 skal hvert selvkostområde ha sitt eget selvkostfond, slik at gebyrene for den enkelte selvkosttjeneste lett kan kontrolleres. Det er ikke anledning til å slå sammen fond for ulike tjenester. Ved bruk av selvkostfond kan gebyrene holdes mer stabile over tid. Generasjonsprinsippet er sentralt innenfor selvkost og innebærer at dagens brukere av tjenestene ikke skal subsidiere fremtidige brukere og vice versa. For å ivareta generasjonsprinsippet må et positivt selvkostresultat være tilbakeført til brukerne av selvkosttjenesten innen fem år, og et eventuelt avvik fra dette bør begrunnes. Det følger av både någjeldende og tidligere gjeldende retningslinjer 7 for beregning av selvkost at det skal beregnes renter på selvkostfond (opparbeidet overskudd), og rentene skal tillegges fondet. Ifølge H-3/14 skal det på avsatte midler til selvkostfond legges til kalkulatoriske renter som skal reflektere alternativavkastningen brukerne går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond. Kalkylerenten skal settes lik 5-årig swaprente, med et tillegg på 0,5 prosentpoeng. 7 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, H-2140, Kommunal- og regionaldepartementet, De någjeldende retningslinjene kom i Side: 10

13 Dersom kommunen har et «negativt» selvkostfond (akkumulert underskudd) i selvkostkalkylen skal kommunen godskrives renter etter samme rentesats. Av ovenstående utleder vi som revisjonskriterier for problemstilling 2 at: - Tysfjord kommune bør ha fond for avsetning av overskudd og motregning av underskudd fra selvkostdriften av vann-, avløps- og renovasjonstjenestene - det skal beregnes årlige renter på fondsbeholdningen - positivt selvkostresultat bør være tilbakeført til brukerne av selvkosttjenesten innen fem år - negativt selvkostresultat bør være dekket inn fra brukerne av selvkosttjenesten innen fem år Revisjonskriteriene vi har utledet, oppgis også i tekstboks innledningsvis i kapitlene de brukes i. Side: 11

14 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING 3.1 Metode og datamateriale Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon 8. I det følgende redegjør vi for hvordan vi har gått frem i undersøkelsen. Vi drøfter også datamaterialets gyldighet og pålitelighet, som vil si henholdsvis om dataene vi har samlet inn i undersøkelsen, utgjør et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingene, og om datamaterialet er beheftet med feil. Brev om oppstart av prosjektet ble sendt til Tysfjord kommune v/rådmannen Påfølgende dag fikk vi tilbakemelding fra rådmannen om at teknisk sjef var oppnevnt som kontaktperson for oss i gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen. Teknisk sjef har underveis i prosjektgjennomføringen bidratt med å fremskaffe opplysninger vi har etterspurt. Datamaterialet som ligger til grunn for revisors funn og vurderinger er Tysfjord kommunes selvkostberegninger, regnskap, balanseregnskap og etterkalkyler/selvkostregnskap. Vi har også fått supplerende skriftlig og muntlig informasjon fra teknisk sjef i Tysfjord kommune. Gyldighet og pålitelighet Revisor vurderer informasjon fra teknisk sjef som relevante data. Det er i stor grad teknisk sjef som forestår selvkostberegningene i kommunen, og han må forutsettes å ha god oversikt over kommunens selvkostsystemer- og beregninger. KomRev NORD er fast revisor for Tysfjord kommune og har gjennom dette også tilgang til mye av det nødvendige datamaterialet for denne forvaltningsrevisjonen. Den samlede informasjonen og dokumentasjonen vi har innhentet er dekkende for de forholdene revisor har søkt å kartlegge og beskrive. Etter dette vurderer vi «revisors funn» i rapporten som et relevant og tilstrekkelig grunnlag for vurdering opp mot revisjonskriteriene og problemstillingene i undersøkelsen, og vi anser at det samlede datamaterialet oppfyller kravet til gyldighet. Revisor har vurdert eventuelle feilkilder i det innsamlede datamaterialet. Vi har sammenliknet data fra de ulike kildene med hverandre for å avdekke eventuelle motsetninger i opplysninger som fremkommer i dem. I tillegg har vi framlagt vår omtale av datamaterialet for kommunen, slik at eventuelle faktafeil kunne påvises og korrigeres. På bakgrunn av forannevnte vurderinger, sammenlikninger og verifiseringer, forutsetter revisor at det ikke er vesentlige feil i datamaterialet som presenteres i rapporten. Påliteligheten og gyldigheten i det presenterte datamaterialet er på et overordnet nivå også søkt sikret gjennom vårt interne kvalitetssikringssystem. 3.2 Avgrensing av prosjektet Forvaltningsrevisjonsprosjektet omhandler Tysfjord kommunes selvkostberegninger for Dette med bakgrunn i at når prosjektet ble bestilt og startet opp, hadde Tysfjord kommune ikke avlagt regnskap for RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar 2011 Side: 12

15 4 SELVKOSTBEREGNINGER Har Tysfjord kommune beregnet henførbare kostnader korrekt, og gir selvkostkalkylene riktig uttrykk for selvkost på VAR-tjenester? Revisjonskriterier - Tysfjord kommune skal forelegge for kommunestyret forkalkyler som dekker de neste tre til fem årene for selvkost på vann-, avløps- og renovasjonstjenestene - Forkalkylene bør fremlegges i sammenheng med kommunens økonomiplan - Tysfjord kommune bør sette opp etterkalkyle for selvkosttjenestene vann, avløp og renovasjon etter utløpt regnskapsår - alle direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader som kan henføres til vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, skal inngå i de respektive selvkostkalkylene Selvkostkalkylen består av for- og etterkalkyle av kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Formålet med å utarbeide slike kalkyler er å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke skal overstige kostnadene som er henførbare til selvkosttjenestene. 4.1 For- og etterkalkyler Revisors funn Tysfjord kommune er selv ansvarlig for vann- og avløpstjenestene. Når det gjelder renovasjonstjenester til husholdninger, er det i hovedsak HRS Husholdning som utfører disse. Teknisk sjef har opplyst at Tysfjord kommune også har kommunespesifikke kostnader for renovasjon. Det er kommunen som forestår renovasjonstjenestene i Musken samt at de forestår hytterenovasjon. Det er Tysfjord kommune som fakturer innbyggerne for selvkosttjenestene, også renovasjon. HRS fakturerer Tysfjord kommune for husholdningsrenovasjonstjenestene de utfører i Tysfjord kommune. Vi har spurt teknisk sjef om det er utarbeidet forkalkyler som dekker de neste tre til fem årene for selvkost på henholdsvis vann, avløp og renovasjon. Teknisk sjef har opplyst at det ikke utarbeides slike kalkyler. Han opplyste at de i gebyrberegningen tar utgangspunkt i de totale utgiftene, og fordeler disse på antall abonnenter (omtrent 900). I tillegg ser de også hen til vannmålere fra næringslivet, og avløp beregnes også etter vannmålerne. Revisor har også stilt spørsmål til teknisk sjef om de mottar forkalkyler fra HRS. Han har opplyst at de mottar behandlingspriser, men ingen forkalkyler. I beregningen av gebyrer tar de utgangspunkt i tidligere regnskap (historiske kostnader) samt eventuelle forhåndsvarsel om behandlingskostnader. 9 9 KomRev NORD ferdigstilte i 2015 rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Selvkost på avfallstjenester i Hålogaland ressursselskap», bestilt av kontrollutvalget i Harstad kommune. Av denne rapporten fremkommer det at HRS Husholdning ikke utarbeidet forkalkyler, men at de orienterte eierkommunene per e-post om hvilke priser kommunen ville bli fakturert etter og som skulle danne grunnlag for gebyrforslagene i budsjettarbeidet for det kommende året. I den nevnte rapporten var revisors vurdering at praksisen med å orientere eierkommunene via e-post om hvilke priser som skal danne grunnlag for gebyrforslagene i budsjettarbeidet, ikke er tilstrekkelig for å oppfylle kravet i forurensingsforskriften 16-1 om at det før kommunens gebyrvedtak skal foreligge et overslag over det antatte Side: 13

16 Resultatet for selvkosttjenestene fremkommer av note til regnskapet. Utklipp 1 nedenfor viser note 17 Selvkostområder til årsregnskapet for Utklipp 1: Note 17 Selvkostområder, 2016 Kilde: Tysfjord kommunes årsregnskap 2016 Som ovenstående utklipp viser, inneholder selvkostnoten opplysninger om inntekter og kostnader per selvkostområde. Noten viser kun de samlede kostnadene per selvkostområde. Det er i noten ikke noen spesifikasjon av de ulike typene kostnader, det fremkommer ikke hva som er direkte kostnader, indirekte kostnader og kapitalkostnader. Dette fremkommer av det detaljerte regnskapet, altså oversikten over hva som er bokført på ansvarene 10 og funksjonene 11 i regnskapet for de ulike selvkostområdene. Tysfjord kommune har ikke utarbeidet en samlet etterkalkyle som inneholder både spesifikasjon av de ulike typene kostnadene/inntektene og samlede kostnadene/inntektene. Det detaljerte regnskapet og noten utgjør dermed sammen etterkalkylen, altså selvkostregnskapet. Revisor har undersøkt at det er samsvar mellom de samlede inntektene og kostnader i noten og kostnadene/inntektene som fremkommer av det detaljerte regnskapet. Revisors vurderinger Revisors vurdering er at revisjonskriteriet om at kommunestyret skal forelegges forkalkyler som dekker de neste tre til fem årene for selvkost på vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, ikke er oppfylt. Følgelig er revisjonskriteriet om at forkalkylene bør fremlegges i sammenheng med kommunens økonomiplan heller ikke oppfylt. Resultatet for det enkelte selvkostområde fremkommer av note til Tysfjord kommunes regnskap. Revisors vurdering er at Tysfjord kommune har oppfylt revisjonskriteriet om at de bør sette opp etterkalkyle for selvkosttjenestene vann, avløp og renovasjon etter utløpt regnskapsår. Vi bemerker imidlertid at de ulike kostnadstypene ikke er spesifisert i etterkalkylen. direkte og indirekte kostnader for de nærmeste tre til fem årene. HRS avga høringsuttalelse til rapporten, og av denne fremgår det at det ville bli lagt opp til nye og forbedrede rutiner for forkalkyler i forbindelse med budsjett Ansvarene i regnskapet forteller hvem som har budsjettansvaret for en utgift eller inntekt. 11 Statistisk Sentralbyrå (SSB) har utarbeidet en funksjonskontoplan. Formålet med denne er at inntekter/utgifter kategoriseres i regnskapet etter hvilke tjenester/funksjoner de er knyttet til. Side: 14

17 4.2 Henførbare kostnader Retningslinjene for beregning av selvkost (H-3/14) skiller mellom direkte kostnader og indirekte kostnader som kan henføres til produksjon av en bestemt vare eller tjeneste. Tysfjord kommune har for 2016 dokumentene Selvkost avløp Tysfjord 2016 inkl internkjøp og Selvkost vann Tysfjord 2016 inkl. internkjøp. Disse inneholder for de to respektive selvkostområdene oversikt over og beregninger av blant annet investeringer, kapitalkostnader, kapitalberegninger, avskrivninger, driftskostnader, indirekte kostnader, interntjenester, gebyrgrunnlag, selvkostregnskap og fond Direkte kostnader Direkte kostnader er arbeid samt varer og tjenester som anvendes i ytelsen av den aktuelle selvkosttjenesten og alle direkte kostnader er henførbare i selvkostregnskapet. I direkte kostnader inngår drifts- og vedlikeholdskostnader til den direkte produksjonen av selvkosttjenesten; lønnskostnader til egne ansatte som utfører produksjonsarbeid og vedlikehold av bygninger og anlegg, samt innkjøp av varer og tjenester som brukes i produksjon av tjenesten. Direkte kostnader omfatter også kapitalkostnader som består av: avskrivninger, det vil si kostnadsfordeling av anskaffelseskost over brukstiden; kostnader ved bruk av varige driftsmidler som brukerne av betalingstjenester drar nytte av over flere år alternativkostnad (kalkylerente/kalkulatoriske rentekostnader); I selvkostkalkylen skal rentekostnadene være uavhengige av hvilken finansieringsform som velges, det vil si om investeringer finansieres ved bruk av lån eller egenkapital. Alternativkostnaden skal beregnes av verdien av alle varige driftsmidler. Kapitalkostnaden beregnes på grunnlag av anskaffelseskostnad av varige driftsmidler. Retningslinjene angir følgende forutsetninger ved utarbeiding av en selvkostkalkyle: historisk anskaffelseskost benyttes som avskrivningsgrunnlag nyinvesteringene tas med i avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen samtidig med at avskrivningene starter i regnskapet investeringstilskudd/anleggsbidrag kommer til fradrag i avskrivningsgrunnlaget henførte (betalbare) byggelånsrenter på nyinvesteringer trekkes ut av anskaffelseskost i selvkostkalkylen tomtekostnadene kan tas inn i selvkostkalkylen selv om de ikke avskrives i regnskapet lineære avskrivninger, det vil si like store årlige beløp over anleggsmiddelets levetid avskrivningstid settes lik avskrivningstiden i årsregnskapet. For tomter som ikke avskrives i regnskapet, legges det til grunn en avskrivningstid på 50 år rentesatsen for beregning av alternativkostnad (kalkylerenten) settes til nivået på femårig swaprente med tillegg på 0,5 prosentpoeng som alternativkostnad på nyinvesteringer gjennom året henføres kalkylerente uavhengig av om investeringen tas i bruk det året Revisors funn Tysfjord kommune bokfører direkte kostnader på ansvarene for henholdsvis vann, avløp, og renovasjon i regnskapet. Kommunens regnskapsføring skal følge en funksjonskontoplan. 12 Som nevnt i kapittel 4.1 fremgår Tysfjord kommunes etterkalkyle/selvkostregnskap av note til regnskapet og revisor har undersøkt at det er samsvar mellom kostnadene som fremkommer av etterkalkylen og føringene som er gjort i regnskapet. 12 Funksjonskontoplanen er utarbeidet av Statistisk Sentralbyrå. Formålet med at inntekter/utgifter kategoriseres etter hvilke tjenester (funksjoner) de tilhører. Side: 15

18 Vi har også undersøkt om det er store endringer i direkte kostnader i 2016 sammenlignet med foregående år for de her aktuelle selvkostområdene, og undersøkt eventuelle årsaker til forskjeller. Utgiftene var på omtrent samme nivå som for tidligere år, med unntak av for selvkostområdet avløp, som sammenlignet med 2015 hadde merutgifter på kr Revisor har undersøkt bakgrunnen for denne økningen, og økte utgifter skyldes i hovedsak merutgifter tilknyttet vedlikehold av tekniske anlegg. I 2016 ble det arbeidet med omlegging av avløp ved Drag Snarkjøp. Som nevnt omfatter de direkte kostnadene også kapitalkostnader som består av avskrivninger og alternativkostnad. I 2016 ble det ikke foretatt noen investeringer for noen av selvkostområdene. Anleggsmidler skal vurderes til anskaffelseskost, og anleggsmidler som har begrenset levetid, skal avskrives med like store årlige beløp over levetiden til anleggsmiddelet. 13 Tysfjord kommune har egne beregningsark for kapitalkostnader innenfor både vann og avløp og har her oversikt over investeringene og avskrivningene for de ulike «kategoriene» anleggsmidler. I utarbeidelsen av selvkostkalkylen har kommunen trukket ut byggelånsrenter og tilskudd i beregningen av avskrivningsgrunnlag. Det er beregnet lineære avskrivninger, altså like store årlige beløp over anleggsmiddelets levetid. Levetid for anleggsmidlene er i henhold til forskrift. 14 Alternativkostnad (kalkulatoriske renter) er, som nevnt ovenfor, den årlige avkastningen kommunen kunne ha fått ved å plassere pengene tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. Tysfjord kommune har i beregningsark beregnet disse per «kategori» anleggsmiddel, og deretter summert disse. Revisor har gjennomgått disse beregningene for 2016 for vann og avløp. For selvkostområdet vann er det benyttet korrekt rentesats. Det er for 2016 også benyttet korrekt rentesats for avløp. For 2015 ble det benyttet feil rentesats, men dette ble korrigert i 2016 slik at det nå er riktig. Tysfjord kommune har brukt annuitetsmetoden 15 for investeringer fra og med 1983 til og med Bedriftskompetanse, som har bistått Tysfjord kommune med utarbeidelse av beregningsarkene, har brukt serielånsmetoden 16 for investeringer fra og med 1981 til og med Beregningsgrunnlaget for de to metodene er ulikt. Tallene for investeringer og anleggsbidrag er ulikt i de to beregningsarkene. Revisor har tidligere spurt kommunen hvilke tall og hvilken metode som skal benyttes, og de har opplyst at serielånsmetoden skal benyttes. Revisor ser at serielånsmetoden går i fordel innbyggerne i form av lavere gebyrer, noe kommunen også har opplyst. Videre har kommunen opplyst at differansen i investeringskostnadene for de to metodene anses som uvesentlige. Når det gjelder renovasjon, har ikke Tysfjord kommune utarbeidet beregningsark på samme måte som for vann og avløp. Kommunen opplyser at dette har sammenheng med at kommunens utgifter til renovasjon i hovedsak består av kjøp av tjenester fra HRS Husholdning, noe som gjør at det ikke er behov for å beregne kapitalkostnader. 13 Hvilken avskrivningsperiode som skal legges til grunn for ulike typer anleggsmidler følger av forskrift om årsregnskap og årsberetning. 14 Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 8 angir vurderingsregler for avskrivningsperioder. 15 Avskrivningsmetode hvor det avskrives et fast beløp per år, som er lik avskrivningen pluss beregnet rente på restkapital. 16 Serielånsmetoden innebærer at det avskrives med like store beløp hvert år, bestemt av den fastsatte økonomiske levetiden. Side: 16

19 4.2.2 Indirekte kostnader I indirekte kostnader inngår drifts- og vedlikeholdskostnader samt kapitalkostnader på indirekte tjenester (interntjenester). Som eksempler på kostnader til drift og vedlikehold når det gjelder interntjenester kan nevnes regnskap og innfordring kontorstøtte revisjon opplæring kantinedrift drift av EDB-anlegg drift av sentralbord juridisk bistand Også for interntjenester skal det beregnes kapitalkostnader. Disse interne kapitalkostnadene består av avskrivninger på varige driftsmidler som brukes i/av interntjenestene samt kalkulatoriske renter på bokført verdi av disse driftsmidlene. Revisors funn I selvkostberegningen skal selvkosttjenestens andel av indirekte tjenester inngå. Det vil si at det må lages en fordelingsnøkkel eller et anslag over hvor stor andel av de ulike indirekte tjenestene som benyttes i produksjonen av en selvkosttjeneste, og som dermed kan dekkes gjennom brukerbetaling. Tysfjord kommune har for regnskapsåret 2016 gjort beregninger av andelen indirekte kostnader som skal belastes henholdsvis vann og avløp. Kommunen finner avløp sin andel av indirekte kostnader (støttefunksjoner) ved å dividere brutto utgifter på de to aktuelle funksjonene (350 og 353) på brutto utgifter for alle kommunens sektorer. Dette gir en beregnet andel på 1,09 %. Som støttefunksjoner er lagt til grunn kontorstøtte fra kommunen (består av utgifter ført på rådmannen, service, økonomi/personal og felles) samt revisjon. Samme metode er benyttet for beregning av indirekte kostnader for vann, og beregningen viser at vann sin andel er 1,29 %. I tillegg beregnes henholdsvis vann og avløp sin andel av teknisk sektor sin brutto omsetning. Denne andelen ble i 2016 beregnet til 9,69 % for vann og 8.19 % for avløp. Ifølge kommunens beregninger var i 2016 indirekte kostnader for vann kr , mens indirekte kostnader for avløp var kr Indirekte kostnader inngår i kommunens selvkostberegning, og er hensyntatt i kommunens beregningsark for «selvkostregnskap», «gebyrgrunnlag» og «fond», Kommunen har altså gjort en beregning av hvilke indirekte kostnader som kan henføres til selvkosttjenestene vann og avløp. Revisor finner imidlertid ikke at kommunen har bokført utgifter for indirekte kostnader i regnskapet, og heller ikke at disse inngår i selvkostnoten. 17 Tysfjord kommune har egne beregningsark for indirekte kostnader for selvkostområdene vann og avløp. Administrasjonen har opplyst at det ikke er utarbeidet tilsvarende beregningsark for området renovasjon. Vi har ikke blitt forelagt beregning av indirekte kostnader for renovasjon. Vi finner heller ikke for renovasjon at kommunen har bokført utgifter for indirekte kostnader i regnskapet eller at disse inngår i selvkostnoten. 17 KomRev NORD har omtalt dette i oppsummeringsbrevet fra årsoppgjørsrevisjonen for Tysfjord kommune har besvart dette og skriver følgende: «Vi er oppmerksom på at det er visse forhold omkring selvkostregnskapet som ikke er ajour. Vi vil ta en gjennomgang av dette i.l.a for å rette opp mangler.» Side: 17

20 Revisors vurderinger Tysfjord kommune har i selvkostberegningene sine for 2016 hensyntatt direkte kostnader, herunder også kapitalkostnader. Kommunen har også beregnet indirekte kostnader for vann og avløp. Indirekte kostnader for vann, avløp og renovasjon er imidlertid ikke bokført i kommuneregnskapet og fremkommer heller ikke av kommunens selvkostnote. I praksis innebærer det at de indirekte kostnadene ikke dekkes gjennom selvkost; kommunen får ikke dekket disse over gebyrene innbyggerne betaler for tjenestene. Det er dermed kommunen som dekker kostnader som i henhold til retningslinjene for beregning av selvkost skal dekkes av brukerne av tjenestene. Revisors vurdering er at Tysfjord kommune delvis har oppfylt revisjonskriteriet om at alle direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader som kan henføres til vann-, avløps- og renovasjonstjenestene, skal inngå i de respektive selvkostkalkylene. 4.3 Konklusjon På bakgrunn av våre funn og vurderinger er vår konklusjon på problemstilling 1 at Tysfjord kommune ikke fullt ut har beregnet henførbare kostnader korrekt, og at selvkostkalkylene som foreligger ikke fullt ut gir riktig uttrykk for selvkost på VAR-tjenester. Side: 18

21 5 SELVKOSTFOND Har Tysfjord kommune behandlet selvkostfondene for VAR-tjenestene korrekt? Revisjonskriterier - Tysfjord kommune bør ha fond for avsetning av overskudd og motregning av underskudd fra selvkostdriften av vann-, avløps- og renovasjonstjenestene - Det skal beregnes årlige renter på fondsbeholdningen - Positivt selvkostresultat bør være tilbakeført til brukerne av selvkosttjenesten innen fem år - Negativt selvkostresultat bør være dekket inn fra brukerne av selvkosttjenesten innen fem år 5.1 Revisors funn og vurderinger Revisors funn I henhold til retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester bør positivt/negativt selvkostresultat tilbakeføres til brukerne av tjenestene i løpet av fem år, og vi har derfor sett på akkumulerte over- og underskudd for selvkostområdene for årene Kommunen har ikke anledning til å ha negative bundne fond i årsregnskapet. Selvkostfond er bundne fond, som innebærer at fondsbeholdning kun skal benyttes til å dekke eventuelle fremtidige underskudd for det aktuelle selvkostområdet. Dersom et selvkostområde har fremførbart underskudd, kan kommunen opprette en memoriakonto for dette. En memoriakonto er en «huskekonto» benyttes for å holde oversikt over det akkumulerte underskuddet for det aktuelle selvkostområdet. Tysfjord kommune har akkumulert underskudd for selvkostområdet for vann. Tabell 2 nedenfor viser utviklingen i det akkumulerte underskuddet i perioden Tabell 2: Akkumulert underskudd (memoria), vann, Underskudd ved årets inngang Endring i løpet av året Bokførte renter Underskudd ved årets utgang (inkl. renter) Tabell 2 viser at det i hele perioden har vært et akkumulert underskudd for selvkostområdet vann. Underskuddet økte fra i overkant av kr 2,9 millioner i 2012 til i overkant av kr 6,7 millioner i Dette skyldtes økte avskrivninger og vedlikehold. I 2014 ble akkumulert underskudd som var bokført på memoriakonto redusert med kr Årsaken til dette er at kommunestyret i Tysfjord i sak 7/14 vedtok en fordeling av det fremførbare underskuddet for vann mellom kommunen og innbyggerne. Kommunen skulle dekke 60 % av det fremførbare underskuddet, og dette er bakgrunnen for den store reduksjonen i det fremførbare underskuddet i Det er ikke lovpålagt at tjenesten vann skal produseres til selvkost. Det er opp til Side: 19

22 kommunestyret å avgjøre det. Kommunestyret kan derfor velge å dekke deler av det fremførbare underskuddet. Det fremgår av tabell 2 at det ikke ble bokført renter i Dette ble imidlertid korrigert i Tabell 3: Fondsbeholdning avløp, Fondsbeholdning ved årets inngang Bruk av eller avsetning til fond (-/+) Renter Fond ved årets utgang (inkl. renter) Selvkostområdet avløp har de siste fem årene hatt positiv fondsbeholdning. I henhold til Tysfjord kommunes egne beregningsark har selvkostområdet avløp hatt positiv fondsbeholdning siden Det har i løpet av denne perioden både blitt avsatt til og brukt av selvkostfondet, men fondsbeholdningen har ifølge kommunens beregningsark siden 2001 aldri vært negativ. Som det fremgår av tabell 3 ble det ikke bokført renter i 2014, men dette ble korrigert i Fondsbeholdningen for avløp var per kr Av dette ble kr brukt i 2013, mens det i 2016 ble brukt kr Bruken av fondet i årene var altså høyere enn fondsbeholdningen i Tabell 4: Akkumulert over-/underskudd, slam Fond/underskudd ved årets inngang Endring i løpet av året Renter Fond/underskudd ved årets utgang (inkl. renter) I tabell 4 ovenfor presenterer vi også akkumulert over-/underskudd for selvkostområdet slam. Det følger av forurensningsloven 26 at kommunen skal sørge for tømming av mindre renseinnretninger som slamavskillere og samlekummer for avslamming av sanitært avløpsvann og overvann samt oppsamlingstanker med ubehandlet sanitært avløpsvann. Det følger av samme bestemmelse at tjenesten skal drives til selvkost; kostnadene skal dekkes ved gebyrer fra brukerne av tjenesten. Som det fremgår av tabell 4 har Tysfjord kommune et akkumulert underskudd for selvkosttjenesten slam. Tabell 5: Akkumulert underskudd (memoria), renovasjon Underskudd ved årets inngang Endring i løpet av året Renter Underskudd ved årets utgang (inkl. renter) Tabell 5 viser akkumulert underskudd for renovasjon. Som det fremgår av tabellen, ble det fremførbare underskuddet betydelig redusert i Dette skyldes at kommunestyret i Tysfjord i Side: 20

23 sak 7/14 vedtok kostnadsfordeling mellom kommunen og innbyggerne på det fremførbare underskuddet per Kommunen skulle dekke 50 % av dette. Det er lovpålagt at husholdningsrenovasjon skal leveres til selvkost; kostnadene skal fullt ut dekkes inn gjennom gebyrene. Kommunen har dermed ikke anledning til å subsidiere tjenesten husholdningsrenovasjon. Vi er imidlertid kjent med at bakgrunnen for den vedtatte kostnadsdelingen i 2014 var at avfall fra husholdninger og kommunale institusjoner ble blandet ved veiing, noe som skal ha foregått over flere år. Det skal ha medført at kostnadene ikke ble riktig fordelt; private husholdninger ble belastet med for høye kostnader, mens kommunale institusjoner har betalt for lite. Vi oppfatter at kommunens dekning av halvparten av det fremførbare underskuddet ikke var en subsidiering av husholdningsrenovasjonen, men en korrigering av tidligere års feil, hvor husholdningene ble belastet med for høye kostnader. Revisor har ikke anledning til å gjøre selvstendige vurderinger av om en 50/50-fordeling av fremførbart underskudd i 2013 mellom kommunen og innbyggerne fullt ut retter opp tidligere års feil. Praksis for veiing av avfall er siden dette endret; husholdningsavfall og avfall fra kommunale institusjoner veies ikke lengre sammen. Revisor har gjennomgått kommunens beregning av renter for fondsbeholdning/akkumulerte underskudd for de respektive selvkostområdene. Vi har undersøkt at det er benyttet riktig rentesats for kalkulatoriske renter de ulike årene samt at beregningsgrunnlaget er rett. I de tilfellene det har vært gjort feil av betydning, har kommunen korrigert dette det påfølgende år Revisors vurderinger Revisors vurdering er at Tysfjord kommune oppfyller revisjonskriteriet om å ha fond for avsetning av overskudd og motregning av underskudd fra selvkostdriften av avløpstjenestene. Selvkostområdene vann, slam og renovasjon har de siste årene hatt akkumulerte underskudd. Det er da ikke aktuelt å ha fond for avsetning av overskudd, eventuelle overskudd motregnes det akkumulerte underskuddet. Revisors vurdering er at Tysfjord kommune oppfyller revisjonskriteriet om å beregne årlige renter på fondsbeholdningen (akkumulerte over- og underskudd). Revisjonskriteriet negativt selvkostresultat bør være dekket inn fra brukerne av selvkosttjenesten innen fem år, vurderer vi som ikke oppfylt for selvkosttjenestene vann og husholdningsrenovasjon. Dette med bakgrunn i at akkumulerte underskudd for de to tjenestene i 2016 ikke var dekket inn av brukerne i løpet av en femårsperiode. For området avløp vurderer vi at Tysfjord kommune har oppfylt revisjonskriteriet om å ha tilbakeført positivt selvkostresultat til brukerne av selvkosttjenesten innen fem år. 5.2 Konklusjon På bakgrunn av våre funn og vurderinger er vår konklusjon på problemstilling 2 at Tysfjord kommune ikke fullt ut har behandlet selvkostfondene for VAR-tjenestene korrekt. Side: 21

24 6 HØRING Rapporten ble sendt på høring til Tysfjord kommune v/rådmannen Kommunen v/teknisk sjef ga tilbakemelding Som det fremgår av utklipp nedenfor hadde ikke Tysfjord kommune merknader til rapporten. 7 ANBEFALINGER På bakgrunn av våre funn, vurderinger og konklusjoner anbefaler vi Tysfjord kommune å: Utarbeide forkalkyler for vann-, avløps- og renovasjonstjenestene som dekker de neste tre til fem årene og fremlegge disse for kommunestyret Sørge for at indirekte henførbare kostnader belastes de respektive selvkostområdene. Kommunen bør også vurdere om tidligere års feil skal korrigeres Iverksette tiltak for å dekke inn akkumulerte underskudd for selvkosttjenestene vann og renovasjon Side: 22

25 8 REFERANSER Lov 13. mars 2012 nr. 12 om kommunale vass- og avløpsanlegg Lov 13. mars 1981 nr. 5 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningslova) Forskrift 1. juni 2004 nr. 931 om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) H-3/14 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, Kommunal- og moderniseringsdepartementet Side: 23

26 Om selskapet og vår forvaltningsrevisjonskompetanse KomRev NORD IKS utfører helhetlig revisjon av kommuner, kommunale foretak, interkommunale selskaper, offentlige stiftelser, kirkeregnskap og legater. Selskapets eiere og oppdragsgivere er Troms fylkeskommune, alle kommunene i Troms, ni kommuner i Nordland og fire kommuner i Finnmark. KomRev NORD har tidligere gjennomført følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter i Tysfjord kommune: Investeringsprosjekter del 2, 2015 Investeringsprosjekter, 2013 Økonomiforvaltning, 2011 Økonomistyring i pleie og omsorg, 2007 Vårt hovedkontor ligger i Harstad, og vi har avdelingskontor i Tromsø, Narvik, Sortland, Finnsnes og Sjøvegan. Vi har 36 medarbeidere som samlet innehar lang erfaring fra og god kunnskap om offentlig sektor og revisjon. Selskapet er uavhengig i forhold til kommuner, stat, privat næringsliv og andre institusjoner i samfunnet. Vårt forvaltningsrevisjonsteam består av ni medarbeidere med høyere utdanning innen ulike fag: Rettsvitenskap Sosiologi Statsvitenskap Samfunnsøkonomi Side: 24

27 Side: 25