FORVALTNINGSREVISJON AV SELVKOST FOR TEKNISKE TJENESTER

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON AV SELVKOST FOR TEKNISKE TJENESTER HJELMELAND KOMMUNE MARS 2011

2

3 INNHOLD Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og er tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, konklusjoner og anbefalinger samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 6 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Fakta og vurderinger Organisering av tjenestene Kommunens gebyrer Kommunens utforming av gebyrregulativer Kommunens selvkostberegninger Kommunens rapportering av selvkost Konklusjoner og anbefalinger Vedlegg Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

4 SAMMENDRAG Kontrollutvalget i Hjelmeland kommune har bestilt en gjennomgang av rutiner for selvkost ved tekniske tjenester. Dette omfatter vann- og avløpstjenester, feiing, plan- og byggesaksbehandling samt oppmåling. Renovasjon (husholdningsavfall) er ikke tatt med da denne tjenesten ivaretas av det interkommunale selskapet Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI). Det er blitt sett på om brukerbetalinger er i tråd selvkostregelverket herunder om kostnader blir korrekt henført til gjeldende selvkostområder. De nevnte gebyrene kan ikke brukes til å finansiere andre deler av kommuneforvaltningen ettersom taket for gebyrene er kommunens selvkost. Kommunen har imidlertid anledning til å subsidiere de tekniske tjenestene fra andre deler av kommunebudsjettet. Det ses da bort fra husholdningsavfall hvor subsidiering ikke er tillatt iht. lovreglene. Utgangspunktet for lovreglene er at subsidiering heller ikke er anbefalt for vann- og avløpstjenester. Hjelmeland har totalt sett ganske lave gebyrer sammenlignet med andre kommuner i nærheten og gjennomsnittet for Rogaland. Bildet er imidlertid noe blandet. Det understrekes også at sammenligningen gjelder før kommunen nå legger opp til større økninger for plan- og byggesaker. Men disse gebyrene har vært betydelig lavere i Hjelmeland enn gjennomsnittet for Rogaland. Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer, gjennomgang av regnskapsmateriale og annen dokumentasjon. Våre funn kan kort oppsummeres slik: Kommunestyret har vedtatt gebyrene i forbindelse med budsjett/økonomiplan. Fra 2011 skal selvkost praktiseres fullt ut for vann- og avløpsgebyrene. Fra 2012 gjelder det samme også for andre gebyrer for tekniske tjenester. Det påpekes at det mangler et overslag over kostnader og inntekter (forkalkyler) for vann og avløp slik som det kreves i forurensningsforskriftens Dette gjelder overslag som tar for seg de nærmeste tre til fem årene. Det er ikke lovkrav om et slikt overslag for gebyrer for andre tekniske tjenester, men det vil være en god praksis. For de gebyrene hvor kommunen skal drive etter selvkost (gjennom prinsippvedtak av kommunestyret) vil det måtte anses nødvendig. Alle de tekniske tjenestene blir da berørt fra Det er regnskapet som til slutt viser om brukerbetalinger blir beregnet i tråd med gjeldende regelverk. Vi har her anmerket enkelte forhold. Vi har ikke noe å bemerke til hvordan kommunen fører direkte driftsutgifter. For kapitalkostnader kan vi særlig bemerke to forhold. Anleggsmidlene avskrives gruppevis og Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

5 saldomessig. De skal avskrives enkeltvis og lineært. Kommunen arbeider med å rette opp forholdet. Vi bemerker ellers at kommunen har brukt 5 % avskrivning for ledningsnettet. Ledningsnettet skal iht. lovreglene avskrives med 2,5 %. Det første forholdet medfører en for lang avskrivningstid og det andre forholdet medfører en for kort avskrivningstid. For indirekte driftsutgifter benytter kommunen en beregning som ligger mange år tilbake i tid. Dette er dessuten en enkel beregning som går ut på at ut på at indirekte driftsutgifter er 66 % av lønnsutgifter. Kommunen bør på nytt foreta en beregning av størrelsen på de indirekte driftsutgiftene. For tjenester som skal gå i selvkost, vil det måtte kreves en større riktighet enn ved andre tjenester. Vi har ikke avdekket kostnader som ikke er tatt med i selvkostregnskapene. De kostnadene som er tatt inn i selvkostregnskapene er henførbare, dvs. at de har med disse tjenestene å gjøre. Men det understrekes at kommunens måte å beregne indirekte driftsutgifter på ikke helt avklarer riktigheten av disse utgiftene. Kommunens selvkostnoter er tilfredsstillende presentert. Det bemerkes imidlertid at notene ikke er oppdelt fordelt på de forskjellige tjenestene det gjelder. Selvkostnotene bør vise hver av tjenestene for seg. Rent praktisk kan alle selvkosttjenester presenteres i en note som kommunens selvkostnote. Vi bemerker at noten for plan-, bygge- og oppmålingssaker har tatt med alle kostnader som er registrert på funksjonene, dvs. også de kostnader som det ikke kan kreves gebyr for. Det fremkommer da ikke det egentlige potensiale for gebyrøkninger her. Våre anbefalinger til kommunen er følgende: Vi anbefaler å bruke KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Det kan her benyttes Skisse til selvkostkalkyle (vedlegg 1 i retningslinjene). Vi viser også til et eget selvkostverktøy utviklet av NKK. Vi anbefaler å utarbeide overslag over kostnader og inntekter (forkalkyler) for selvkosttjenestene. Dette kan eksempelvis gjøres for tre år om gangen. Vi anbefaler å utarbeide selvkostregnskaper (etterkalkyler) for hver selvkosttjeneste for seg. Dette kan praktisk fremkomme av en selvkostnote til årsregnskapet. Vi anbefaler at plan- og byggesaker samt oppmåling føres på en slik måte at det som skal gå i selvkost enkelt lar seg skille ut. Når det gjelder de feilene som er påpekt foran, forutsettes det at disse rettes opp etter hvert. Forholdene vil følges opp ved vår regnskapsrevisjon. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

6 RÅDMANNENS KOMMENTAR Vi mottok rådmannens kommentarer Generell kommentar. Rådmannen finn det nyttig med ein revisjon av Hjelmeland kommune sin sjølvkostpraksis. Dette er eit område som det tidlegare har vore lite fokus på av naturlege årsaker. Frå politisk hald har det vore relativt klare signal om å halda gebyrnivået lågt og dette har då ført til at sjølvkostområda i alle år har kome ut med relativt store underskott. Dette har ført til at temaet sjølvkost har vorte nedprioritert og vart først i rekneskapen for 2007 framført som eiga rekneskapsnote. Når ein nå nærmar seg balanse mellom sjølvkostrekneskapen og gebyrnivået, vil det vera naturleg at Hjelmeland kommune skjerpar fokuset for å oppnå maksimal balanse mellom gebyrnivå og rekneskap. Gjeldande forvaltningsrevisjon med tilhøyrande konklusjonar og tilrådingar vil verta følgd opp så langt det i praksis let seg gjera. Spesielle kommentarar: Kapitalkostnad. Når det gjeld korrekt kapitalkostnad i sjølvkostrekneskapen, har dette vore vanskeleg å følgja opp dei siste åra på grunn av at anleggsmodulen i ERV-systemet ikkje har vorte nytta og har heller ikkje vore funksjonell. Dette har ført til val av feil avskrivingsprinsipp kor saldoprinsippet har vorte nytta i staden for det lineære prinsipp som følgje av manglande historikk og informasjon. Rådmannen er likevel rimeleg skråsikker på at dette ikkje har fått avgjerande konsekvens i høve til sjølvkostrekneskapen og gebyrnivået (har lege i klar underskottsposisjon). Fom 2010 vert ny anleggsmodul teken i bruk og korrekt avskrivingsprinsipp kan då nyttast. Indirekte kostnader. Indirekte kostnader har vorte kalkulerte utifrå ein tidlegare utrekna faktor knytta mot løn; dvs. at løn/tilsett (bruk av tid) har vorte kalibrert som kostnadsdrivar/aktivitet for å få fram ulike felleskostnader, husleige, m.v. Faktoren vart utrekna i samband med ein kostnadskalkyle av ein reguleringsplanprosess. Om denne faktoren på 66 (løn multiplisert med 0,66) er representativ i dag, er vanskeleg å påstå, kanskje burde denne vore høgare?.å påstå at denne er feil er like vanskeleg. Rådmannen ser det naturleg at denne faktoren for utrekning av indirekte kostnader vert revidert, eit alternativ er sjølvsagt å sjå på korleis indirekte kostnader vert rekna inn av andre samanliknbare kommunar og kombinera desse med eige kvalifisert skjøn. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

7 Prognosar/overslag i samband med nytt gebyrgrunnlag i årsbudsjettet. Dei siste åra har ein sett tilbake på sjølvkostrekneskapen frå førre år for så å vurdera denne opp mot løpande driftsutgifter og inntekter i inneverande år for å danna seg eit justert driftsgrunnlag for gebyrnivået neste årsbudsjett. I tillegg har ein måtta laga prognosar for nye brukarar/inntekter som følgje av både oppstarta investeringstiltak og planane for kommande år. Når tilrådinga om gebyrnivå vert fremja, veit ein verken resultatet av desse variablane i inneverande år eller kva kommunestyret vil vedta av nye investeringstiltak for sjølvkostområda. Dette betyr med andre ord at risikoen for å bomma på rett gebyrnivå er høg. Rådmannen ser det vanskeleg å tilretteleggja for eit presist prognosesystem for desse variablane, men vil ha større fokus på denne plandelen enn tidlegare sjølv om omhandla prognosar/overslag ikkje er pålagde oppgåver. Uansett vil avvik som følgje av feil prognose til slutt resultera i bruk av sjølvkostfond eller avsetjing til sjølvkostfond. Prinsippvedtak om sjølvkost. Rådmannen er noko usikker på kva revisjonen ynskjer å uttrykkja som konsekvens når det i fleire høve vert referert til kommunestyret sitt prinsippvedtak om sjølvkost. Etter rådmannen si oppfatning er omhandla prisnipp fastslege i følgjande lov og føresegn: Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter (vass- og kloakkavgiftslova). - 3 og føresegn av 10. januar 1995 nr kulepunkt Intensjonen er at brukerne av fast eigedom fullt ut skal dekke kostnader i forbindelse med kommunale vann- og avløpsanlegg. Andre tiltak. Fom vil eiga programvare for utrekning av sjølvkost verta teken i bruk. Rådmannen vil leggja fram eiga revidert føresegn for VAR-området før budsjetthandsaminga for Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

8 RAPPORTEN Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

9 1.1 INNLEDNING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER For flere tjenester hvor brukerbetaling er regulert, nyttes selvkost som ramme for brukerbetaling. Dette innebærer at kommunen må foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Eventuelt overskudd i selvkostregnskapet innenfor disse områdene skal avsettes til selvkostfond. Formålet med prosjektet er å kontrollere selvkost innenfor tekniske tjenester for å se at praktiseringen er i henhold til gjeldende regelverk. Det framgår av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal besvares: Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger? o Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med gjeldende regelverk? Hvordan er rutinene for behandling av kostnader? o Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde? o Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare? Renovasjon (husholdningsavfall) ivaretas av det interkommunale selskapet Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI) og inkluderes ikke i dette prosjektet REVISJONSKRITERIER OG METODE Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Forurensningsforskriftens kapittel 16 om kommunale vann- og avløpsgebyrer Plan- og bygningslovens 33-1 om gebyrer for plan- og byggesaker Lov om eiendomsregistrering 32 om oppmålingsgebyr KRD Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Andre lovregler og uttalelser om kommunenes selvkost Ot.prp. nr. 45 ( ) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling Kommunal regnskapsstandarder om god kommunal regnskapsskikk Metodisk er det benyttet intervjuer og dokumentgransking. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

10 1.2 FAKTA OG VURDERINGER ORGANISERING AV TJENESTENE De tekniske tjenestene i kommunen er organisert under avdeling for Bygdeutvikling. Tjenestene for vann, avløp og feiing ligger under den tekniske seksjonen, mens plan-, bygge- og oppmålingssaker (gebyrer for fysisk planlegging) ligger under forvaltningsseksjonen. Alle tjenestene er omtalt på kommunens nettsider under Bustad og eigedom (nærmere bestemt Bygging og Eigedom). Dette gjelder også renovasjon (husholdningsavfall) som altså ligger i eget selskap (RYMI). I tillegg har vi årets betalingssatser for alle tjenestene KOMMUNENS GEBYRER KOMMUNENS GEBYRVEDTAK Kommunens gebyrer for det kommende året blir vedtatt av kommunestyret i forbindelse med budsjett/økonomiplan. Vi har sett på gebyrvedtakene for 2010 og særlig for Det er ikke tidligere fattet prinsippvedtak om selvkost for noen gebyrer for tekniske tjenester. Kommunen har hele tiden ligget under selvkost for tjenestene. Prinsippvedtak om selvkost betyr at kommunestyret har bestemt at gebyrene skal gå i selvkost. Et slikt vedtak medfører at selvkostberegningene må følges spesielt nøye opp. Det er også noen andre regler for selvkostfond dersom det er fattet et prinsippvedtak. Det blir nå mulig å ta inn et årsunderskudd i et senere år. Kommunen har ikke i forbindelse med gebyrvedtakene utarbeidet overslag over kostnader og inntekter. I forurensningsforskriftens sår følgende: Før kommunen gjør vedtak om gebyrenes størrelse, skal det foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader knyttet til drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på hhv. vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Overslagene skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende økonomiplan. Det skal også foreligge overslag over hvilke beløp gebyrene antas å innbringe. GEBYRVEDTAK FOR 2010 Gebyrer for tekniske tjenester ble øket med rundt 3 % i forhold til fjoråret. Dette var i samsvar med rådmannens forslag. For plan- og byggesaker ble det vedtatt nytt regulativ fra på bakgrunn av at gebyrbestemmelsen i den nye plan- og bygningsloven da trådte i kraft. Selve gebyrsatsene ble ikke her endret. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

11 GEBYRVEDTAK FOR 2011 Gebyrer for tekniske tjenester ble av rådmannen foreslått øket med rundt 4 % i forhold til fjoråret. Rådmannen skriver i sitt budsjettforslag at økningen er gjort ut fra tidligere politiske signaler om varsom prisøkning. Rådmannen sier imidlertid også at det er mulig å hente inn mer dersom det tas selvkost ved gebyrene. Ved formannskapets behandling av budsjettforslaget ble det vedtatt å øke brukerbetalingene med 2,5 millioner kroner i Det står ellers i formannskapets vedtak: Betalingsgebyr som kan fastsetjast på sjølvkostbasis, og som ikkje er på dette nivå i kommunen, skal opptrappast til sjølvkostnivå over ein 2 årsperiode, 2011 og I rådmannens tolkning/vurdering av formannskapets vedtak ovenfor ble økningen på 2,5 millioner kroner foreslått tatt inn gjennom en kombinasjon av gebyr- og volumøkninger. Vann- og avløpstjenestene skulle nå gå i selvkost, mens gebyrene for plan-, bygge- og oppmålingssaker nærmet seg selvkost. Rådmannens forslag ble vedtatt av kommunestyret. De prosentvise økninger ved plan- og byggesaker (det er mange satser) er varierende, men gjennomgående svært store (mellom %). Kommunen har imidlertid vurdert satsene opp mot det som Stavanger og Strand ligger på. For oppmålingssaker er ikke satsene endret så mye. De fleste er uendret, mens noen er øket mellom 0-25 %. Kommunen hadde evaluert disse satsene tidligere i forbindelse med ny lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) VÅRE VURDERINGER AV KOMMUNENS GEBYRVEDTAK Kommunestyret har vedtatt gebyrene i forbindelse med budsjett/økonomiplan. Vi har ikke noe å bemerke til selve gebyrvedtaket. Kommunen har fra 2011 lagt seg på en praksis for selvkost ved de tekniske tjenestene som er ganske vanlig i kommunene. Det gjelder nå full selvkost for vann- og avløpsgebyrene. For vann og avløp er det også utgangspunktet i lovreglene at brukerne av tjenestene i kommunen bør bære kostnadene forbundet med disse. Ut fra kommunestyrets vedtak fremkommer det ellers at det skal brukes full selvkost for gebyrene ved alle tekniske tjenester (dvs. prinsippvedtak), men at endringene tas over ett par år for tjenester hvor økningene blir store. Det siste gjelder plan- og byggesaker. Det påpekes at det mangler et overslag over kostnader og inntekter for vann og avløp slik som det kreves i forurensningsforskriftens Det er ikke lovkrav om et slikt overslag for gebyrer for andre tekniske tjenester, men det vil være en god praksis. For de gebyrene hvor kommunen skal drive etter selvkost (gjennom prinsippvedtak av kommunestyret) vil det måtte anses nødvendig. Overslagene må være oppdelt på de ulike områdene det gjelder dvs. at hver tjeneste skal vises for seg. Det blir da her 6 aktuelle tjenester: Vann, avløp, feiing, plansaker, byggesaker og oppmåling. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

12 SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER Vi har sammenlignet Hjelmeland sine gebyrer for tekniske tjenester med andre kommuner. Det er her brukt rapporterte data i KOSTRA for De sammenlignede kommuner er de samme kommuner som Hjelmeland selv har sammenlignet seg med i årsmeldingen for I tillegg tas det med Strand. For Rogaland er det gjennomsnittet for kommunene. Tabell 1 Oversikt over gebyrer for teknske tjenester (gebyrer i kr) Kilde KOSTRA (2009) Hjelmeland Suldal Finnøy Strand Rogaland Årsgebyr for vann Tilknytningsgebyr vann Årsgebyr for avløp Tilknytningsgebyr avløp Gebyr privat reg.plan Gebyr byggesak Gebyr oppmåling Årsgebyr for feiing Figur 1 Årsgebyrer vann og avløp 2010 (beløp i kr) Kilde KOSTRA Årsgebyr for vann Årsgebyr for avløp 1 KOSTRA tar med de vanligste gebyrsatser som brukes i kommunene. For vann, avløp og feiing gjelder de oppgitte gebyrer For plan-, bygge- og oppmålingssaker (gebyrer for fysisk planlegging) gjelder de oppgitte gebyrer Rapporterte gebyrer i KOSTRA skal være uten merverdiavgift. Vann, avløp og feiing er tjenester som faktureres med merverdiavgift Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

13 Figur 2 Gebyrer plan- og byggesaker samt oppmåling 2009 (beløp i kr) Kilde KOSTRA Gebyr privat reg.plan Gebyr byggesak Gebyr oppmåling VÅRE KOMMENTARER TIL SAMMENLIGNINGEN Sammenligning av gebyrnivået med andre kommuner er ikke en del av problemstillingene i forvaltningsrevisjonen. Men det vil være naturlig å ta med litt informasjon om kommunens gebyrnivå og da sammenlignet med andre kommuner. Ut fra oversiktene har Hjelmeland totalt sett ganske lave gebyrer sammenlignet med de andre kommunene. Bildet er imidlertid noe blandet. Det understrekes at sammenligningen gjelder før kommunen nå legger opp til større økninger for plan- og byggesaker. Men disse gebyrene har vært betydelig lavere i Hjelmeland enn gjennomsnittet for Rogaland KOMMUNENS UTFORMING AV GEBYRREGULATIVER Vi har sett nærmere på selve utformingen av kommunens gebyrregulativer for vann og avløp, plan- og byggesaker, oppmåling og feiing for året Dette opplegget blir videreført av kommunen i Gebyrer for vann, avløp og feiing skal gå i selvkost pr. tjenesteområde (KOSTRA funksjoner). Årsgebyrer for vann og avløp faktureres etter forbruk (målt) eller etter type bygg. Det er i tillegg betalinger for tilknytning vann og avløp. Feiing faktureres etter antall piper. Gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker faktureres etter arbeidsmengde og skal i prinsippet gå i selvkost pr. sak. Dette betinger bruk av timeregistrering på sakene. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

14 Kommunen kan likevel velge å bruke dokumenterte snitt priser pr. sakstype. 2 Dette siste er mest vanlig og gjøres da også av kommunen. Kommunen har gjort vurderinger av selvkost ved satsene for plan- og byggesaker. De siste satsene (2011) ligger på nivå med Stavanger og Strand. For oppmålingssaker har kommunen evaluert satsene i forbindelse med ny lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) VÅRE VURDERINGER AV KOMMUNENS UTFORMING AV GEBYRREGULATIVER Utformingen av gebyrregulativene anses tilfredsstillende. De er i store trekk like andre kommuners. Vi kan for øvrig bemerke at det for gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker enda ikke er klart og entydig definert hvor mange sakstyper det kan, bør eller skal være. Det kan på sikt muligens komme sentrale føringer for hvordan kommunene skal utforme gebyrregulativene for plan-, bygge- og oppmålingssaker KOMMUNENS SELVKOSTBEREGNINGER I vårt årsoppgjørsnotat om kommunen for 2009 skriver vi følgende om selvkost: "Selvkostregnskap for vann, avløp og tjenester innenfor teknisk sektor viser at kommunen ligger langt under selvkost for disse tjenestene." Kommunen har av den grunn heller ikke operert med selvkostfond på tjenesteområdene. Kommunens oversikt over selvkosttjenestene er tatt med i noter til årsregnskapet DIREKTE DRIFTSUTGIFTER Kommunens selvkostberegninger tar utgangspunkt i direkte driftsutgifter på tjenesteområdet (KOSTRA funksjonen). Direkte driftsutgifter vil hovedsakelig bestå av lønnsutgifter. I tillegg vil det medgå noe utstyr. For vann- og avløpstjenestene vil dessuten vedlikehold ført i drift kunne utgjøre en del. For lønnsutgifter er det viktig at kombinerte stillinger fordeles tilfredsstillende på de tjenesteområder hvor arbeidet gjøres. Det må da enten brukes timeregistrering og/eller dokumenterte faste fordelingsnøkler. Hjelmeland praktiserer faste fordelingsnøkler. Vi har mottatt oversikter over de fordelingsnøkler som kommunen har for arbeid som gjøres på teknisk sektor (kommunens forvaltningsseksjon og teknisk seksjon). Kommunen opplyser at de vurderer fordelingsnøkler for kombinerte stillinger for hvert år for det kommende år (rundt 01.01). De vil også i løpet av året vurdere om det skjer vesentlige endringer i slike stillinger. Anvendelsen av fordelingsnøklene skjer ved melding til den person som har ansvaret for korrekt registrering på KOSTRA funksjoner i (lønns)regnskapet. 2 Det vises til Ot.prp. nr. 45 ( ) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen kapittel 24 om gebyr for både plan- og byggesaker). Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

15 KAPITALKOSTNADER For vann- og avløpstjenestene legges det til kapitalkostnader (avskrivninger og renter). Dette er ganske store beløp på disse områdene. For de andre tekniske tjenestene foretas det så godt som aldri investeringer. Beregning av kapitalkostnader for disse tjenestene ser derfor kommunen bort fra. Vi har kontrollert kommunens kapitalkostnader for I vårt årsoppgjørsnotat om kommunen for 2009 skriver vi følgende om aktiveringer og avskrivninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner så skal anleggsmidlene avskrives lineært over et visst antall år etter type anleggsmidler. I og med at kommunen ikke har oversikt over anleggsmidlenes anskaffelseskost så er det benyttet saldoavskrivninger som gir en mye lenger avskrivningstid. Avskrivningene vil derfor være feil. Kommunen vil forhåpentligvis rette dette opp i løpet av Kommunen opplyser her at de ikke har hatt et system for aktivering og avskrivning for enkeltanlegg, men har måttet aktivere og avskrive gruppevis. Dette fremkommer av note 9 til årsregnskapet for Kommunen opplyser videre at de fra 2010 har tatt i bruk en egen anleggsmodul og som vil bli brukt for årsregnskapet Vi har ikke sett på årsregnskapet for 2010 da det ikke var klart på den tiden den foreliggende rapport her ble ferdiggjort. Forholdet følges imidlertid opp ved vår regnskapsrevisjon. Kommunen har fem grupper på VAR- området. Alle gruppene er saldomessig avskrevet med 5 % dvs. over 20 år. Det er for alle gruppene beregnet kalkulatoriske renter INDIREKTE DRIFTSUTGIFTER (INTERNTJENESTER) Det tillegges estimerte indirekte driftsutgifter. Kommunen har tidligere beregnet indirekte driftsutgifter til å være 66 % av lønnsutgifter. Dette ble ansett å gjelde samtlige tjenester. Beregningen ligger noe langt tilbake i tid (1997/1998) 3, men kommunen bemerker at situasjonen for de indirekte driftsutgiftene i dag ikke er vesentlig forskjellig SPESIELLE REGNSKAPSMESSIGE FORHOLD VED VANN- OG AVLØPSTJENESTENE For vann- og avløpstjenestene er det et par regnskapsmessige forhold som har betydning for kommunens selvkost. Dette er føringen av skillet mellom drift og investeringer samt føringen av fellesprosjekter for vann, avløp og veg. Nedenfor følger en kort beskrivelse. Vi har ellers gjennom vår regnskapsrevisjon sett på disse forholdene uten at det har vært noe spesielt å bemerke. 3 Som grunnlag for satsen for indirekte utgifter ligger en prosjektoppgave uført av to ansatte i kommunen (Skiftun og Tonheim). Prosjektoppgaven var i forbindelse med et BI-studium. Tittel: Kostnadskalkyle for reguleringsplansak (basert på ABC-metodikk). Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

16 SKILLE DRIFT OG INVESTERING Planmessig rehabilitering/utskifting av ledningsnettet for vann og avløp kan iht. god kommunal regnskapsskikk klassifiseres som påkostning (investering). 4 Alt annet arbeid på ledningsnettet vil da være drift. Til grunn for rehabiliteringen av Hjelmeland sitt vann- og avløpsnett ligger en 4 års plan. I kommunens investeringsbudsjett legges det hvert år inn en fast post som skal gå til hovedrehabilitering og utvidelse av vann- og avløpsnettet. Alt annet arbeid som utføres på ledningsnettet fører kommunen i drift. FELLESPROSJEKTER FOR VANN, AVLØP OG VEG Ved fellesprosjekter for vann og avløp ev. også med veg, må det passes på at utgiften kommer på det rette tjenesteområdet. Forholdet har særlig betydning for investering. I investeringsbudsjettet splitter kommunen tiltakene som går på vann, avløp og veg. For arbeid som andre gjør for kommunen vil anbudet spesifisere mellom vann, avløp og veg. For det arbeid som kommunen selv gjør brukes det timeregistrering VÅRE VURDERINGER AV KOMMUNENS SELVKOSTBEREGNINGER Direkte driftsutgifter Vi har ikke noe å bemerke til hvordan kommunen fører direkte driftsutgifter. Vurderingen som kommunen gjør ved kombinerte stillinger er ikke sett nærmere på av oss. Det vil uansett ligge en del skjønn her og det er kommunen selv som har best oversikt over hvordan stillingene brukes. Vi kan ellers understreke at det er viktig at vesentlige endringer i løpet av året blir korrigert i (lønns)regnskapet senest før kommunens årsavslutning er endelig lukket. Kapitalkostnader For kapitalkostnader har vi noen forhold å bemerke. Dette er for så vidt kjent av kommunen fra tidligere. Dette gjelder at anleggsmidlene avskrives gruppevis og saldomessig. De skal avskrives enkeltvis og lineært. Kommunen arbeider med å rette opp forholdet. Vi bemerker ellers at kommunen har brukt 5 % avskrivning på alle anleggsmidlene, dvs. også for ledningsnettet. Iht. den kommunale regnskapsforskriftens 8 skal det brukes 5 % avskrivning på tekniske anlegg, men hvor selve ledningsnettet skal avskrives med 2,5 %. Det er for alle gruppene brukt den korrekte rentesats (kalkylerente) som i KRD sine retningslinjer. 4 Det vises til foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS) sin forrige utgave av foreløpig regnskapsstandard om avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet (KRS nr. 4). Begrepet rehabilitering er tatt ut av ny foreløpig regnskapsstandard (KRS nr. 4). Det innebærer likevel ingen realitetsendring, slik at tiltak som tidligere kunne klassifiseres som rehabilitering og dermed investeringsutgifter, fortsatt kan klassifiseres som dette etter ny foreløpig regnskapsstandard. Kilde: Fra høringsbrev til foreningen for god kommunal regnskapsskikk Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

17 Det er innledningsvis sagt at renovasjon ivaretas av eget renovasjonsselskap (Ryfylke Miljøverk IKS) hvor alle kostnader og inntekter på dette området håndteres. Dette har vært situasjonen siden Vi ser imidlertid at det er litt aktiveringer igjen i kommunen. Det er ved utgangen av 2009 en aktivering av renovasjonsanlegg på 140 tusen kroner. Anlegget er tatt hensyn til ved kommunens selvkostberegninger i note 11 til årsregnskapet. Beløpet er helt ubetydelig og utgjør ca kroner, men det skal ikke tas med. Kommunen har ikke her lenger inntekter som kostnadene kan føres mot. Indirekte driftsutgifter (interntjenester) Kommunen benytter her en beregning som ligger mange år tilbake i tid. Kommunen bør på nytt foreta en beregning av størrelsen på de indirekte driftsutgiftene, herunder om det er noe større forskjeller mellom de enkelte tjenesteområdene. For tjenester som skal gå i selvkost, vil det måtte kreves en større riktighet enn ved andre tjenester. Ved beregningen bør kommunen bruke KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Selvkostfond Kommunen har til nå ikke hatt selvkostfond. Selvkostfond må opprettes når overskudd på en tjeneste inntrer for første gang. Kun overskudd kan avsettes på selvkostfond. Ved underskudd på vann og avløp kan kommunen fremføre underskuddet til senere år. Kommunen har her ved prinsippvedtak bestemt at tjenestene skal gå i selvkost fra For de andre tjenestene kan ikke underskudd fremføres før kommunestyret ved prinsippvedtak har bestemt at tjenestene skal gå i selvkost. Dette gjelder fra Etter hvert som kommunen avsetter overskudd på selvkostfondene, kan det også føres underskudd på disse fondene i den grad de ikke blir negative. Selvkostfond og fremførbare underskudd skal belastes med renter. Det skal her brukes samme rentesats som for kalkulatoriske renter ved anleggsmidler. Skille drift og investering og felles prosjekter (vann- og avløpstjenestene) Vi har her intet spesielt å bemerke. Bruk av KOSTRA funksjoner og spesielt om plan-, bygge- og oppmålingssaker Når det gjelder vann, avløp og feiing kan vi normalt vurdere kommunens selvkost ved å se på hele områdene (KOSTRA funksjonene) for disse tjenestene. For plan-, bygge- og oppmålingssaker kan det bare tas gebyr for det arbeidet som retter seg mot andre og gebyrene skal i prinsippet gjenspeile det arbeid kommunen har med sakene. Det utføres på disse områdene en god del arbeid som det ikke kan tas gebyr for. Dette gjelder særlig for plansaker. For plansaker kan det kun tas gebyr for detaljregulering ved førstegangsbehandlingen. Det kan ellers ikke for noen saker tas gebyr for veiledning og klager. Dette betyr at områdene (KOSTRA funksjonene) for plan-, bygge- og oppmålingssaker aldri skal gå i selvkost. Kommunen bør derfor føre disse tjenestene på en slik måte at det som skal gå i selvkost enkelt lar seg skille ut. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

18 1.2.5 KOMMUNENS RAPPORTERING AV SELVKOST SELVKOSTNOTE FOR TJENESTENE Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS) har utarbeidet en foreløpig regnskapsstandard om noter og årsberetning (KRS nr. 6). I henhold til denne standarden bør det settes opp en egen selvkostnote til årsregnskapet. Denne noten skal ha med følgende informasjon: Opplyse om (vise) beregningen av gebyrfinansierte selvkosttjenester der kommunen fastsetter betalingen etter lov og forskrift herunder resultatet av selvkostberegningen gjerne over flere år. Beregningen kan for eksempel inneholde oversikt over direkte kostnader, indirekte kostnader, netto kapitalkostnader og over- underskudd. Eksempler på tjenester vil kunne være vann, avløp, renovasjon osv. Hjelmeland tar med opplysninger om selvkosttjenester i noter til årsregnskapet. For 2009 er dette presentert i note 11 for vann og avløp og note 12 for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Vi har tatt med kommunens selvkostnoter (2009) i vedlegg VÅRE VURDERINGER AV KOMMUNENS RAPPORTERING AV SELVKOST Kommunens selvkostnoter er tilfredsstillende presentert med direkte driftsutgifter, indirekte driftsutgifter, kapitalkostnader (fordelt på avskrivninger og renter), andre inntekter, gebyrgrunnlag, gebyrinntekter og resultat. Det er også tatt med opplysninger om selvkostfond, men det har enda ikke i kommunen vært brukt selvkostfond her. Vi har foretatt kontroll av noen av tallene i kommunens selvkostnoter for 2009 mot kommunens regnskapstall. Det ble ikke avdekket avvik. Det bemerkes imidlertid at notene ikke er oppdelt fordelt på de forskjellige tjenestene det gjelder. De er vist samlet for vann og avløp samt samlet for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Selvkostnotene bør vise hver av tjenestene for seg: vann, avløp, plansaker, byggesaker og oppmåling. Dessuten skulle også feiing vært tatt med. Rent praktisk kan alle selvkosttjenester presenteres i en note som kommunens selvkostnote. Vi bemerker at noten for plan-, bygge- og oppmålingssaker har tatt med alle kostnader som er registrert på funksjonene, dvs. også de kostnader som det ikke kan kreves gebyr for. Det fremkommer da ikke det egentlige potensiale for gebyrøkninger her. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

19 1.3 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Hva er gjeldende vedtak for brukerbetalinger? Kommunestyret har vedtatt gebyrene i forbindelse med budsjett/økonomiplan. Vi har ikke noe å bemerke til selve gebyrvedtaket. Fra 2011 skal selvkost praktiseres fullt ut for vann- og avløpsgebyrene. Fra 2012 gjelder det samme også for andre gebyrer for tekniske tjenester. Det påpekes at det mangler et overslag over kostnader og inntekter (forkalkyler) for vann og avløp slik som det kreves i forurensningsforskriftens Dette gjelder overslag som tar for seg de nærmeste tre til fem årene. Det er ikke lovkrav om et slikt overslag for gebyrer for andre tekniske tjenester, men det vil være en god praksis. For de gebyrene hvor kommunen skal drive etter selvkost (gjennom prinsippvedtak av kommunestyret) vil det måtte anses nødvendig. Alle de tekniske tjenestene blir da berørt fra Blir brukerbetalinger beregnet i tråd med gjeldende regelverk? Kommunen setter altså ikke opp overslag over kostnader og inntekter (forkalkyler) for tjenestene. Tjenestene vil imidlertid være satt opp i det detaljerte budsjettet. Budsjettarbeidet her vil derfor kunne avdekke om brukerbetalingene er i tråd med selvkost (balanse) for tjenestene. Men det er regnskapet som til slutt viser om brukerbetalinger blir beregnet i tråd med gjeldende regelverk. Dette spørsmålet blir dermed egentlig besvart i det følgende, og som vi der ser er det enkelte forhold som er anmerket. Utformingen av gebyrregulativer Utformingen av gebyrregulativene anses tilfredsstillende. Vi kan for øvrig bemerke at det for gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker enda ikke er klart og entydig definert hvor mange sakstyper det kan, bør eller skal være. Hvordan er rutinene for behandling av kostnader? Vi har ikke noe å bemerke til hvordan kommunen fører direkte driftsutgifter. For kapitalkostnader kan vi særlig bemerke to forhold. Anleggsmidlene avskrives gruppevis og saldomessig. De skal avskrives enkeltvis og lineært. Kommunen arbeider med å rette opp forholdet. Vi bemerker ellers at kommunen har brukt 5 % avskrivning for ledningsnettet. Ledningsnettet skal iht. lovreglene avskrives med 2,5 %. Det første forholdet medfører en for lang avskrivningstid og det andre forholdet medfører en for kort avskrivningstid. For indirekte driftsutgifter benytter kommunen en beregning som ligger mange år tilbake i tid. Dette er dessuten en enkel beregning som går ut på at ut på at indirekte driftsutgifter er 66 % av lønnsutgifter. Kommunen bør på nytt foreta en beregning av størrelsen på de indirekte driftsutgiftene. For tjenester som skal gå i selvkost, vil det Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

20 måtte kreves en større riktighet enn ved andre tjenester. Ved beregningen bør kommunen bruke KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Blir alle henførbare kostnader belastet gjeldende selvkostområde? Vi har ikke avdekket kostnader som ikke er tatt med i selvkostregnskapene. Men det understrekes at kommunens måte å beregne indirekte driftsutgifter på ikke helt avklarer om alle disse utgiftene er kommet med. Blir selvkostområder belastet med kostnader som ikke er henførbare? De kostnader som er tatt inn i selvkostregnskapene er henførbare, dvs. at de har med disse tjenestene å gjøre. Men det understrekes at kommunens måte å beregne indirekte driftsutgifter på ikke helt avklarer om det er kommet med for mye av disse utgiftene. Spesielt om rapportering av selvkost Kommunens selvkostnoter er tilfredsstillende presentert. Det bemerkes imidlertid at notene ikke er oppdelt fordelt på de forskjellige tjenestene det gjelder. Selvkostnotene bør vise hver av tjenestene for seg. Rent praktisk kan alle selvkosttjenester presenteres i en note som kommunens selvkostnote. Vi bemerker at noten for plan-, bygge- og oppmålingssaker har tatt med alle kostnader som er registrert på funksjonene, dvs. også de kostnader som det ikke kan kreves gebyr for. Det fremkommer da ikke det egentlige potensiale for gebyrøkninger her. Avsluttende kommentarer For de kommende år bør kommunen praktisere KRD sine retningslinjer fullt ut for alle de nevnte gebyrene på teknisk sektor ettersom alle disse gebyrene nå etter hvert skal beregnes med selvkost (iht. prinsippvedtak av kommunestyret). Våre anbefalinger til kommunen er følgende: Vi anbefaler å bruke KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Det kan her benyttes Skisse til selvkostkalkyle (vedlegg 1 i retningslinjene). Vi viser også til et eget selvkostverktøy utviklet av NKK (Norges Kemner- og Kommuneøkonomers forbund). Vi anbefaler å utarbeide overslag over kostnader og inntekter (forkalkyler) for selvkosttjenestene. Dette kan eksempelvis gjøres for tre år om gangen. Vi anbefaler å utarbeide selvkostregnskaper (etterkalkyler) for hver selvkosttjeneste for seg. Dette kan praktisk fremkomme av en selvkostnote til årsregnskapet. Vi anbefaler at plan- og byggesaker samt oppmåling føres på en slik måte at det som skal gå i selvkost enkelt lar seg skille ut. Når det gjelder de feilene som er påpekt foran, forutsettes det at disse rettes opp etter hvert. Forholdene vil følges opp ved vår regnskapsrevisjon. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

21 VEDLEGG Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

22 Om forvaltningsrevisjon Rogaland Revisjon IKS I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets/kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Les mer på Denne rapporten er utarbeidet av forvaltningsrevisor Rune Eskeland under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bernt Mæland og gjennomgått av oppdragsleder Tore Kristensen. Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriterier anvendt: Forurensningsforskriftens kapittel 16 om kommunale vann- og avløpsgebyrer Plan- og bygningslovens 33-1 om gebyrer for plan- og byggesaker Lov om eiendomsregistrering 32 om oppmålingsgebyr KRD H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Andre lovregler og uttalelser om kommunenes selvkost (se nedenfor) Ot.prp. nr. 45 ( ) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen kapittel 24 om gebyr for både plan- og byggesaker) Kommunal regnskapsstandard KRS nr 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet (foreløpig standard) Kommunal regnskapsstandard KRS nr 6 Noter og årsberetning (foreløpig standard) Andre lovregler og uttalelser om kommunenes selvkost Plan- og bygningsloven (den nye loven) og lov om eiendomsregistrering er lover som ganske nylig er trådt i kraft. Selvkostregler for tjenester på disse områdene gjaldt imidlertid også tidligere selv om dette ikke var eksplisitt nevnt i lovene. Det vises til KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (2003) som bl.a. tar med disse tjenestene (samt feiing), den gamle byggesaksforskriftens 36 om selvkost for byggesaksgebyrer og NOU 2005:12 punkt som sier at selvkostprinsippet både gjelder for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Nærmere beskrivelse av revisjonskriteriene For nærmere beskrivelse av revisjonskriteriene vises det til Lovdata (lovreglene), KRD (for retningslinjene) og GKRS (for regnskapsstandarder). Alt dette finnes på internett. Vi har imidlertid i dette vedlegget tatt med en Oversikt over prinsippene i KRD sine retningslinjer. Metode Tilnærmingen er basert på gjennomgang av regnskaper og rutiner, dokumenter fra kommunen og intervjuer. Rutiner gjelder dagens rutiner. For regnskaper er det sett på opplegget for 2009 (sist avsluttede regnskapsår), men det er innhentet informasjon om endringer for For brukerbetalinger og utformingen av gebyrregulativer er det tatt utgangspunkt i gebyrregulativer for For gebyrvedtak har vi spesielt sett på det som ble vedtatt for 2011 og senere. Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

23 Vi henviser til følgende kilder: Eksterne (lovregler, sentrale føringer, diverse eksterne kilder) Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter av 31. mai 1974 Miljøverndepartementet: Forskrift om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften, her kapittel 16 om kommunale vann- og avløpsgebyrer) av 1. juni 2004 Plan- og bygningsloven av 27. juni 2008 (gebyrbestemmelsen i kraft fra 1. juli 2010) Lov om eigedomsregistrering (matrikkellova) av 17. juni 2005 (gebyrbestemmelsen i kraft fra 1. januar 2010) Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) av 14. juni 2002 Kommunal- og regionaldepartementet: Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-2140) fra januar 2003 Kommunal- og regionaldepartementet: Ot.prp. nr. 45 ( ) Om lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (byggesaksdelen kapittel 24 om gebyr) Plan- og bygningsloven av 14. juni 1985 (opphevet) Kommunal- og regionaldepartementet: Forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker av 24. juni 2003 (opphevet) Lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendom (delingsloven) av 23. juni 1978 (opphevet) Kommunal- og regionaldepartementet: NOU 2005:12 Mer effektiv bygningslovgivning punkt prinsippet om selvkost for plan- og byggesaker samt oppmåling GKRS: Kommunal regnskapsstandard KRS nr 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet (foreløpig standard) av 17. desember 2009 (erstatter tidligere foreløpig standard) GKRS: Kommunal regnskapsstandard KRS nr 6 Noter og årsberetning (foreløpig standard) av 23. Juni 2005 (revidert 4. desember 2008) Interne (kommunen) Informasjon om de tekniske tjenestene på kommunens nettsider Kommunens årsmelding for 2009 herunder note 9, 11 og 12 til årsregnskapet Kommunens budsjett/økonomiplan for 2010/ og 2011/ herunder gebyrer for vann og avløp, plan- og byggesaker, oppmåling og feiing for 2010 og 2011 Kommunens gebyrregulativer for vann og avløp, plan- og byggesaker, oppmåling og feiing for året 2010 Oversikter fordelingsnøkler kombinerte stillinger på teknisk sektor Formannskapet sak 146/10 fra : Budsjett/økonomiplan (med bl.a. forslag til endringer i gebyrer) Kommunestyresak sak 067/10 fra : Budsjett/økonomiplan Gebyrendringar for sjølvkostområda i høve til formannskapet si budsjettilråding for 2011 (kommunestyrets gebyrvedtak) Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

24 Oversikt over prinsippene i KRD sine retningslinjer Skissen nedenfor viser i grove trekk de kostnads- og inntektselementene som skal inngå i selvkostberegningen iht. KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Tabell V1 Prinsippene i KRD sine retningslinjer for beregning av selvkost (KRD H-2140) Selvkost er definert som den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt tjeneste. Det betyr at kommunen kan legge til grunn direkte og indirekte kostnader som følge av den produserte tjenesten, mens kostnader som løper uavhengig av selvkostområdet skal holdes utenfor. Selvkost skiller derfor mellom kostnader som er henførbare og kostnader som ikke er henførbare i forhold til den produserte tjenesten. I retningslinjene er det valgt en modell der ytelsen splittes i tre delkomponenter, kjerneproduktet, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Kjerneproduktet beskriver basisen i tjenesten og hva brukeren opplever som den grunnleggende tjenesten som han er villlig til å betale for. Kjerneproduktet tilsvarer de direkte henførbare driftskostnadene, samt tilhørende kapitalkostnader. Direkte henførbare driftskostnader Direkte henførbare driftskostnader vil særlig være lønn for de som produserer og leverer tjenesten. I tillegg kommer nødvendig utstyr. For vann og avløp kan det også bli noe omfang på vedlikehold ført i drift. Kapitalkostnader (avskrivninger og renter) Kapitalkostnader består av (kalkulatoriske) avskrivninger og kalkulatoriske renter (for alternativ anvendelse av kapitalen). Kapitalkostnadene skal beregnes av alle investeringer uavhengig av finansieringsform. Kapitalkostnader (avskrivninger og renter) er særlig aktuelt for vann- og avløpstjenestene hvor kommunene gjerne kan ha egne store investeringer. Selvkostprinsippet tar hensyn til tidsriktighet ved beregning av kapitalkostnader. Brukerne skal kun betale for tjenester de selv har nytte av, og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til andre generasjoner. Dette kalles generasjonsprinsippet og bygger på det finansielle ansvarsprinsippet som innebærer at de som drar nytte av en tjeneste også bærer kostnaden ved tjenesten, og er begrunnet i hensynet til rettferdighet mellom eksisterende og framtidige abonnenter. I det ligger at kostnader som forbrukes over flere år, må tidsavgrenses eller periodiseres. For investeringer skjer dette ved at investert kapital avskrives over kapitalens levetid. Dersom et varig driftsmiddel belastes fullt ut i anskaffelsesåret, innebærer dette et brudd på generasjonsprinsippet og prinsippet om tidsriktighet. Abonnentene dekker da det ene året hele kostnaden ved anskaffelsen gjennom betalte gebyrer samme året. Framtidige abonnenter nyter da godt av anskaffelsen fritt over resten av anskaffelsens levetid. Prinsipper for beregning av kapitalkostnadene fremgår av retningslinjene. Investeringsutgiftene fordeles jevnt over investeringenes levetid. Lineær avskrivning skal anvendes og skal basere seg på anskaffelseskost (historisk kostnad). Ved valg av avskrivningsperiode benyttes de perioder som er angitt i den kommunale regnskapsforskriften. Retningslinjene skiller mellom hva som kan defineres som varige driftsmidler og hva som kan finansieres direkte over driften. Definering av varige driftsmidler skal skje i henhold til Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune

25 god kommunal regnskapsskikk. Det vises her til foreløpig kommunal regnskapsstandard nr. 4 om avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Det står her bl.a. at investeringer er eiendeler som er bestemt til varig eie eller bruk (økonomisk levetid på minst 3) år og som har en vesentlig verdi (minst kr). Ved beregning av alternativkostnad eller kalkulatorisk rentekostnad skal kalkylerenten settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på 1 %. Grunnlaget for beregning av kalkulatoriske renter er avskrivningsgrunnlaget for beregning av kapitalkostnadene (restverdien). I tillegg kan tomteverdier som inngår i fremstillingen av tjenesten trekkes inn ved beregning av alternativkostnad. Ved salg og utrangering av anleggsmidler tillegges differansen mellom anleggsmidlets salgssum og restverdi selvkostkalkylen. Indirekte henførbare driftskostnader (tilleggsytelser og støttefunksjoner) Tilleggsytelser består av tilleggstjenester som er nødvendig for produksjon av tjenesten. Tilleggsytelser er knyttet til ledelse, regnskap, fakturering, innfordring, kontorstøtte, ekspedisjon, post og teletjenester, drift av felles maskinpark, bygningsdrift (internleie, drift og vedlikehold) med mer. Støttefunksjoner angir aktiviteter som er nødvendig for kommunen som helhet, men som står i et forhold til tjenesten som gjør at de vanskelig kan avgrense dette kalkylemessig. Støttefunksjoner er knyttet til personal- og lønnsfunksjon, kantinedrift, it-tjeneste, hustrykkeri, juridisk bistand, revisjon med mer. Bare støttefunksjoner som er henførbare skal være med i selvkostkalkylen. Tilleggsytelser og støttefunksjoner tilsvarer indirekte driftskostnader, samt tilhørende kapitalkostnader. Tilleggsytelser og støttefunksjoner benevnes også ofte som interntjenester. Generelt gjelder det at det er viktig at kostnader for interntjenester som gjelder hele organisasjonen, fordeles før en foretar en fordeling av kostnader som gjelder interntjenester for et begrenset antall tjenester. Likedan må kapitalkostnader relatert til interntjenester belastes disse før en foretar en kostnadsfordeling. Retningslinjene gir detaljerte føringer på hvilke tilleggsytelser og støttefunksjoner som kan inngå i selvkostkalkylen og hvilke prinsipper som skal legges til grunn for beregningen. Det er også beskrevet hvilke aktiviteter som ikke skal tas med i kalkylen. Strategisk ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for strategisk ledelse skal ikke være med, heller ikke kostnader til mellomleder når disse leder tjenesteledere. Dette anses for å være aktiviteter som retter seg mot kommuneorganisasjonen som et hele, og som ikke er nødvendige for å fremstille den respektive tjenesten. Nærmere om selvkostfond og om underskudd Det kan oppstå underskudd på områdene, fordi kommunen ikke er pålagt å dekke alle kostnader på områdene gjennom gebyrer. Ved vann og avløp er riktignok utgangspunktet for lov og forskrift at brukerne av tjenestene i kommunen bør bære kostnadene forbundet med disse. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning. Kommunene har av den grunn anledning til å subsidiere alle tekniske tjenester (unntatt husholdningsavfall som ikke er omfattet av dette prosjektet). Dersom underskuddet ikke dekkes inn gjennom bruk av fond eller fremføres til senere år, blir deler av kostnadene på områdene finansiert av andre deler av kommunebudsjettet. Dersom det er store svingninger i kostnadene fra år til år, vil det være hensiktsmessig å ha en beregningsperiode for gebyrgrunnlaget på over 3-5 år. Slike forhold kan være aktuelle ved økt aktivitet eller endret nivå på tjenestene, f.eks. ved store påbegynte investeringer (økt nivå på kapitalkostnadene). Selvkostprinsippet innebærer en øvre grense for kommunens inntekter fra betalingstjenestene. For de færreste av disse tjenestene er prinsippet nyttet som et minstekrav til inntektene. For at et underskudd på en tjeneste skal kunne føres mot selvkostfond eller fremføres til senere år, kreves det at kommunestyret har fattet et prinsippvedtak om at tjenesten skal gå i balanse (slik som det er lovkrav om for husholdningsavfall). Det samme gjelder et underskudd for en lenger beregningsperiode. Overføringen kan i praksis enklest Selvkost Tekniske Tjenester Hjelmeland kommune