SELVKOST VANN OG AVLØP - REVISJONSRAPPORT

Transkript

1 VADSØ KOMMUNE ORDFØREREN Utvalg: Bystyret Møtested: Vårbrudd Møtedato: Klokkeslett: 0900 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0080/05 05/00337 SELVKOST VANN OG AVLØP - REVISJONSRAPPORT Vadsø, Hauk Johnsen ordfører

2 SELVKOST VANN OG AVLØP - REVISJONSRAPPORT Saksbehandler: Magne Lindi Arkivkode: M Arkivsaksnr.: 05/00337 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0042/05 Planutvalget /05 Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Bystyret tar Kontrollutvalgets vedtak av til etterretning. 2. Bystyret forutsetter at Vadsø Vann og Avløp KF foretar en ny selvkostberegning i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H Selvkostberegningen skal forelegges bystyret for behandling i juni Resterende del av de avsatte fondsmidlene ved avslutningen av vann- og avløpsregnskapet for 2005 videreføres til Vadsø Vann og Avløp KF m/ rentetillegg. Planutvalgets behandling den sak 0042/05: Forslag til innstilling ble enstemmig vedtatt. Planutvalgets vedtak den sak 0042/05: 1. Bystyret tar Kontrollutvalgets vedtak av til etterretning. 2. Bystyret forutsetter at Vadsø Vann og Avløp KF foretar en ny selvkostberegning i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H Selvkostberegningen skal forelegges bystyret for behandling i juni Resterende del av de avsatte fondsmidlene ved avslutningen av vann- og avløpsregnskapet for 2005 videreføres til Vadsø Vann og Avløp KF m/ rentetillegg. Vedlegg: Revisjonsrapport- Selvkost Vann og avløp, Vadsø kommune Bakgrunn: Forvaltningskontrollen IS har på oppdrag fra kontrollutvalget undersøkt Vadsø kommunes selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene. Formålet med undersøkelsen var å finne ut om gebyrinntektene overstiger kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren. Side 2 av 19

3 Revisjonsrapporten følger vedlagt. Forvaltningskontrollens viktigste funn var: Vadsø kommune har fra 1999 til 2003 har avsatt til sammen kr til selvkostfond for vann og avløp. Pengene er avsatt fordi vann- og avløpsabonnentene har innbetalt ca. 5 millioner kr mer enn kommunen har beregnet at det har kostet å produsere vann- og avløpstjenestene i perioden. Av selvkostfondene er kr brukt til vann- og avløpsinvesteringer i samme periode. Bruk av disse midlene til investeringer er i strid regelverket. Forvaltningskontrollen har gitt følgende anbefalinger i forhold til det som er avdekket i revisjonsrapporten: Vadsø kommune bør utarbeide særskilte selvkostregnskap for vann og for avløp. Forvaltningskontrollen anbefaler at kommunen legger til grunn Kommunal- og arbeidsdepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Spesielt bør avsetninger av overskudd til selvkostfond anvendes i drift innen 3 til 5 år. Fordelingen av felleskostnader bør skje i forhold til reelt forbruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret oppgavefordeling anbefales. Fordelingen av felleskostnader fra bygg bør avspeile reell bruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret bruk av lokaler anbefales. Bystyrets vedtak av Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond og kommunens tolkning av vedtaket, bør vurderes opp mot Kommunal- og arbeids- departementets Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Forvaltningskontrollens rapport av er behandlet av Kontrollutvalget i møte den Kontrollutvalgets vedtak lyder som følger: Kontrollutvalget i Vadsø kommune anbefaler at administrasjonen gjennomgår beregningen for vann og avløp slik at de samsvarer med kravene til selvkostberegninger: Selvkostfondene bør bygges ned over 3-5 år slik at abonnentene ikke betaler mer enn de er pålagt gjennom lov og forskrift. Vurdering: Kommunens praksis Kommunens praksis med hensyn til selvkostprinsippet for vann og avløp har bakgrunn i Bystyrets vedtak av der følgende ble vedtatt: Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond Side 3 av 19

4 Bystyrets vedtak ble fattet med bakgrunn i nye prinsipper ( ) for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester der følgende ble lagt til grunn: - Både direkte- og indirekte kostnader bør medtas - Bare kostnader som har sammenheng med fremstilling av produkt/tjeneste medtas - Metode for fordeling av indirekte kostnader velges av kommunen - Kapitalkostnader medtas Bystyrets vedtak av er også forankret i lov om kommunale vann- og avløpsgebyrer. Av forskrift til loven har departementet uttalt følgende: Til 1. Rammen for gebyrene Denne bestemmelsen setter kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren som den øvre grense for hvor mye kommunen til sammen kan kreve inn i vann- og avløpsgebyrer (selvkostprinsippet). Bare kostnader som har en direkte, normal sammenheng med en forsvarlig forretningsmessig drift av vann- og avløpssektoren, kan legges inn i gebyrgrunnlaget. Vann- og avløpsgebyrene skal således ikke kunne brukes til å finansiere andre deler av kommuneforvaltningen. Før kommunen fastsetter gebyrenes størrelse, skal det foreligge overslag over forventede kostnader og inntekter på vann- og avløpssektoren. Overslagene skal omfatte kostnader til investeringer, drift og vedlikehold, samt forventet inntekt fra gebyrer og annet. Overslagene skal dekke en periode på minst 3 år og så vidt mulig knyttes til kommunens rullerende langtidsbudsjett. I desember 1996 ga Kommunal- og regionaldepartementet ut et rundskriv som omhandlet retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Disse ble utgitt med bakgrunn i behov for nærmere avklaring av prinsippet selvkost, herav hvilke kostnader som skulle legges til grunn og ut fra hvilke prinsipper de skulle beregnes etter. Ordning inntil 2003 ga en utilsiktet variasjon i prissetting av tjenesten da mange kommuner fortsatte å beregne de kommunale vann- og avløpsgebyrene etter lov om kommunale vann- og avløpsgebyrer m/ tilhørende forskrifter og departementets retningslinjer for selvkost. Som en følge av dette, ga Kommunal- og regionaldepartementet ut reviderte retningslinjer, beskrevet i rundskriv H Reviderte retningslinjer fom Enkelte kommuner har som følge av dyre investeringer eller tap på utbyggingsprosjekter vært nødt til å redusere eller ta bort den subsidieringen av betalingstjenester som har skjedd gjennom kommunens frie inntekter. For brukere og media oppfattes dette som en betydelig prisøkning, men er reelt kun inndekking av kostnadene ved å produsere tjenesten/varen der selvkostregnskapet vil være underliggende dokumentasjon for dette. Videre er utvikling av detaljert intern regnskap en forutsetning for å vise at prisene ikke er satt høyere enn kostnadene ved å produsere tjenesten. (regneark, separat programvare og lignende) Selvkost setter øvre rammer for brukerbetalinger. Selvkostprinsippet kan benyttes for en del viktige kommunale tjenester som vann og avløp, plan og byggesaksbehandling, kart- og delingsforretninger og feietjenester. Inndekningen kan være på inntil 100%. Selvkost kan også benyttes på andre områder, som barnehager, kommunale boliger, pleieomsorg og SFO. Og for disse områdene gjelder prinsippet om inntil 100% inndekning. Side 4 av 19

5 Som et generelt utgangspunkt splittes ytelsen i 3 delkomponenter, kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Alle disse inngår i selvkostkalkylen for tjenesten. Kjerneprodukt Arbeidsinnsats, direkte bruk av varer og tjenester, kapitalkostnader (avskrivninger og finanskostnader) nyttet til å betjene brukere. Tilleggsytelser Tjenester fra andre deler av kommuneorganisasjonen. Kunderelaterte og nært knyttet til kjerneproduktet. Eks. ledelse, organisering, saksbehandling og kundekontakt, fakturering og regnskap, kontorstøtte for å levere en helhetlig tjeneste. Støttefunksjoner Pålagte- eller nødvendige aktiviteter for kommunen som helhet. Kan være vanskelig å avgrense kalkylemessig. Kan være en sporadisk/tilfeldig kostnad eller en ikke direkte relasjon til tjenester. Så som personaltjenester, lønn, bedriftshelsetjeneste, politisk- og administrativ ledelse. De fleste kommuner vil la tilleggsytelser og støttefunksjoner inngå i fellesbetegnelsen interntjenester. Som interntjenester regnes følgende: Regnskap- innfordring Kontorstøttte Revisjon Personal Personalpol. Funksjoner og velferdstiltak Sentral opplæring Kantine Trykkeri IT Sentralbord, post, tele Konsulent bistand/prosjektering Juridisk bistand Felles maskinpark Bygg- drift Aktiviteter knyttet til å representere, utvikle og lage mål for organisasjonen faller inn under begrepet strategisk ledelse og medtas ikke i selvkostkalkyle. Kapitalkostnader: Kapitalkostnader beregnes fordi årsregnskapet ikke gir riktig bilde av kostnader ved større investeringer/anskaffelser. Kapitalkostnadene består av avskrivningskostnader samt alternativkostnader, dvs. forventet markedsavkastning av investerte beløp. Kommuner som tidligere har finansiert årets investeringer direkte av gebyrinntekter har ikke lengre anledning til dette. En slik praksis er i strid med regelverket. Side 5 av 19

6 Kostnader ved anleggsmidler som brukere drar nytte av over flere år, bør fordeles over et tilsvarende antall år. Grunnlag for beregning er anskaffelseskostnader minus tidligere avskrivninger og eksterne anleggsbidrag. I kommuneregnskapet skal ikke anleggsbidrag trekkes fra avskrivningsgrunnlag. Avskrivning skjer etter lineær metode.(like årlige kostnader gjennom anleggsmidlets levetid). Kommunens finansieringsform av anleggsmiddel har ingen betydning for selvkostberegningen. Det kan beregnes kapitalkostnader av enkelte interntjenester, (bruk av bygningsareal pr ansatt.) Overskudd/underskudd fond Overskudd fra selvkosttjenesten kan framføres i et 3 5 års- perspektiv, gjennom bundet selvkostfond. Investeringer i anleggsmidler kan ikke finansieres direkte av selvkostfondet. Fondet skal tillegges renter. (halvårsvirkning). Samme prinsipp gjelder ved underskudd. Forvaltningskontrollens rapport: Tabellen nedenfor viser kommunens selvkostfond for vann og avløp. Balanse Sum Fondskonto vann Fondskonto avløp Sum Brukt til investering vann Brukt til investering vei Sum investering Avsatt til fond Tabellen over viser at det har vært avsatt kr ,- til disse fondene fra 1999 til 2003, og av dette er det brukt kr ,- til investeringer. Dette innebærer at: I 2003 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp og kr til investering i vei/nyanlegg I 2002 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp I 2001 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp Det er videre planlagt bruk av dette selvkostfondet til investeringer i 2004 og Revisors kommentar: Vadsø kommune har fra 1999 til 2003 har avsatt til sammen kr ,- til selvkostfond for vann og avløp. Pengene er avsatt fordi vann- og avløpsabonnentene har innbetalt ca. 5 millioner kr mer enn det har kostet å produsere vann- og avløpstjenestene i perioden. Side 6 av 19

7 Av selvkostfondene er kr ,- brukt til vann- og avløpsinvesteringer i samme periode. Bruk av disse midlene til direkte finansiering av investeringer er i strid med regelverket. Selv om investeringer i vann og avløp til slutt er en del av de samlede kostnader for drift av vann og avløp, er det viktig at kostnadene føres til riktig tid. Dagens gebyrpliktige ikke skal betale morgendagens gebyrpliktiges kostnader. Planlagt bruk av selvkostfondene til vann- og avløpsinvesteringer bør derfor revurderes. Kommunens selvkostberegning Vann- og avløpsavsetninger til fond framlagt til hvert enkelt årsregnskap er ikke kommunens fullstendige selvkostregnskap, men en oversikt over avsatte beløp hvert enkelt år. Det forefinnes bakgrunnsmateriale for hvert enkelt år omhandlet i rapporten. Vadsø kommune benytter departementet retningslinjer for selvkostberegning for området vann og avløp. Både direkte og indirekte kostnader medtas. Direkte kostnader hentes fra områdene benyttet for vann/avløp 350/353. Indirekte kostnader utarbeides for hvert enkelt budsjettår, og etterregnes ved regnskapsavslutning hvert år for å fastsette evt. over- /underskudd. Hvilke elementer, og i hvilken grad disse henføres vann/avløp avgjøres av virksomhetsleder hvert enkelt år. Departementets retningslinjer er lagt til grunn vedr. henførbare interntjenester. Det er ikke medtatt kapitalkostnader av intern tjenester. Det er benyttet lineære avskrivninger som anbefalt i forskriftene. Avvik mellom selvkostregnskap og kommuneregnskap skyldes forskjellige regler for avskrivning. Det er i perioden avsatt overskudd på kr ,- til fond. Av dette er benyttet kr ,- til investeringer i perioden. Rest fond pr er på kr ,-. Konklusjon: Det ble i nye retningslinjer av 2003 presisert at overskudd fra selvkost ikke skulle benyttes til investeringer, og at selvkostfondet skulle godskrives med renter. Retningslinjene fra 1996 var imidlertid uklar på dette punktet. Uklarhetene medførte at mange kommuner benyttet overskuddet fra selvkostfondet til investeringer, noe som medførte at retningslinjene revidert og innskjerpet i Overskudd selvkost er brukt og tilregnet brukt innenfor området vann/avløp og er således på ingen måte benyttet til feil formål. Innbyggeres innbetalinger vedr. vann/avløp er utelukkende benyttet til vann/avløp. Det ville også måtte være gjort en strengere vurdering om i hvilken grad disse midlene faktisk er benyttet til nyinvesteringer, eller til vedlikehold av eksisterende anlegg. Skillet mellom vedlikehold og investeringer er ikke entydig, men noe som må vurderes i hvert enkelt investeringstiltak. Som vedlikehold av anlegg regnes tiltak for å holde anlegget i stand, med en standard tilsvarende da anlegget sto ferdig som nytt. Vadsø kommune kunne ha tatt opp lån for gjennomføring av investeringstiltakene i perioden og lagt investeringskostnadene i selvkostberegningen året etter at anleggene ble tatt i bruk. Side 7 av 19

8 Dette ville ha medført at abonnentene måtte ha betalt en større andel av investeringene gjennom årsgebyrene for vann og avløp, noe som ville ha redusert fondsavsetningene. En tilbakeføring av investerte midler på 3,2 mill. kr. vil medføre endret finansiering av prosjektene til lån, og derav økte belastninger i kapitaldelen av selvkostberegningen. En slik tilbakevirkende metode ansees ikke som hensiktsmessig. Rådmannen vil i stedet anbefale at drift 2005 i stedet tilføres restfondsmidlene på 1,9 mill. kr. og resultat ved avslutning av vann- og avløp regnskapet for 2005 videreføres til selskapet Vadsø Vann og Avløp KF, med et rentetillegg på kr ,-. Vadsø Vann og Avløp KF foretar ny selvkostberegning med bakgrunn i kjerne- og internkostnader i henhold til Kommunal og regionaldepartementet retningslinjer pr Marita Jakola Skansen konst. rådmann Side 8 av 19

9 REVISJONSRAPPORT SELVKOST VANN OG AVLØP VADSØ KOMMUNE April 2005 Forvaltningskontrollen IS Telefon Side 9 av 19

10 Denne rapporten er utarbeidet av Forvaltningskontrollen IS. Vi er et interkommunalt samarbeid som driver forvaltningsrevisjon i deltakerkommunene. Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisjonen utføres på vegne av kommunestyret på oppdrag fra kontrollutvalget i hver kommune. Vadsø, den 25. februar 2005 Matti Dikkanen revisjonssjef Yngvar Mækelæ forvaltningsrevisor Side 10 av 19

11 INNHOLD Sammendrag INNLEDNING SELVKOSTREGNSKAPET Selvkostregnskapet Direkteførte kostnader (kjerneproduktet) Tilleggsytelser og henførte støttefunksjoner Kapitalkostnader knyttet til eiendom og nett Fondsavsetninger i drift (selvkostfond) - beregningsperiode Kapitalinntekter knyttet til selvkostfond PROBLEMSTILLINGER SLIK GJØR VADSØ KOMMUNE Selvkost regnskap Direkteført kostnader Tilleggsytelser og henførte støttefunksjoner Kapitalkostnader Avsetninger av overskudd til driftsfond (selvkostfond) Kapitalinntekter knyttet til selvkostfond ANBEFALINGER Side 11 av 19

12 Sammendrag Forvaltningskontrollen IS har på oppdrag fra kontrollutvalget undersøkt Vadsø kommunes selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene. Formålet med undersøkelsen er å finne ut om gebyrinntektene overstiger kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren. Våre viktigste funn Vadsø kommune har fra 1999 til 2003 har avsatt til sammen kr til selvkostfond for vann og avløp. Pengene er avsatt fordi vann- og avløpsabonnentene har innbetalt ca. 5 millioner kr mer enn kommunen har beregnet at det har kostet å produsere vann- og avløpstjenestene i perioden. Av selvkostfondene er kr brukt til vann- og avløpsinvesteringer i samme periode. Bruk av disse midlene til investeringer er i strid regelverket. Anbefalinger Vadsø kommune bør utarbeide særskilte selvkostregnskap for vann og for avløp. Forvaltningskontrollen anbefaler at kommunen legger til grunn Kommunal- og arbeidsdepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Spesielt bør avsetninger av overskudd til selvkostfond anvendes i drift innen 3 til 5 år. Fordelingen av felleskostnader bør skje i forhold til reelt forbruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret oppgavefordeling anbefales. Fordelingen av felleskostnader fra bygg bør avspeile reell bruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret bruk av lokaler anbefales. Bystyrets vedtak av Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond og kommunens tolkning av vedtaket, bør vurderes opp mot Kommunal- og arbeids- departementets Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Side 12 av 19

13 1 INNLEDNING Forvaltningskontrollen IS har gjennomført en undersøkelse av Vadsø kommunes selvkost for vann og avløp. Bakgrunn Kontrollutvalget i Vadsø kommune vedtok i sak 13/03 og i sak 08/04 av det skulle gjennomføres et revisjonsprosjekt på selvkost vann og avløp. Formålet med undersøkelsen er å finne ut om gebyrinntektene overstiger kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren, om de gebyrpliktige innbyggerne i Vadsø betaler reelle kostnader knyttet til produksjon av vann- og avløpstjenester og vurdere om beregningen er i samsvar med de lover, forskrifter, retningslinjer og vedtak som gjelder på området. Ord og uttrykk Selvkost Den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Selvkostregnskap etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innenfor det aktuelle tjenesteområdet. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Selvkostfond Gebyroverskudd må avsettes til selvkostfond. Kommunen kan framføre et overskudd fra selvkostregnskapet til et senere år (innenfor et 3-5 årsperspektiv). I praksis må dette skje gjennom et bundet selvkostfond. Kapitalkostnader Avskrivninger pluss rentekostnader. Avskrivningskostnader er forringelsen i et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde. Funksjon Obligatorisk inndeling av kommuneregnskapet i kostnadssteder basert på aktiviteter/tjenester. Følger av rapporteringsforskriften (KOSTRA) Tidsriktighet Brukerne skal kun betale for tjenester de selv har nytte av, og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til andre generasjoner. Regelverk Under er en oversikt over relevante vedtak og lover med videre som angår selvkost for vann og avløp. Lov av 31. mai 1974 nr. 17 om kommunale vass- og kloakkavgifter Forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer av 10 januar Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunalog arbeidsdepartementet H-2095, desember 1996 og H-2140, januar Forskrifter for vann- og avløp i Vadsø kommune. Vedtatt av Vadsø bystyre i møte med endringer i møte Plikten til å betale vann- og/eller kloakkgebyrer gjelder. Bystyrets vedtak med endring : Side 13 av 19

14 Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond. Omfang og avgrensing Undersøkelsen omfatter Vadsø kommunes regnskapsførsel og fordeling av kostnadene knyttet til beregningen av selvkost for vann og avløp. Kommunens regnskapsførsel av overnevnte områder vil bli undersøkt. Det vil ikke gjøres kontroll av underliggende bilag utover selvkostfondsposteringer og kontroll av lønnsfordelingsbilag. Avskrivningsgrunnlaget er ikke vurdert særskilt. Metoder Gjennomgang av regnskap for vann og avløp, funksjon 345 til 353. Gjennomgang av avsetninger og bruk i selvkostfondene. Gjennomgang av kommunens selvkostberegning. Samtaler med administrasjonen. 2 SELVKOSTREGNSKAPET 2.1 Selvkostregnskapet Innenfor de områder der selvkost er satt som den rettslige rammen for brukerbetaling, må kommunen foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskapet) av de reelle kostnadene innenfor det aktuelle tjenesteområdet. Dette må gjøres for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. 2.2 Direkteførte kostnader (kjerneproduktet) Innholdet i kjerneproduktet er den arbeidsinnsats og bruk av varer, tjenester og kapital som påføres kommunen ved å betjene brukerne av tjenesten. Kostnadene knyttet til dette er lønnskostnader og øvrige driftskostnader, inkl. betaling til private for utførte tjenester. 2.3 Tilleggsytelser og henførte støttefunksjoner Ansatte som betjener brukerne direkte vil være avhengig av tjenester fra andre deler av kommuneorganisasjonen for at tjenesten kan framstå som en helhetlig tjeneste. Slike tjenester betegnes som tilleggsytelser. I retningslinjer for beregning av selvkost står det at det er viktig at kostnader for interntjenester som gjelder hele organisasjonen fordeles før en foretar fordeling av kostnader for interntjenester som gjelder et begrenset antall tjenester. Kostnader knyttet til strategisk ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for strategisk ledelse regnes ikke som henførbare i følge veilederen. 2.4 Kapitalkostnader knyttet til eiendom og nett Kapitalkostnader som følge av anskaffelse av varige driftsmidler er en vesentlig kostnadskomponent forbundet med direkte kostnader. I retningslinjene for beregningen står det kostnader ved anleggsmidler som brukerne av betalingstjenester drar nytte av over flere Side 14 av 19

15 år (varige driftsmidler) fordeles over et tilsvarende antall år. Definering av varige driftsmidler skjer i henhold til god kommunal regnskapsskikk (GKRS). 2.5 Fondsavsetninger i drift (selvkostfond) - beregningsperiode I kommentarer til forskrift om kommunale vann- og avløpsgebyrer av 10 januar om kommunale vann- og avløpsgebyr framgår det at: Gebyrperioden forutsettes normalt å være ett år, slik at kommunens gebyrinntekter ikke skal overstige kostnadene i løpet av denne perioden. Beregningsperioden kan settes til lengre enn ett år for å jevne ut gebyrenes størrelse i forbindelse med større investeringer. En slik periode skal ikke overstige 5 år. [vår utheving]. Kommunen har altså anledning til å fastsette gebyrene på grunnlag av kostnadene for en noe lengre periode. Kommunens gebyrinntekter over noen år, maksimalt 5 år, skal imidlertid ikke overstige kostnadene for årene samlet. Dersom kommunen planlegger å igangsette økt aktivitet innenfor tjenesten de nærmeste årene, skal slike planlagte kostnader holdes utenom selve gebyrgrunnlaget/selvkostberegningen for inneværende år. For å ta høyde for slike planlagte økte kostnader, kan imidlertid gebyrene om ønskelig settes høyere enn selvkost innenfor grensen på 5 år. I henhold til Kommunaldepartementets retningslinjer fra 1996, bør dette skje ved at kommunen framfører et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år. Dette er videreført i retningslinjene H I praksis vil dette måtte skje gjennom avsetning til et selvkostfond på bakgrunn av en etterkalkulasjon. Selvkostfondet blir da en regnskapsmessig beholdning for å utligne svingninger i netto kostnader mellom år. I Kommunal og regionaldepartementets følgeskriv til retningslinjene H-2140, står det under punktet, viktige avklaringer for selvkostberegningen: Investeringskostnadene må fordeles jevnt over investeringenes levetid. Investeringer i anleggsmidler kan dermed ikke finansieres direkte av selvkostfondet/gebyrinntekter. Med utgangspunkt i ovenstående har vi i denne undersøkelsen derfor lagt til grunn at prinsippet om at investeringer i anleggsmidler ikke kan finansieres direkte av selvkostfondet (gebyrinntekter) var retningsgivende allerede i Kapitalinntekter knyttet til selvkostfond I følge veileder for selvkost skal selvkostregnskapet godskrives med kakulatoriske renter på avsatte midler i selvkostfondet. Det anbefales å bruke en rente lik effektiv rente av statsobligasjoner med gjenværende løpetid på 3 år med et tillegg på 1 prosent. For 2003 utgjorde dette 3,25 % p.a. 3 PROBLEMSTILLINGER Forvaltningskontrollen har undersøkt disse problemstillingene: 1. Er selvkostregnskap for kommunen satt opp og gjort tilgjengelig for de gebyrpliktige? 2. Hvilke kostnader er ført på funksjonen 345 distribusjon vann, 350 avløpsrensing og 353 avløpsnett/innsamling? Side 15 av 19

16 3. Har personer avlønnet på funksjonene 345 distribusjon vann, 350 avløpsrensing eller 353 avløpsnett/innsamling hatt andre oppgaver? I tilfelle ja, hvordan er disse kostnadene fordelt? 4. Hvordan er indirekte felleskostnader for lønn og andre kostnader fordelt, og hva er fordelingsgrunnlaget? 5. Er det ført kapitalkostnader, og hvordan er dette gjort? 6. Er avsetninger til selvkostfond som følge av gebyroverskudd, anvendt i drift innen 3 til 5 år? 7. Er det de gebyrpliktige tilgodesett med kapitalinntekter av selvkostfond? 4 SLIK GJØR VADSØ KOMMUNE 4.1 Selvkost regnskap I følge administrasjonen har Vadsø kommune lagt frem selvkostregnskap i noten Vann og avløpsavsetninger til fond i årsregnskapet. Noten inneholder kostnader ført under funksjon 345 distribusjon vann og 353 avløpsnett/innsamling med tillegg av andre fordelte felleskostnader. Revisors kommentar Det fremlagte selvkostregnskap er svært mangelfullt og har ikke med viktige elementer som kostnader og inntekter knyttet til funksjon 350 avløpsrensing, deler av kapitalkostnadene tilknytt investeringer og renteinntekter til selvkostfond. Etter revisors syn er dette ikke fullstendige selvkostregnskap, verken for vann eller for avløp. I det kommunale årsregnskap for 2003 er ikke funksjon 340 produksjon av vann benyttet. 4.2 Direkteført kostnader Grunnlaget for denne undersøkelsen er kostnader direkteført på funksjon 345 distribusjon vann, 350 avløpsrensing og 353 avløpsnett/innsamling på artsgruppene 10 lønn, kjøp av varer og tjenester, 13 kjøp av tjenester og 14 overføringer. Vann Avløp Sum Kjerneprodukt Lønn Materiell Vedlikehold Andre driftsutgifter Sum Tabellen over viser de direkteførte kostnadene slik Vadsø kommune legger dette frem i noten Vann og avløpsavsetninger til fond. Denne noten inneholder ikke kostnader/inntekter fra funksjon 350 avløpsrensing selv om denne funksjonen er benyttet i årsregnskap for Vadsø kommune. Side 16 av 19

17 Revisors kommentar I den fremlagte noten som administrasjonen oppgir å være selvkostregnskapet er viktige kostnads- og inntektselementer holdt utenfor. Den fremlagte noten gir oss et dårlig grunnlag for å vurdere riktigheten av de direkteførte kostnadene i selvkostregnskapet. 4.3 Tilleggsytelser og henførte støttefunksjoner I retningslinjene for selvkostberegningen står det at tilleggsytelser og støttefunksjoner skal holdes atskilt. Dette er gjort i Vadsø kommunes selvkostregnskap. Administrasjonen har lagt frem beregningene de har benyttet til fordeling av tilleggsytelser og støttefunksjoner i Henførte kostnader i selvkostregnskapet: 65% av virksomhetsleders lønnskostnader er fordelt på vann og avløp. I tillegg er 15% av lønnskostnadene er ført til avfallsinnsamling. Det betyr at 80 % av denne stillingen utgiftsføres på de gebyrfinansierte tjenestene vann, avløp og avfallsinnsamling. Av IT investeringer på kr er kr fordelt på selvkostregnskapene for vann og avløp. Husleie, lys og varme for ØFAS-bygget, telenorbygget og rådhuset er belastet vann og avløp med kr av et beregningsgrunnlag på kr Dette betyr at de gebyrpliktige områdene vann og avløp er belastet med ca. 70% av de oppgitte driftsutgiftene. Vann / avløp Beløp Lønn Stilling % Kontor/regnskap 200 % Revisjon / post tele Teknisk leder (virksomhetsleder) 65 % Ingeniør 80 % Sum lønn Andel drifstutg IT kostnader Bygg Annet Andel drifstutg Sum Tabellen over viser de henførte kostnadene slik de er beregnet av Vadsø kommune. Revisors kommentar Kommunen har lagt frem beregninger for fordeling av felleskostnader. Vi anbefaler en gjennomgang av fordelingen av lønnskostnader som følge av endret oppgavefordeling i administrasjon. En gjennomgang av fordelingen av kostnader for bygg anbefales også. 4.4 Kapitalkostnader Lineære avskrivninger skal brukes i selvkostkalkylen. Vadsø kommune har anvendt denne metoden i selvkostregnskapet. Imidlertid er kapitalkostnad oppgitt i selvkostregnskap til å Side 17 av 19

18 være kr , mens avskrivning i årsregnskapet for Vadsø kommune 2003 er kr I følge administrasjonen kan differansen skyldes renteutgifter. 4.5 Avsetninger av overskudd til driftsfond (selvkostfond) I følge veileder for selvkost kan kommunen fremføre overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år, innenfor en 3 til 5 års periode. I praksis må det skje gjennom et bundet selvkostfond. Balanse Sum Fondskonto vann Fondskonto avløp Sum Brukt til investering vann Brukt til investering vei Sum investering Avsatt til fond Tabellen over viser kommunens selvkostfond for vann og avløp. Tabellen over viser at det har vært avsatt kr til disse fondene fra 1999 til 2003, og av dette er det brukt kr til investeringer. Slik at: I 2003 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp og kr til investering i vei/nyanlegg I 2002 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp I 2001 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp Det er videre planlagt bruk av dette selvkostfondet til investeringer i 2004 og Revisors kommentar Vadsø kommune har fra 1999 til 2003 har avsatt til sammen kr til selvkostfond for vann og avløp. Pengene er avsatt fordi vann- og avløpsabonnentene har innbetalt ca. 5 millioner kr mer enn det har kostet å produsere vann- og avløpstjenestene i perioden. Av selvkostfondene er kr brukt til vann- og avløpsinvesteringer i samme periode. Bruk av disse midlene til direkte finansiering av investeringer er i strid med regelverket. Selv om investeringer i vann og avløp til slutt er en del av de samlede kostnader for drift av vann og avløp, er det viktig at kostnadene føres til riktig tid. Dagens gebyrpliktige ikke skal betale morgendagens gebyrpliktiges kostnader. Planlagt bruk av selvkostfondene til vann- og avløpsinvesteringer bør derfor revurderes. Side 18 av 19

19 Bystyrets vedtak av Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond og kommunens tolkning av vedtaket, bør vurderes opp mot Kommunal- og arbeids- departementets Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Kommunen har avsatt overskudd til selvkostfond på konto vannforsyning, pålydende kr og konto avløp/rensing pålydende kr Disse kontoene er imidlertid ført som disposisjonsfond. Dette er kontoer som i følge retningslinjene kun skal benyttes til drift av vann og avløp. Disse kontoene bør derfor føres som bundne driftsfond. 4.6 Kapitalinntekter knyttet til selvkostfond I følge veileder for selvkost skal det legges til kakulatoriske renter på avsatte midler til selvkostfond. Den anbefalte rente vil være lik effektiv rente av statsobligasjoner med gjenværende løpetid på 3 år med et tillegg på 1 prosent. Revisors kommentar Vadsø kommune har ikke tilgodesett de gebyrpliktige med renteinntekter fra selvkostfondet. Vi har beregnet denne renteinntekten til å utgjøre ca. kr i perioden ANBEFALINGER Vadsø kommune bør utarbeide særskilte selvkostregnskap for vann og for avløp. Forvaltningskontrollen anbefaler at kommunen legger til grunn Kommunal- og arbeidsdepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Spesielt bør avsetninger av overskudd til selvkostfond anvendes i drift innen 3 til 5 år. Fordelingen av felleskostnader bør skje i forhold til reelt forbruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret oppgavefordeling anbefales. Fordelingen av felleskostnader bygg bør avspeile reell bruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret bruk av lokaler anbefales. Bystyrets vedtak av Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond og kommunens tolkning av vedtaket, bør vurderes opp mot Kommunal- og arbeids- departementets Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Side 19 av 19