FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT. Beregning av avgiftsgrunnlaget innen vann, avløp og renovasjon i Meløy kommune

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Beregning av avgiftsgrunnlaget innen vann, avløp og renovasjon i Meløy kommune November 2006

2 FORORD Kontrollutvalget i Meløy kommune vedtok i sak 02/06 at Salten kommunerevisjon IKS skulle vurdere om kommunens fastsetting av brukerbetaling innen selvkostområdene vann, avløp og renovasjon utføres i henhold til lover og forskrifter. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra denne undersøkelsen. Bodø, Arne Willy Hillestad Oppdragsansvarlig Solrun Kletteng Skagen Forvaltningsrevisor 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG DEFINISJONER Formål Problemstillinger Definisjoner METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTAR

4 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra Meløy kontrollutvalg undersøkt om kommunens fastsetting av brukerbetaling utføres i henhold til lov og forskrift. Dette har vi undersøkt ved å gå gjennom økonomiplaner, budsjett, regnskap og intern dokumentasjon for årene og ved samtaler med administrasjonen. Vi har funnet ut følgende: Hvordan dokumenterer kommunen avgiftsgrunnlaget? Dokumentasjonen opp mot politisk behandling bør bli bedre. Det bør klart fremgå overfor kommunestyret hvordan utviklingen innen selvkostområdene er, både bakover i tid og fremover i budsjett/økonomiplanperioden. Dette for å vise faktisk og antatt utvikling på inntekter og utgifter innen hvert enkelt selvkostområde. Den interne dokumentasjonen bør oppdateres og ajourføres. Er kommunens vedtatte avgiftsgrunnlag riktig beregnet? Vi finner at avgiftsgrunnlaget ikke er helt riktig beregnet. Hovedårsaken til dette synes å ligge i kommunens beregning av kapitalkostnader. Kommunen må legge til grunn avskrivninger istedenfor avdrag, og avskrivningene må foretas innenfor reglene som er gitt i forskrift om årsregnskap. Kommunen må videre legge til grunn den rentesats og det grunnlaget for renteberegning som er angitt i retningslinjer og veileder. For årene ser det ut til at avgiftsgrunnlaget er beregnet ca. kr 2,4 mill for høyt innen vann og ca. kr 0,3 mill for høyt innen avløp. Administrasjonen bør videre gjennomgå sine utgifter som finansieres av renovasjonsgebyret. Dette påslaget / gebyret skal kun finansiere kommunens utgifter til innsamling og sluttbehandling av husholdningsavfall, og ikke til næringsavfall. Foretar kommunen etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innen vann, avløp og renovasjon? Kommunen foretar ingen særskilt etterkalkulasjon utover at regnskapet salderes og overskudd avsettes til fond. Det foretas ingen etterberegning/kontrollberegning av de faktiske indirekte kostnader, avskrivninger eller rentekostnader i regnskapsåret. Som nevnt ovenfor så beregnes heller ikke de budsjetterte kapitalkostnadene riktig. Dette fører til at salderingen / beregningen av over- og underskudd ikke blir helt riktig. Behandles overskudd/underskudd og bruk av fond i tråd med retningslinjene? Overskudd innen vann, avløp og avfall avsettes til fond i tråd med retningslinjene. Underskudd innen slam har frem til nå blitt finansiert ved å trekke på avløpsfondet. For årene utgjør dette ca. kr 1,3 mill. Dette blir ikke riktig siden slam er et eget selvkostområde i henhold til forurensningsloven. Forurensningsloven forutsetter 100 % inndekning av disse utgiftene og da kun fra brukerne av denne konkrete tjenesten. Når det gjelder avfall, så registrerer vi at renovasjonsfondet har økt i flere år. Forurensningsloven og veileder fra SFT forutsetter at overskudd innen dette selvkostområdet skal balansere inntekter og utgifter innenfor en tidsperiode på 3-5 år. På vegne av rådmannen uttaler økonomisjefen at rapporten tas til etterretning og at anbefalningene vil følges opp. Det vises for øvrig til rapportens kapittel 7. 4

5 1. INNLEDNING Bakgrunnen for kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt er en overordnet analyse av kommunen basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger og kommunestyrets vedtatte plan for forvaltningsrevisjon. For en del kommunale tjenester har sentrale myndigheter satt krav om selvkost for kommunale gebyrer. Selvkost setter en øvre grense for lovlige gebyrinntekter. Innen husholdningsavfall og slam (tømming av slamavskillere, septiktanker o.l.) skal det være 100 % kostnadsdekning. Innen vann og avløp kan det være inntil 100 % kostnadsdekning. Hensikten med disse bestemmelsene er å unngå at kommunene bruker gebyrene til å finansiere annen virksomhet. For brukerne er det viktig at kvalitet og pris på tjenestene henger sammen og at gebyrene beregnes riktig. Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av egenbetalinger på selvkostområder i kommunen. Dette for å få bekreftet at kommunen krever riktig betaling av brukerne på vesentlige områder i forvaltningen. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER OG DEFINISJONER 2.1 Formål Kontrollutvalget har vedtatt følgende formål med denne undersøkelsen: Vurder om kommunens fastsetting av brukerbetaling innen selvkostområdene vann, avløp og renovasjon utføres i henhold til lov og forskrift mv. Hvis det avdekkes mangler eller svakheter i forbindelse med forvaltningsrevisjonen, skal dette munne ut i anbefalinger til forbedring. 2.2 Problemstillinger Av formålet har vi utledet følgende problemstillinger: 1. Hvordan dokumenterer kommunen avgiftsgrunnlaget? 2. Er kommunens vedtatte avgiftsgrunnlag riktig beregnet? 3. Foretar kommunen etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innen vann, avløp og renovasjon? 4. Behandles overskudd/underskudd og bruk av fond i tråd med retningslinjene? 2.3 Definisjoner Selvkost Selvkost er den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. 5

6 Selvkost - vann og avløp Utgangspunktet i lov og forskrift er at brukerne av tjenestene i kommunen bør bære kostnadene med tjenestene. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning. Selvkost renovasjon (avfall og slam) Forurensningsloven omtaler både kommunal innsamling av husholdningsavfall og kommunal tømming av slam fra slamavskillere/septiktanker mv. Innen disse områdene er det satt et lovmessig krav om at selvkost skal danne grunnlag for innbyggernes brukerbetaling, jf forurensningsloven 34. Det vises også til forurensningslovens 26, 4.ledd som fastslår at bestemmelsen om selvkost på kommunal avfallsinnsamling får tilsvarende anvendelse på slambehandling. IRIS (Salten Forvaltning) forestår innsamling av ordinært husholdningsavfall i Meløy kommune. IRIS vedtar selv det årlige gebyret for denne innsamlingen. Utover dette kan kommunen vedta et gebyr som skal dekke de utgifter kommunen selv må dekke innenfor innsamling og behandling av husholdningsavfall. (Kan også dekke kommunens eventuelle kapitalkostnader til eldre avfallsdeponi). Gebyret innkreves av IRIS som tilbakefører dette til kommunen. Generasjonsprinsippet Brukerne skal kun betale for tjenester de selv har nytte av og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til andre generasjoner. Investeringsutgiftene må derfor fordeles jevnt over investeringenes levetid gjennom avskrivninger. Selvkostkalkyle En beskrivelse av karakteristiske egenskaper ved ytelsen og som påvirker ytelsen. En generell modell for produktbeskrivelse er å dele opp totalytelsen i delkomponenter. I retningslinjene for selvkost er det lagt til grunn en modell hvor ytelsen splittes i tre delkomponenter: Kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Kjerneprodukt Inneholder den arbeidsinnsats og bruk av varer og kapital kommunalt ansatte nytter på å betjene brukeren og/eller innleide tjenester for å betjene brukeren. F. eks. lønn, øvrige 6

7 driftskostnader, inkl. betaling til private for utførte tjenester og kapitalkostnader for bruk av egne anleggsmidler. Tilleggsytelser Tilleggsytelsene utvider kjerneproduktet til en helhetlig organisert tjeneste/ytelse og sikrer en stabil og pålitelig tjeneste over tid. F. eks. ledelse, saksbehandling, kundekontakt, fakturering og regnskap, kontorstøtte. Støttefunksjoner Aktiviteter som er pålagt eller nødvendig for kommunen som helhet, men som står i et forhold til den enkelte tjeneste som gjør at de vanskelig kan avgrenses kalkylemessig. F. eks. personalkontor, bedriftshelsetjeneste, øverste ledelse. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Vi har i denne undersøkelsen foretatt en gjennomgang av lov, forskrift, vedtak, kommunens interne dokumentasjon, økonomiplaner, budsjett, kommuneregnskap og bilag. Alle relevante dokumenter er stilt til vår disposisjon. Vi har også hatt samtaler med administrasjonen. Vår beskrivelse av fakta er verifisert av økonomisjefen. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utredning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Kommuneloven Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter Forskrift til lov om kommunale vass- og kloakkavgifter Forurensningsloven Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester H-2140, i kraft pr Veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr, Statens forurensningstilsyn - TA- 2001/2003. Detaljene i revisjonskriteriene fremgår i innledningen til hver faktabeskrivelse. 7

8 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Hvordan dokumenterer kommunen avgiftsgrunnlaget? Kriterier Kommunen bør sørge for tilfredsstillende dokumentasjon for å vise at gebyrene ikke settes høyere enn kostnadene ved å produsere tjenesten. Før kommunestyret gjør sitt vedtak om gebyr skal de ha seg forelagt et overslag over beregningsgrunnlaget. Gebyrene skal være basert på et overslag over antatt kostnader for området og balansere kostnadene i løpet av en 3-5 års periode Fakta Intern dokumentasjon I Meløy kommune er det økonomisjefen og leder av kommunalteknisk enhet som i fellesskap utarbeider forslag til detaljert budsjett på VAR-området. Økonomisjefen opplyser at det ikke brukes et særskilt system for beregning av selvkost, men at dette gjøres i form av det detaljerte kommunebudsjettet. Som intern dokumentasjon foreligger det detaljerte budsjettet, en utregning av interne kostnader til fordeling på VAR-området, en utregning av renter og avdrag innenfor VARområdet og avskrivningsskjema for investeringer innen VAR-området. For renovasjon budsjetteres det med at inntekter skal tilsvare utgiftene. For vann og avløp budsjetteres det med overskudd som skal avsettes til henholdsvis vannverksfond og avløpsfond. For slam budsjetteres det med underskudd som skal dekkes av avløpsfondet. Dokumentasjon ved politisk behandling Politisk beslutning om avgiftsnivået gjøres samtidig som budsjett og økonomiplan behandles. Foruten det detaljerte budsjettdokumentet og handlingsprogram med økonomiplan legges det ikke frem noen særskilt oppstilling som viser nivået på inntekten og utgiftene på VARområdet eller hvordan utviklingen innen selvkostområdet har vært eller vil bli i planperioden. I økonomiplanen fremgår det en fondsoversikt som blant annet viser antatt endring på vannverksfond, avløpsfond og renovasjonsfond i planperioden fremover, men ingen særskilt oppstilling som viser tilsvarende antatte endringer i avgiftsinntekter/nivået og utgifter på tilhørende områder. I behandlingen av budsjettet for 2006 ble det foreslått å øke gebyrene for både slam og renovasjon med 5 %. Dette forslaget var ikke i saksdokumentene begrunnet eller dokumentert med hvorfor dette var nødvendig. Kommuneregnskapet viser for eksempel at det er bygd opp et relativt stort fond på renovasjonsområdet, uten at dette forholdet ble trukket inn i avveiningen av behovet for avgiftsøkning innen renovasjon. Fra kommunens behandling av budsjett for året 2006 siteres følgende, jf k.sak 65/05: Vann: Årsavgift og tilknytningsavgift økes ikke. Opparbeidet fond benyttes hvis underskudd. 8

9 Avløp: Som for vann. Renovasjon: Kommunalt gebyr økes med 5 % til kr 45,- + mva. Gebyr for øvrig fastsettes av IRIS. Slamtømming: Økes med 5 % til kr 520,- pr år + mva.. Det fremgår ikke direkte av saksfremlegg til politisk behandling at det budsjetteres med overskudd på vann, avløp og renovasjon, og med underskudd på slam. Dette fremgår imidlertid av det detaljerte tallbudsjettet Vurderinger Meløy kommune bør i forbindelse med budsjettarbeidet utarbeide en særskilt intern kalkyle for selvkostområdene. Dette i henhold til Kommunaldepartementets retningslinjer. Dette vil langt på vei sikre at alle forhold som skal inngå i selvkostkalkylen blir vurdert riktig. Ved politisk behandling av avgiftsnivået i Meløy kommune bør det legges frem en prognose som viser utviklingen på inntekter og utgifter innen selvkostområdene i et 3-5 års perspektiv. Dette for å vise hvordan eventuelle overskuddsfond er tenkt brukt innen selvkostområdene i planperioden. Videre bør forslag om økte avgifter begrunnes med en beregning som viser hvorfor dette er nødvendig. I budsjett 2006 ble det foreslått og vedtatt økning av renovasjonsavgiften med 5 % uten at det fremgår hvorfor dette er nødvendig. Ser vi på utviklingen innen renovasjon (innsamling av husholdningsavfall funksjon 355) så har dette selvkostområdet vist årlige overskudd i flere år og renovasjonsfondet utgjør ca ,- kr pr Årlige inntekter fra den kommunale andel av renovasjonsgebyr utgjør ca ,-. Likevel vedtas det en økning av avgiften. I henhold til retningslinjer og veileder skal da overskuddsfondet brukes innen området innsamling av husholdningsavfall i løpet av en 3-5 års periode. 5.2 Er kommunes vedtatte avgiftsgrunnlag riktig beregnet? Kriterier Utgiftene som inngår i beregningen skal være henførbar, dvs. at bare kostnader som har sammenheng med framstillingen av produkt eller betalingstjeneste medtas i beregning av selvkost. Indirekte utgifter skal være fordelt i samsvar med de nye retningslinjene, men valg av metode kan overlates til den enkelte kommunen. Historisk anskaffelseskostnad skal legges til grunn ved fastsettelse av avskrivningsgrunnlag. Avskrivningsgrunnlaget skal være basert på kommunens nettokostnad. Kommunen skal bokføre alle vesentlige anskaffelser og påkostninger i investeringsregnskapet - klassifisert etter god kommunal regnskapsskikk. Anskaffelseskostnadene skal avskrives over den økonomiske levetiden etter en lineær metode. Avskrivningsperiodene følger de perioder som er angitt i Forskrift for årsregnskap og årsberetning av o 5 år: EDB-utstyr, kontormaskiner og lignende 9

10 o 10 år: Anleggsmaskiner, maskiner, inventar og utstyr, verktøy og transportmidler og lignende o 20 år: Brannbiler, parkeringsplasser, trafikklys, tekniske anlegg (VAR), renseanlegg, pumpestasjoner, forbrenningsanlegg og lignende. o 40 år: Boliger, skoler, barnehager, idrettshaller, veier og ledningsnett og lignende. o 50 år: Forretningsbygg, lagerbygg, administrasjonsbygg, sykehjem og andre institusjoner, kulturbygg, brannstasjoner og lignende. Alternativkostnadene/kalkulatorisk rentekostnad skal beregnes av innskutt kapital (avskrivningsgrunnlag). Kalkylerenten skal være lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på 1 prosent (gjennomsnitt over året) Fakta Direkte utgifter (kjerneproduktet) henførbarhet I Meløy kommune fremgår de direkte utgiftene av det detaljerte budsjettet/kalkylen og det faktiske regnskapet. Vi har gjort en del stikkprøver blant utgiftene for å påse at utgiftene vedrører selvkostområdene. Vår gjennomgang viser ingen vesentlige avvik. Vi stiller dog spørsmål ved om tømming av søppelcontainere i Ørnes havn kan føres på selvkostområdet husholdningsavfall. Dersom avfallet oppstår i forbindelse med virksomhet, enten privat eller offentlig, skal det anses som næringsavfall. I så fall skal utgiften føres på funksjon 320 Kommunal næringsvirksomhet i stedet for funksjon 355 Innsamling av husholdningsavfall. For husholdningsavfall skal avfallsgebyrene følge selvkostprinsippet. For næringsavfall (funksjon 320) står kommunen fritt til å ta fortjeneste fra den enkelte bruker. Dette følger av veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr. Indirekte utgifter (tillegg- og støttefunksjoner) henførbarhet og valg av fordelingsmetode I Meløy kommune har økonomisjefen laget et oppsett som viser hvilken indirekte utgifter som er beregnet og som er belastet VAR-området. Disse utgiftene er beregnet som en prosentvis andel av lønn til driftssjef, til leder kommunalteknisk enhet og til lønn på økonomiavdelingen. Videre en andel av utgiftene til edb, servicetorget, fellestjenester og kostnader rådhuset. Til sammen utgjør de indirekte utgiftene på VAR-området kr ,-. Disse er fordelt med henholdsvis kr ,- på vann, kr ,- på avløp, kr ,- på renovasjon og kr ,- på slamtømming. Tallene som legges til grunn i budsjettet legges også til grunn i det faktiske regnskapet. Økonomisjefen sier at utregningene ble gjort for ca fem år siden og er ikke endret siden da. Hun sier at det vurderes å foreta en ny gjennomgang av beregningene av de indirekte utgiftene for å oppdatere tallene. Avskrivninger Departementets veileder sier at ved beregning av selvkost skal kostnadsberegningen ikke være avhengig av hvilken finansieringsform kommunen velger - altså bruk av lån eller 10

11 egenkapital. Derfor må kapitalkostnader beregnes for alle anskaffelser av varige driftsmidler, uavhengig av hvordan anskaffelsen er finansiert. I Meløy kommune tar økonomisjefen hensyn til avdrag på faktiske lån istedenfor avskrivninger ved beregningen av selvkost. Dette var i tråd med tidligere regelverk på området, men ikke i henhold til selvkostveilederen som ble innført fra departementet fra og med året Avskrivningene vises i regnskapet på ansvarsområdene for VAR, men ved salderingen for å finne overskudd/underskudd er det i Meløy kommune avdragene som har blitt lagt til grunn. Avvik mellom avdrag og avskrivning er som følger: BUDSJETT- OG REGNSKAPSÅRET 2005 Vann Avløp Slam Renovasjon Beregnet avdrag , , Beregnet avskrivning , , For mye belastet avgiftsgrunnlaget , , BUDSJETT- OG REGNSKAPSÅRET 2004 Vann Avløp Slam Renovasjon Beregnet avdrag , , Beregnet avskrivning , , For mye belastet avgiftsgrunnlaget , , BUDSJETT- OG REGNSKAPSÅRET 2003 Vann Avløp Slam Renovasjon Beregnet avdrag , , Beregnet avskrivning , , For mye belastet avgiftsgrunnlaget , , Økonomisjefen i Meløy kommune opplyser at det ikke er mottatt tilskudd til investeringene innen VAR-området. Investeringene er dermed aktivert i henhold til historisk anskaffelseskost. Avskrivninger starter året etter at anlegget/investeringen er ferdig/tatt i bruk. Anskaffelser under ,- aktiveres ikke, med mindre de inngår som en del av en større investering innenfor VAR-området. Når det gjelder avskrivningsperioder så legger Meløy til grunn følgende: Maskiner og utstyr 10 år Tekniske anlegg, pumpestasjoner 20 år Ledningsnett 40 år Vannrensningshus 50 år Vi har tatt stikkprøver for å teste ut hvordan Meløy kommune ivaretok overgangen fra 20 års til 40 års avskrivningstid på ledningsnett fra og med regnskapsåret Vi finner at Meløy kommunen har foretatt oppskrivning av restverdier pr for så å forlenge avskrivningstiden med nye 40 år. Dette blir ikke riktig i forhold til retningslinjene. Dette har ikke medført konsekvenser for avskrivningskostnadene, men har betydning for avskrivningsperiodens lengde. 11

12 Rentekostnad (alternativkostnaden) I henhold til retningslinjene og veilederen for selvkost skal kostnadsberegningen ikke være avhengig av om kommunen har valgt å lånefinansiere investeringene eller bruke av egen kapital. Rentekostnaden skal beregnes av alle anskaffelser uavhengig av hvordan disse er finansiert. Selvkostkalkylen vil da inneholde et avkastningselement også for den finanskapital som kommunen eventuelt selv har skutt inn ved finansieringen av anskaffelsen. Retningslinjene og veilederen legger opp til at det bør benyttes en langsiktig plasseringsrente. Det anbefales at renten settes til effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid. Dette er basert på at kommunen driver en mest mulig kostnadseffektiv finansforvaltning. I Meløy kommune lager økonomisjefen et oppsett som viser faktisk låneopptak for investeringen innen VAR-området. Ubrukte lånemidler trekkes fra og det beregnes en kalkulatorisk rentekostnad på de lån som er brukt til finansiering. Det er ikke tatt utgangspunkt i den rentesats som er anbefalt, men en anslått rente for Meløy kommune. I Meløy kommunes beregning er det videre tatt utgangspunkt i faktiske låneopptak og ikke restverdien på de enkelte anskaffelsene, slik veilederen anbefaler. I tillegg er det gjort korrigeringer for den del av lånene innen VAR-området som faktisk ikke er brukt (ubrukte lånemidler). BUDSJETT- OG REGNSKAPSÅRET 2005 Vann Avløp Slam Renovasjon Kommunens beregnede rentekostnad (4% og 2%) , , Rente beregnet i henhold til veilederen (2,9+1= 3,9%) , , For lite belastet avgiftsgrunnlaget ( ,41) ( ,71) - - BUDSJETT- OG REGNSKAPSÅRET 2004 Vann Avløp Slam Renovasjon Kommunens beregnede rentekostnad (4% og 3%) , , Rente beregnet i henhold til veilederen (2,95+1=3,95%) , , For lite belastet avgiftsgrunnlaget ( ,98) ( ,10) - - BUDSJETT- OG REGNSKAPSÅRET 2003 Vann Avløp Slam Renovasjon Kommunens beregnede rentekostnad (7,5% og 6,5%) , , Rente beregnet i henhold til veilederen (4,24+1=5,24%) , , For mye / for lite belastet avgiftsgrunnlaget ,10 (60 871,74) - - Kommunen har beregnet rentekostnad ut fra faktisk bruk av lån. Veileder sier at rentekostnaden skal beregnes av avskrivningsgrunnlaget på eiendelene innen selvkostområdet Vurderinger Stikkprøver på direkte utgiftene innen vann, avløp, slam og renovasjon viser at disse generelt sett er henførbare og vedrører selvkostområdene. Det bør foretas en gjennomgang av utgiftene til renovasjon for å sikre at det skilles mellom husholdningsavfall (funksjon 355 krav til selvkost) og næringsavfall (funksjon 320 kommunen kan ta fortjeneste). Det 12

13 renovasjonsgebyret som kommunestyret årlig vedtar, skal kun gå til å dekke kommunens utgifter til husholdningsavfall. Når det gjelder de indirekte utgiftene sier vi oss enige med økonomisjefen i at disse bør gjennomgås, ajourføres og dokumenteres. Fordelingsnøkkelen mellom de ulike selvkostområdene bør også vurderes og dokumenteres. Kapitalkostnadene skal gjenspeile to forhold, avskrivningskostnadene og alternativkostnadene. Avskrivningskostnadene skal gjenspeile forringelsen i et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde. Alternativkostnaden skal gjenspeile den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. I Meløy legges faktiske avdrag til grunn i stedet for avskrivninger ved beregning av selvkost. Både avdrag og avskrivninger føres i regnskapet, men ved saldering av overskudd/ underskudd er det avdragene som legges til grunn og ikke avskrivningene. Dette har ført til at det er lagt inn for høye kostnader inn i selvkostberegningen i årene For fremtiden bør kapitalkostnadene beregnes i tråd med retningslinjer og veileder. Dette innebærer blant annet at avskrivningsgrunnlaget og tidligere oppskrivninger må gjennomgås for å sikre at avskrivningsgrunnlagene og årlig avskrivning fremstår i tråd med regnskapsforskriften og med anbefalinger / fortolkninger fra Kommunaldepartementet (gjengitt i Kommunal Økonomi nr. 8/2003). Videre bør det vurderes om avskrivningstiden på vannrensningshus skal forkortes fra 50 år til 20 år slik som for andre tekniske anlegg og pumpestasjoner. Når det gjelder beregning av rentekostnad så har Meløy både brukt annen rentesats enn anbefalt og annet beregningsgrunnlag enn anbefalt. Dette har ført til at det for årene 2004 og 2005 er lagt inn for lave kostnader i selvkostberegningen, mens det for 2003 går begge veiene. For fremtiden bør det utarbeides en kalkyle som i varetar utregning av rentekostnaden slik den er beskrevet i retningslinjer og veileder. 5.3 Foretas etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innen vann, avløp og renovasjon? Kriterier Kommunen skal foreta en etterkalkulasjon av de reelle kostnadene knyttet til selvkostområdet for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost Fakta Etterkalkulasjon av de reelle kostnadene foretas i form av saldering av faktisk regnskap på de ulike områdene/ansvarene vann, avløp, slam og renovasjon. Det foretas dog ingen kontrollberegning av om de faktiske indirekte kostnadene stemmer med de som ble lagt inn i budsjettet/kalkylen eller om den beregnede avskrivnings- og rentekostnaden stemmer med faktisk kostnad. 13

14 Fra og med regnskapsåret 2006 er det pliktig å utarbeide en egen note til kommuneregnskapet som viser salderingen innen selvkostområdet vann, avløp, slam og renovasjon. Slik note til regnskapet ble utarbeidet i Meløy kommune ved avleggelse av årsregnskapet for Som nevnt i avsnittene over så fremstår ikke kapitalkostnadene med riktig beløp. Dette fordi Meløy legger til grunn avdrag istedenfor avskrivning, og at rentekostnadene er beregnet ut fra et annet grunnlag og en annen rentesats enn det retningslinjer og veileder anbefaler Vurderinger Meløy bør utarbeide en særskilt kalkyle for beregning av selvkost i tråd med retningslinjer og veileder. At selvkostberegningen fremstår på riktig måte er viktig både for å ha oversikt internt, å få frem et godt beslutningsgrunnlag ved politisk behandling av avgiftsnivået i kommunen, og for å dokumentere overfor innbyggerne at de ikke betaler for mye for de tjenestene de kjøper. 5.4 Behandles overskudd/underskudd og bruk av fond i tråd med retningslinjene? Kriterier Overskudd/underskudd skal være avsatt på et bundet fond. Selvkostfondet skal balansere inntekter og kostnader i løpet av en 3-5 års periode. Fondet skal godskrives/nedskrives med renter lik kalkylerenten. Investeringer i anleggsmidler kan ikke finansieres direkte av selvkostfond Fakta Meløy kommunes beregning av avgiftsgrunnlag har gitt følgende overskudd/underskudd på VAR-området de siste årene: Utvikling i overskudd/underskudd - (underskudd er angitt i parantes): Vann Avløp Slam * Renovasjon , ,10 ( ,14) , , ,74 ( ,23) , ( ,26) ,89 ( ,93) ,61 Sum , ,73 ( ,30) ,88 Utviklingen i saldo på selvkostfondene for vann, avløp, slam og renovasjon har i følge kommuneregnskapet vært slik de siste årene: Saldo pr i kommuneregnskapet - bundne driftsfond: Vannverksfond Avløpsfond Slam * Renovasjonsfond , , , , , , , , , , , ,03 Endring , , ,88 14

15 *) I regnskapet til Meløy kommune er underskudd på slam finansiert med bruk av avløpsfond. Det er ikke gjort bruk av fond for å finansiere anskaffelser direkte. Det har heller ikke vært praksis å godskrive selvkostfondene med en kalkulatorisk rente. Vann De siste årene viser både underskudd og overskudd. Siste regnskapsår viste omtrent balanse mellom brukerbetaling og utgifter på området. Avløp og slam Meløy kommune har slått sammen overskudd/underskudd vedrørende avløp og slam til et felles selvkostfond. Som det fremgår av note 8 til kommuneregnskapet for 2005 var det overskudd på avløp, men relativt stort underskudd på slam. Man kan dermed si at kommunens underskudd vedrørende slambehandling ble finansiert av brukerbetalingene innen avløp. Slam er dog et eget selvkostområde i henhold til forurensningsloven og i henhold til selvkostberegningene. Renovasjon Innen renovasjon (husholdningsavfall) viser det seg at området har gitt overskudd hvert år og at selvkostfondet har økt tilsvarende hvert år Vurderinger I henhold til forurensningslovens 26, 30 og 34 er kommunal tømming av slam et eget selvkostområde og det er videre et krav om at kostnadene til kommunal tømming av slam fullt ut skal dekkes inn gjennom gebyrene. I Meløy er kommunal tømming av slam skilt ut som eget område rent regnskapsmessig, men det er ikke lagt opp til full kostnadsdekning. Videre ser vi at de årlige underskudd på slam er finansiert ved å trekke av avløpsfondet. Vi kan ikke se at dette blir riktig i henhold til reglene om selvkost. Retningslinjene og veileder viser videre til at et underskudd kan fremstå som et negativt bundet driftsfond. Det forutsettes da at dette underskuddet dekkes inn innenfor en 3-5 års periode. 6. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Formålet med vår undersøkelse var å vurdere om kommunens fastsettings av brukerbetaling utføres i henhold til lov og forskrift mv. Vi finner at kommunes avgiftsgrunnlag for vann, avløp, slam og avfall ikke fullt ut er beregnet i tråd med de regler som gjelder på området. Hvordan dokumenterer kommunen avgiftsgrunnlaget? Dokumentasjonen opp mot politisk behandling bør bli bedre. Det bør klart fremgå overfor kommunestyret hvordan utviklingen innen selvkostområdene er, både bakover i tid og fremover i budsjett/økonomiplanperioden. Dette for å vise faktisk og antatt utvikling på inntekter og utgifter innen hvert enkelt selvkostområde. Den interne dokumentasjonen bør oppdateres og ajourføres. 15

16 Er kommunens vedtatte avgiftsgrunnlag riktig beregnet? Vi finner at avgiftsgrunnlaget ikke er helt riktig beregnet. Hovedårsaken til dette synes å ligge i kommunens beregning av kapitalkostnader. Kommunen må legge til grunn avskrivninger istedenfor avdrag, og avskrivningene må foretas innenfor reglene som er gitt i forskrift om årsregnskap. Kommunen må videre legge til grunn den rentesats og det grunnlaget for renteberegning som er angitt i retningslinjer og veileder. For årene ser det ut til at avgiftsgrunnlaget er beregnet ca. kr 2,4 mill for høyt innen vann og ca. kr 0,3 mill for høyt innen avløp. Administrasjonen bør videre gjennomgå sine utgifter som finansieres av renovasjonsgebyret. Dette påslaget / gebyret skal kun finansiere kommunens utgifter til innsamling og sluttbehandling av husholdningsavfall, og ikke til næringsavfall. Foretar kommunen etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innen vann, avløp og renovasjon? Kommunen foretar ingen særskilt etterkalkulasjon utover at regnskapet salderes og overskudd avsettes til fond. Det foretas ingen etterberegning/kontrollberegning av de faktiske indirekte kostnader, avskrivninger eller rentekostnader i regnskapsåret. Som nevnt ovenfor så beregnes heller ikke de budsjetterte kapitalkostnadene riktig. Dette fører til at salderingen / beregningen av over- og underskudd ikke blir helt riktig. Behandles overskudd/underskudd og bruk av fond i tråd med retningslinjene? Overskudd innen vann, avløp og avfall avsettes til fond i tråd med retningslinjene. Underskudd innen slam har frem til nå blitt finansiert ved å trekke på avløpsfondet. For årene utgjør dette ca. kr 1,3 mill. Dette blir ikke riktig siden slam er et eget selvkostområde i henhold til forurensningsloven. Forurensningsloven forutsetter 100 % inndekning av disse utgiftene og da kun fra brukerne av denne konkrete tjenesten. Når det gjelder avfall, så registrerer vi at renovasjonsfondet har økt i flere år. Forurensningsloven og veileder fra SFT forutsetter at overskudd innen dette selvkostområdet skal balansere inntekter og utgifter innenfor en tidsperiode på 3-5 år. 7. RÅDMANNENS KOMMENTAR Vi har sendt endelig rapport til rådmannen og bedt om uttalelse til denne. På vegne av rådmannen svarer økonomisjefen at kommunen tar rapporten til etterretning med følgende oppfølging: I forbindelse med avslutningen av regnskapet for 2006 vil det bli foretatt etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innen vann, avløp og renovasjon. Det vil bli etablert eget selvkostområde for slam, som skal inneha kun utgifter vedrørende området. Gjennomgang av avgiftsgrunnlag med dokumentasjon vil bli gjennomført, slik at dette er på plass i god tid før endelig vedtak i budsjett/økonomiplan for