FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TILSETTINGSRUTINER I GILDESKÅL KOMMUNE

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TILSETTINGSRUTINER I GILDESKÅL KOMMUNE November 2006

2 FORORD Kontrollutvalget i Gildeskål kommune har bedt Salten kommunerevisjon IKS gjennomgå tilsettingsrutinene i kommunen. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra denne undersøkelsen. Bodø Arne Willy Hillestad Kommunerevisor Solrun Kletteng Skagen Forvaltningsrevisor 2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formål Problemstillinger METODE REVISJONSKRITERIER FAKTA Hvordan er tilsettingsmyndigheten og tilsettingsrutinene delegert i Gildeskål kommune? Foretas faktiske tilsettinger i tråd med delegasjonsreglementet, fullmakter og retningslinjer? VURDERINGER OG KONKLUSJONER Hvordan er tilsettingsmyndigheten og tilsettingsrutinene delegert i Gildeskål kommune? Foretas faktiske tilsettinger i tråd med delegasjonsreglementet, fullmakter og retningslinjer? ANBEFALINGER

4 1. INNLEDNING Gildeskål kommunestyre ba i sak 52/06 kontrollutvalget foreta forvaltningsrevisjon av rutiner og praksis rundt tilsettinger ut fra dagens delegasjonsreglement. Kontrollutvalget har bedt Salten kommunerevisjon IKS om å gjennomføre denne undersøkelsen. 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 Formål Formålet med denne undersøkelsen er å kartlegge og vurdere kommunens tilsettingsprosedyrer i forhold til delegasjonsreglementet. 2.2 Problemstillinger Av formålet er følgende problemstillinger utledet: Hvordan er tilsettingsmyndigheten og tilsettingsrutinene delegert i Gildeskål kommune? Foretas faktiske tilsettinger i tråd med delegasjonsreglementet, fullmakter og retningslinjer? 3. METODE Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Vi har gått gjennom delegasjonsreglement og prosedyrebeskrivelser. Vi har valgt å fokusere på rutinene slik de fungerer i dag og har derfor valgt å gå gjennom de siste 5 tilsettinger i kommunen. Disse er foretatt i tidsrommet september og oktober Vi har også hatt samtaler med rådmannen og organisasjonsleder. Rapporten ble sendt til rådmannen for verifisering og for eventuelle kommentarer. Rådmannen har ingen merknader til rapporten. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Kommunelovens 23, 24 og 25. Gildeskål kommunes delegasjonsreglement - vedtatt av kommunestyret i sak 65/04. Kommunens prosedyrebeskrivelse for faste tilsettinger internt arbeidsdokument. 4

5 5. FAKTA 5.1 Hvordan er tilsettingsmyndigheten og tilsettingsrutinene delegert i Gildeskål kommune? Kommunestyrets delegasjon til rådmannen I henhold til kommunelovens 24 kan kommunestyret tildele rådmannen myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker. Gildeskål kommunestyret vedtok i sak 65/04 et delegasjonsreglement hvor delegering i henhold til kommunelovens 24 ble gitt til rådmannen. Ordlyden i delegeringen er: Med hjemmel i kommunelovens 24 nr. 1 er administrasjonssjefen/rådmannen delegert myndighet innen personal- og arbeidsgiverfunksjonen (organisering, omgjøring og opprettelse/nedleggelse) i samsvar med kommunestyrets budsjettvedtak. I rådmannens saksfremlegg i sak 65/04 trekkes det frem noen hovedelementer i det nye delegasjonsreglementet. Ett element var: Ansettelsesmyndigheten for samtlige stillinger (unntatt rådmannsstillingen) delegeres til rådmannen, herunder oppsigelser, avskjed og endring av stillinger i henhold til kommunestyrets budsjettvedtak. Det foreslåtte punktet i delegasjonsreglementet om at rådmannen delegeres myndighet etter kommunelovens 24 nr. 1 ble vedtatt av kommunestyret. Ordet ansettelsesmyndighet eller tilsettingsmyndighet fremgår ikke av selve ordlyden i delegasjonsreglementet, verken under beskrivelse av delegasjon til rådmannen eller til administrasjonsutvalget. Sett i sammenheng med saksfremlegget i saken må det dog forståes slik at all tilsettingsmyndighet er delegert til rådmannen, jf myndighet til å treffe avgjørelser i personalsaker. Rådmannen sier også at det ikke har vært uklarheter med tanke på hvem som har tilsettingsmyndigheten. Denne ligger til rådmannsfunksjonen. Tidligere lå denne myndigheten til tilsettingsutvalget. Tilsettingsutvalget ble nedlagt da det gjeldende delegasjonsreglementet trådde i kraft. Kommunestyrets delegasjons til administrasjonsutvalget I henhold til kommunelovens 25 skal det i alle kommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Gildskål kommunestyre vedtok i sak 64/04 et delegasjonsreglement som sier at: Administrasjonsutvalget er kommunens utvalg for personal- og organisasjonssaker og behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jf kommunelovens 25 og Hovedavtalen 4. Administrasjonsutvalget behandler blant annet overordnede retningslinjer for personalpolitikken og lønnspolitisk plan. Administrasjonsutvalget har ikke fått delegert tilsettingsmyndighet, men orienteres i referatsaker om de tilsettinger som rådmannen har foretatt. Rådmannens delegasjonsfullmakt Av gjeldende delegasjonsreglement punkt 1.7 og 1.8 fremgår det at myndighet som er delegert til rådmannen kan delegeres videre så langt det er lovlig adgang til det og annet ikke er bestemt. Rådmannen forutsettes å sørge for en hensiktsmessig videredelegering i det administrative system. 5

6 Rådmannen opplyser at all fast tilsetting skjer av henne. Virksomhetslederne er delegert fullmakt til å foreta midlertidige tilsettinger for inntil et år. Denne administrative delegasjonen er gitt for et år av gangen. Administrative rutiner utarbeidet for å ivareta rådmannens tilsettingsmyndighet i praksis Administrasjonen har utarbeidet en prosedyrebeskrivelse som beskriver de ulike fasene/ aktivitetene som skal ivaretas i forbindelse med fast tilsetting i Gildeskål kommune. Denne prosedyrebeskrivelsen angir hva som skal gjøres, hvordan dette skal gjøres og hvem som har ansvar for de ulike fasene. Disse prosedyrene skal i prinsippet gjelde for all tilsetting i Gildeskål kommune, både tilsettinger i ledelse, stab/støtte og ute i virksomhetene. Et kort resymé av de siste fasene i en tilsetting er som følger: Utvidet søkerliste sendes til arbeidstakerorganisasjonene for uttalelse. Det anmodes om begrunnet uttalelse. Det tas beslutning om bruk av intervju. Arbeidstakerorganisasjonene inviteres til å melde inn deltaker på intervju. Intervju gjennomføres. På forhånd er det satt sammen et intervjupanel som normalt består av ledelsesrepresentant, representant for aktuell avdeling og representant for arbeidstakerorganisasjonene. Referansesjekk gjennomføres. Etter intervju og referansesjekk setter intervjupanelet opp en skriftlig vurdering hvor det klart angis rekkefølge på kandidatene. Eventuelle uenigheter i intervjupanelet skal synliggjøres og begrunnes. Forslag til vedtak skrives saken legges fram for rådmannen som fatter endelig beslutning i saken. Rådmannen og organisasjonsleder opplyser at man er inne i en prosess hvor det utarbeides/ skal utarbeides skriftlige reglementer. Dette gjelder for tilsetting, erkjentlighetsgaver, permisjoner med mer. Deltakerne i dette arbeidet er både ledere/mellomledere og tillitsvalgte. Arbeidet skal munne ut i et samlet overordnet personal/arbeidsreglement som vil bli behandlet av administrasjonsutvalget. 5.2 Foretas faktiske tilsettinger i tråd med delegasjonsreglementet, fullmakter og retningslinjer? For å teste dagens rutiner i Gildeskål kommune har vi gått gjennom de siste fem tilsettingene. Disse er foretatt i september og oktober De ulike tilsettingene vedrører følgende stillinger: Barnevernkonsulent Koordinator innen psykiske helse Dansepedagog It-ansvarlig Fagleder lønn og personal Vår gjennomgang viser at i alle fem sakene ble det sendt oversikt over søkernes utdanning og praksis / utvidet søkerliste til fagforeningene/organisasjonene med anmodning om uttalelse. Kommunen har mottatt uttalelser fra fagforeningene/organisasjonene. 6

7 I to av de fem sakene ble det vurdert slik at det ikke var nødvendig med intervju. I begge disse sakene er rådmannens endelige vedtak i tråd med uttalelse fra arbeidstakerorganisasjonene. I tre av de fem sakene ble det besluttet å bruke intervju. Intervjupanelet besto i alle tre sakene av to representanter fra administrasjonen og en tillitsvalgt/representant fra arbeidstakerorganisasjonene. I den ene av disse tre sakene er rådmannens endelige vedtak i tråd med både arbeidstakerorganisasjonenes uttalelse og intervjupanelets vurdering. I to av de tre sakene var det sprikende uttalelser fra arbeidstakerorganisasjonene. Rådmannens endelige vedtak i disse to sakene er i tråd med intervjupanelets vurderinger etter gjennomførte intervjuer og referansesjekker. Nåværende organisasjonsleder sier at det ganske nylig er innført et system for skriftliggjøring av begrunnelse for de vurderingene som gjøres rundt den enkelte kandidat. Denne skriftlige vurderingen synliggjør både oppfyllelse av utdanningskrav, krav til (relevant) arbeidserfaring, inntrykket etter eventuelle gjennomførte intervjuer og det som kommer frem ved referansesjekk. Denne skriftlige vurderingen ligger til grunn for rådmannens vedtak. 6. VURDERINGER OG KONKLUSJONER 6.1 Hvordan er tilsettingsmyndigheten og tilsettingsrutinene delegert i Gildeskål kommune? Selv om ordet tilsetting eller tilsettingsmyndighet ikke er spesifikt angitt i delegasjonsreglementet må det forstås slik at rådmannen har fått denne myndigheten delegert av kommunestyret. Dette som følge av delegasjonsreglementet punkt 2.1 bokstav h) og derav henvisning til kommunelovens 24 nr. 1 og til saksfremlegg og politisk behandling av delegasjonsreglementet i sak 65/04. Administrasjonen har etter vår vurdering utarbeidet tilsettingsrutiner som sikrer en ryddig saksgang i tilsettingssaker. Rutinene sikrer blant annet at arbeidstakerorganisasjonene tas med i prosessen både med begrunnede uttalelser i forkant av den enkelte tilsetting og med deltakelse i intervjupanel. Rådmannen tar den endelige avgjørelsen i tilsettingene, dette i henhold til delegert fullmakt. Delegasjon til virksomhetsledere for tilsetting i midlertidige stillinger er etter vår vurdering gitt innenfor den fullmakt rådmannen har fått av kommunestyret, jf delegasjonsreglementets punkt Foretas faktiske tilsettinger i tråd med delegasjonsreglementet, fullmakter og retningslinjer? Tilsettingsmyndigheten er delegert til rådmannen. Rådmannen har ikke videredelegert myndigheten for faste tilsettinger, kun for midlertidige tilsettinger for inntil ett år. For å sikre gode og ryddige arbeidsrutiner vedrørende tilsettinger har administrasjonen utarbeidet skriftlige prosedyrebeskrivelser/interne retningslinjer. Vår gjennomgang av de siste fem tilsettingene i Gildeskål kommune viser at disse er foretatt i tråd med delegasjonsreglementer, fullmakter og retningslinjer. 7

8 7. ANBEFALINGER Oppsummert finner vi å gi følgende anbefaling: I henhold til dagens delegasjonsreglement punkt 1.11 Endringer i reglementet skal realitetsendringer forelegges kommunestyret til avgjørelse. Formuleringer som ikke innebærer realitetsendringer kan justeres av rådmannen. Etter vår vurdering bør ordlyden i delegasjonsreglementet presiseres på en slik måte at det tydeligere fremgår hvem som har tilsettingsmyndighet i Gildeskål kommune. 8