FORVALTNINGSREVISJON. Vannavgift. Sørreisa kommune K O M R E V NORD. Vi skaper trygghet. Rapport 2008:1

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Vannavgift Sørreisa kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2008:1

2

3 Forord Kontrollutvalget i Sørreisa v/k-sekretariatet bestilte den forvaltningsrevisjon av vannavgiften. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Oppstartmøte for prosjektet ble avholdt med Sørreisa kommune I den påfølgende datainnsamlingen har revisor kommunisert med ansatte i kommuneadministrasjonen. Vi benytter anledningen til å takke de involverte fra kommunens side for rask respons på revisjonens henvendelser og for konstruktivt samarbeid. Revisjonens undersøkelse konkluderer med at forkalkylene og budsjetteringen på vannverksområdet i Sørreisa kommune skjer på en tilfredsstillende måte. Det er avdekket noen mindre avvik, som vil bli rettet opp for senere år. Dersom kommunen klarer å dekke inn underskuddet på selvkostregnskapet vann 2007 innen utgangen av 2012, er alle kommunens kostnader til og med år 2007 til produksjon og levering av vann finansiert med gebyr fra brukerne i tråd med regelverket. Etter revisjonens vurdering har informasjonsflyten internt i kommuneadministrasjonen og videre til politikerne, ikke vært tilfredsstillende. Feil i forkalkylen og budsjettoverskridelser som følge av dette, kunne og burde ha vært rapportert på et tidligere tidspunkt både fra enhetsleder og økonomisjef til rådmannen og fra rådmannen til kommunestyret. Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Prosjektleder, forvaltningsrevisor

4 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER...2 Problemstilling Revisjonskriterier METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING FORKALKYLER OG BUDSJETT FOR SELVKOSTOMRÅDET VANN Revisors funn Revisors vurderinger FINANSIERING AV KOMMUNENS KOSTNADER TIL VANN Revisors funn Revisors vurderinger INFORMASJON OG RAPPORTERING Revisors funn Intern informasjonsutveksling Rapporteringer til politikerne Revisors vurderinger KONKLUSJON HØRING...8

5 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Sørreisa kommunestyre gjorde slikt vedtak i møte i sak 102/07 Interpellasjon vannavgiften: Kommunestyret ber kontrollutvalget granske alle forhold i saken vedrørende underbudsjetteringen på vannavgiften. Innholdet i interpellasjonen som foranlediget kommunestyrets vedtak, kan kort oppsummeres til kritikk av administrasjonen for å ha holdt tilbake informasjon til politikerne om at den fastsatte vannavgiften fra innbyggerne ikke finansierte utgiftene til kommunens vannverksdrift i sin helhet. Følgende sitat fra interpellasjonen beskriver tanken bak ønsket om kontrollutvalgets gransking av saken: Politikerne må kunne stole på administrasjonen slik at vi er trygg på at de avgjørelser vi tar blir gjort på et mest mulig objektivt og riktig grunnlag. På denne bakgrunn vedtok Sørreisa kontrollutvalg i møte (sak 7/08) å få gjennomført en forvaltningsrevisjon vedrørende underbudsjettering for vannavgift. 2 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling På bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling og revisjonens forundersøkelser om saksforholdet, har revisjonen utledet følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonsprosjektet: Vurdering av kalkyler, budsjett og informasjon vedrørende kommunale vannverk i Sørreisa. 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger kommunens dokumenterte praksis på det reviderte området skal måles opp mot. Kriteriene i denne undersøkelsen utledes av følgende kilder: Lov nr. 17 om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3 Forskrift av nr. 931 om begrensning av forurensning (forurensningsforskr) 16-1 H Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (Kommunal- og regionaldepartementet, kommunalavdelingen 2003) Sørreisa kommunestyre sak 68/06 s. 49 og 53 - forutsetninger om selvkost Sørreisa kommunes lederavtaler for enhetsledere 1, punkt 7, 2. ledd, 1., 6. og 12. kulepunkt Lov av nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven/kml.) 23, 46 og 47 Forskrift av om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner (budsjettforskriften) 10 Hjemmelen for kommunens beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyr fra innbyggerne er lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3. Forurensningsforskriften 16-1 begrenser kommunens lovlige gebyrberegning til selvkost på vann- og avløpssektoren. Iflg. bestemmelsen bør de til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester legges til grunn. Forskriften krever også at det før kommunens gebyrvedtak skal foreligge et overslag 1 Vedtatt av administrasjonsutvalget i sak 06/05 Side: 2

6 over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader 2 på vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Overslaget skal så vidt mulig utarbeides i sammenheng med kommunens rullerende økonomiplan. Regelverket pålegger ikke kommunen full kostnadsdekning gjennom innbyggernes brukerbetaling. Selvkostprinsippet slik det er redegjort for i gjeldende Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester skal legges til grunn for kommunens gebyrberegning. Ifølge retningslinjene er selvkost den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Alle henførbare kostnader knyttet til kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner skal tas med i selvkostkalkylen. Det forutsettes i retningslinjene at selvkostregnskapet må sees over noen år, og at inntektene over 3-5 år ikke skal overstige kostnadene for årene samlet. Det betyr at det enkelte år kan være overskudd og andre år underskudd på kommunens selvkostområder. Differansene utjevnes gjennom et bundet selvkostfond, som tilføres akkumulert overskudd fra selvkostregnskapet og som brukes til dekning av underskudd i samme. På den måten bidrar selvkostfondet til å håndtere svingninger i inntekter og kostnader og stabilisere gebyrene. Det er ikke gjort politisk vedtak om at kommunen skal subsidiere noen av selvkostområdene. Tvert imot forutsettes det I budsjett-/økonomiplandokumenter at kommunale avgifter skal dekke det den enkelte tjenesten koster og at VAR-sektoren finansieres gjennom avgiftssystemet 3. Av dette utleder revisjonen at gebyrene samlet skal gi full inndekning av Sørreisa kommunes kapital- og driftskostnader til produksjon og distribusjon av vann. Ifølge kommuneloven (kml) 46 nr 3 skal årsbudsjettet være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. Kommunestyret skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderåret, kml. 45 nr 1. Kommunestyret er imidlertid avhengig av et godt beslutningsgrunnlag for å kunne vedta et realistisk budsjett. Dette grunnlaget må de få fra kommuneadministrasjonen, og kml. 23 nr 2 pålegger administrasjonssjefen å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Av dette utleder revisor at administrasjonssjefen har ansvar for utarbeiding av selvkostkalkyler som er tilfredsstillende utredet, dvs. at den er realistisk og tar hensyn til alle henførbare kostnader slik disse framgår av de sentrale retningslinjene H Og videre må administrasjonssjefen se til at budsjett til produksjon og distribusjon av vann bygger på kalkulerte og realistiske inntekter og utgifter på området. Kommuneloven 47 nr 2 pålegger administrasjonssjefen å gi melding til kommunestyret dersom det skjer endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på. Etter budsjettforskriften 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret rapportere til kommunestyret om utviklingen i inntekter/innbetalinger og utgifter/utbetalinger i henhold til vedtatt årsbudsjett. Administrasjonssjefens budsjettrapporteringer skal også inneholde forslag om nødvendige tiltak i den grad det er rimelig grunn til å tro at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert budsjett. Budsjettrapporteringene må inneholde den informasjonen politikerne trenger for å kunne vedta nødvendige endringer i budsjettet, jfr. kml. 47 nr 3. For å kunne gi tilfredsstillende utredninger og rapporteringer til politikerne, er administrasjonssjefen avhengig av informasjon fra medarbeidere som har detaljoversikten på de ulike områdene. Sørreisa kommunes lederavtaler for enhetsledere, punkt 7, pålegger den enkelte enhetsleder totalansvar for sin enhet innenfor gitte rammer. Enhetslederen er ansvarlig for effektiv bruk og forvaltning av tildelte økonomiske ressurser i henhold til budsjett og økonomireglement (økonomiansvar). Enhetslederen har etter lederavtalen, også ansvar for å holde rådmannen informert om viktige saker av betydning for organisasjonen. Dette må bl.a. bety at dersom det i løpet av budsjettåret blir klart at budsjettforutsetningene brister og det oppstår vesentlige avvik i forhold til budsjettrammene, må enhetslederen rapportere til rådmannen. Av dette utleder revisor at enhetslederen som har budsjettansvar for kommunens vannverk, skal rapportere til rådmannen dersom det viser seg at budsjettrammen til vannverk ikke holder. 2 Dette omfatter direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på sektoren. 3 Bl.a. Årsbudsjett Økonomiplan s. 49 og 53 vedtatt av kommunestyret i sak 68/06 Side: 3

7 På grunnlag av ovenstående utleder vi følgende revisjonskriterier for undersøkelsen: Det skal utarbeides forkalkyle for selvkostområdet vann med alle henførbare direkte og indirekte drifts- og kapitalkostnader som grunnlag for vedtak om vannavgift. Forkalkylen skal utarbeides i sammenheng med økonomiplan og årsbudsjett. Kommunens budsjett til produksjon og distribusjon av vann skal bygge på kalkulerte og realistiske utgifter på området. Kommunens samlede kostnader til produksjon og distribusjon av vann skal fullfinansieres av gebyr fra brukerne. Underskudd på selvkostområdet skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. Budsjettansvarlige for kommunens vannverk skal rapportere til rådmannen om vesentlige mangler i forkalkylen og avvik i forhold til vedtatt budsjett. Dersom det i løpet av budsjettåret blir klart at forkalkylen er mangelfull og/eller at budsjettrammen til produksjon og distribusjon av vann kommer til å bli vesentlig overskredet, skal rådmannen rapportere forholdet til kommunestyret. 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Faktagrunnlaget i revisjonens undersøkelse er innhentet gjennom analyse av data fra kommunens regnskap, selvkostkalkyler, budsjett/økonomiplan og andre kommunale dokumenter. Revisor har i arbeidet med datainnsamlingen vært i løpende kontakt med ansatte i Sørreisa kommune, som med muntlig informasjon har utdypet og supplert den skriftlige dokumentasjonen i saken. Datainnsamlingen foregikk i perioden april mai Undersøkelsen omfatter data som gjelder budsjett- og regnskapsårene 2006, 2007 og FORKALKYLER OG BUDSJETT FOR SELVKOSTOMRÅDET VANN Administrasjonen skal utarbeide forkalkyle for selvkostområdet vann med alle henførbare direkte og indirekte drifts- og kapitalkostnader som grunnlag for vedtak om vannavgift. Forkalkylen skal utarbeides i sammenheng med økonomiplan og årsbudsjett. Kommunens budsjett til produksjon og distribusjon av vann skal bygge på kalkulerte og realistiske utgifter på området. 4.1 Revisors funn Kommunen har utarbeidet forkalkyler som inneholder direkte driftsutgifter, kostnader til tilleggsytelser/ støttefunksjoner samt direkte kapitalkostnader. Kostnader til tilleggsytelser og støttefunksjoner er fordelt etter nøkler for de ulike selvkostområdene. Slik fordeling er gjort for lønn m/sosiale utgifter til personell som er direkte og/eller indirekte tilknyttet selvkostområdet. På samme måte er utgiftene til deler av sju kommunale stillinger og deres bruk av kommunens bilpark fordelt mellom selvkostområdene vann, avløp og feiing. Videre er det brukt nøkler for intern fordeling av kommunens utgifter til EDB og regnskap/innfordring. For noen mindre støttefunksjoner er det anslått konkrete beløp. Side: 4

8 Kapitalkostnadene i kommunens forkalkyler består av avskrivninger og kalkulatoriske renter 4 på bygninger og anlegg til produksjon og distribusjon av vann. Sørreisa kommune bruker en anleggsmodul fra rådgivningsselskapet Barlindhaug til å beregne renter og avskrivninger på anleggene. Kommunens selvkostregnskap har imidlertid ikke tatt med andel av kapitalkostnader til fellesanlegg/- bygninger, dvs. indirekte kapitalkostnader på for eksempel administrasjonslokaler. Det er ikke blitt beregnet renter på selvkostfond. Forkalkylene er utarbeidet i sammenheng med årsbudsjettet og lagt til grunn for administrasjonens forslag om vannavgift og budsjett på området. Etter utløpet av hvert regnskapsår har økonomisjefen satt opp etterkalkyler (selvkostregnskap). Disse er også brukt som utgangspunkt for forkalkyler og budsjett for påfølgende år. Hovedtallene fra selvkostregnskapet er tatt inn som noteopplysning i kommunens årsregnskap. Utarbeiding av nye forkalkyler for selvkostområdene i Sørreisa kommune foregår i praksis ved at regnearket med kalkylen fra foregående år blir kopiert og oppdatert med nye overslag for neste år. Ved en feil i denne arbeidsprosessen ble ikke beløpet for kapitalkostnader korrigert på regnearket med forkalkylen for Dermed ble beløpet for kapitalkostnader for 2006 hengende med i kalkylen for Kommunen hadde imidlertid ferdigstilt nye investeringer i vannverksanlegg i Avskrivninger på anleggsinvesteringer starter første år etter ferdigstillelsen, og den nye vannverksinvesteringen økte avskrivningsgrunnlaget og grunnlaget for kalkulatoriske renter betraktelig. Kapitalkostnadene utgjorde til sammen kr for 2007, mens de var lagt inn med kr i regnearket for 2006 og likeså for Denne glippen ga feil i forkalkylen for 2007 på 1,5 mill. kr og forklarer også underbudsjetteringen på vannverk for samme år. I tillegg til ovennevnte feil fra administrasjonens side, ble renteutviklingen annerledes enn det som var anslått da forkalkylen for 2007 ble utarbeidet. Det generelle rentenivået økte mer enn forutsett, og dermed også kalkylerenten som styres av Norges Bank. Dette forholdet medvirket til at underskuddet på kommunens selvkostregnskap ble større enn forventet. 4.2 Revisors vurderinger Administrasjonen i Sørreisa kommune har oppfylt kriteriet om utarbeiding av forkalkyle som har vært lagt til grunn for administrasjonens forslag til vedtak om vannavgift for påfølgende år. Bortsett fra renter på selvkostfond og indirekte kapitalkostnader, inneholder kalkylen etter revisjonens vurdering de direkte og indirekte kostnadene som de sentrale retningslinjene foreskriver. Revisjonen har oppfordret kommunen til for ettertiden å ta inn i selvkostkalkylene også indirekte kapitalkostnader og renter på selvkostfond. I samsvar med forurensningsforskriften 16-1 har administrasjonen utarbeidet forkalkylen i sammenheng med årsbudsjettet, som behandles sammen med økonomiplanen. Det er også i tråd med revisjonskriteriet på dette området at forkalkylen har vært lagt til grunn for administrasjonens forslag til gebyrvedtak og budsjett vedr. produksjon og distribusjon av vann. Fordi kapitalkostnadene i 2006-kalkylen ble lagt til grunn også i kalkylen for 2007, har kommunen for dette året ikke oppfylt kriteriet om at vannverksbudsjettet skal bygge på realistiske kalkulasjoner. 4 Kalkylerenten skal settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på 1 prosentpoeng. Side: 5

9 5 FINANSIERING AV KOMMUNENS KOSTNADER TIL VANN Kommunens samlede kostnader til produksjon og distribusjon av vann skal fullfinansieres av gebyr fra brukerne. Underskudd på selvkostområdet skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 5.1 Revisors funn Sørreisa kommune har tidligere over flere år bygget opp et betydelig selvkostfond til vannverk. Fondsbeholdningen var ved utgangen av regnskapsåret 2004 kommet opp i 3,4 mill. kr. Vannavgiften ble fra 2005 vedtatt redusert med 750 kr pr. år for å tilfredsstille selvkostregelverkets forutsetninger om å se selvkostøkonomien samlet over en periode på tre til fem år. Derfor ble det bevisst budsjettert med underskudd som skulle finansieres med bruk av fond. Etter at kommunen satte ned vannavgiften og begynte å bruke av opparbeidet fond, har imidlertid dette selvkostområdet gått med større underskudd enn forutsatt, og det har vist seg nødvendig å forbruke mer av fondet enn det som var budsjettert i utgangspunktet. Underskuddet på vann var i 2007 på 2,8 mill. Etter bruk av gjenstående 1,2 mill kr på selvkostfondet til delvis dekning av dette underskuddet, står 1,6 mill kr udekket. Svikten i selvkostfinansieringen forklares også delvis med en konkurs i næringslivet i kommunen. Denne alene stod iflg. kommunen for en inntektssvikt på ca kr i Bedriften det gjelder, er nå i drift igjen, noe som har betydning for kommunens framtidige inntekter fra vannavgiften. På bakgrunn av underskuddet i 2006 og det underskuddet som ble forutsett å bli resultatet for 2007, vedtok kommunestyret høsten 2007 etter tilråding fra rådmannen å øke vannavgiften med 70 % for 2008 fra kr 2 275,- til kr 3 868,- 5. Fra administrasjonens side legges det opp til ny gebyrøkning også for Økonomisjefen opplyser at opparbeidete underskudd på selvkostområdet vil bli inndekket gjennom gebyrøkninger de nærmeste 3-5 årene, slik det sentrale regelverket angir. Kommunens regnskap for 2005 til 2007 viser en samlet nedgang i inntekter fra vannavgiften på omlag kr. Administrasjonen har igangsatt arealmålinger i boligeiendommer tilknyttet kommunens vannverk. Revisjonen får opplyst fra kommunen at det ser ut for at noen abonnementer har blitt fakturert avgift på grunnlag av for lite areal. Korrigert og større arealgrunnlag for vannabonnenter vil også bidra til økte gebyrinntekter til kommunen. 5.2 Revisors vurderinger For årene til og med 2006 har Sørreisa kommune oppfylt kriteriet om full gebyrfinansiering av kommunens kostnader til produksjon og distribusjon av vann. Budsjettering med underskudd og delvis finansiering med opparbeidet selvkostfond fra og med 2005, er også i tråd med bestemmelsene i de sentrale retningslinjene om å se selvkostøkonomien samlet over en 3-5 årsperiode. Noe av underskuddet fra 2007 kunne administrasjonen ha foreslått inndekket gjennom vannavgiften for Da kommunestyret høsten 2007 gjorde sitt gebyrvedtak for 2008, var det klart at underskuddet for 2006 ble større enn beregnet 6 og at kommunens kalkylefeil for 2007 og generell renteøkning ville få større virkning for selvkostøkonomien på kommunens vannverk enn tidligere antatt. For å ha tatt høyde for inndekking av (deler av) det udekkede underskuddet for 2007, måtte imidlertid vannavgiften ha blitt øket med mer enn de 70 % som ble vedtatt i økning for For å holde seg innenfor kravene i de sentrale retningslinjene for selvkost, må kommunen sørge for å få inndekket underskuddet fra 2007 gjennom gebyr fra abonnentene innen utgangen av Tilknytningsavgiften ble holdt uendret. 6 Se rapportens kap. 6.1 Side: 6

10 6 INFORMASJON OG RAPPORTERING Budsjettansvarlige for kommunens vannverk skal rapportere til rådmannen om vesentlige mangler i forkalkylen og avvik i forhold til vedtatt budsjett. Dersom det i løpet av budsjettåret blir klart at forkalkylen er mangelfull og/eller at budsjettrammen til produksjon og distribusjon av vann kommer til å bli vesentlig overskredet, skal rådmannen rapportere forholdet til kommunestyret. 6.1 Revisors funn Intern informasjonsutveksling Økonomisjefen har opplyst til kontrollutvalget 7 og revisjonen at kommunen etter år 2000 hadde opparbeidet selvkostfond til vann, som bl.a. ble brukt til å redusere vannavgiften f.o.m Ved inngangen til 2006 var saldoen på selvkostfondet ca. 2,8 mill. kr. Fordi selvkostøkonomien etter gjeldende regler skal sees over et 3-5 års perspektiv, ble det internt i kommunen diskutert og budsjettert med bruk av fondsmidler på 1,3 mill kr for 2006 til selvkostområdet vann. Ved regnskapsavslutningen for 2006 (i februar 2007) viste det seg imidlertid nødvendig å bruke ytterligere 0,4 mill. kr for å oppnå balanse i selvkostregnskapet. Utpå våren 2007 ble økonomisjefen klar over at det ville bli overskridelser på vannverksområdet også for 2007 pga underestimerte avskrivninger og renter. Etter ferien samme år ble det ifølge økonomisjefen klart hvor stor virkning dette mer nøyaktig ville gi, og han orienterte rådmannen om situasjonen i vannverksøkonomien i august/september. Sørreisa kommune har etablert en arbeidsfordeling som innebærer at det er økonomisjefen som holder oversikt over selvkostøkonomien, selv om selvkostområdene på VAR 8 -sektoren inngår i teknisk sjefs totalansvar for rammeområde 6. Som en følge av denne interne arbeidsfordelingen har teknisk sjefs budsjett- og rapporteringsansvar for vannverksdriften i praksis begrenset seg til de direkte driftsutgiftene som registreres fortløpende i kommuneregnskapet. Teknisk sjefs oversikt over den totale økonomiske situasjonen på selvkostområdet avhenger av den informasjonen han får fra økonomisjefen. Etter hvert som økonomisjefen vinteren/våren 2007 fikk oversikt over budsjettoverskridelsene og feilen i forkalkylen, informerte han teknisk sjef om situasjonen Rapporteringer til politikerne Tre ganger i løpet av 2007 la administrasjonen fram skriftlige regnskaps-/økonomirapporter for formannskap og kommunestyre. Den første rapporteringen fant sted i april og den siste i oktober. Ingen av rapportene meldte om endrete budsjettforutsetninger eller budsjettoverskridelser på vann. Alle de tre rapportene meldte at rammeområde 6 Teknisk var under kontroll. Selvkostøkonomien som helhet inngår ikke i de faste økonomirapporteringene. Økonomisjefen opplyser til revisjonen at økonomirapportene tar med kun de direkte driftsutgiftene som registreres fortløpende i kommuneregnskapet og som i løpet av året er egnet til å vise forholdet til budsjettet. Avskrivninger regnskapsføres ved utløpet av regnskapsåret, og rentene føres ikke under rammeområdet for teknisk. Utgiftsførte og betalte renter føres samlet for hele kommunen, mens de kalkulatoriske rentene som skal belastes selvkostøkonomien, tas inn i etterkalkylen (selvkostregnskapet) etter at alle føringer er gjort i kommuneregnskapet for angjeldende regnskapsår. 7 Sørreisa kommunes brev av (ref. 1178/08) INTERPELLASJON VANNAVGIFT 8 VAR er forkortelse for vann, avløp, renovasjon. Side: 7

11 Iflg. kommuneadministrasjonen informerte økonomisjefen utvidet formannskap 9 og kommunestyret muntlig om situasjonen i selvkostøkonomien og budsjettoverskridelsene i november Revisors vurderinger Den arbeids- og ansvarsfordelingen som praktiseres innafor selvkostområdet i Sørreisa kommune, har skapt uklarheter mht hvem som har ansvaret for at den informasjonen som framkom vinteren/ våren 2007 ikke ble formidlet til kommunestyret før i oktober Men til tross for den praksisen som har nedfelt seg, er det teknisk sjef som formelt har det totale ansvaret for rammeområde 6 Teknisk. Når teknisk sjef våren 2007 var informert om kalkylefeilen som ville gi budsjettoverskridelsene også for inneværende budsjettår, uten å bidra til å formidle dette til rådmannen, forsømte han etter revisjonens vurdering rapporteringsplikten etter lederavtalen pkt. 7. Etter hvert som økonomisjefen oppdaget kalkyle- og budsjettbristen for 2007, burde han ha informert rådmannen slik at nødvendig informasjon kunne ha blitt formidlet til kommunestyret snarest mulig. Når heller ikke rådmannen informerte kommunestyret på et tidligere tidspunkt om de endrete budsjettforutsetningene som hun var blitt kjent med, bryter det med kriteriet om administrasjonssjefens plikt til å melde til kommunestyret om endringer i løpet av budsjettåret (kml. 47 nr 2). Etter at rådmannen i august/september hadde fått nødvendig informasjon om forholdet, var kommunestyret samlet til møte både 11. og 25. oktober. Møtet den 11. oktober behandlet regnskapsrapport pr. august, og dette var etter revisjonens vurdering ei naturlig anledning til å informere politikerne, i stedet for å vente til budsjettmøtet i november. Regnskapsrapporten som ble behandlet 11. oktober burde ha inneholdt informasjon om den forventede budsjettoverskridelsen på selvkostområdet vann og evt. nødvendige forslag om budsjettreguleringer (kml. 47 nr 3). 7 KONKLUSJON Etter å ha vurdert kalkyler, budsjett og informasjon vedrørende Sørreisa kommunes vannverk, konkluderer revisjonen med at forkalkylene og budsjetteringen skjer på en tilfredsstillende måte. De avvikene som er avdekket mht indirekte kapitalkostnader og renter på selvkostfond, vil administrasjonen rette opp for senere år. Forutsatt at underskuddet på selvkostregnskapet fra 2007 blir inndekket innen utgangen av 2012, har kommunen også selvkostfinansieringen på plass. Når det gjelder informasjonsflyten internt i kommuneadministrasjonen og fra administrasjonen til politikerne, har denne etter revisjonens vurdering ikke vært tilfredsstillende. Endrete budsjettforutsetninger på selvkostområdet vann, burde ha vært rapportert tidligere både fra enhetsleder og økonomisjef til rådmannen og fra rådmannen til kommunestyret. 8 HØRING Rapporten ble sendt på høring til Sørreisa kommune den 28. mai med frist 24. juni på å komme med merknader. Rådmannens høringsmerknad innkom 18. mai, og refereres i sin helhet: 9 Møte med formannskapets medlemmer med tillegg av gruppelederne og hovedutvalgslederne 10 Budsjettmøtet Som det framgår av rådmannens høringsuttalelse i saken (jf rapportens kapittel 8), ble det høsten 2006 og ettersommeren/høsten 2007 i møter mellom administrasjonen og hovedutvalgslederen og i samlet teknisk areal utvalg (TAU) informert om situasjonen og behov for endringer i betalingssatsene for påfølgende år. Informasjonen ble imidlertid ikke formidlet videre opp til overordnet politisk nivå. Side: 8

12 Rådmannen, regnskapsleder (tidligere økonomisjef) og teknisk sjef har gjennomgått høringsutkastet og har følgende kommentarer: I hht interpellasjonen ble det referert til et møte mellom teknisk sjef, økonomisjefen og leder av TAU høsten Som orientert til kommunestyret var det et uformelt møte mellom disse tre hvor det blant annet ble diskutert hvilke endringer som burde gjøres i betalingssatsene for neste år. I forkant av politiske møter drøfter rådmannen ev. andre saksbehandlere med hovedutvalgsleder aktuelle saker. Blant annet er det hovedutvalgslederen som treffer avgjørelse om hvilke saker som skal legges fram for hovedutvalget, jfr hovedreglementets kap 3. Leder for TAU husker at han og TAU ble orientert om situasjonen på ettersommeren/høsten Han vurderte det videre at det var lite aktuelt å legge fram en sak da en allerede var i gang med budsjettarbeidet for Rapporten beskriver informasjonsflyten eller mangel på informasjon i kommunen i denne saken og hvor det blant annet vises til lederavtalen og arbeidsfordelinger. I forhold til kommuneloven og kommunens hovedreglement ønsker rådmannen å tilkjennegi sitt ansvar i forhold til informasjon til politisk nivå i saken. Side: 9