MOVAR IKS STYREMØTE NR

Transkript

1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 27. august 215 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon, Huggenes. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Per-Christian Rasmussen, ansatt Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLLER FRA STYREMØTE 25. JUNI 215 BLE ENSTEMMIG GODKJENT.

2 STYRESAK NR. 12/215 VESTBY GJENVINNINGSSTASJON - VURDERING Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen igangsette dialog med Vestby kommune for å løse utfordringene knyttet til drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. Målet er å finne løsning som totalt sett er bedre enn dagens drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. Behandling: Adm. direktør informerte om dagens ordning og mulige alternativer. Styret diskuterte mulige fremtidsscenarier. Votering: Ved avstemning ble direktørens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 13/215 KONTORLØSNING FOR HUSHOLDNINGSRENOVASJONSSEKSJONEN OG MULIG SAMLOKALISERING MED MOVARs ADMINISTRASJON (Saken er unntatt offentlighet ihht Off.l. 23) Møtet ble lukket for offentligheten, men vedtak ansees som offentlig og inntas i ordinær protokoll. Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen ta høyde for samlokalisering av husholdningsrenovasjon og administrasjonen i leide lokaler ved fremleggelse av budsjett 216, økonomiplan Behandling: Styret vurderte de ulike alternativene for økning av antall kontorplasser samt samlokalisering av husholdningsrenovasjon og administrasjonen. Det fremkom at det ikke ville bli flertall for direktørens forslag til vedtak, og det ble utferdiget to nye innstillinger til vedtak som det ble votert over.

3 Votering: Forslag til vedtak fremmet av Johan Isak J. Hjertebråten: Styret vedtar å innta i budsjett 216, økonomiplan administrasjonens Alternativ 2 «Utvidelse av bygget på Solgård Avfallsplass», samt aktuelle justeringer på administrasjonsbygget på Huggenes. Forslaget fikk én stemme (Johan Isak J. Hjertebråten) og falt. Styrets leder utarbeidet følgende forslag til vedtak: 1. Styret ber administrasjonen løse plassproblemer i husholdningsrenovasjon innenfor eksisterende bygningsmasse, med nødvendige bygningsmessige tilpasninger. Styret ber seg forelagt forslag til tilpasninger med tilhørende kostnader og fremdriftsplan på neste styremøte. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med å dokumentere behovet for en samlokalisering innen 2 3 år. Ved avstemning fikk forslaget 7 stemmer (Ketil Reed Aasgaard, Marit Børud Kamark, Hege Solberg Sandtrø, John A. Ødbehr, Mariana Oberti, Tore Fredriksen, Einar Nordbotten) og ble vedtatt. Vedtak: 1. Styret ber administrasjonen løse plassproblemer i husholdningsrenovasjon innenfor eksisterende bygningsmasse, med nødvendige bygningsmessige tilpasninger. Styret ber seg forelagt forslag til tilpasninger med tilhørende kostnader og fremdriftsplan på neste styremøte. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med å dokumentere behovet for en samlokalisering innen 2 3 år. Adm. direktør opplyste om at administrasjonens forslag til løsning av pkt. 1 i vedtaket av tidsmessige årsaker innarbeides i budsjettet for 216 som skal fremlegges på neste styremøte. Møtet ble igjen åpnet for offentligheten. STYRESAK NR. 4/215 OPPFØLGING AV STYRETS EVALUERING Behandling: Styrets medlemmer diskuterte bredt sine erfaringer fra styrearbeidet.

4 O-SAK NR. 17/215 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør orienterte om aktuelle prosesser og pågående aktiviteter. De ble benyttet to ulike PowerPoint-presentasjoner, hvorav den ene vedlegges denne protokollen. Presentasjonen for de ulike investeringsalternativer ved oppgradering av Fuglevik RA (sekundærrensekrav) og overføring av Kambo RA til Fuglevik RA, anses som et foreløpig arbeidsdokument og distribueres derfor ikke. O-SAK NR. 18/215 PROGNOSE 215 Presentasjonen vedlegges denne protokollen. Adm. direktør opplyser om at det ikke er nevneverdige avvik hverken mhp omsetning eller kostnad som krever nærmere forklaring utover det som fremkommer i presentasjonen. O-SAK NR. 19/215 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: O-saken ble under behandlingen endret fra O-sak til styresak/beslutningssak og blir dermed STYRESAK NR. 14/215 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK Styret var kritisk til at denne saken ikke var blitt fremmet tidligere og at målsetningene ikke følges opp under veis i året. Videre uttrykte styret bekymring for avvikene mellom plan og gjennomføring innenfor feiing og tilsyn. Styret ønsker mer konkret informasjon og i felleskap utformet man følgende forslag til vedtak: Styret ber om at det til møte i september fremlegges følgende: - En handlingsplan, hvor de ulike tiltakene, mål og status for disse, samt tidsplan for gjennomføring fremkommer. - En beskrivelse av hvordan målsetninger skal følges opp av ledelsen i brannvesenet igjennom året (Nytt tiltak). Votering: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt.

5 Vedtak: Styret ber om at det til møte i september fremlegges følgende: - En handlingsplan, hvor de ulike tiltakene, mål og status for disse, samt tidsplan for gjennomføring fremkommer. - En beskrivelse av hvordan målsetninger skal følges opp av ledelsen i brannvesenet igjennom året (Nytt tiltak). O-SAK NR. 21/215 AVSLUTNING AV PROSJEKT 1 - SERVEROPPGRADERINGER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 22/215 AVSLUTNING AV PROSJEKT 12 EL-BIL TIL ADMINISTRATIVT BRUK Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 23/215 AVSLUTNING AV PROSJEKT 15 OPPGRADERING AV FAKTURASYSTEM Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering.

6 Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Økonomisjef forklarte bakgrunnen for den lange prosjektperioden. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:5. Ketil Reed Aasgaard Leder Johan Isak J. Hjertebråten Marit Børud Kamark Hege Solberg Sandtrø Mariana Oberti John A. Ødbehr Tore Fredriksen Einar Nordbotten

7 Direktørens orientering Styremøte Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendt eierkommunene for vedtak. Vedtatt i Moss og Råde. Vestby har signalisert at den kommer. Følges opp, etterhvert som vedtak foreligger. 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 213 Handlingsplan sak 7/214 Studietur jfr. Sak 15/14 Sak 4/15 SL/AD Møte Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/214. Sak 8/15 Implementering Adm høst /214/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK har trakk utmeldelsen Ny ROS og DOD gjennomføres. Møte i komitéen ROS og DOD, samt kostnadsfordeling MIB og ny låneramme til rep.skapet Komite/Adm 1.9. Nov.215 S-sak 7/215 Rep.skapssak 4/215 Utredning av kildesortering av matavfall i Mosseregionen. Saken sendes tilbake til styret for videre utredning. Evt. impementering kan skje i217. Se dagens orientering. Ny behandling i styret Ny behandling i rep.skapet Adm sept. 215 Adm nov. 215 S-sak 1/215 Kontorløsning for renovasjonsseksjonen og evt. Samlokalisering med Adm Styret ber om ytterligere vurderinger. Adm. Utarbeidet S-sak 13/215 Aug. 215 Administrasjon: Viderefører samarbeid med FREVAR om: Sentralsortering (FREVAR har gjort studie) Teknologivurdering avløpsrensing (bærekraftige renseanlegg) Effektivisering av drift (Optimalisering, kjemikalier, energi, kunnskap og ledelse) Direktøren er foredragsholder under Norsk Vanns årskonferanse til uken: «Hvordan få til en egnet organisering og finansiering av utviklingsarbeidet i vannbransjen? Anbefalinger fra sluttbrukergruppe for teknologiutvikling» 1

8 Administrasjon forts.: - Budsjettprosess 216 (Milepæler): - Rep.skapet behandler budsjettet nov Styret behandler budsjettet Budsjett ferdig fra Adm. (godkjent av direktør) Budsjettmøte med eierkommunene Budsjettgrunnlag fra sektoransvarlige Kostnadsberegnede investeringer (jfr. metodikk for kostnadsestimering) Avklare forventet rente og lønnsvekst - Utsendelse av budsjettgrunnlag fra Adm. Blir lagt på F:/Økonomiplan 216/Grunnlagstall Renovasjon: Status matavfallsinnsamlingsprosjektet: Oppdatert rapport produsert med data fra FREVAR Møte avholdt med kommune (adm-nivå), hvor innspill er mottatt. Møte avholdt med Follo REN IKS. Miljøbilen Markering i Vestby 3.9. kl. 1. ABØ spilt inn film -> Ut med anskaffelse av Forbrenningstjenester fra 216. Renovasjon forts.: Ønske om kjøp av tomteareal fra MOVAR formidlet via Moss Kommune: Stena Recycling AS ønsker å flytte virksomheten fra Trolldalen til Industriveien (Solgård), men har da behov for arealer/tomt. Moss kommune ønsker dette gjennomført (miljøbelastning i Trolldalen). MOVAR har i utgangspunktet ikke arealer å avse, men har stilt seg positiv til å vurdere alternativt areal for vår virksomhet (jfr. tidligere prosess med kjøp av tilleggsareal). Avtalt møte mellom Moss kommune, MOVAR og grunneier. 2

9 MIB: Komitéarbeidet: Norconsult arbeider med mulig fremtidig organisering og dimensjonering av brannordningen. Komitemøte utsatt til 4. september, hvor videre prosess mot representantskapsmøte i november avklares. Ansettelse avdelingssjef forebyggende Ny utlysning med bistand fra Headvisor i høst. Anskaffelse av ny brannbil i Rygge Avventes. Møte i Ski 4.9. om fremtidig organisering av alarmsentralene. 3

10 Regnskap MOVAR IKS Totalt pr Omsetning inkl. internfakturering: kr Resultat Avskrivninger Finanskostnader Varekostnad (Produksjonskostnad) Driftskostnader 32 3 Personalkostnader Likviditet pr Tall i NOK 1 Pr Pr Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) Kortsiktige fordringer Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. 4 SUM Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg Arbeidskapital Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Mhp husholdningsrenovasjon er 1. halvår 215 og hele sommerrenovasjon (hytter) utfakturert pr. 3. juni. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr på

11 MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 Regnskap Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Prognose Budsjett / MOVAR IKS totalt pr Totalt sett god drift i samtlige avdelinger/sektorer. Regnskapstall for selskapet totalt pr er i hovedtrekk i tråd med budsjett. Naturligvis periodiseringsproblematikk (begge veier) og også sektorvise avvik mellom regnskap/budsjett. Lønnsoppgjør 215 ikke igangsatt (virkningstidspunkt 1. mai) Rentene skal falle ytterligere utover høsten, og vil garantert gi en budsjettbom på finanskostnader. 12 Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 215 Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Prognose Budsjett / - 5 2

12 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene omtrent som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Noe periodiseringsproblematikk. Noe overforbruk i forhold til rådgivningstjenester/advokat, hvor deler av dette skal viderefaktureres andre avdelinger. Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 Regnskap Omsetning Budsjett 215 Regnskap 214 Resultat Prognose Budsjett / De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Omsetningen er noe under budsjett. Gjelder i hovedsak vannsalg til Moss. Varekjøp; Periodiseringsproblematikk; Kjemikalier (-2) Kull (-25 ) Analyser (-1) Transport Moss (-95 ) =>totalt kr. 1 6 Lønn & Driftskostnader; Tilnærmet budsjett. Kontovise avvik. Renter; For høyt budsjettert rentenivå, men også periodisering. 3

13 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 6 4 Regnskap 215 Budsjett Omsetning Regnskap 214 Resultat Prognose Budsjett / De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Litt over budsjett mhp omsetning, som skyldes en fuktig vår. Varekostnad: Ligger noe under budsjett. I hovedsak periodisering. Lønn Tilnærmet som budsjettert (lønnsoppgjør 215 ikke foretatt) Drift Totalt sett «spot-on» men kontovise avvik. Renter For høyt budsjett (som for hele selskapet, Se avd 2), men også periodisering. Gjenbruksstasjoner og Renovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 215 Budsjett Omsetning Regnskap 214 Resultat Prognose Budsjett

14 De viktigste avvikene ved drift av gjenbruksstasjonene og husholdningsrenovasjon. 1. halvår 215 er utfakturert mhp husholdningsrenovasjon, samt for sommerrenovasjon for hele 215 (for 4 kommuner). Varekjøp nær budsjett. Lønn, Svakt over budsjett. Driftskostnader er tett på budsjett, men kontovise avvik begge veier. MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Prognose Budsjett De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Generelt rimelig tett på budsjett. Lønn God treffprosent, men avvik i forhold til pensjonskostnader samt refusjon sykelønn. Lønnsoppgjør gjenstår også her. Driftskostnader Avvik begge veier. Sannsynligvis noe periodiseringsproblematikk. Kostnader knyttet til ROS-analyse og fremtidig org. og dimensjonering av brannvesenet er så langt ført på ADM. 5