MOVAR IKS STYREMØTE NR

Transkript

1 STYREMØTE NR Torsdag 30. januar 2014 holdt styret for møte på MOVARs administrasjon. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Johnny Sundby, Jon Jerry Tveter, Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 28. NOVEMBER 2013 BLE ENSTEMMIG GODKJENT. En mindre korreksjon av en formulering ble innarbeidet før signering. STYRESAK NR. 1/2014 MØTEPLAN FOR STYREMØTER I Styret i vedtar møteplanen for styremøter i To av de foreslåtte møtetidspunktene ble endret for å unngå allerede varslede forfall. Møte foreslått 26. juni flyttes til 18. juni. Møte foreslått 28. august flyttes til 26. august. Møteplan med de to korreksjonene ble enstemmig vedtatt. Styret i vedtar møteplanen for styremøter i 2014.

2 STYRESAK NR. 2/2014 FULLMAKTSREGLEMENT FOR Styret i vedtar fremlagte fullmaktsreglement for Adm. dir. informerte om bakgrunn for reglement, og gjennomgikk dette punktvis. Styret foreslo under gjennomgangen begrensning av fullmakt vedrørende nedskrivning av balanseførte verdier; Kan kun foretas uten styrebehandling om beløpet er mindre enn NOK ,-. Som nytt punkt i forslag til vedtak foreslo styret: Reglementet skal evalueres om ett år, hvor erfaringer fra praktisering av reglementet skal tillegges vekt. Det fremlagte forslag, med de presiseringer styret fremførte under gjennomgangen, samt nytt punkt, ble enstemmig vedtatt. 1. Styret i vedtar fremlagte fullmaktsreglement for. 2. Reglementet skal evalueres om ett år, hvor erfaringer fra praktisering av reglementet skal tillegges vekt. STYRESAK NR. 3/2014 BEVILGNINGSSAK ERSTATNING FOR KONDEMNERT FEIERBIL 1. Styret i godkjenner anskaffelse av ny feierbil snarest mulig som erstatning for feierbil kondemnert etter trafikkuhell 5. desember Anskaffelsen gjennomføres ved bruk av egenkapital og innenfor en økonomisk ramme på kr ,-. Marit Børud Kamark påpekte at språket i saksfremlegg generelt bør forenkles, da dette er kommunikasjon som påvirker hvordan selskapet oppfattes av andre. Ved avstemning ble innstilling enstemmig vedtatt. Direktørens forslag vedtatt uten endringer. STYRESAK NR. 4/2014 EVALUERING AV STYREARBEIDET 2013 Styret gjennomgikk rapport basert på elektronisk gjennomført besvarelse.

3 Styret gjennomførte en åpen meningsutveksling om styrker og svakheter, og forbedringspunkter ble identifisert. Styrets leder foreslo følgende; Styrets leder og adm. direktør vil til neste styremøte fremlegg forslag til revidert styreinstruks, samt handlingsplan for videreutvikling av styrets arbeid. Ved avstemning ble styreleders forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Styrets leder og adm. direktør vil til neste styremøte fremlegg forslag til revidert styreinstruks, samt handlingsplan for videreutvikling av styrets arbeid. O-SAK NR. 1/2013 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 2/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 210 SIKRE VANNFORSYNINGEN Direktørens forslag til innstilling: Vedtak : O-SAK NR. 3/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 534 SOLGÅRD AVFALLSPLASS INNBYGGING AV OMLASTINGSSTASJON

4 O-SAK NR. 4/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 540 SOLGÅRD AVFALLSPLASS - CARPORTER Marit Børud Kamark bemerket imidlertid at man fremtidig må være mer kritiske til investeringer som ikke direkte berører driftsforhold, noe som ble støttet av styrets leder. O-SAK NR. 5/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 548 UTSKIFTING AV HJULLASTER O-SAK NR. 6/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 651 TANKBIL MED KROKLØFTSYSTEM OG TILLEGGSUTSTYR

5 O-SAK NR. 7/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT KARTSYSTEM O-SAK NR. 8/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 673 BÅTBEREDSKAP MIB O-SAK NR. 9/2014 PROTOKOLL FRA MØTER I AMU

6 O-SAK NR. 10/2014 BRUK AV BIOGASS SOM DRIVSTOFF I RENOVASJONSKJØRETØY OG INNSAMLING AV VÅTORGANISK AVFALL FRA HUSHOLDNINGENE O-SAK NR. 11/2014 STATUS I FORHOLD TIL HÅNDTERING AV SLAM FRA VA-ANLEGGENE O-SAK NR. 12/2014 TILBAKEMELDING FRA FYLKESMANNEN VEDRØRENDE ØKT BELASTNING PÅ FUGLEVIK OG KAMBO RA

7 EVENTUELT Mariana Oberti ba om at styret til neste møte får fremlagt en sak om beredskap for Solgård Avfallsplass, da særlig med fokus på forhold rundt brannberedskap, som var et tema under gruppearbeidet på strategisamlingen i oktober. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:50. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John A. Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen

8 2/5/2014 Direktørens orientering Styremøte av: Johnny Sundby Adm. Direktør Dagens orientering: - Status på Styresaker fra Orientering fra hvert område/sektor - Om MOVAR i media Status på styresaker fra 2013: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: 15 Vurdering av innsamling og transport av husholdningsavfall og slam fra spredt avløp i egenregi. 18 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til Dir. forslag til kundeundersøkelse vedtas. Beslutning om egenregi utsettes. Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Går ut med nytt renovasjonsanbud for 2015 (5+1+1). Kundeundersøkelse ivaretas ifm benchmarking Avfall Norge Intervjuer og innsamling av stoff er foretatt. Boken ferdigsstilles i februar. 22 Vurdering av tiltak etter PwCs rapport. Styret vedtar fremlagt handlingsplan Det meste er utført, foruten pågående strategiprosess og kommunikasjonsstrategi som skal ferdiggstilles ila 1. halvår. 19/33 Båtberedskap MIB Investering i 2 båter fremmet for og godkjent av rep.skapet. Båtene er anskaffet, og siste båten er straks operativ. 32 Utbedring av bunnledning MIB Rep.skapet bevilget 1,5 mill. Se dagens orientering. 33 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri 34 Fremleggelse av rapport etter granskning av forholdene omkring MOVARs aksjeerverv I MME Oversendes eierkommunene for vedtak. Rep.skapssak 12/2013. Styret og adm. Gjennomgår og iverksetter tiltak på forbedringspunktene som er nevnt. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Instruks for DL/Adm. Dir. Vedtatt i august Fullmaktsreglement behandles i dagens møte. 1

9 2/5/2014 MIB: - Styringsgruppen i FMBR har innhentet tilbud på ekstern rådgivning for fase 2. Tilbudsfrist fra Prislisten for brannvesenets tjenester er oppdatert etter styremøtet sist, iht KS sine satser som ble revidert fra januar 2014 (legges ikke frem på nytt). - Vestby brannstasjon: - Inneklimamålinger foretatt -> Luftutskiftingen bør økes. - Møte avholdt med Vestby kommune , som nå vurderer tiltak. - Stasjonen ble stengt av verneombud på MIB Stasjonen ble åpnet igjen av verneombudet , etter at saken ble sendt arbeidstilsynet Møte med ansatte og med info fra BHT. - Arbeidene med bunnledningen i sluttfasen. Flere brudd er avdekket under arbeidene og har blitt reparert. Foreløpig kalkyle på 1,77 mill., men da er ikke forsikringsoppgjør hensyntatt. - Lovpålagt rapportering «Melding om brannvernet 2013» utført. Renovasjon: - Omlastingsstasjonen er straks klar for åpning. Gjennomføres kl. 10 av Ordfører i Moss, Tage Pettersen. Styret er herved invitert. - Nytt renovasjonsanbud (5+1+1) under utarbeidelse. - Vurderer Biogass som drivstoff fremfor diesel, men begge skal prises. - Krever mulighet for fyllestasjon -> AGA ønsker å etablere dette på SAP ned mot Mosseporten. - Manglende kommunale vedtak i forhold «Felles plan for avfallsbehandling», felles «Renovasjonsforskrift» og «Renovasjonsteknisk norm». - Har startet planlegging av prosjektet «Utredning om innsamling av matavfall og etablering av biogassanlegg». - Møte med Follo Ren , som orienterte om sitt videre arbeid med sorteringsanlegg med tilhørende biogassanlegg. - Planlegging av innsamlingsordning for farlig avfall og EE-avfall igangsatt. Nasjonal kampanje for farlig avfall/ee-avfall er i gang på TV og nett. - Miljødirektoratet anbefaler nye regler for mottak av farlig avfall. Vil gi økte kostnader på ca ,- pr. år (Flere fraksjon, som f.eks. klorparafinruter skal kunne leveres gratis). Vann og Avløp: - Reklamasjon på belegget «Vandex» i basseng og kanaler på Hestevold RA. - NCC tar ansvar og utarbeider plan for reparasjonsarbeidene. - Våler kommune har bedt om bistand med drift av Svinndal RA. - Våler kommune, MOVAR og DaØ gjennomførte tidligere en utredning av nedleggelse av anlegget, og overføring til Kambo. - Pga pensjonering trenger Våler kommune trolig bistand med drift. - Ser ut til å bli en midlertidig løsning i første omgang. - Møte med Vestby kommune om vann og avløp Vestby kommune jobber systematisk med rehabilitering av ledningsnett, men veksten forventes å overstige reduksjonene i vannforbruket som dette gir. - Vestby må ha mer vann på sikt, og kapasiteten i Moss kommunes nett er ikke tilstrekkelig i dag. - «Vannforsyningen 2040» prosjektet må prioriteres, slik at man samlet sett kan finne frem til den beste løsningen for forsyning til Moss, Våler og Vestby. - Vestby kommune ber MOVAR bekrefte at man fortsatt kan behandle avløpsvann fra søndre deler av Vestby som i dag. 2

10 2/5/2014 Administrasjon: - Strategiprosessen Sette av tid til strategiarbeid ifm neste styremøtet. - Ledergruppen jobber med kommunikasjonsstrategi. - Forvaltningsrevisjonen virker ferdig med innsamling av data (Har vært omfattende). Det gjenstår arbeider med analyser og rapportering. - Stillingen som Innkjøper lyses ut i neste uke. - MME er meldt oppløst Likviditeten i selskapet er stram med p.t. tilstrekkelig. Om MOVAR i media: - Rutiner for feiing og tilsyn skal endres, Utsatte selskapsavtalen, Fylkeskommunen ber MOVAR starte innsamling av matavfall, Vil ha årlige utbetalinger, Klimaendringer Godt vann vil koste mer,