MOVAR IKS STYREMØTE NR

Transkript

1 STYREMØTE NR Torsdag 27. mars 2014 holdt styret for møte på MOVARs administrasjon. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av vararepresentantene møtte: Forfall av medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Hans Olav Bjerketvedt, Rygge kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune Johnny Sundby, Jon Jerry Tveter, Tage Pettersen, Representantskapets nestleder Statsaut. revisor Nils-Kristian Krogh, PwC var tilstede under behandling av sak 5/2014 Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 30. JANUAR BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 5/2014 REPR.SAK NR. 1/2014 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 2013 FOR Styrets innstilling til representantskapets vedtak: 1. Regnskapsmessig overskudd avsettes til respektive fond tilknyttet enhetene: Vansjø Vannverk kr Renovasjonstjenester kr MIB Feiertjenester kr Regnskapsmessig underskudd reguleres mot respektive fond tilknyttet enheten: Avløpsanleggene kr

2 3. Regnskapsmessig overskudd avsettes til sektorens egenkapital: Solgård avfallsplass kr Særskilte avsetninger: Solgård avfallsplass, avsetning etterbruksfond kr Regnskapsmessig underskudd avregnes mot sektorens egenkapital: MIB, beredskap- og tilsynsavdeling kr SUM avsetninger av resultat 2013 kr Representantskapet tar regnskap og årsberetning 2013 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for for Adm. dir. presenterte regnskapet for 2013 både totalt og på avdelingsnivå, og forklarte årsakene til avvik mellom regnskapstall og budsjett. Revisor besvarte spørsmål fra styremedlemmer og viste til utvidet revisjonsrapport. Ved avstemning ble forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Styrets innstilling til representantskapets vedtak: 1. Regnskapsmessig overskudd avsettes til respektive fond tilknyttet enhetene: Vansjø Vannverk kr Renovasjonstjenester kr MIB Feiertjenester kr Regnskapsmessig underskudd reguleres mot respektive fond tilknyttet enheten: Avløpsanleggene kr Regnskapsmessig overskudd avsettes til sektorens egenkapital: Solgård avfallsplass kr Særskilte avsetninger: Solgård avfallsplass, avsetning etterbruksfond kr Regnskapsmessig underskudd avregnes mot sektorens egenkapital: MIB, beredskap- og tilsynsavdeling kr SUM avsetninger av resultat 2013 kr Representantskapet tar regnskap og årsberetning 2013 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for for 2013.

3 STYRESAK NR. 6/2014 REVISJON AV STYREINSTRUKS FOR Styret i MOVAR oversender revidert styreinstruks for representantskapets behandling og godkjenning. Adm. direktør korrigerte innledningsvis saksgangen, da styreinstruks skal vedtas av styret, og ikke behandles av representantskapet. Dette ble bekreftet av rep.skapets nestleder. Følgelig blir direktørens innstilling til vedtak endret til: Styret i MOVAR vedtar revidert styreinstruks. Adm.direktør kommenterte de endringene som er foretatt i forhold til tidligere versjoner av dokumentet. John Ødbehr foreslo tillagt et punkt om styrets kompetanseutvikling. Styrets leder foreslo følgende punkt under Egenoppgaver pkt. 6, Omfang og oppgaver: Tilrettelegge for kompetanseutvikling for styrets medlemmer. Styret samlet bifalte tillegget. Det ble votert over fremlagt styreinstruks, tillagt nytt kulepunkt. Styret vedtar fremlagte styreinstruks, tillagt nytt kulepunkt under Egenoppgaver punkt 6 Omfang og oppgave som lyder; Tilrettelegge for kompetanseutvikling for styrets medlemmer. STYRESAK NR. 7/2014 HANDLINGSPLAN FOR VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID Styret i MOVAR vedtar handlingsplanen for videreutvikling av styrets arbeid. Adm. Direktør redegjorde kort for de tiltakene var foreslått etter gjennomgang av evalueringsrapporten. Det fremlagte dokument ble enstemmig vedtatt. Som innstilt.

4 STYRESAK NR. 8/2014 NYTT RENOVASJONSANBUD VALG AV DRIVSTOFF 1. Styret MOVAR ønsker å vekte betydningen av reduserte klimagassutslipp ved valg av drivstoff i nytt renovasjonsanbud. 2. Man vil derfor akseptere en prisforskjell mellom biogass og diesel for renovasjonsanbudene i hver kommune på inntil 15%, for å stimulere til valg av biogass som drivstoff på renovasjonskjøretøyene. 3. Av hensyn til nødvendig volum for etablering av fyllestasjon, er man avhengig av at biogassalternativet vinner frem i samtlige kommuner. I motsatt fall velges tilbudene basert på diesel i alle kommuner. Adm. direktør informerte om bakgrunnen for saken. Deretter ble det en bred debatt i styret. Det fremkom to alternative forslag til vedtak; John Ødbehr foreslo at anbudet skal kjøres i to parallelle løp, hvorav ett med krav til biogass og ett med diesel, og at valg av drivstoff skal avgjøres etter anbudsåpning. Flere av styrets medlemmer ønsket et grundigere beslutningsgrunnlag, og Ketil Reed Aasgaard foreslo følgende vedtak; Saken sendes til administrasjonen for ytterligere dokumentasjon og kvalitetssikring, og fornyet behandling på neste styremøte. Før votering tilkjennega Johan Isak J. Hjertebråten sin støtte til direktørens forslag. Det ble votert over forslag fra Ketil Reed Aasgaard, og følgende stemte for; Ketil Reed Aasgaard, Marit Børud Kamark, Hans Olav Bjerketvedt, Mariana Oberti, Per-Christian Rasmussen, Tore Fredriksen. Følgelig fikk forslaget flertall, og det ble ikke votert over de to øvrige innstillingene. Saken sendes til administrasjonen for ytterligere dokumentasjon og kvalitetssikring, og fornyet behandling på neste styremøte. STYRESAK NR. 9/2014 KLAGE PÅ MANGLENDE FEIING 1. Klage fra Roar Hansen vedrørende manglende feiing i Torderødallèen 7, 1512 Moss i 2013 samt tilleggskostnad for eventuell gjennomføring av feiing i 2014, avvises. 2. Som grunn for avvisningen legges det vekt på at nye rutiner fra og med 2014 vil følge en lovbestemt hyppighet, samt at rutineendringen kan medføre avvik i forventet tidsrom mellom feiing og tilsyn med fyringsanlegg før endringen er helt innarbeidet innenfor 4-årsperioden.

5 Styret er opptatt av god kundeservice, men erkjenner brannsjefens vurdering av saken som bygger på at det er stor sannsynlighet for at slike avvik vil være betydelige i antall i løpet av kommende 4- årsperiode, og at feier-seksjonen ikke har tilstrekkelig ressurser/kapasitet til å gjennomføre en type tilleggsoppgaver som dette medfører. Styret vedtok enstemmig å følge innstilling til vedtak. Som innstilt. O-SAK NR. 13/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 14/2014 SOLGÅRD AVFALLSPLASS ÅRSRAPPORT TIL MILJØVERNMYNDIGHETENE 2013 O-SAK NR. 15/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 115 TRAKTOR (UTSKIFTING)

6 O-SAK NR. 16/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 226 STØVFILTER PÅ ALG SILOER O-SAK NR. 17/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 227 REHABILITERING AV TAK PÅ VANSJØ VANNVERK O-SAK NR. 18/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 232 OPPGRADERING AV PUMPER OG VENTILER

7 O-SAK NR. 19/2014 SOLGÅRD AVFALLSPLASS LUKTREGISTRERINGER FOR 2013 O-SAK NR. 20/2014 ARBEID PÅ PENSJONISTVILKÅR I MOVAR O-SAK NR. 21/2014 UTARBEIDELSE AV BEREDSKAPSPLAN FOR SOLGÅRD AVFALLSPLASS EVENTUELT Det fremkom ikke poster under eventuelt.

8 Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:15. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hans Olav Bjerketvedt Marit Børud Kamark John A. Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen

9 4/2/2014 Direktørens orientering Styremøte av: Johnny Sundby Adm. Direktør Dagens orientering: - Status på Styresaker fra Kort orientering fra hvert område/sektor Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 15/13 Vurdering av innsamling og transport av husholdningsavfall og slam fra spredt avløp i egenregi. Dir. forslag til kundeundersøkelse vedtas. Beslutning om egenregi utsettes. Kundeundersøkelse ifm benchmarking. Utsettes til neste anbudsfase, dvs eller Adm./ /13 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Intervjuer og innsamling av stoff er foretatt. Boken ferdigsstilles I mars/april. Adm./Innen jubileet i sept. 22/13 Vurdering av tiltak etter PwCs rapport. Styret vedtar fremlagt handlingsplan 32/13 Utbedring av bunnledning MIB Rep.skapet bevilget 1,5 mill. Det meste er utført, foruten pågående strategiprosess og kommunikasjonsstrategi som skal ferdiggstilles ila 1. halvår. Jobbes med kostnadsfordeling mellom oss og Forsikringsselkapet før avslutning. Adm/Styret Strategisk plan behandles i rep.skapet Adm. April/mai /13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Adm (Etter vedtak i eierkommunene) 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 2013 Rev. styreinstruks samt handlingsplan for videreutvikling av styrearbeidet Utarbeidet sak 6 og sak 7/2014 Styret/ mars 2014 Møte 1 - Eventuelt. Spm Mariana Ønsker sak/orientering Se O-sak 21/2014. Adm/ Ila Høyere Høyere 2014 ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjenesteom beredskap ved Beredskapsplan april 2014 Solgård Avfallsplass utarbeides 1

10 4/2/2014 MIB: - Fase 2 av FMBR-prosjektet igangsatt (Ketil eller Tore kan evt. supplere) - Follorådet etterspør 4,- pr. innbygger til FMBR-prosjektet for Moss, Rygge, Råde og Våler (Styresak i april). - Vestby kommune i gang med å utbedre ventilasjonsanlegget på Vestby brannstasjon. Kostnadene belastes leien av brannstasjon iht husleieavtalen. Renovasjon: - Omlastingsstasjonen ble åpnet av Ordfører i Moss, Tage Pettersen Positiv mediadekning på papir, web og video. - Nytt renovasjonsanbud (5+1+1) under utarbeidelse. - Manglende kommunale vedtak i forhold til felles forskrift, plan og avfallsteknisk norm er utfordrende, og kan gi økte kostnader. - Råde kommune har vedtatt ny renovasjonsløsning (Papp og plast i to fraksjoner). - Jobber sammen med Våler kommune med å se på ordninger for å redusere renovasjonskostnadene (Oppfordre kundene til å velge felles løsninger). Vann og Avløp: - NCC i gang med reklamasjonsarbeidet ved Hestevold RA (Vandexbelegget i bassengene må legges på nytt). - Status på slam, etter at anskaffelsen vi først kjørte ikke førte frem: - Drift av provisorisk slamplass i egenregi. - Anbud på transport fra slamplass til sluttbruker skal ut straks. - Tegnet kontrakt med «Høst AS» på spredning/disponering av slammet. - MOVAR bistår Våler kommune med drift av Svinndal RA 3 dager i uken frem mot 1.7. Våler kommune faktureres etter medgått tid for oppdraget. 2

11 4/2/2014 Administrasjon: - Rapporten fra forvaltningsrevisjonen skal behandles Styret får den til orientering i april eller mai. - Har vært mye jobb med årsmelding, regnskap og strategisk plan i det siste søkere på Innkjøperstillingen. 3 kandidater innkalt til intervju