ONSDAG, 26. NOVEMBER 2014 KL. 09:00 PÅ VANSJØ VANNVERK

Transkript

1 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS NR. 4/2014 Medlemmene i representantskapet for MOVAR IKS innkalles til møte: ONSDAG, 26. NOVEMBER 2014 KL. 09:00 PÅ VANSJØ VANNVERK Til behandling: Side: PROTOKOLL FRA MØTE 4. SEPTEMBER REPR. SAK NR. 8/ BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN REPR. SAK NR. 9/ REVISJON AV ROS-ANALYSE OG DOKUMENTASJON AV ORGANISERING OG DIMENSJONERING AV MOSSEREGIONENS INTERKOMMUNALE BRANN- OG FEIERVESEN REFERATER (Se egen referatliste) EVENTUELT Forfall bes meddelt MOVAR IKS på tlf. nr eller e-post movar@movar.no. Rygge, 18. november 2014 Brit G. Plassen (sign.)

2 1 MOVAR IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE NR År 2014, torsdag 4. september holdt representantskapet i MOVAR IKS møte på Vansjø Vannverk. 15 medlemmer til stede av 15: Av medlemmene møtte: Av vararepresentantene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Inger-Lise Skartlien, leder Tage Pettersen, Moss kommune Arild Svenson, Moss kommune Joakim Sveli, Moss kommune Hanne Kristin Tollerud, Moss kommune Tomas Colin Archer, Moss kommune Bjørn Mikarlsen, Rygge kommune Erik Szkutak, Rygge kommune René Rafshol, Råde kommune Tom Anders Ludvigsen, Vestby kommune Jeanette Hoel, Vestby kommune Engebreth Tofteberg, Råde kommune Nneka Okoye, Vestby kommune Benedicte Dyvik, Våler kommune Helge Simonsen, Våler kommune Kjell Løkke, Råde kommune Kjell Gunnar Bakke, Vestby kommune Reidar Kaabbel, Våler kommune Tom André Brubak, Våler kommune Ketil Reed Aasgaard, styreleder MOVAR IKS Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til saksliste. Protokoll fra møte 2. juni 2014 ble enstemmig vedtatt. Til å medundertegne protokollen ble valgt Tom Anders Ludvigsen og Bjørn Mikarlsen. Representantskapets leder orienterte om bakgrunnen for innkallingen og behovet for saksbehandling i representantskapet. Hun orienterte videre om at det ifm behandlinger av saken hadde kommet enkelte tilleggsbestillinger til administrasjonen. Slike ønskes i fremtiden å gå via representantskapets leder.

3 2 REPR. SAK NR. 6/2014 RENOVASJONSANBUD VALG AV DRIVSTOFF Innstilling til vedtak: Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken. Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 2015 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Straks representantskapet har konkretisert avveiningen økonomi/miljø vil styret ta stilling til valg av drivstoff i forbindelse med renovasjonsanbudet Behandling: Adm. direktør orienterte om drivstoffalternativene. Representantskapet diskuterte saken bredt. Representantskapets nestleder Tage Pettersen fremmet følgende innstilling til vedtak: Representantskapet ber styret legge til grunn at renovasjonskjøretøyene skal gå på biogass når de skal tildele anbudet. Tom Anders Ludvigsen fremsatte følgende forslag som pkt. 2 i vedtaket: Representantskapet forventer at administrasjonen i MOVAR ved utlysning av fremtidige anbud ikke foretar endringer i etablerte ordninger eller tjenesteutførelser, som ikke er politisk vedtatt, uten at eierkommuner gis mulighet til å uttale seg. Votering: Det ble votert over hvert av de to punktene; Benevnt Pkt. 1; Forslag fra Tage Pettersen fikk 14 stemmer for, og 1 mot (Arild Svenson) og ble vedtatt. Benevnt Pkt. 2; Forslag fra Tom Anders Ludvigsen ble enstemmig (15 av 15) vedtatt.

4 3 Vedtak: 1. Representantskapet ber styret legge til grunn at renovasjonskjøretøyene skal gå på biogass når de skal tildele anbudet. 2. Representantskapet forventer at administrasjonen i MOVAR ved utlysning av fremtidige anbud ikke foretar endringer i etablerte ordninger eller tjenesteutførelser, som ikke er politisk vedtatt, uten at eierkommuner gis mulighet til å uttale seg. REPR. SAK NR. 7/2014 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS OPPNEVNELSE AV UTVALG Innstilling til vedtak: Styret henstiller til representantskapet å oppnevne et utvalg som har som mål å utarbeide forslag til ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Styret ønsker at representasjon i utvalget inkluderer medlemmer fra styret og administrasjonen. Behandling: Det ble fremmet forslag om å benytte samme komite som er nedsatt i forbindelse med Moss kommunes utmeldelse av brannsamarbeidet. Tom Anders Ludvigsen foreslo Inger-Lise Skartlien som leder, og Inger-Lise Skartlien foreslo bistand fra administrasjon til skriving/saksforberedelse. Utvalget skal bestå av; Inger-Lise Skartlien (leder) Tage Pettersen Reidar Kaabbel Tom Anders Ludvigsen Kjell Løkke Johnny Sundby (Representant fra administrasjonen) Utvalgets arbeid forutsettes sluttført før årsskiftet, og eierne skal få forslag til revidert selskapsavtale til behandling i inneværende år. Votering: Ved avstemning ble det kun votert over representantskapets egen innstilling til vedtak, og denne ble enstemmig (15 av 15) vedtatt.

5 4 Vedtak: Som utvalg for revisjon av selskapsavtalen oppnevnes: Inger-Lise Skartlien (leder) Tage Pettersen Reidar Kaabbel Tom Anders Ludvigsen Kjell Løkke Johnny Sundby (Representant fra administrasjonen) Utvalgets arbeid forutsettes sluttført før årsskiftet, og eierne skal få forslag til revidert selskapsavtale til behandling i inneværende år. ORIENTERING Representantskapets leder orienterte om arbeidet til den nedsatte hurtigarbeidende komiteen i forbindelse med brannsamarbeidet. REFERATER Det var ingen bemerkninger til fremlagte referater. EVENTUELT: Joakim Sveli stilte spørsmål om fremdrift på forespørsel fra Moss kommune om innsamling av matavfall. Johnny Sundby orienterte om møte med Moss kommune, og at prosjektet som er vedtatt i årets budsjett forventes ferdigstilt i løpet av året. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet 10:45.

6 5 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 8/2014 Styresak 20/2014 BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN Fremlagt: 1. Utskrift av protokoll fra styremøte Saksfremlegg for styret til styresak 20/ Budsjett 2015, økonomiplan Eget vedlegg. Styrets forslag til I N N S T I L L I N G : Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2015, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. Rygge, 17. november 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør

7 6 Styresak nr. 20/2014 Repr.sak nr. 8/2014 Utskrift Av Protokoll, for så vidt angår nedenstående. År 2014, torsdag 23. oktober 2014 holdt styret for MOVAR IKS møte på Mosseregionens Brannstasjon, Tykkemyr. 8 medlemmer til stede av 8. STYRESAK NR. 20/2014 Repr.sak nr. 8/2014 BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2015, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. Behandling: Adm. direktør gjennomgikk hovedpunkter for budsjett 2015 for samtlige avdelinger. Styret ba administrasjonen endre spesifikke punkter i verbalbeskrivelsen av budsjettet. Dette vil ikke medføre endringer i talloppstillingene, men gjelder forhold som styret mener bør tydeliggjøres. Som det fremgikk av saksfremlegget tillates det at administrasjonen gjennomgår og kvalitetsikrer prosadelen før oversendelse til representantskapet. Videre skal prisene som ligger til grunn for budsjettering av innlevert avfall på gjenbruksstasjonene tas inn i økonomiplanen. Votering: Styret vedtok enstemmig fremlagte forslag til innstilling. Vedtak: Styrets vedtak, som dermed er styrets innstilling til representantskapets behandling: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2015, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. --O--

8 7 Videresendes representantskapet med sakens dokumenter vedlagt. Kjellerød, 30. oktober 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør

9 8 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 20/2014 Repr.sak 8/2014 BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN Fremlagt: Budsjett 2015 samt økonomiplan totalt og pr. sektor, med kommentarer. Trykkes og sendes styrets medlemmer samt leder og nestleder i representantskapet. Utsendelse for øvrig er elektronisk. Direktørens forslag til I N N S T I L L I N G : Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2015, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. SAKSUTREDNING: Vedlagt oversendes forslag til budsjett 2015 og økonomiplan for perioden for MOVAR IKS. Budsjettet for 2015 gjøres opp med samlede driftsinntekter på kr. 274,1 millioner, og et underskudd etter finansposter på kr Under de enkelte avdelinger og sektorer er det kort kommentert om det er spesielle forhold som påvirker Videre er det vist til estimerte leveringsmengder kommende år, og de forutsetninger som er lagt til grunn for antatt utvikling i priser, lønn og rentenivå. 1

10 9 Sektorene vann, avløp, renovasjon og feiertjeneste budsjetteres med underskudd for å nedregulere positive selvkostfond. Produksjon av materiale til budsjettet har pågått helt frem til levering til trykkeri. Vi ber derfor om forståelse for at det kan forekomme skrivefeil og at layoutmessige løsninger ikke er optimale. Før budsjett og økonomiplanen sendes representantskapet vil slike feil bli forsøkt korrigert. De endringer som eventuelt følger av styrets behandling vil innarbeides i dokumentet før oversendelse til representantskapet. Administrasjonen er beredt til å besvare spørsmål under behandlingen. Rygge, 15. oktober 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Jon Jerry Tveter (sign.) Økonomi- og administrasjonssjef 2

11 10 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 9/2014 Styresak Sak fremmet direkte av den hurtigarbeidende komitéen nedsatt av representantskapet, og er følgelig ikke styrebehandlet. REPR. SAK NR. 9/2014 REVISJON AV ROS-ANALYSE OG DOKUMENTASJON AV ORGANISERING OG DIMENSJONERING AV MOSSEREGIONENS INTERKOMMUNALE BRANN- OG FEIERVESEN Fremlagt: Saksfremlegg fra hurtigarbeidende komité. Komitéens innstilling til representantskapet; I N N S T I L L I N G : - Representantskapet i MOVAR anmoder kommune-/bystyrene i Moss, Rygge og Råde kommune om å fatte likelydende vedtak i forhold til MOVARs styrende dokumenter som i Våler og Vestby kommune. - Representantskapet får eieravtale og retningslinjer for valgkomitéen til behandling i sitt vårmøte 2015, etter at vedleggene til eieravtalen er oppdatert og revidert. - Representantskapet ber om å få fremlagt revidert ROS-analyse og forslag til dimensjonering og organisering (DOD) av brannvesenet senest innen høstmøtet Det engasjeres et eksternt rådgivningsfirma til å gjennomføre revisjon av ROSanalyse og DOD. - Den nedsatte komitéen fremlegger forslag til ny kostnadsfordeling for brann og redning, basert på ROS-analyse og DOD til samme møte. - I samme møte fremmes også forslag til ny låneramme for MOVAR. Rygge, 17. november 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør

12 11 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 9/2014 REVISJON AV ROS-ANALYSE OG DOKUMENTASJON AV ORGANISERING OG DIMENSJONERING AV MOSSEREGIONENS INTERKOMMUNALE BRANN- OG FEIERVESEN I N N S T I L L I N G : Komitéens innstilling til representantskapet: - Representantskapet i MOVAR anmoder kommune-/bystyrene i Moss, Rygge og Råde kommune om å fatte likelydende vedtak i forhold til MOVARs styrende dokumenter som i Våler og Vestby kommune. - Representantskapet får eieravtale og retningslinjer for valgkomitéen til behandling i sitt vårmøte 2015, etter at vedleggene til eieravtalen er oppdatert og revidert. - Representantskapet ber om å få fremlagt revidert ROS-analyse og forslag til dimensjonering og organisering (DOD) av brannvesenet senest innen høstmøtet Det engasjeres et eksternt rådgivningsfirma til å gjennomføre revisjon av ROSanalyse og DOD. - Den nedsatte komitéen fremlegger forslag til ny kostnadsfordeling for brann og redning, basert på ROS-analyse og DOD til samme møte. - I samme møte fremmes også forslag til ny låneramme for MOVAR. SAKSORIENTERING: I representantskapssak 7/2014 nedsatte representantskapet i MOVAR en hurtigarbeidende komité bestående av: - Inger-Lise Skartlien (Leder) - Tage Pettersen - Tom Anders Ludvigsen - Kjell Løkke - Reidar Kaabbel - Johnny Sundby (Administrasjonen) Komitéen hadde en todelt oppgave, som kort kan beskrives slik: 1. Revisjon av styrende dokumenter for selskapet, med mål om å få enighet om disse, slik at de kan vedtas likelydende i samtlige kommuner. 2. Se på mulighetene for videre samarbeid om brann og redning, i lys av Moss kommunes utmeldelse av brannsamarbeidet.

13 12 Komitéen hadde sitt oppstartsmøte Her fremkom det at Våler kommune hadde behandlet styrende dokumenter for MOVAR i sitt kommunestyremøte , men med følgende endringer i forhold til dokumentene som ble vedtatt i Moss, Rygge og Råde i 2013: - I selskapsavtalens 3 EIER- OG ANSVARSANDEL endres eksisterende tekst til: «Andelene evalueres hvert 4. år, første gang innen » - Selskapsavtalens 3 EIER OG ANSVARSANDEL tilføyes følgende tekst (etter eksisterende): «Kostnadsfordeling for brann og redning er som følger: Moss 59,99% Vestby 15,44% Rygge 13,87% Råde 6,59% Våler 4,11% Kostnadsfordelingen for brann og redning evalueres hvert 4. år, første gang innen » - I Eieravtalens pkt Representantskapet (under «Representantskapsmøte skal behandle følgende saker:») Strykes følgende tekst/punkt: o «Evaluere eier og ansvarsdel hvert 4. år i forhold til innbyggertall. Første gang » o «Vedta nøkkel for kostnadsfordeling for brann- og redning hvert 4. år». Vestby kommune behandlet selskapsavtalen i sitt kommunestyremøte , hvor det ble fattet tilsvarende vedtak som i Våler. For at selskapsavtalen skal være gyldig, skal det foreligge helt likelydende vedtak i samtlige kommunestyrer. Representantskapet bør derfor anmode Moss, Rygge og Råde kommune om å behandle avtalen på nytt, og fatte samme likelydende vedtak. I forhold til styrende dokumenter, er det selskapsavtalen som formelt skal vedtas i kommunestyrene. Eieravtalen og retningslinjer for valgkomite er det representantskapet som skal vedta. Siden det er gått noen år siden representantskapet sist behandlet disse dokumentene, og det er foretatt endringer igjennom kommunestyrenes behandling, legges disse dokumentene frem til behandling i representantskapets vårmøte Vedleggene til eieravtalen som omhandler tjenesteutførelsen, vil i forkant av dette bli gjennomgått og revidert. Når det gjelder kostnadsfordeling mellom kommunene, så ønsker komitéen at man kommer frem til en mer bærekraftig og langsiktig løsning på dette spørsmålet. En løsning bør være basert på enkelte parametere som lar seg måle, og som kan danne grunnlag for fordelingsnøkkelen. I 2009 ble det utarbeidet «Dokumentasjon av organisering og dimensjonering i Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen», forkortet DOD. I dette dokumentet, som ble vedtatt av representantskapet i sak 7/2009, ligger en rekke tiltak, som ikke har blitt vedtatt i etterfølgende budsjettbehandlinger. Hvis man sammenlikner kostnadsnivået ved full implementering av tiltakene i DOD med kostnadsnivået i budsjett 2014, utgjør dette en økning i størrelsesorden millioner.

14 13 Det har skjedd vesentlige endringer i Mosseregionen siden forrige ROS-analyse og DOD ble utarbeidet. Det er f.eks. sterkt vekst i innbyggertall, mens antall industriarbeidsplasser er i tilbakegang. Logistikk, lager og handel virker samlet sett å være i vekst i regionen. I forhold til befolkningsvekst skaper dette på sikt andre krav til beredskap som får konsekvenser for kostnadsnivået. Tettstedet Moss, som ved inngangen til 2013 (siste statistikk) var ca innbyggere (deler av Rygge og Vestby inkludert), vil kreve utvidelse til 2 samtidige vaktlag når det passerer innbyggere. Ved 1,5% vekst i folketallet, vil dette ta ca. 8 år fra utgangen av Komitéeen mener det er på tide å gjennomføre en ny ROS-analyse som kan danne grunnlag for en ny vurdering av hvordan brannvesenet bør organiseres og dimensjoneres (DOD). Dette igjen bør danne grunnlag for å komme frem til en bærekraftig kostnadsfordeling mellom kommunene for brannberedskap og -tilsyn. Det er viktig at arbeidet forankres godt. Det er derfor ønskelig at kommunene involveres i arbeidene med ROS-analysen. Når det gjelder organisering og dimensjonering av brannvesenet, er det ønskelig at man presenterer flere alternative løsninger. Disse skal også baseres på erfaringer fra andre brannvesen og fagmiljøer innen dette feltet. Komiteen er kjent med at DSB vurderer en revisjon av «Forskrift om dimensjonering og organisering av brannvesen». Det er ønskelig at innspill fra dette arbeidet bringes inn i revisjonen av ROSanalysen og DOD for MIB. Arbeidet som ønskes gjennomført er omfattende, og komitéen er av den oppfatning at det må engasjeres et eksternt rådgivningsfirma til å bistå i gjennomføring av arbeidet. I forhold til låneramme for MOVAR IKS, ser komitéen at denne må utvides for å finansiere kommende prosjekter som er under utredning. For å unngå gjentatte behandlinger av styrende dokumenter, foreslår komitéen at forslag til ny låneramme fremmes sammen med ny kostnadsfordeling for brann og redning i høstet Dette fordrer trolig at budsjett 2016 legges frem med en forutsetning av at lånerammen utvides. Rygge, 11. november 2014 Inger-Lise Skartlien (sign.) Leder representantskapet Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør

15 14 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS REFERATLISTE TIL MØTE NR. 4/ november 2014 Ref.nr.: * 9/2014 MOVAR IKS PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR. 7/2014, , Telefonstyremøte * 10/2014 MOVAR IKS PROTOKOLL FRA STYREMØTE NR. 8/2014, * er trykte vedlegg.

16 15 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 4. september 2014 kl. 18:00 avholdt styret for MOVAR IKS telefonstyremøte. 6 medlemmer av 8 deltok: Av medlemmene deltok: Forfall av medlemmer: Ikke tilkoblet møtetelefon: Dessuten deltok: Ketil Reed Aasgaard, styreleder Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Mariana Oberti, Våler kommune Varamedlem ikke innkalt grunnet tidspunkt. John A. Ødbehr, Vestby kommune Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. STYRESAK 18/2014 REPR. SAK NR. 6/2014 RENOVASJONSANBUD VALG AV DRIVSTOFF. Det var til møtet ikke fremmet forslag til vedtak, da styret avventet representantskapets behandling av representantskapssak 6/2014. Behandling: Styreleder Ketil Reed Aasgaard orienterte om saksbehandling og vedtak fattet i representantskapsmøte samme dag. Vedtak i representantskapet var distribuert på mail i forkant av styremøtet; 1. Representantskapet ber styret legge til grunn at renovasjonskjøretøyene skal gå på biogass når de skal tildele anbudet. 2. Representantskapet forventer at administrasjonen i MOVAR ved utlysning av fremtidige anbud ikke foretar endringer i etablerte ordninger eller tjenesteutførelser, som ikke er politisk vedtatt, uten at eierkommuner gis mulighet til å uttale seg.

17 16 På bakgrunn av representantskapets vedtak, foreslo styrets nestleder Johan Isak J. Hjertebråten å benytte adm. direktørs opprinnelige innstilling til vedtak: Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 2015 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Votering: Det fremkom ingen andre forslag, og ved votering ble dette forslaget enstemmig vedtatt (6 av 6 stemmer). Vedtak: Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 2015 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. EVENTUELT Det ble orientert om sammensetning av gruppe nedsatt av representantskapet for å revidere selskapsavtalen, jfr. styresak 19/2014. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 18:25. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark Tore Fredriksen Per Christian Rasmussen

18 17 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 23. oktober 2014 holdt styret for MOVAR IKS møte på Mosseregionens Brannstasjon, Tykkemyr. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, styreleder Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLLER FRA STYREMØTER 26. AUGUST OG 4. SEPTEMBER BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 20/2014 Repr.sak nr. 8/2014 BUDSJETT 2015 ØKONOMIPLAN Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2015, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. Behandling: Adm. direktør gjennomgikk hovedpunkter for budsjett 2015 for samtlige avdelinger. Styret ba administrasjonen endre spesifikke punkter i verbalbeskrivelsen av budsjettet. Dette vil ikke medføre endringer i talloppstillingene, men gjelder forhold som styret mener bør tydeliggjøres. Som det fremgikk av saksfremlegget tillates det at administrasjonen gjennomgår og kvalitetsikrer prosadelen før oversendelse til representantskapet. Videre skal prisene som ligger til grunn for budsjettering av innlevert avfall på gjenbruksstasjonene tas inn i økonomiplanen.

19 18 Votering: Styret vedtok enstemmig fremlagte forslag til innstilling. Vedtak: Styrets vedtak, som dermed er styrets innstilling til representantskapets behandling: Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2015, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. O-SAK NR. 34/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 35/2014 STATUSRAPPORT ØKONOMI OG LIKVIDITET Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 36/2014 SAMARBEID VEDRØRENDE UTREDNINGEN OM FELLES ANSKAFFELSE AV NØDVANNSUTSTYR OG INTERREGIONALT NØDVANNSAMARBEID Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 37/2014 FAGBEFARING MED STYRET I MOVAR TIL STAVANGER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.

20 19 O-SAK NR. 38/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 561 SEKSJON FOR HUSHOLDNINGSSRENOVASJON KJØP AV VAREBIL OG TILHENGER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 39/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 670 BEREDSKAPS-UTV Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 40/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 671 BRANNHJELMER OG GARNITYR Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.

21 20 O-SAK NR. 41/2014 AVSLUTNING PROSJEKT FEIERBILER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Det fremkom ikke poster under eventuelt. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 12:00. Deretter gjennomførte brannsjefen en omvisning på Mosseregionens Brannstasjon. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John A. Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen

22 Budsjett 2015 Økonomiplan Prisutvikling siste 3 år MOVARs tjenester: MOVAR Økning % Vannpris [kr/m3] 5,3 5,3 5,3 0,0 % Avløpspris [kr/m3] 5,6 6,1 6,1 8,9 % Innsamling og lev. avfall [mill. kr.] 60,872 61,523 61,17 0,5 % Brann, redning og feiing[mill. kr.] 50,80 50,98 52,00 2,4 % Økning i avløpspris skyldes kapitalkostnader ifm Hestevold RA. KPI = 5,6% Kommunale avgifter økte ifg SSB med 3,2% for 2013 til Innledende forutsetninger/kommentarer: Ved utgangen av 2014 har vi etterslep i prosjektporteføljen. I 2015 er det viktig å komme ajour med utredningsarbeidet i forhold til senere investeringer. Det er ikke lagt inn generell prisvekst, men alle poster er gjennomgått. Alle tidligere prosjekter er korrigert i forhold til f.eks. endret behov eller forventet kostnadsendringer e.l. Enkelte er sammenslått og andre er splittet for å få startet avskrivning. Budsjettert lønnsvekst er 3% med virkning Rente 3% i 2015 økende til 3,5% i Det er ikke lagt opp til å styrke bemanningen i 2015, utover allerede vedtatte stillinger. Noen stillinger i MIB vil fortsatt stå vakante. 1

23 Avd. 10 og 11 Administrasjon og Teknisk Avdeling: Noe endret kostnadsfordeling som følge av forvaltningsrevisjonen gir reduserte kostnader og inntekter (bl.a. kontingenter, lisenskostnader, hardware, porto). Investeringer: Foreslår investering i en EL-bil på Adm. for å redusere kjøring etter reiseregning, og for å profilere MOVAR som miljøbedrift. Det er behov for oppdatering av deler av serverparken i MOVAR. Teknisk avdeling har behov for å bytte varebil etter 10 år. Biogassbil vurderes. Noe økt oppdragsmengde for Teknisk som følge av drift av slamplass i egenregi. Avd. 20 Vansjø Vannverk: Det foreslås å legge samme vannmengder til grunn som i Kubikkmeterprisen på vann foreslås holdt uendret på 5,30 (Uendret siden 2011). Dette er 20 øre lavere enn økonomiplan Kun mindre korreksjoner i driftsbudsjettet, foruten avsatte midler for rengjøring av høydebassenget. Tidligere vedtatte investeringer videreføres i tillegg foreslås: Rehabilitering av våre to råvannspumpestasjoner for å sikre driftsstabilitet. Rørledning for rejektvann (vann fra avvanningsmaskinene) til avløp. Vanntank på henger for transport av vann (arrangementer, behov for spyling eller kommunalt nødvann). Avdelingen budsjetteres med underskudd for nedregulering av selvkostfond. Avd Avløp: Det foreslås å legge samme avløpsmengder til grunn som i Kubikkmeterprisen på avløp foreslås redusert med 10 øre til 6,-. Dette er 10 øre under økonomiplan På kostnadssiden øker andre driftskostnader som følge av vedlikeholdsbehov og omfordeling av medlemskostnader Norsk Vann og økning i akkrediteringskostnadene. Tidligere investeringer videreføres, og tillegg foreslås: Tiltak for økning av slambehandlingskapasiteten ved Fuglevik RA. Rehabilitering av avvanningslinje 1 ved Kambo RA. Området budsjetteres med underskudd for nedregulering av selvkostfond. 2

24 Avd. 50 Solgård Avfallsplass: Vi har kostnadsberegnet gratis levering for husholdningene. Kostnaden med dette er ca. 8-9 millioner, noe som vi medføre en økning i renovasjonskostnadene på ca. 16%. Hvis man begrenser det til en levering pr. husstand, får man initielle kostnader for etablering av systemer på ca ,-. Deretter årlige kostnader på inntil 5,5 millioner (Vektbegrensning på 150 kg/bil). Dette vil medføre en økning i renovasjonskostnadene på ca. 10%. Vi har ikke lagt inn noen endring i år. Dette kan vurderes nærmere ifm forprosjekt for ny gjenvinningsstasjon. => Hvis styret støtter dette, legges fjorårets priser på avfall inn i budsjettet før oversendelse til Rep.skapet. Avd. 50 Solgård Avfallsplass forts.: Det er budsjettert med en kostnadsreduksjon i forhold til Korrigerte kostnader for transport av sigevann etter at feilfakturering av dette, utgjør alene ca ,- pr. år. Tidligere foreslåtte investeringer er gjennomgått, og korrigerte. I tillegg foreslås: Utvidelse av sigevannsdammen Heving av damkrona. Oppgradering av overføringsanlegget for sigevann. Fysisk sikring av området (Adgangskontroll, videoovervåkning og inngjerding) er basert på tidligere foreslåtte prosjekter. Opparbeidelse av areal for fyllestasjon biogass (jfr. styresak 18/2014 rep.skapssak 6/2014). Området budsjetteres med et overskudd på ca. 2,4 millioner. Avd. 55 Renovasjonstjenester: Nytt renovasjonsanbud trer i kraft 1.4. Nye renovasjonsordninger i Råde og Rygge. Salgsinntekter for gjenvinningsvarer har gått kraftig ned, ca. 40% siden Gebyrinntektene fra kommunene er foreslått endret slik: Råde, ned 5% Våler, ned 10% Vestby, ned 8% Rygge, opp 10% Moss får tilnærmet uendrede kostnader i Reviderte eller nye investeringer: Lastebil for bruk til innsamling av farlig avfall er utvidet fra 1-1,5 mill. basert på erfaringer fra andre (Større bil). Dette muliggjør også biogass som drivstoff. To prosjekter som gjelder anskaffelse av materiell/nedgravde løsninger og nye dunker (554 og 555) Utskifting av liten lastebil med overbygg er flyttet fra avd. 50 til 55, som i hovedsak benytter kjøretøyet. Området budsjetteres med et underskudd for nedregulering av selvkostfondene. 3

25 Avd MIB: En uavklart fremtidig organisering av brannvesenet, gjør også årets budsjettering utfordrende. Vi opprettholder derfor tilsvarende nivå som i Budsjettet er som i fjor, ikke i tråd med «Dokumentasjon av organisering og dimensjonering av MIB» (DOD). MIB vil kunne opprettholde en tilfredsstillende drift brannvesenet innenfor denne rammen. Avd MIB: Kostnadsøkning: Konsekvenser av lønnsoppgjør, ansettelse for å dekke opp på tilsyn (økt bemanning med ½ stilling), samt ABØ gir en økning i tjenestebidraget (beredskap og tilsyn) på ca. 3,6%. I fjor ble to siste års lærlinger brukt som del av grunnbemanningen på Feiing, noe som gav besparelser på lønnskostnader. Disse stillingene er nå satt opp med ordinære feiere igjen, og kostnadene øker med ca. 8% til tilnærmet 2013 nivå. Investeringer 2015: Beredskapsbil M1.8 (Utskifting) utsatt siden Beredskapsbil M3.5 (Utskifting) etter 15 år. Mannskapsbil M4.1 (Utskifting) Erstatter både tankvogn behov og mannskapsbil. Tilsynsbil T-2 (Utskifting) Erstatter 10 år gammelt kjøretøy. Likviditet: Selskapet forventes å ha en tilfredsstillende likviditet ved inngangen til Fokus i budsjettet er nedregulering av selvkostfondene, slik at disse ikke blir for gamle. Videre forventes økt investeringsbehov fra 2016 og utover, som også stiller krav til arbeidskapital (prosjekter under arbeid). Kritisk likviditet er vurdert til være i området mill. I langtidsbudsjettet er det lagt opp til å redusere likviditeten fra ca. 42 mill. til under 30 mill. Selv ved utgangen av budsjettperioden vil selskapet ha selvkostforpliktelser i størrelsesorden 7 mill. 4

26 Direktørens orientering Styremøte Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 18/13 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Boka er ferdig innenfor økonomisk ramme. 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Adm (Etter vedtak i eierkommunene) 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 2013 Handlingsplan sak 7/2014 Studietur jfr. Sak 15/14 Møte Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/2014. Fagbefaring til Stavanger/IVAR Gjennomført! Relevant kurs? Beredskapsplan under arbeid. Adm. Se dagens orientering. SL/AD vår 2015?? Adm/ Ila /2014 m.fl. Valg av drivstoff ifm nytt renovasjonsanbud Styret foretar valg av drivstoff etter at innkommende tilbud er vurdert Kontrakter undertegnet, og fyllestasjonen under planlegging April /2014/ Rep.skapssak 5/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Rep.skapet nedsatt hurtigarbeidene komite, jfr. O-sak 29/2014 Møte Adm/høst /2014 Forvaltningsrevisjon I MOVAR utført av Østfold kommunerevisjon Styret ber adm gjennomføre tiltak i tråd med revisjonens anbefaling. Forsøkt hensyntatt i budsjett Administrasjon: Fakturering av renovasjonskunder via VISMA «klart». Oppdaget et betydelig antall feil, hva gjelder samlefakturaer og fakturaer som er korrigert i siden sist fakturering. Vi har hatt noe pågang fra kunder på telefon, lagt ut info på hjemmesider, og tilskrevet alle kunder ved kreditering. Gjennomføres grundig evaluering av utført arbeid, før man tar stilling til videre fremdrift. Lønnsoppgjøret 2015 er i gang. Brudd med Nito. 1

27 Renovasjon: Vurdere et ekstra tilbud til innbyggerne i uke > Innsamling av juletrær. Juletrærne komposteres sammen med hageavfallet. Kostnaden er mellom ,- pr. kommune. Vi gjør avklaring/sjekker interessen med hver av kommunene. Renovasjonsløsninger på Campingplasser Nytt i regelverket -> Campingplasser med stasjonære vogner er en del av husholdningsrenovasjonen (som hytter). MOVAR jobbet tett med kommunene. Forsøker å finne fleksible løsninger og overgangsordninger. Renovasjon forts.: Status renovasjonsanbudet og biogass: Kontrakt undertegnet med Retur AS (Moss og Råde) og NordRen AS (Rygge, Våler og Vestby) Avventer tilbakemelding på når biogasskjørene kan være klare, men vi jobber mot Fyllestasjonen planlegges sammen med AGA, og vi har hatt grunnarbeidene ute på anbud (Ikke avgjort). Forbereder felles byggesøknad med AGA til Moss kommune. Renovasjon forts.: Ragn Sells AS har søkt Fylkesmannen om å etablere egen gjenbruksstasjon i Moss (Nedenfor vår). Fylkesmannen har forespurt Moss kommune om samtykke. Nærliggende å tenke seg mottak av de mest verdifulle avfallsfraksjonene (f.eks. metaller, plast og papir). Dersom slik avfall forsvinner fra oss, og vi skal opprettholde samme tilbud til befolkningen, vil tapte inntekter måtte kompenseres. MOVAR har gitt slike innspill til administrasjonen i MK. Administrasjonen i MK ville ikke gi samtykke, men har fått saken tilbake fra TU med en rekke spørsmål. I forslag til statsbudsjett foreslås sluttbehandlingsavgiften på avfall fjernet. Vi ser på konsekvensene av nye selvkostregler for renovasjonsområdet og mulig skatteplikt for deler av virksomheten. 2

28 Vann og avløp: TV-aksjonen Vann forandrer alt! TV-aksjonen med stand under «åpen dag» på brannstasjonen og under byfesten i Sarpsborg. MOVAR og TV-aksjonen stand under Råde Parkfestival. Flere ansatte som bøssebærere. Reservevannsleveranse til Fredrikstad Ca m3 i perioden til Største leveranse 800 m3/h fra MOVAR og 200 m3/h fra Sarpsborg. MIB: Egen orientering og omvisning i dag. Åpen dag på brannstasjonen >3000 besøkende! God mediadekning i aviser og radio. 3

29 Regnskap MOVAR IKS Totalt pr Omsetning inkl. internfakturering: kr Resultat Avskrivninger Finanskostnader Varekostnad (Produksjonskostnad) Driftskostnader Personalkostnader Likviditet pr Tall i NOK 1000 Pr Pr Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) Kortsiktige fordringer Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån SUM Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg Arbeidskapital Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. (Selvkostfondene er pr på , altså marginalt høyere enn arbeids-kapitalen.) 1

30 MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Omsetning Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett MOVAR IKS totalt pr Effekten av nedbør/klima og periodisering gjør prognosen usikker. Lønnsoppgjør ikke ferdig, og kostnader forbundet med dette er følgelig ikke med. Ingen hendelser så langt i 2014 som ikke er håndterbare teknisk og økonomisk. Innsparing vareforbruk/produksjonskostnad. Mhp driftskostnader er totalsum meget tett på budsjett, men flere positive og negative avvik på kontonivå. Underliggende drift i de ulike sektorene ansees som god Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kr., inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

31 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene. Totalt sett utligner disser hverandre. Lønnskostnader: Budsjettert med ansettelse av innkjøper tidligere på året, samt ennå ikke ferdig forhandlet og etterbetalt lønnsoppgjør Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner Inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger over budsjett, og i juli var det rekordproduksjonen (Høyeste månedsproduksjon i siden oppstart). Slamkostnader under budsjett, som følge av nye avtaler. Bytte av aktivt kull påbegynt, men ennå ikke avsluttet. Lønnsoppgjør ikke gjennomført. Fordeling av lønnskostnader skal også gjennomgås. En del konsulenttjenester gjennomført, men ikke fakturert (periodisering). 3

32 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning lavere enn budsjettert, men vesentlig høyere enn fjoråret. Sommeren 2014 har vært nedbørfattig. Varekostnad; vesentlig nedgang i kostnad vedr. levering slam som følge av ny avtale. Kostnadene påløper ikke før slam leveres ut (høst og vår). Andre driftskostnader ligger over budsjett noe som bl.a. skyldes merforbruk på vedlikehold av maskiner og utstyr, bygg, samt kontingenter. Kostnader rimelig statiske og uavhengig av mottatt mengde. Solgård Avfallsplass - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Omsetning Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

33 De viktigste avvikene ved drift av Solgård avfallsplass. Ligger etter budsjett omsetningsmessig, men nå foran samme periode i Gjelder særlig levert husholdningsavfall og farlig avfall fra husholdningene, så dermed trolig periodisering deler av årsaken. Lønnsoppgjør ikke foretatt. Lønnskostnader skal omfordeles mellom avd. 50 og 55, da to personer har hatt ansettelsesforhold i begge avdelinger. Innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning) grunnet kreditnota vedrørende I tillegg kommer feilfakturering vedr. sigevann som en korreksjon senhøstes 2014 og bedrer bildet ytterligere for dette regnskapsåret. Flere planlagte vedlikeholdsoppgaver så langt ikke påbegynt i 2014 fører til innsparinger i forhold til budsjett. Enkelte poster også med overskridelser, bl.a. driftsutgifter kjøretøy. Husholdningsrenovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Omsetning Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Omsetning fallende fra 2013 grunnet lavere gebyrer til forbruker, og rimelig tett på budsjett. Vil komme større belastning for økte lønnskostnader for tjenester utført av ansatte i avdeling 50 (Solgård Avfallsplass). Salgsinntekter av gjenvinningsvarer er fallende, også i forhold til fjoråret. Resultat vil variere i de enkelte kommuner. Det er utarbeidet prognoser for 2014 pr. kommune som presenteres den respektive eierkommune i budsjettmøtene som avholdes. Det er budsjettert med stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få eventuell regnskapsmessig virkning f.o.m høst/vinter Sommerrenovasjon utfakturert, mens kostnadene påløper utover i annet halvår. Husholdningsrenovasjon for 2. halvår utfaktureres først i disse dager. 5

34 MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2014 Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Etterbetaling vedrørende lønnsoppgjør 2014 vil slå mest ut for MIBsektoren annet halvår pga størst antall ansatte. (Spesielt avd 65 - Beredskap). Vil først bli utbetalt og kostnadsført 6. termin Poster med overskridelser er bl.a. bilkostnader (rep. og vedlikehold) og kursutgifter, mens et større antall poster viser innsparinger både i forhold til budsjett og til fjoråret. 6