MOVAR IKS STYREMØTE NR

Transkript

1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 31. mars 216 holdt styret for MOVAR IKS møte i MOVARs administrasjons lokaler, Huggenes. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Nils-Anders Søyland, nestleder Aud Helen Wernberg Øyen Katrine Kerr Gammelsrød Steinar Roos Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen Bjørn Amundsen Hege Solberg Sandtrø Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Vidar Løken, PwC til stede under behandling av regnskap. Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. STYRESAK NR. 3/216 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 215 FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til innstilling: Årets resultat Disponeres som følger; Overskudd Økonomi og administrasjon Overføres til styrking egenkapital Overskudd Vansjø Vannverk Avsettes til sektorens selvkostfond Overskudd Avløp Avsettes til sektorens selvkostfond Underskudd Renovasjonstjenester Dekkes av sektorens selvkostfond Overskudd MIB beredskap/tilsyn Overføres til styrking egenkapital Underskudd MIB feiertjenester Dekkes av sektorens selvkostfond Overskudd Solgård Avfallsplass 342 Avsettes til etterbruksfond Sum disponeringer Representantskapet tar regnskap og årsberetning 215 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for MOVAR IKS for 215.

2 Adm. direktør presenterte hovedtall fra regnskap 215 både totalt og pr. sektor på lysark, og oppsummerte driften i 215. Deretter gjennomgikk styret fremlagte årsregnskap med beretning og noter i detalj. Årsrapportens utforming ble diskutert på generelt grunnlag. Det fremkom også konkrete forslag til tekstmessige endringer i «Styrets beretning 215». Deler av tekst under «MOVARs miljøpolitikk» tas ut. Det innarbeides tekst om...grunnlaget for fortsatt drift av selskapet. Det ble påpekt enkelte skrivefeil m.m. Endringene innarbeides i Styrets beretning før årsrapporten oversendes representantskapet til behandling. Under gjennomgang av regnskapet ble det opplyst om en feil på side 15 - avd 5. Statsautorisert revisor Vidar Løken fra PwC var til stede og besvarte spørsmål fra styret. Administrasjonen (adm. direktør og styrets sekretær) ble dimittert under deler at kommunikasjonen mellom styret og revisor. Ved votering ble fremlagte innstilling til representantskapet enstemmig vedtatt. Som innstilling. Styremøtet i MOVAR IKS tok en pause fra oppsatt agenda, og avholdt generalforsamling for Movar Næring AS mens man hadde revisor til disposisjon. Deretter gjenopptok styret ordinær styrebehandling ihht sakskartet. STYRESAK NR. 4/216 JURIDISK VURDERING AV ORDNINGEN MED KLAGENEMNDER I MOVAR Saksfremstilling og sekretariatsfunksjon i forbindelse med klagenemndordningene i MOVAR overlates til adm. direktør for klagesaker hvor det er fattet enkeltvedtak i sektorene. Det var innhentet uttalelser fra to ulike instanser, KS-advokatene samt et advokatfirma. Disse hadde ikke samsvarende konklusjon, og følgelig ba Nils-Anders Søyland om en tredje betenkning fra navngitt jurist. (Professor Jan Fridthjof Bernt, evt. professor Geir Woxholth). Det ble også bedt om at svaret fra KS, som var mottatt på mail, ble distribuert til styret. Det ble deretter oppsummert: Betenkning om temaet bestilles av professorene Jan Frithjof Bernt eventuelt fra Geir Woxholth. Tilbakemelding(er) fra KS på mail distribueres til styret.

3 To innkomne klagesaker behandles i dagens møte i oppnevnt klagenemnd for husholdningsrenovasjon ihht innkalling, uavhengig av den saksutredningen som fortsatt pågår om klagenemndordningen. Det ble ikke votert i saken, og fornyet behandling foretas når ytterligere saksbehandling er gjennomført. Det ble ikke fattet vedtak. Saken fremlegges styret på senere tidspunkt etter ytterligere saksbehandling. STYRESAK NR. 5/216 EVALUERING AV EIER- OG ANSVARSDEL I MOVAR IKS Direktørens forslag til innstilling: 1. De enkelte kommuners eierandeler fastsettes som følger: Moss 44 % Rygge 21 % Råde 1 % Vestby 2 % Våler 5 % 2. Oppdaterte eier- og ansvarsandeler innarbeides i 3 ved revisjon av Selskapsavtalen før denne sendes eierkommunene for behandling. Det ble stilt spørsmål om tidligere praksis for tilsvarende evaluering, samt hvorvidt det er nedfelt noe i Selskapsavtalen om avrundingsregler, noe det ikke er. Det ble presisert at det er den enkelte eierkommunes uttak av tjenester og ikke folketall som ligger til grunn for beregningen. Ved votering ble innstilling enstemmig vedtatt. Som innstilt. O-SAK NR. 5/216 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør oppdaterte styret på aktuelle prosesser og hendelser i selskapet. PowerPoint presentasjon følger denne protokollen.

4 Representantskapets leder Inger-Lise Skartlien forlot møtet kl. 1:2. O-SAK NR. 6/216 ANSVARSFORHOLD ETTER BRANN- OG EKSPLOSJONSVERNLOVEN MV. Adm. direktør informerte kort om saken. Mulige fremtidige scenarier ble diskutert. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 7/216 SOLGÅRD AVFALLSPLASS FLYTTING AV HØYSPENTMASTER Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 8/216 KOFA-KLAGE IFM ANSKAFFELSE AV SLAMSENTRIFUGE TIL KAMBO RENSEANLEGG Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt.

5 O-SAK NR. 9/216 SOLGÅRD AVFALLSPLASS ÅRSRAPPORT TIL MILJØVERNMYNDIGHETENE 215 Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 1/216 SOLGÅRD AVFALLSPLASS LUKTREGISTRERINGER FOR 215 Adm. direktør informerte kort om saken. Innstilling enstemmig vedtatt. O-SAK NR. 11/216 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 111 UTSKIFTING AV NYTTE- OG BEREDSKAPSKJØRETØY Saken ble ikke belyst utover tilsendt saksfremlegg. Innstilling enstemmig vedtatt.

6 O-SAK NR. 12/216 AVSLUTNING AV PROSJEKT TILSYNSBIL Saken ble ikke belyst utover tilsendt saksfremlegg. Innstilling enstemmig vedtatt. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:15 Ketil Reed Aasgaard Leder Nils-Anders Søyland Katrine Kerr Gammelsrød Aud Helen Wernberg Øyen Bjørn Amundsen Steinar Roos Tore Fredriksen Per Chr. Rasmussen

7 Direktørens orientering Styremøte Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 13/214/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK trakk utmeldelsen Ny ROS og DOD gjennomføres. Møte i komitéen ROS og DOD, samt kostnadsfordeling MIB og ny låneramme til rep.skapet Nov.215 April 216 S-sak 7/215 Rep.skapssak 4/215 S-sak 17/215 Utredning av kildesortering av matavfall i Mosseregionen. Ønsker å avvente utredning av en sentralsorteringsløsning i 216. Utreder samarbeid om kildesortering av avfall. AD Des. 216 S-sak 12/15 Vestby gjenvinningsstasjon Vurdering Dialog med Vestby kommune for å finne løsninger som totalt sett er bedre enn dagens. S-sak 1 og 2/16 Valg av medlemmer til klagenemnder. Nemnd valgt, men spørsmål om praksis er I tråd med KL 4 Første møte avholdt. Følges opp. Gjennomført juridisk vurdering. S-sak 4/16 AD 216. AD mars 216 Administrasjon: Årsavslutning Rapportering Årsmelding Arbeid for komitéen Admincontrol Elektronisk styreportal, som forenkler forberedelsen av styremøte både for administrasjonen og styret. Løsningen er tilpasset Apple ipad. App n kan lastes ned kostnadsfritt på App-store. Opplæring foretas på neste styremøte. De som mangler utstyr får låne i styreperioden. 1

8 Vann og Avløp: Stiller oss fortsatt positive for et samarbeid med Ås og Vestby, men har ikke kommet videre etter rep.skapsmøte i SFRA 1.3. Kontaktet av Vestby Avis med påstand om at vi opererer med feil tall. Verdens vanndag markert med kronikk i MA og radiointervju på direkten i NRK Østfold. Vansjø Vannverk deltar i finalen i Norges beste drikkevann Renovasjon: Ingen avgjørelse angående aske fra forbenningsanleggene i Oslo. Evt. erverv av tomt Venter tilbakemelding. Utbygning av kontorene på SAP lar seg ikke gjennomføre innenfor budsjettforslag. Nye vurderinger gjennomføres. Forprosjekt ny gjenvinningsstasjon godt i gang. MIB: Ansettelse av brannsjef Intervjuer starter uke 15. Utfordrende bemanningssituasjon deltid. Uavklart fremtid for deltid gjør ikke dette lettere. Legger ut annonse på Før Påske holdt presentasjoner i Våler formannskap, Vestby kommunestyre og Rygge kommunestyre. Feierne tar i bruk SMS-varsling av feiing og tilsyn. 2

9 MIB Prosjektet renere arbeidsplass: Brannmenn er overeksponert for enkelte krefttyper. Kan ha sammenheng med eksponering av røyk og sot ved slukking av branner, kontakt og rengjøring av utstyr og feiing av piper. AMU etablerte prosjektet «Renere arbeidsplass», som iht sin fremdriftsplan skal foreslå tiltak i juni 216. I prosjektet deltar i tillegg til ansatte på MIB, bedriftshelsetjenesten og HMS-koordinator i MOVAR. Alle tiltak vil gjennomgå en kost/nytte vurdering. En rekke tiltak som ikke medfører ekstra kostnader er allerede gjennomført. 3

10 Regnskap 215 MOVAR IKS Totalt 215 Omsetning inkl. internfakturering: kr Avskrivninger 33 9 Resultat 866 Finanskostnader Varekostnad (Produksjonskostnad) Driftskostnader Personalkostnader MOVAR IKS Totalt 215 Omsetning ekslusiv internfakturering: kr Resultat Avskrivninger 866 Finanskostnader Varekostnad (Produksjonskostnad) Driftskostnader Personalkostnader

11 Likviditet pr Tall i NOK 1 Pr Pr Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) Kortsiktige fordringer Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. SUM Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg Arbeidskapital Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for 216. Selvkostfondene er pr på kr Driftsregnskap kontra selvkost 215 Kun differanse grunnet forskjellen i reelle renter og kalkulatoriske renter. Innbyggerne får dessuten renteinntekter av sine positive fond, som er inkludert i driftsinntekter. Tall i hele 1 Driftsinntekter Vareforbruk Personal Avskrivninger Driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finanskostnader Resultat Vann Avløp Renovasjon Feiertjeneste Selvkost Selvkost Drift Selvkost Drift Selvkost Drift Drift Selvkostfond pr MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 8 Regnskap Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett

12 MOVAR IKS totalt pr Underliggende drift i selvkostområdene er tilfredsstillende. De viktigste bidragene til avviket i forhold til budsjett er: Personalkostnader lavere enn budsjettert, hovedsakelig som følge av innbetaling av pensjonspremie til Moss Kommunale Pensjonskasse, ca kr. 3,7 millioner lavere enn forventet, samt et moderat lønnsoppgjør. Overbudsjettering av rentekostnadene, som følge av at rentene falt etter at budsjettet var lagt. Dette utgjør ca. 3 millioner. Enkelte overskridelser bl.a. som følge av prosesser som ikke var kjent/hensyntatt ved budsjetteringstidspunktet. 25 Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kr., inkl. intern omsetning Regnskap 215 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Budsjett 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer. Lønnskostnader: Som for hele selskapet; Kjennetegnes av lavere innbetaling til MKP enn budsjettert, samt et langvarig sykefravær uten bruk av vikar på teknisk avdeling. Renteinntekter bankinnskudd inntektsført i avd 1 ihht retningslinjene for selvkost (H 3/14) og Østfold kommunerevisjon. Merforbruk på driftskostnader skyldes til dels felleskostnader belastet avdeling 1 istedenfor splittet opp og ført direkte på de respektive sektorene. 3

13 Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner Inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Omsetning Budsjett 215 Regnskap 214 Resultat Budsjett De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger tett på budsjett men kommunevise avvik. (Økning leveranse Vestby, og tydelig reduksjon til Moss) Lavere forbruk av kjemikalier. Lønn; Mindreforbruk pensjonspremie samt moderat lønnsoppgjør. Betydelig budsjettavvik finanskostnader/besparelser på kapitalkostnader som følge av lavere rente enn budsjettert. Resultatet styrker selvkostfond for vann. Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap Omsetning Budsjett 215 Regnskap 214 Resultat Budsjett

14 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Klimatiske forhold 215 førte til noe høyere tilførsel enn forutsatt i budsjett. Mindreforbruk lønn; Redusert kostnad pensjonspremie, og refusjon sykelønn ifm langtidssykdom. Kostnader rimelig uavhengig av mottatte mengde (Stor del faste kostnader). Finanskostnader. Innsparing grunnet lavere rente. (Rimelig lave finanskostnader i utgangspunktet med tanke på reelle anleggsverdiene på 3 gode anlegg.) Resultatet styrker selvkostfond avløp. Gjenbruksstasjoner og Renovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 215 Budsjett Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett De viktigste avvikene ved gjenvinningsstasjoner og husholdningsrenovasjon. NB! Budsjett 215 på side 15 i Regnskapsbok er feilaktig budsjettet for 214! Avd. 5 og 55 budsjetteres enkeltvis, men bør sees som én resultatenhet. Materialkostnader over budsjett som følge av stor sigevannsmengde, og sluttavregning med tidligere renovatører ved opphør av kontraktsperioden. Lønnskostnader; Økte antall arbeidede timer spiser opp innsparingen ved lavere pensjonspremie. Finanskostnader også her lavere enn budsjett. Resultatet fra Solgård gjenvinningsstasjon avsettes i sin helhet til etterbruksfondet, ihht konsesjonsvilkårene gitt at Fylkesmannen i Østfold. Resultatet belaster de kommunevise selvkostfondene. Resultat av næringsvirksomhet i IKS er overført MOVAR Næring AS. Dette fremgår i note til regnskapet til MOVAR Næring AS. 5

15 MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, ekskl. intern omsetning MIB Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 215 Budsjett Omsetning Regnskap 214 Resultat Budsjett De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Hovedposter inntekter er overførsel fra eierkommunene. Men har merinntekter grunnet salg av eksterne kurs og tilbakebetaling fra ABØ. Lønnskostnader gir størst innsparing på pensjonspremie grunnet mye personell, i tillegg til vakanser og effekten av et moderat lønnsoppgjør. Feieravdeling budsjettert med underskudd på kr. 5 grunnet positivt selvkostfond. Avdelingen viser negativt resultat på kr. 159 i 215, noe mindre enn budsjettert. Finanskostnader; Mindre enn budsjettert samt avsluttet ugunstig låneform på deler av finansiering av brannstasjonen på Tykkemyr. 6