MOVAR IKS STYREMØTE NR

Transkript

1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Tirsdag 26. august 214 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 7 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Meldt forfall: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Per-Christian Rasmussen, ansatt Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune (Varamedlem ikke innkalt grunnet for kort frist.) Inger-Lise Skartlien, Leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 18. JUNI BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 17/214 KLAGEBEHANDLING ETTER OPPRETTHOLDELSE AV VEDTAK FATTET AV BRANNSJEF I MEDHOLD AV DELEGERT MYNDIGHET 1. Klage fra AFK eiendom FKF på pålegg om retting av avvik for krav om å gjennomføre brukers/virksomhets plikter som eier av bygg, samt klage på saksbehandlingsfeil, avvises. 2. Som grunn for å avvise klagen og opprettholde pålegg vektlegges det at MIBs interne rutiner for saksbehandling er fulgt. Rutinene er basert på føringer som er gitt i gjeldende regelverk, herunder Forskrift av 26. juni 22 nr. 728 om brannforebyggende tiltak og brannsyn (forebyggendeforskriften), Forskrift av 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (interkontrollforskriften) samt føringer gitt i Styrende dokumenter for tilsyn utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).

2 Behandling: Brannsjefen redegjorde for saken. Under diskusjonen formulerte styret et korrigert forslag til vedtak, hvor de to opprinnelige punktene ble redigert og slått sammen, og et nytt punkt to ble formulert; 1. Klage fra AFK eiendom FKF på pålegg om retting av avvik for krav om å gjennomføre brukers/virksomhets plikter som eier av bygg, samt klage på saksbehandlingsfeil, avvises med henvisning til Forskrift av 26. juni 22 nr. 728 om brannforebyggende tiltak og brannsyn (forebyggendeforskriften), Forskrift av 6. desember 1996 nr om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (interkontrollforskriften) samt føringer gitt i Styrende dokumenter for tilsyn utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). 2. Styret ber MIB styrke sine rutiner ved å sende skriftlig forhåndsvarsel ved ileggelse av pålegg. Votering: Det ble kun votert over styrets korrigerte forslag til vedtak, og dette ble enstemmig besluttet. Vedtak: Som utformet av styret. STYRESAK NR. 18/214 RENOVASJONSANBUD VALG AV DRIVSTOFF Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret velger derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Behandling: Styret diskuterte saken bredt, og bl.a. i hvilken grad eierne igjennom representantskapet burde involveres. Forutsatt at det var flertall for å sende saken videre til representantskapet, med styrets anbefaling på drivstoffvalg, ble det utformet forslag til vedtak;

3 Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken. Mariana Oberti fremmet følgende forslag; Styret i MOVAR IKS finner den totale kostnadsforskjellen med opptil 14,5 %, mellom biogass og diesel for stor. Styret velger derfor diesel som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode da dette vil gi lavere renovasjonsgebyr for innbyggerne. Votering I: Ved votering fikk Mariana Obertis forslag en stemme (Mariana Oberti) og falt. Votering II: Det ble votert og det var 5 stemmer for å sende saken til representantskapet. (Ketil Reed Aasgaard, Hege Solberg Sandtrø, Marit Børud Kamark, John A. Ødbehr, Mariana Oberti) og 2 stemmer mot (Tore Fredriksen, Einar Nordbotten). Votering III: Deretter ble det votert over direktørens opprinnelige forslag, som en anbefaling fra styret overfor representantskapet; Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Forslaget fikk 6 stemmer (Ketil Reed Aagaard, Hege Solberg Sandtrø, Marit Børud Kamark, John A. Ødbehr, Tore Fredriksen, Einar Nordbotten) og ble vedtatt. Vedtak: Innstilling til representantskapet; Styret ønsker, basert på signaler som er fremmet fra representantskapet gjennom strategisk plan, og eierne gjennom felles renovasjonsplan, en konkretisering av hvordan representantskapet ønsker å veie økonomi og miljø i denne saken.

4 Styret i MOVAR ønsker å vektlegge betydningen av reduserte klimagassutslipp og finner den totale kostnadsforskjellen mellom biogass og diesel akseptabel. Styret anbefaler derfor biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøyene i neste anbudsperiode Styret gir sin tilslutning til avtalen med AGA, som sikrer etablering av en biogassfyllestasjon i Mosseregionen. Det settes av inntil 2 millioner i økonomiplanen for 215 til å opparbeide arealet for biogassfyllestasjonen som AGA ønsker å etablere. Beløpet lånefinansieres og dekkes inn med leieinntekter for arealet. Straks representantskapet har konkretisert avveiningen økonomi/miljø vil styret ta stilling til valg av drivstoff i forbindelse med renovasjonsanbudet STYRESAK NR. 19/214 REVISJON AV SELSKAPSAVTALEN FOR MOVAR IKS Styret oppnevner et utvalg som har som mål å få på plass en ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Behandling: Adm. direktør presiserer at det i saksfremlegget er en faktafeil mhp årsak til at saksbehandlingen i forbindelse med revisjon av selskapsavtale har stoppet. Det var ikke uenighet rundt fordelingsnøkkel for brann, men uenighet om valgkomité, og som nevnt i saksnotat representasjon i selskapets styrende organer. Styret anser selskapsavtalen som et rent eieranliggende, og lånerammen er en del av denne. Følgelig må oppnevnelse av utvalg foretas av representantskapet. Følgelig utferdiget styret følgende forslag til vedtak; Styret henstiller til representantskapet å oppnevne et utvalg som har som mål å utarbeide forslag til ny selskapsavtale, samt en utvidelse av selskapet låneramme for å gjøre selskapet i stand til å møte fremtidige investeringsbehov. Styret ønsker at representasjon i utvalget inkluderer medlemmer fra styret og administrasjonen. Votering: Ved votering ble styrets forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Vedtak: Som utformet av styret.

5 O-SAK NR. 27/214 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 28/214 ØKONOMI, LIKVIDITET OG PROGNOSERAPPORTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 29/214 MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV MIB REPRESENTANTSKAPETS OPPNEVNELSE AV KOMITÉ. Behandling: Representantskapets leder informert om planlagt prosess vedrørende brannsamarbeid. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 3/214 MOSSEPORTEN MILJØENERGI KONKURS Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak:

6 O-SAK NR. 31/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 211 ETABLERING AV VANNMÅLERE I MOSS Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 32/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 516 SOLGÅRD AVFALLSPLASS UTSKIFTNING AV CONTAINERE Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 33/214 AVSLUTNING AV PROSJEKT 539 SOLGÅRD AVFALLSPLASS KJØP AV BULLDOSER Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: EVENTUELT Det innkalles til ekstraordinært telefonstyremøte torsdag 4. september 214 kl. 18:. Til behandling vil være drivstoffvalg i forbindelse med renovasjonsanbud.

7 Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl 12:1 Ketil Reed Aasgaard Styreleder Marit Børud Kamark Hege Solberg Sandtrø Mariana Oberti John A. Ødbehr Einar Nordbotten Tore Fredriksen

8 Direktørens orientering Styremøte Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 18/13 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til 214. Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Tilnærmet ferdig. Boka legges på minnepinner. Adm./Ferdig til sept. 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Adm (Etter vedtak i eierkommunene) 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 213 Handlingsplan sak 7/214 Studietur jfr. Sak 15/14 Forbereder styretur til Stavanger/IVAR Adm. Se dagens orientering. Møte Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O- sak 21/214. Beredskapsplan under arbeid. Adm/ Ila /214 Valg av drivstoff ifm nytt renovasjonsanbud Styret foretar valg av drivstoff etter at innkommende tilbud er vurdert Tilbudene er evaluerert, og innstilling foreligger så snart valg av drivstoff er gjort. Sak fremlegges for styret 18/214 Adm/August /214/ Rep.skapssak 5/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Rep.skapet nedsatt hurtigarbeidene komite, jfr. O-sak 29/214 Adm/høst /214 Forvaltningsrevisjon I MOVAR utført av Østfold kommunerevisjon Styret ber adm gjennomføre tiltak i tråd med revisjonens anbefaling. Innarbeides ved budsjettering 215 Adm/høst 214 Fagbefaring Stavanger Forslag til program: Avreise morgenfly Program Besøk og befaring hos IVAR IKS: Løsninger for å håndtere stor regional vekst og endrede rammevilkår Bærekraftige og innovative løsninger Samlokalisering med Lyse Stordriftsfordeler og nye tilbud til kommunene Effektiv drift Besøke SNJ (Sentralrenseanlegg), matavfallsmottak og gjødselfabrikken m.v : Besøk hos Stavanger kommune Renovasjon: Løsninger for å håndtere vekst og fortetning Bruk av ny teknologi bl.a. for økt kundeservice Drift av renovasjonskjøretøy på biogass Styremøte (etter lunsj) med telefonoverføring til Huggenes Hjemreise etter styremøte 1

9 Status budsjettarbeidet: Utkast fra avdelingene gjennomgås. En del tidligere felleskostnader legges ut på avdelingen (f.eks. porto, IT-hardware og en del lisenskostnader), jfr. forvaltningsrevisjonen. Fordelingsnøkkel for øvrige felleskostnader må også gjennomgås og dokumenteres. Usikkerhet i forhold til MIBs budsjett. Møter avtales med Rådmennene i begynnelsen av september. Budsjettet er tenkt styrebehandlet i september og i rep.skapet i november. Annet: Funnet feil i faktureringen av sigevann fra Moss kommune Utgjør trolig ca. 2,4 millioner frem til Lisbeth Smestad startet i stillingen som innkjøper Stillingen som Prosjektleder etter Hans Wold, som gikk av 1.7., er lyst ut. Norsk Vanns årskonferanse avholdes Adm. dir. skal bidra i en parallell sesjon om innovasjon 3.9. Workshop for «Vanneksperter» under årets TV-aksjon 1.9. Utbrettfolder for Strategisk plan utarbeidet. Vil forsøke å få denne trykket før møtene med Rådmennene og turen til Stavanger. 2

10 MOVAR IKS Regnskap MOVAR IKS Totalt pr Omsetning inkl. internfakturering: kr Resultat Varekostnad Avskrivninger Finanskostnader (Produksjonskostnad) Personalkostnader Driftskostnader Likviditet pr Tall i NOK 1 Pr Pr Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) Kortsiktige fordringer Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån SUM Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg Arbeidskapital Forutsatt ordinær drift er denne likviditeten tilfredsstillende. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Bør ikke bli noe problem i inneværende år. (Selvkostfondene er pr på , altså marginalt høyere enn arbeidskapitalen.) 1

11 MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 3 Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett MOVAR IKS totalt pr Effekten av nedbør/klima og periodisering gjør prognosen usikker. Lønnsoppgjør med virkningstidspunkt 1. mai ikke forhandlet. Kostnad som følge av lønnsøkning ikke hensyntatt i halvårsregnskapet. Ingen hendelser så langt i 214 som ikke er håndterbare teknisk og økonomisk. Innsparing vareforbruk/produksjonskostnad har flere årsaker, men en vesentlig sum skyldes lav kostnad vedrørende leie av rørkapasitet i Moss kommune for vann fra Solgård til Kambo. (HB-konto 441). Dette er tidligere kommunisert, og dreier seg om kreditnota vedr. for høy belastning i 213. I tillegg forventes feilfakturert sum for sigevann tilbakeført fra Moss kommune, ca. 2,4 millioner. Underliggende drift i de ulike sektorene ansees som god. 12 Adm. og Tekn. Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kr., inkl. intern omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 213 Omsetning Resultat Prognose Budsjett

12 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene 1. halvår. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Lønnskostnader: Innkjøper beregnet ansatt tidligere på året, samt ikke gjennomført lønnsoppgjør slår ut. Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner Inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 5 Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger over budsjett, og forsterkes etter hvert av rekordproduksjonen i juli (Høyeste månedsproduksjon i historien). Slamkostnader godt under budsjett, som følge av nye avtaler, samt at del slam ikke er overtatt av Høst. Bytte av aktivt kull ikke påbegynt pr Lønnskostnader påvirket av ikke gjennomført lønnsoppgjør. 3

13 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning tydelig høyere enn budsjettert, og vesentlig høyere enn fjoråret. Dette utjevnes noe etter juli som har vært nedbørfattig. Lavere varekostnad; Liten kostnad levering slam som følge av ny avtale, og at slam ikke er overtatt av Høst. Andre driftskostnader ligger over budsjett pr , noe som bl.a. skyldes høyt forbruk på vedlikeholdskontoene for maskiner og utstyr, samt bygg. Kostnader rimelig statiske og uavhengig av mottatt menge. Følgelig er det pr et «for godt» resultat med tanke på nedregulering av selvkostfondet. Solgård Avfallsplass - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Omsetning Regnskap 214 Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett

14 De viktigste avvikene ved drift av Solgård avfallsplass. Ligger etter budsjett omsetningsmessig, også i forhold til samme periode i 213. Gjelder særlig levert husholdningsavfall og farlig avfall fra husholdningene, så dermed trolig periodisering årsaken). Lønnsregulering 214 ikke forhandlet. Innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning) grunnet kreditnota vedrørende 213. (Imidlertid økning i kostnad sigevann til Kambo RA.) Netto innsparing i forhold til budsjett er ca 1 mill. 1. halvår. NB! I tillegg kommer feilfakturering ca. 2,4 mill. Noe lønnskostnader vil i 2. halvår belastes husholdningsrenovasjon, da ansatte på Solgård Avfallsplass (avd 5) vikarierer på funksjoner på avd 55. Flere planlagte vedlikeholdsoppgaver så langt ikke påbegynt 1. halvår 214 fører til innsparinger i forhold til budsjett. Enkelte poster også med overskridelser, bl.a. rep. og vedl.hold kjøretøy. Husholdningsrenovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 7 5 Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 213 Resultat Prognose Budsjett negativ De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Omsetning fallende fra 213 grunnet lavere gebyrer til forbruker. Annet halvår belastes for økte lønnskostnader for tjenester utført av ansatte i avdeling 5 (Solgård Avfallsplass) basert på forbruk timer. Rimelig akseptabelt samsvar mellom budsjett og regnskap pr Salgsinntekter av gjenvinningsvarer er lavere enn budsjett, og også i forhold til fjoråret. Resultat vil variere i de enkelte kommuner. Det er utarbeidet prognoser for 214 pr. kommune som blir presentert i budsjettmøtene som avtales med de respektive i disse dager. Sektoren har stort selvkostfond. Våler kommune har en post som overskrider 5 år og skulle vært nedregulert, noe som også er påpekt i rapport fra Østfold kommunerevisjon. Det er budsjettert med stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få eventuell regnskapsmessig virkning fom høsten 214. Sommerrenovasjon utfakturert, mens kostnadene påløper utover i annet halvår. Anbud for renovasjonstjenesten er gjennomført. Når dette skrives er det ikke konkludert. Det er dessuten besluttet endringer i renovasjonssystemet for Råde og Rygge med virkning fra

15 MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 7 5 Regnskap Budsjett 214 Regnskap 213 Resultat Prognose 214 Budsjett 214 Omsetning De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Meget god budsjettdisiplin og kostnadskontroll i hele sektoren, og følgelig ligger samtlige 4 avdelinger rimelig tett på forventet resultat. Etterbetaling vedrørende lønnsoppgjør 214 vil slå mest ut for MIBsektoren annet halvår pga størst antall ansatte. (Spesielt avd 65 - Beredskap). Poster med overskridelser er bl.a. bilkostnader (rep. og vedlikehold) og kursutgifter, mens et større antall poster viser innsparinger både i forhold til budsjett og til fjoråret. Jevnlige utfordringer på personellsiden mhp å fylle stillinger med kvalifisert mannskap. NB! Pga ferieavvikling er ikke tallene kvalitetssikret med Brannsjefen. 6