INNKALLING TIL STYREMØTE NR

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE NR Innkalling sendes: Faste medlemmer i styret Representantskapets leder Ordførere i NIR-kommunene Til orientering sendes innkallingen: Varamedlemmer i styret Rådmenn i NIR-kommunene Tekniske sjefer eller tilsvarende i NIR-kommunene Tidspunkt: Fredag 12. juni 2015, kl Vi avslutter med felles lunsj med representantskapet kl Sted: Scandic Hotel (tidl. Rica), Kristiansund Saker til orientering: Generelle orienteringssaker: Møter, kurs og konferanser (HØH) Oppfølging av strategiplanens handlingsplan (HØH) Kundetilfredshetsundersøkelsen (HØH) Slamtømming for hytter i Oppdal klage til KOFA (HØH) Regnskap pr (EMS) Status på prosjektene: Anbud på nedstrømsløsninger for miljøstasjonen i Kristiansund (PH) Ruteplanlegging for Kristiansund (PH) Innsamling av vindu som inneholder klorparafiner (PH) Innføring av tvungen hytterenovasjon i Rauma (PH) Saker til behandling: 07/15 Revisjonsberetning for /15 Omdisponering av fond 09/15 Utdeling fra fond 10/15 Økonomiplan for /15 Ansettelse av ny daglig leder Eilif M. Lervik styreleder 1

2 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Forslag til Det var ingen innvendinger til innkalling eller saksliste. ORIENTERINGSSAKER REGNSKAP PR Tidligere behandling: Else Mari Strand Regnskap pr (sendes kun til styret) SAKER TIL BEHANDLING 07/15 REVISORS BERETNING FOR 2014 Else Mari Strand Tidligere behandling: Styresak 02/15 (årsregnskap) og 03/15 (årsberetning og årsregnskap) Revisors beretning for 2014 Revisors beretning er lagt ved innkallingen. Forslag til Revisors beretning tas til etterretning og oversendes representantskapet for endelig behandling. 2

3 08/15 OMDISPONERING AV FOND Tidligere behandling: Else Mari Strand NIR har flere fond som disponeres av representantskapet: Disposisjonsfond pr Fond data/it Prosjektfond (styredisponert) Regnskapsmessig mindreforbruk Total beholdning driftsfond Fond data/it ble opprettet for å kunne sette av midler til investering i ny server og datamaskiner hvert år. Siden vi nå leier servertjenester, er investeringsbehovet redusert slik at det ikke lenger er behov for dette fondet. Det foreslås derfor at "Fond data/it" overføres til disposisjonsfond. På bakgrunn av dette og med forbehold om at årsregnskap og årsoppgjør for 2014 vedtas av representantskapet i sak 02/15, vil beholdningen på driftsfond bli som følger: Disposisjonsfond Prosjektfond (styredisponert) Total beholdning driftsfond Styret legger saken fram for representantskapet med følgende forslag til Kr fra Fond data/it overføres til disposisjonsfond. 3

4 09/15 UTDELING FRA FOND Tidligere behandling: Hilde Ø. Harstad Distriktsrevisjon Nordmøre har anbefalt NIR å revidere selskapsavtalen slik at den sier noe om den totale størrelsen på fond og håndteringen av disse. Dette blant annet for å sikre at Regjeringens veileder om selvkost, kap. 7.2, blir overholdt. Representantskapet fattet derfor følgende vedtak i sak 11/14: "Representantskapet anbefaler overfor eierne at NIR sine totale fond ikke skal overstige kr. Et forslag til endring av selskapsavtalen, slik at dette implementeres, legges fram på neste representantskapsmøte." I påvente av ny IKS-lov, som er varslet å inneholde krav om egenkapital, er ikke dette arbeidet startet og NIR sine fond er blitt stående. Dette er gjort i forståelse med revisor. Nå er de siste signalene fra departementet at arbeidet med ny IKS-lov vil ta noe tid. Nytt lovforslag vil ikke komme før tidligst våren 2016, men det er også mulig at dette blir sett i forbindelse med ny kommunelov som er ventet i Siden NIRs fond nå er vesentlig større enn det representantskapet har anbefalt overfor eierne, foreslås det å utdele deler av fondet. I påvente av ny lovregulering foreslås det at fondene håndteres slik: 1. Maksimal størrelse på NIRs totale fond skal ikke overstige kr. Overskytende beløp utdeles til eierne etter IKS-lovens Fond opp til kr anses som det minimum selskapet bør ha inntil videre. Hvis fondene kommer under dette beløpet skal det budsjetteres slik at fondene kommer opp over dette beløpet igjen. 3. Fond mellom kr og kr fordeles ut over økonomiplanens 4-årsperiode, i den hensikt å skape en mer jevn og forutsigbar budsjettering for eierne. Med forbehold om at årsregnskap og årsoppgjør for 2014 vedtas av representantskapet, medfører dette forslaget følgende: Total beholdning driftsfond Tatt inn i budsjettet for 2015 Disponibelt fond Til utdeling kr kr kr kr 4

5 Fordelt på eierne blir dette: Innbyggere Eierandel Til utdeling Aure ,7 % Averøy ,3 % Halsa ,5 % Kristiansund ,5 % Oppdal ,0 % Rauma ,0 % Smøla ,5 % Sunndal ,5 % Tingvoll ,0 % Sum ,0 % Vi gjør oppmerksom på at beløpene skal gå tilbake til kommunenes selvkostregnskap for avfall/renovasjon. Når det gjelder fond mellom kr og kr vises det til økonomiplanen, sak 10/15. Styret legger saken fram for representantskapet med følgende forslag til Det utdeles til eierne totalt kr fra disposisjonsfondet. Øvrige fond disponeres som vist i saken inntil ny selskapsavtale er på plass. 5

6 10/15 ØKONOMIPLAN FOR Tidligere behandling: Else Mari Strand Regnskap Budsjett Budsjett Øk.plan Øk.plan Øk.plan Driftsinntekter Inntekter til drift av NIR Årsavgift NIR-kommunene Andre inntekter Sum inntekter til drift av NIR Avfallshåndtering Kildesortert papir Omlasting Hagelin Omlasting Hagelin Restavfall til forbrenning Husholdningsplast Farlig avfall EE-avfall Diverse salg Sum avfallshåntering Sum driftsinntekter Driftskostnader Kostnader relatert til drift av NIR Lønn Styre og rep.skapshonorar Pensjonskostnader Arbeidsgiveravgift Diverse kostnader til drift av NIR Informasjonsarbeid for kommunene Kontingenter, medlemsavgifter Strategiplan/avfallsplan Kostnader relatert til drift av NIR Avfallshåndtering Kildesortert papir Omlasting Hagelin Restavfall til forbrenning Husholdningsplast Farlig avfall EE-avfall Div. innkjøp for videresalg Sum avfallshåndtering Annet Avskrivninger Sum driftskostnader Brutto driftsresultat Motpost avskrivninger Renteinntekter og utbytte Bruk av tidligere års mindreforbruk Overført til investering (KLP Resultat

7 Det er ingen planlagte investeringer i perioden Kommentarer: 1) Andre inntekter: Sekretariatstjenester for Avfallsforum Møre og Romsdal (AMR) og styrerefusjon AMR. 2) Årsavgiften vil øke med ca. 4,3% fra 2015 til 2016, 0,8% fra 2016 til 2017 og 1,7% fra 2017 til 2018 og 1,9% fra 2018 til Inntekten fra EE-avfall vil fra og med 2016 bli utbetalt til kommunene, på lik linje med de andre avfallsfraksjonene. 3) Det er beregnet 4 heltidsstillinger og 3 % lønnsvekst pr. år fra 2016 til ) I 2016 får NIR nytt styre. Det tas da høyde for å sende det nye styret og administrasjonen på styrekurs, samt at styret får tilbud om å delta på en avfallskonferanse i regi av Avfallsforum Møre og Romsdal. 5) Kontorleie, programvare, møtekostnader og andre kostander forbundet med drift av NIR. Styret legger saken fram for representantskapet med følgende forslag til Forslag til økonomiplan for vedtas. 11/15 ANSETTELSE AV NY DAGLIG LEDER - Tidligere behandling: Styresak 06/15 Styret har nedsatt en komité med det formål å rekruttere ny daglig leder. Stillingen er lyst ut med frist 18. mai. Komiteen har som mål å foreta intervju og komme med en anbefaling om ansettelse til representantskapet innen møtet. 7

8 VEDLEGG 8