FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS

Transkript

1 FOLLO INTERKOMMUNALE KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT ENEBAKK, FROGN, OPPEGÅRD, NESODDEN, SKI, VESTBY OG ÅS Til styret for FIKS MØTEINNKALLING Tid: 28. august 2013 kl Jnr. 1/13 Sted: Møterommet i 3.etg., Erik Johansen-bygget, Rådhusplassen 29 i Ås Forslag til dagsorden: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 18/13 Regnskapsrapport Sak 19/13 Status faglig forum Sak 20/13 Selskapskontrollen 2013 og 201 Sak 21/13 Rapport fra sekretariatet Sak 22/13 Orientering fra utvalgenes arbeid Sak 23/13 Orienteringer Eventuelt Forfall meldes sekretæren. Vi ber om at eventuelt-saker meldes styreleder eller sekretær på forhånd. Odd Harald Røst har meldt forfall til møtet og Gunnar Melgaard innkalles i hans sted. Vennlig hilsen Roar Thun /s./ Styreleder Jan T. Løkken/s./ Sekretær Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse Postboks 195, 131 Ås Besøksadresse Rådhusplassen 29 Telefon: (m) Internett:

2 FIKS-styret 28. august 2013 Sak 18/13 Sak 18/13 Regnskapsrapport Saksutredning: Lønn og sosiale utgifter er i tråd med forventet forbruk. Ca kr 5000 på posten rekvisita er feilført. Ca kr 000 gjelder leie av kopimaskin og kr er abonnement. Dette vil bli rettet opp. Porto er belastet t.o.m. april. Hverken oppstartskostnader for nytt sak-/arkivsystem, driftsavtalen med Ås kommune eller husleie er belastet regnskapet ennå. Budsjettet for kurs og opplæring vil, med de planene vi har, bli benyttet. Vi har ingen indikasjoner på at budsjettet for 2013 vil bli overskredet. Innstilling: Regnskapsrapporten pr. 20. august 2013 tas til orientering. Ås, den 20. august 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær Vedlegg: Regnskapsrapport pr. 20. august

3 Regnskapsrapport pr 20. august 2013 # Konto Konto (T) Regnskap Rev.budsjett (1) Forbruk i % Lønn faste stillinger , , Feriepengeavsetning faste stillinge , , Godtgjørelse folkevalgte 0, , Pensjon fellesordning , , Arbeidsgiveravgift , , Lønn og sosiale utgifter , , Kontorrekvisita 7 672, , Abonnementer 5 19, , Kopieringsmateriell 1 212, , Bevertning ved møter/utvalg 3 276, , Diverse utgiftsdekning 1 800, , Portoutgifter 89, , Telefonutgifter 3 111, , Linje- og sambandsutgifter 0, , Kurs og opplæring , , Kompetanseutviklingstiltak 0, , Kjøregodtgjørelse , , Telefongodtgjørelse 0,00 0 0, Utlegg i følge bilag til reise 1 130, , Personforsikringer 3 01, , Husleie 0, , Kontigenter , , Kopieringsavtale 3 98, , Periodisering av utgifter 3 98,00 0 0, Inventar 0, , Moms 5 71, , Kjøp av varer/tjenester inkl mo , , Kjøp fra kommuner 0, , Kjøp fra andre 0, , Refusjon fra andre kommuner , , Refusjoner eks sykepenger/momskom , , Refusjon feriepenger ,00 0 0, Sykepengerefusjon ,00 0 0, Momskompensasjon -5 71, , Momskomp.inntekter -5 71, , Bruk av bundet driftsfond , , Finansinntekter , ,00 00 FIKS ,65 0 0,00

4 FIKS-styret 28. august 2013 Sak 19/13 Sak 19/13 Status faglig forum 2. oktober Saksutredning: Styret drøftet opplegget for årets faglige forum og ga styreleder og sekretariatet i fullmakt å fastsette endelig program. Vi har gjort avtale med Tor Dølvik i Transparency International Norge om at han skal holde hovedinnledningen under møtet og at en rådmann skal inviteres til å kommentere gruppearbeidet. P.t. er ingen avtale gjort med en rådmann. Program ser nå slik ut: Velkommen målet med møtet Tor Dølvik: Korrupsjonsbekjempelse i kommunene Pause kaffe/kake/frukt Gruppearbeid Temaer: Er dette arbeidet viktig? Hva kan kommunene kontrollutvalgene gjøre? 19.0 Plenum Presentasjon av gruppearbeidet, 5 min pr gruppe/utvalg Kommentarer fra Tor Dølvik og en rådmann, a 10 min Avslutning. Det blir en viktig utfordring til utvalgslederne å bidra til godt oppmøte fra utvalgene. Media vil bli invitert til møtet. Innstiling: Programmet for forumsmøtet den 2. oktober tas til etterretning. Ås, den 20 august 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær

5 FIKS-styret 28. august 2013 Sak 20/13 Sak 20/13 Selskapskontrollen 2013 og 201 Saksutredning: Follo-kommunene har vedtatt likelydende handlingsplaner for selskapskontrollen Kommunenes eierinteresser i ulike selskaper varierer noe Selskapskontrollen i 2013 skal ha som formål å «Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser, gjør dette i henhold til kommunestyrets vedtak.» Ordførerne i Follo er vanligvis kommunenes representanter i selskapenes generalforsamlinger/representantskap og ivaretar på denne måten kommunenes eierinteresser. Kontrollen i 2013 vil etter dette i stor grad bli rettet mot deres arbeid. På bakgrunn av den samordning av eierskapsstyringen som skjer gjennom Follorådet, jf. rådets eiermelding, har FIKS i første omgang stilt rådets sekretariat spørsmål vedr: - Sammensetningen av selskapsstyrene vedr. kompetanse og habilitet. - Hvordan ble milepælplanen for budsjettprosessen i selskapene fulgt opp i Denne innebærer bl.a en samordning med budsjettarbeidet i kommunene. - Forankringen av Follorådets eiermelding i kommunestyrene. - Hvordan selskapene er informert om Follorådets eiermelding. Svarfristen var satt til 19. september. Svarene fra Follorådet vil danne grunnlaget for spørsmål til ordførerne. Aktuelle spørsmål: - Hvilke rutiner har kommunen for kontrollen av sine eierinteresser? Blir rutinene fult? - Innhentes instrukser eller signaler fra kommunestyret/formannskapet før rep.skap/gen.forsamlinger i selskapene? - Hvilke saker forelegges kommunestyret og er saker delegert til andre organer? Hjemmelen for dette? - Er Follorådets eiermelding behandlet i kommunestyret? - Hvordan ivaretas eierstyringen av selskaper som ikke er samordnet via Follorådet? - Hvordan blir kommunens folkevalgte organer orientert om selskapene og representantskapsmøtene/generalforsamlingene? - Er eiermeldingen lagt ut på kommunens internettsider? Vi regner med å legge fram en rapport på oktober-møtene i utvalgene. 201 Planen for selskapskontroll: «En forvaltningsrevisjon av minst ett av selskapene som kommunen har eierinteresser i, gjennomføres i 201. Ved revisjon av interkommunale selskaper, skal prosjektet søkes samordnet med de andre eierkommunene. Revisjonen utføres av kommunens revisor og ressursbruken skal ses i sammenheng med øvrig forvaltningsrevisjon dette året.» FIKS tar sikte på å legge fram en sak om valg av forvaltningsrevisjons- prosjekter for utvalgene på det 2. møtet i høst (september/oktober). Dette bør da kombineres med en

6 avklaring av hvilke selskaper som skal kontrolleres. Vi regner med at denne avklaringen gjøres gjennom to møter i flere av utvalgene. FIKS-styret bør allerede i dagens møte kunne ha en meningsutveksling om hvilke selskaper som kan være aktuelle, jf. vedlagte oversikt over selskaper. Innstilling: Redegjørelsen om selskapskontrollen tas til orientering. Ås, den 21. august 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær Vedlegg: Heleide kommunale aksjeselskaper og IKS-selskap i Follo

7 Heleide kommunale aksjeselskaper og IKS-selskap i Follo Pr Aksjeselskap Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås 1 Alarmsentralen brann øst AS 1597 Moss 2 Næringstjenester AS 150 Vestby 3 Ski Produksjonsservice AS 100 Ski Drøbak vaskeri AS 10 Drøbak 5 Enebakk produkter AS 1912 Enebakk 6 Vestby fjernvarme AS 150 Vestby 7 Vestby næringsselskap AS 150 Vestby 8 OK industrier AS 112 Sofiemyr 9 Nesodden lettindustri AS 150 Nesoddtangen IKS-selskap Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås 1 Follo Kvalifiseringssenter IKS 2 Follo legevakt IKS 100 Ski 3 Follo Ren IKS 100 Ski Follo krise og incestsenter IKS 130 Ås 5 Movar IKS 1580 Rygge 6 Nordre Follo Renseanlegg IKS 107 Vinterbro 7 Nordre Follo Brannvesen IKS 101 Ski 8 Romerike avfallsforedling IKS 180 Slattum 9 Søndre Follo Brannvesen IKS 10 Drøbak 10 Søndre Follo Renseanlegg IKS 150 Vestby

8 FIKS-styret 28. august 2013 Sak 21/13 Sak 21/13 Rapport fra sekretariatet Saksutredning: Sekretariatet vil gi en muntlig orientering i møtet. Innstilling: Redegjørelsen tas til orientering. Ås, den 21. august 2013 Jan T. Løkken /s./ sekretær

9 FIKS-styret 28. august 2013 Sak 22/13 Sak 22/13 Orientering fra utvalgenes arbeid Saksutredning: Styrets medlemmer informerer hverandre om arbeidet i egne kontrollutvalg. Innstilling: Informasjonen om arbeidet i kontrollutvalgene tas til orientering. Ås, den 21. august 2013 Jan T. Løkken /s./ Sekretær

10 FIKS-styret 28. august 2013 Sak 23/13 Sak 23/13 Orienteringer Vedlegg: 1) Kopi av brev fra FIKS til kommunestyret i Enebakk av 20. juni d.å. vedr. melding om årsberetning og regnskap for FIKS for Innstilling: Orienteringssaken tas til orientering. Ås, den 21. august 2013 Jan T. Løkken/s./ sekretær

11 Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat FIKS Enebakk Frogn Nesodden Oppegård Ski Vestby Ås Kommunestyret i Enebakk Prestegårdsveien 1912 Enebakk Ås, den 20. juni 2013 Jnr. 12 /13 A 11 FIKS - årsberetning og regnskap for melding I tråd med vedtektene for FIKS kap. 9. oversendes årsberetningen og årsregnskapet for FIKS, samt revisjonsberetningen til kommunestyret som melding. Vennlig hilsen Jan T. Løkken Daglig leder Vedlegg: 1. Særutskrift av FIKS styrets vedtak i sak 10/13 FIKS årsregnskapet Årsberetningen for FIKS for Regnskapet for FIKS for Revisjonsuttalelse fra Follo distriktsrevisjon vedr. regnskap 2012 Kopi: Kontrollutvalget Rådmannen