STYRET FOR MOVAR IKS NR. 5/2015

Transkript

1 STYRET FOR MOVAR IKS NR. 5/2015 Medlemmene i styret for MOVAR IKS innkalles til møte: TORSDAG 24. SEPTEMBER 2015 KL. 08:00 MOVARs ADMINISTRASJON - HUGGENES Side nr.: PROTOKOLL FRA STYREMØTET 27. AUGUST Til behandling: SAK NR. 15/ KONTORLØSNING FOR SOLGÅRD AVFALLSPLASS OG HUSHOLDNINGSRENOVASJONSSEKSJONEN SAK NR. 16/ BUDSJETT 2016 ØKONOMIPLAN SAK NR. 17/ UTREDNING AV KILDESORTERING AV MATAVFALL I MOSSEREGIONEN O-SAK NR. 24/2015 DIREKTØRENS ORIENTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 25/ HANDLINGSPLAN FOR MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING O-SAK NR. 26/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 408 OPPGRADERING AV INNLØPSPUMPER PÅ FUGLEVIK RA Rygge, 17. september 2015 Brit G. Plassen (sign.)

2 1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 27. august 2015 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon, Huggenes. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Av varamedlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, leder Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Per-Christian Rasmussen, ansatt Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLLER FRA STYREMØTE 25. JUNI 2015 BLE ENSTEMMIG GODKJENT.

3 2 STYRESAK NR. 12/2015 VESTBY GJENVINNINGSSTASJON - VURDERING Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen igangsette dialog med Vestby kommune for å løse utfordringene knyttet til drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. Målet er å finne løsning som totalt sett er bedre enn dagens drift av Vestby Gjenvinningsstasjon. Behandling: Adm. direktør informerte om dagens ordning og mulige alternativer. Styret diskuterte mulige fremtidsscenarier. Votering: Ved avstemning ble direktørens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 13/2015 KONTORLØSNING FOR HUSHOLDNINGSRENOVASJONSSEKSJONEN OG MULIG SAMLOKALISERING MED MOVARs ADMINISTRASJON (Saken er unntatt offentlighet ihht Off.l. 23) Møtet ble lukket for offentligheten, men vedtak ansees som offentlig og inntas i ordinær protokoll. Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen ta høyde for samlokalisering av husholdningsrenovasjon og administrasjonen i leide lokaler ved fremleggelse av budsjett 2016, økonomiplan Behandling: Styret vurderte de ulike alternativene for økning av antall kontorplasser samt samlokalisering av husholdningsrenovasjon og administrasjonen. Det fremkom at det ikke ville bli flertall for direktørens forslag til vedtak, og det ble utferdiget to nye innstillinger til vedtak som det ble votert over.

4 3 Votering: Forslag til vedtak fremmet av Johan Isak J. Hjertebråten: Styret vedtar å innta i budsjett 2016, økonomiplan administrasjonens Alternativ 2 «Utvidelse av bygget på Solgård Avfallsplass», samt aktuelle justeringer på administrasjonsbygget på Huggenes. Forslaget fikk én stemme (Johan Isak J. Hjertebråten) og falt. Styrets leder utarbeidet følgende forslag til vedtak: 1. Styret ber administrasjonen løse plassproblemer i husholdningsrenovasjon innenfor eksisterende bygningsmasse, med nødvendige bygningsmessige tilpasninger. Styret ber seg forelagt forslag til tilpasninger med tilhørende kostnader og fremdriftsplan på neste styremøte. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med å dokumentere behovet for en samlokalisering innen 2 3 år. Ved avstemning fikk forslaget 7 stemmer (Ketil Reed Aasgaard, Marit Børud Kamark, Hege Solberg Sandtrø, John A. Ødbehr, Mariana Oberti, Tore Fredriksen, Einar Nordbotten) og ble vedtatt. Vedtak: 1. Styret ber administrasjonen løse plassproblemer i husholdningsrenovasjon innenfor eksisterende bygningsmasse, med nødvendige bygningsmessige tilpasninger. Styret ber seg forelagt forslag til tilpasninger med tilhørende kostnader og fremdriftsplan på neste styremøte. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med å dokumentere behovet for en samlokalisering innen 2 3 år. Adm. direktør opplyste om at administrasjonens forslag til løsning av pkt. 1 i vedtaket av tidsmessige årsaker innarbeides i budsjettet for 2016 som skal fremlegges på neste styremøte. Møtet ble igjen åpnet for offentligheten. STYRESAK NR. 4/2015 OPPFØLGING AV STYRETS EVALUERING Behandling: Styrets medlemmer diskuterte bredt sine erfaringer fra styrearbeidet.

5 4 O-SAK NR. 17/2015 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør orienterte om aktuelle prosesser og pågående aktiviteter. De ble benyttet to ulike PowerPoint-presentasjoner, hvorav den ene vedlegges denne protokollen. Presentasjonen for de ulike investeringsalternativer ved oppgradering av Fuglevik RA (sekundærrensekrav) og overføring av Kambo RA til Fuglevik RA, anses som et foreløpig arbeidsdokument og distribueres derfor ikke. O-SAK NR. 18/2015 PROGNOSE 2015 Presentasjonen vedlegges denne protokollen. Adm. direktør opplyser om at det ikke er nevneverdige avvik hverken mhp omsetning eller kostnad som krever nærmere forklaring utover det som fremkommer i presentasjonen. O-SAK NR. 19/2015 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: O-saken ble under behandlingen endret fra O-sak til styresak/beslutningssak og blir dermed STYRESAK NR. 14/2015 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK Styret var kritisk til at denne saken ikke var blitt fremmet tidligere og at målsetningene ikke følges opp under veis i året. Videre uttrykte styret bekymring for avvikene mellom plan og gjennomføring innenfor feiing og tilsyn. Styret ønsker mer konkret informasjon og i felleskap utformet man følgende forslag til vedtak: Styret ber om at det til møte i september fremlegges følgende: - En handlingsplan, hvor de ulike tiltakene, mål og status for disse, samt tidsplan for gjennomføring fremkommer. - En beskrivelse av hvordan målsetninger skal følges opp av ledelsen i brannvesenet igjennom året (Nytt tiltak). Votering: Styrets innstilling ble enstemmig vedtatt.

6 5 Vedtak: Styret ber om at det til møte i september fremlegges følgende: - En handlingsplan, hvor de ulike tiltakene, mål og status for disse, samt tidsplan for gjennomføring fremkommer. - En beskrivelse av hvordan målsetninger skal følges opp av ledelsen i brannvesenet igjennom året (Nytt tiltak). O-SAK NR. 21/2015 AVSLUTNING AV PROSJEKT SERVEROPPGRADERINGER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 22/2015 AVSLUTNING AV PROSJEKT 102 EL-BIL TIL ADMINISTRATIVT BRUK Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 23/2015 AVSLUTNING AV PROSJEKT 105 OPPGRADERING AV FAKTURASYSTEM Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering.

7 6 Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Økonomisjef forklarte bakgrunnen for den lange prosjektperioden. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:50. Ketil Reed Aasgaard Leder Johan Isak J. Hjertebråten Marit Børud Kamark Hege Solberg Sandtrø Mariana Oberti John A. Ødbehr Tore Fredriksen Einar Nordbotten

8 Direktørens orientering Styremøte Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendt eierkommunene for vedtak. Vedtatt i Moss og Råde. Vestby har signalisert at den kommer. Følges opp, etterhvert som vedtak foreligger. 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 2013 Handlingsplan sak 7/2014 Studietur jfr. Sak 15/14 Sak 4/15 SL/AD Møte Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/2014. Sak 8/15 Implementering Adm høst /2014/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK har trakk utmeldelsen Ny ROS og DOD gjennomføres. Møte i komitéen ROS og DOD, samt kostnadsfordeling MIB og ny låneramme til rep.skapet Komite/Adm 1.9. Nov.2015 S-sak 7/2015 Rep.skapssak 4/2015 Utredning av kildesortering av matavfall i Mosseregionen. Saken sendes tilbake til styret for videre utredning. Evt. impementering kan skje i2017. Se dagens orientering. Ny behandling i styret Ny behandling i rep.skapet Adm sept Adm nov S-sak 10/2015 Kontorløsning for renovasjonsseksjonen og evt. Samlokalisering med Adm Styret ber om ytterligere vurderinger. Adm. Utarbeidet S-sak 13/2015 Aug Administrasjon: Viderefører samarbeid med FREVAR om: Sentralsortering (FREVAR har gjort studie) Teknologivurdering avløpsrensing (bærekraftige renseanlegg) Effektivisering av drift (Optimalisering, kjemikalier, energi, kunnskap og ledelse) Direktøren er foredragsholder under Norsk Vanns årskonferanse til uken: «Hvordan få til en egnet organisering og finansiering av utviklingsarbeidet i vannbransjen? Anbefalinger fra sluttbrukergruppe for teknologiutvikling» 1

9 Administrasjon forts.: - Budsjettprosess 2016 (Milepæler): - Rep.skapet behandler budsjettet nov Styret behandler budsjettet Budsjett ferdig fra Adm. (godkjent av direktør) Budsjettmøte med eierkommunene Budsjettgrunnlag fra sektoransvarlige Kostnadsberegnede investeringer (jfr. metodikk for kostnadsestimering) Avklare forventet rente og lønnsvekst - Utsendelse av budsjettgrunnlag fra Adm. Blir lagt på F:/Økonomiplan 2016/Grunnlagstall Renovasjon: Status matavfallsinnsamlingsprosjektet: Oppdatert rapport produsert med data fra FREVAR Møte avholdt med kommune (adm-nivå), hvor innspill er mottatt. Møte avholdt med Follo REN IKS. Miljøbilen Markering i Vestby 3.9. kl. 10. ABØ spilt inn film -> Ut med anskaffelse av Forbrenningstjenester fra Renovasjon forts.: Ønske om kjøp av tomteareal fra MOVAR formidlet via Moss Kommune: Stena Recycling AS ønsker å flytte virksomheten fra Trolldalen til Industriveien (Solgård), men har da behov for arealer/tomt. Moss kommune ønsker dette gjennomført (miljøbelastning i Trolldalen). MOVAR har i utgangspunktet ikke arealer å avse, men har stilt seg positiv til å vurdere alternativt areal for vår virksomhet (jfr. tidligere prosess med kjøp av tilleggsareal). Avtalt møte mellom Moss kommune, MOVAR og grunneier. 2

10 MIB: Komitéarbeidet: Norconsult arbeider med mulig fremtidig organisering og dimensjonering av brannordningen. Komitemøte utsatt til 4. september, hvor videre prosess mot representantskapsmøte i november avklares. Ansettelse avdelingssjef forebyggende Ny utlysning med bistand fra Headvisor i høst. Anskaffelse av ny brannbil i Rygge Avventes. Møte i Ski 4.9. om fremtidig organisering av alarmsentralene. 3

11 Regnskap MOVAR IKS Totalt pr Omsetning inkl. internfakturering: kr Resultat Avskrivninger Finanskostnader Varekostnad (Produksjonskostnad) Driftskostnader Personalkostnader Likviditet pr Tall i NOK 1000 Pr Pr Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) Kortsiktige fordringer Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån SUM Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg Arbeidskapital Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Mhp husholdningsrenovasjon er 1. halvår 2015 og hele sommerrenovasjon (hytter) utfakturert pr. 30. juni. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr på

12 MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 2014 Resultat Prognose Budsjett / MOVAR IKS totalt pr Totalt sett god drift i samtlige avdelinger/sektorer. Regnskapstall for selskapet totalt pr er i hovedtrekk i tråd med budsjett. Naturligvis periodiseringsproblematikk (begge veier) og også sektorvise avvik mellom regnskap/budsjett. Lønnsoppgjør 2015 ikke igangsatt (virkningstidspunkt 1. mai) Rentene skal falle ytterligere utover høsten, og vil garantert gi en budsjettbom på finanskostnader Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2015 Budsjett Omsetning Regnskap 2014 Resultat Prognose Budsjett /

13 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene omtrent som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Noe periodiseringsproblematikk. Noe overforbruk i forhold til rådgivningstjenester/advokat, hvor deler av dette skal viderefaktureres andre avdelinger. Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Omsetning Budsjett 2015 Regnskap 2014 Resultat Prognose Budsjett / De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Omsetningen er noe under budsjett. Gjelder i hovedsak vannsalg til Moss. Varekjøp; Periodiseringsproblematikk; Kjemikalier (-200) Kull (-250 ) Analyser (-100) Transport Moss (-950 ) =>totalt kr Lønn & Driftskostnader; Tilnærmet budsjett. Kontovise avvik. Renter; For høyt budsjettert rentenivå, men også periodisering. 3

14 Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2015 Budsjett Omsetning Regnskap 2014 Resultat Prognose Budsjett / De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Litt over budsjett mhp omsetning, som skyldes en fuktig vår. Varekostnad: Ligger noe under budsjett. I hovedsak periodisering. Lønn Tilnærmet som budsjettert (lønnsoppgjør 2015 ikke foretatt) Drift Totalt sett «spot-on» men kontovise avvik. Renter For høyt budsjett (som for hele selskapet, Se avd 20), men også periodisering. Gjenbruksstasjoner og Renovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2015 Budsjett Omsetning Regnskap 2014 Resultat Prognose Budsjett

15 De viktigste avvikene ved drift av gjenbruksstasjonene og husholdningsrenovasjon. 1. halvår 2015 er utfakturert mhp husholdningsrenovasjon, samt for sommerrenovasjon for hele 2015 (for 4 kommuner). Varekjøp nær budsjett. Lønn, Svakt over budsjett. Driftskostnader er tett på budsjett, men kontovise avvik begge veier. MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 2014 Resultat Prognose Budsjett De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Generelt rimelig tett på budsjett. Lønn God treffprosent, men avvik i forhold til pensjonskostnader samt refusjon sykelønn. Lønnsoppgjør gjenstår også her. Driftskostnader Avvik begge veier. Sannsynligvis noe periodiseringsproblematikk. Kostnader knyttet til ROS-analyse og fremtidig org. og dimensjonering av brannvesenet er så langt ført på ADM. 5

16 15 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 15/2015 KONTORLØSNING FOR SOLGÅRD AVFALLSPLASS OG HUSHOLDNINGSRENOVASJONSSEKSJONEN Fremlagt: Skisser som viser mulig utvidelse av kontorfasilitetene på Solgård Avfallsplass Direktørens forslag til V E D T A K : 1. Styret godkjenner forslaget til utvidelse av kontorfasilitetene i administrasjonsbygget på Solgård avfallsplass innenfor en kostnadsramme på 2.7 mill. 2. Utvidelsen av kontorfasilitetene innarbeides i budsjettet for SAKSORIENTERING: Det vises til styresak 10/2015 og 13/2015. Husholdningsrenovasjon har i dag kontorplassering på Solgård Avfallsplass. Denne plasseringen har over tid medført blant annet plassutfordringer. Med dette som utgangspunkt begynte man i 2013 å se på en nødvendig økning av antall kontorplasser. Vi har lagt styrets vedtak i sak 13/2015 til grunn og sett på muligheter for å opparbeide tilfredsstillende eller bort i mot tilfredsstillende kontorarbeidsplasser, innenfor eksisterende bygningsmasse med nødvendige bygningsmessige tilpasninger. De forslagene som nå legges frem for styret tilfredsstiller kun dagnes behov for kontorløsninger. Fremtidige behov eller ønsket om mer publikumsvennlig løsninger, er ikke ivaretatt. Det vil også være en fordel med egnede møterom. Dette ivaretas ikke i disse løsningene.

17 16 Administrasjonen har kun vurdert alternativ plassering av Solgård, da man i utgangspunktet ikke ønsker å splitte opp fagmiljøet/seksjonen. Det finnes ingen løsninger i dag som uten omfattende bygningstiltak kan huse deler av de ansatte andre steder enn på Solgård Avfallsplass. Plan- og bygningslovens veiledning til forskrift om saksbehandling og kontroll i byggesaker (SAK) 11, definerer hvordan kommunene skal forstå bestemmelsen om midlertidige bygninger/tiltak. Her settes det en grense på inntil 2 år for midlertidige tiltak. Det uttales også at En plassering ut over 2 år har en i praksis i alle tilfeller ansett som «varig». Videre skal det behandles av arbeidstilsynet. Dette betyr at uavhengig om det etableres kontorbrakker eller andre endringer av kontorfasilitetene skal de blant annet tilfredsstille kravende i TEK 10. Det er vurdert tre løsninger 1: Brakkeløsning. Vi ser at en brakkeløsning ligger utenfor vedtaket i sak 13/2015 men velger allikevel å ta det med i saksfremstillingen i og med at det allerede er innhentet priser på brakkeløsningen. Kostnaden for denne løsninger ligger i størrelsesorden ,- og oppover, litt avhengig av valg av brakketype og krav fra det offentlige som følge av at brakkene i dette tilfelle vil ha en funksjonstid på over 2 år, og dermed ikke kan anses å være en midlertidig løsning. Brakkeløsningen vil i praksis ikke kunne tilpasses dagens administrasjonsbygg uten at man mister kontorareal i dagens bygg. En adskilt brakkerigg anses som mindre heldig i og med at man mister noe av nærheten i fagmiljøet. På Solgård Avfallsplass har vi et besøkstall på ca ,- kjøretøy i året. Vi etterstreber å lage et hyggelig miljø da vi mener dette på sikt er viktig for både ansatte og besøkende. Vi finner det ikke riktig å anbefale denne løsningen. 2: Etablering av kontorer i administrasjonsbyggets 2 etc. Det etableres 6 stk. kontorer i 2. etasje i administrasjonsbygningen. Dette oppnås ved at man fjerner møterommet og en del lagerarealer samt at taket heves. Kostnaden for denne løsningen ligger i størrelsesorden kr ,-. Denne løsningen er tilpasset eksisterende bygningsmasse og ivaretar ønsket om et samlet fagmiljø, men man mister dagens møterom (som nå allikevel benyttes til kontorer). 3: etablering av kontorer i verkstedbygning. Det etableres 6 stk. kontorer i lagerarealet i verkstedbygningen. For å hindre at det går tapt unødvendig mye lagerareal, foreslås det å utnytte takhøyden og etablere kontorfasilitetene i 2 etasjer. Innendørs lagerarealer er allerede i dag en mangelvare. For mye av utstyret er utendørs lagring et lite egnet alternativ ut fra den erfaringen vi har med nattlig aktivitet. Kostnaden for denne løsninger ligger i størrelsesorden kr ,-. Denne løsningen er tilpasset eksisterende bygningsmasse, men ivaretar i mindre grad ønsket om nærheten i

18 17 fagmiljøet enn alternativ 2. Med denne løsningen beholdes dagens møterom (som nå benyttes til kontorer). Det anbefales at det etablerers kontorer i administrasjonsbyggets 2. etasje innenfor en kostnadsramme på kr ,-. Rygge, 9. september 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef renovasjon

19 18

20 19

21 20

22 21 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 16/2015 Repr.sak 6/2015 BUDSJETT 2016 ØKONOMIPLAN Fremlagt: Budsjett 2016 samt økonomiplan totalt og pr. sektor, med kommentarer. Trykkes og sendes styrets medlemmer samt leder og nestleder i representantskapet. Utsendelse for øvrig er elektronisk. Direktørens forslag til I N N S T I L L I N G : Representantskapet i MOVAR IKS vedtar fremlagte som selskapets budsjett for 2016, samt økonomiplan for perioden , med investeringer og låneopptak ihht oppstillinger i økonomiplanen. SAKSUTREDNING: Vedlagt oversendes forslag til budsjett 2016 og økonomiplan for perioden for MOVAR IKS. Utarbeidelsen av budsjettet involverer svært mange ansatte og tallene er godt forankret i de ulike sektorene. Kostnadskontroll er en kontinuerlig prosess i selskapet, men det er under budsjettperioden ekstra fokus på utgifter og investeringer ned på detaljnivå.

23 22 Eierkommunene ønsker tallmateriale/priser tidlig fra oss pga sin egen budsjettering. Følgelig starter budsjettprosessen i selskapet med første innleveringsfrist fra sektorene allerede før sommerferieavviklingen. Under de enkelte avdelinger og sektorer er det kort kommentert om det er spesielle forhold som påvirker Videre er det vist til estimerte leveringsmengder kommende år, og de forutsetninger som er lagt til grunn for antatt utvikling i priser, lønn og rentenivå. Budsjettet for 2016 gjøres opp med samlede driftsinntekter på kr. 276,6 millioner, og et underskudd etter finansposter på kr Sektorene vann, avløp, renovasjon og feiertjeneste budsjetteres med underskudd for å nedregulere positive selvkostfond. Produksjon av materiale til budsjettet har pågått helt frem til levering til trykkeri. Vi ber derfor om forståelse for at det kan forekomme skrivefeil og at layoutmessige løsninger ikke er optimale. Før budsjett og økonomiplanen sendes representantskapet vil slike feil bli forsøkt korrigert. De endringer som eventuelt følger av styrets behandling vil innarbeides i dokumentet før oversendelse til representantskapet. Administrasjonen er beredt til å besvare spørsmål under behandlingen. Rygge, 17. september 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Jon Jerry Tveter (sign.) Økonomi- og administrasjonssjef

24 23 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 17/2015 Repr.sak 7/2015 UTREDNING AV KILDESORTERING AV MATAVFALL I MOSSEREGIONEN Fremlagt: Delrapport 1: Muligheter for kildesortering, innsamling og behandling av matavfall i Mosseregionen datert Direktørens forslag til I N N S T I L L I N G : 1. Representantskapet i MOVAR ber selskapet utrede muligheten for matavfallsinnsamling igjennom optisk sortering/sentralsortering. Nedstrømsløsning/ behandlingsløsninger for dette vurderes i samarbeid med andre selskaper/kommuner. 2. Utredningen forutsettes gjennomført i løpet av Saksfremlegg med tilhørende rapport oversendes eierkommunene til orientering. SAKSUTREDNING: I Økonomiplan ble det avsatt midler til å gjennomføre et prosjekt som skulle se på matavfallsinnsamling i Mosseregionen, og muligheten for å behandle denne typen avfall sammen med avløpsslam fra renseanlegg for biogassproduksjon. Tidlig i prosjektet ble det klart at matavfallsinnsamling kan gjennomføres uavhengig av om MOVAR alene eller sammen med andre bygger et biogassanlegg. Byggingen av et slikt biogassanlegg krever imidlertid at man gjennomfører innsamling av matavfall.

25 24 Man valgte derfor å dele prosjektet i to delrapporter: 1. Mulighet for kildesortering, innsamling og behandling av matavfall fra MOVAR. 2. Utredning av biogassproduksjon basert på matavfall og avløpslam (Presenteres senere). Denne styresaken omhandler i all vesentlighet delrapport 1 «Mulighet for kildesortering, innsamling og behandling av matavfall i Mosseregionen». Saken er forsøkt skrevet utfyllende, slik at rapporten kan benyttes som støttelitteratur. Saken har tidligere blitt fremmet i styresak 07/2015 og i representantskapssak 4/2015. Representantskapet fattet følgende vedtak: Saken sendes tilbake til styret for ytterligere informasjonsinnhenting og behandling. Det bør opprettes tett dialog med eierkommunenes administrasjoner i den videre prosessen, før saken på nytt fremmes for representantskapet. Målsetningen er at eventuell ordning kan implementeres i eierkommunene med virkning fra Det er hver enkelt kommune som vedtar renovasjonsløsningen i sin kommune. MOVAR har imidlertid vært pådriver for å få mest mulig like kommunale renovasjonsforskrifter, avfallsteknisk norm, samt renovasjonsløsninger i eierkommunene. Vi har nå hatt en god prosess med representantene for administrasjonene i alle eierkommunene. Dette er utført via 2 felles møter hvor kommunene har kommet med synspunkter og forslag til endinger. Rapporten er justert for å ivareta kommunenes synspunkter. Hvorfor gjennomføre matavfallsinnsamling: Dagens løsning, hvor matavfallet samles inn sammen med restavfallet og sendes til forbrenning, bidrar i liten grad til energiutbytte. Det organiske stoffet i maten forsvinner, og næringsstoffene følger asken som deponeres. Blant disse næringsstoffene er fosfor, som anses å være en begrenset ressurs. EU vedtok i 2008 et rammedirektiv for avfall, med mål om 50 % materialgjenvinning eller ombruk av husholdningsavfallet innen Dette rammedirektivet er nå under revidering, og i EUs strategi for materialgjenvinning har man antydet følgende mål: - Materialgjenvinning, eller ombruk av husholdningsavfall, skal økes til 70 % innen Materialgjenvinning, eller ombruk av emballasje skal økes til 80 % innen Innføring av særskilt innsamling av matavfall fra 2025.

26 25 Blir dette innført, vil det prege også norsk avfallspolitikk mot Hvordan målene implementeres i Norge er ikke kjent. Vi må imidlertid forvente at også dette vil prege fremtidige rammebetingelser for den kommunale avfallshåndteringen og avfallsselskapene. I plandokumentet «Samordning av avfallshåndtering i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler» er det satt mål om mer enn 40 % materialgjenvinning innen I 2014 hadde vi en innsamlet mengde til materialgjenvinning på 32,7 %. Det vil være krevende å nå denne målsetningen uten separat innsamling av matavfall. Vi kan her nevne at landsgjennomsnittet for innsamlet mengde til materialgjenvinning i 2014 var 37,5 %. Ved behandling av matavfall i et biogassanlegg, kan man produsere drivstoff i form av biometan. Biogassen er å anse som et fornybart drivstoff, da karbonet i denne ikke er fossilt. Ren biogass kan derfor, noe forenklet slik som elektrisitet til El-bil, sies å være et klimanøytralt drivstoff. Biogassen som kan produseres på innsamlet matavfall i Mosseregionen tilsvarer energiinnholdet i ca liter diesel årlig. Dvs. nok drivstoff til å dekke transportbehovet tilsvarende det dobbelte av MOVARs innenfor dagens renovasjonsordning. Hvordan gjennomføre matavfallsinnsamling: I renovasjonskontraktene som ble satt i drift , har administrasjonen tatt høyde for at det kan bli matavfallsinnsamling, slik at det finnes priser knyttet til innsamling av denne fraksjonen. Man har imidlertid ikke tatt høyde for alle alternative som beskrives i rapporten. En av utfordringene med innsamling av matavfall er at mengdene pr innbygger er små. Som det fremgår av rapporten, kan man forvente i størrelsesorden 50 kg matavfall fra hver innbygger pr. år. Da matavfallet har høy egenvekt, er dette et beskjedent volum. For å utnytte avfallsbeholderen, og dermed redusere kostnadene ved innsamling, tilsier dette en lav hentefrekvens. På den annen side er matavfallet noe av det avfallet som innbyggerne har størst ulemper med i forhold til luktproblematikk, mark og insekter. Dette taler for en hyppig hentefrekvens, tross små mengder. I rapporten er det for alle 4 hovedalternativene i utgangspunktet lagt opp til tømming av matavfall hver 14. dag. Vi har for de fleste kommunene i dag ukentlig tømming av restavfall. Administrasjonen er bekymret for at 14. dagers tømming av matavfall kan medføre luktulemper og problemer med insekter og mark særlig sommerstid. Denne bekymringen deles av kommunenes administrasjoner. Dette vil medføre en negativ holdning hos innbyggerne som igjen vil kunne redusere utsorteringen. Vi har derfor fått beregnet ukentlig tømming av matavfallet for alle hovedalternativene.

27 26 Foruten alternativ 4, vil alle de tre andre alternativene driftes mest effektivt hvis man enten transporterer direkte til et lokalt behandlingsanlegg i Mosseregionen, eller at man laster om matavfallet for transport på større kjøretøy. Som hos innbyggerne vil også håndtering av matavfall på Solgård Avfallsplass kunne medføre luktulemper. For å holde kostnadene nede, ble dagens omlastningshall ikke bygget for separat håndtering av matavfall. Dette vil bl.a. kreve at hallen utstyres med et kraftig ventilasjonsanlegg med tilhørende luktreduksjon, endringer av fallforhold, vann og avløp samt en frostfri sone. Hvorvidt man skal tilpasse dette i dagens hall eller bygge et tilstøtende areal er ikke vurdert, men man har tatt nødvendig høyde for begge muligheter i kalkylen i rapporten. Så sant det ikke medfører for store praktiske og administrative ulemper for renovatørene og MOVAR, kan man vurdere en løsning, hvor matavfallet tømmes ukentlig i sommerhalvåret og hver 14. dag i vinterhalvåret. I rapporten er det vurdert 4 hovedalternativer. Alternativene og endringene i forhold til dagens renovasjonsmodell er kort beskrevet nedenstående tabell. Alternativer Antall beholdere Kort beskrivelse Alt 1: Ekstra beholder til matavfall Alt 2 Beholder til glass og metall benyttes til matavfall Glass og metall til returpunkt a 4/5 Mat og rest hentes hver 14. dag. Dette medfører samme antall tømminger som i dag. Øvrige fraksjoner som i dag. b 4/5 Mat hentes ukentlig, rest hver 14 dag. Antall tømminger øker med 26 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning. Øvrige fraksjoner som i dag. a 3/4 Mat og rest hentes hver 14. dag. Glass og metallemballasje hentes på returpunkt. Antall tømminger reduseres med 12 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning. b ¾ Mat hentes ukentlig, rest hver 14 dag. Glass og metallemballasje hentes på returpunkt. Antall tømminger øker med 14 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning.

28 27 Alt 3 Todelt beholder for matavfall og restavfall a b ¾ ¾ Mat og rest hentes hver 14. dag. Antall tømminger reduseres med 26 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning. Mat og rest hentes ukentlig. Dette medfører samme antall tømminger som i dag. a 3 Mat og rest hentes hver 14. dag. Antall tømminger reduseres med 26 (plast sorteres ut som egen fraksjon) eller 38 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning. Alt 4 Optisk sortering Matavfall, restavfall og eventuelt plastavfall legges i samme beholder. b 3 Mat og rest hentes hver 14. dag. Antall tømminger reduseres med 26 (plastsorteres ut som egen fraksjon) eller 38 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning. Her er det lagt inn i forutsetning om levering til et mulig anlegg i Fredrikstad. c 3 Mat og rest hentes ukentlig. Dette medfører samme antall tømminger som i dag (plast sorteres ut som egen fraksjon) eller en reduksjon på 12 pr. husstand årlig i forhold til dagens ordning. Her er det lagt inn i forutsetning om levering til et mulig anlegg i Fredrikstad. Alternativ 1- Utvidelse av dagens løsning med beholder for matavfall: Løsningen medfører en utvidelse av dagens løsning fra 4 til 5 fraksjoner. I dag benytter innbyggerne 3 beholdere (restavfall, papp og papir, glass- og metallemballasje). Plast kan enten leveres via sekk eller beholder etter ønsker fra innbyggerne. De som har valgt å ha plast i beholder i dag, kan velge å benytte sekk til plast, for å unngå flere beholdere. Matavfallsbeholderen vil med unntak av store borettslag være av type 140 L, selv for de som samarbeider med flere naboer. Dette siden matavfallet utgjør lite i volum. Denne løsningen vil passe godt inn i dagens renovasjonsordning, men man ser samtidig at denne ordningen kan medfører ulemper for en rekke innbyggerne, mhp antall beholdere og tilgjengelige arealer spesielt hos fellesløsninger og eiendommer med nedgravde løsninger. På den annen side vil en slik løsning kanskje være den som stimulerer mest til riktig sortering, og hvor faren for sammenblanding av ulike typer avfall vil være minst. For denne matavfallsfraksjon vil det være etablerte nedstrømsmuligheter/ behandlingsmuligheter og konkurranse i dagens marked.

29 28 Alternativ 2 - Glass- og metallemballasje leveres til returpunkt: Løsningen innebærer at innbyggerne må oppsøkte felles ubemannet returpunkt for å avhende glass- og metallemballasje, og at dagens beholder glass- og metall benyttes til matavfall. MOVAR har jobbet aktivt med å bli kvitt denne typen returpunkter, da det påløper store kostnader med å holde slike i orden. Årsaken til dette er at returpunktene ofte benyttes som leveringssted for avfallsfraksjoner som skal leveres til andre mottaksordninger samt forsøpling. Det forekommer også at næringsdrivende leverer næringsavfall på denne type mottak. Det å måtte transportere glass- og metallemballasje til returpunkt, forventes også å påvirke gjenvinningsgraden for denne type avfall negativt. Sannsynligheten øker for at denne fraksjonen finner veien til restavfallet. For denne matavfallsfraksjonen vil det være etablerte nedstrømsmuligheter og konkurranse i dagens marked. Alternativ 3 - Todelt beholder for rest- og matavfall: Løsningen med en todelt beholder for rest- og matavfall vil passe dårlig inn i dagens renovasjonsløsning. Det er i hovedsak to grunner til dette. For det første krever løsningen tokamrede kjøretøy, hvor matavfallet tas i det minste kammeret og restavfallet i det største. Videre har MOVAR sammen med kommunene aktivt jobbet for at innbyggerne skal ha stor frihet til å samarbeide om felles renovasjonsbeholdere. Ved at innbyggerne kan gå sammen å bruke større avfallsbeholdere og felles hentested for renovatøren, belønnes dette med lavere renovasjonskostnader for hver enkelt. De gode tilbakemeldingene og resultatene man oppnår med dette arbeidet, gjør at man ønsker dette videreført. I dag er det kun 240 liter eller 260 liter to-delt beholdere som er tilgjengelige i dette alternativet. Noe som gjør at man vil miste fordelene ved at naboene samarbeider. Dette vil trolig også gjøre at renovatøren får flere hentesteder. Vi anser sannsynligheten som stor for at innbyggerne som i dag samarbeider om et felles hentested vil passerer beholderne tilbake ved huset. Vi har også fått tilbakemelding fra selskaper/kommuner som bruker denne ordningen at den medfører problemer i forhold til drift. For denne matavfallsfraksjon vil det være etablerte nedstrømsmuligheter og konkurranse i dagens marked.

30 29 Alternativ 4 - Optisk sentralsortering av restavfall, matavfall og plast: Matavfallet sorteres i egne poser. Matavfallet samles inn i samme beholder som restavfall og helst sammen med plastavfall, og leveres til et egnet sorteringsanlegg. Sett fra innbyggernes side føler vi oss trygge på at optisk/nir sentralsortering vil være den beste av dagens løsninger. Løsningen gir en god utnyttelse av volumene i avfallsbeholderne og medfører mindre transport enn de andre løsningene. Denne løsningen er også å foretrekke for å utnytte volumer i fellessystemer eller der hvor det er etablert eller etablerers nedgravde løsninger. Selv om man teoretisk sett løser tre fraksjoner i en, blir ikke kjøringen ved innsamling redusert til en 1/3. Årsaken til dette er at en blandet fraksjon som dette ikke kan komprimeres under transport, og det selvsagt er begrenset volum på kjøretøyet. Kvaliteten på fraksjonene som tas ut kan også påvirkes av feilsortering og sammenblanding av avfallstyper som følge av at poser ryker under transport, omlastning og sortering. Løsningen gir dermed sannsynligvis mindre innsamlet matavfall enn de øvrige alternativene. For en slik fraksjon virker det foreløpig ikke å være konkurranse og det er svært begrensede nedstrømsmuligheter. Valg av denne løsningen vil kreve en grundig utdyping av nedstrømsmarkedet, eller etablering av et anlegg i samarbeid med andre kommuner/selskaper. MOVAR er invitert av FREVAR KF til å delta i deres utredning av et slikt anlegg for Østfold etter modell ROAF. Videre er det dialog med andre selskaper som også har liknende planer, men uten tilsvarende avansert plastutsortering. Kostnader ved kildesortering av matavfall: Ombygning/tilrettelegging av omlastningshallen er allerede nevnt som kostnad. I rapporten er det lagt inn en investering på 20 millioner. Dette omfatter som sagt et areal som er tilpasset denne oppgaven med tilgang til vann og avløp til sigevannssystemet, og ikke minst god ventilasjon og endringer av fallforhold for å ivareta arbeidsmiljøet til de ansatte og luktreduksjon for å verne omgivelsene. Kalkylen er foreløpig og er kun et anslag. I alternativ 3 må spesialbeholdere med to kammer anskaffes og i tillegg må biler tilpasset disse dunkene anskaffes. For å kunne imøtekomme evt. utfordringer med lukt og insekter, har man beregnet alternativene både med 14 dagers tømmefrekvens og ukes tømmefrekvens.

31 30 4 beholdere 3 beholdere, glass til returpunkt Delt beholder Optisk sortering Alternativ 1a 1b 2a 2b 3a 3b 4a 4b 4c Årskostnad kapital Endret tømmekost Drift/tømming 2 2 returpunkt Årlig posekostnad 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 0,9 1,8 0,9 0,9 Endret behandlingskost Endret omlastingskost drift/ mill. 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0, Endring årlige i utgifter, avrundet Per innbygger avrundet Hvis man aksepterer tømming av restavfall og matavfall hver 14. dag, vil man kunne innføre matavfallsinnsamling for anslagsvis kr. 50 til kr. 100,- pr. innbygger pr. år. Hvis man av hensyn til lukt, insekter og mark ønsker å øke tømmefrekvensen til ukestømming øker kostnadene til området kr. 100 til kr. 200,- pr. innbygger pr. år. Som det fremgår av ovenstående tabell vil både etablering av optisk sortering eller en løsning med 4 beholdere være innenfor det samme kostnadsområdet. Vi finner det her riktig å legge til at det er usikkerheter i grunnlaget som ligger til grunn for utregningen av kostnadene pr. innbygger.

32 31 Miljøeffekt av kildesortering av matavfall: I rapporten har man satt opp en sammenlikning av klimaregnskapet for de ulike løsningene: Det ser ikke ut til å være store forskjeller i klimabelastningen av de ulike alternativene. Isolert sett gir dagens innsamlingsordning en lavere klimabelastning enn en innsamlingsordning med innsamling av matavfall vil gi. Det er valg av nedstrømsløsning og en miljømessig riktig utnyttelse av matavfallet som gir et vesentlig pluss klimaregnskapet. Man må i denne sammenlikningen også ta med at man basert på å drifte renovasjonskjøretøyene på biogass har redusert utslippene tilsvarende tonn CO 2e fra fossilt drivstoff. I tillegg vil innsamling av matavfall gi en reduksjon i størrelsesorden tonn CO 2e pr tonn TS avhengig av kvaliteten på nedstrømsløsningene. Anbefaling: Kommunene og MOVAR må forvente å møte økende krav til materialgjenvinning og ombruk, etter hvert som Norge stilles ovenfor nye EU-krav eller det foretas skjerping av nasjonale krav. Målsetningen som er satt i plandokumentet «Samordning av avfallshåndtering i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler» på mer enn 40 % materialgjenvinning innen år 2021 viser seg vanskelig å nå uten matavfallsinnsamling. Ved å samle inn matavfall kan man potensielt produsere biogass som tilsvarer mer enn det totale drivstoffbehovet som trengs for å drifte MOVARs renovasjonsløsning på klimanøytral biogass, gitt at samtlige kommuner deltar. Begge argumentene over veier tungt for en anbefaling av å samle inn matavfall. De største motargumentene mot å samle inn matavfall er ulemper som innbyggerne kan oppleve som følge av lukt, insekter og mark fra beholderne.

33 32 Disse ulempene vil reduseres ved hyppigere tømming, som igjen utløser økte kostnader. Iflg rapporten til Asplan Viak vil man kunne etablere en ordning med 14. dagers henting av restavfall og matavfall for i størrelsesorden kr. 50 til kr. 100,- pr. innbygger pr. år, eller for ukentlig henting av matavfall og 14 dagers henting av restavfall i størrelsesorden kr. 100 til kr. 200,- pr. innbygger pr. år. Det kan vurderes å lage ordningen slik at tømmefrekvensen varierer over året for å redusere kostnadene. Dette fordrer igjen at kommunene velger samme løsning i forhold til renovasjonsløsning og hentefrekvens. En økning av utgiftene denne størrelsesorden er etter vårt syn en signifikant kostnadsøkning, men den må vurderes opp mot miljøgevinsten som matavfallsinnsamling gir. Hvis mellom 1 og 4 kommuner velger å innføre matavfallsinnsamling eller velger forskjellige innsamlingssystemer, vil MOVAR vurdere muligheter for direkte transport av hele eller deler av avfallsmengden til sluttbehandler uten omlastning på Solgård Avfallsplass. Dette vil gi et annet kostnadsbilde enn hva som er lagt til grunn i rapporten. Kort oppsummering av fordeler og ulemper ved de forskjellig innsamlingsordningene Alternativ 1- Utvidelse av dagens løsning med beholder for matavfall Alternativ 3 - Todelt beholder for rest- og matavfall: Anbudskonkurranser som sikrer god pris og fleksibilitet over tid. Fleksibel naborenovasjon og beholderstørrelse Fraksjoner kan tømmes uavhengig av hverandre Ekstra beholder vanskelig å plassere God utsorteringsgrad 1a godt ut økonomisk, men 1b er dyrere Alternativ 2 - Glass- og metallemballasje leveres til returpunkt Lite fleksibel mht. tømmefrekvens og naborenovasjon Driftsproblemer -ved tømming av beholderne Låst til fast beholdervolum, passer ikke i blokker/leiligheter 3a godt ut økonomisk, 3b er dyr Alternativ 4 - Optisk sentralsortering av restavfall, matavfall og plast: Lavere servicenivå enn dagens Ekstraarbeid med bringepunkter Dårligere utsorteringsgrad for GM Fleksibel naborenovasjon og beholderstørrelse Fraksjoner kan tømmes uavhengig av hverandre 2a godt ut økonomisk, men 2b er dyrere Fare for redusert kvalitet på plastfraksjon Mindre matavfall Bra servicenivå pga. færre beholdere Fleksibel 4a: dyr, usikker nedstrømsløsning 4b: Lav kostnad 4c:høyere innsamlingskostnad, trenger ikke nye beholdere, godt ut økonomisk

34 33 Administrasjonen ønsker å vektlegge og begrense ulempene for innbyggerne dersom matavfallsinnsamling skal gjennomføres. Dette taler for ukestømming og sentralsortering. Kommunene anbefales å velge samme innsamlingsordning, og koordinere en evt. implementering tett med hverandre og MOVAR. Som det fremgår av saksutredningen anser administrasjonen at det er Optisk sentralsortering, alternativet 4, som fremstår som den beste løsningen for innbyggerne i regionen. Dette er også det alternativet som har høyest klimagevinst. Det anbefales at det settes av tilstrekkelig tid og ressurser til å utrede optisk sortering. Utredningen bør ta for seg hele ordningen fra innsamling av avfallet til ferdig sluttprodukt. Denne modellen har i dag utfordringer i forhold til at det ikke finnes et fungerende marked. Dersom det ved utredningen skulle vise seg at dette alternativet ikke er å anbefale, vil administrasjonen på nytt, og sammen med kommunenes administrasjoner vurdere de andre alternativene. Rygge, 15. september 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef renovasjon

35 34 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 25/2015 MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING STATUS OG TILTAK Fremlagt: Handlingsplan for måloppnåelse i forebyggende avdeling utredet av MIB september 2015 Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: Styret i MOVAR IKS behandlet i sitt møte 27. august 2015 saken «Måloppnåelse i forebyggende avdeling status og tiltak», som ble fremmet som O-sak nr.19/2015. Saken ble under behandlingen endret fra O-sak til styresak/beslutningssak benevnt som styresak nr. 14/2015, der styrets vedtak var: Styret ber om at det til møte i september fremlegges følgende: En handlingsplan, hvor de ulike tiltakene, mål og status for disse, samt tidsplan for gjennomføring fremkommer. En beskrivelse av hvordan målsetninger skal følges opp av ledelsen i brannvesenet gjennom året (Nytt tiltak) Tiltakene som var omtalt i O-sak 19/2015, senere endret til styresak 14/2015, har i denne sakens oppstilling i tabellform tilsvarende rekkefølge. Det nye tiltaket som styret ber om, er ført opp til slutt. Moss, 14. september 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Jack Hatlen (sign.) Brannsjef

36 35 1 HANDLINGSPLAN FOR MÅLOPPNÅELSE I FOREBYGGENDE AVDELING Vedlegg til styresak utarbeidet av MIB september 2015 Tiltak Mål/hensikt Beskrivelse Status Kostnader Tidsplan Ansvar Tiltak 1: Online-løsning for bruk av nettbrett ute i felt/hos kunde - Gjøre oppslag i feierregisterets database utenfor kontorsted - Innhente nettbasert informasjon til bruk i kundebehandling og saksbehandling utenfor kontorsted - Gjøre ferdig egne registreringer i felt, elektronisk og uten behov for innlegging etter retur til kontor - Skrive ut og levere utfylt sjekkliste direkte til kunden etter tilsyn - Tiltaket skal bidra til en økning av antall gjennomførte oppgaver totalt Utfordringer: - Er avhengig av tilgang til internett utenfor kontorsted - Er avhengig av at samspillet mellom ulik programvare og leverandører fungerer som forutsatt - Hver feier disponerer hvert sitt nettbrett og mobil bredbåndsruter for bruk innenfor ansvarsområdets grenser. - Feieren utfører sin planlagte oppgave og innhenter nødvendig informasjon om forhold hos kunden, samt legger dataene inn fortløpende - Feieren skriver ut dokumenter på skriver montert i feierbil. Alternativt kan dokumenter sendes til kundens epostadresse - 3 typer/merker nettbrett har blitt prøvd ut blant feierne. - Sony Experia, som også er vanntett, er foretrukket og valgt som en løsning for alle. - Mobil bredbånds-ruter med Netcom abonnement er prøvd ut og blir valgt som løsning for alle - Skriver i feierbil er forsøkt og vil på bakgrunn av disse erfaringene ikke bli videreført. Dokumenter kan tilbys sendt elektronisk til kundens epostadresse - Opplysninger om kostnader er hentet fra tilbud, samt fra kjøp som er foretatt Fra Powel AS: - Engangskostnader er oppgitt til ,- inkl. mva., og årlig vedlikehold og brukerstøtte for 2015 er oppgitt til ,- inkl. mva. - Innkjøp av nettbrett, beskyttere og billader har gitt en kostnad på ,- inkl. mva. - Abonnement for ruter beløper seg til 299,- pr. mnd pr. bruker og utgjør årlig ,-. - Materiell som er anskaffet og prøvet, men ikke tas i bruk i prosjektet overføres til annen/annet bruk i MIB. Kostnader for dette materiellet utgjør rundt 5.000,- inkl. mva. - Arbeidet med implementering av løsning mellom Powel og ACOS er kommet i gang, men ikke fullført. - Det er ikke gitt endelig dato for helhetlig operativitet, men saken purres jevnlig. - Brannsjef har overordnet ansvar for at tiltaket gjennomføres. - Seksjonsleder for forebyggende avdeling har ansvar for å melde tilbake til brannsjef om status og behov for endringer (pga. vakanse) - IT-avdelingen i Movar bistår MIB med kontakt knyttet til teknisk leveranse samt implementering i Movar IKS s egen dataløsning.

37 36 2 Tiltak Mål/hensikt Beskrivelse Status Kostnader Tidsplan Ansvar Tiltak 2: UMS-varsling av feieroppgaver - Øke treffprosent for feiernes oppgaver, dvs mindre avvik mellom varslet og utført oppgave - Øke tilgjengelige tidsressurser som kan benyttes til utførelse av feiernes kjerneoppgaver -Redusere risiko for misforståelser, og skade på kundens eiendom (bl.a. nedsoting) som følge av misforståelser Utfordringer: - Tiltaket har både engangs- og årlige kostnader av økonomisk betydning. - Tiltakets kostnader er ikke tatt inn i MIB s forslag til budsjett for 2015 eller Ut over økonomi anses det ikke å være knyttet særskilte utfordringer til dette tiltaket. - Med UMS-varsling kan et utvalg kunder varsles om forestående feiing eller tilsyn med fyringsanlegg, ved en SMS til kundenes mobiltelefoner - Med UMS-varsling kan feieren gi beskjed om forhold som utsettelse, forsinkelse eller annet som avviker fra planlagt oppgaveløsing. - Leverandørens betegnelse er «system for adressebasert kommunikasjonsverktøy for servicemeldinger» - Det er opprettet kontakt med Unified Messaging Systems AS der hensikten er møte/demo. Avtale om møte er utsatt til etter styrets behandling. - Seksjonsleder for forebyggende avd. og feierformann har fått demonstrert løsningen hos Søndre Follo brannvesen - Opplysninger om kostnader er gitt av UMS på MIB s forespørsel - Det kan velges mellom 3 pakker pro, standard og light. - Kostnader for light er: Support ytes 7-17 man-fre. Etablering koster ,-, årlig lisens koster ,- og opplæring koster 5.000,-. Trafikkkostnader kommer i tillegg f.eks. 0,70 pr. SMS (160 tegn). - Kostnader for standard er: Support ytes 24/ Etablering koster ,-, årlig lisens koster ,-, anskaffelse av Folkeregisterdata koster 6.000,-, kvartalsvis oppdatering av DB koster 645,- og opplæring koster 7.500,-. Trafikkkostnader kommer i tillegg f.eks. 0,70 pr. SMS (160 tegn). - Alle kostnader er oppgitt eks. mva. - Systemet kan settes opp og tas i bruk snarest. - Avventer styrets behandling. - Brannsjef har overordnet ansvar for utredning og iverksetting av tiltaket.