STYRET FOR MOVAR IKS NR. 5/2014

Transkript

1 STYRET FOR MOVAR IKS NR. 5/2014 Medlemmene i styret for MOVAR IKS innkalles til møte: ONSDAG 18. JUNI 2014 KL. 08:00 MOVARs ADMINISTRASJON - HUGGENES Side nr.: PROTOKOLL FRA STYREMØTE 22. MAI Til behandling: SAK NR. 14/ FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR IKS UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON SAK NR. 15/2014 FAGBEFARING I FORBINDELSE MED VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID SAK NR. 16/ PROSJEKTSTILLING PÅ BRANN- OG REDNING I KS BEDRIFT O-SAK NR. 22/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 23/2014 RESULTATRAPPORTERING OG LIKVIDITET (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 24/ ÅRSBERETNING FOR RESERVEVANNSAMARBEIDET 2013 MELLOM MOVAR IKS, FREDRIKSTAD OG SARPSBORG KOMMUNE O-SAK NR. 25/ PROTOKOLL FRA MØTER I AMU

2 O-SAK NR. 26/ AVSLUTNING AV PROSJEKT 605 UTBEDRING BUNNLEDNINGER MOSSEREGIONENS BRANNSTASJON Rygge, 11. juni 2014 Brit G. Plassen (sign.)

3 1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 22. mai 2014 kl. 08:00 avholdt styret for MOVAR IKS telefonstyremøte. 8 medlemmer av 8 deltok: Av medlemmene deltok: Av vararepresentantene møtte: Forfall av medlemmer: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Einar Nordbotten, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 11. APRIL BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 13/2014 REPR.SAK NR. 5/2014 KLAGEADGANG I FORBINDELSE MED MOSS KOMMUNES UTMELDELSE AV BRANNSAMARBEIDET I MIB Direktørens forslag til innstilling: Representantskapet i MOVAR er gjort kjent med muligheten til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal og moderniseringsdepartementet. Man vurderer muligheten til å vinne frem med en slik klage som liten, og avstår derfor fra å innklage utmeldelsen. Hver av selskapets eiere står imidlertid fritt til å påklage utmeldelsen.

4 2 Behandling: Styrets leder informerte om det prosessuelle ved en deltakers utmeldelse, og følgelig om bakgrunnen for at styret har denne saken til behandling. Styrets medlemmer diskuterte hvorvidt en innstilling burde inneholde noen føring fra styret overfor representantskapet i forhold til eventuell klage på Moss kommunes utmelding av brannsamarbeidet. I saksfremlegget fastslås det at det er representantskapet som på vegne av selskapet formelt kan vedta å fremme en klage til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. I løpet av diskusjonen ble det fremsatt alternative formuleringer av innstilling overfor representantskapet. Det var uenighet om sannsynligheten for å vinne frem med en klage burde inngå i innstillingen. Tore Fredriksen ville ha med at sannsynligheten for å vinne frem med en klage var vurdert som liten. De øvrige i styret (Ketil Reed Aasgaard, Marit Børud Kamark, Hege Solberg Sandtrø, John Ødbehr, Mariana Oberti, Einar Nordbotten) stemte for følgende innstilling; Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 07. juni Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen. Johan Isak J. Hjertebråten sto også bak denne innstillingen, men ønsket at styret samtidig innstilte på å ikke innklage utmeldingen. Marit Børud Kamark bemerket at styret på et senere tidspunkt på et selvstendig grunnlag må vurdere konsekvensene av Moss kommunes utmeldelse, og behandle dette i rette fora. Adm. direktør bekreftet at dette vil bli fremmet senere, men at dette må sees i sammenheng med sannsynlig utfall av de pågående og foreslåtte prosessene. Styret var enstemmige på at dette ikke bør nedfelles som noe eget punkt i vedtaket om klageadgang på utmeldelsen fra Moss kommune. John Ødbehr forlot telefonmøtet 08:45 før endelig formulering av vedtak, men endelig innstilling overfor representantskapet ble som tidligere votert på møtet; Styrets innstilling til representantskapets vedtak: Vedtak: Representantskapet i MOVAR IKS gjøres kjent med deres mulighet til å påklage utmeldelsen fra Moss kommune til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. En eventuell klage må fremmes innen 07. juni Hver av selskapets eiere står fritt til å påklage utmeldelsen.

5 3 EVENTUELT Adm. direktør informerte om at Fagforbundet har sendt ut streikevarsel med mulig oppstart kommende uke. Et stort antall ansatte er varslet tatt ut ved en eventuell streik. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 08:50. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Einar Nordbotten

6 4 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 14/2014 FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR IKS UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON Fremlagt: 1. Rapport fra Østfold kommunerevisjon, datert 6. april 2014 (egen fil) 2. Repr.sak 4/2014, saksdokument fremlagt for representantskapet 3. Utskrift av protokoll fra representantskapsmøte , avholdt 29. april 2014 Direktørens forslag til V E D T A K : Styret i MOVAR IKS ber administrasjonen gjennomføre de tiltakene til forbedringer og korreksjoner som forvaltningsrevisjonsrapport fra Østfold kommunerevisjon påpeker med hensyn på gebyrgrunnlag og selvkostregnskaper. Saksorientering: Bestillingen og gjennomføringen er beskrevet i saksfremstilling fremlagt for representantskapet. Rapporten ble presentert for representantskapet i kortform på lysark av de tre revisorene fra Østfold kommunerevisjon som hadde gjennomført kontrollen. Revisorene besvarte fortløpende spørsmål fra representantskapet under gjennomgangen. Mandatet til Østfold kommunerevisjon var inndelt i fire områder; MOVAR IKS økonomiske nøkkeltall siste fem år. Gebyrgrunnlag og selvkostregnskaper Internkontroll MOVARs bidrag eierkommunenes måloppnåelse knyttet til klima. Gebyrgrunnlag- og selvkostregnskaper: Forvaltningsrevisjonen foretok en meget grundig og omfattende kontroll av selkostregnskapene, med underliggende kalkyler og beregningsmetoder, for perioden

7 5 Revisjonen konkluderer med at gjennomgangen av MOVARs praksis vedrørende selvkosttjenester viser at selskapet i hovedsak forholder seg til regelverket om selvkosttjenester. Det er imidlertid enkelte forhold som revisjonen har valgt å bemerke, og basert på disse forholdene anbefaler revisjonen at MOVAR bør forbedre eller endre praksis. Administrasjonen har gjennomgått og nøye vurdert de bemerkninger som revisjonen påpeker: Foreta en gjennomgang av fordelingsnøkler, herunder utarbeide dokumentasjon av beregninger, samt utarbeide dokumentasjon på skjønnsmessige vurderinger av fastsatte/anvendte fordelingsnøkler. Kommentar: Dette punktet er delvis implementert allerede i regnskapet for 2013, men kun utført gjennom bruk av regneark (fordelingsnøkler). Utarbeidelsen gjennomføres fullt ut ved årsavslutningen 2014, inkludert mer utførlig verbal beskrivelse av begrunnelse av fordelingsnøklene. Beregne kapitalkostnader i selvkostkalkylen for Feiing i stedet for å fordele kostnader for faktisk betalt rente. Kommentar: Dette punktet gjelder fordelingen av interne felleskostnader i MIB. Vi er enig med revisjonen om foreslåtte fordelingsmodell, og anbefalingen vil bli implementert fra og med Foreta vurdering av om alle inntekter og kostnader i sentraladministrasjonen samt MIB administrasjon, er fordelbare i henhold til regelverket. Kommentar: En vil vurdere om enkelte kostnader på avd. 10 skal budsjetteres direkte på den enkelte avdeling i En vil også vurdere hvilke kostnader som ikke kan fordeles. Foreta vurdering om IT-kostnader skal fordeles pr. avdeling. Her kan det være enkelte utfordringer bl.a. i forhold til felles IT-plattform og gjenbruk av IT-utstyr på tvers av avdelingene.

8 6 Se på fordeling av lønnskostnader for administrativt personell. Forholdet til "strategisk ledelse" utgjør en liten del av adm. kostnader, da sektorsjefer og adm. direktør inngår i operativ drift og ledelse av virksomheten. Det vurderes en mindre fordeling. Vurdere også fordeling av enkelte inntektskilder som administrative inntekter fra MOVAR Næring AS, gebyrinntekter o.l., som fremkommer på avdeling 10. Vurdere fordeling av renter. Netto finanskostnader som føres på avdeling 10 anbefales ikke fordelt ut på de ulike selvkostområdene i og med at en benytter fastsatt kalkylerente i forbindelse med beregningen av normalavkastning og alternativkostnad. Netto rentekostnader foreslås beholdt i avd. 10. Tilsvarende vurdering av MIBs administrative kostnader i forhold til avdeling 70 "Feiertjenester" vil bli gjennomgått. Bygge ned selvkostfond for renovasjon til Våler kommune, feiertjenester for alle kommuner, samt vurdere å bygge ned fond for vann og avløp. Kommentar: Nedregulering av regnskapsførte fonds blir ivaretatt. Nedjusteringen av selvkostfondene er fokusert i budsjettet for Hvis nødvendig, vil ytterligere reduksjoner i budsjettet for 2015 bli foreslått. Praktisering av selvkostprinsippet behandling av overskudd eller underskudd i selvkostregnskapet, betyr at man kan fremføre et positivt eller negativt resultat fra selvkosttjenesten til senere år (innenfor maksimum 5-årsperspektiv). I praksis skjer dette gjennom bundet selvkostfond. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile over tid, og unngå svært varierende prisreguleringer. Følge retningslinjene når det gjelder fastsetting av kalkylerente på innestående selvkostfond. Her bruker selskapet feil rentesats, og tillegg til at det hellere ikke tas utgangspunkt i gjennomsnittlig fondsbeholdning. Kommentar: Det ble benyttet riktig rentesats i fremlagte selvkostregnskaper for I tillegg ble netto renteinntekter fra avdeling 10 fordelt inn for de ulike selvkostområdene. Konklusjonen er at reelle renter i avdeling 10 beholdes og skal ikke fordeles inn i selvkostregnskapene. Renteberegning tilknyttet gjennomsnittlig fondsbehandling er ivaretatt.

9 7 Vurdere spesifisering av selvkostfond i regnskapets balanse (omløpsmidler + egenkapital). Kommentar: Oppstilling av selvkostfondene fremgår i noter til årsrapport og med fullstendig regnskapsmessig oppstilling i regnskapet, også pr. kommune. Vi mener derfor at dette er ivaretatt på en tilfredsstillende måte med hensyn til nødvendig informasjon om spesifisering av selvkostfondene. I selskapsavtalen er det fastsatt at felleskostnader og kostnader som ikke kan føres tilbake til bestemte tjenesteområder, skal fordeles forholdsmessig. Selskapet har fullt ut forhold seg til denne bestemmelsen og fordelt kostnader som ikke kan henføres til selvkosttjenester. Dette mener vi er feil i forhold til selvkost, og på dette grunnlaget anbefaler revisjonen at dette punktet i selskapsavtalen bør revideres. Kommentar: Dette bør hensyntas ved neste revisjon av selskapsavtalen. Det er imidlertid ingen ting i veien for å implementere dette med regnskapsmessig virkning fra 2014, i og med at gjeldene lovverk med tilhørende forskrift og retningslinjer må gå foran bestemmelser som måtte komme frem i en eventuell selskapsavtale. Rygge, 11. juni 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jon Jerry Tveter (sign.) Økonomi- og administrasjonssjef

10 8 REPRESENTANTSKAPET FOR MOVAR IKS Repr.sak 4/2014 FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR IKS UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON. Fremlagt: 1. Rapport fra Østfold kommunerevisjon, datert 6. april Av hensyn til revisors plikt ovenfor oppdragsgiver har revisor markert dokumentet «unntatt offentlighet» i medhold av kommunelovens 78 pkt 7. MOVAR anser ikke dokumentet som unntatt offentlighet i medhold av Offentleglova, og behandler dette derfor som et åpent dokument. I N N S T I L L I N G : Representantskapet tar fremlagte rapport til etterretning, og ber selskapet innarbeide de forslag til forbedringer som rapporten påpeker. SAKSORIENTERING: Bestillingen er opprinnelig initiert av vedtak fattet i Moss Bystyre om å gjennomføre forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS. Saken ble senere behandlet av kontrollutvalget i Moss og igjen av Moss Bystyre Mandatet ble behandlet i representantskapsmøte i MOVAR IKS og følgende vedtak ble fattet: 1. Det gjennomføres forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS med følgende tema: Økonomisk analyse/utvikling de siste 3 årene. Gjennomgang av gebyrgrunnlaget og selvkostregnskapene. Gjennomgang av internkontrollsystemet. Gjennomgang av MOVARs bidrag til eierkommunenes vedtak om måloppnåelse vedrørende klima. 2. MOVAR IKS dekker kostnadene til forvaltningsrevisjonen. På møte presenterte Anders Svarholt fra Østfold kommunerevisjon prosjektplan datert 17. april. Representantskapet vedtok i sak 5/2013 fremlagte plan for forvaltningsrevisjon i MOVAR IKS.

11 9 På grunn av høy aktivitet hos Østfold kommunerevisjon, samt andre pågående undersøkelser i MOVAR ble tidsplanen for forvaltningsrevisjonen forskjøvet noe. Leder av representantskapet har blitt holdt orientert om fremdriften. Revisjonen har vært gjennomført i perioden fra oppstartsmøtet 1. oktober og frem til tilsendt rapport, datert 6. april I forkant av oppstartsmøtet var det på anmodning pr. mail 18. juni 2013 oversendt en del dokumentasjon, besvart pr. mail 12. juli Saken fremmes på vegne av representantskapet leder. Kjelllerød, 8. april 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. direktør Jon Jerry Tveter (sign.) Økonomi- og administrasjonssjef

12 10 Repr. sak nr. 4/2014 Utskrift Av Protokoll, for så vidt angår nedenstående. År 2014, tirsdag 29. april holdt representantskapet i MOVAR IKS møte på Vansjø Vannverk. 13 medlemmer til stede av 15. REPR. SAK NR. 4/2014 FORVALTNINGSREVISJON I MOVAR IKS UTFØRT AV ØSTFOLD KOMMUNEREVISJON. Innstilling til vedtak: Representantskapet tar fremlagte rapport til etterretning, og ber selskapet innarbeide de forslag til forbedringer som rapporten påpeker. Behandling: Representantskapets leder orienterte om historikken for bestilling av revisjonsrapporten. Svarholt, Betker og Ek fra ØKR oppsummerte hovedfunn fra revisjonen og besvarte spørsmål fra representantskapet. Votering: Ved votering ble forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. --O-- Tilbakesendes direktøren med sakens dokumenter vedlagt. Rygge, 12. mai 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

13 11 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 15/2014 FAGBEFARING I FORBINDELSE MED VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID Direktørens forslag til VEDTAK: Styret i MOVAR IKS ber administrasjonen arrangere en fagbefaring høsten 2014 i tråd med handlingsplanen for videreutvikling av styrets arbeid. Saksorientering: I styresak 7/14 vedtok styret i MOVAR en handlingsplan for videreutvikling av styrets arbeid. Ett av punktene i planen var «Gjennomføre befaringer hos tilsvarende selskaper, som har erfaringer med overføringsverdi til MOVAR». I strategiskplan er det pekt på noen sentrale utfordringer som selskapet må ha fokus på i tiden som kommer: - Kommunikasjon og omdømme - Vekst og endrede rammevilkår - Klimatilpasning - Effektiv drift - Kompetanse og arbeidsmiljø En studietur bør etter administrasjonens vurdering legges til selskap som berører ett eller flere av disse områdene. En region som er i voldsom vekst, og hvor det finnes spennende planer er Stavangerregionen. Her finner vi det interkommunale selskapet IVAR, som jobber innenfor vannproduksjon og distribusjon, transport og behandling av avløpsvann, samt behandling av avfall. IVAR IKS er i bransjen kjent for å gå foran, og har flere spennende prosjekter bl.a. på biogass basert på avløpsslam og matavfall, samt produksjon av fullverdig gjødsel basert på tørket slam. De er også i gang med utvidelse av sitt største renseanlegg for å møte nye krav, og skal investere over 1 milliard i ny vannbehandling med tilhørende distribusjonssystem for råvann. IVAR har også utviklet nye tjenester som de leverer til kommuner som etterspør disse.

14 12 Ved en studietur vil man kunne få innblikk i de vurderinger og prosesser som styret i IVAR har gjennomført rundt disse store prosjektene. Stavanger kommune og deres renovasjonsvirksomhet kan også være et interessant befaringsmål. De opplever en kraftig fortetning av bebyggelsen, som stiller krav om nye løsninger for oppsamling av avfallet. Videre har de gått over på gasskjøretøy for å redusere miljøpåvirkningen av virksomheten. Et annet kjennetegn ved Stavangerregionen er et hett arbeidsmarked, hvor mye handler om oljebransjen. Det kan være interessant å høre hvordan kommunale-/interkommunale virksomheter opplever dette, og hvilke tiltak som gjøres for å sikre rekruttering av kvalifisert personell. Selv om Stavangerregionen er betydelig større, og har til dels andre utfordringer, mener administrasjonen det ovenfor nevnte vil være relevante temaer som MOVAR kan ta lærdom av. Administrasjonen forslår derfor å avholde en todagers fagbefaring til Stavanger med styre og ledergruppe høsten Rygge, 10. juni 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

15 13 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 16/2014 PROSJEKTSTILLING PÅ BRANN- OG REDNING I KS BEDRIFT Fremlagt: Epost fra KS Bedrift v/ Kjell-Olav Gammelsæter datert 11. april 2014 med forslag til felles saksfremlegg til styresak som eget vedlegg. Forslag til V E D T A K : 1. Styret i Movar IKS støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift innenfor rammene som er skissert i saksfremlegget utarbeidet av KS Bedrift. Opprettelsen av prosjektstillingen vil medføre økt kontingent for Movar IKS. SAKSORIENTERING: Det vises til vedlegg i saken, hvor det fremkommer at KS Bedrift ønsker å opprette en prosjektstilling for 2 år for å ivareta brann- og redningsmedlemmene i KS Bedrift på en bedre måte i alle prosessene som nå er på gang innen samfunnssikkerhet og beredskap. Saken var oppe til orientering og diskusjon under brann- og redningsdagen 8. april på KS Bedriftenes Møteplass Videre var saken til behandling på årsmøtet til KS Bedrift Tjenester samme dag, hvor årsmøtet vedtok følgende: Årsmøtet for KS Bedrift Tjenester støtter forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift innenfor rammene skissert i saksfremlegget. Årsmøtet ønsker at det behandles i de berørte medlemsbedriftene før det iverksettes, og at det belyses hvilke økonomiske konsekvenser dette har for kommunene. Årlig kontingent fra Movar IKS til KS Bedrift i 2014 vil med bakgrunn i regnskapstall være mellom kr ,- og kr ,-. Etter forslaget i de skisserte rammene vil Movar IKS måtte øke sitt bidrag med kr ,- hvert av de 2 årene prosjektstillingen skal vare, for at prosjektstillingen skal kunne finansieres.

16 14 Brannsjefen i Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen (MIB) deltar på møter og arrangementer som gjennomføres av KS Bedrift knyttet til brann- og redning, sammen med øvrige ledere av interkommunal brann- og redningstjeneste som er medlemmer i KS Bedrift. I tillegg til at møteplassen gir mulighet for etablering av nyttig kontakt med andre ledere i tilsvarende virksomheter, har KS Bedrift tatt initiativ til debatt og diskusjon om flere aktuelle tema for brann- og redningstjenesten. Ut fra det som er gjennomført frem til nå, anser brannsjefen i MIB sin deltakelse i dette forum som nyttig. Det er mange viktige spørsmål og forhold som skal avklares innen samfunnssikkerhet og beredskap fremover, og det antas at en prosjektstilling i KS Bedrift vil kunne bidra til en samling av synspunkter og meninger fra medlemsbedriftene for å øke deres muligheter til påvirkning og medbestemmelse. Som eksempel kan nevnes «Brannstudien» som ble fremlagt desember 2013, fokus på helse, miljø og sikkerhetsarbeid knyttet økt kreftrisiko på bakgrunn av påvirkning fra sot og brannrøyk / branngasser, utrulling av nødnett med tilhørende driftskostnader mv. Styret i Movar IKS oppfordres på bakgrunn av saksutredningen til å støtte forslaget om å opprette en prosjektstilling på brann- og redning i KS Bedrift. Rygge, 10. juni 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jack Hatlen (sign.) Brannsjef

17 15

18 16

19 17

20 18 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 24/2014 ÅRSBERETNING FOR RESERVEVANNSAMARBEIDET 2013 MELLOM MOVAR IKS, FREDRIKSTAD OG SARPSBORG KOMMUNE Fremlagt: Årsberetning for reservevannsamarbeidet 2013 med regnskap Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: Årsberetningen for reservevannsamarbeidet 2013 legges frem for styret i MOVAR til orientering. Dette er en intern beretning som kort beskriver samarbeidet mellom de tre partene i reservevannsamarbeidet. Partene er enige om at beretningen skal være kortfattet, og oppsummere vannleveranser, hendelser samt det økonomiske oppgjøret mellom partene i samarbeidet. Det er MOVAR som produserer beretningen, siden vi har driftsansvaret for reservevannsanlegget. Driftskostnadene knyttet til reservevannanlegget føres i regnskapet for Vansjø Vannverk. Samarbeidet mellom partene må sies å fungere godt. I tillegg til beredskapsfunksjonen anlegget har, kommer det også til svært god nytte når partene har behov for forsyningsbistand i forbindelse med vedlikeholds- og utbedringsarbeider på egne anlegg. For mer informasjon vises det til årsberetningen med regnskap, som følger vedlagt. Rygge, 10. juni 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef VA

21 19

22 20

23 21

24 22

25 23 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 25/2014 PROTOKOLL FRA MØTER I AMU Fremlagt: 1. Protokoll fra ordinært møte i Arbeidsmiljøutvalget 19. februar Protokoll fra ekstraordinært møte i Arbeidsmiljøutvalget 14. mai 2014 Direktørens forslag til V E D T A K : Saken tas til orientering. ******** SAKSORIENTERING: AMU har så langt i 2014 avholdt ett ordinært møte, samt ett ekstraordinært møte. Det gjennomføres normalt 4 ordinære AMU-møter i året, og møte nr. 2 i 2014 skal avholdes 12. juni. Ekstraordinære møter avholdes når det er behov for å behandle saker utenom de ordinære møtene, som er tidsfastsatt tidlig i kalenderåret. Protokollene legges frem for styret i MOVAR til orientering. Rygge, 10. juni 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jon Jerry Tveter (sign.) Økonomi- og administrasjonssjef

26 24 MOVAR IKS PROTOKOLL FRA MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET NR. 1/2014 Onsdag 19. februar 2014 holdt Arbeidsmiljøutvalget i MOVAR møte i administrasjonen. 4 medlemmer av 8 møtte. Av medlemmene møtte: Fra arbeidstakerne: Tom Larsen(TL) Fra arbeidsgiver: Jon Jerry Tveter(JJT) Freddy Tangen(FT) Jack Hatlen(JH) Meldt forfall av medlemmene: Av stedfortrederne møtte: Dessuten møtte: Johnny Sundby, Per Christian Rasmussen, Lars Arne Pettersen, Rita Snobl, Jan Ivar Støa(JIS), Hege Hellem(HH), Jon Wold(JW) Arnfinn Jacobsen(AJ), HMS Koordinator og sekretær i AMU. Elisabeth Alexandersen(EA) fra Stamina Helse. Behandlet ble: Innkallingen og sakslisten. Ingen kommentarer og enstemmig godkjent. PROTOKOLL FRA AMU MØTE 4/2013. Protokollen ble enstemmig godkjent. SAK NR. 1/2014 VALG AV LEDER OG SEKRETÆR FOR AMU I VEDTAK: Per Christian Rasmussen ble valgt som leder og Arnfinn Jacobsen ble valgt som sekretær for AMU i SAK NR. 2/2014 NÆRVÆRSSTATISTIKK FOR 4. KVARTAL 2013 NÆRVÆRSSSTATISTIKK FOR HELE 2013 Det totale nærværet i 4. kvartal 2013 var på 6765 dager av 7242 mulige dagsverk, og dette gir et nærvær på 93.8 %. Fravær med egenmelding utgjorde 86 dager, dvs % Samlet for hele 2013 er det totale nærværet på av mulige dagsverk, og dette gir et nærvær på 93.4 %. Fravær med egenmelding utgjorde 352 dager, dvs. 1,27 %. I 4 kvartal 2013 er det registrert 2 uønskede hendelser, ingen tapte dagsverk. Samlet i 2013 er det registrert 9 uønskede hendelser, ingen tapte dagsverk. VEDTAK: AMU tar orientering og statistikken til etterretning.

27 25 NR. SAK NR. 3/2014 ÅRSRAPPORT FOR AMU I (JH) foreslo et par forandringer i Årsrapporten som AMU støttet. Forandringene er som følger: I punkt 6, tillegges det: Dette resulterte ikke i noen konkrete tiltak i siste kulepunkt. I punkt 7, strykes det i siste kulepunkt siste setning i sin helhet. VEDTAK: Årsrapporten for AMU sin virksomhet i 2013 godkjennes og sendes styret i MOVAR og Arbeidstakernes organisasjoner. SAK NR. 4/2014 EVENTUELT (JH) informerte om følgende: Status for saken om inneklimaproblematikken på Mike 3 Vestby, det er sendt ut en informasjon til de involverte. Status for saken om avløpsnettet, og hulltaking i gulvet i vognhallen. Alle hull er nå støpt igjen og alt fungerer i avløpet igjen. Det gjenstår Epoxy behandling der det har vært tatt hull i gulvet, og litt rengjøring etter de utførte arbeidene. Eventuell ansettelse av alderspensjonister i MOVAR, AMU skal holdes underrettet om saken. FMBR prosjektet, den nye engasjerte konsulenten for dette prosjektet skal ha sin konklusjon/rapport klar til 8.april 2014, og det er ventet at de vil behandles i kommunene før sommeren i (FT) informerte om følgende: Det blir offisiell åpning av den nye innebygde omlastningsstasjonen 26. februar 2014 på SAP. Nytt garasjeanlegg for ansattes biler er ferdig og tatt i bruk på SAP. Det er sendt ut forespørsel om leasing av brakker for å avhjelpe for mangel av kontorplasser i administrasjonen på SAP. (JW) informerte om følgende: Det har kommet en forespørsel om bistand for å drifte Svindal Renseanlegg, og MOVAR har sagt seg villig til dette frem til sommeren Det vil bli ansatte på FRA og noe fra KRA som vil utføre dette. Det er meningen om 3 dagers utførelse i uken for driften av renseanlegget. ORIENTERINGSSAK NR. 1/2014 MØTEPLAN 2014 FOR AMU Det er fastsatt følgende møteplan for 2014: Tid Sted Onsdag, 27. februar kl Administrasjonen Torsdag, 12. juni kl MIB Torsdag, 11. september kl Administrasjonen Torsdag, 11. desember kl MIB VEDTAK Saken tas til orientering.

28 26 ORIENTERINGSSAK NR. 2/2014 ÅRSRAPPORT FOR STAMINA HELSE BEDRIFTSHELSETJENESTE FOR VEDTAK Saken tas til orientering. ORIENTERINGSSAK NR. 3/2014 HANDLINGSPLAN FOR STAMINA HELSE I 2014 VEDTAK Saken tas til orientering ORIENTERINGSSAK NR. 4/2014 VERNERUNDER I Vernerundene vil bli gjennomført i april 2014 og innkalling vil bli utsendt med de tilhørende dokumenter. VEDTAK Saken tas til orientering Rygge 19. februar 2014 Per Christin Rasmussen (sign.) AMUs leder Arnfinn Jacobsen (sign.) AMUs sekretær

29 27 MOVAR IKS-PROTOKOLL FRA EKSTRAORDINÆRT AMU MØTE NR. 1/2014 Onsdag 14. mai 2014 holdt Arbeidsmiljøutvalget i MOVAR et ekstraordinært møte administrasjonen. 8 medlemmer av 8 møtte. Av medlemmene møtte: Fra arbeidstakerne: Fra arbeidsgiver: Per Christian Nikolai Rasmussen(PCNR), Leder i AMU Tom Larsen(TL) Lars Arne Pettersen(LAP) Rita Snobl(RS) Johnny Sundby(JS) Jon Jerry Tveter(JJT) Freddy Tangen(FT) Jack Hatlen(JH) Dessuten møtte: Arnfinn Jacobsen(AJ), HMS Koordinator og sekretær i AMU. Elisabeth Alexandersen(EA) fra Stamina Helse. Ronald Thorvaldsen(RT), plasstillitsvalgt MIB. Behandlet ble: Innkallingen. Ingen kommentarer og enstemmig godkjent. SAK NR. 5/2014 EN RENERE ARBEIDSPLASS PÅ MIB. VEDTAK: Det nedsettes en arbeidsgruppe for arbeidet med tiltak til en renere arbeidsplass på MIB, gruppen legger frem en fremdriftsplan for deres arbeide på AMU møte 2. den for godkjenning. Arbeidsgruppen består av følgende deltakere: Representant fra ledelsen i MIB (Leder i arbeidsgruppen) Administrerende Direktør, Johnny Sundby HMS-Koordinator, Arnfinn Jacobsen Hovedverneombud, Tom Larsen Verneombud MIB, Lars Arne Pettersen Plasstillitsvalgt MIB, Ronald Thorvaldsen Bedriftslege fra Stamina, Eirild Stokke With Yrkeshygieniker fra Stamina, Hanne Kristoffersen Lege fra STAMI, Marit Skogstad Rygge 19. mai 2014 Per Christian Rasmussen (sign.) AMUs leder Arnfinn Jacobsen (sign.) AMUs sekretær

30 28 STYRET FOR MOVAR IKS KORRIGERT SAKSNOTAT. Beløpsmessig rettelse. Orienteringssak 26/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 605 UTBEDRING BUNNLEDNINGER MOSSEREGIONEN BRANNSTASJON Direktørens forslag til VEDTAK: Saken tas til orientering. ******** SAKSUTREDNING: Movar IKS s brannstasjon på Tykkemyr i Moss, som benyttes som hovedbrannstasjon i brannvernsamarbeidet Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen (MIB), fikk våren 2013 økende problemer med tette bunnledninger og avløpsrør. Problemene var størst i den delen av brannstasjonen hvor feierne har sine kontorer og garderober. Etter filming av rørsystemet ble det avdekket brudd på ledningene flere steder, hvor bruddene var forårsaket av rørdeler som hadde glidd fra hverandre på grunn av at oppheng hadde rustet vekk. For fortsatt drift av brannstasjonen, var det nødvendig å gjennomføre utbedringsarbeider. I arbeidet inngikk å sage/bore 4 hull i betonggulvet i brannstasjonens vognhall og servicehall samt å legge en «epoxystrømpe» i nødvendige rørsystemer for å unngå at rørene senere glir fra hverandre. Til tross for arbeidet som er utført, henger bunnledningene flere steder hvor det ikke var mulig å komme til, og dette danner «svanker» hvor vann lett kan bli stående. Og når vann kan bli stående kan det igjen forårsake opphopning med tette rør som resultat. Det er på bakgrunn av dette innført enkle tiltak for å unngå at bunnledningene lett skal tettes igjen. Styret i Movar IKS har behandlet saken både som orienteringssak (o-sak 48/2013 i møte ) og som styresak (s-sak 32/2013 i møte ). Representantskapet i Movar IKS godkjente i sak 10/2013 i møte , opptak av lån inntil kr ,- til dekning av kostnader knyttet til utbedring av bunnledninger på Mosseregionen brannstasjon i budsjettåret 2013.

31 29 Prosjektet ble ferdigstilt i løpet av våren 2014, og det har pågått en dialog med Protector Forsikring ASA som er Movar IKS sin forsikringsforbindelse om dekning av utgifter. Etter at det er trukket kr ,- i egenandel for 2 tilfeller av skade (2 ganger kr ,- i egenandel) beløper erstatningen fra Protector Forsikring ASA seg til kr ,-. Prosjektets netto totalkostnader beløper seg til kr ,67. I opprinnelig saksfremlegg ble summen oppgitt til kr ,35 som er brutto fakturaverdi, det vil si inklusiv MVA-beløp. Som omtalt også i opprinnelig saksfremlegg reduseres selskapets kostnad ytterligere gjennom å trekke erstatning fra Protector Forsikring ASA fra totalkostnadene. Endelig totalkostnad for prosjektet beløper seg etter dette til kr ,67. I opprinnelig saksfremlegg ble dette oppgitt til NOK ,35. Prosjektet ble således gjennomført innenfor rammen på kr ,-, med et mindreforbruk på NOK ,33, og ikke med en overskridelse som først meddelt. Prosjektet dekkes gjennom låneopptak. Moss, 17. juni 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm.direktør