STYRET FOR MOVAR IKS NR. 2/2014

Transkript

1 STYRET FOR MOVAR IKS NR. 2/2014 Medlemmene i styret for MOVAR IKS innkalles til møte: TORSDAG 27. MARS 2014 KL. 08:00 MOVARs ADMINISTRASJON - HUGGENES Side nr.: PROTOKOLL FRA STYREMØTE 30. JANUAR Til behandling: SAK NR. 5/ ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 2013 FOR MOVAR IKS Vedlegg 1 og 2 sendes kun i papirform til styrets medlemmer og representantskapets leder og nestleder SAK NR. 6/2014 REVISON AV STYREINSTRUKS FOR MOVAR IKS SAK NR. 7/ HANDLINGSPLAN FOR VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID SAK NR. 8/ NYTT RENOVASJONSANBUD , VALG AV DRIVSTOFF SAK NR. 9/ KLAGE PÅ MANGLENDE FEIING O-SAK NR. 13/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 14/ SOLGÅRD AVFALLSPLASS ÅRSRAPPORT TIL MILJØVERNMYNDIGHETENE 2013 O-SAK NR. 15/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 115 TRAKTOR (UTSKIFTING)

2 O-SAK NR. 16/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 226 STØVFILTER PÅ ALG SILOER O-SAK NR. 17/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 227 REHABILITERING AV TAK PÅ VANSJØ VANNVERK O-SAK NR. 18/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 232 OPPGRADERING AV PUMPER OG VENTILER O-SAK NR. 19/ SOLGÅRD AVFALLSPLASS LUKTREGISTRERINGER FOR 2013 O-SAK NR. 20/ ARBEID PÅ PENSJONISTVILKÅR I MOVAR O-SAK NR. 21/ UTARBEIDELSE AV BEREDSKAPSPLAN FOR SOLGÅRD AVFALLSPLASS Umiddelbart etter styremøte avholdes generalforsamling i MOVAR Næring AS. Se egen innkalling. Rygge, 20. mars 2014 Brit G. Plassen (sign.)

3 1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 30. januar 2014 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon. 8 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Dessuten møtte: Ketil Reed Aasgaard, Styreleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune Johan Isak J. Hjertebråten, Råde kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 28. NOVEMBER 2013 BLE ENSTEMMIG GODKJENT. En mindre korreksjon av en formulering ble innarbeidet før signering. STYRESAK NR. 1/2014 MØTEPLAN FOR STYREMØTER I MOVAR IKS Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS vedtar møteplanen for styremøter i Behandling: To av de foreslåtte møtetidspunktene ble endret for å unngå allerede varslede forfall. Møte foreslått 26. juni flyttes til 18. juni. Møte foreslått 28. august flyttes til 26. august. Votering: Møteplan med de to korreksjonene ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret i MOVAR IKS vedtar møteplanen for styremøter i 2014.

4 2 STYRESAK NR. 2/2014 FULLMAKTSREGLEMENT FOR MOVAR IKS Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS vedtar fremlagte fullmaktsreglement for MOVAR IKS Behandling: Adm. dir. informerte om bakgrunn for reglement, og gjennomgikk dette punktvis. Styret foreslo under gjennomgangen begrensning av fullmakt vedrørende nedskrivning av balanseførte verdier; Kan kun foretas uten styrebehandling om beløpet er mindre enn NOK ,-. Som nytt punkt i forslag til vedtak foreslo styret: Reglementet skal evalueres om ett år, hvor erfaringer fra praktisering av reglementet skal tillegges vekt. Votering: Det fremlagte forslag, med de presiseringer styret fremførte under gjennomgangen, samt nytt punkt, ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Styret i MOVAR IKS vedtar fremlagte fullmaktsreglement for MOVAR IKS. 2. Reglementet skal evalueres om ett år, hvor erfaringer fra praktisering av reglementet skal tillegges vekt. STYRESAK NR. 3/2014 BEVILGNINGSSAK ERSTATNING FOR KONDEMNERT FEIERBIL Direktørens forslag til vedtak: 1. Styret i MOVAR IKS godkjenner anskaffelse av ny feierbil snarest mulig som erstatning for feierbil kondemnert etter trafikkuhell 5. desember Anskaffelsen gjennomføres ved bruk av egenkapital og innenfor en økonomisk ramme på kr ,-. Behandling: Marit Børud Kamark påpekte at språket i saksfremlegg generelt bør forenkles, da dette er kommunikasjon som påvirker hvordan selskapet oppfattes av andre. Votering: Ved avstemning ble innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Direktørens forslag vedtatt uten endringer. STYRESAK NR. 4/2014 EVALUERING AV STYREARBEIDET 2013 Behandling: Styret gjennomgikk rapport basert på elektronisk gjennomført besvarelse.

5 3 Styret gjennomførte en åpen meningsutveksling om styrker og svakheter, og forbedringspunkter ble identifisert. Styrets leder foreslo følgende; Styrets leder og adm. direktør vil til neste styremøte fremlegg forslag til revidert styreinstruks, samt handlingsplan for videreutvikling av styrets arbeid. Votering: Ved avstemning ble styreleders forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Styrets leder og adm. direktør vil til neste styremøte fremlegg forslag til revidert styreinstruks, samt handlingsplan for videreutvikling av styrets arbeid. O-SAK NR. 1/2013 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 2/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 210 SIKRE VANNFORSYNINGEN Direktørens forslag til innstilling: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak : O-SAK NR. 3/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 534 SOLGÅRD AVFALLSPLASS INNBYGGING AV OMLASTINGSSTASJON Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak:

6 4 O-SAK NR. 4/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 540 SOLGÅRD AVFALLSPLASS - CARPORTER Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Marit Børud Kamark bemerket imidlertid at man fremtidig må være mer kritiske til investeringer som ikke direkte berører driftsforhold, noe som ble støttet av styrets leder. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 5/2014 AVSLUTNING PROSJEKT 548 UTSKIFTING AV HJULLASTER Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 6/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 651 TANKBIL MED KROKLØFTSYSTEM OG TILLEGGSUTSTYR Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak:

7 5 O-SAK NR. 7/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT KARTSYSTEM Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 8/2014 AVSLUTNING AV PROSJEKT 673 BÅTBEREDSKAP MIB Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 9/2014 PROTOKOLL FRA MØTER I AMU Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak:

8 6 O-SAK NR. 10/2014 BRUK AV BIOGASS SOM DRIVSTOFF I RENOVASJONSKJØRETØY OG INNSAMLING AV VÅTORGANISK AVFALL FRA HUSHOLDNINGENE Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 11/2014 STATUS I FORHOLD TIL HÅNDTERING AV SLAM FRA VA-ANLEGGENE Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: O-SAK NR. 12/2014 TILBAKEMELDING FRA FYLKESMANNEN VEDRØRENDE ØKT BELASTNING PÅ FUGLEVIK OG KAMBO RA Direktørens forslag til vedtak: Behandling: Det fremkom ingen spørsmål til fremlagt saksfremlegg. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak:

9 7 EVENTUELT Mariana Oberti ba om at styret til neste møte får fremlagt en sak om beredskap for Solgård Avfallsplass, da særlig med fokus på forhold rundt brannberedskap, som var et tema under gruppearbeidet på strategisamlingen i oktober. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 11:50. Ketil Reed Aasgaard Styreleder Johan Isak J. Hjertebråten Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark John A. Ødbehr Mariana Oberti Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen

10 8 2/5/2014 MOVAR IKS Direktørens orientering Styremøte av: Johnny Sundby Adm. Direktør MOVAR IKS Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar MOVAR IKS Dagens orientering: - Status på Styresaker fra Orientering fra hvert område/sektor - Om MOVAR i media Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar MOVAR IKS Status på styresaker fra 2013: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: 15 Vurdering av innsamling og transport av husholdningsavfall og slam fra spredt avløp i egenregi. 18 Revidert kostnadsramme bokprosjekt MOVARs historie 1989 til Dir. forslag til kundeundersøkelse vedtas. Beslutning om egenregi utsettes. Opprettholder rammen, og vedtar E-bok. Går ut med nytt renovasjonsanbud for 2015 (5+1+1). Kundeundersøkelse ivaretas ifm benchmarking Avfall Norge Intervjuer og innsamling av stoff er foretatt. Boken ferdigsstilles i februar. 22 Vurdering av tiltak etter PwCs rapport. Styret vedtar fremlagt handlingsplan Det meste er utført, foruten pågående strategiprosess og kommunikasjonsstrategi som skal ferdiggstilles ila 1. halvår. 19/33 Båtberedskap MIB Investering i 2 båter fremmet for og godkjent av rep.skapet. Båtene er anskaffet, og siste båten er straks operativ. 32 Utbedring av bunnledning MIB Rep.skapet bevilget 1,5 mill. Se dagens orientering. 33 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri 34 Fremleggelse av rapport etter granskning av forholdene omkring MOVARs aksjeerverv I MME Oversendes eierkommunene for vedtak. Rep.skapssak 12/2013. Styret og adm. Gjennomgår og iverksetter tiltak på forbedringspunktene som er nevnt. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Instruks for DL/Adm. Dir. Vedtatt i august Fullmaktsreglement behandles i dagens møte. Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar

11 9 2/5/2014 MOVAR IKS MIB: - Styringsgruppen i FMBR har innhentet tilbud på ekstern rådgivning for fase 2. Tilbudsfrist fra Prislisten for brannvesenets tjenester er oppdatert etter styremøtet sist, iht KS sine satser som ble revidert fra januar 2014 (legges ikke frem på nytt). - Vestby brannstasjon: - Inneklimamålinger foretatt -> Luftutskiftingen bør økes. - Møte avholdt med Vestby kommune , som nå vurderer tiltak. - Stasjonen ble stengt av verneombud på MIB Stasjonen ble åpnet igjen av verneombudet , etter at saken ble sendt arbeidstilsynet Møte med ansatte og med info fra BHT. - Arbeidene med bunnledningen i sluttfasen. Flere brudd er avdekket under arbeidene og har blitt reparert. Foreløpig kalkyle på 1,77 mill., men da er ikke forsikringsoppgjør hensyntatt. - Lovpålagt rapportering «Melding om brannvernet 2013» utført. Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar MOVAR IKS Renovasjon: - Omlastingsstasjonen er straks klar for åpning. Gjennomføres kl. 10 av Ordfører i Moss, Tage Pettersen. Styret er herved invitert. - Nytt renovasjonsanbud (5+1+1) under utarbeidelse. - Vurderer Biogass som drivstoff fremfor diesel, men begge skal prises. - Krever mulighet for fyllestasjon -> AGA ønsker å etablere dette på SAP ned mot Mosseporten. - Manglende kommunale vedtak i forhold «Felles plan for avfallsbehandling», felles «Renovasjonsforskrift» og «Renovasjonsteknisk norm». - Har startet planlegging av prosjektet «Utredning om innsamling av matavfall og etablering av biogassanlegg». - Møte med Follo Ren , som orienterte om sitt videre arbeid med sorteringsanlegg med tilhørende biogassanlegg. - Planlegging av innsamlingsordning for farlig avfall og EE-avfall igangsatt. Nasjonal kampanje for farlig avfall/ee-avfall er i gang på TV og nett. - Miljødirektoratet anbefaler nye regler for mottak av farlig avfall. Vil gi økte kostnader på ca ,- pr. år (Flere fraksjon, som f.eks. klorparafinruter skal kunne leveres gratis). Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar MOVAR IKS Vann og Avløp: - Reklamasjon på belegget «Vandex» i basseng og kanaler på Hestevold RA. - NCC tar ansvar og utarbeider plan for reparasjonsarbeidene. - Våler kommune har bedt om bistand med drift av Svinndal RA. - Våler kommune, MOVAR og DaØ gjennomførte tidligere en utredning av nedleggelse av anlegget, og overføring til Kambo. - Pga pensjonering trenger Våler kommune trolig bistand med drift. - Ser ut til å bli en midlertidig løsning i første omgang. - Møte med Vestby kommune om vann og avløp Vestby kommune jobber systematisk med rehabilitering av ledningsnett, men veksten forventes å overstige reduksjonene i vannforbruket som dette gir. - Vestby må ha mer vann på sikt, og kapasiteten i Moss kommunes nett er ikke tilstrekkelig i dag. - «Vannforsyningen 2040» prosjektet må prioriteres, slik at man samlet sett kan finne frem til den beste løsningen for forsyning til Moss, Våler og Vestby. - Vestby kommune ber MOVAR bekrefte at man fortsatt kan behandle avløpsvann fra søndre deler av Vestby som i dag. Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar

12 10 2/5/2014 MOVAR IKS Administrasjon: - Strategiprosessen Sette av tid til strategiarbeid ifm neste styremøtet. - Ledergruppen jobber med kommunikasjonsstrategi. - Forvaltningsrevisjonen virker ferdig med innsamling av data (Har vært omfattende). Det gjenstår arbeider med analyser og rapportering. - Stillingen som Innkjøper lyses ut i neste uke. - MME er meldt oppløst Likviditeten i selskapet er stram med p.t. tilstrekkelig. Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar MOVAR IKS Om MOVAR i media: - Rutiner for feiing og tilsyn skal endres, Utsatte selskapsavtalen, Fylkeskommunen ber MOVAR starte innsamling av matavfall, Vil ha årlige utbetalinger, Klimaendringer Godt vann vil koste mer, Høyere Høyere ytelser ytelser lavere lavere kostnader i miljøets i mljøets interesse tjeneste 5. februar

13 11 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 5/2014 Repr.sak 1/2014 ÅRSBERETNING OG REGNSKAP 2013 FOR MOVAR IKS Fremlagt: 1. Årsregnskap Utkast til årsberetning 2013 for MOVAR IKS (i vedlagte årsrapport). 3. Utvidet revisjonsrapport for utvalgte områder innen MOVAR IKS. Direktørens forslag til I N N S T I L L I N G : 1. Regnskapsmessig overskudd avsettes til respektive fond tilknyttet enhetene: Vansjø Vannverk kr Renovasjonstjenester kr MIB Feiertjenester kr Regnskapsmessig underskudd reguleres mot respektive fond tilknyttet enheten: Avløpsanleggene kr Regnskapsmessig overskudd avsettes til sektorens egenkapital: Solgård avfallsplass kr Særskilte avsetninger: Solgård avfallsplass, avsetning etterbruksfond kr Regnskapsmessig underskudd avregnes mot sektorens egenkapital: MIB, beredskap- og tilsynsavdeling kr SUM avsetninger av resultat 2013 kr Representantskapet tar regnskap og årsberetning 2013 til etterretning og vedtar fremlagte regnskap som årsregnskap for MOVAR IKS for 2013.

14 12 SAKSORIENTERING: Med dette fremlegges årsresultatet for MOVAR IKS for regnskapsåret Regnskapet gjøres opp med en samlet netto omsetning på kr. 219,6 millioner kroner og et overskudd på kr. 7,5 millioner kroner. Tilsvarende tall for 2012 var henholdsvis 214,1 og et underskudd på 8,6 millioner kroner. Underliggende drift i selskapet er god, og de avvik man har i forhold til budsjett analyseres kontinuerlig gjennom regnskapsåret i de ulike sektorene. Regnskapsåret 2013 må karakteriseres som et normalår. Riktignok er det forhold som ikke er i tråd med budsjett som påvirker resultatet for 2013, men dette må påregnes i et selskap av MOVARs størrelse. Forhold som har virket inn på regnskapet 2013 er eksempelvis kostnader til flere utredninger og revisjoner, samt mindre nedbør enn normalt. Sistnevnte forhold påvirker avløpssektoren negativt både omsetningsmessig og resultatmessig. Det er følgelig ikke alle forhold som er mulig å budsjettere eller forutse. Vansjø Vannverk har hatt et år tilnærmet likt budsjett, og viser igjen et overskudd bl.a. som følge av god drift og forsinket ferdigstillelse av vannledning til Årvoll. Avløp har som nevnt hatt svikt i omsetning og har fått et underskudd som er større enn budsjettert. Begge sektorer har positive selvkostfond som er bygd opp i forkant av foretatte investeringer og disse skal nedreguleres fremover for å unngå store svingninger i prisen ut mot forbruker. Husholdningsrenovasjon viser i 2013 et betydelig positivt resultat. Dette har oppstått bl.a. som følge av forsinkelser i omlegging av innsamlingssystem, men også grunnet for høyt gebyr fastsatt av enkelte kommuner i forhold til årets reelle kostnader. Dette er kommunisert til våre eiere og prisen på tjenesten vil følgelig holdes uendret, og i enkelte kommuner også vise en nedgang, i Det er imidlertid knyttet stor usikkerhet til prisutviklingen av tjenesten på sikt, da man i 2014 skal gjennomføre nytt renovasjonsanbud, som vil gjelde fra og med regnskapsåret Driften av Solgård Avfallsplass viser overskudd som er noe bedre enn budsjett. Avsetning på kr. 326 til etterbruksfond Solgård er ikke basert på oppnådde resultat, men en størrelse som er knyttet til konsesjonen. Avsetningen skal dekke drift etter stenging av deponiet i en etterbruksperiode på 30 år, og beløpet oppbevares på egen bankkonto. MIB, brann-, redning- og feiervesen, har drevet med et marginalt underskudd i Imidlertid er det svingninger innen de ulike områdene. Feiertjenesten bidrar med et godt resultat, men må vurderes isolert, siden dette er et selvkostområde. Beredskap og Tilsyn viser et tilnærmelsesvis tilsvarende underskudd, som følgelig må reguleres mot egenkapitalen.

15 13 Kvalitetssikring av tall og tabeller er ikke avsluttet før regnskapet er sendt til trykking. Tilsvarende gjelder også for formuleringer/tekst og rettskrivning. Følgelig kan det bli korreksjoner på enkelte områder før regnskapet legges fram for representantskapet. Det er imidlertid ikke sannsynlig at dette vil påvirke fremlagte resultat og balanse vesentlig. Rygge, 19. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jon Jerry Tveter (sign.) Økonomi og administrasjonssjef

16 14

17 15

18 16

19 17

20 18 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 6/2014 REVISJON AV STYREINSTRUKS FOR MOVAR IKS Fremlagt: 1. Revidert styreinstruks for MOVAR IKS Direktørens forslag til V E D T A K : Styret i MOVAR oversender revidert styreinstruks for representantskapets behandling og godkjenning. SAKSORIENTERING: I styremøte 1/14 behandlet styret sak 4/2014 som var evaluering av styrearbeidet. Saken fikk følgende vedtak: Styrets leder og adm. Direktør vil til neste styremøte fremlegge forslag til revidert styreinstruks, samt handlingsplan for videreutvikling av styrets arbeid. Handlingsplanen for videreutvikling av styrets arbeid presenteres som egen sak. Det er foretatt en gjennomgang av styreinstruksen, hvor man i hovedsak har foretatt forenklinger og tydeliggjøring. Det legges opp til styret bruker tid på å gjennomgå og evt. endre denne i styremøtet. Rygge, 17. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

21 19 Instruks for styret i MOVAR IKS Revidert Formål med styrets arbeid 13 i Lov om interkommunale selskaper lyder: Styrets myndighet Forvaltningen av selskapet hører under styret, som har ansvaret for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret skal påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet, og skal sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets formål og arbeid rettes mot følgende hovedoppgaver: Strategioppgaver Organiseringsoppgaver Kontrolloppgaver Egenoppgaver Hovedoppgavene er brutt ned og spesifisert i pkt Styrets møter 13-1 i Selskapsavtalen for MOVAR IKS: Styret trer sammen når lederen bestemmer det. Medlem og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Innkalling til møte skal skje med minst 5 dagers varsel i Selskapsavtalen: Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Styret skal normalt ha ett styremøte pr. mnd med unntak for sommermånedene8 møter i året. Det utarbeides en plan for styremøter i begynnelsen av hvert kalenderår. Utover dette møtes kan det avholdes ekstraordinære styremøter styret etter behov når det er spesielle saker som krever styrets behandling og godkjennelse. Ekstraordinære styremøter kan avholdes uten fysiske møter dersom styret enes om dette. Formatert: Skrift: Ikke Kursiv 3. Styrets rettigheter og plikter Styremedlem og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles.

22 20 Det enkelte medlem har rett til å kreve redegjørelse og undersøkelser som støtte for saksbehandling i styret. Slike krav skal rettes til styrets leder. Medlemmene kan rette henvendelser til og ha direkte dialog med selskapets ledelse ved behov. Svar fra selskapsledelsen på slike henvendelser skal generelt sendes likelydende til hele styret. Selskapets ledelse skal ved dette sikre at alle styremedlemmer har fått samme informasjon. Generelt gjelder at henvendelser fra styremedlemmer skal rettes til selskapets direktør som kan delegere saksbehandlingen til andre i selskapet. 4. Offentlighet - Habilitet - Konfidensialitet - Taushetsplikt MOVAR IKS skal følge er omfattet av offentlighetsloven og forvaltningsloven uavhengig av om lovene selv omfatter selskapet. Styret må til enhver tid vurdere sin habilitet i forhold til forvaltningslovens regler. Direktøren har ansvar for å utarbeide saksfremlegg for behandling i styret. Saker som fremlegges skal behandles konfidensielt frem til styrets behandling dersom daglig leder, eller utvalg som angitt i 13-6 i selskapsavtalen, har angitt dette, jf. offentlighetslovens 5. Dersom styret ønsker konfidensialitet om saker som har vært behandlet i styret, må det foreligge hjemmel for dette etter offentlighetsloven. Konfidensialitet eller unntak fra offentlighetslova gjelder ikke i de tilfeller hvor Kommunelovens 80 kommer til anvendelse.styrevedtak om konfidensialitet skal respekteres av styremedlemmene. Dette hindrer ikke at styremedlemmer kan drøfte saken med medlemmer av representantskapet, orientere om saken i kommunestyremøter som går for lukkede dører, eller gi opplysninger til vedkommende kommunes kontrollutvalg/revisjon, jf. kommunelovens 80. Styrets medlemmer har taushetsplikt for opplysninger som kan være av betydning for eksempel i forbindelse med forretningsmessig konkurranse eller forhandlinger med andre aktører. Taushetsplikt gjelder generelt for alle personalsaker styret måtte få innsyn i. Taushetsplikten hindrer ikke at opplysninger kan gis til medlemmer av representantskapet eller på forespørsel gis kontrollutvalg/revisor i eierkommunenei medhold av, jf. Kommunelovens 80. Styret kan ikke pålegges taushetsplikt om forhold der selskapet måtte ha gjort seg skyld i brudd på lover, forskrifter eller offentlige bestemmelser. 5. Styrets evaluering av daglig leder Styrets leder og nestleder skal hvert år, fortrinnsvis i løpet av 1. tertial, gjennomføre medarbeidersamtale med daglig leder. Følgende temaer skal gjennomgås i denne samtalen: 1. Oppfølging fra forrige samtale, periodens mål og oppfyllelse av disse 2. Evaluering av det daglige arbeidet, mot representantskap og styre, mot ansatte og omgivelsene. Hvordan ivaretas og markedsføres selskapet generelt internt og eksternt? 3. Organisering av arbeidet, saksbehandling og rapportering til styret 4. Andre tema herunder utviklings- og opplæringsbehov. 5. Oppsummering og målsetninger for kommende periode.

23 21 På basis av den årlige samtalen og generell lønnsutvikling i selskapet foreslår styrets leder og nestleder justering av daglig leders lønn overfor de øvrige styremedlemmer. 6. Omfang og oppgaver I perspektiv av MOVAR IKS visjon Høyere ytelser Lavere kostnader I miljøets interesse skal styrets arbeid rettes inn mot Styret har følgende 4 hovedoppgaver: Strategioppgaver Mål og visjon Strategiske planer Økonomiplan Budsjetter Handlingsplaner Finansforvaltning Kontrolloppgaver Resultatrapporter og budsjettstyring. Rapporter fra revisor Selskapets etiske standard, jf. Etiske retningslinjer for MOVAR IKS Kvaliteten på selskapets tjenester ( kundetilfredshet ) Arbeidsmiljø ( medarbeidertilfredshet ). Selskapets forhold til lover, regler og offentlige retningslinjer «Fullmaktsreglement for MOVAR IKS» Intern kontroll og HMS Organiseringsoppgaver Organisasjonsmodell. Ansvars-/myndighetsfordeling Instruks for daglig leder Ressursvurderinger og kompetanseoppbygging Etiske retningslinjer og verdigrunnlag Egenoppgaver Styrets egenvurdering (evaluering av arbeidet i styret) Evaluering av daglig leder Styret er generalforsamling for heleide selskaper. Det gis en årlig orientering til representantskapet som også har full innsynsrett i selskapene. 7. Forholdet til representantskapet Deltakerne Eierne utøver sin myndighet gjennom representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste myndighet, velger styre, styreleder og nestleder, og skal behandle økonomiplan med investeringsbudsjett, rammebudsjett, tertialrapporter, årsregnskap, årsberetning, disponering av årsresultat og godtgjørelse til styret.

24 22 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 7/2014 HANDLINGSPLAN FOR VIDEREUTVIKLING AV STYRETS ARBEID Direktørens forslag til V E D T A K : Styret i MOVAR vedtar handlingsplanen for videreutvikling av styrets arbeid. SAKSORIENTERING: I styremøte ble evalueringsrapporten fra styrets arbeid gjennomgått. Under behandling av saken vedtok styret at man i tillegg til å revidere styreinstruksen (egen sak) også skulle utarbeide en handlingsplan for å følge opp de forbedringsområdene som styret identifiserte under evalueringen. Styrets leder og Adm. Direktør fikk i oppdrag å lage et utkast til handlingsplan, som kunne tjene som utgangspunkt for en videre diskusjon. Denne følger nedenfor: Områder/Mål Mulige tiltak Gjennomføring/Ansvar Videreutvikle kompetanse innen eierstyring, ledelse, styre- og strategiarbeid. Øke kunnskapen om selskapets virksomhetsområder. Gjennomføre kurs, enten ekstern eller internt. Oppdateringer fra direktør og/eller fagansvarlige ifm styremøtene. Sjekke mulige kurs, f.eks. via Styreutvikling Østfold Adm. Dir. og SL Allerede implementert, men videreutvikles i dialog med styret Adm. Dir. Benytte eksterne foredragsholdere, f.eks. fra bransjeorganisasjonene. Vurderes Styret

25 23 Holde styremøtene ute på avdelingene og kombinere med orienteringer og omvisninger. Igangsatt i Følges opp i 2014 Adm. Dir. Fordele «ansvarsområder» mellom styrets medlemmer, og invitere de ansvarlige med på fagtreff/årsmøter i bransjeforeningen. Vurderes Styret Tydeligere avklare eiernes forventninger. Gjennomføre befaringer hos tilsvarende selskaper, som har erfaringer med overføringsverdi til MOVAR. Presentasjoner av selskapet i egnede fora, by- /kommunestyret, eierforum etc. Vurderes Styret Igangsatt SL og Adm. Dir. Forbedret rapportering fra Rep.skapsmøtene tilbake til styret fra styrets representant, Rep.skapsleder eller administrasjonen. Vurderes Styret Etablere møteplass for kommunikasjon omkring eierskap i tråd med ny (ikke vedtatt) selskapsavtale (Eiermøter), og avholde årlige møter. Vurderes Rep.skap og styret Oppfordre kommunene til å utarbeide eierstrategier eller tydeligere avklare sine forventninger til selskapet. Vurderes Rep.skap og styret. Rygge, 17. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

26 24 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 8/2014 NYTT RENOVASJONSANBUD VALG AV DRIVSTOFF Fremlagt: 1. Kart for eventuell plassering biogassfyllestasjon Direktørens forslag til V E D T A K : 1. Styret MOVAR ønsker å vekte betydningen av reduserte klimagassutslipp ved valg av drivstoff i nytt renovasjonsanbud. 2. Man vil derfor akseptere en prisforskjell mellom biogass og diesel for renovasjonsanbudene i hver kommune på inntil 15%, for å stimulere til valg av biogass som drivstoff på renovasjonskjøretøyene. 3. Av hensyn til nødvendig volum for etablering av fyllestasjon, er man avhengig av at biogassalternativet vinner frem i samtlige kommuner. I motsatt fall velges tilbudene basert på diesel i alle kommuner. SAKSORIENTERING Som styret i MOVAR er kjent med fra direktørens orienteringer i styremøtene, skal selskapet ut med nytt renovasjonsanbud. Avtaleperioden er 2015 til 2020 med opsjon for ytterligere år. Kostnadselementet fra renovasjonsanbudet er en vesentlig del av totalkostnadene på Renovasjonsområdet, men det er flere elementer, som f.eks. avfallsbehandling og transport, anskaffelser av renovasjonsutstyr, administrasjon og kundebehandling, som utgjør grunnlaget for selve renovasjonsgebyret. Bidraget fra selve renovasjonsanbudet antas å utgjøre ca. 50% av totalkostnaden. Konkurransen omfatter innsamling og transport av kildesortert avfall fra boligeiendommer, fritidseiendommer, returpunkter og et mindre antall næringskunder i kommunene Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler. I prosessen har administrasjonen lagt opp til å vurdere biogass som drivstoff som alternativ til diesel. Bakgrunnen for dette er at biogass er et fornybart drivstoff, produsert ved nedbrytning av organisk avfall eller slam, og dermed i ikke representerer noe netto CO 2 -utslipp. Dette er i tråd med føring i

27 25 plandokumentet «Samordning av avfallshåndteringen i kommunene, Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler» for perioden Administrasjonen har fått det bekreftet fra AGA, som er distributør av biogass som drivstoff i Norge, at antall renovasjonskjøretøy som skal til for å drifte MOVARs renovasjonsordning er tilstrekkelig for at AGA vil etablere en fyllestasjon for komprimert biogass i Mosseregionen. AGA vurderer plasseringen av denne på MOVARs område ved Solgård Avfallsplass (Se vedlagt kartskisse). Stasjonen vil ha kapasitet til også å kunne betjene andre biogasskjøretøy i regionen. I tillegg kan fyllestasjonen være av interesse for virksomheter som bedriver nærdistribusjon. Vi forventer også at biogass kan bli et alternativ for kommunale kjøretøy. Dersom det oppnås enighet med AGA om etablering på MOVARs område, vil MOVAR stå for tomt, og opparbeiding av denne, mens AGA står for etablering og drift av fyllestasjonen. Vi opplever interesse politisk rundt valg av drivstoff for MOVARs renovasjonskjøretøy. Styret fikk seg fremlagt brev fra Fylkesordfører Ole Haabeth i orienteringssak 10/2014. Videre har det i representantskapsmøte blitt stilt spørsmål om valg av drivstoff for renovasjonskjøretøyene, jfr. Representantskapsmøte 2/2012 og 1/2013. I representantskapsmøte 3/2013 ble det etterlyst og gitt en orientering om MOVARs potensiale for energieffektivisering og miljømål. Representantskapet vedtok også gjennomføring av en forvaltningsrevisjon av MOVAR, hvor blant annet MOVARs bidrag til oppfyllelse av kommunenes klimaplaner var tema. Ett viktig bidrag her vil være reduksjon av bedriftens CO 2 -utslipp. Rapporten fra revisjonen legges frem for representantskapet i april I det samme møte er MOVARs nye strategiplan tenkt behandlet, hvor fokuset på reduksjon av bedriftens klimapåvirkning er fremhevet som et viktig område. Renovasjonskjøretøyene i MOVARs tjeneste kjører ca km pr. år. Ved et gjennomsnittlig drivstoff-forbruk på 5,5 l/mil, utgjør dette et dieselforbruk på ca l/år. Dette representerer et CO 2 -utslipp på ca. 470 tonn pr. år, som reduseres til netto 0 ved drift på ren biogass. Som eksempel fremgår det av Moss kommunes klimaplan fra 2010, at ca. 23% av klimagassutslippet i kommunen utgjøres av transport, til sammen ca tonn CO 2 pr.år. Hvis vi antar at ca. 50% av dieselforbruket på renovasjonskjøretøyene skjer i Moss, vil dette tiltaket alene utgjøre en reduksjon på ca. 0,5%. På samme måte vil det også bidra til reduksjoner i CO 2 -utslippene i de andre kommunene, men reduksjon er her ikke tallfestet fra MOVARs side. Etableringen av fyllestasjonen vil på sikt kunne bidra til at flere velger å benytte biogass. Det må bl.a. kunne forventes at Østfold Fylkeskommune vil vurdere biogass også for lokale bussruter i Mosseregionen. Det må sies at det ikke bare er fordeler knyttet til biogass som drivstoff for renovasjonskjøretøy, sammenliknet med diesel. Driftssikkerheten for biogasskjøretøyene har så langt vært dårligere enn for diesel. Derfor har behovet for vedlikehold og service vært høyere. Selv om drivstoffkostnadene ikke er så forskjellig, er dermed øvrige driftskostnader høyere. Kjøretøyene for biogass har dessuten

28 26 hatt en høyere anskaffelseskostnad. Erfaringer tilsier at kostnadene knyttet til innsamling (renovasjonsanbudet) øker med i størrelsesorden inntil 20% ved benyttelse av biogass fremfor diesel. Opplysningene vi har fått, tyder imidlertid på at det her er store variasjoner. Innsamling og transportkostnadene danner grunnlag for ca. 50% av renovasjonsgebyret. Det må presiseres at flere andre forhold påvirker kostnadsnivået ved innhenting av denne typen tilbud som f.eks. antall tilbydere, beskrevet kvalitet og endring av renovasjonssystemet osv. Administrasjonen hadde planlagt å gjennomføre anskaffelsen slik at man parallelt skulle innhente pris på løsninger basert på biogass og diesel som drivstoff. Ut fra tilbudene som innkom så man for seg i etterkant å kunne velge drivstofftype for renovasjonskjøretøyene fritt. Vi benytter advokat til å bistå oss i denne anskaffelsen. Hun opplyser at MOVAR ved å velge en slik modell kan ha prosessrisiko for at tilbyderne klager inn anskaffelsen. Flere tidligere saker viser at det kan være problematisk hvis kriteriene for valg av den ene eller andre løsningen ikke er avklart i forkant. Administrasjonen har derfor behov for å få avklart hvordan man skal vekte biogass i forhold til diesel i forbindelse med anskaffelsen. Fra administrasjonen side, ser man store fordeler for regionen med å få etablert en fyllestasjon for biogass lokalt. Reduksjonen av virksomhetens klimagassutslipp anses også svært positivt. Administrasjonen mener at man bør kunne akseptere en kostnadsøkning som er på tilsvarende nivå som andre som har gått over til biogass. Her er det imidlertid store variasjon, men man håper at det vil være mulig å realisere drift på biogass innenfor en kostnadsforskjell på 15% på anbudene. Det gjøres oppmerksom på at hvis biogass skal velges, så må dette gjelde samtlige kommuner for å få et tilstrekkelig volum for etablering av fyllestasjonen. Rygge, 20. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef Renovasjon

29 27 MULIG PLASSERING AV FYLLESTASJON FOR BIOGASS Mulig plassering av AGAs fyllestasjon for biogass.

30 28 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 9/2014 KLAGE PÅ MANGLENDE FEIING Fremlagt: 1. Klage på feiing fra Roar Hansen datert 17. januar Svar på Roar Hansens klage på feiing datert 24. januar 2014 Direktørens forslag til V E D T A K : 1. Klage fra Roar Hansen vedrørende manglende feiing i Torderødallèen 7, 1512 Moss i 2013 samt tilleggskostnad for eventuell gjennomføring av feiing i 2014, avvises. 2. Som grunn for avvisningen legges det vekt på at nye rutiner fra og med 2014 vil følge en lovbestemt hyppighet, samt at rutineendringen kan medføre avvik i forventet tidsrom mellom feiing og tilsyn med fyringsanlegg før endringen er helt innarbeidet innenfor 4- årsperioden. SAKSUTREDNING: Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen (MIB) startet opp nye feierrutiner i januar 2014 etter at planene for endringen ble forelagt styret i Movar IKS til orientering som sak 62/2013 i møte 26. september Før endringene ble gjennomført har MIB hatt informasjonsmøte med representanter for eierkommunene, samt at endringen har vært omtalt i lokalpressen. Informasjon om endringene finnes på hjemmesiden til MIB, i tillegg til at link til denne eller omtale av endringen finnes på hjemmesiden til hver av eierkommunene. Omleggingen av rutiner medfører at MIB i alle helårsboliger med ildsted tilknyttet skorstein skal gjennomføre en feiing og ett tilsyn med fyringsanlegget i løpet av en 4-årsperiode fra I noen tilfeller vil det kunne oppstå situasjoner med en viss skjevhet i forholdet mellom endret løsning og siste faktiske feiing eller tilsyn med fyringsanlegg før Og det er grunn til å anta at boligeiere vil ha en forventning om å motta en tjeneste av et omfang som ikke lar seg samsvare helt med løsningen som er valgt fra og med Løsningen vil likevel, med gjennomføring i hht. planen, være den mest rettferdige for boligeiere som skal ha tjenesten. Den som har, eller mener å ha behov for hyppigere rengjøring av skorsteinen, har anledning til å få tjenesten utført mot ekstra betaling. På

31 29 grunn av at feiernes ordinære arbeidstid må benyttes til lovpålagte oppgaver for å ha mulighet til å klare valgt målsetning, må slike ekstraoppdrag utføres utenfor feiernes ordinære arbeidstid. I vedtak om eierkommunenes delegering av brannfaglig myndighet via styrende organer i Movar IKS til brannsjefen i MIB, fremkommer det at styret i Movar IKS er klageinstans for vedtak fattet av brannsjef etter delegert myndighet. Brannsjef anser at forholdet som påklages kommer inn under vedtak som kan påklages etter Forskrift av 26. juni 2002 nr. 847 om brannforebyggende tiltak og brannsyn (forebyggendeforskriften) 10-2 hvor det står: 10-2.Klage Departementet er klageinstans for vedtak fattet av sentral tilsynsmyndighet. Sentral tilsynsmyndighet er klageinstans for vedtak fattet av kommunestyret. For øvrige vedtak truffet av kommunen gjelder forvaltningslovens 28 annet ledd. I Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvalningssaker (forvaltningsloven) 28 fremkommer følgende: 28. (vedtak som kan påklages, klageinstans). Enkeltvedtak kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken til det forvaltningsorgan (klageinstansen) som er nærmest overordnet det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (underinstansen). For enkeltvedtak som er truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av lov om kommuner og fylkeskommuner, er klageinstansen kommunestyret eller fylkestinget, eller etter disses bestemmelse, formannskapet eller fylkesutvalget eller en eller flere særskilte klagenemnder oppnevnt av kommunestyret eller fylkestinget. Departementet er likevel klageinstans når vedtak er truffet av kommunestyret eller fylkestinget. Vedkommende statlige organ er klageinstans når vedtak er truffet i henhold til myndighet delegert fra et statlig forvaltningsorgan. Forebyggendeforskriftens bestemmelser om feiing og tilsyn med fyringsanlegg fremkommer i denne forskrifts kapittel 7, hvor hyppighet omtales i 7-3 slik: 7-3.Hyppighet Kommunen skal sørge for at alle røykkanaler i fyringsanlegg for oppvarming av rom og bygninger blir feid etter behov og minst én gang hvert fjerde år. Kommunen skal sørge for at det føres tilsyn, med at fyringsanlegget for oppvarming av rom og bygninger er intakt, fungerer som forutsatt og ikke forårsaker brann eller annen skade, etter behov og minst én gang hver fjerde år. Kommunen kan bestemme at feiing og tilsyn skal foretas hyppigere, samt i det enkelte tilfelle bestemme feiing og tilsyn skal gjennomføres også for andre røykkanaler og fyringsanlegg. Kommunen skal sørge for at det etter brann eller eksplosjon i eller i tilknytning til et fyringsanlegg blir foretatt kontroll av anlegget.

32 30 Kommunestyret selv kan gjennom lokal forskrift fastsette om og hvor ofte feiing og tilsyn skal foretas i fyringsanlegg som benyttes til oppvarming av bebyggelse som kun bebos korte deler av året. I brannsjefens tilsvar til klagen utformet av fungerende avdelingssjef i forebyggende avdeling, vises det til at MIB føler seg forpliktet til å følge plan for gjennomføring av feiertjenester som anses vedtatt etter styrets behandling av saken, jfr. sak 62/2013, jfr. også sak 37/2013 Plan for brannverntiltak Brannsjefens vurdering av saken bygger på at det er stor sannsynlighet for at slike avvik vil være betydelige i antall i løpet av kommende 4-årsperiode og at feier-seksjonen ikke har tilstrekkelig ressurser/kapasitet til å gjennomføre en type tilleggsoppgaver som dette medfører. Brannsjefen tar også i betraktning at det etter planen skal gjennomføres tilsyn med fyringsanlegget hos vedkommende i løpet av 2015, og at brannsikkerheten i fyringsanlegget da vil bli vurdert og eventuelle tiltak anbefalt. Brannsjefen fremmer forslag om at klagen avvises som følge av at enkelte avvik fra ordinær hyppighet må aksepteres i forbindelse med endring av feierrutinene i en overgangsfase. Rygge, 13. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jack Hatlen (sign.) Brannsjef

33 31

34 32

35 33 Roar Hansen Torderødallen MOSS Deres ref.: Vår ref.: 14/71-2HABER Dato: Vedrørende klage på manglende feiing - Torderødallen 7 Det vises til deres klage datert , hvor vi forstår at det klages på manglende feiing i 2013 samt ekstra kostnad for eventuelt å få gjennomført feiing i I følge vårt register er siste feiing av skorstein i deres bolig foretatt i Etter vedtatt plan for gjennomføring av feiertjenester skal tilsyn av fyringsanlegg foretas i 2015 og feiing av skorstein foretas i Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen (MIB) er forpliktet til å følge plan for gjennomføring av feiertjenester som er vedtatt av styret i Movar IKS. Saken vil bli fremlagt for styret i Movar IKS for vurdering av eventuelt annen løsning. De vil bli orientert om resultat av dette så snart det foreligger. Med hilsen Hanne Berland Fungerende avdelingssjef forebyggende Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger dermed ingen underskrift. Mosseregionens Interkommunale Brann og Feiervesen E-post: mib@brann.movar.no Telefon: MOVAR IKS Foretaksregisteret: Postadresse: Postboks 716, 1509 Moss NO Besøksadresse: Tykkemyr 2, 1597 Moss Hjemmeside: Telefaks: Bankgiro:

36 34 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 14/2014 SOLGÅRD AVFALLSPLASS ÅRSRAPPORT TIL MILJØVERNMYNDIGHETENE 2013 Sendes i egen sending: 1. Solgård Avfallsplass - årsrapport Solgård Avfallsplass egenvurdering av rapporterte data for grunnvann, overflatevann, sigevann og luft med enkelte vedlegg. 3. Miljøovervåking ved Solgård Avfallsplass i Moss 2013 Forslag til V E D T A K : SAKSORIENTERING: I vår konsesjon til drift av Solgård Avfallsplass av er det satt krav om årlig egenrapportering til miljøvernmyndighetene innen påfølgende år. Årsrapporten for 2013 består som tidligere år av en omfattende dokumentasjon. Vi velger her å sende ut hoveddokumentene med enkelte vedlegg, slik at de som ønsker det, kan gå mer i detaljene i saken. Av årsrapporten fremgår det at det ikke er grunn til å tro at det er nevneverdig utlekking av sigevann fra Solgård Avfallsplass til grunnvann eller overflatevann. Vi registrer at det er indikasjoner som kan tyde på at grunnvannet kan endre strømningsretning. Dette vies spesiell oppmerksomhet i årene som kommer. Det har heller ikke vært store ulemper for omgivelsene med hensyn til lukt. Det er konsulentselskapet Rambøll som er leid inn til å bistå i oppfølgingen av eventuell forurensing av sigevann til grunnen og overflatevann. I deres kontrakt inngår det at de skal komme med forslag til forbedringer. Disse forslagene er til hjelp i vår videre planlegging av drift og overvåkning på dette området. Rygge, 17. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Freddy Tangen (sign.) Sektorsjef Renovasjon

37 35 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 15/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 115 TRAKTOR (UTSKIFTING) Forslag til V E D T A K: SAKSUTREDNING: Ved overtagelse av Hestevold RA i 2003 overtok Teknisk Avdeling en brukt traktor. Traktoren har i hovedsak vært benyttet ved Vansjø Vannverk til snøbrøyting og transport og lossing av utstyr og kjemikalier. Den inngår også som en del av beredskapsmateriellet for Vansjø Vannverk. Traktoren var i minste laget med tanke dagens bruk og i de senere år har vedlikeholdsbehovet vært økende og traktoren har måttet stå i lengre perioder i påvente av reparasjoner og deler. På bakgrunn av dette vedtok styret i MOVAR IKS i økonomiplan for å bevilge kr eks. mva. til utskifting av traktoren. Det ble videre forventet at den gamle traktoren ville kunne gi ca. kr eks. mva. ved salg/innbytte. En ny, men brukt, traktor ble anskaffet våren 2013 hos Østfold Traktor AS, mens den gamle ble tatt i innbytte hos samme firma. Høsten 2013 ble det også anskaffet snøfreser og nye dekker til denne traktoren. Denne traktoren er nå mer tilpasset vårt behov og med snøfreserutstyret gir det oss ny og bedre funksjonalitet. Videre har traktoren tilstrekkelig kapasitet til å håndtere laste og losseoppdrag ved Vannverket.

38 36 Bruttokostnaden for prosjektet beløper seg til kr Dette er kr kroner under budsjettrammen på kr Prosjektet avsluttes uten avsetting av midler. Rygge, 11. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

39 37 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 16/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 226 STØVFILTER PÅ ALG SILOER Forslag til V E D T A K: SAKSUTREDNING: Ved Vansjø Vannverk benyttes aluminiumsulfat som fellingskjemikalie. Dette mottas i granulert form (ALG) og blåses da inn i en lagringssilo før det løses i vann og benyttes i prosessen. Ved mottak og innblåsning til lagringssilo blir det dannet støv som er helseskadelig. På bakgrunn av gode erfaringer med innsetting av selvrensende filter på lagringssilo for kalk, var det ønskelig og gjøre tilsvarende på lagringssiloene for ALG. Styret i MOVAR IKS bevilget derfor i økonomiplan for kr til innmontering av nye støvfiltre på ALG siloene. Etter flere utsettelser er nå montasjen av støvfiltrene ferdigstilt. Bruttokostnaden for prosjektet beløper seg til kr Dette er kr under budsjettrammen på kr Montasjen ble enklere enn først antatt, noe som er årsaken til at dette ble en del rimeligere enn først antatt. Prosjektet avsluttes uten avsetting av midler. Rygge, 11. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

40 38 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 17/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 227 REHABILITERING AV TAK PÅ VANSJØ VANNVERK Forslag til V E D T A K: SAKSUTREDNING: Deler av taket ved Vansjø Vannverk har hatt et behov for omfattende rehabilitering. Tidvis har vi opplevd lekkasjer på grunn av skader på folien og taksluk flere steder. Det ble gjennomført en befaring med et firma med kompetanse på området som antydet et kostnadsmessig omfang. Styret i MOVAR IKS bevilget derfor i økonomiplan for kr ,- til rehabilitering av takarealene. I forbindelse med tilbudsinnhenting og nærmere gjennomgang viste det seg at omfanget av behovet for reparasjoner var større enn først antatt. I tillegg kom man frem til at også taket over filtersalen og silobygget burde rehabiliteres. Styret besluttet derfor i økonomiplan for å oppjustere rammen til kr ,-. Rehabiliteringsarbeidene er nå fullført og lekkasjeproblemene ser ut til å være eliminert. Bruttokostnaden for prosjektet beløper seg til kr ,-. Dette er kr under budsjettrammen på kr ,-. Prosjektet avsluttes uten avsetting av midler. Rygge, 11. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

41 39 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 18/2014 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 232 OPPGRADERING AV PUMPER OG VENTILER Forslag til V E D T A K: SAKSUTREDNING: Deler av kalkberedningen begynner å nå sin levealder og det har derfor vært behov for å gjøre utskiftninger og installasjon av nytt utstyr for å oppnå tilstrekkelig doseringskapasitet. Styret bevilget derfor i økonomiplan for kr til forbedringstiltak på anlegget. Det er nå montert inn 2 nye frekvensstyrte doseringspumper for kalkvann som sikrer god doseringskapasitet, også i situasjoner hvor det må leveres reservevann til Sarpsborg og/eller Fredrikstad. I tillegg til kostnader til pumpene er det påløpt kostnader for tilpassing av pumpefundamenter, rørtilpasning, elektromontasje, samt frekvensomformere. For tiden pågår det programmeringsarbeider og integrasjon mot driftskontrollsystemet for de nye pumpene. Kostnader knyttet til sistnevnte tas på driftsbudsjettet. Bruttokostnaden for prosjektet beløper seg til kr Dette er kr over budsjettrammen på kr Rygge, 11. mars 2014 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

42 40 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 19/2014 SOLGÅRD AVFALLSPLASS LUKTREGISTRERINGER FOR 2013 Forslag til V E D T A K: SAKSUTREDNING: På Solgård Avfallsplass har vi i 2013 som tidligere år lagt ned omfattende ressurser for å begrense luktulempene. Vi mener at dette arbeidet bør pågå med uforminsket styrke, selv om vi nå er på et mer behagelig nivå når det gjelder hevendelser vedrørende luktulemper i våre omgivelser. Dette er et resultat av systematisk arbeid over tid. Ut fra våre erfaringer vil vi fra tid til annen ha luktulemper fra denne type virksomhet og uforutsette hendelser kan på tross av vårt arbeid medføre merkbare luktulemper. Vi har i en årrekke hatt registering av luktulemper fra Solgård Avfallsplass. I 2013 er det mottatt 4 henvendelser fra luktpanelet og andre personer utenom MOVAR-systemet. Vi mener at kun 3 av disse henvendelsene kan relateres til driften ved Solgård Avfallsplass. Disse henvendelsene gjelder lukt i områdene Solgård Skog og Hanan. Den ene registreringen som ikke stammer fra vår drift kommer fra Melløs-området. Årsaken her var trolig at grunnen var mettet med vann og vond lukt (smørsyre) oppstod ved snøsmeltingen. De siste årene har henvendelser angående lukt fra luktpanelet eller andre vært slik: 2012: 4 henvendelser 2011: 5 henvendelser 2010: 9 henvendelser 2009: 122 henvendelser (luktpanel startet 15. juni 2009) Vi har også egne registreringer og lukterunder. Disse registreringene foregår både på Solgård Avfallsplass og i området rundt. Registrering av lukttype og opphav er fortsatt et viktig ledd i arbeidet med å holde luktulempene på et akseptabelt nivå.