STYRET FOR MOVAR IKS NR. 1/2015

Transkript

1 STYRET FOR MOVAR IKS NR. 1/2015 Medlemmene i styret for MOVAR IKS innkalles til møte: TORSDAG 29. JANUAR 2015 KL. 08:00 MOVARs ADMINISTRASJON - HUGGENES Side nr.: PROTOKOLL FRA STYREMØTET 27. NOVEMBER Til behandling: SAK NR. 1/ REVISJON AV FULLMAKTSREGLEMENT SAK NR. 2/ NYE ETISKE RETNINGSLINJER FOR MOVAR IKS SAK NR. 3/ RENOVASJONSBENCHMARKING 2014 SAK NR. 4/2015 OPPFØLGING AV STYRETS EVALUERING 2014 (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 1/2015 DIREKTØRENS ORIENTERING (Presenteres på møtet) O-SAK NR. 2/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 230, 305 OG 407 FYSISK SIKRING AV VANSJØ VANNVERK, KAMBO RA OG FUGLEVIK RA O-SAK NR. 3/ REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 231 GARASJEANLEGG VANSJØ VANNVERK O-SAK NR. 4/ MATTILSYNETS REVISJONSBESØK PÅ VANSJØ VANNVERK

2 O-SAK NR. 5/ SAMARBEIDSAVTALE MED BRP-RYGGE SIVILE LUFTHAVN O-SAK 6/ ENDRING AV LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAPER O-SAK 7/ PROTOKOLLER FRA MØTER I AMU Ved behandling av styresak nr. 3/ Renovasjonsbenchmarking vil Erland Eggen fra Energi Data AS gjennomgå resultatene og kunne besvare spørsmål. Det er Energi Data AS som gjennomfører benchmarkingen for Avfall Norge. Rygge, 22. januar 2015 Brit G. Plassen (sign.)

3 1 MOVAR IKS STYREMØTE NR Torsdag 27. november 2014 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon, Huggenes. 7 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Forfall medlemmer: Dessuten møtte: Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per Christian Rasmussen, ansatt Ketil Reed Aasgaard, styreleder Varamedlem ikke innkalt grunnet for kort frist. Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTE 23. OKTOBER BLE ENSTEMMIG GODKJENT. STYRESAK NR. 21/2014 MØTEPLAN FOR STYREMØTER I MOVAR IKS 2015 Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS vedtar møteplanen for styremøter i Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt.

4 2 STYRESAK NR. 22/2014 PRISER FOR TJENESTER MV FOR MOSSEREGIONENS INTERKOMMUNALE BRANN- OG FEIERVESEN 2015 Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS vedtar forslag til «Priser for tjenester mv. for Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen 2015» som fremlagt. Prisene gjøres gjeldende fra 1. januar Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 23/2014 PLAN FOR BRANNVERNTILTAK 2015 Direktørens forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS godkjenner «Plan for brannverntiltak 2015» for Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen, som fremlagt. Behandling: Styret foreslo følgende forslag til vedtak: Styret i MOVAR IKS godkjenner «Plan for brannverntiltak 2015» for Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen som fremlagt, og innenfor vedtatte budsjett. Votering: Det ble kun votert over styrets eget forslag til vedtak, og dette ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret i MOVAR IKS godkjenner «Plan for brannverntiltak 2015» for Mosseregionens Interkommunale Brann- og Feiervesen som fremlagt, og innenfor vedtatte budsjett. STYRESAK NR. 24/2014 REGULERING AV LØNN FOR ADM. DIREKTØR I MOVAR Adm. direktør, representantskapets leder, samt styrets sekretær forlot møtet under styrets behandling av saken.

5 3 Styrets vedtak: A. Leders lønn økes med 3 % fra og med B. For fremtiden skal både styrets leder og nestleder delta i den årlige medarbeidersamtalen med administrerende direktør, jfr. dennes arbeidsinstruks punkt 8. O-SAK NR. 42/2014 DIREKTØRENS ORIENTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 43/2014 ØKONOMISK RAPPORTERING Presentasjonen vedlegges denne protokollen. O-SAK NR. 44/2014 LØNNSOPPGJØRET 2014 Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Representantskapets leder forlot møtet 10:55. EVENTUELT Det var innmeldt én sak under eventuelt, og denne ble opprettet som ny styresak til behandling;

6 4 STYRESAK NR. 25/2014 FRASIGELSE AV ARBEIDSYTELSE Det var ikke utsendt saksdokumenter i forkant av møtet, og det var ikke fremmet forslag til vedtak i saken. Behandling: Styret diskuterte saken bredt og utformet følgende forslag til vedtak: Da MOVAR IKS ikke lenger finner behov for Erling Bergs arbeidsytelse, velger styret å frasi seg hans arbeidsplikt ihht pkt. 4 i avtale inngått Styret ber administrerende direktør avholde møte med Erling Berg med bakgrunn i vedtaket. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet 11:30. Johan Isak J. Hjertebråten Nestleder Marit Børud Kamark Hege Solberg Sandtrø Mariana Oberti John A. Ødbehr Per-Christian Rasmussen Tore Fredriksen

7 Direktørens orientering Styremøte Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendes eierkommunene for vedtak. 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 2013 Handlingsplan sak 7/2014 Studietur jfr. Sak 15/14 Møte Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/ /2014 m.fl. Valg av drivstoff ifm nytt renovasjonsanbud 13/2014/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Styret foretar valg av drivstoff etter at innkommende tilbud er vurdert Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Ikke implementert. Avventer behandling i eierkommunene. Fagbefaring til Stavanger/IVAR Gjennomført! Relevant kurs? Beredskapsplan under arbeid. Kontrakter undertegnet, og fyllestasjonen under planlegging Rep.skapet nedsatt hurtigarbeidene komite, jfr. O-sak 29/2014 Møte Rep.sak 9/14 Adm (Etter vedtak i eierkommunene) Adm. Se dagens orientering. SL/AD vår 2015?? Adm: Forventes presentert våren 2015 April 2015 Adm/høst 2014 Se dagens orientering 1

8 Administrasjon: Jobber videre med løsning for fakturering av renovasjonskundene igjennom VISMA. KMD ønsker å revidere IKS-loven, for å sikre like konkurransevilkår: Kommunal- og moderniseringsdepartementet sender med dette på høring forslag til endringer i lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). I høringsnotatet foreslår departementet at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Videre åpnes det for at interkommunale selskaper kan tas under ordinær konkursbehandling etter lov 8. juni 1984 nr. 58 om gjeldsforhandling og konkurs. Det foreslås også andre endringer i IKS-loven som en konsekvens av at det innføres begrenset ansvar, som nye regler om selskapskapitalen og regler som skal styrke vernet om kreditor når det ubegrensede ansvaret faller bort. Det foreslås å lovfeste et krav om at interkommunale selskaper skal ha en forsvarlig egenkapital. Endring vil sikre bedre samsvar mellom IKS-loven og EØS-avtalens regler om offentlig støtte. Den vil også kunne bidra til mer like konkurransevilkår mellom interkommunale selskaper og andre aktører som opptrer i det samme markedet. Høringsuttalelser kan sendes til postmottak@kmd.dep.no eller til Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo, merket sak 14/1709. Frist for innsendelse av uttalelser er satt til 5. februar => Evt. innspill fra oss vil bli gitt igjennom KS-Bedrift, Norsk Vann og Avfall Norge. Administrasjon forts.: MOVARs nye hjemmesider publiseres trolig Revisjon av styrende dokumenter, jfr. rep.skapssak 9/2014. Selskapsavtalen forventes behandlet i kommunene desember/januar. Vedleggene til eieravtalen må gjennomgås innen Rep.skapsmøte våren Forslag til ny låneramme for selskapet fremmes av komiteen nedsatt av rep.skapet høsten

9 Renovasjon: Fyllestasjon for biogass Endring av reguleringsplan er godkjent Søknad sendt MK og melding sendt Arbeidstilsynet og DSB. Utførende entreprenør for grunnarbeidene er Råde Graverservice AS. Jobber mot ferdigstillelse Aksjon Båtvrak har generert 11 stk båtvrak høsten Renovasjon forts.: Vi jobber videre med vurdering av skatteplikt etter nye regler for kommunal næringsvirksomhet fra RagnSells AS er tilskrevet ifm ønske om etablering av gjenbruksstasjon på leid tomt. Ny dekor for renovasjonskjøretøyene. 3

10 Vann og avløp: Ny prosjektleder ansatt Begynner NIVA-prosjekt Innsjøers verdi som drikkevannskilder Case Vansjø. (Mälaren 217 milliarder). Tilsyn fra Mattilsynet ved Vansjø Vannverk MIB: ABØ forlenger leieavtalen i 10 nye år. Rep.skapssak 9/14 fra hurtigarbeidende komite: Rep.skap ber om å få fremlagt revidert ROS-analyse og forslag til DOD seinest innen høstmøtet Det engasjeres ekstern rådgivningsfirma til å gjennomføre revisjonen. Den nedsatte komiteen fremlegger forslag til ny kostnadsfordeling for brann og redning, basert på ROSanalyse og DOD til samme møte. => Administrasjonen starter anskaffelse av rådgivningstjenester. 4

11 Regnskap MOVAR IKS Totalt pr Omsetning inkl. internfakturering: kr Resultat Avskrivninger Finanskostnader Varekostnad (Produksjonskostnad) Driftskostnader Personalkostnader

12 Likviditet pr Tall i NOK 1000 Pr Pr Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) Kortsiktige fordringer Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån SUM Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg Arbeidskapital Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Mhp husholdningsrenovasjon er hele 2014 utfakturert pr. 31. oktober. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr på , Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kr., inkl. intern omsetning Regnskap 2014 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Omsetning Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

13 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetning av administrative og tekniske tjenester ut til avdelingene tilnærmet som budsjettert. (Denne tjenesten fremkommer for øvrig som en kostnad i øvrige sektorer.) Flere svingninger på kontonivå i driftskostnadene. Totalt sett utligner disser hverandre, og ingen radikale overskridelser. Lønnskostnader: Budsjettert med ansettelse av innkjøper tidligere på året, samt ennå ikke etterbetalt lønnsoppgjør Tilnærmet samme avvik fra budsjett som pr Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner Inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

14 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Inntekten ligger over budsjett, og i juli var det rekordproduksjonen (Høyeste månedsproduksjon i siden oppstart). Slamkostnader under budsjett, som følge av nye avtaler. Merforbruk på kjemikalier, kull og analyser. Mindreforbruk driftskostnader kan bl.a. henføres til el. energi og er delvis forårsaket av periodisering. For øvrig tett på budsjett, med avvik på kontonivå. Besparelser på kapitalkostnader som følge av lavere rente enn budsjettert. Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Omsetning Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

15 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetning lavere enn budsjettert, men vesentlig høyere enn fjoråret. Sommeren 2014 har vært nedbørfattig. Varekostnad; vesentlig nedgang i kostnad vedr. levering slam som følge av ny avtale. Andre driftskostnader ligger svakt over budsjett noe som bl.a. skyldes merforbruk på vedlikeholdskonti for maskiner, utstyr, og bygg, samt kontingenter og ulike avgifter. Kostnader rimelig statiske og uavhengig av mottatt mengde. Solgård Avfallsplass - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap Omsetning Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

16 De viktigste avvikene ved drift av Solgård avfallsplass. Ligger omtrent på budsjett omsetningsmessig. Innsparinger i forhold til budsjett på transport av vann Moss (leie av kapasitet i kommunens rørledning) grunnet kreditnota vedrørende I tillegg kommer feilfakturering vedr. sigevann som en korreksjon 2014 og bedrer bildet ytterligere for dette regnskapsåret. Totalt gir dette en resultateffekt i forhold til budsjett på ca kr. 4,5 millioner med virkning nå i Engangstilfelle. Mindre avvik på driftskostnader, og noe har sammenheng med periodisering. Husholdningsrenovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2014 Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

17 De viktigste avvikene ved drift av husholdningsrenovasjon. Omsetning fallende fra 2013 grunnet lavere gebyrer til forbruker, og rimelig tett på budsjett. Hele 2014 er nå utfakturert for 4 kommuner, og dermed er det kun to måneders omsetning vedr Moss som gjenstår på inntektssiden. På kostnadssiden er det to ordinære måneder for samtlige 5 kommuner, og følgelig vil siste termin vise et større underskudd. Salgsinntekter av gjenvinningsvarer er fallende, også i forhold til fjoråret. Det er budsjettert med stilling ifm mottak av farlig avfall. Denne er ikke besatt og vil først få eventuell regnskapsmessig virkning fom I tillegg har man høye refusjoner mhp sykepenger. MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1000 kroner, inkl. intern omsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Omsetning Regnskap 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

18 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Etterbetaling vedrørende lønnsoppgjør 2014 vil slå mest ut for MIBsektoren pga størst antall ansatte. (Spesielt avd 65 -Beredskap). Vil først bli utbetalt og kostnadsført 6. termin Kostnad brannvarsling 110 til ABØ kostnadsført for hele Poster med overskridelser er bl.a. bilkostnader (rep. og vedlikehold), kursutgifter og brukerbetaling nødnett, mens et større antall poster viser innsparinger både i forhold til budsjett og til fjoråret. Feieravdeling budsjettert med underskudd grunnet positivt selvkostfond. Pr viser avdelingen negativt resultat, men noe mindre enn budsjettert. MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1000 kroner, inkl. internomsetning Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 2014 Budsjett Omsetning Regnskap 2013 Resultat Budsjett Budsjett

19 MOVAR IKS totalt pr Periodisering ift avd. 55 påvirker resultatet noe. Lønnsoppgjør med virkningstidspunkt både 01.05, og ferdig forhandlet/meklet for samtlige ansatte. Etterbetaling gjennomføres i november og desember for de ulike gruppene. Innsparing vareforbruk/produksjonskostnad har flere årsaker, men en vesentlig sum skyldes lav kostnad vedrørende leie av rørkapasitet i Moss kommune for vann fra Solgård til Kambo. (HB-konto 4410). Dette er tidligere kommunisert, og dreier seg om kreditnota vedr. for høy belastning i For øvrig tett på budsjett. Mhp driftskostnader er totalsum meget tett på budsjett, men flere positive og negative avvik på kontonivå. Det er i 2014 inntektsføres feilfakturert sum for sigevann fra Moss kommune med 2,4 mill. Betydelig besparelse på kapitalkostnader som følge av lavere rente enn budsjettert. 9

20 18 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 1/2015 REVISJON AV FULLMAKTSREGLEMENT Fremlagt: Revidert fullmaktsreglement for MOVAR IKS Forslag til V E D T A K : Styret i MOVAR IKS vedtar revidert fullmaktsreglement for MOVAR IKS SAKSORIENTERING Styret i MOVAR vedtok fullmaktsreglement for MOVAR i januar I vedtaket pkt 2 ønsket styret at reglementet skulle evalueres etter ett års bruk. Adm. Direktørs vurdering er at fullmaktsreglementet har fungert etter hensikten. Det har gitt bedre oversikt og bidratt til å tydeliggjøre rutiner og ansvar. I forbindelse med Østfold Kommunerevisjons forvaltningsrevisjon av MOVAR, ble fullmaktsreglementet trukket frem både i rapporten og under presentasjon som et godt tiltak. I rapporten står det: «Fullmaktsstrukturen er ytterligere forsterket igjennom nytt fullmaktsreglement. Her er grensene for hva som ligger under administrerende direktør og hva som skal legges frem for styret tydeliggjort, og det er også flere forhold som skal forelegges direktøren enn hva tilfellet var tidligere. Innføringen av fullmaktsmatriser fremstår også som et godt tiltak, da disse oppsummerer reglementet på en oversiktlig måte samtidig som det er enkelt å identifisere hvem som skal involveres i ulike avgjørelser.»

21 19 Ledergruppen har nå gjennomgått og revidert reglementet. Hovedsakelig er endringene at personell i stab har fått rettigheter som nivå 3. Videre er tabell med rammeavtaler strøket, da disse er omfattet av øvrige anskaffelser. Øvrige endringer er minimale, men alle er merket med rødt i vedlagt reglement. Rygge, 13. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

22 20 1. Bakgrunn og målsetning Fullmaktsreglement for MOVAR IKS Vedtatt i MOVARs styre: Fullmaktsreglementet skal sikre rett fremgangsmåte i saker som får økonomiske konsekvenser. Reglementet gjelder på alle nivå i organisasjonen og laget med sikte på å ivareta kravene som settes i «Lov om interkommunale selskaper», «Lov om årsregnskap m.v.» og «Lov om offentlige anskaffelser». Reglementet skal beskrive hvordan definerte fullmakter er knyttet opp mot ansvarlig nivå i MOVAR IKS. 2. Organisasjonsnivåer: Organisasjonsstrukturen er noe forskjellig i de ulike fagområdene hva gjelder ledelse. Nivå 1: Administrerende direktør Nivå 2: Sektorsjefer/Brannsjef/Adm. og økonomisjef Nivå 3: Avdelingsledere (VA/SAP)/seksjonsleder (Renovasjon)/Seksjonssjef (MIB)/Avdelingssjef (MIB)/Personell i stab (Adm./VA/Renovasjon) 3. Definisjoner: Signatur og prokura Lov om interkommunale selskaper 16 sier at: Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styremedlem eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan bestemme at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet etter 14. Fullmakt Fullmakt er legitimasjon til en person til å handle på vegne av fullmaktsgiver. Handlingen er like bindende som når fullmaktsgiver gjør handlingen selv (jfr. avtalelova 2. kap ). Bestilling Bestilling betyr å inngå forpliktende avtale om kjøp av varer eller tjenester på nærmere fastsatte vilkår. Attestasjon/kontering Attestasjon innebærer kontroll med at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med inngått avtale og at kostnadene er i samsvar med avtalen. Kontering betyr påføring av kontonummer i regnskapet. I 1

23 21 Vedtatt i MOVARs styre: elektroniske systemer vil attestasjon bli utført av første mottaker i Visma dokumentsenter. Dette er mottaker som fremstår som bestiller iht til faktura eller leder i på nivå 3 på den aktuelle avdelingen. Anvising Anvising betyr godkjenning av fakturabeløpet til utbetaling fra bank. I elektronisk system (Visma dokumentsenter) vil anvisning bli utført av leder på nivået over den som attesterer. Delegering Delegering betyr overdraging av fullmakt fra en person eller organ til en annen person eller organ. 4. Habilitet Personer med fullmakt kan ikke anvise dekning av egne utgifter eller signere avtaler som en har personlig fordel av. Dette gjelder lønn, varer og tjenester. Med personlig fordel menes f.eks. lønnsfastsettelse og godtgjøringer, anvisning av reiseregninger, og andre særlige fordeler av betydning. Det samme gjelder for andre man er i slekt med, jfr. Forvaltningslovens Kap Se også selskapets etiske retningslinjer. 5. Viktige prinsipper Alle kostnader og inntekter skal som hovedregel attesteres og anvises av to ulike personer. Den som anviser, skal være på et høyere nivå i organisasjonen enn den som attesterer. Mesteparten av attestering og anvisning skjer i de elektroniske systemene «Visma Dokumentsenter» eller «Wintid Dashboard». I dokumentsenter skal alle fakturaer over ,- behandles på tre nivåer, hvor siste nivå er nivå 1 (Adm. direktør). Den som etter dette reglementet er delegert fullmakt til attestasjon eller anvising, kan som hovedregel ikke delegere fullmakten videre. Unntak: Kortvarig Fravær ved sykdom, permisjon eller ferie. 6. Bank og utbetalinger generelt Utbetaling fra Firmaets konti skjer med godkjenning fra to personer i fellesskap, foruten lønnsoverførsel som gjøres direkte via Visma Lønn. Opptak av lån, opprettelse av konti samt endring av tilgang til firmaets konti gjøres av styrets leder og Administrerende direktør i fellesskap i tråd med firmaattest. Opprettelse av kredittkort (Forretningskort) med personlig ansvar utføres av Administrerende direktør. 7. Utbetaling av lønn Det er innført timeregistrering ved hjelp av tidsregisteringsprogrammet WinTid for alle avdelinger foruten beredskapsavdelingen på MIB. De ansatte benytter da stemplingsur eller programmet WinTid for registrering av sin arbeidstid og evt. overtid. Nærmeste overordnede godkjenner 2

24 22 Vedtatt i MOVARs styre: timelistene vha verktøyet WinTid Dashboard. Endelig godkjenning av timelistene gjøres av leder på nivå 2. Administrerende direktør godkjenner timelistene for lederne på nivå 2, samt personell i stab til Adm. direktør. Det gjennomføres filoverføring fra WinTid til økonomissystemet Visma Lønn som benyttes for beregning av lønnsgrunnlag mv. For ansatte i beredskapsavdelingen på MIB registreres timer som grunnlag for lønn i dataprogrammet GatSoft. Kontroll og manuell korrigering av grunnlaget foretas av ledelsen på MIB før lister oversendes økonomimedarbeider i MOVAR for utlønning i Visma Lønn. 8. Overordnet fullmakt Signaturfullmakt Opptre og undertegne på foretakets vegne i forretningsforhold. Det blir definert som en rett til å «tegne foretaket». Se registrerte opplysninger i Brønnøysundregistret. Stillingsfullmakt daglig leder Forestå den daglige ledelsen av foretaket, herunder å representere foretaket utad, i samsvar med «Lov om interkommunale selskaper» 14 og instruks for daglig leder/administrerende direktør. Partsfullmakt Opptre som part/lovlig stedfortreder i en rettslig prosess. Styrets leder gir skriftlig fullmakt i den enkelte sak for hvem som skal møte som part/stedfortreder i en konkret sak. Stedfortreder må være tilsatt i MOVAR IKS eller tilknyttet den delen av virksomheten som søksmålet gjelder. Dersom det ikke gis slik fullmakt vil styrets leder møte som part/lovlig stedfortreder. Forliksfullmakt Rett til å inngå forlik i saker av økonomisk karakter. Fullmakten gjelder både rettslige og utenomrettslige forlik. Administrerende direktør har fullmakt til å inngå utenomrettslig forlik. Fullmakt til å inngå rettslige forlik tilkommer den som er utpekt som stredfortreder i henhold til partsfullmakt i den enkelte sak. Fullmakten for økonomiske forlik er avgrenset til 1 million kroner. Forlik utover denne beløpsgrensen må godkjennes av styret for MOVAR IKS. Anmeldelsesfullmakt og fullmakt til å kreve tiltale Administrerende direktør har fullmakt til å anmelde, begjære offentlig påtale og begjære pådømt sivile krav for fremtidige straffbare handlinger mot foretakets eiendom/virksomhet. Dette gjelder alle formuesforbrytelser som tyveri, underslag, bedrageri, heleri, falskneri, skadeverk m.v. Administrerende direktør kan delegere fullmakten til andre ansatte. Fullmakter iht til 12 i Brann og eksplosjonsvernloven er gitt Leder av brannvesenet eller den som opptrer i dennes sted. Prokura Se registrerte opplysninger i Brønnøysundregistret. 3

25 23 Endring av fullmakt Vedtatt i MOVARs styre: Den som har gitt fullmakt kan til enhver tid skriftlig tilbakekalle fullmakten. 9. Fullmaktsmatrise Bank og finans Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvising Merknad Gi tilgang til foretakets bankkonti og opptak av lån Adm. dir. og styreleder i fellesskap Tilgang til bruk av nettbank herunder belastning av foretakets konti Anskaffe kredittkort på vegne av foretaket Personalforvaltning To i felleskap Personlig ansvar Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvising Merknad Opprette, inndra og omgjøre stillinger Adm. dir. Omgjøring av stillinger kan delegeres til nivå Inngå avtale om fast ansettelse Inngå avtale om midlertidig ansettelse Fastsettelse av lønn utover minstelønn Øk. og adm.sjef, Seniorkonsulent Økonomi og økonomimedarbeider Adm. dir. Hjemmekontorløsning Overtid og variabel lønn Anvise fastlønn og faste tillegg Godkjenne bemanningsplaner Anvise reiseregninger Oppsigelse/avvikling av arbeidsforhold Adm. dir. Nivå 2 Adm. dir. Nivå 2 Nivå 2 Nivå 2 Nivå 2 Nivå 2 Adm. dir. 2 eller 3. Kan delegeres til adm. og økonomisjef Kan delegeres til adm. og økonomisjef. Kan delegeres til nivå 3 Kan delegeres til nivå 3 Kan delegeres til nivå 3 Kan delegeres til nivå 3 Kan delegeres til nivå 2 4

26 24 Vedtatt i MOVARs styre: Signering av kontrakter og avtaler ved innkjøp Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvising Merknad Signere kontrakt Adm. dir. varekjøp/tjenester Signere kontrakt Nivå 2 <1 mill. varekjøp/tjenester Signere Adm. dir. rammeavtale Signere Nivå 2 <1 mill. rammeavtale Signere leie/leasing Adm. dir. Kan delegeres til nivå 2 og 3 avtaler Signere Adm. dir. Kan delegeres til utleieavtaler Signere gjensidige samarbeidsavtaler Adm. dir. nivå 2 og 3 Kan delegeres nivå 2 Signering av kontrakter ved salg av varer eller tjenester (Produksjon) Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Salg av varer og Adm. dir. >2 mill. tjenester* Salg av vare og tjenester* Nivå 2 <2 mill. Kan delegeres til nivå 3 * Gjelder salg av varer eller tjenester innenfor virksomhetsområdene, f.eks. avfallshåndtering. Bestilling/Anskaffelse Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvising Merknad Bestilling mot rammeavtale Nivå 2 Nivå 3 Nivå 2 Kan delegeres til nivå 3 Bestilling innen IT Adm. dir. IT-konsulent Adm. dir./nivå 2 Kan delegeres til IT-konsulenter Bestilling vikarer fra Nivå 2 Nivå 3 Nivå 2 byrå Bestilling uten rammeavtale Varer eller tjenester (godkjenne Adm. dir. Nivå 3 Nivå 2 > Se prosedyre for anskaffelser i MOVAR. anskaffelsesprotokoll) Bestilling uten rammeavtale Varer og tjenester Nivå 2 eller 3 Nivå 3 Nivå 2 <

27 25 Vedtatt i MOVARs styre: Investeringer Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Fremme investering Styret Enkeltsak eller for rep.skap Investerings- Fremme investering for styret Starte prosess for Gjennomføre anskaffelser iht vedtatte investeringer Rammeavtaler Adm. dir. Nivå 2 budsjett Enkeltsak eller investeringsbudsjett Nivå 2 er prosjekteier. Kan delegeres til intern/ekstern prosjektledelse/ Innkjøper Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Sette i verk prosess Innkjøper for etablering av rammeavtale Følge opp eksisterende rammeavtaler Innkjøper Nivå 2 eller Adm. dir. tar stilling til uttak av opsjoner i slike avtaler Fakturabehandling** Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Inngående faktura Nivå 2 Nivå 3 Nivå 2 < Inngående faktura Adm. dir. Nivå 3 Nivå 2 > Skal til Adm. dir. som 3. behandler. ** Gjelder også kredittnotater Nedskrivning/salg av aktiva og løsøre Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Nedskrivning Styret > 1 mill. I samråd balanseførte verdier med selskapets Nedskrivning balanseførte verdier Salg av balanseførte verdier (ikke eiendom) inkl. nedskrevne aktiva Adm. og økonomisjef Nivå 2 revisor < 1 mill. I samråd med selskapets revisor Adm. og økonomisjef skal varsles 6

28 26 Salg av løsøre Nivå 2 Vedtatt i MOVARs styre: Eiendom Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Byggetiltak/kjøp av Styret eiendom Salg av eiendom Rep.skapet Leie av eiendom Adm. dir. Utleie av eiendom Adm. dir. Kan delegeres til nivå 2 eller 3 Iverksetting iht vedtatt investeringsbudsjett Nivå 2 Kjøp av aksjer/selskapsetablering Type aksjon Fullmakt Attestasjon Anvisning Merknad Etablere selskaper/kjøpe aksjer Rep.skapet Signere aksjonæravtale Styreleder og Adm. dir. i fellesskap Etter anbefaling fra Styret. Forutsetter vedtak fra Rep.skapet. Vedtatt første gang

29 27 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 2/2015 NYE ETISKE RETNINGSLINJER FOR MOVAR IKS Fremlagt: Etiske retningslinjer vedtatt 2012 Utkast til nye etiske retningslinjer januar 2015 Forslag til V E D T A K : Styret vedtar nye etiske retningslinjer for MOVAR IKS. SAKSORIENTERING De etiske retningslinjene i selskapet ble laget i 2007, men var sist revidert i januar 2012, og før det i Ledergruppen i MOVAR har tatt en gjennomgang av disse, og ønsker å foreslå nye etiske retningslinjer for selskapet. Retningslinjene som foreslås er basert på en god prosess i ledergruppen, hvor etiske dilemmaer var tema. Vi har også sett til andre virksomheter ved utarbeidelse av retningslinjene. I de nye retningslinjene er også forholdet til sosiale media tatt inn, og MOVARs rolle både som forvalter av sannfunnets verdier og utøver av makt og myndighet fremhevet. Administrasjonen håper de etiske retningslinjene kan være god veiledning for ansatte som jevnlig stilles ovenfor etiske dilemmaer. Rygge, 13. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

30 28 Etiske retningslinjer for MOVAR IKS MOVAR IKS (i det følgende også benevnt selskapet) Etiske retningslinjer Disse etiske retningslinjene er basert på en erkjennelse av at samfunnsansvarlig forretningsdrift gir tillit god økonomi et godt ytre miljø et godt arbeidsmiljø MOVAR IKS skal være et selskap med felles, gode holdninger til driften. De etiske retningslinjene skal klargjøre våre holdninger og bevisstgjøre våre medarbeidere i den daglige virksomheten til bruk av skjønn, bruk av myndighet med varsomhet og forstand, redelig opptreden og ærlig og aktivt å ta avstand fra og bekjempe enhver form for uetisk forvaltningspraksis og miljøkriminalitet. Retningslinjene er også ment å være til hjelp for den enkelte i konkrete situasjoner. Etisk opptreden til enhver tid er i alle ansattes interesse. Selskapets ledelse har i tillegg særskilt plikt til å organisere virksomheten på en måte som i størst mulig grad reduserer muligheten for etiske problemstillinger for den enkelte medarbeider i den daglige virksomheten. MOVAR IKS skal gjennom sin virksomhet og sine ansatte til enhver tid og i enhver sammenheng opptre forretningsetisk uklanderlig. Alle ansatte plikter å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for vår virksomhet. Disse retningslinjene kommer i tillegg til øvrige bestemmelser. MOVAR IKS skal fremstå som en virksomhet som driver samfunnsansvarlig forretningsdrift. Disse etiske retningslinjene skal gi våre eiere, offentlige myndigheter, ansatte, kunder, samarbeidende og konkurrerende selskaper tillit til selskapets profesjonalitet og integritet. Det er vår målsetning at det aldri oppstår tvil om hva som har motivert handlinger fra selskapets eller våre ansattes side. 1 Økonomi 1.1 MOVAR IKS ser den positive sammenhengen mellom høy etikk og et godt, økonomisk resultat. 1.2 MOVAR IKS skal drive sin virksomhet innenfor lover og regler og etter sunne, økonomiske prinsipper. (Se likevel pkt 2.2 nedenfor.) 1.3 MOVAR IKS har som visjon: MOVAR IKS - Høyere ytelser - lavere kostnader i miljøets interesse. Selskapets hovedmålsetning er å utføre virksomheten for eierkommunene med høyere kvalitet og lavere kostnader enn om kommunene enkeltvis skulle ivaretatt disse funksjonene. 2 Et godt ytre miljø 2.1 MOVAR IKS er en miljøbedrift. Det innebærer at Movar IKS i enhver sammenheng utøver sin virksomhet med sikte på å redusere forurensning og andre negative miljøeffekter. 2.2 MOVAR IKS prioriterer miljømessig gevinst foran økonomisk gevinst.

31 MOVAR IKS har nulltoleranse overfor enhver form for miljøkriminalitet. Avdekkes ulovlige forhold, vil politiet umiddelbart bli varslet. Om nødvendig vil tiltak bli iverksatt for å hindre eller begrense (ytterligere) negative miljøeffekter. 3 Et godt arbeidsmiljø - utgangspunkt for gode arbeidsprestasjoner 3.1 Våre medarbeidere skal opptre kollegialt overfor hverandre og aktivt bidra til å skape trivsel og et godt arbeidsmiljø. 3.2 Mobbing eller trakassering av medarbeidere eller eksterne forbindelser blir ikke akseptert. 3.3 Problemer eller negative forhold i arbeidsmiljøet skal i størst mulig grad løses i åpenhet mellom de involverte, gjennom overordnede og/eller gjennom tillitsvalgte, vernetjeneste og arbeidsmiljøutvalg 3.4 Innkjøpsvirksomheten i selskapet skal håndteres som forutsatt i selskapets innkjøpsinstruks, lover og forskrifter. Innkjøp skal gjøres etter pristilbud fra flere leverandører, også innkjøp under lovens beløpsgrense. Dersom innkjøp foretas uten alternative leverandører, skal begrunnelse for dette angis og dokumenteres i godkjent innkjøpsprotokoll. 3.5 Ansatte skal uoppfordret informere overordnet om eierinteresser eller andre bånd til virksomheter som ønsker å inngå i et direkte eller indirekte samarbeids- og forretningsforhold til selskapet. 3.6 Ansatte har ikke anledning til å involvere seg personlig i saker hvor familie, venner eller andre nærstående er i ferd med å komme i et samarbeidsforhold til MOVAR IKS. Nærmeste overordnede skal informeres om situasjonen og plikter å benytte annet personell i en slik situasjon. 3.7 Forsøk på uetisk påvirkning eller bestikkelse av selskapets ansatte skal umiddelbart rapporteres til selskapets direktør eller styreleder. 3.8 Dersom en ansatt er i en posisjon hvor vedkommende kan påvirke valg av samarbeidspartnere, skal det utvises særskilt aktsomhet i kontakten med disse. Kun faglig kontakt aksepteres. Eventuell deltakelse på arrangementer skal godkjennes av overordnet. Gaver skal i en slik situasjon ikke aksepteres. 3.9 Ansatte i MOVAR IKS som er i kontakt med leverandører eller andre samarbeidspartnere skal opptre slik at de personlig ikke kommer i noen form for takknemlighetsgjeld til disse. Som hovedregel skal den ansatte personlig ikke ta imot noen form for gaver eller ytelser uten etter å ha forelagt dette for og fått aksept av overordnet Invitasjon til arrangement med overnatting uten faglig program skal avslås. Ved deltakelse i arrangement med overnatting med faglig program, skal selskapet som hovedregel dekke kostnader til overnatting Deltakelse i arrangement i regi av forretningsforbindelser av selskapet skal alltid godkjennes av nærmeste overordnede. Dette gjelder selv om deltakelsen ikke medfører fravær fra arbeidet Ansatte som får kjennskap til at kolleger ikke overholder disse retningslinjene, eller på andre måter opptrer uetisk eller i strid med selskapets interesser, plikter - av hensyn til selskapets omdømme og sine øvrige kolleger - å varsle nærmeste overordnede eller andre i bedriftens ledelse om forholdet. Selskapet vil ivareta den som varsler som forutsatt i Arbeidsmiljøloven 2-4 og En ansatt som er i tvil om hvordan vedkommende skal forholde seg i situasjoner som ikke spesifikt er beskrevet, men som berører selskapet, skal ta dette opp med nærmeste overordnede. Revidert 26. januar 2012 Erling Berg Adm. direktør Forrige gang revidert

32 30 Etiske retningslinjer for MOVAR IKS Ansatte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Disse retningslinjene skal bevisstgjøre og oppfordre til etisk refleksjon blant MOVARs ansatte. Som forvalter av samfunnets verdier, og som utøver av makt og myndighet, stilles det spesielt høye krav til oss. Disse etiske retningslinjene skal gi våre eiere, offentlige myndigheter, ansatte, kunder, samarbeidende og konkurrerende selskaper tillit til selskapets profesjonalitet og integritet. Retningslinjene skal videre brukes til å reflektere over hvordan etikken treffer hver og en av oss, og hvordan den skal påvirke valg, atferd og vår profesjonskultur i alt vi gjør. Alle ledere i MOVAR har gjennom ord og handlinger stor innflytelse på kulturen og normene for adferd i organisasjonen. Det er ledernes ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent og at det legges til rette for gjennomgang av de etiske retningslinjer og etisk refleksjon. 1. Generelt MOVAR skal være garantist for sikker og god infrastruktur på viktige områder i regionen. Vi har fokus på beredskap mot uønskede hendelser og viser miljøengasjement i de oppgavene vi skal løse. Selskapets visjon er: Fremtidsrettede løsninger i miljøets og samfunnets tjeneste! Det er utarbeidet en egen miljøpolitikk for selskapet, og vi har definert åpenhet, tilgjengelighet og troverdighet som viktige verdier som skal prege selskapets virksomhet. 2. I møte med andre og hverandre Vår atferd og holdninger danner grunnlaget for innbyggernes og eiernes tillit til selskapet. Vi behandler kunder, innbyggere, kolleger, eiere og andre vi kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet og respekt. Vi er åpne og tydelige, samt bidrar til gode løsninger. Vi opptrer på en måte som ikke krenker menneskeverdet og tar aktivt avstand fra enhver uetisk praksis. Vi lytter til innbyggernes og kundenes interesser. Opplysninger som vi får i kontakt med innbyggere og kunder, behandles i tråd med selskapets retningslinjer for taushetsplikt. Vi opptrer med et godt skjønn i sosiale medier, og uten å støte virksomheten, kollegaer, innbyggere, kunder og eiere. 3. Åpenhet Vi bidrar til at MOVAR er en åpen organisasjon. I en åpen organisasjon er offentlighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre innsyn og kontroll med virksomheten.

33 31 4. Habilitet a) Unngå konfliktsituasjon i forhold til inhabilitet Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom selskapets interesser og egne interesser. Dette gjelder også forhold som ikke direkte rammes av inhabilitetsbestemmelsene i lovgivningen. Dersom spesielle personlige interesser likevel kan påvirke avgjørelsen i en sak du har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i saksbehandlingen eller forberedende saksbehandling i, skal du ta dette opp med overordnet. Ansatte oppfordres til å registrere opplysninger om styreverv/ økonomiske interesser i Styrevervregisteret. b) Rutiner ved inhabilitet for Adm. Direktør I de tilfeller hvor Adm. Direktør selv er inhabil, fattes alle beslutninger eller vedtak i saken av styreleder eller styret i fellesskap. Adm. Direktør kan i slike saker heller ikke bistå i saksforberedende arbeid. Ved behov for bistand med forberedelse av saken, forsøkes dette løst utenfor organisasjonen. 5. Forvaltning av MOVARs ressurser Vi forvalter verdier på vegne av alle innbyggerne i eierkommunene. Ressursene vi har til rådighet til å forvalte disse verdiene skal benyttes på en mest mulig hensiktsmessig og rasjonell måte. Vi skal ikke tilegne oss personlige fordeler av virksomhetens ressurser. 6. Integritet og omdømme a) Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den kan påvirke beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det. b) Reise- og oppholdskostnader i faglig sammenheng kan bare dekkes av MOVAR selv, en kommune, staten, kommunenes sentralforbund (KS), fagforening, bransjeorganisasjoner o.l. c) Det aksepteres ikke at reiser uten faglig innhold blir betalt av bedrifter, organisasjoner o.l. som ansatte på vegne av MOVAR har kontakt med. 7. Bekjempelse og forebygging av korrupsjon a) Gaver kan bevisst eller ubevisst skape en form for lojalitet, uansett størrelse. Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke saksforberedelser eller vedtak eller utøvelse av tjenester, eller som kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler som gaver,

34 32 rabatter og lignende, som gis som følge av ansettelsesforholdet i MOVAR. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster, giveaways e.l. b) Ved tilbud om gaver som har et omfang som går ut over de etiske retningslinjer, skal nærmeste overordnet kontaktes. Slike gaver returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for selskapets regler om dette. c) I alle typer kontakt og nettverksbygging er vi bevisst på grensen mot kameraderi, smøring og korrupsjon og beveger oss ikke mot denne grensen. Det er derfor viktig å ha et avklart forhold til hva som menes med å ha gode relasjoner til leverandører, forretningspartnere og beslutningstakere. 8. Reklame og referanser MOVAR som organisasjon og de ansatte skal ha et bevisst forhold til å delta i situasjoner som kan oppfattes som reklame for andre enn selskapet. Vi kan opptre som referanser ovenfor en leverandørs kunder når avtalen om å være referanse inngås uten bindinger av noe slag, og uten at det gis kompensasjon for dette. 9. Ved tvil Er du i tvil i forhold til fortolkningen av de etiske retningslinjene, ta kontakt med nærmeste leder. Rygge xx Johnny Sundby Adm. Direktør

35 33 STYRET FOR MOVAR IKS Styresak 3/2015 RENOVASJONSBENCHMARKING 2014 Fremlagt: Renovasjonsbenchmarking 2014 RBM14 - Sammendrag Forslag til V E D T A K : Styret ber administrasjonen ta benchmarking inn som en av flere parametere for virksomhetsstyringen, og at resultatene i RBM14 følges opp med ny benchmarking i SAKSORIENTERING I handlingsplanen som ble utarbeid sammen med ny strategisk plan i 2014, var benchmarking mot andre virksomheter en av aktivitetene som ble indentifisert under «forbedringsarbeidet». MOVAR har derfor deltatt i Avfall Norges Benchmarking med data fra 2013 RBM14. Det er viktig å presisere at det er renovasjonsordningen i regionen, og ikke bare MOVARs virksomhet som inngår i benchmarkingen. Som kjent drives renovasjonsordningen etter to ulike modeller. I vedlagt rapport fremgår prestasjoner i benchmarkingen. MOVAR13 ligger over eller nær gjennomsnittet på 3 av 7 resultatområder i benchmarkingen, og noe under gjennomsnittet på øvrige 4. Best resultat oppnås mhp kundetilfredshet. Resultatområdene henger sammen, så ved å bedre prestasjonene på et område, kan resultatet bli dårligere på andre. Et eksempel her kan være at økt miljø- eller tjenestestander vil kunne medføre redusere score på gebyrnivå.

36 34 Erland Eggen i Energi Data AS som gjennomfører benchmarkingen på oppdrag for Avfall Norge, vil komme og presentere benchmarkingen i styremøte, og vil også kunne besvare evt. spørsmål rundt metodikk og resultater. Som styret er kjent med er det planlagt og under gjennomføring en rekke tiltak innenfor renovasjonsområdet. Flere av disse må kunne forventes å påvirke resultatene i neste runde med benchmarking som skjer på tallene fra Her kan nevnes: Miljøstandard: - Øke gjenvinningsgraden igjennom innsamlingsordning for farlig avfall og småelektronikk, samt evt. matavfall. Det første er under gjennomføring og matavfall skal vurderes av kommunene senere i Redusert CO 2 utslipp fra virksomheten som følge av biogass Fyllestasjonen skal være klar ifm oppstart av ny renovasjonsordning Kundetilfredshet: - Forbedret informasjon: o Ny dekor på kjøretøy med fokus på sortering Under gjennomføring o Nye websider - Gjennomført o Informasjon til abonnementene, bl.a. ifm omlegging av ordning og sorteringsveiledning Er under planlegging og vil bli gjennomført ifm omlegging av ordningene i Råde og Rygge. o Informasjon i forbindelse med stands og ved innsamling av farlig avfall Dette er under planlegging. Tjenestestandard: - Økt antall innsamlede fraksjoner (Farlig avfall og EE-avfall) Under gjennomføring - Innsamling av plast i Råde og Rygge Planlegges nå, og gjennomføres i løpet av Arbeidsmiljøindikatorer: - I ny kontrakt med renovatørene har stilt krav om tilgang til data som oss i stand til å rapportere bedre på miljøindikatorer Rutiner for rapportering av data på dette området avklares med renovatørene. - Oppfølgning av sykemeldte for å redusere sykefravær i avdelingen gjennomføres rutinemessig som en del av IA-avtalen. Gebyrnivå: - Reduserte innsamlingskostnader ifm ny renovasjonskontrakt Ny kontrakt med oppstart fra Generelt fokus på effektivisering fortsetter (flatt kostnadsnivå i siste 3 års budsjetter).

37 35 Renovasjonsordningen i Mosseregionen har utviklet seg fra ulike renovasjonsløsninger og henteavstander i kommunene, til felles løsninger som følge av ny renovasjonsforskrift og avfallsteknisk norm. I løpet av 2015 vil alle 5 kommuner ha 4 avfallsfraksjoner (restavfall, plast, papp og papir, samt glass- og metallemballasje). Innbyggerne vil også få mulighet for innsamlingsordning for farlig avfall og småelektronikk i løpet av året. Som styret er kjent med, gjennomføres en utredning av matavfallsinnsamling. Dette arbeider er i sluttfasen. Vi har fått gjennomført en simulering av hvordan innsamling av matavfall vil slå ut på benchmarkingen (Alternativ C), for å vise hvordan benchmarkingen også kan benyttes som en av flere parametere i en fremtidig beslutningsprosess. Ikke uventet er kostnader knyttet til drift av gjenvinningsstasjonene betydelig. MOVAR drifter to gjenvinningsstasjoner En på Solgård Avfallsplass og en i Vestby. Den sistnevnte etter ønske fra Vestby kommune, som også dekker merkostnadene med drift av stasjonen. Likefullt påvirker det å ha to relativt nærliggende gjenvinningsstasjoner prestasjonene i benchmarkingen. Administrasjonen har fått simulert betydningen av denne rammebetingelsen (Alternativ B). Det er slik at 4 av kommunene har overlatt hele renovasjonstjenesten til MOVAR, mens Moss kommune fortsatt står for deler av tjenesten selv. En slik organisering gjør at man ikke fullt ut kan ta ut stordriftsfordelene, da man vil ha noen overlappende funksjoner. Administrasjonen har også fått simulert betydningen av denne rammebetingelsen på benchmarkingen (Alternativ A). Energidata AS har også simulert kombinasjon av A, B og C som alternativ D og kombinasjon av alternativ A og B som alternativ E.

38 36 Disse simuleringene viser hvordan enkelte gitte rammebetingelser ved renovasjonstjenesten påvirker resultatene i benchmarking. Disse vil bli mer inngående presentert sammen med benhmarkingen i styremøtet. Rygge, 21. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Freddy Tangen Sektorsjef renovasjon

39 37 Renovasjonsbenchmarking 2014 Sammendrag for MOVAR og eierkommunene Utført av Energidata Consulting (EDC) Hvorfor renovasjonsbenchmarking? Benchmarking er å måle prestasjonsnivå ved sammenlikning av resultater fra flere virksomheter. I renovasjonsbenchmarking 2014 er prestasjoner og praksis for MOVAR og eierkommunene (MOVAR) sammenliknet med 27 av Norges ledende renovasjonsvirksomheter for året Disse betjente dette året til sammen 2,7 millioner innbyggere, som tilsvarer omtrent halve Norges befolkning. Deltakerne har rapportert data om rammebetingelser, metoder, kostnader og resultater, og det er utført identiske kundetilfredshetsmålinger. Innsamlede data er lagt inn i en matematisk modell (se figur 1) som gjør det mulig å sammenlikne virksomhetene på en rettferdig måte og avdekke årsakene til forskjeller. Renovasjonsbenchmarkingen (RBM) resulterer i analyser og rapporter som danner grunnlag for: Åpenhet rundt monopolvirksomheten (selvkostområdene) Bedre innsikt i egen virksomhet Effektivisering og kvalitetssikring av intern og ekstern rapportering Forbedring gjennom synliggjøring av resultatavvik og forbedringsmuligheter Konsekvensvurdering av alternative drifts- og systemløsninger Systematisk læring og samarbeid med andre virksomheter for å utvikle bedre løsninger Figur 1: Virksomhetsmodell som benyttes ved sammenlikningen A v f a l l s k i l d e r A v f a l l s h å n d t e r i n g A v f a l l s b e h a n d l i n g Husholdningsavfall Oppsamling hos kunde og på returpunkt Innsamling t r a n s p o r t Ombruk Materialgjenv. Biologisk gjenv. Næringsavfall Mottak på gjenv.stasjon Sortering, foredling, omlasting Energigjenv. Deponering Forklaring av figuren: Virksomhetsmodellen dekker både husholdnings- og næringsavfall og omfatter renovasjonsaktivitetene fra oppsamling og mottak til de fem formene for sluttbehandling (se vedlegg). 2 De viktigste resultatene 2.1 Resultatområdene Prestasjoner er sammenliknet på syv resultatområder. Disse er system- og driftseffektivitet, gebyrnivå, kundetilfredshet, tjenestestandard, arbeidsmiljø og miljøstandard (se vedlegg). Noen av deltakerne i RBM 2014 tok med både monopoldel (husholdningsavfall) og konkurranseutsatt del (næringsavfall) i effektivitetssammenlikningen, men kundetilfredshet, tjenestestandard, miljøstandard og gebyrnivå gjelder bare monopoldelen. Målskiven i figur 2 viser MOVAR sine styrker og svakheter sammenliknet med de andre deltakerne for året Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 1

40 38 Figur 2: «Målskive» som viser prestasjon for hver av de syv resultatområdene. driftseffektivitet 1,0 miljøstandard 0,7 0,4 systemeffektivitet 0,1-0,2 arbeidsmiljø gebyrnivå tjenestestandard kundetilfredshet* Forklaring av figuren: 1,0 er høyest skår (ytterst) og 0 er lavest skår (blå sirkel i midten) Rød linje = MOVAR sin skår for året 2013 Blå linje = Gjennomsnittet av deltakerne i RBM 2014 basert på året 2013 Sammenliknet med de andre deltakerne lå prestasjonene over eller nær gjennomsnittet på 3 av 7 resultatområder. MOVAR fikk best resultat på kundetilfredshet, men fremstod som svakere på tjenestestandard, arbeidsmiljø og miljøstandard. Utviklingen på samtlige resultatområder kan følges opp i RBM Høy skår er ikke alltid det beste Den balanserte målskiven i figur 2 oppsummerer MOVAR sine prestasjoner på de syv resultatområdene. Isolert sett er det best å skåre høyt, men høy skår på ett område medfører ofte lav skår på andre områder. Høy effektivitet i økonomisk forstand kan for eksempel være vanskelig å forene med høy tjenestestandard og miljøstandard. Et eksempel på dette er en renovasjonsvirksomhet med ansvar for renovasjonstjenestene i mange kommuner som velger å bygge avfallsmottak i hver kommune. Kundene får kort vei for levering av grovavfall, og en større del av avfallet blir tatt hånd om, men mange avfallsmottak øker både bygge- og driftskostnadene. Dette gir økt renovasjonsgebyr og redusert kostnadseffektivitet. Riktig resultatnivå er et spørsmål om prioritering. Legg også merke til at målskiven bare viser skår relativt til de andre, og at laveste nivå i de fleste tilfeller er et helt akseptabelt resultat. På resultatområdet kundetilfredshet lå eksempelvis laveste skår i 2014 på 73% tilfredshet, som er et meget godt resultat. 2.3 Renovasjonsløsninger Overordnede kjennetegn MOVAR sin situasjon i 2013 var karakterisert av gunstige rammebetingelser og en prioritering av kostnader over standard (se vedlegg pkt. 3). Virksomheten hadde et innsamlingssystem med stor kompleksitet, og hadde implementert et gjennomsnittlig antall andre tiltak og forholdsregler for å oppnå gode prestasjoner. Flest tiltak var iverksatt for å forbedre arbeidsmiljøet. Sammenliknet med de andre deltakerne lå MOVAR nær gjennomsnittet når det gjaldt bortsetting av renovasjonsaktiviteter til underleverandører. Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 2

41 39 Innsamling og mottak 48% av innsamlet og innlevert (håndtert) husholdningsavfall ble utsortert fra restavfallet i % var såkalte verdifraksjoner; det vil si avfallstyper som kan selges i markedet, som for eksempel papir og metall. Utsorteringsgraden for verdifraksjoner var nær gjennomsnittet for deltakerne i RBM. MOVAR hadde en gjennomsnittlig utnyttelsesgrad for avfallsinnsamlingen, høy kapasitetsutnyttelse på mottaket (gjenv.stasjoner) og gjennomsnittlig omfang av sentralsortering. Samlet sett resulterte dette i en lav kostnad pr. tonn for hele avfallshåndteringen. Høyest kostnad i forhold til de andre var for håndtering av plastemballasje og lavest kostnad for papir, papp, kartong og drikkekartong. Behandling MOVAR benyttet både ombruk, materialgjenvinning, biologisk gjenvinning, energigjenvinning og deponering. Omfanget av energigjenvinning var stort, mens omfanget av ombruk var lite i forhold til deltakerne i RBM. Behandlingskostnaden inklusive transport til behandlingsstedet pr. tonn lå i 2013 på gjennomsnittet i forhold til de andre. MOVAR hadde en relativt høy kostnad for materialgjenvinning, mens kostnaden for deponering var relativt lav. 2.4 Sterke og svake sider Hver av de syv renovasjonsaktivitetene (se vedlegg) ble sammenliknet på aktuelle resultatområder for å identifisere sterke og svake sider. Resultatet viser at MOVAR i 2013 hadde en miljø- og tjenestestandard på sine aktiviteter som var noe svakere enn gjennomsnittet når rammebetingelsene for renovasjon i området er hensyntatt. Kostnadseffektiviteten fremstod som noe under gjennomsnittet, men det var betydelig variasjon fra aktivitet til aktivitet. Samlet sett fremsto aktiviteten behandling som den svakeste, mens støtte hadde best resultater. 3 Prestasjoner på hvert resultatområde 3.1 Miljøstandard Miljøstandard omfatter de indikatorene på MOVAR sin virksomhet som er viktigst for miljøet. MOVAR kom godt ut samlet sett og hadde et resultat som lå nær gjennomsnittet. Figur 3: De ulike indikatorene som inngår i begrepet miljøstandard Gjenvinningsgrad CO2-utslipp Mengde farlig avfall Ombruksmengde Andel underjordiske beholdere Deponistandard 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % Forklaring av figuren: Grå = beste resultat i gruppen Blå = gjennomsnittet av deltakerne i RBM 2014 Rød = MOVAR sitt resultat bidrag til miljøstandard Det fremgår av figur 3 at MOVAR hadde det beste resultatet i forhold til gjennomsnittet på indikatoren mengde farlig avfall. Gjenvinningsgraden for materialer og energi var 84%. Til sammenlikning var 91% det høyeste nivået og 81% det laveste for deltakerne i RBM. Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 3

42 Kundetilfredshet Kundetilfredshet omfatter de viktigste tjenestene som alle ble målt i MOVAR sin kundeundersøkelse. MOVAR hadde en samlet tilfredshetsskår på 79%. Dette var et meget godt resultat som lå over gjennomsnittet. Figur 4: Omdømmet og de ulike tjenestene som inngår i begrepet kundetilfredshet omdømme tilfredshet med pris tilfredshet med faktura tilfredshet med informasjon tilfredshet med kontakt tilfredshet med behandling tilfredshet med gjenv.stasjoner tilfredshet med innsamling tilfredshet med oppsamling returpunkt tilfredshet med oppsamling hjemme 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % andel fornøyde Forklaring av figuren: Grå = beste resultat i gruppen Blå = gjennomsnittet av deltakerne i RBM 2014 Rød = MOVAR sitt resultat Figur 4 viser at husholdningene var mest fornøyde med kontakt og minst fornøyd med informasjon i forhold til gjennomsnittet. Omdømmet var bedre enn gjennomsnittet. Deltakerne i RBM 2014 hadde en samlet tilfredshet som lå mellom 73% og 81%. 3.3 Tjenestestandard Tjenestestandard omfatter de indikatorene på MOVAR sitt tjenestetilbud som er viktigst for kundene. MOVAR kom godt ut samlet sett og hadde et resultat som lå nær gjennomsnittet. Figur 5 viser at MOVAR skåret høyest i forhold til gjennomsnittet på indikatoren beholderkapasitet (se vedlegg). Figur 5: De ulike indikatorene som inngår i begrepet tjenestestandard Beholderkapasitet Hentehyppighet Bringeavstand til hentepkt. Tjenestefleksibilitet Mottakskapasitet gjenv.stasjon Kundedialog Svarkapasitet telefon Klager 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % bidrag til tjenestestandard Forklaring av figuren: Grå = beste resultat i gruppen Blå = gjennomsnittet av deltakerne i RBM 2014 Rød = MOVAR sitt resultat (strek mangler hvis skår er blant de laveste) Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 4

43 % av sum kost Gebyrnivå MOVAR hadde et gebyrnivå nær gjennomsnittet. Det betyr at samlet betaling per privatkunde (husholdninger og hytter) var omtrent på gjennomsnittet i Figur 6: Hvordan de ulike renovasjonsaktivitetene bidro til gebyrnivået oppsamlingssyst. innsamling gjenv.stasjoner sentralsortering behandling kunder&service støtte Forklaring av figuren: Grå = laveste kostnad i gruppen Blå = gjennomsnittet av deltakerne i RBM 2014 Rød = MOVAR sitt resultat gebyr kr/ husholdning Figur 6 viser at det var kostnadsbidraget fra aktiviteten innsamling som var størst, og at det også var denne aktiviteten som hadde høyest enhetskostnad i forhold til gjennomsnittet av deltakerne. 3.5 Drifts- og systemeffektivitet Kostnadseffektiviteten bestemmes ved å sammenlikne forholdet mellom ressursbruk og den oppgaven virksomhetene utførte i Den virksomheten som brukte minst ressurser i forhold til oppgaven, betraktes som 100% effektiv. Alle de andre deltakerne fremstod med en lavere effektivitet som skyldes ett teoretisk potensial for effektivisering av driften og ett for effektivisering av systemet. Figur 7: Virksomhetens posisjon med hensyn til teoretisk kostnadseffektivitet 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 13 Forklaring av figuren: Det vises en søyle pr. deltaker i RBM Grønn del av søylen angir effektivitetsnivået, gul del teoretisk potensial for å effektivisere renovasjonssystemet, rød del teoretisk potensial for å effektivisere driften, og stiplet linje angir gjennomsnittlig effektivitetsnivå. Tallet under aksen angir MOVAR sin posisjon i Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 5

44 42 Det fremgår av figur 7 at MOVAR i 2013 hadde en nær gjennomsnittlig kostnadseffektivitet. For å bestemme det reelle effektiviseringspotensialet, må konkrete effektiviseringstiltak identifiseres og evalueres. Produktivitet påvirker driftseffektiviteten, og for å bedre systemeffektiviteten kan renovasjonsopplegget forenkles, men standarden vil da trolig bli redusert. 3.6 Arbeidsmiljø Som mål på arbeidsmiljø benyttes en veid sum av noen relevante indikatorer. Medregnet i disse er også de av MOVAR sine underleverandører som utførte lokale renovasjonsoppgaver på langsiktig kontrakt. MOVAR hadde en relativt svak posisjon sammenliknet med de andre, men resultatet lå likevel nær gjennomsnittet. Figur 8: De ulike indikatorene som inngår i begrepet arbeidsmiljø Langtidsfravær (mer enn 16 dager) Korttidsfravær (inntil 16 dager) Antall arbeidsuhell som medfører fravær Antall arbeidsuhell som ikke medfører fravær Antall nestenulykker i arbeidssammenheng Omfang av overtid Omfang av arbeid utenom normal dagtid Personellutskifting Aldersbalanse Kjønnsbalanse Overvåkning av miljøindikatorer Forklaring av figuren: Grå = beste resultat i gruppen Blå = gjennomsnittet av deltakerne i RBM 2014 Rød = MOVAR sitt resultat 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % bidrag til arbeidsmiljø Det fremgår av figur 8 at MOVAR hadde det beste resultatet i forhold til gjennomsnittet på indikatoren kjønnsbalanse. 4 Bruken av resultatene RBM gir en objektiv synliggjøring av både resultatavvik og forbedringsmuligheter og danner et godt utgangspunkt for videre utvikling. De viktigste teoretiske forbedringspunktene pr. resultatområde og aktivitet er vist i tabell 1. MOVAR hadde i 2013 en noe under gjennomsnittlig posisjon blant deltakerne i sammenlikningen. Det kan være grunn til å vurdere forbedringsmuligheter på bl.a. resultatområdene miljøstandard, tjenestestandard og arbeidsmiljø og aktivitetene sentralsortering/ behandling, innsamling og støtte. Nærmere undersøkelser er nødvendig for å identifisere hvilke muligheter som er reelle og aktuelle. Deltakerne i RBM benytter benchmarkingsanalysen til å understøtte målrettet ledelse og gi et objektivt innsyn i monopolvirksomheten for både eiere, ansatte og allmennheten. Analysene viser også hva de beste virksomhetene gjør for å oppnå gode resultater, og hvilke metoder og løsninger som synes å ha ønskede virkninger. Den matematiske modellen som er etablert i RBM kan dessuten ved behov benyttes til å bedømme hvordan prestasjonene vil endre seg dersom deler av virksomheten legges om. Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 6

45 43 tabell 1: Oversikt som viser de største teoretiske forbedringsmulighetene Resultatområde Størst teoretisk forbedringspunkt Aktivitet miljøstandard gjenvinningsgrad sentralsortering/ behandling kundetilfredshet tilfredshet med informasjon kunder & service tjenestestandard hentehyppighet innsamling gebyrnivå kostnader til innsamling innsamling driftseffektivitet kostnader til behandling behandling systemeffektivitet systemet for innsamling innsamling arbeidsmiljø overvåkning av miljøindikatorer støtte Vedlegg: Metode og definisjoner 1 Virksomhetsmodellen Virksomhetsmodellen omfatter de renovasjonsaktivitetene som utføres: oppsamling (oppsamlingssystem): Ubemannede returpunkter og alle typer private oppsamlingsbeholdere innsamling : Tømming av avfallsbeholdere hos kunder eller på returpunkter og inntransport av avfallet. mottak (gjenvinningsstasjoner) : Mottak av avfall på bemannede mottaksstasjoner/ gjenvinningsstasjoner/ miljøstasjoner. sentralsortering : Opplegg for omlasting, sortering og foredling for å gjøre avfallet mer egnet for videre transport og for sluttbehandling. behandling: Fullstendig sluttbehandling av avfallet inklusive transport til behandlingsstedet: - ombruk : Gjenvinning av gjenstander som kan brukes på nytt - materialgjenvinning : Gjenvinning av materialer som kan brukes på nytt - biologisk gjenvinning : Gjenvinning av biologisk avfall til gjenbrukbare masser. - energigjenvinning : Forbrenning av avfall for produksjon av energi i ulike former - deponering : Lagring av avfall eller rene masser på egnet sted. kunder&service : Kundebetjening inkl. informasjon, svartjeneste, fakturering, osv støtte : Virksomhetens overordnede ledelse og felles støttefunksjoner som økonomi, lønn og personal avfallshåndtering : De aktivitetene som utføres før avfallet sendes til sluttbehandling (oppstrøms) avfallsbehandling : sluttbehandlingen av avfallet inklusive transport til behandlingsstedet (nedstrøms) 2 Resultatområder RBM måler relative prestasjoner på syv resultatområder. Disse er kundetilfredshet : Som mål for kundetilfredshet benyttes en veid sum av tilfredshet med service og tjenester som er målt i standardiserte kundeundersøkelser med minst 200 telefonintervjuer og tilfeldig utvalgte husholdninger. Hver av disse tilfredshetsindikatorene (Se figur 4) er gitt en vekt i summen som reflekterer viktighet for kundenes opplevelse av tilfredshet. Dersom en virksomhet er best av alle på tilfredshet med innsamling, får virksomheten maksimalt bidrag til skår fra denne indikatoren. Dersom virksomheten er svakest av alle, blir skåren null osv. - tilfredshet med sluttbehandling : Gjelder virksomhetens opplegg for sluttbehandling av avfallet - tilfredshet med kontakt : Gjelder de som har vært i personlig kontakt med virksomheten gebyrnivå er definert som de samlede inntektene fra husholdninger og hytter delt på antallet. Ved summeringen av husholdninger og hytter gis hyttene en vekt som er ca 50% av en husholdning. Inntektene omfatter både gebyrer og ekstrabetaling ved levering på gjenvinningsstasjon, økt tjenestestandard, uttak av sekker og poser osv. tjenestestandard er sum skår for indikatorer som er viktige for opplevd kvalitet på tjenestene. Vekten i summeringen er bestemt ved hjelp av kundemålingen. Indikatorene er: Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 7

46 44 - beholderkapasitet : Volumet av privatbeholdere og beholdere/ containere på returpunkter i forhold til antall husholdninger og hytter - hentehyppighet : Antall ganger pr. måned innholdet i avfallsbeholderne hentes - bringeavstand til hentepunkt: Det gjennomsnittlige antall meter en husholdning må bringe avfallet til stedet der det blir hentet av renovasjonsvirksomheten - tjenestefleksibilitet : I hvilken grad virksomheten tilbyr og leverer individuelt tilpassede beholderstørrelser, hentefrekvenser og bringeavstander bestillt av kundene. - mottakskapasitet på gjenvinningsstasjon: Det antall biler gjenvinningsstasjonene kan ta i mot i løpet av et år i forhold til antall privatkunder - kundedialog : Omfanget av kommunikasjonskanaler og -tiltak som benyttes for å sikre god dialog miljøstandard - er sum skår på indikatorer som er viktige for virksomhetens virkningen på globalt og lokalt miljø. Indikatorenes vekt ved summeringen er basert på en skjønnsmessig vurdering av viktighet: - gjenvinningsgrad : Andelen av innsamlet og mottatt avfall som blir ombrukt eller gjenvunnet til nye varer, materialer eller til energi. - CO2-utslipp: Samlede utslipp av kulldioksyd fra virksomhetens prosesser og transport minus de utslipp som spares som følge av ombruk og materialgjenvinning - underjordiske avfallsbeholdere : Oppsamlingsbeholdere for avfall som er plassert under bakken for å bedre lokalmiljøet - deponistandard : Omfanget av tekniske, miljømessige og administrative forhold og tiltak for å sikre miljøet og unngå sjenanse arbeidsmiljø - er sum skår på indikatorer som erfaringsmessige karakteriserer arbeidsmiljøet. Indikatorenes vekt ved summeringen er basert på en skjønnsmessig vurdering av viktighet. De fleste av disse indikatorene har null som børverdi, men børverdien for antall nestenulykker er 5% av antall årsverk, gjennomsnittsalder er 42,5 år og kjønnsbalanse likt antall kvinner og menn. - personellutskifting: 'Riktig' nivå på utskifting, dvs. antall nyansatte og antall sluttet - overvåkning av miljøindikatorer : Andelen av årsverkene (egne og lokale underleverandører på langsiktige kontrakter) der de valgte arbeidsmiljøindikatorene er kjent. driftseffektivitet - er en indikator på kostnadseffektiv drift av det renovasjonssystemet som benyttes. systemeffektivitet - er en indikator på hvor kostnadseffektivt renovasjonssystemet håndterer renovasjonsoppgaven i området som betjenes. 3 Renovasjonsmetoder og -løsninger RBM sammenholder ulike tiltak og forholdsregler (dvs. angitte løsninger, metoder, struktur og organisasjon som ble benyttet) med oppnådde resultater for å finne sammenhenger mellom praksis og prestasjon. Det vurderes også om virksomheten synes å prioritere standard på tjenester og løsninger fremfor kostnad og effektivitet eller omvendt. Noen viktige begreper er bortsetting : Bruk av underleverandører til å utføre deler av renovasjonsoppgaven kildesortering : Kundenes utsortering av avfallstyper; i motsetning til sentralsortering av avfallstyper på sentralt sted; for eksempel optibagsortering. Omfanget av et opplegg for kildesortering øker med antall avfallstyper og hvor nær kunden avfallet hentes. rammebetingelser : Et mål på hvor arbeidskrevende og dermed kostbart det er å utføre renovasjonsoppgaven i området. Lange transportavstander innen området og til anlegg for sluttbehandling bidrar til å gjøre rammebetingelsene vanskelige. Det er krevende å oppnå gode resultater med vanskelige rammebetingelser. For å få en rettferdig sammenlikning er resultatene derfor sett i forhold til rammebetingelsene. avfallstype : Avfallet består av svært mange bestanddeler som innebærer ulike utfordringer og muligheter. Det er vanlig å skille mellom Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 8

47 45 - verdifraksjoner - som har en salgsverdi - andre gjenvinningsfraksjoner og biologisk avfall - som skilles ut for å redusere behandlingskostnadene og øke gjenvinningsgraden, - farlig avfall - som krever spesiell håndtering og behandling for å unngå skade - lett forurensede masser som kan deponeres under kontrollerte forhold - restavfall - er den blandingen av avfallstyper som blir igjen når ønskede avfalltyper er utsortert Renovasjonsbenchmarking 2014 sammendragsrapport for eksterne interessenter Side 9

48 46 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 2/2015 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 230, 305 OG 407 FYSISK SIKRING AV VANSJØ VANNVERK, KAMBO RA OG FUGLEVIK RA Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: I forbindelse med tidligere gjennomførte risiko og sårbarhetsanalyser, samt egen sikkerhetsanalyse for Vansjø Vannverk anbefalte administrasjonen i 2012 styret om å bevilge midler til fysisk sikring av VA-anleggene. Rådgivning og prosjektering ble igangsatt i 2013 og utført av Sweco Norge AS. Sweco har også bistått med gjennomføring av anskaffelsesprosessen for inngåelse av avtale med leverandør av nytt adgangssystem, skallsikring og kameraovervåking (sistnevnte kun på Vansjø Vannverk). Bravida Norge AS vant denne tilbudskonkurransen og har store deler av 2014 arbeidet med installasjon på anleggene. Overtagelsesforretning ble gjennomført høsten 2014 og prosjektet avsluttes herved regnskapsmessig. Prosjektet anses som vellykket og etablerte løsninger og systemer vil åpenbart bidra til bedre sikring av VA-anleggene. Prosjekt Fysisk sikring av Vansjø Vannverk Bruttokostnaden for dette prosjektet beløper seg til kr Dette er kr kr over budsjettrammen på kr

49 47 Prosjekt 305 Fysisk sikring av Kambo RA Bruttokostnaden for dette prosjektet beløper seg til kr Dette er kr kr over budsjettrammen på kr Prosjekt 407 Fysisk sikring av Fuglevik RA Bruttokostnaden for dette prosjektet beløper seg til kr Dette er kr kr over budsjettrammen på kr Ressursbruk og kostnader for bistand knyttet til prosjektering og anskaffelsesprosessen ble vesentlig mer omfattende og dermed dyrere enn forutsett. Dette er hovedårsaken til overskridelsene i disse prosjektene. Overforbruket, til sammen ,- dekkes med egenkapital. Rygge, 20. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

50 48 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 3/2015 REGNSKAPSMESSIG AVSLUTNING AV PROSJEKT 231 GARASJEANLEGG VANSJØ VANNVERK Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: I forbindelse med gjennomførte risiko og sårbarhetsanalyser og revisjon av beredskapsplanen for Vansjø Vannverk ble det blant annet gjort vurderinger omkring brannog kontamineringsfare i vannverket. Vurderingene pekte på at praksisen med parkering av tjenestebiler i vannverkets bygningsmasse utgjorde en økt risiko for brann og kontaminering (forurensing) av drikkevannet. Administrasjonen anbefalte derfor å gå bort fra parkering av tjenestebiler i vannverkets bygningsmasse og heller bygge et nytt separat garasjeanlegg for disse bilene, for å redusere denne risikoen. Styret godkjente prosjektet og bevilget i 2012 midler til gjennomføring av prosjektet. Entreprenørfirmaet Leif Grimsrud AS har hatt totalentreprisen for oppføring av anlegget. Oppsummert er det etablert 8 nye innvendige plasser. En av disse plassene er etablert slik at den fungerer som vaskeplass for tjenestebiler og annet utstyr. Herfra er det etablert røranlegg for bortføring av vaskevann til avløpsnettet via en nyetablert nedgrav oljeutskiller. Det er også opparbeidet ny utvendig oppstillingsplass for private biler, da den forrige plassen måtte vike for det nye garasjeanlegget. Rygge kommune har utstedt ferdigattest og anlegget er tatt i bruk.

51 49 Bruttokostnaden for dette prosjektet beløper seg til kr ,-. Dette utgjør en besparelse på kr ,- i forhold til budsjett. Rygge, 20. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

52 50 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 4/2015 MATTILSYNETS REVISJONSBESØK PÅ VANSJØ VANNVERK Fremlagt: Tilsynsrapport fra Mattilsynet datert Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: Mattilsynet gjennomførte forhåndsvarslet revisjon ved Vansjø Vannverk den I tilsynsrapportens oppsummeringen står det blant annet at virksomheten er svært veldreven og at de ansatte synes å ha høy kunnskap innenfor sitt fagfelt. Mattilsynet avdekket et forbedringspunkt som går på manglende beskrivelse av ansvarsforhold, herunder oppfølging, når eksterne aktører benyttes. Det er ikke stilt krav om tilbakemelding til Mattilsynet vedrørende rettelse av dette. Administrasjonen har som mål å få på plass en slik beskrivelse og innarbeidet den i internkontrollsystemet i løpet av første halvår Rygge, 20. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Kaj-Werner Grimen (sign.) Sektorsjef Vann og Avløp

53 DES mu MOVAR IKS Avdeling Vannverket Deres refi Kjeflergdveien Vår ref: 2014/ RYGGE Dato: rg.nr: v/ Kaj-Werner Grimen O.{?>1'. jfpfl 3 tilsyn for planter, ; is1~:, dyr Og:L.3e!'Ir'1gSu'ni-{Jim Mattilsgnet O. TILSYNSRAPPORT Mattilsynet gjennomførte revisjon hos MOVAR IKS Avdeling vannverket. Til stede fra virksomheten var Kaj-Werner Grimen, Jon Wold og Ole Martin Almvik. Fra Mattilsynet møtte seksjonssjef Trond-Reidar Bukholm (revisjonsleder) og seniorinspektør Karin Charlotte Ranum (revisor). Hovedfokus under revisjonen var drift av behandlingsanlegg i relasjon til råvannskvalitet, herunder styringspunkter og toleransegrenser, awiksbehandling og korrigerende tiltak. Oppsummering etter revisjonen Mattilsynets inntrykk av virksomheten, er at den er svært veldrevet. De ansatte synes å ha høy kunnskap innenfor sitt fagfelt. Det jobbes kontinuerlig med å vedlikeholde og forbedre vannforsyningen. Det jobbes med et nytt internkontrollsystem og virksomheten har etablert en ny vannledning over Vannsjø. Mattilsynet anser at virksomheten har et forbedringspunkt som vi velger å ta med i denne rapporten. Se nedenfor. Påpeking av plikt Mattilsynet fant forhold som ikke er i tråd med regelverket. Vi minner om at dere har plikt til å følge regelverket på alle punkt. Vi har observert: Mattilsynet anser at ansvarforhold herunder oppfølging av eksterne aktører når de benyttes ved nyetablering av anlegg/prosesser samt reparasjoner/vedlikehold/oppdatering av eksisterende anlegg, ikke er beskrevet tilfredsstillende i virksomhetens prosedyrer (internkontroll). Hvordan følger man for eksempel opp at drikkevann er synliggjort som et næringsmiddel i internkontrollen til en entreprenør? Under revisjonen ble det opplyst at prosjektlederen for et prosjekt alltid er ansatt av MOVAR. Mattilsynet vurderer dette slik: I følge regelverket skal vannverkseier påse at drikkevannet tilfredsstiller kravene til kvalitet, mengde og leveringssikkerhet når det leveres mottaker. Det vil si at vannverkseier har ansvar for vann som leveres til mottakere. Det er viktig at alle forhold rundt driften av vannforsyningen er beskrevet i internkontrollen. Når for eksempel en uønsket hendelse oppstår er det viktig at ansvaret og oppfølging er klart beskrevet i prosedyrer og særlig dersom eksterne aktører er inne i bildet. Mattilsynet Saksbehandler: Karin Charlotte Ranum Distrilctskontnret Ytre Østfold Tlt: l Yvenveien 17, Yven E-post: postmottak@mattilsynet.no (Husk mottakers navn) wwwmattils gnet.no Postadresse: Felles postmottak, Postboks Brumunddal Telefaks:

54 52 Deres ref: Vår ref: 2014/ Dato: Mattilsynet anser at det er positivt at en prosjektleder alltid er ansatt direkte av MOVAR. Dette tydeliggjør at MOVAR har ansvaret for prosjektet og at prosjektleder kun er ansvarlig ovenfor MOVAR som sin arbeidsgiver. Dette kan med fordel nevnes i internkontrollen. Se vedlegg til tilsynsrapport. Med hilsen e évivufi Jo unn Aasgaard Grini konstituert distriktssjef Vedlegg: Vedlegg til tilsynsrapport Side 2 av 2

55 53 Deres ref: Vår ref: 2014/ Dato: VEDLEGG TIL TILSYNSRAPPORT Hjemmel for tilsyn Mattilsynet har i henhold til matloven 23 hjemmel til å føre tilsyn og fatte vedtak for gjennomføring av bestemmelser gitt i medhold av loven. Virksomheten er vurdert etter følgende regelverk: ~ Lov 19. des nr. 124 om matproduksjon og mattrygghet mv (matloven ) ~ FOR nr 1372: Forskrift 4. des nr om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften ) Vi har registrert brudd påfølgende krav i regelverket: - Drikkevannsforskriften 5 Ansvar for vann som leveres og internkontroll

56 54 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 5/2015 SAMARBEIDSAVTALE MED BRP RYGGE SIVILE LUFTHAVN Fremlagt: Kopi av samarbeidsavtale mellom MIB og BRP Rygge Sivile Lufthavn (BRP-RSL) Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: I henhold til bestemmelsene i Lov av 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) har den kommunale brannsjefen ansvaret for brann og redningsoppgaver i kommunen. Mosseregionens interkommunale brann- og feiervesen (MIB) er et brannvernsamarbeid med flere deltakerkommuner, og ansvaret vil gjelde på samme måte i alle deltakerkommunene. Brannsjefen i MIB har på denne bakgrunn ansvaret for brann- og redningsoppgaver ved Moss lufthavn Rygge (MLR), men lufthavnen plikter likevel å ha et eget brannvesen for å ivareta hendelser knyttet til lufthavnens drift slik enkelte bedrifter har krav om industribrannvesen. Lufthavnens brann- og ulykkesberedskap ivaretas til daglig av BRP Rygge Sivile Lufthavn (BRP-RSL) fra og med 20. november Før dette tidspunkt ble beredskapen ivaretatt av BRP-avdelingen til 137 Luftving på Rygge flystasjon. BRP står for brann-, rednings- og plasstjeneste. BRP-RSL har særskilt kompetanse innen brann og ulykker hvor fly er involvert, noe MIB ikke har. BRP-RSL vil utgjøre en nødvendig ressurs som rådgivere for MIBs personell ved hendelser knyttet til flyaktiviteten ved MLR.

57 55 MIB har inngått avtale med Rygge Sivile Lufthavn for å sikre at alle forhold knyttet til brannog ulykkesberedskap ved MLR og i lufthavnens nærhet ivaretas på en forsvarlig måte. Avtalen er undertegnet av brannsjef i MIB og flyplasssjef RSL. Rygge, 19. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør Jack Hatlen (sign.) Brannsjef

58 56

59 57

60 58

61 59

62 60 STYRET FOR MOVAR IKS Orienteringssak nr. 6/2015 ENDRING AV LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAPER Fremlagt: Innspill til høring om ny lov for interkommunale selskaper, Kopi av brev til KS Bedrift datert Direktørens forslag til V E D T A K: Saken tas til orientering. SAKSORIENTERING: Som styret ble gjort kjent med under direktørens orientering på styremøte , har Kommunal og moderniseringsdepartementet utarbeidet et høringsnotat om endring i Lov om Interkommunale Selskaper (IKS-loven). Departementet fremhever forholdet til EØS-avtalens regler mot offentlig støtte som bakgrunn for endring av IKS-loven. Som en konsekvens av at deltakerne i et interkommunalt selskap har ubegrenset ansvar, og at verken deltakerne selv etter kommuneloven, eller selskapet etter IKS-loven kan gå konkurs, er det liten eller ingen risiko ved å gi interkommunale selskaper lån. Dette medfører at interkommunale selskaper kan få en økonomisk fordel i form av lån med bedre betingelser enn hva som ville vært tilfelle med en begrenset ansvarsform. Departementet peker på at ordninger som igjennom offentlige midler tilgodeser enkelte selskaper/foretak fremfor andre, kan utgjøre en konkurransevridende offentlig støtte etter EØS-avtalen, som kan være ulovlig, men mindre støtten er meldt til ESA og godkjent. MOVAR er ikke direkte høringsinstans, men etter deltakelse på møte hos KS , gav departementet uttrykk for at de ønsket innspill fra selskapene. Vi finner det riktig å gi uttrykk for de konsekvensene de foreslåtte endringene vil ha for virksomheten.

63 61 Vedlagte brev er sendt til Kommunal og moderniseringsdepartementet, KS-Bedrift og Norsk Vann BA, slik at våre innspill kan bli hensyntatt innen utløpet av høringsfristen. Rygge, 21. januar 2015 Johnny Sundby (sign.) Adm. Direktør

64 62 KS Bedrift Postboks 1378 Vika 0114 OSLO Deres ref.: Vår ref.: 15/160-1/JS Dato: Innspill til høring om ny lov for interkommunale selskaper Kommunal og Moderniseringsdepartementet (KMD) har utarbeidet «Høringsnotat om endringer i lov om interkommunale selskaper». KMD legger til grunn at ordningen med ubegrenset ansvar for deltakerne i interkommunale selskap og forbudet mot konkurs, gir interkommunale selskaper en økonomisk fordel som er uberettiget når det gjelder markedsrettet virksomhet. Departementet vurderer at dette kan utgjøre en konkurransevridende offentlig støtte etter EØS-avtalen art. 61. KMD vurderer ulike løsninger for å sikre at man ikke kommer i konflikt med EØS-avtalen, men anbefaler løsninger der ansvaret begrenses og konkursforbudet oppheves. MOVAR er ikke direkte høringsinstans, men oppfattet at departementet ønsket innspill fra selskapene ifm KS-Bedrift sitt høringsmøte MOVAR sender derfor brevet både til KS-bedrift, Norsk Vann og KMD. MOVAR er et interkommunalt selskap etablert i Selskapet har 5 eiere, Moss, Rygge, Råde, Vestby og Våler kommune. Selskapet driver vannproduksjon og distribusjon, avløpsbehandling, avfallsinnsamling (renovasjon) og behandling, samt regionens brann og feiervesen. Totalt betjener selskapet ca innbyggere (noe færre innen vann og avløp). Som det fremgår er hovedvirksomheten knyttet til selvkost- og allmennyttige tjenester. Selskapet har også noe næringsvirksomhet, som utgjør i størrelsesorden 2%, av omsetningen i selskapet. For å håndtere denne virksomheten etablerte MOVAR næringsselskapet «MOVAR Næring AS» i Selskapet tilbyr renovasjonstjenester til næringskunder. Næringsselskapet kjøper tjenester av morselskapet, som har avtale med privat selskap for innsamling av avfallet. MOVAR Næring AS har derfor ikke langsiktig gjeld. Hvis man ser på balansen for det interkommunale selskapet, er denne ca. 611 millioner ved inngangen til Eiendelene utgjør samfunnskritisk infrastruktur, som vannverk, avløpsrenseanlegg, ledningsanlegg, avfallsanlegg, brannstasjon, samt maskiner og utstyr knyttet til disse virksomhetene. Selskapet har dessuten selvkostfond, som jo utgjør en gjeldsforpliktelse til innbyggerne som utjevnes ved prissetting av tjenestene. Låneporteføljen (langsiktige lån) til selskapet utgjør ca. 400 millioner. Kontoradresse: Avdelinger: Bankgiro: E post: Kjellerødvn. 30 Vansjø Vannverk movar@movar.no Huggenes Kambo Renseanlegg Rygge Solgård Avfallsplass Foretaksnr.: Hjemmeside: Telefon Telefax Husholdningsrenovasjon Fuglevik Renseanlegg Hestevold Renseanlegg MIB Brann- og Feiervesen