Mandal kommune. Etiske regler For ansatte og folkevalgte i Mandal kommune. Vedtatt av bystyret:

Transkript

1 Mandal kommune Etiske regler For ansatte og folkevalgte i Mandal kommune Vedtatt av bystyret:

2 Hvorfor etiske regler? Etikk handler om at vi skal kunne stå for valgene vi gjør som ansatt eller i rollen som folkevalgt. Vi vil alle komme i situasjoner som kan utgjøre et etisk dilemma. Som forvaltere av innbyggernes midler stilles det spesielt høye krav til etiske holdninger og korrekt fremferd. Mandal kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Alle ansatte og folkevalgte har et ansvar for at disse prinsippene etterleves. Det er derfor et behov for etiske regler for alle som er ansatt i Mandal kommune eller har en rolle som folkevalgt. Dette dokumentet beskriver disse reglene. Formål og virkeområde Reglene har til formål å sikre en god praksis og definere felles standarder for ansatte og folkevalgte i Mandal kommune. Mandal kommune skal ivareta flere roller i samfunnet både som samfunnsutvikler, ombudsmann, tjenesteutøver, myndighetsutøver, arbeidsgiver og som eier. Disse ulike rollene stiller store krav til rolleforståelse og etisk bevissthet. Generelt Ansatte i Mandal kommune skal arbeide aktivt for fellesskapets beste og bidra til at Mandal kommunes vedtatte mål blir nådd. Folkevalgte og ansatte må overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet. Alle skal opptre på en måte som ikke skader kommunens omdømme og tillit i befolkningen. Man plikter derfor å ta aktivt avstand fra, og bekjempe, enhver uetisk handling. Både ansatte og folkevalgte skal opptre på en respektfull måte både på arbeidsplassen, i folkevalgte organer og utad i kommunikasjon med innbyggerne. Åpenhet og innsyn Et overordnet mål for Mandal kommune er at forvaltningen skal være preget av mangfold, inkludering og åpenhet. Informasjon fra Mandal kommune skal ha en form som gjør at flest mulig forstår og kan nyttiggjøre seg den. Å møte brukerne med respekt kan også handle om å gi god nok og godt forståelig informasjon. Uansett alder og bakgrunn skal alle kunne forstå informasjon som blir gitt av kommunen eller få hjelp til å kunne orientere seg om egne rettigheter. formulering. Kommunen ønsker å informere på en måte som innbyr til dialog. Kommunen skal fremstå som åpen og legge til rette for innsyn. All informasjon som blir gitt skal være korrekt, fullstendig, pålitelig og aldri med hensikt bli gitt en tvetydig Egne retningslinjer for åpenhet og innsyn er utarbeidet og finnes i Kvalitetslosen. Side 1

3 Møte med kommunens brukere Innbyggere og brukere i Mandal kommune skal møtes med respekt. Ansatte i kommunen skal benytte faglige kunnskaper og faglig skjønn i myndighetsutøvelse og tjenesteyting. Det skal aldri forekomme sammenblanding av ansattes og brukeres private interesser eller økonomiske midler. Fortrolige opplysninger og taushetsplikt Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med virksomhet for kommunen må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Alle regler om taushetsplikt i relevant lovverk skal overholdes. Det er også viktig å ha reglene om taushetsplikt i tankene ved bruk av sosiale media. Forvaltning av samfunnets fellesmidler Ansatte og folkevalgte i Mandal kommune skal være bevisste på at de forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av innbyggerne i kommunen. Alle monner drar. Vurder f.eks. om du trenger å ta utskrift av et dokument eller om dette kan leses på pc eller nettbrett. Kommunens ansatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte. Ingen skal tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser, hverken økonomiske midler, eiendommer eller andre eiendeler. Kommunalt utstyr skal som hovedregel kun benyttes i kommunens tjeneste. Enhetsleder avgjør om utstyr kan lånes ut til kommunalt ansatte for privat bruk i tilfeller der dette kan gjøres uten ulempe for arbeidsgiver. I slike tilfeller skal utlånet registreres og bruker står ansvarlig for utgifter og eventuelle skader. Egne retningslinjer er utarbeidet og finnes i Kvalitetslosen. Forretningsetiske regler Innbyggere, brukere og leverandører skal kunne ha tillit til kommunen som en forvalter av offentlige midler og som en forretningspart. Ved kjøp av varer og tjenester er det ofte fristende å bruke leverandører man har god erfaring med fra tidligere eller har god kjennskap til. Men lovverket om offentlige anskaffelser må overholdes og siden det er skattebetalernes penger som brukes må vi sikre at den riktige løsningen blir valgt. etterprøvbarhet, likebehandling og god forretningsskikk. Ansatte som deltar i forretningsmessig virksomhet plikter å sette seg grundig inn i, og etterleve, lov og forskrift om offentlige anskaffelser samt kommunens eget regelverk på området. Alle anskaffelser skal baseres på prinsippene om forutsigbarhet, gjennomsiktighet, Kommunens ansatte kan ikke levere varer og tjenester til den virksomhet i kommunen hvor de selv er ansatt. Ansatte kan heller ikke gjøre privat bruk av kommunens innkjøpsavtaler eller rabattordninger. Det skal ikke forekomme private bestillinger fra leverandører en ansatt har kontakt med som representant fra Side 2

4 kommunen hvis dette kan skape tvil om sammenblanding av offentlige og private midler. Mandal kommune skal stille etiske krav til alle offentlige anskaffelser. Det skal være nulltoleranse for sosial dumping, barnearbeid, korrupsjon og brudd på grunnleggende menneskerettigheter og faglige rettigheter. Nærmere detaljer finnes i kommunens innkjøpsreglement som er tilgjengelig i Kvalitetslosen. Videre slår kommunens innkjøpsreglement fast at Mandal kommune ønsker å stille krav til leverandører i forhold til å ha varer som er fra rettferdig handel i sitt sortiment. Mandal kommune er sertifisert som en Fairtradeby. Dette innebærer at kommunen skal jobbe aktivt med å øke kjennskapen til, og forbruket av, fairtrademerkede produkter i sitt lokalmiljø. Nærmere informasjon finnes på kommunens nettsider. Habilitet Både ansatte og folkevalgte skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige interesser. Dette gjelder også situasjoner som ikke omfattes av habilitetsreglene i forvaltningsloven. Eksempler på mulige interessekonflikter: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskollegaer. Private næringsinteresser Lønnet biverv som kan påvirke ens arbeid i kommunen. Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med Dersom personlige interesser kan være egnet til å påvirke avgjørelsen i en sak en er involvert i skal dette tas opp med overordnet. Forbud mot gaver og andre fordeler Folkevalgte og ansatte må ikke motta penger, gaver, personlige rabatter, tjenester eller andre ytelser som kan være egnet til å påvirke ens handlinger, saksforberedelse, vedtak eller andre tjenestelige handlinger. Dette omfatter også gunstige betingelser knyttet til reiser og opphold. Reglene gjelder ikke gaver av ubetydelige verdi så som reklamemateriell, blomster o.l. Med mindre gaven er av ubetydelig verdi plikter også ansatte i kommunen å gi avkall på gaver og testamentariske gaver fra brukere av kommunens tjenester. Ved tilbud om gaver som går ut over retningslinjene skal nærmeste leder kontaktes. Folkevalgte kontakter ordføreren. Administrasjonen har ansvar for at mottatte gaver returneres avsender sammen med et brev som redegjør for kommunens regelverk på området. Side 3

5 Representasjon og reiseutgifter Gjestfrihet og representasjon kan være en naturlig del av et samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må aldri utvikles slik at den Forholdet til en samarbeidspartner eller leverandør kan utvikle seg over tid og lett blir tettere enn man hadde sett for seg. Konsulter derfor nærmeste leder hvis du er i tvil. kan være egnet til å påvirke beslutningsprosessen eller slik at noen kan ha grunn til å tro dette. Reiseutgifter i forbindelse med kjøp, forhandlinger o.l. skal i sin helhet betales av kommunen. Reiser foranlediget av invitasjon (gratisreiser) skal ikke foretas uten samtykke fra rådmannen dersom det gjelder ansatte eller fra ordfører dersom det gjelder folkevalgte. Annet arbeid utenfor Mandal kommune Kommunalt ansatte som engasjeres og mottar godtgjørelse av utenforstående for eksempelvis kurs/foredrag i ordinær arbeidstid skal innarbeide dette slik at dobbel lønn aldri forekommer. Dersom ansatte i permisjon som mottar lønn fra kommunen samtidig mottar lønn fra en annen arbeidsgiver skal nærmeste leder ha melding om dette. Arbeidstakere i kommunen kan ikke uten tillatelse fra enhetsleder overta annet arbeid eller etablere ervervs virksomhet som vil være av et slikt omfang at det kan gå ut over vedkommendes arbeidsytelse i kommunen. Ekstraarbeid som kan resultere i en sak innen eget arbeidsområde krever tillatelse fra rådmann eller enhetsleder. I tilfeller der slikt arbeid kan medføre inhabilitet skal tillatelse ikke gis. Ytringsfrihet, kritikkverdige forhold og varsling Ansatte har ytringsfrihet og rett til å delta i den offentlige debatt så lenge man uttaler seg som privatperson. Det er kommunens ledelse, eller den ledelsen bemyndiger, Alle ansatte har ytringsfrihet, men man bør alltid tenke seg om to ganger før man uttaler seg til pressen eller i sosiale media om forhold på egen arbeidsplass. som kan uttale seg på kommunens vegne. Mandal kommune har utarbeidet egne retningslinjer for ansattes bruk av sosiale media på fritiden. Disse er tilgjengelige gjennom Kvalitetslosen. Det er den enkelte ansattes ansvar at ytringer ikke kommer i konflikt med reglene om taushetsplikt. Kritikkverdige forhold i en virksomhet bør tas opp slik at forholdene kan bli bedret. Kommunens HMS-reglement inneholder detaljer om riktig fremgangsmåte. Konflikter og problemstillinger bør løses på lavest mulig nivå, fortrinnsvis ved å gå tjenestevei. I noen tilfeller kan arbeidsmiljølovens regler om varsling være aktuelle. Mandal kommune har utarbeidet egne rutiner for varsling som finnes i Kvalitetslosen. Side 4

6 Ansvar Ledere i Mandal kommune skal bygge en organisasjonskultur basert på kommunens verdier og etiske regler. Det er et lederansvar å sørge for jevnlige diskusjoner om etiske dilemmaer når medarbeiderne samles. Ledere på alle nivå skal sikre at de ansatte er kjent med kommunens etiske regler og jevnlig ta opp etiske problemstillinger og dilemmaer på avdelingsmøter o.l. Ansatte og folkevalgte har et selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske regler. Kommunens ansatte har rett til å nekte å følge pålegg som er ulovlige eller medfører brudd på de etiske reglene. Brudd på regelverket kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. Side 5