IKT Fjellregionen IKS

Transkript

1 IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 15/ / Sverre Jenssen (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) INNKALLING TIL STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 21. OKTOBER /2016 Referat styremøte 23. september /2016 Orienteringssak, status prosjekter /2016 Budsjettjustering 2 i 2016, drift 64/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, investering 65/2016 Strategiplan FARTT 66/2016 Eventuelt Kort orientering om dugnadsfiber prosjekt Nord-Østerdal Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset

2 61/2016 Referat styremøte 23. september 2016 Vedlegg: Vedlegg sak 61/2016 Referat gjennomgås. Styret godkjenner referat styremøte 23. september /2016 Orienteringssak, status prosjekter Vedlegg: Vedlegg sak 62/2016 Status prosjekter pr ligger vedlagt. Daglig leder orienterer nærmere. Styret tar status prosjekter til orientering. 63/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, drift Vedlegg: Vedlegg sak 63/2016 Driftsbudsjettet hovedposter: Tjeneste 1000, driftsutgifter interkommunale tjenester: Reduseres fra kr ,- til kr ,- En reduksjon med kr ,- Tjeneste 2000, felles drift serverpark: Øker fra kr ,-. Til kr ,- En økning med kr ,- Tjeneste 2100, fagsystemer økonomi, administrasjon og næring: Reduseres fra kr ,-. Til kr ,- en reduksjon med kr ,- Tjeneste 2200, fagsystemer skole, undervisning og barnehage: Reduseres fra kr ,- til kr ,-. En reduksjon med kr ,- Driftsbudsjettet spesifisert: Tjeneste 1000, Driftsutgifter interkommunale tjenester: Vår ref. : 15/

3 Husleie kontor reduseres til kr ,-. Tjeneste 1000, Driftsutgifter interkommunale tjenester: Leie av utstyr reduseres til kr 0,-. Tjeneste 2000, Felles drift serverpark: Driftsutgifter linjeleie reduseres til kr ,-. Tjeneste 2000, Felles drift serverpark: Vedlikeholdsavtaler og lisenser økes til kr ,-. Tjeneste 2101, Agresso økonomi: Vedlikeholdsavtaler og lisenser reduseres til kr ,-. Tjeneste 2200, Skole: Driftsutgifter linjeleie reduseres til kr ,-. Endringer som beskrevet over foreslås innarbeidet i budsjettjustering 2 i 2016, drift. Alle endringer vil gjennomføres innafor den totale rammen, i tidligere vedtatt driftsbudsjett for Dette medfører ikke behov for styrking av budsjett og endring av kostnad for eierkommunene. Styret vedtar budsjettjustering 2 i 2016, drift, som foreslått i saksfremstilling med vedlegg. 64/2016 Budsjettjustering 2 i 2016, Investering Vedlegg: Vedlegg sak 64/2016 I representantskapets behandling av Investeringsplan den , sak 09/2015, ble følgende prosjektet vedtatt for 2016: Tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift Sak og Arkivsystem Web Publiseringsløsning Agresso økonomisystem Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc Sum I styremøte 17. juni 2016, sak 41/2016, behandlet styret Budsjettjustering 1 i 2016, Investering, styret foreslo der følgende til budsjettjustering 1 i 2016, Investering: Tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift Sak og Arkivsystem Web Publiseringsløsning Agresso økonomisystem Vår ref. : 15/

4 Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc Konvertering databaser Visma Velferd og Visma Familia Sum IKT investeringer for videre drift. Uendret, styrets vedtak opprettholdes med kr 1,1 million til investeringer i Sak og arkivsystem. Styret vedtok høsten 2015 å gå for en oppgradering av eksisterende system, ESA med gjennomføring i Ref. styremøte , sak 60/2015. Det ble vedtatt å sette av kr ,- til dette prosjektet. Prosjektgruppa la frem en prosjektrapport i styremøte 29. april 2016, sak 28/2016. I rapporten ble et grovutkast til gjennomføringsplan samt kostnader knyttet til prosjektet lagt frem. ut. Prosjektgruppas anbefaling var å gjennomføre prosjektet til en totalkostnad på kr Styret bad om kvalitetssikring av moduler, leveranse og kostnader og at dette innarbeides i Budsjettjustering1 i Investering Dette har prosjektgruppa utført og i styrets behandling av budsjettjustering 1 i 2016 investering, sak 41/2016, har styret vedtatt å gjennomføre prosjektet med oppgradering av ESA i 2016 og at øke totalkostnaden for prosjektet til kroner ,-. I et arbeidsmøte med leverandør 20. juni, ble det diskutert en del forhold som prosjektet kunne ta ansvar for å implementere, for at resultatet skulle innfri forventningene til deltakerne fra kommunene og samtidig ville dette kunne resultere i konkrete effektiviseringsgevinster i forhold til bedre rutiner, bedre kvalitet på tjenester, redusert ressursbruk osv. i forhold til oppgaver og daglig drift. Ved gjennomføring av tiltakene ville dette innebærer ekstra kostnader i tillegg til det som allerede lå i avtalt prosjekt. Prosjektgruppa diskuterte forslaget i arbeidsmøte 22. august og det ble lagt frem et felles forslag for styre i styremøte 26. august. Styret har tatt prosjektgruppas forslag til etterretning og godkjenner tilleggsaktiviteter og tiltak som anbefales iverksatt i forhold til prosjekt ESA fra Evry. Kostnadsøkningen som konsekvens av foreslåtte tilleggsaktiviteter og tiltak, innarbeides i Budsjettjustering 2 i Investering Styret foreslår å øke kostnadsrammen for prosjektet med kr ,-, til totalt kr ,-. WEB Publiseringsløsning Uendret, styret opprettholder vedtak med kr ,- til forprosjekt i Agresso økonomisystem I forslaget til budsjettjustering er det i utgangspunktet ikke lagt til grunn endringer, det vil si at styrets vedtak med kr ,- til forprosjekt i 2016, opprettholdes. I styrets behandling av investeringsplan ble det diskutert en reduksjon i budsjett for Styret diskuterte en reduksjon ned til kr ,-, der følgende kostnader legges til grunn: 30 % avgift til leverandør ift kontraktsinngåelse kr ,- Kostnader til Abakus ifm anbud kr ,- Sum kostnader 2016 kr ,-. Tallene som lagt til grunn over må kvalitetssikres og styret bes ta stilling til om dette skal innarbeides i budsjettet nå eller om opprinnelig budsjett skal forbli uendret. Vår ref. : 15/

5 Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc Uendret, styret opprettholder vedtak med kr ,- til prosjektet i Konvertering databaser for fagsystemene Visma Velferd og Visma Familia Uendret, styret opprettholder vedtak med kr ,- til prosjektet i Styret foreslår følgende med hensyn til budsjettjustering Investering: Tiltak Beløp IKT investeringer for videre drift Sak og Arkivsystem Web Publiseringsløsning Agresso økonomisystem * Se saksutredning Oppgradering Pleie- og omsorgssystem Cosdoc Konvertering databaser Visma Velferd og Visma Familia Sum Styret vil kvalitetssikre tall og gjøre eventuelle justeringer før låneopptak. Styret vedtar budsjettjustering 2 i 2016, Investering, som vist i saksfremstilling med vedlegg. 65/2016 Strategiplan FARTT Vedlegg: Vedlegg sak 65/2016 I styremøte 26. august la styreleder frem noe mer konkretisering/forslag i forhold til kostnadsfordeling, eksempler 40/60 deling (flat fordeling /antall ansatte). Sentrale spørsmål som hvor store kostnader som er brukeravhengig og hvor store kostnader som ikke er brukeravhengig ble diskutert men må avklares. Videre diskuterte styret at kommunene må avklare hva som er definisjon på fast ansatt, ev om dette er uavhengig av stillingsstørrelse. Styret foreslo at daglig leder jobbet videre med forslag/konkretiseringer og hvilke effekter dette vil kunne gi i forhold til regnearkmodeller/kostnadsfordeling, og bad om at dette legges frem i neste styremøte. I styremøte , sak 59/2016 orienterte daglig leder om ulike kostnadsfordelingsmodeller. Styret var samstemte i at en bør kvalitetssikre tall i forhold til antall lisenser (brukere), ansatte osv. Styret tok orienteringen til etterretning og bad daglig administrasjon I FARTT å jobbe videre med ytterligere utredning der tall på ansatte og lisenser må avklares og kvalitetssikres. Det foreligger ikke noen nye tall i forhold til lisenser (brukere), ansatte osv. men styret vil vurdere strategiplanen for øvrig. Styret bes å gjennomgå tekstdelen til strategiplanen til møtet, se vedlegg. Arbeidet videre med kostnadsfordeling utsettes til neste styremøte. Vår ref. : 15/

6 66/2016 Eventuelt Kort orientering om dugnadsfiber prosjekt Nord-Østerdal Kommunene i Nord-Østerdal har som mål å få bygd ut bredbånd til så mange som mulig i kommunene. Siden behovet for båndkapasitet øker kraftig ser en at det er fiber som er løsningen for tilfredsstillende bredbåndskapasitet for bedrifter og husstander fremover. Kommunene Rendalen, Tynset og Tolga har satt av penger i 2016 for utbygging bredbånd og har diskutert hvordan kommunene kan bidra til å legge til rette for mer utbygging. Daglig leder orienterer. Vår ref. : 15/