Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF Handlingsprogram med økonomiplan

Transkript

1 Sørum Kommunale Eiendomsselskap KF Handlingsprogram med økonomiplan Styrets innstilling Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse Daglig leders vurdering... 3 SWOT Driftsbudsjettets økonomiske rammer... 6 Matrise som viser forventet rentebuffer ved forskjellig rentebelastninger Inntektsutviklingen... 8 Leieinntekter... 8 Avgiftsfritt salg... 8 Andre driftsinntekter... 8 Renhold... 8 Fondsmidler... 9 Kostnader Vedlikehold Park- og grøntanlegg Beredskap Bygningsareal pr. innbygger i Sørum Lønnskostnader Avskrivninger Investeringsbudsjett Finansiering Gjeldsutvikling Utskiftingsplan for maskiner og utstyr: Side 2 av 12

3 Daglig leders vurdering Daglig leder for Sørum kommunale eiendomsselskap legger med dette fram økonomiplan for Investeringer i perioden er ikke vedtatt. Vedtatte forprosjekter utredes videre. Rentene har i en periode vært lave, men vi legger inn at den vil øke noe i løpet av planperioden. Vi har derfor valgt å holde budsjettert rente på 5 % i hele perioden. Det er viktig at den ordinære driften kan dekke nødvendig vedlikehold, slik at vi i framtiden kan unngå at bygningsmassen slites ned unødvendig. I denne økonomiplanen er det lagt opp til å benytte fondsmidler fra tidligere års mindreforbruk i stedet for å prisjustere husleiene i 2015 som forutsatt i kontraktene. Dette vil dempe presset på kommunens økonomi. Hvis innfasingen av kapitalutgifter på nybygg kommer over kort tid vil presset på SKE bli for stort. Kapitalutgiftene (husleien) er ikke dekket fullt ut i byggets første leveår. Med innfasing av kapitalutgiftene vil fondsmidlene være brukt opp i løpet av perioden. Se mer info side 7. Vi vil videreføre våre arbeider med kartlegging av byggenes tekniske tilstand. Ved rulleringer av planer har vi fokus på effektiv og økonomisk drift. Dette gjelder ved nybygg og ved endringer i eksisterende bygg. Renholdsservice viderefører satsingen på maskinell utførelse av renholdet. Med tanke på klima og innemiljø vil maskinelt renhold fortsatt være fokus. Vannbåren varme kombinert med varmepumper og flis-/pelletsfyring gjør oss mer fleksibel på energikildene og kan varme våre bygg på en mest mulig energi- og miljøriktig måte. Sørum kommune er en stor eiendomsbesitter og SK Eiendom er en av bidragsyterne i kommunens energi- og klimaplan. Drift av våre bygg omfatter våre tekniske anlegg som oppvarming, energibruk, brannvern, ventilasjon, bassenger, offentlige pålegg og rutiner. I de kommende årene vil det bli en økning i arealer. Ved nybygg etableres avanserte tekniske anlegg og ved nyansettelser har vi fokus på rekruttering av personell med kompetanse og erfaring i drift av disse anleggene. Kommunestyret har vedtatt at park- og grøntanlegg skal prioriteres. Det mangler en langsiktig strategi og en langsiktig finansiering av park- og grønt. Økende myndighetskrav til dokumentasjon innenfor forvaltning og drift krever mer ressurser og kompetanse, dette gjelder eksempelvis innkjøp, kjemikalier, legionella, radon, brannvern, energi, inneklima, HMS m.m. Sørumsand 24. april 2014 Tormod Dragland Daglig leder Side 3 av 12

4 SWOT Omverden Trusler: Mangel på kvalifiserte søkere med norskkunnskaper til renholdsservice Kostnadene øker raskere enn inntektene o Ikke husleieøkning/reduksjon i husleie o Husleiene skal dekke kostnader til drift, vedlikehold og utvikling/prosjekt Useriøse aktører i bygg og renhold o Hvordan ha kontroll på leverandører og underleverandører Outsourcing Muligheter: Rekruttere medarbeidere med riktig kompetanse Bedre oppfølging av leverandører gir økt kvalitet Teknologisk utvikling Tiltak for å forbedre SKE s omdømme Nye samarbeidsformer/kontraktsformer mot leverandører/entreprenører Flere og bedre rammeavtaler Egen Organisasjon Forbedringsområder: Styringssystem / kvalitetssystem o Gjennomgang myndighet/ansvar/roller o FDV-systemer og rutiner o Ansvar for ramme-/serviceavtaler o Evaluering drift/vedlikehold/prosjekt Kompetanseutvikling Arbeidsmiljø SKE o Samhandling og kommunikasjon o Sosiale tiltak og økt samhold Sterke sider: «Eierskap» til byggene gir ansvarsfull drift og vedlikehold Høy kompetanse innenfor egne fagfelt Motivert for å utvikle kompetanse Moderne renholdsmetoder og utstyr FDV: Forvaltning Drift Vedlikehold Strategiske mål: 1. Bedre ressursutnyttelse ved bruk av energiledelse. 2. Velge fleksible energiløsninger og vedlikeholdsvennlige bygg i forbindelse med nybygg og modernisering. 3. Gjennomføre evaluering i forbindelse med overtakelse av nybygg. 4. Gjennomføre evaluering av drift og vedlikehold av nybygg etter 5 år. Side 4 av 12

5 DET FULLSTENDIGE BALANSEREGNSKAPET (FBR) FBR Samfunnskapital & Natur & miljøkapital Humankapital Brukerkapital & Strukturkapital Finanskapital Strategiske mål Energiøkonomisering i kommunens bygg (ENØK). Være bevisst på å rekruttere nye medarbeidere med korrekt kompetanse. Legge til rette for at våre medarbeidere kan øke sin kompetanse. Ha gjennomført en evaluering i forbindelse med overtakelse av nybygg og drifts- og vedlikeholdsevaluering etter 5 år. Tett dialog og samarbeid med den enkelte virksomhet. I tillegg til kapitalutgiftene sikre et økonomisk forsvarlig vedlikehold og drift av kommunens bygg. Suksesskriterier / fokusområder Foretakets evne til å tenke nytt i forhold til å møte miljøutfordringer. Godt arbeidsmiljø Tilstrekkelig info til virksomhetene og politikere. Sikre en langsiktig planlegging av vedlikehold og drift. Eiers vilje og evne til å gjennomføre tiltak som fører til energieffektive nybygg. Sterkt fagmiljø Indikatorer Reduksjon i CO 2 utslipp/energiforbruk. Medarbeidertilfredshet Nærvær Brukertilfredshet Følge økonomiplanen Målemetode Registrere kw-forbruket. lig arbeidsmiljøundersøkelse Månedlig rapport Brukerundersøkelse hvert 3. år Månedlig resultatoppfølging / tertial / årsrapport Ambisjonsnivå / ønsket resultat kwh spart i perioden kwh innsparing i eksisterende bygg i perioden fra Snitt på over 5 av 6 på stolthet over egen arbeidsplass i arbeidsmiljøundersøkelsen. Nærvær over 93%. 90 % fornøyd med tjenestetilbudet. Månedlig resultatoppfølging / tertial / årsrapport Innenfor budsjett på alle kostnadssteder og prosjekter. Side 5 av 12

6 Driftsbudsjettets økonomiske rammer Tabellen viser hovedpostene i forslaget og antatt utvikling for økonomiplanperioden Utviklingen i økonomiplanperioden er i løpende priser, basert på følgende forutsetninger: Prisutvikling: 0,0 % i perioden. Lønnsøking: 3 % i perioden. (samme som kommunen) Rentesats: 5 % i perioden. Husleie 0,0 % i 2015, 1,0% i 2016 og 2,5% i 2017 og 2018 (ordinære bygg) Husleieøkning 2,0 % i perioden (boliger) Renholdsøkning 2,0 % i perioden. Vedlikehold 0,0% i perioden. KTO TEKST Regnskap 2013 BUDSJETT 2014 ØP 2015 ØP 2016 ØP 2017 ØP 2018 Inntekter 30 Avgiftspliktig salg Avgiftsfritt salg Leieinntekter Gevinst ved salg av anl.midler Andre driftsinntekter Sum inntekter Overføringer, tilskudd 44 Interne overføringer Stat, fylke, andre kommuner Kommunale foretak/iks Sum overføringer, tilskudd Lønnskostnader 50 Honorar styret Lønn til ansatte Fordeler i arbeidsforhold Avgift, pensjon Offentlige refusjoner Andre personalkostnader Sum lønnskostnader Andre driftskostnader 60 Avskrivninger Merverdiavgift på anskaffelser Kostnader lokaler Inventar og utstyr Vedlikehold Fremmede tjenester Rekvisita, materiell m.v Telefon, porto m.v Drift egne transportmidler Reiser, diett m.v Representasjon, bevertning Kontingenter Forsikringer Driftsavtaler, lisenser (IT) Tap/tilbakeført tap Sum andre driftskostnader DRIFTSRESULTAT Side 6 av 12

7 KTO TEKST Regnskap 2013 BUDSJETT 2014 ØP 2015 ØP 2016 ØP 2017 ØP Finansinntekter Finanskostnader Sum finansinntekter/kostnader Ekstraordinære inntekter Ekstraordinære kostnader Overføring til invest.regnskapet Sum ekstraordinæreinnt./kostn sresultat Tilbakeførte avskrivninger Avdrag på lån MER/-MINDREFORBRUK Matrise som viser forventet rentebuffer ved forskjellig rentebelastninger. Rentebufferen. Låneopptak Kalkulatoriske renter 5 % R 2014 B 2015 B 2016 B 2017 B 2018 Budsjettforslag SKE K-styrets korrigering for Korrigert budsjett SKE Forventet regnskap Forventet buffer Forventet regnskap ved: 2,50 % ,00 % ,50 % ,00 % ,50 % ,00 % Fra styret side er det viktig at husleienivået holdes på et nivå som med kalkulatoriske renter på 5%. Ved variasjon av husleienivået må husleien fastsettes etter en eventuell justering av kalkulatoriske renter. Dette vil medføre mindre forutsigbarhet, husleienivået må forandres og administrativ merarbeid. Rentebufferen brukes ikke av SK Eiendom, men avsettes i regnskapsavslutningen til kommunestyrets disposisjon. Side 7 av 12

8 Inntektsutviklingen Leieinntekter De kommunale virksomhetene belastes med en husleie som er dimensjonert slik at den dekker foretakets drift- og kapitalkostnader forbundet med bygningsmassen, samt vedlikehold på dagens nivå. Leien er kontraktsfestet med en regulering/prisstigning lik 12 måneder økning i KPI. Fra budsjett 2013 til budsjett 2014 ble ikke husleiene prisjustert etter vedtak i K-styret. I denne økonomiplanen er det ikke lagt inn prisstigning til virksomhetene i 20150og 2016.(Skoler, bhg.,institusjoner). For å dekke inn faste utgifter og holde en tilnærmet normal aktivitet på vedlikeholdet må vi benytte fondsmidler. Dette er ikke bærekraftig på sikt. Det er derfor lagt inn prisstigning fra I tillegg til leie fra virksomhetene inkluderer posten inntekter fra kommunens boliger og næringseiendommer. (Næringseiendommer = Legekontor på Frogner og p-plass ved Sørumsand renseanlegg). Disse prisjusteres. Inntekter i framtidige (etter 2012) prosjekter (kapitaldelen) er vedtatt slik at husleien fastsettes etter netto investering. Totalkostnad mva. refusjon ev. tilskudd = husleiegrunnlag. Dette vil gi et riktigere bilde av kommunens utgifter selv om avskrivningen skal være av brutto kapitalutgifter. Siden prisjusteringen uteblir har ikke SKE en nok robust økonomi til å kunne overta store bygg/investeringer, på kort tid. Avgiftsfritt salg Dette gjelder refusjon hvor SKE inndekker påløpte energiutgifter fra fellesarealer og arealer hvor det ikke er egne målere. Andre driftsinntekter Denne posten er foretakets inntekter fra renholdstjenester, brukertjenester, administrasjon av byggeprosjekter, mva. refusjon, håndverktjenester. Inntektene fra renhold er kontraktsfestet med en regulering lik 12 måneders endring i KPI Renhold Renholdsservice vil ha stort fokus på nærvær samt styrke vårt omdømme. Vi ser også at det vil bli en utfordring fremover å drifte skoler effektivt med maskinelt renhold da elevtallene går oppover og tilgjengeligheten av lokalene går ned. Side 8 av 12

9 Fondsmidler SK Eiendom har midler på fond. Kr ,- er satt av til kommunegartnerens virksomhet. Her er det avsatt kr ,- i budsjett 2015 og det er avsatt videre i 2016 og 2017 til fondet er tomt. Kr ,- er tidligere års mindreforbruk på drift. I denne økonomiplanen foreslås det å disponere kr ,- av denne summen. Resterende ca ,- foreslås avsettes til dekking av underskudd på kapitaldelen når byggeprosjektene realiseres i SKEs regnskaper. Differanse mellom husleie inntekt og utgifter i forbindelse med avskrivninger av investeringer. Investeringskostnad Avskrivningstid 40 Avskrivning pr år Husleiegrunnlag av kapitaldelen Merverdiavgift 25 % Husleieøkning (prisstigning) 2,5 % lig kostnad ekskl mva (husleiegrunnlag) lig kostnad inkl. mva (avskrivning) Differanse husleiegrunnlag - avskrivning lig kostnad ekskl mva (husleiegrunnlag) lig kostnad inkl. mva (avskrivning) Som eier av bygg vil kapitalutgiftene ikke være dekket de første årene, mens etter ca. 10 år vil bygget bidra positiv til økonomien. Grafen viser kun de 20 første årene, men tendensen videreføres positivt også de neste 20 årene. Side 9 av 12

10 Kostnader Vedlikehold Vedlikeholds- og utviklingsplanen behandler vedlikeholdet av kommunens bygninger. Økonomiplanene og budsjetter er førende for hvilken aktivitet vi skal ha på områdene. Økonomiplanen viser at vedlikeholdsinnsatsen ikke kan økes før i Dette er ikke dramatisk, men vi bør justere vedlikeholdsmidlene med den generelle prisutviklingen i samfunnet. Sørum kommunale eiendomsselskap KF legger fram en økonomiplan som viser at vi ikke dekker våre vedlikeholdsmål innenfor vanlig drift. I 2015 løses dette ved bruk av fond. Park- og grøntanlegg Det er bevilget 3 millioner ved opprettelsen som vil dekke mesteparten av kostnadene i Det er laget skjøtselkort med beskrivelse av grøntområdene med tilhørende skjøtselsbeskrivelse for mange av kommunens anlegg. Virksomhetene har ansvar for grøntområder tilknyttet sin virksomhet. Det er viktig at det er samsvar mellom nye reguleringsplaner, kommunens økonomi og innbyggernes forventninger til skjøtsel av grøntarealer. I 2014 vil SKE og rådmann jobbe med en langsiktig strategi, med den hensikt at kommunegartner ivaretar fagansvaret, og at tjenesteinnhold med økonomiske rammer avklares. Beredskap Ved nybygg skal det vurderes hvorvidt bygget skal ha en funksjon i kommunens kriseberedskap. Bygningsareal pr. innbygger i Sørum. Boliger og ordinære bygg i kommunalt eie. Grafen viser at Sørum kommune har et nøkternt antall m 2 pr innbygger. Side 10 av 12

11 Lønnskostnader Dette er lønn, pensjonspremie og sosiale utgifter for foretaket. Funksjon sverk 2012 sverk 2013 sverk 2014 sverk 2015 Ledelse og stab 10,00 11,00 5,00 5,00 Byggforvaltning 6,00 4,00 Prosjekt 2,00 Byggservice 15,00 15,00 Driftsoperatører 9,00 9,00 Håndverkere 6,00 6,00 Renholdsservice 34,16 30,00 28,43 28,57 Totalt 59,16 56,00 54,43 54,57 Avskrivninger Avskrivningskostnadene er basert på at det er bokført verdi av bygningsmassen pr det aktuelle år. Avskrivningstiden følger reglene i den kommunale regnskapsforskriften. Avskrivningene øker ikke i perioden siden det ikke er vedtatt nye investeringer. Side 11 av 12

12 Investeringsbudsjett I planperioden er det ikke vedtatt nye utbyggingsprosjekter. Nærmere informasjon om byggekostnadene og drift blir omtalt i den enkelte sak, som blir behandlet i forbindelse med vedtaket om utbygging, og i prosjektrapportene. Investering til utskifting av kjøretøy og større maskiner til byggservice vil i hele perioden utgjøre kr 1,45 millioner. Det er behov også for utskifting av maskiner og utstyr innen renholdsservice. Moppevaskere, gulvmaskiner og gulvpoleringsmaskiner er kostnadskrevende utstyr. Dette utgjør kr 0,9 millioner i perioden. For 2015 utgjør dette kr ,- for renholdsservice og kr ,- for byggservice. Investeringene inndekkes ved avskrivninger på hhv. bygg- og renholdsservice. Finansiering Det er ikke vedtatt prosjekter som krever nye låneopptak. Gjeldsutvikling Det er ikke vedtatt nye låneopptak for finansiering av investeringer i økonomiplanperioden. Foretakets gjeld vil derfor utgjøre kr i perioden. Det er i hele perioden lagt inn 5 % lånerente. Selv om renten i dag er betydelig lavere, må vi påregne at denne kan stige i løpet av perioden. Legger her til grunn en nøktern og robust budsjettering. Kontogruppe 80 Finansinntekter - er renteinntekt på innestående midler. Sørum kommune har 775 millioner i lån. En del av lånet må til en hver tid være ubrukt siden utgifter til vedtatte investeringsprosjekter påløper i løpet av året. Bufferen mellom låneopptak og påløpte investeringer blir stående på rentebærende konto, i påvente av realiseringen av prosjekter. Utskiftingsplan for maskiner og utstyr: Renholdsservice: gulvmaskiner og moppevaskere Vi har i dag følgende maskiner: Antall moppevaskere Antall gulvmaskiner Robo 40 robotvasker 1 Antall highspeed Utskiftningsår Gjenstand Modell Ant. Ant. Ant. Ant. Moppevaskere Primus Gulvmaskiner Nilfisk Highspeed Nilfisk Der det er mulig vil robotvasker bli benyttet på nybygg Byggservice: kjøretøy og større gressklippere Vi har i dag: Varebiler Gressklippere 6 5 Utskiftningsår Gjenstand Modell Ant. Ant. Ant. Ant. Gressklipper John Deere Gressklipper Husquarna Gressklipper Husquarna Varebil Hiace Noen av gressklipperne erstattes på sikt med robotklipper Investeringene inndekkes ved avskrivninger på hhv. bygg- og renholdsservice. Side 12 av 12