Forespørsel under nasjonal terskel Ved anskaffelse av: Konsulent for prosjektet: CRM forprosjekt: Kartlegging av behov for CRM i Enova

Transkript

1 Frespørsel under nasjnal terskel Ved anskaffelse av: Knsulent fr prsjektet: CRM frprsjekt: Kartlegging av behv fr CRM i Enva

2 Innhldsfrtegnelse 1. Innledning Om ppdragsgiver Anskaffelsens frmål g mfang Oppdraget/Spesifikasjn Oversikt ver IT-løsninger i Enva Presiseringer/frutsetninger/avgrensninger Gjennmføring av knkurransen Språk Knkurransefrm Offentlighet Krav til tilbudet Tilbudsdkumentet: Tilbudsfrist Tilbudets gyldighet Avgjørelsen Tildelingskriterier Kntraktstype Videre arbeid Vedlegg... 7 Frespørsel Side 2 av 8

3 1. Innledning Enva ønsker bistand fra knsulent med erfaring fra g kunnskap m Implementering av CRM system (Custmer Relatinship Management) g nye arbeidsprsesser i frbindelse med dette. Erfaring fra rganisasjner med flere ulike IT-systemer vil bli tillagt vekt. Enva har flere IT.-systemer sm har elementer sm kan inngå i et CRM system. Se kap. 1.4 fr nærmere detaljer rundt dette. Knsulenten skal være prsjektleder fr et frprsjekt fr CRM-system i Enva. Prsjektet mfatter kartlegging av Envas behv fr teknisk løsning fr CRM-system, råd m integrering med andre systemer, g råd m rganisasjnsmessige tilpasninger i frbindelse med implementering av CRM-system fr Enva. Prsjektet ønskes gjennmført høsten Det er ønskelig med en snarlig ppstart. 1.1 Om ppdragsgiver Statsfretaket Enva skal fremme en miljøvennlig mlegging av energibruk g energiprduksjn i Nrge. Kjernen i Envas arbeid er å utvikle levedyktige markeder fr effektive g miljøvennlige energiløsninger enten det gjelder ny prduksjn eller energibruk. Virkemidlene er mfattende g differensierte. Ordninger med øknmisk støtte er rganisert i prgrammråder sm gjenspeiler Envas pririteringer. Det er satt klare mål fr Envas virksmhet, g fretaket skal dkumentere resultatene fra sitt arbeid. Enva frvalter midlene fra Energifndet sm skal bidra til: Mer effektiv bruk av energi Økt bruk av andre energibærere enn strøm, naturgass g lje til ppvarming Økt prduksjn fra frnybare energikilder Intrduksjn g utvikling av nye teknlgier g løsninger i energimarkedet Velfungerende markeder fr effektive g miljøvennlige energiløsninger Økt kunnskap i samfunnet m mulighetene fr å ta i bruk effektvie g miljøvennøige energiløsninger Fndsmidlene skal bidra til økt frnybar varme- g kraftprduksjn g energisparing sm samlet tilsvarer minimum 18 TWh innen utgangen av Bruken av fndsmidlene skal vurderes innenfr et langsiktig perspektiv med et arbeidsmål på 40 TWh innen utgangen av Anskaffelsens frmål g mfang Enva er utviklingsrientert g markedsnær g jbber kntinuerlig med effektivisering g frbedringer. Et av prsjektene i den sammenheng er implementering av CRM-system. Frmålet med frprsjektet er: Kartlegge Envas behv i frkant av en evt. anskaffelse av CRM-system Gi råd m hensiktsmessig bruk g anskaffelse av CRM-system fr rganisasjnen Gi råd m teknisk integrering med rganisasjnens andre datasystemer Anslå tidsbehv fr implementering, samt krav til invlvering fra ulike nivå i rganisasjnen Frespørsel Side 3 av 8

4 1.3 Oppdraget/Spesifikasjn Enva vil etablere en prsjektgruppe med en intern styringsgruppe. Knsulenten vil fungere sm prsjektleder g rapprtere til styringsgruppen. Med tilbudet ønskes en prsjektplan/framdriftsplan. Det må framgå av tilbudet hvilken kmpetanse Enva må stille til dispsisjn fr gjennmføring av kartleggingen. Det må være en tydelig frdeling av tilbyders leveranser g Envas leveranser i prsjektet. Enva ønsker at knsulenten i str grad gjennmfører ppdraget i Enva sine lkaler. Oppdraget estimeres til 2 til 4 ukers varighet. 1.4 Oversikt ver IT-løsninger i Enva Nedenfr følger en versikt ver IT-løsningene i Enva sm vil være berørt av dette prsjektet. Fagsystemer: Enva SF har t saksbehandlingssystem, avhengig av kundegruppe. ERS benyttes sm saksbehandlingsverktøy fr næringskunder (bedrift), mens Tilskudd-2006 benyttes sm saksbehandlingsverktøy fr private kunder (privatpersner). Tilskudd-2006 har en egen mdul der privatpersnen søker m støtte. Søknader m støtte fra næringskunder leveres på ISSR. ERS: EnvaRunit Saksbehandling. Dette er et egenutviklet saksbehandlingssystemet fr næringskunder i Enva der all saksbehandling i fbm. søknader m støtte fregår. Saksbehandlere har versikt ver prsjektøknmien i ERS g prsjektppfølging fr Energifndet/frvaltningsppdragene fregår i ERS. ERS består av t applikasjnsinstanser, en intern (ERS) g en ekstern (EERS). ERS g EERS benytter samme database. ERS er integrert med WebSak (fr dkumentarkiv). Rapprter fra ISSR verføres direkte til ERS g gdkjente utbetalingsanmdninger (basert på rapprter g fremdrift) eksprteres via standard filfrmat til Macnmy. Saksgangen i ERS er bygd pp basert på status 0 7 der de ulike statusene beskriver hvr det aktuelle prsjektet er i saksbehandlingsprsessen. Tilskudd Dette er et egenutviklet saksbehandlingssystemet fr privatpersner i Enva der all saksbehandling i fbm. søknader m støtte fregår. Løsningen har gså en søknadsmdul der privatpersner søker m støtte. ISSR: Interaktivt senter fr søknad g rapprtering. Dette er Enva sin egenutviklete webløsning der næringskunder kan søke m støtte, følge pp saksgang på sitt prsjekt g rapprtere fremdrift i prsjektet. Utbetaling av støtte på prsjekter er basert på innleverte rapprter fra ISSR. WebSak: Arkivsystem levert av Acs AS. Dagens versjn av WebSak er WebSak er integrert med saksbehandlingssystemet. Er i dag eier av identitetsregisteret(kunder/leverandører). ERS g Macnmy arver identitetene fra Websak. Arkivet g alle saksbehandlere arkiverer data sm er arkivpliktig g arkivverdig, hvedsakelig data knyttet til søknader m støtte, i WebSak. WebSak fungerer gså sm dkumentarkiv fr ERS sm gjør ppslag i databasen til WebSak. Søknader g rapprter fra ISSR legges inn i WebSak av Arkivet, g søknader imprteres så inn i ERS fra WebSak av saksbehandler. Frespørsel Side 4 av 8

5 Macnmy: Regnskapssystem/Øknmisystem sm er hstet eksternt hs EDB Erggrup. Macnmy benyttes til regnskapsføring av frvaltningsppdragene g brukes av de øknmiansatte i Enva. Det er under utlysning en knkurranse fr føring av driftsregnskapet g valg av øknmiløsning fr driftsregnskapet. Per i dag er EDB ErgGrup leverandør av regnskapstjenestene fr driftsregnskapet sm føres i Macnmy. Enva har tre klienter i Macnmy. Klient 117 fr Energifndet, klient 179 fr Enva SF (Driftsregnskap) g klient 118 fr øvrige frvaltningsppdrag. Enva SF har i dag fire ansatt sm jbber i Macnmy g en innleide ressurser fra EDB Erggrup, lkalisert i Enva sine lkaler, sm jbber i Macnmy. Alle benytter Citrix eller en javabasert prtalløsning fr å kjøre Macnmy hs EDB Erggrup. Macnmy er integrert med ERS gjennm nattlige eksprter/imprter basert på filverføring. BMS: Balansert målstyring. Dette er Envas egenutviklede «LIS», der frskjellige måleparametre er etablert mt ERS. Alle servere hs Enva kjører virtuelt på 3 stk. vmware-4.0 hster. Micrsft Windws Server ((2000), 2003, 2008 g 2008 R2) er standard perativsystem. De fleste av Enva sine databaser kjører på Micrsft SQL Nen få databaser kjøres på SQL2000. Klienter: Alle klientene i Enva SF kjører Windws XP SP3 med IE 8.0. I løpet av prsjektperiden er det planlagt en vergang til Windws 7 (64-bit) g IE Presiseringer/frutsetninger/avgrensninger Følgende mmenter/aktiviteter må inngå i tilbud/løsningsfrslag: Kartlegging av Envas behv, g innhenting av infrmasjn Beskrive ulike løsningsalternativ fr Enva Vurdere integrasjn mt relaterte systemer ERS Saksbehandlingssystem Tilskudd 2006 Saksbehandlingssystem ISSR Søknad g rapprteringssystem Master kundesystem - Websak (arkivsystem) Macnmy regnskapssystem BMS balansert målstyring Lage infrmasjn til ledelse g prsjektgruppe (rapprt, pwerpint etc) Prsjektledelse 2. Gjennmføring av knkurransen 2.2 Språk All skriftlig g muntlig kmmunikasjn i frbindelse med denne knkurransen skal fregå på nrsk. Frespørsel Side 5 av 8

6 2.3 Knkurransefrm Denne anskaffelsen skal gjennmføres i henhld til Lv m ffentlige anskaffelser g tilhørende frskrift m ffentlige anskaffelser (FOA) del I. Oppdraget lyses ut gjennm Dffin Database fr ffentlige innkjøp. 2.4 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud g prtkll etter at valg av leverandør er gjrt, se lv 19. mai 2006 nr. 16 m rett til innsyn i dkument i ffentleg verksemd (ffentleglva) 23 tredje avsnitt, jf. frskrift av 7. april 2006 nr. 402 m ffentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet m merinnsyn, jf. ffentleglva 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke pplysninger sm leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller sm av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør ppmerksm på at infrmasjn fra leverandør bare er veiledende, da ppdragsgiver er frpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav pp mt lvverket, jf. ffentleglva. 3. Krav til tilbudet 3.1 Tilbudsdkumentet: Tilbudsbrev skal struktureres på følgende måte: 1. Signert tilbudsbrev med kntaktpersn 2. Spesifikasjn av leveransen, prsjektplan/framdriftsplan g beskrivelse av hvrdan ppdraget tenkes løst 3. Prisversikt 4. Angivelse av prsjektrganisering, tilbudte persners tiltenkte rller, samt mfang g kmpetanse i gjennmføringen av prsjektet fra ansatte i Enva. 5. CV fr tilbydde persner 6. HMS-egenerklæring (bruk gjerne vedlagte mal) 7. Skatteattest fr mva g skatteattest fr skatt, ikke eldre enn 6 mnd. 3.2 Tilbudsfrist Tilbudet må være ss i hende senest kl Tilbudet skal sendes eller leveres til: Enva SF v/thmas Berg Prfessr Brchsgt 2 N 7030 TRONDHEIM Tilbudet kan gså leveres pr e-pst til: pst@enva.n, med kpi til thmas.berg@enva.n g evy.aspheim@enva.n Brev må tydelig merkes: SID 11/987 Frprsjekt - anskaffelse av CRM i Enva 3.3 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 30 dager/ t..m Frespørsel Side 6 av 8

7 4. Avgjørelsen 4.1 Tildelingskriterier Kntrakt vil bli tildelt til det øknmisk mest frdelaktige tilbudet i frhld til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i priritert/vektet rekkefølge: Tildelingskriterium Oppdragsfrståelse g løsningsfrslag. Med ppdragsfrståelse g løsningsfrslag menes kvaliteten i leverandørens beskrivelse av hvrdan ppdraget vil løses, samt gjennmføringstid. Frståelse fr ppgave, frslag til metdikk fr gjennmføring av ppgaven, g plan fr gjennmføring vil vektlegges. Tilbudt kmpetanse Med tilbudt kmpetanse menes kmpetanse g erfaring til den/de navngitte nøkkelpersner sm tilbys fr gjennmføringen av denne knkrete kntrakten. Dkumenteres med CV Pris Timepris g evt. andre kstnader. Dkumenteres med prisversikt. Priritet/vekt Kntraktstype Statens standardavtale legges til grunn sm avtalemal. Det kan ikke tas vesentlig frbehld mt avtalen. Avtalen vil være en prisavtale, basert på avtalt timepris, antall timer g med en ttal øvre ramme fr ttalkstnaden. Eventuelle reisekstnader eller andre kstnader skal spesifiseres dersm de ikke er inkludert i timeprisene. 4.3 Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, g tilbakemelding blir gitt alle frespurte leverandører. 5. Vedlegg Vedlegg 1: Mal fr HMS-erklæring Frespørsel Side 7 av 8

8 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Pstnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksmheten arbeider systematisk fr å ppfylle kravene i helse-, miljø- g sikkerhetslvgivningen g ved det tilfredsstille kravene i frskrift m systematisk helse-, miljø- g sikkerhetsarbeid i virksmheten (Internkntrllfrskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhld av lv 17. juni 2005 nr. 62 m g arbeidsmiljø, arbeidstid g stillingsvern mv. Det bekreftes at virksmheten er lvlig rganisert i henhld til gjeldende skatte- g arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige g ssiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmdning vil bli gitt rett til å gjennmgå g verifisere virksmhetens system fr ivaretakelse av helse, miljø g sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dat: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak fr å ppfylle vennevnte krav i helse-, miljø- g sikkerhetslvgivningen. Representant fr de ansatte (sign.) Dat: * The fllwing applies fr freign cntractrs: We hereby cnfirm, by preparing this ffer, that we have taken int cnsideratin the requirements that fllw frm The Regulatin relating t systematic Health, Envirnmental and Safety Wrk in the cmpany (the Internal Cntrl Regulatin), laid dwn by Order in Cuncil f 6 December 1995 n. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right t cntrl and verify the Bidder s system fr taking care f the wrk f health, envirnment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: