Forespørsel fra Festspillene i Bergen (FiB), heretter kalt oppdragsgiver, kjøp av utstyrstransporttjenester.

Transkript

1 Forespørsel fra Festspillene i Bergen (FiB), heretter kalt oppdragsgiver, på kjøp av utstyrstransporttjenester.

2 1. Innledning 1.1. Om oppdragsgiver Festspillene i Bergen er blant Nordens viktigste musikk- og teaterfestivaler. Hvert år avvikles over 150 arrangementer innen alle kunstformer. I administrasjonen er det 13 personer som arbeider med planleggingen og gjennomføringen av Festspillene Anskaffelsens formål og omfang Festspillene i Bergen ønsker å leie inn transportbyrå til å ta seg av all transport av utstyr i og rundt Bergen under årets festival. Dette innebærer transport av instrumenter og utstyr til og fra spillesteder, overnattingssteder og flyplass. Festivalen avvikles fra og med til og med Det må påregnes arbeid i for- og etterkant av festivalen Oppdraget Oppdraget består av å transportere utstyr og/eller instrumenter mellom spillesteder, overnattingssteder, flyplass og andre aktuelle plasser i Bergen og omegn. Eksakt område defineres i kontrakt, men det bør påregnes kjøring på strekningen Bergen sentrum Os og Bergen sentrum Valestrand. Det forventes at leverandøren har inngående kjennskap til spillesteder i Bergen, og da i særlig grad til det som er knyttet mot inn- og utlast. Noen av årets aktuelle spillesteder er: - Håkonshallen - Grieghallen - Den Nationale Scene - Logen - Studio Bergen - Domkirken - Johanneskirken - Troldsalen/Villaen - Siljustøl - Oseana Det forventes videre at leverandøren stiller med relevant utstyr samt tilstrekkelig dertil egnet bemanning. Med relevant utstyr menes temperaturregulert lastebil med lift og alarm. Lastebilen må være egnet til å transportere musikkutstyr samt scenisk og teknisk utstyr. Leverandøren må inneha følgende kompetanse: - Kjennskap til transporttjenester knyttet til kunstfeltet, og kunnskap om utfordringer knyttet til denne type transport. - Erfaring med behandling av musikkinstrumenter, scenografi. - Erfaring med flytting og transport av flygel. Erfaring med dette bes spesifiseres i tilbudet. Det forventes at oppdragsgiver stiller med 1 lastebil med sjåfør og sidemann til alle transportoppdrag der dette kreves. Bilen må minimum være 35m 3, og kan gjerne være større. I tillegg må leverandøren ha tilgjengelig en mindre bil for transport til steder som er vanskelig tilgjengelig. Tilbyder oppfordres til å undersøke tilkomsten til steder spesifisert i tilbudet. Tilbyder skal også koordinere transportoppdraget i forkant av festivalen i samarbeid med og etter instruksjoner fra sin dedikerte kontaktperson i FiB. Tilbyder må ha forståelse for at endringer i transportplanen oppstår daglig og på kort varsel under en festival, og tilbyder må vise fleksibilitet hva oppdraget angår samt ha mulighet til å gjøre endringer kontinuerlig i hele oppdragsperioden.

3 I tilbudet skal det berammes totalt 432 timer. Dette tilsvarer en bemanning for 2 personer 12 timer dagen i 18 dager. Datoene for oppdraget er fra og med til Det beregnes arbeid alle dager, med unntak av torsdag som er hviledag. I tillegg til dette kommer 25 timer planlegging og forberedelser i forkant av festivalen som også skal være inkludert i tilbudsprisen. Arbeidssted for dagene i forkant er Festspillene i Bergen sitt kontor hvis ikke annet særskilt avtales. Hvordan timene til planlegging fordeles på datoer reguleres nærmere i kontrakt som inngås med anbudsvinner. Tilbudet må også inneholde priser for overtid over de timer som er innberegnet i tilbudsprisen, samt spesifisering av hva som er inkludert i overtidsprisen. Tilbudet må videre inneholde prisoversikt for bruk av ekstrapersonell til enkeltoppdrag, som for eksempel flygelløft og flygeltransport, ekstraturer når lastebil er opptatt og lignende Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Det er et krav at leverandøren innehar tidligere nevnt utstyr, samt er tilgjengelig hele festspillperioden uten å bryte gjeldende regelverk for transport. Det er også et krav at leverandøren innehar alle nødvendige godkjenninger, lisenser, transportforsikringer og sertifikater for å gjennomføre oppdraget på en sikker måte. Tilbyder kan ikke uttale seg til media om oppdraget uten skriftlig tillatelse fra Festspillene i Bergen Kontakt Festspillenes kontaktperson for anbudsprosessen og kontraktsforhandling er Mads Hundvin, som kan nåes på telefon eller epost mads@fib.no. Festspillenes kontaktperson i kontraktsperioden er Kjersti Halvorsen, som kan nåes på telefon eller epost kjersti@fib.no. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I 2.3. Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentligloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentligloven 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å

4 gjøre en selvstendig vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, jf. offentligloven. 3. Krav til tilbudet 3.1. Tilbudsdokumentet Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev 2. HMS erklæring 3. Skatteattest for mva og skatteattest for skatt (2 stk totalt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsfrist for tilbudet Frist Tilbudet må være oss i hende senest kl Gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 6 uker Innsendelse Tilbudet må sendes eller leveres til: Festspillene i Bergen Postboks 183 Sentrum NO-5804 Bergen Tilbudet kan IKKE sendes på epost. Tilbyder er ansvarlig for at tilbudet er FiB i hende innen fristen. For sent innkommende tilbud vil bli avvist. OBS: Tilbud må merkes tydelig: ʺUtstyrstransporttjenester - Mads Hundvinʺ. Tilbudskonvolutten må være nøytral og uten informasjon om avsender.

5 4. Avgjørelsen 4.1. Tildelingskriterier TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKT: Pris Tilbyder bes å oppgi sin pris for oppdraget. Kvalitet Tilbyder bes å spesifisere sitt utstyr og personell. Erfaring fra kunstfeltet Referanser og prosjektbeskrivelser Tilbyder bes å oppgi sin totalpris for oppdraget. Denne skal inneholde alt av utgifter for hele perioden, herunder utgifter til bensin, kilometergodtgjørelse og bompenger for å nevne noen. Listen er ikke uttømmende. Tilbyder bes å oppgi sine timepriser ved eventuelle ekstratimer ut over det som er innberegnet i tilbudet. OBS: Alle priser bes å oppgis inkludert mva, da Festspillene i Bergen ikke er fradragsberettiget. Eventuelle ekstrautgifter knyttet til oppdraget som ikke er inkludert i tilbudsprisen bes spesifiseres tydelig slik at dette kan tas med i betraktning ved gjennomgang av tilbudet. Prisen på eventuelle ekstrautgifter må fremkomme klart, ellers vil oppdragsgiver ligge til grunn et «worst case» senario der tilbudsgiver høyst sannsynlig vil få en høyere pris enn hvis dette var inkludert i tilbudsprisen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å fastsette størrelsen på ekstrautgiften etter eget skjønn. Spesifikasjon av utstyr, samt eventuelle tilpasninger dette har for å transportere sensitivt musikkutstyr. CV for personell tilknyttet gjennomføringen av oppdraget. Tilbyder bes å oppgi 3 referanser fra kulturlivet med kontaktperson og telefonnummer, samt beskrivelse av hvilke prosjekter de tidligere har gjennomført innenfor kunst og kulturfeltet % % % 4.2. Kontrakt Kontrakt utarbeides av oppdragsgiver Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt til alle tilbydere.

6 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle med den eller de tilbydere som syntes mest aktuelle. Antallet tilbydere det forhandles med vil reduseres fortløpende med bakgrunn i evalueringskriteriene. Oppdragsgiver vil antakelig, basert på de enkelte tilbud, lage en sammenlignbar prismodell for oppdraget. De mest aktuelle tilbydere vil få anledning til å gi revidert pris i modellen Protokoll Oppdragsgiver fører løpende protokoll for anskaffelsen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring.

7 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager Date: (Signature)