PROTOKOLL LUIs FAKULTETSSTYREMØTE. 6. juni 2013 kl Journ.mappe 2012/5527. Sted: LUI, HiOA, campus Pilestredet

Transkript

1 PROTOKOLL LUIs FAKULTETSSTYREMØTE 6. juni 2013 kl Journ.mappe 2012/5527 Sted: LUI, HiOA, campus Pilestredet Til stede: Eksterne Loveleen Rihal Brenna Repr. for UF-personalet Leif Askland Hanne Christensen Bjørn Smestad Tone Torgrimsby Repr. for TA-personalet Kjersti Winger Repr. for studentene Erlend K. Schjelderup Simen Aasgaard Øien Sekretariat Knut Patrick Hanevik Cecilie Wilberg Hilde Doksrød Forfall: Rolf Aslaksrud Kristiansen FAST 13/21 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. Det ble bestemt å behandle vedtakssaker før orienteringssaker. (Sakene står referert i opprinnelig rekkefølge). Tone Torgrimsby ba om orientering om seksjon for praksisadministrasjon under Eventuelt. FAST 13/22 Orienteringssaker A. Referat fra IDF-møtet (omfordelt på møtet) IDF-møtets uttalelser om FAST-saker ble framlagt til orientering. Dekanen orienterte om vedtak i IDF om nedsetting av en partssammensatt gruppe i forbindelse med FAST 13/26 Plan for arbeid med FoUtid. 1

2 B. Referat fra HMS-møtet (omfordelt på møtet) Referat fra møte i HMS-gruppen ble framlagt til orientering. C. Regnskapsrapport 1. tertial 2013 Rapporten viste overskudd og følgelig innsparing per Årsaken til avviket skyldtes primært periodiseringen av budsjettet for utbetaling av overtid og refusjon av fødselspenger fra NAV. Generelle driftskostnader var som planlagt. Styrets spørsmål gjaldt regnskapets noe manglende lesbarhet for å få oversikt over status for instituttene, samt beregning av bruk av overtid og mertid på instituttene og kostnadsfordelingen mellom felles- og instituttnivå. Fakultetsdirektøren forklarte bokføringsmåten med nullstilling på instituttnivå og bokføring av avvik på fakultetets fellesbudsjett. Prinsipper og regnskapsoppsett vil heretter bli forklart i rapportene. HiOA sentralt jobber med nye prinsippene, og forenkling skjer muligens fra Fakultetsdirektøren redegjorde for mertid og overtid. Dette er p.t. en sak i arbeid i IDF, hvor rammer og prosedyrer skal klargjøres, og det skal ryddes opp. Fakultetsdirektøren ønsket en årlig diskusjon med styret om hvor mye som skal gjøres over hhv. fakultetets fellesbudsjett og på instituttene. Prinsipper for budsjettet er satt på dagsorden for styrets møte i september. D. IKT-avsetninger (oppfølgingssak) Kr ble inndratt fra fakultetets ramme til felles infrastruktur og sentrale innkjøp av IT- og AVutstyr. Det er nå avklart hva som skal være inkludert i det fakultetet får tilbake. Fakultetsdirektøren korrigerte notatet i saken; printere, kopimaskiner og studentpc-er må likevel dekkes selv. Tone Torgrimsby mente fakultet må initiere en diskusjon med fellesadministrasjonen om hva som skal være minimumsutstyr i et klasserom på LUI. Dagens situasjon viser lite mangfold i digitale læremidler, blant annet mangler smartboards. Hun viste til mye kritikk i offentligheten om at lærere ikke behersker ny teknologi. Det bør klargjøres hva tilsatte lærere bør ha som normal portefølje, slik at tilsatte slipper å bruke privat utstyr. Studentrepresentantene støttet Torgrimsby. Simen Aasgaard Øien viste også til e-campus-arbeidet, og at det kan være slik at fakultetet har behov for mer IT-struktur enn andre fakultet. Fakultetsdirektøren mente LUI må ha en standard som gjør av fakultetets studenter «kan» hjelpemidler som brukes aktivt i skoleverket. Hun uttrykte at fakultetet må ta saken opp med eiendomsdirektøren ved HiOA. Bjørn Smestad viste til at fakultetet har et IKT-utvalg og egen seksjon for IKT ved GFU, og at det kan ha bidratt til at fakultetet trekkes frem som foregangssted, uten at det speiles på utstyrssiden. Styreleder var opptatt av at fakultetet får stipulert hva det vil koste å ruste opp. Hun var også opptatt av digitale klasseskiller noen lærere kan ha mye kompetanse på digital, pedagogisk tilnærming, mens andre har svært liten kompetanse. Hun anså dette og utstyrssiden som viktig og framtidsrettet. Styreleder ønsket at kommentarene i saken ble protokollført. E. Orientering om beredskapsarbeidet på LUI (oppfølgingssak) Styret takket for at fakultetet har utarbeidet retningslinjer. Fakultetsdirektøren orienterte om at det pågår arbeid med en plan på institusjonsnivå, som LUIs skal tilpasse seg. Innspill fra styret gikk på at det er viktig at planen blir gjort kjent for personalet, om det også bør forefinnes trykte beredskapskort og ikke bare nettbaserte, og at det må øves på situasjoner med utgangspunkt i beredskapskortene. Det bør også være kart over campus Kjeller og campus Sandvika i beredskapsplanen til LUI. Kort for brann må også inkludere studenter og ikke bare tilsatte. 2

3 Fakultetsdirektøren noterte forslagene og viste til at det vil bli satt i gang informasjonstiltak overfor studentene til høsten. Det vil bli øvelser som del av HiOAs opplegg. Styret tok sakene A-E til orientering. Vedtakssaker: FAST 13/23 Revidert budsjett for 2013 Revidert budsjett hadde få endringer og ikke innsparinger i forhold til opprinnelig budsjett. Endringer gjaldt opprettinger og enkelte justeringer mellom fellesbudsjett og instituttbudsjett, med noe endret fordeling av rammebevilgningen mellom instituttene som resultat. Styrets spørsmål omhandlet praksiskostnader og budsjett- og bokføringsmåte for produksjon av studiepoeng. Når det gjaldt praksiskostnader ble det bestemt at LUI skal avvente nærmere vurdering av egne praksiskostnader til etter at Nasjonalt råd for lærerutdanning (NRLU) i UHR har lagt fram en undersøkelse ved fire høgskoler ultimo oktober. Rådet vil forsøke å lage noen kriterier i den forbindelse. En undersøkelse utført av Rambøll om praksis og en evaluering av den, ligger til grunn for rådet. Styret mottar undersøkelsene sammen med styreprotokollen. Styreleders føring for utredning av egne praksiskostnader var at fakultetet bør ha grundig prosess og kvalitetssikrede data framfor at styret får svar til høsten. Når det gjaldt studiepoengregnskapet forklarte fakultetsdirektøren at budsjettering av inntekter fra studiepoengproduksjonen er en framskriving av antatt produksjonsresultat ved instituttene to år fram i tid. LUI har innført at institutter kan gå med regnskapsmessig underskudd sett opp mot forventet, fremtidig tildeling. Konklusjonen var at det vil bli lagt inn en informasjonslinje i regnskapsoppsettet for å tydeliggjøre hva som er stipulert og reell poengproduksjon. Saken ble enstemmig vedtatt i samsvar med tilrådingen. 1. Fakultetsstyret slutter seg til forslaget til fordeling av den reviderte budsjettrammen for 2013 i tråd med den disponering som ligger til grunn for anbefalingen fra fakultetsledelsen. 2. Dekanen gis fullmakt til å foreta mindre endringer i fakultetets budsjett. FAST 13/24 Rapport om internasjonal virksomhet 2012 Dekanen refererte innspill fra IDF-møtet om mer nordisk samarbeid og bedre integrering av studier og FoU i internasjonaliseringsarbeidet. Internasjonal koordinator Kristin Merete Bugge la fram rapporten og pekte på utfordringer på området. Norden er blant annet et område hvor det er behov for økt engasjement fra vitenskapelig tilsatte, og det må ses nærmere på type tiltak. Styrets kommentarer og innspill var rettet mot mobilitet og varighet på utenlandsopphold, forankring i programplaner og læringsutbytte, klare målsetninger for internasjonale perspektiv i undervisningen i det daglige og økte engelskkunnskaper gjennom f.eks. flere deler av studier på engelsk m.m. Hanne Christensen så fordeler ved studentutveksling som er kortere tre måneder. 3

4 Tone Torgrimsby stilte spørsmål om alle programplaner har eller skal ha læringsutbyttemål knyttet til internasjonalisering. Leif Askland viste til at internasjonalisering er et område som ikke har så mange ressurser, og at det av den grunn bør fokuseres mer på kvalitet enn ren kvantitet. Han trakk fram det å ha strategisk riktige partnere, noe han savnet informasjon om i rapporten. Bjørn Smestad mente at fakultetet må avpasse målsetningene etter de ressursene som settes av til internasjonalisering. Han kunne se for seg utlandsopphold tidligere i lærerstudier for å gi spredning av erfaringene blant medstudentene i Norge, men nasjonale rammeplaner begrenser utveksling de to første studieårene. (Det kom senere fram at Erasmus-programmet ikke tillater utveksling første studieår studenter må ha noe erfaring før de reiser ut.) De tre hovedområdene for internasjonalisering på årsrapportens side 11 ble drøftet. Tone Torgrimsby etterspurte internasjonal uke med flerkulturelle dimensjoner som hadde vært før og ønsket den inn i neste års planer. Styreleder på sin side trakk frem betydningen av kulturelt mangfold og forståelse som del av det internasjonale perspektivet. Simen Aasgaard Øien mente diskusjonen burde bort fra at internasjonalisering er avhengig av fysisk nærhet og økonomi. Han viste blant annet til internett og Skype og mente fakultetet låste seg selv for mye framfor å se hvor utviklingsmulighetene ligger. IKT-støttet læring skal inn i tabellen på s. 12 i og med studiet har utenlandsstudenter. Styret sa seg godt fornøyd med rapporten. Styreleder ønsket at styrets innspill tas med videre. Saken ble enstemmig vedtatt i samsvar med tilrådingen. 1. Fakultetsstyret tar rapport Internasjonal virksomhet 2012 for Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier til orientering og tar denne med seg i planlegging for Fakultetsstyrets synspunkter til rapportens oppsett og innhold tas med til utforming og skriving av rapport for internasjonal virksomhet for FAST 13/25 Retningslinjer for valg av internasjonale samarbeidspartnere Fra fakultetets side er det ønske om reduksjon av nåværende antall avtaler, bedre oversikt over avtaler som inngås, og mer strategiske avtaler med fokus på mer-samarbeid gjennom både FoU og studier. Internasjonalt utvalg har i saksframlegget foreslått en deling i viktige retningslinjer og veiledende retningslinjer for å legge til rette for noe fleksibilitet. Dekanen ønsket styrets synspunkter på om viktige forhold er ivaretatt i forslaget. Styrets innspill gikk på at begreper brukt i foreslåtte retningslinjer må tydeliggjøres i forhold til hva en må/skal/bør og ved at begreper som «etisk overveielse» og «gjensidighet» defineres. Styret så ikke behov for å skille mellom viktige retningslinjer og veiledende retningslinjer. Styret ønsket også å redusere antall punkter og foreslo mer over-/underordning og spesielt for punktet om faglig forankring. Prosedyrer kan ev. erstatte retningslinjer for det som skal sjekkes og gjøres. Styret ønsket nordisk samarbeid nevnt. Tone Torgrimsby foreslo et nytt punkt om å kvalitetssikre økonomiske sider og konsekvenser ved valg av samarbeidspartner. Dekanen mente at det økonomiske var tatt hensyn til under punkt f. om at det skal finnes gjeldende program eller andre finansieringskilder for samarbeidet. Styreleder stilte spørsmål om høgskolen har en policy for etiske aspekter og skriftlig materiell, noe ingen kjente til. Styreleder var opptatt av at etiske overveielser må komme fra et dokument, et skriv fra 4

5 HiOAs styre, som deretter drøftes på fakultetet. Hun mente dette var en nødvendig forankring, og at styret måtte be om igangsetting av en slik prosess. Dekanen støttet styreleder i dette. Bjørn Smestad leverte følgende forslag til tillegg: «Fakultetsstyret ved LUI ber HiOA-styret om å vedta retningslinjer for etiske overveielser ved utvelgelse av internasjonale samarbeidspartnere». Styret ønsket også en redigering av forslagene til retningslinjer i tråd med styrets kommentarer. Følgende ble enstemmig vedtatt: 1. Styret slutter seg til intensjonene som er gitt i notatet «Retningslinjer for utvelgelse av internasjonale samarbeidspartnere», men ønsker å få forslaget omredigert. Nytt forslag tas inn i protokollen. Retningslinjene besluttes i forbindelse med godkjenning av protokollen. 2. Retningslinjene skal ligge til grunn for instituttenes utvelgelse av internasjonale partnere. 3. Fakultetsstyret ved LUI ber HiOA-styret om å vedta retningslinjer for etiske overveielser ved utvelgelse av internasjonale samarbeidspartnere. Til vedtakets pkt. 1: Reviderte «Retningslinjer for valg av internasjonale samarbeidspartnere for LUI» lyder: Retningslinjene skal gjelde som grunnlag for inngåelse, eventuell fornyelse eller som grunnlag for å avslutte internasjonale avtaler. Følgende forutsetninger gjelder for alle typer internasjonale avtaler, og det skilles ikke mellom strategisk viktige eller øvrige avtaler: Minst en instituttleders godkjennelse og dekanens signering av avtalen Etiske overveielser Første punkt er allerede nedfelt i eksisterende prosedyrer ved LUI. Etiske overveielser må forankres i retningslinjer/føringer fra HIOAs styre og gjelde for hele høgskolen, jf. styrets vedtak. Ved utvelgelse av internasjonale samarbeidspartnere skal institutter/fakultet vektlegge: a) Samarbeid i tråd med gjeldende strategiske satsinger ved HiOA og LUI, med vekt på partnere fra strategisk viktige land og de nordiske landene b) Samarbeid som i størst mulig grad knytter sammen utdanning og forskning c) Samarbeid basert på gjensidig nytte d) Faglig forankring i minst ett fagmiljø og gjerne involvering av flere institutter e) Ved avtaler som innebærer studentmobilitet må mottaksinstitusjonen ha et godt apparat for å ivareta sikkerheten for våre studenter f) At det finnes gjeldende program eller andre finansieringskilder for samarbeidet Styret godkjenner Retningslinjer for valg av internasjonale samarbeidspartnere for LUI. FAST 13/26 Plan for arbeid med FoU-tid Sakspapir om evaluering av nåværende ordning og milepælsplan for hele arbeidet med ny felles FoUordning for fakultetet lå til grunn i saken. 5

6 Dekanen gjennomgikk tidsaksen for prosessene som skal føre fram til endelig vedtak i FAST om nye retningslinjer og kriterier for tildeling av FoU-tid og ordning ved ikke-oppfylte kriterier. Han orienterte om at det også vil bli nedsatt et partssammensatt utvalg mellom tjenestemannsorganisasjonene og arbeidsgiver, vedtatt i IDF-møte 3. juni. Utvalget skal behandle hvordan vedtatte prinsippene for tildeling av FoU-tid skal praktiseres ved LUI. Prosesser og arbeid vil dels gå samtidig for å fremme forankring, interaksjon og involvering av ulike nivåer/tilsatte. Hovedutredningen gjelder faglige prinsipper for FoU. Det partssammensatte utvalget vil ivareta ansattes formelle rettigheter. Etter dekanens mening bør ny, felles FoU-ordning ivareta aspekter som øker publiseringsraten, omfatte forskning og formidling, bidra til at flest mulig UF-tilsatte har FoU-tid og ivareta personale, som ikke har opptjent FoU-tid som del av normalordningen med resultatbasert tildeling. For denne siste gruppen kan søknadsrunde med veiledning være en alternativ ordning. Innspill fra styret: Kjersti Wingers spørsmål til milepælsplanen gjaldt FoU-gruppenes og FoU-koordinatorenes rolle i prosessen. Dekanens svar var at FoU-fellesskapene vil være viktige innspillere. Winger mente dette bør synliggjøres. Hanne Christensen viste til resultatoversikten for instituttene og sin reaksjon på at de er sammenlignet i prosent, uten at forskjellig sammensetning av personalets stillingsnivå kommer frem. Hun mente forskjeller i nivå bør fremme solidarisk tankegang. Tone Torgrimsby ønsket at planene ga konkrete forslag til hvilke(n) uke(r) ansatte ved instituttene blir involvert i prosesser, og at informasjon om prosessene må komme ut til alle faglig tilsatte. Bjørn Smestad bemerket at evalueringsplanens «møter på hvert av instituttene for å få fram ansattes synspunkter» var magert, og at det var viktig for prosessene å få fram hvordan fagmiljøene skal komme til orde og ikke bare i møter. Siden dekanen hadde brukt begrepet evalueringsgruppe i sitt muntlige framlegg, ba Smestad om at det måtte være passende representanter. Han mente også at utredningen må tallfeste hvor mange som ikke produserer, og at det må ses i lys av at flest mulig bør drive med FoU. Leif Askland bemerket at det må lages mandat for grupper, og at FAST bør få forslag til mandater forelagt seg. FAST bør også få informasjon underveis i arbeidet. Som saksopplysning refererte dekanen resultattallene for FoU for instituttene i Tallene viser at BLU, GFU og IST har hhv 0,32, 0,34 og 0,35 publiseringspoeng, mens YFL har 0,09. Hans konklusjon var at YFL må publisere mer. Han støttet at styret tenker helhet og sammenheng, men at det ikke må innebære fritak fra å publisere. Han refererte også antall førstestillinger i prosent av antall faglig tilsatte: BLU har 34,5, GFU har 55,6, IST har 61 og YFL har 30,8. Hovedutfordringen ligger på BLU, men også YFL kan heve seg noe. Dekanen presiserte at tildeling av FoU-tid handler om individer, ikke institutter. FoU-tid nedfelles i arbeidsplanen for hver enkelt. Målet for LUI er å heve publiseringen, og personalforvaltningen skal tilrettelegge for å heve alle. De som ikke har opptjent FoU-tid skal hensynstas. Kriteriene som skal utarbeides skal dekke disse forholdene. På spørsmål fra styret om hvor høyt publiseringen bør heves, refererte dekanen høgskolestyrets tall om å heve fra 0,4 til 0,8 prosentpoeng (gjennomsnittsnivå) i løpet av tre år. Beskjeden til fakultetet er å medvirke til dette. Fakultetet har frihet til å planlegge hvordan få det til. Dekanen støttet forslaget om å utarbeide mandat for arbeidsgrupper, og at mandatene godkjennes av styret. For at styret kan følge FoU-tids saken utover fastlagte milepæler, vil det bli informert i FASTmøter til høsten. 6

7 Styreleders oppsummering trakk fram at det var nyttig for styret å høre statusrapporten for instituttene. Den gir en situasjonsbeskrivelse, som det må utredes og planlegges ut i fra. Involvering av styret, involvering av ansatte og åpen prosess skal kjennetegne arbeidet med ny ordning. Mandat for grupper tydeliggjøres, og styret behandler saken på e-post. Forslaget til vedtak fikk to tillegg; «med innspill fra styret som framkom i møtet» etter forslag fra Bjørn Smestad og et punkt nr. to etter forslag fra Leif Askland. Vedtaket var enstemmig. 1. Fakultetsstyret slutter seg til framlagt milepælsplan og opplegg/timeplan for evaluering av FoU-tidsordninger på LUI, med innspill fra styret som framkom i møtet. 2. Mandat for de aktuelle gruppene blir godkjent gjennom e-post-kommunikasjon mellom FASTmedlemmene innen Styrets bemerket at innhold og utforming av sakspapiret sendt til styret ikke svarte på styrets beslutninger i forrige styremøte, sak FAST 13/18A. Styret hadde bedt om å få seg forelagt en plan for hele arbeidet med ny, felles ordning for tildeling av FoU-tid, og ikke bare plan for evaluering. Milepælsplanen lagt fram i dagens møte hadde oppveid mangelen. Kjersti Winger tilføyde at det forventes at sakspapirer til styret inneholder innledning, redegjørelse og forslag til vedtak, og spesielt i viktige saker. FAST 13/27 Justert møteplan for fakultetsstyret i 2014 Styret slutter seg til den fremlagte endring av møteplan for 2014: Vårsemesteret (kl ) (kl ) (kl ) /Kjeller Høstsemesteret (kl ) (kl ) /Kjeller kl ) Møtene og vil bestå av to deler; en egen seminardel og en styremøtedel. FAST 13/28 Eventuelt Ønske om en orientering om pedagogisk praksis var meldt til Eventuelt. Økonomiske aspekter ble drøftet under sak 13/23 om revidert budsjett. Under Eventuelt orienterte fakultetsdirektøren om sak fra LUI om å få opprette en praksisadministrasjon og forestående behandling i høgskolestyret. Oslo, Loveleen Rihal Brenna styreleder Knut Patrick Hanevik dekan 7