PROTOKOLL LUIs FAKULTETSSTYREMØTE. 21. mars 2013 kl Journ.mappe 2012/5527. HiOA, Campus Kjeller

Transkript

1 PROTOKOLL LUIs FAKULTETSSTYREMØTE 21. mars 2013 kl Journ.mappe 2012/5527 HiOA, Campus Kjeller Til stede: Eksterne Rolf Aslaksrud Kristiansen (møteleder) Repr. for UF-personalet Bjørn Smestad Tone Torgrimsby Leif Askland Kristin Walseth Repr. for TA-personalet Kjersti Winger Repr. for studentene Erlend K. Schjelderup Simen Aasgaard Øien Sekretariat Knut Patrick Hanevik Cecilie Wilberg Hilde Doksrød Forfall: Loveleen Rihel Brenna Hanne Christensen 1

2 FAST 13/07 Godkjenning av innkalling og dagsorden Rolf Aslaksrud Kristiansen stilte som møteleder i Loveleen Brennas fravær. Ved en administrativ feil var ekstern vara ikke innkalt. Kjersti Winger bemerket at godkjent protokoll ikke var vedlagt sakspapirene. Saker meldt til Eventuelt: Tema for styreseminar 25. april (fra dekanen) og høgskolen i media (Kristiansen). Vedtak: Innkalling og dagsorden ble godkjent. FAST 13/08 Orienteringssaker A. Referat fra IDF-møte (omfordelt på møtet) Godkjent referat fra IDF-møte lå til grunn. Ref. dekanens synspunkt på ansattes tidsstyring (s. 6, øverst) spurte Tone Torgrimsby om styret skal ha noen oppfatning om dette. Møteleder viste til at fakultetet er ansvarlig, og at styret skal ha fokus der hvor det selv har oppgaver. B. Referat fra HMS-gruppen Utkast til referat fra HMS-møte lå til grunn. Det var ingen spørsmål til referatet. C. Handlingsplan for Institutt for internasjonale studier og tolkeutdanning (IST) Instituttleder Johnny Aasen presenterte planen. Instituttet har fem ulike fagområder, alle med migrasjon som fellesnevner. Instituttet har ikke profesjonsutdanninger, men er profesjonstilknyttet. Internasjonalisering i seg selv skal føre til økt kvalitet i alle utdanninger i Norge, og dette kan være ett av ISTs bidrag ved HiOA. Rolf Aslaksrud Kristiansen kommenterte IST-utdanningene i sammenheng med yrkes- og profesjonsutdanning og viste til Meld. St. 20 «På rett vei. Kvalitet og mangfold i fellesskolen», som blant annet peker på overgangen mellom alternative løp i utdanningssystemet. Det var bemerkninger til planens form og enkelte begreper. Kjersti Winger syntes punktene i planen var vage og lite forpliktende og burde vært konkretisert mer. Tone Torgrimsby påpekte at det bør presiseres hvilke seksjoner som menes i pkt. 1 under Utdanning. Bjørn Smestad påpekte at det bør stå FoU-fellesskap eller FoU-grupper under FoU, pkt. 1. D. Handlingsplan for Institutt for førskolelærerutdanning (FLU) Instituttleder var fraværende. Styremøtet vedtok at saken utsettes. 2

3 E. Handlingsplan 2013 for Institutt for grunnskole og faglærerutdanning (GFU) Instituttleder Hilde Harnæs presenterte planen, som også fins i en detaljert versjon til internt bruk. I tillegg til ordinær drift og utvikling, har instituttet foran seg store oppgaver. Oppgavene er blant annet knyttet til krav fra myndigheter om at lærerutdanningsinstitusjoner i regionen skal delta i skolebasert utviklingsarbeid for samtlige skoler med ungdomstrinn i Oslo og Akershus, kfr. Meld. St. 22 Motivasjon, mestring, muligheter (Ungdomstrinnsmeldingen), og til nye rammer for integrering og mangfold, kfr. Meld. St. 6 En helhetlig integreringspolitikk. Rolf Aslaksrud Kristiansen kommenterte at GFU også bør se seg selv som del av perspektivet livslang læring, med referanse til Meld. St. 20 På rett vei, og at den kan gi grunnlag for revidert versjon av handlingsplanen. Dekanen støttet at På rett vei er en viktig melding, og supplerte med Meld. St. 24 Fremtidens barnehage. Fakultetet kan se for seg justerte versjoner av instituttenes handlingsplaner til høsten. F. Handlingsplan for fakultetsadministrasjonen Cecilie Wilberg kommenterte planen og formen på den, som vil bli endret til neste år. Årets plan satser på å utvikle samarbeidet med instituttene. Administrativt arbeid rundt rammeplaner, FoUorganisering, prosedyrer og rutiner for oppdrag, profil og synliggjøring og gode verktøy for økonomiog ressursstyring står i fokus. Styret hadde litt ulikt syn på planens form. Rolf Aslaksrud Kristiansen så framlagt plan som et internt styringsdokument og kunne derfor foreligget i to varianter en intern og en ekstern plan, tilpasset publikum. Tone Torgrimsby likte planens kopling til strategiene, og bemerket at det kunne vært styrket i andre handlingsplaner. Andre innspill: Styret gikk over til å diskutere fakultetets handlingsplaner under ett. Det ble bemerket at «Strategier på tvers», som står i LUIs årsplan, i liten grad er trukket ned på instituttnivå i planene. «Strategier på tvers» er for øvrig definert til å være på tvers av virksomhetsområder mer enn på tvers av institutter. Dekanen innrømmet at planoppsettet har blitt for ulikt, og at det bør endres neste år. I styringsdialogmøtene mellom fakultet og institutter i april vil handlingsplanene bli tatt opp i stor grad, og tilknytningen de har til strategiplanene for LUI og HiOA. Rolf Aslaksrud Kristiansen anså planarbeidet som en modningsprosess. Utformingen av neste års handlingsplaner og innhold og ledelsen av prosessen, bør ses i lys av årets erfaringer. Hvordan planene kommuniserer, er en del av dette. Noen hovedområder er sortert ut, og de viser at samarbeid mellom institutter og administrative seksjoner er mulig. Han viste til BKA basiskunnskaper i arbeidslivet som eksempelvis spenner over tre institutter. Han ga en tilråding til ledelsen om å ha også denne type av problemstillinger i fokus sammen med y-veien inn høyere utdanning. Styret tok o-sakene A-C og F til orientering. Sak E utsettes til neste styremøte. FAST 13/09 Drøftings- og innspillsaker A. HMS-rapport 2012 Kommentarer fra styret til saken: Bjørn Smestad viste til forskjell i sykefravær mellom instituttene og etterlyste at rapporten kommenterte slike forhold. Fakultetsdirektøren svar var at framtidige rapporter bør ha analyser, være alderssortert og gjøres sammenlignbare fra år til år. 3

4 Leif Askland viste til ulik praksis med å melde egen sykdom og mulig underrapportering fra faglig tilsatte, noe som kan forbedre tallene. Han påpekte at en HMS-rapport også bør skissere problemstillinger, som skal gripes fatt i for kommende periode. Rapporten burde også kommentert og sett på begrunnelser for at svarprosenten fra LUI i medarbeiderundersøkelsen kun var 48 %, noe Tone Torgrimsby støttet. Rolf Aslaksrud Kristiansen mente at en må kunne sammenligne for mer enn to år. Han savnet også konkretisering av resultater av brannøvelser og evakuering. Han mente rapporten generelt var for vag når det gjaldt avvik. Enstemmig vedtak i samsvar med tilrådningen: Vedtak: Fakultetsstyret tar HMS-rapporten for 2012 til orientering. FAST 13/10 Regnskapsrapport for 2012 Seksjonssjef for økonomi Line Zachriassen presenterte resultatet for 2012, som er på -3.8 mill. og 4.9 mill. bedre enn budsjettert. I framlagte økonomiske rapport uttrykker fakultetsledelsen at de er fornøyd med resultatet, i og med en uforutsett inndragning av ca. 8 mill. på grunn av midler til for mange studieplasser. Styrets kommentarer gikk på mulig risiko knyttet til finansiering gjennom studiepoengproduksjon og behov for prognoser gjennom regnskapsåret. Bjørn Smestad viste til at prognosene er basert på historiske og ikke reelle tall, og at dette kan føre til at midler ikke blir satt i drift på instituttnivå. Han ønsket reelle tall for 2012 som basis i prognoser når 1. tertial 2013 rapporteres, og det samme for revidert budsjett. Han påpekte også regnskapsmessig overskudd for oppdragsadministrasjonen, og holdt dette opp mot at institutt kan ha gått med underskudd. Til det siste ønsket fakultetsdirektøren å etterprøve beregningsmåten. Prinsipielt skal administrasjonen ikke ha overskudd. Hun avklarte også spørsmål fra Torgrimsby om at mertid fra 2012 var utbetalt dels i 2012 og dels i Simen Aasgaard Øien etterspurte underlagsrapporter til regnskapsrapporten. Dekanen kommenterte økonomi- og beregningsmodellen og den generelle risikoen det gir å budsjettere med inntekter en ikke vet størrelsen av, og som finansieringssystemet i sektoren legger opp til. Samtidig så han det som risiko om tildelte midler ikke brukes, noe instituttene har frihet til å gjøre. Han svarte bekreftende på at mindreforbruk (overskudd) eller merforbruk (underskudd) ved et institutt ett regnskapsår, følger med som instituttets positive eller negative kapital over til neste år, som prinsipp. Hans generelle holdning til prinsippet er at det kan tas opp til diskusjon om det oppstår en alvorlig, økonomisk situasjon for et institutt. Møteleder stoppet etter hvert diskusjonen siden den hadde utviklet seg til førings- og overføringsprinsipper og annet som ikke gjaldt saken/rapporten. Enstemmig vedtak i samsvar med tilrådningen: Vedtak: Fakultetsstyret godkjenner den fremlagte økonomirapporten for FAST 13/11 Rapportering av videreutdanning studieåret 2012/13 og delegering av vedtaksmyndighet Seksjonssjef for studier Fred Arild Pettersen redegjorde for at delegeringen gjelder plasser i den ordinære utdanningen, og som er ledige eller blir ledige gjennom studieåret. Praksis er at ledige plasser blir lagt ut som videreutdanningstilbud. Det skjer når det ikke er nok søkere til bestemte tilbud. 4

5 På spørsmål fra styret ble det presisert at saken gjelder nåværende plasser og ikke nye plasser. Saken har heller ingen ting å gjøre med oppretting av nedleggelse av studieplasser. Det ble også presisert at saken gjelder ad hoc ledige plasser. Dersom det viser seg at et tilbud ikke er populært over tid, har det en annen type beslutningsgang. På spørsmål om instituttledere kan finne på å blokkere tilbud på tvers, var det dekanens mening at instituttene vil bruke plassene fornuftig. Uansett kan en delegasjon trekkes tilbake. Vedtak: 1. Fakultetsstyret tar «Rapport om videreutdanningstilbud i studieåret 2012/13 for Fakultet for lærerutdanning og internasjonale studier til orientering og tilbudet som er gitt til etterretning. 2. Fakultetsstyret delegerer vedtaksmyndighet for videreutdanningstilbud til instituttleder. Delegasjonen gjelder budsjetterte studieplasser definert som videreutdanningsplasser. Vedtaket var enstemmig. FAST 13/12 Endring av navn for Institutt for førskolelærerutdanning Navneskiftet er begrunnet i at fagfeltet skifter navn. Dekanen orienterte om at endring er støttet av tjenestemannsorganisasjonene ved fakultetet. Andre avsnitt, første setning, «fra 15. juni 2013» i forslaget til vedtak ble endret til «så raskt som mulig». Vedtaket var enstemmig. Vedtaket oversendes til høgskolestyret. Vedtak: Styret ved Fakultet for lærerutdanning og internasjonalisering støtter skifte av navn fra Institutt for førskolelærerutdanning til Institutt for barnehagelærerutdanning på bakgrunn av at utdanningen skifter navn fra førskolelærerutdanning til barnehagelærerutdanning i ny rammeplan. De nye forkortelsene blir BLU (instituttnavn), BLU (Bachelor i barnehagelærerutdanning) og ABLU (Arbeidsplassbasert barnehagelærerutdanning). Engelsk navn blir som før Department of Early Childhood Education. Fakultetsstyret ber om at høgskolestyret støtter forslaget og godkjenner skifte av navn fra Institutt for førskolelærerutdanning til Institutt for barnehagelærerutdanning så raskt som mulig. De nye forkortelsene blir BLU (instituttnavn), BLU (Bachelor i barnehagelærerutdanning) og ABLU (Arbeidsplassbasert barnehagelærerutdanning). Engelsk navn blir som før Department of Early Childhood Education. F.o.m. samme tidspunkt som nytt navn besluttes, opphører navnet Institutt for førskolelærerutdanning og tilhørende forkortelser. FAST 13/13 Styrets møteplan for 2014 Fakultetsdirektøren redegjorde for at forslag til møteplan for 2014 er justert i forhold til HiOAs årshjul og følgelig høgskolens viktige hendelser og frister. Forslaget gikk på tre møter mot tidligere fire per semester, og hvorav ett er heldagsmøte med seminardel. Innspill fra Kjersti Winger, Tone Torgrimsby og Rolf Aslaksrud Kristiansen gikk på om det var for stramt tidsmessig og ga nok tid til å diskutere mer strategiske saker som fakultetets rammebetingelser (kfr. Meld. St. 20 På rett vei og andre). Bjørn Smestad viste til endringen av fakultetets personalmøter 5

6 til mer temamøter med framlegg og diskusjon, og om det også kunne være modell for styrets seminarer, i tillegg til å invitere styrets medlemmer til personalmøtene. Fakultetsdirektøren kommenterte at styret må behandle «må»-saker, og at seminarer kommer i tillegg. Seminardager i hhv april og september var ment til strategiske diskusjoner. Kristiansen ga uttrykk for at sakslisten ofte viste for innadvendte saker, for mye drift og for lite rammebetingelser og perspektiver. Videre drøfting konkluderte med at det er bedre å utvide til flere heldagsmøter enn å ha flere møter. Ved utvidelse f.eks. til to seminarer per semester, mente dekanen at det samtidig må være slik at sakene holder seg på det prinsipielle nivået som fakultetsdirektøren hadde skisserte. Dekanen ønsket styret velkommen til å delta på personalmøtene. Møteleder konkluderte med at antall foreslåtte møtedager tre per semester beholdes, mens hele dagen avsettes. Han oppfattet møteplanen som en kjøreplan, som er fleksibel i den grad det er behov for endring. Han forslo et tillegg til forslaget til vedtak, «med det som ligger implisitt i drøftingen». Vedtaket var enstemmig. Vedtak: Styret slutter seg til fremlagte forslag til møteplan for 2014 med det som ligger implisitt i drøftingen. FAST 13/14 Eventuelt Høgskolen i media: Rolf Aslaksrud Kristiansen etterlyste overvåking av lærerutdanning i mediene for å kunne være proaktiv og også reagere adekvat under mediepress. Han mente at fakultetet også bør være mer representert i arbeidslivets partssammensatte fora, med økt synlighet og lyttepost som formål. Han ønsket seg en post på styrets møteprogram et lite hefte med klipp om mediedebatt i forhold til høgskolen. Dekanen ville ta innspillet om synlighet i fora videre til ett av høgskoleledelsens møter. Det skal også eksistere et råd for samfunnskontakt, som HiOA ikke har etablert ennå. Han orienterte om at høgskolen har en daglig og detaljert medieovervåking. Han presiserte at fakultetet har en bred dialogflate med media, men at fakultetet må får bedre fram overfor styret hva som skjer. Generelt ønsket han høgskolen mer enn det enkelte fakultet i mediene. Styreseminar: Tema for styreseminaret 25. april var meldt av dekanen. Han oppsummerte forslag som tidligere var kommet fra styret og supplerte med forslag fra fakultetsledelsen. Styrets drøfting under flere av dagens FAST-saker viste interesse for å diskutere følgen av politiske rammebetingelser, noe som blir tatt til etterretning. Kjersti Winger meldte at vararepresentant for TA-ansatt i styret må komme på plass. Oslo, Rolf Aslaksrud Kristiansen (sign.) Vara for styreleder Knut P. Hanevik (sign.) Dekan 6