1. Bakgrunn for saken Fakultet for samfunnsfag etablerte i april 2012 et utredningsutvalg om internasjonalisering. Utvalget hadde som mandat:

Transkript

1 Til fakultetsstyret Dato: ORIENTERINGSSAK Saksnr.: 25-c/13 Journalnr.: 2013/ Saksbehandler: Ken Henry Hyttemoen/Bjørg Halvorsen ADMINISTRATIVE RESSURSER TIL INTERNASJONALISERING SAKSFRAMSTILLING 1. Bakgrunn for saken Fakultet for samfunnsfag etablerte i april 2012 et utredningsutvalg om internasjonalisering. Utvalget hadde som mandat: Kartlegge det internasjonale arbeidet og evaluere / analysere prioriteringer og ressursbruk ved fakultetet. Gi innspill til fakultetets internasjonale strategi. Foreslå en organisering av det internasjonale arbeidet ved fakultetet. Utvalget utarbeidet en rapport, og det ble på bakgrunn av denne fremmet en sak til fakultetsstyret i mars Fakultetsstyret fattet bl.a. følgende vedtak; Administrasjonen gjennomgår disponeringen av administrative stillinger til internasjonalisering i løpet av vårsemesteret 2013 med sikte på en god fordeling av administrative ressurser til instituttene. 2. Prosess Administrasjonen har forstått av fakultetsstyrets vedtak at det skal gjøres; -en vurdering av administrative ressurser/stillinger som finnes i dag til det internasjonale arbeidet, samt utnyttelse/organisering av disse. -en vurdering av administrative ressurser/stillinger ut fra behov i instituttene, samt aktuelle føringer som fakultetets egen strategi. -en vurdering av behov, samt organisering av de administrative ressursene Arbeidet ble ledet av seksjonssjef for studieadministrasjon og internasjonalisering Ken Henry Hyttemoen og rådgiver for internasjonalisering Bjørg Halvorsen.

2 Høgskolens og fakultetets strategier er gjennomgått. Det samme er rapporten til fakultetets arbeidsgruppe samt LAU sin rapport av januar 2012 om internasjonalisering. I disse dokumentene tydeliggjøres satsninger innen området og med det også forventninger til hva det administrative arbeidet skal være fremover. Det er avholdt møter med alle institutt- og studieledere for å kartlegge situasjonene på hvert enkelt institutt hva som oppleves som administrativt internasjonalt arbeide og forventninger og behov de har for dette arbeidet sett i forhold til deres planer. Mye av det administrative internasjonale arbeidet er knyttet til studier og til inn- og utveksling av studenter og ansatte, men også til forskning- og utviklingsarbeid samt ulike prosjekter. Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering har så vidt påbegynt et arbeid for å vurdere hvordan det internasjonale arbeidet skal være organisert på seksjonen, samt behov for kompetanse i dette arbeidet. Videre vil vi vurdere samarbeidet mellom de tre administrative seksjonene på fakultetet, hvordan vi kan dra nytte av hverandres erfaringer, og hvordan best samarbeide og bruke felles ressurser i prosjekter som involverer både FOU, utdanning og internasjonal prosjektoppfølging. 3. Overordnede føringer for det internasjonale arbeidet ved fakultetet. Høgskolen i Oslo og Akershus har som mål å være internasjonalt ledende på profesjonsutdanninger. Høgskolen skal blant annet samarbeide internasjonalt om utdanninger på alle nivåer og prioritere internasjonalt forskningssamarbeid som styrker kvaliteten i forskning og utdanning. Fra fakultetets strategi nevnes følgende tiltak som vil innvirke på det administrative internasjonale arbeidet; Tilrettelegge i (programplanene) for mist tre måneders utenlandsopphold ved alle bachelor- og masterstudier. Bred student- og lærerutveksling PhD-studenter skal motiveres til å ta et utenlandsopphold Det etableres engelskspråklige tilbud som gir mulighet for minst ett semesters studier ved alle institutter Kvalitetssikre avtaler med internasjonale samarbeidspartnere Relevante studie-/emneplaner og pensumlister skal ha en internasjonal orientering og ses i en internasjonal sammenheng Fakultetet skal prioritere og videreutvikle forskning på fagfelter der fagmiljøene skal være blant de ledende i nordisk eller i nasjonal sammenheng. Arbeidsgruppa vektlegger i sin rapport blant annet følgende; Tilrettelegge i programplanene for minst tre måneders utenlandsopphold ved alle bachelor- og masterstudier. Økt internasjonal utveksling av lærere, studenter og tilsatte. Studentmobilitet og utenlandsopphold kvalitetssikres ved gjennomgang av samarbeidsavtaler og samarbeidsinstitusjoner. Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

3 Det etableres engelskspråklige tilbud som gir mulighet for minst ett semesters studier ved alle institutter. Administrative støttefunksjoner til internasjonalisering av studier og forskning samordnes. 4. Det internasjonale administrative arbeidet ved fakultet SAM. Fakultet SAM har høye ambisjoner for sin undervisning og forskning og fakultetet ønsker å samarbeide internasjonalt for å bli stadig bedre og mer relevante. Dette fremkommer klart i fakultetets strategidokumenter. Administrasjonens rolle i internasjonalisering er å tilby tjenester som tilrettelegger for internasjonalt samarbeid. Deres rolle er også å kvalitetssikre disse tjenestene i forhold til lover og forskrifter og å videreutvikle tjenestene slik at de fremstår som brukerorienterte, effektive og relevante for dagens behov. Ikke minst er det administrasjonens rolle å holde seg oppdatert på sitt saksfelt slik at de kan komme med gode råd i forhold til strategiske valg for ledelse, for UF-personale og for studenter, og på grunnlag av denne sakkunnskapen at de kan utvikle sine tjenester slik at de fremstår som relevante tjenester av høy kvalitet. Som organisasjon er fakultetet av forholdsvis ny dato, og organiseringen av de administrative ressursene, også til internasjonalisering, bærer preg av dette. Slik administrasjonen er organisert nå, er det to 100% stillinger i studieadministrasjonen der stillingsbetegnelsen er internasjonal koordinator. Disse koordinatorene drifter i første rekke studentutvekslingen i hele sin bredde, de har kontakt med partneruniversiteter angående student- og lærerutveksling, de forvalter avtaler og de driver generelt informasjons og rådgivningsarbeid. Dette betyr ikke at disse stillingene er de eneste i administrasjonen som driver med internasjonalt arbeid. I studieadministrasjonen er det også to stillinger som drifter hvert sitt internasjonale masterstudium; International Master in Digital Library Learning (DILL) og International Social Welfare and Health Policy (MIS). I seksjon for FOU og økonomi er det en egen prosjektkoordinator som forholder seg både til nasjonale og til internasjonale samarbeidsprosjekter. Det er en rådgiver som driver konferanseadministrasjon, både for nasjonale og internasjonale konferanser, og FOUkoordinatorene i seksjonen må naturlig nok også forholde seg til internasjonale samarbeidspartnere. Seksjon for HR vil sannsynligvis etter hvert arbeide mer internasjonalt i rekrutteringssammenheng. Alle de administrative seksjonene vil derfor i større eller mindre grad, enten nå eller senere, forholde seg til internasjonalt samarbeid. Administrasjonen har en svært viktig rolle som støttefunksjon i internasjonalt samarbeid. De legger til rette for internasjonalt samarbeid både for ledelse, lærere, studenter og forskere. Men, det er viktig å huske på at den faglige kvalitetssikringen av samarbeidsrelasjonene er et faglig ansvar og et ledelsesansvar. Dette gjelder både for forskersamarbeid, for undervisningssamarbeid og for det faglige innholdet i studentutvekslingen og lærerutvekslingen. Administrasjonens rolle er å legge til rette, være orientert om nasjonale og internasjonale trender og føringer for å komme med gode råd i forhold til disse, å yte tjenester som de kvalitetssikrer i forhold til lover og regelverk og å stadig forsøke å forbedre tjenestene slik at de bidrar til realiseringen av fakultetets strategiske mål og tiltak. Fordelingen mellom administrative og faglige oppgaver er imidlertid ikke alltid klar ved fakultet SAM, og det er behov for å avklare dette, et arbeide som også er i gang. For eksempel har en faglig stilling på Institutt ØA i dag tilsvarende oppgaver som de to administrative 100% stillingene viet internasjonalisering. Som et hovedprinsipp må imidlertid den faglige kvalitetssikringen være et faglig ansvar og den administrative Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

4 kvalitetssikringen i forhold til regelverk etc. et administrativt ansvar. Den konkrete fordelingen av arbeidsoppgaver avhenger i dag av de personene som er involvert. Arbeidsfordelingen mellom de enkelte bør ikke være resultat av historiske tilfeldigheter, men være et bevisst valg med utgangspunkt i egen rolleforståelse, hva som er mest effektivt og brukervennlig, og hva som er mest relevant for institusjonen som helhet i arbeidet med å realisere strategiske mål. Dette gjelder både arbeidsfordeling innad i administrasjonen og arbeidsfordeling mellom administrative og faglige ansatte. Vårt internasjonale samarbeid foregår innenfor både undervisning, forskning og formidling og for å utnytte våre ressurser og kvalitetssikre resultatet på en best mulig måte må vi ta hensyn vår størrelse og kompleksitet i arbeidsfordelingen mellom de forskjellige gruppene; ledelse, lærere, forskere, studenter og administrasjon. Når arbeidet øker i kompleksitet og i omfang uten at arbeidsressursen øker, fører det for administrasjonens del typisk til at de bruker nesten all tiden på drift av allerede etablerte tjenester og kvalitetssikrer disse i forhold til lover og regler. Konsekvensen er da at de i liten grad har overskudd til å videreutvikle disse tjenestene for å realisere strategiske mål og tiltak. Når administrasjonen også i liten grad har overskudd til å holde seg oppdatert på nasjonale og internasjonale trender og føringer innenfor sektoren blir de heller ikke i stand til å gi gode strategiske råd. Resultatet av for liten arbeidsressurs blir dermed at kvaliteten på de administrative støttefunksjonene gradvis blir dårligere ettersom administrasjonen på grunn av arbeidsmengden ikke lenger henger med i utviklingen. Dette betyr i praksis at hvis vi skal oppfylle fakultetets strategier i forhold til økt satsing på internasjonalt samarbeid, må enten mer av arbeidet defineres som et faglig ansvar, eller arbeidet må organiseres mer effektivt, eller det må tilføres flere administrative arbeidsressurser. Sannsynligvis er det mest fruktbart å tenke seg en kombinasjon av alle disse tre. 5. Instituttenes planer og behov for administrativ støtte. Som tidligere nevnt, ble alle institutt- og studieledere intervjuet om deres planer for internasjonaliseringsarbeidet fremover og behovet for administrative ressurser i den forbindelse. Hensikten var å gjøre en kartlegging av hva som oppleves som administrativt internasjonalt arbeide og forventninger og behov til dette arbeidet sett i forhold til instituttenes planer. Her er en kort oppsummering av denne kartleggingen. Institutt for arkiv, bibliotek- og informasjonsfag Instituttet har to områder der de ønsker å utvikle nytt samarbeid. De ønsker å få til utvekslingsavtaler for BA i arkiv- og dokumentbehandling som ikke har avtaler fra før. De ønsker også å utvikle samarbeid og tilbud på engelsk innenfor PhD- programmet i bibliotek- og informasjonsvitenskap som ble godkjent høsten 2012 og vil igangsettes høsten Instituttet ønsker generelt å utvikle mer undervisning på engelsk, men gjerne i samarbeid med andre institutter på fakultetet. Fremtiden til den internasjonale masteren (DILL) er usikker. Instituttet har ingen faglig koordinator med prosent avsatt til internasjonalisering på arbeidsplanen, men har en person som i tillegg til instituttleder kommer med råd til administrativ koordinator. Flere ansatte har internasjonalt samarbeid som del av arbeidsplanen, men ingen utenom instituttleder har et faglig helhetsansvar. Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

5 Institutt for journalistikk og mediefag Instituttet ønsker flere internasjonale studenter på engelske emner. De ønsker også å få til egne utvekslingsavtaler for fotojournalistikk. Institutt JM har flere prosjekter som involverer både utdanning og forskning og to nye søknader ble godkjent våren 2013 og skal igangsettes nå. Prosjektene involverer praktisk prosjektstøtte fra administrasjonen, særlig i forhold til land i Sør. Instituttet opplever at det er gråsoner mellom seksjon for internasjonalisering i fellesadministrasjonen og forskjellige seksjoner i fakultetsadministrasjonen og er usikker på hvilken hjelp de kan få hvor. Det er høyt aktivitetsnivå og behov for mye praktisk støtte på instituttet. Instituttet har ingen faglig koordinator med prosent avsatt til internasjonalisering på arbeidsplanen, men har en person som i tillegg til instituttleder kommer med råd til administrativ koordinator. Flere ansatte har internasjonalt samarbeid som del av arbeidsplanen, men ingen utenom instituttleder har et faglig helhetsansvar. Institutt for sosialfag På bachelornivå ønsker instituttet å utrede muligheten for et 30 studiepoengs semesteremne som et fellesprosjekt mellom barnevern og sosialt arbeid i samarbeid med et engelsk universitet. De er generelt opptatt av å øke samarbeid med institusjoner der lærere kan delta i hverandres undervisning. Begge utdanninger ønsker også å satse mer på kvalitetssikringen av praksis- og prosjektplassene i utlandet gjennom besøk på praksissteder både av veileder og administrasjon. De ønsker å utvide mastersamarbeid med universitet i USA og det er mulig man fremmer en prosjektsøknad om utdanningssamarbeid med tidligere NFR-partnere fra India og Kina. Instituttet ønsker å utvikle det internasjonale samarbeidet ved samtlige av de sosialfaglige masterne, og særlig den internasjonale (MIS). Utdanningene har i dag ingen eller få utvekslingsavtaler eller internasjonale samarbeidspartnere, slik at dette er et satsningsområde ved instituttet. Det er en administrativ internasjonal koordinator, som i all hovedsak jobber opp mot bachelorutdanningene. Instituttet har en faglig koordinator i 50% stilling som jobber opp mot bachelorutdanningene. Institutt for økonomi og administrasjon Instituttet har nylig igangsatt en master i økonomi og administrasjon / siviløkonom, og ønsker internasjonalt samarbeid og utvekslingsavtaler for studentutveksling på denne. De har mange kurs på engelsk og dermed relativt mange innkommende studenter på bachelornivå. Instituttet får noe administrativ støtte i form av registreringshjelp i studentdatabase, utsendelse av karakterutskrifter o.l., men hovedtyngden av det administrative arbeidet gjøres av fagansatt internasjonal koordinator i 100% stilling som også arbeider overfor institutt for OAV. Arbeidet med å serve to institutter er imidlertid for krevende for èn stilling. Høgskolen i Oslo og Akershus side 5

6 Institutt for offentlig administrasjon og velferdsfag Instituttet har ikke mye internasjonalt arbeid, særlig grunnet offentlig dreining av studietilbudene ved instituttet. Aktiviteten har imidlertid økt de seneste årene, og instituttet ønsker å satse ytterligere på dette arbeidet. Bachelorutdanningen i administrasjon og ledelse har endret studieplanen for å tilrettelegge for utveksling både ut og inn. Fra høsten 2015 tilbyr instituttet et semester på engelsk som da er aktuelt for internasjonale studenter. Til utvekslingen kan de i stor grad benytte avtaler som Institutt for økonomi og administrasjon allerede har, men tilretteleggingen av utvekslingen krever økte administrative ressurser. Instituttet ønsker også å utvikle sitt forskningssamarbeid, særlig med Baltikum, Norden og Storbritannia. 6. Vurdering av ressurser Fakultetene og instituttene har planer om økt aktivitet, noe som også er i tråd med både høgskolens og instituttenes strategiske planer. For å lykkes med dette kreves økte ressurser til administrativ støtte. Sosialfaglig institutt har som nevnt en internasjonal administrativ koordinator som i all hovedsak jobber opp mot bachelorutdanningene i barnevern og sosialt arbeid. Disse utdanningene har svært mange studenter i praksis og prosjekt over hele verden, og administrativ koordinator har full stilling med arbeid opp mot bachelorutdanningene. Instituttet ønsker nå å utvikle det internasjonale arbeidet for master i sosialfag. Denne masteren har fire studieretninger, blant annet den internasjonale masteren (MIS). Instituttet er i planleggingsfasen av det arbeidet og det anslås at det vil kreve en administrativ ressurs tilsvarende 50% stilling. Stillingen vil være knyttet til det studieadministrative arbeidet rundt internasjonalisering og bli knyttet opp mot denne seksjonen. Institutt for økonomi og administrasjon har som nevnt en faglig koordinator i full stilling som skal dekke to institutter. Arbeidet med å serve to institutter er imidlertid for krevende for èn stilling. Instituttet ønsker som nevnt å utvikle det internasjonale arbeidet for masteren, og det er relativt stor aktivitet på bachelorutdanningene. Da den faglige koordinatoren for det meste har arbeidet administrativt, flyttes denne stillingen til administrasjonen. Da denne koordinatoren er i AFP, er det noe usikkert hvor stor andel av en stilling dette vil være. Instituttets ansatte vil ta det faglige arbeidet. Institutt for offentlig administrasjon og velferdsfag, ønsker som nevnt å utvikle sitt internasjonale arbeide knyttet til både master og bachelorutdanning. Fagkoordinator (ved ØA), som har servet instituttet vil bli flyttet til administrasjonen i redusert stilling og kun jobbe opp mot institutt for økonomi og administrasjon. Det anslås at instituttets internasjonale arbeid vil kreve en administrativ ressurs tilsvarende 50% stilling. Stillingen vil være knyttet til det studieadministrative arbeidet rundt internasjonalisering og bli knyttet opp mot denne seksjonen. Institutt for journalistikk og mediefag og institutt for arkiv, bibliotek- og informasjonsfag ønsker også å utvikle sitt internasjonale arbeid. Det er en administrativ internasjonal koordinator som skal serve begge instituttene, og arbeidsmengden er allerede stor. Seksjon for studieadministrasjon og internasjonalisering har påbegynt et arbeid som skal se på fordeling av arbeidsoppgaver innenfor det internasjonale området. Det forventes at oppgaver kan bli fordelt på flere i seksjonen slik at det vil være mulig og ta en eventuell øking av arbeidsoppgaver i samarbeide med de to instituttene. Høgskolen i Oslo og Akershus side 6

7 Det er noe usikkerhet rundt hva det forventes at seksjon for HR skal bidra med i det internasjonale arbeidet utover internasjonal rekruttering. Det kan være behov for støtte og informasjon i forbindelse med inn- og utveksling av ansatte, og seksjonen vil jobbe videre med dette. Seksjon for økonomi og FOU er allerede relativt tungt inne i arbeidet. Seksjonen opplever å ha god kompetanse innen feltet og ressurser nok til å ta en eventuell øking av arbeidsmengde som følge av økt aktivitet i instituttene. Ressurser til det internasjonale arbeidet ved fakultetet handler ikke bare om antall stillinger. Det handler i stor grad også om hvordan arbeidsoppgaver er fordelt innad i de aktuelle seksjonene i administrasjonen, samt samarbeide mellom seksjonene. Det er allerede igangsatt et arbeid rundt dette. Videre handler det også om å ha et godt og avklart samarbeid mellom administrasjonen og instituttene. Intervjurunden med alle instituttene og rapporten fra arbeidsgruppe viser at der er godt grunnlag for å arbeide videre med dette. En bedre sammenheng mellom utdanning og forskning i det internasjonale arbeidet må også vektlegges. 7. Konklusjon Gjennomgangen har vist at det er et behov for to 50 % stillinger i administrasjonen for å støtte opp om det internasjonale arbeidet ved fakultetet både innenfor studie- og forskningsadministrasjon. Dag Jensen dekan Marja Lundell fakultetsdirektør Høgskolen i Oslo og Akershus side 7