Til fakultetsstyret MELDINGSSAK REGNSKAPSRAPPORT PER 2. TERTIAL

Transkript

1 Til fakultetsstyret Dato: 11. oktober MELDINGSSAK Saksnr.: 25b/13 Journalnr.: Saksbehandler: Knut Sverre Bjørndalen Røang og Baki Vurucu REGNSKAPSRAPPORT PER 2. TERTIAL Totalt sett er vurderingen at fakultetet har god oversikt og kontroll på økonomien. Det er noen avvik enkelte steder, men i sum er de ikke urovekkende. Fakultet forventer å holde budsjettet eller sågar komme noe positivt ut ved utgangen av året. Fakultetsstyret er gjort kjent med at høgskolen har endret sin prosjektstruktur og at det vil medføre at regnskapet framstår noe underlig for 2. tertial. Regnskapsrapporten viser for ordinær virksomhet viser en innsparing på 14,8 millioner kroner, og samtidig har prosjekter knyttet til ordinær virksomhet et merforbruk på 9 millioner kroner. Årsaken er omgjøring av høgskolens prosjektstruktur, som gir en overføring av 10,1 millioner kroner mellom disse to gruppene. Den faktiske innsparing på ordinær virksomhet er 4,7 millioner kroner, og en innsparing på ordinær virksomhet prosjekter på én million kroner. Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet har et overskudd på 1,5 millioner kroner. I det følgende vil vi gi en overordnet rapport for de enkelte områdene, før vi har en detaljert oversikt for budsjettenhetene og avslutter med totalvurdering. OVERORDNE RAPPORT FOR VIRKSOMHETSOMRÅDENE Ordinær virksomhet Det er en reell innsparing på 4,7 millioner kroner. Inntektene er kr høyere enn budsjettert, og i hovedsak kommer dette av at fakultetet har hatt høyere inntekter fra kursavgift for valgfagskursene på om lag kr , og at vi har fått to tilskudd til nyopprettede prosjekter fra Oslo kommune på kr På kostnadssiden ser vi at vi har innsparinger på arbeidskraft. Vi har lagt inn en forventet lønnsøkning i perioden på 1,5 millioner kroner, mens økningen i lønn hos faste tilsatte er på kr I tillegg er det lagt inn lønnskostnader til nye tilsatte på kr , mens de reelle kostnadene har blitt kr Til sammen gir dette avvik (innsparing) på nærmere 1,4 millioner kroner. Øvrige avvik er i hovedsak knyttet til lavere kostnader til timebetalt personale. Det er også

2 noen mindre avvik i stillingsprosentfordeling mellom ordinær virksomhet og BOA-virksomhet, og vi har oppdaget at en ansatt er budsjettert med 17 måneder lønn i stedet for 12, men det vil i hovedsak gi utslag i tredje tertial. Det er en innsparing på reiseaktivitetene til fakultetet på om lag to millioner kroner. De vil bli brukt i løpet at høsten ettersom reiseaktivitetene til fakultetet i stor grad er lagt til månedene september og oktober, mens budsjettet er periodisert mer lineært. For en del internfinansierte prosjekter ble driftskostnader budsjettert på konto 7799 Annen kostnad. I regnskapet har utgiftene blitt ført på kostnadens artskonto ettersom den er kjent ved regnskapsføringen (bøker, reise, seminar osv.). Avviket er på kr , og vel halvparten av dette er knyttet til strategiske tiltak (prioriterte tiltak i strategipotten). Ordinær virksomhet - prosjekter Det er en reell innsparing på én million kroner. Det er på kostnadssiden innsparingen har funnet sted, og det kommer av at det er litt vanskelig å forutsi når prosjekter starter opp og når de enkelte aktivitetene i prosjektene vil finne sted. Dermed vil det også bli et avvik mellom budsjett og regnskap, men vi snakker om relativt små størrelser i vår økonomi. Bidrags- og oppdragsvirksomhet Det er et overskudd på halvannen million kroner. Det er særlig driftskostnadene som er lavere enn budsjettert, og det er vanlig ettersom det er svært vanskelig å forutsi når aktiviteter til BOA-virksomheten vil finne sted, for i stor grad avhenger det av den faglige framdriften i prosjektene, og den er vanskelig å forutsi. DETALJERT RAPPORT FOR BUDSJETTENHETENE (tall i tusen kroner) Fakultetsledelse I regnskapet framstår det som om fakultetsledelsen har et mindreforbruk på om lag 8,3 milloner inkludert prosjektene. Dette er misvisende, da det er godskrevet 10,1 millioner kroner for prosjekter som er omgjort som følge av den nye prosjektstrukturen til høgskolen. Selve fakultetsledelsen har et merforbruk på kr Av dette er kr knyttet til interne tildelinger til andre enheter ved fakultetet, og det er periodisering som skaper dette avviket (forskjell i budsjettidspunkt og regnskapstidspunkt). Lønnskostnadene er kr lavere enn budsjett, mens driftskostnadene er kr høyere enn budsjett, og dette er i all hovedsak knyttet til reisevirksomhet. Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

3 Strategimidlene har en innsparing på kr , men dette er også av teknisk art, da det er vanskelig å forutsi når strategiske midler blir brukt i løpet av året, og det derfor blir et avvik her. Så har vi en budsjettenhet for investeringer som vi ikke bruker når vi budsjetterer, men det blir foretatt regnskapsføringer her. Her har vi da et merforbruk på kr for innkjøp av IT- og AVutstyr. Vi må se på om vi skal bruke denne budsjettenheten når vi budsjetterer i framtida, eller om vi kan slippe å bruke den i regnskapssammenheng (slette den). Prosjektene har en negativ balanseføring på kr , og det betyr at vi for disse bruker av tidligere avsatte midler til disse prosjektene Fakultetsadministrasjonen og felleskostnader Fakultetsadministrasjonen og felleskostnader har et merforbruk på om lag 1,1 millioner kroner. Inntektene er kr lavere enn budsjettert. Her er det kr i avvik på materiellpenger og manglende interne tilskudd på kr , mens vi har fått eksamensavgifter på kr Når det gjelder lønnskostnader, er det store avviket knyttet til bedømmelseskomiteer (tilsetting). Her er merforbruket på kr , og vi har allerede brukt kr mer enn årsbudsjettet. Vi mangler også refusjoner fra NAV på kr Investeringer og driftskostnader er kr høyere enn budsjettert, og det er knyttet til investeringer (inventar mv.) og reise-/seminarkostnader som har blitt forskuddsbetalt. Lønnskostnadene kommer nok til å overstige budsjettet ettersom kostnadene til bedømmelseskomiteer er så høye, men driftskostnadene bør nok ende ut i nærheten av budsjettet siden det er forskuddsbetalt mye på reise allerede Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag Totalt har instituttet et merforbruk på kr på ordinær virksomhet. I tillegg er det en negativ balanseføring av kr ifm. med eksternfinansiert virksomhet. Det betyr at vi har brukt av tidligere mottatte innbetalinger til den eksternfinansierte virksomheten for å dekke underskuddet i perioden. Det er bare en teknisk fordeling av eksterne inntekter over hele prosjektperioden, selv om innbetalingene kommer på et tidlig tidspunkt i prosjektene. Instituttledelsen har et mindreforbruk på om lag kr hvor det meste er lavere driftskostnader enn antatt (seminar- og reisemidler) og høyere intern tildeling pga. periodisering. Bachelor i arkivistikk har et mindreforbruk på om lag kr , og det skyldes først og fremst høyere kursinntekter enn antatt. Bachelor i bibliotek- og informasjonsvitenskap har et merforbruk på om lag kr Kursinntektene er kr lavere enn forventet i perioden. Det er kr i merforbruk på lønnskostnader, og de største avvikene er knyttet til lønn til timebetalt personale, sosiale kostnadene og manglende NAV-refusjoner. Driftskostnadene er også høyere enn budsjettert. Masterstudiene har en innsparing på kr , og det største avviket er knyttet til reise- og seminarvirksomhet. Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

4 Doktorgradsstudiet har et merforbruk på kr hvor avvikene er ganske jevnt fordelt på lønn- og driftskostnader Institutt for journalistikk og mediefag Totalt har instituttet et mindreforbruk på 1,9 milloner kroner på ordinær virksomhet. I tillegg er det en balanseføring av 1,2 millioner kroner ifm. med eksternfinansiert virksomhet. Det er bare en teknisk fordeling av eksterne inntekter over hele prosjektperioden, selv om innbetalingene kommer på et tidlig tidspunkt i prosjektene. Det er en stor innsparing på dette instituttet. Det er fordelt utover alle enhetene. Det er litt innsparinger her og der både på lønn og drift. Det er kommet en del interne tildelinger som til sammen utgjør kr og som i sum er den største innsparingen. Det er flere føringer som i sum gir dette, og det er i stor grad periodiseringsårsaker til dette. I tillegg har instituttleder jobbet bevisst med kostnadskontroll og det å ikke bruke penger unødvendig, for dette instituttet har høyere kostnader enn de har av inntekter, og må jobbe med kostnadsreduksjon i det daglige. Og det har gitt resultater. Instituttledelsen har et mindreforbruk på om lag kr Det har kommet interne tildelinger på kr mer enn budsjett (periodisering), samtidig som lønnskostnadene er kr lavere enn budsjett hovedsakelig som følge av NAV-refusjoner og driftskostnadene er kr levere enn budsjett pga. periodisering av reise-/seminarvirksomhet. Bachelor i fotojournalistikk har et mindreforbruk på om lag kr , hvor driftskostnadene er kr lavere enn budsjett pga. periodisering av reise-/seminarvirksomhet. Bachelor i journalistikk har et mindreforbruk på om lag kr Lønnskostnadene er kr høyere enn budsjettert, og det kommer av manglende NAV-refusjoner på kr og høyere kostnader til timebetalt personale (periodisering). Bachelor i medier og kommunikasjon har et mindreforbruk på om lag kr Lønnskostnadene er kr lavere enn budsjettert, og dette kommer i hovedsak av ompostering av lønnskostnader. Driftskostnadene er kr lavere enn budsjettert. Av dette er kr knyttet til AV-/ITkostnader, og i tillegg er kr knyttet til annet materiell og kr til reiser og seminarer. Masterstudiet har et mindreforbruk på kr Inntektene er kr høyere enn budsjetter som følge av intern tildeling. Lønnskostnadene er kr lavere enn budsjettert, og driftskostnadene er kr lavere enn budsjettert. Det er i hovedsak avvik på kontoen for «andre kostnader» som gir dette utslaget. Fagforfatterstudiet har et mindreforbruk på kr som skyldes lønnskostnader. I all hovedsak er det knyttet til internt tilskudd på kr Kostnadene til timebetalt personale har vært kr over budsjett Institutt for offentlig administrasjon og velferdsfag Totalt har instituttet et mindreforbruk på kr på den ordinære virksomheten. I tillegg er det en balanseføring av kr ifm. med eksternfinansiert virksomhet. Det er bare en teknisk fordeling Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

5 av eksterne inntekter over hele prosjektperioden, selv om innbetalingene kommer på et tidlig tidspunkt i prosjektene. Instituttledelsen har et mindreforbruk på kr Bachelor i administrasjon og ledelse har et mindreforbruk på kr Bachelor i velferdsfag har et mindreforbruk på kr Masterstudiet i styring og ledelse har et merforbruk på kr Inntektene ved instituttet er så og si i balanse. Vi har valgt å fakturere Fakultet for helsefag for videreutdanning i personalledelse for hele i november. Beløpet utgjør ca. kr og skal godskrives masterstudiet. Ferdiggjøringsstipendet til bachelorstudiet i velferdsfag på kr er ikke mottatt fra sentralt enda. Deler av sykepengerefusjonen for perioden er ikke godskrevet. De største mindreforbrukene er på lønn til timebetalt personale, arrangement av seminarer og reisevirksomheten Institutt for sosialfag Totalt har instituttet et mindreforbruk på 3,4 millioner kroner på ordinær virksomhet. I tillegg er det en negativ balanseføring av 6,7 millioner kroner ifm. med eksternfinansiert virksomhet. Det betyr at vi har brukt av tidligere mottatte innbetalinger til den eksternfinansierte virksomheten for å dekke underskuddet i perioden. Det er bare en teknisk fordeling av eksterne inntekter over hele prosjektperioden, selv om innbetalingene kommer på et tidlig tidspunkt i prosjektene. Den ordinære aktiviteten hadde en merinntekt på kr og et mindreforbruk på arbeidskraft på 1,5 millioner kroner og på den øvrige driften på kr Nedenstående enhetsvise forklaringer omhandler kun den ordinære driften Instituttledelsen Det er et merforbruk på kr 6. Lønnskostnadene har et merforbruk grunnet overlapping av instituttleder og lønn til to ledere i to måneder. Det er også noe merforbruk på honorar til instituttrådsmedlemmene. Ellers var det mindreforbruk på reiseaktiviteten Studielederområde for sosialt arbeid Enheten har et mindreforbruk på kr Inntektene fra kursaktiviteten var kr bedre enn forventet. Vi har ikke mottatt ferdiggjøringsstipendene på kr fra HiOA sentralt og et sabbatstilskudd på kr fra fakultetet. Vi mottok kr , som vi ikke hadde budsjettert med, til et nytt prosjekt ifm. utvikling og utprøving av aktiviteter som kan danne grunnlag for et formalisert og strukturert samarbeid i form av en høgskoleklinikk ved Oslo universitetssykehus/ AVA. Høgskolen i Oslo og Akershus side 5

6 Totalt var det kr i merinntekt, mindreforbruk på kr for arbeidskraft og merforbruk på øvrig drift på kr Merforbruket på øvrig drift skyldes i hovedsak utgifter til bedrifter som har fakturert for undervisning og sensurering, og kostnader arrangementer og seminarer Studielederområde for barnevern Enheten har et mindreforbruk på 1,9 millioner kroner. Det ble opprettet flere prosjekter etter at budsjettet var ferdigstilt. Enheten fikk kr til et prosjekt som heter «Ulike ungdomsliv», kr til et prosjekt som heter «Yrkeskvalifisering, samarbeidsformer utdanning-foupraksisfelt» og kr til et prosjekt som heter «Ungdom som medveiledere». Ferdiggjøringsstipendet på kr er ikke mottatt enda. Generelt har enheten hatt mindre utgifter til timelønnet personale og mindre reiseaktivitet enn budsjettert. Totalt var det kr i merinntekter, mindreforbruk på 1,1, millioner kroner for arbeidskraft og på kr i den øvrige driften Studielederområde for masterstudier i sosialfag Enheten har et mindreforbruk på kr som i hovedsak skyldes lavere utgifter til arrangementer enn budsjettert. Det mangler overføring av et avdelingsinternt tilskudd på kr ifm. en professor II-stilling. Totalt var inntekter kr mindre enn budsjettert, og tilsvarende var det for arbeidskraftkostnadene med kr og øvrig drift med kr Doktorgradsstudiet i sosialt arbeid og sosialpolitikk Enheten har et mindreforbruk på kr Det er både positive og negative avvik som er så små at vi kan si at enheten er i balanse Sosialforsk Enheten har et mindreforbruk på én millioner kroner. Enheten har fått overført kr fra et prosjekt i gruppe 2. I tillegg har enheten blitt godskrevet kr mer enn budsjettert ifm. opprettelse av nye forskningsgrupper. Arbeidskraftkostnadene ble kr mindre enn budsjettert, og den øvrige aktiviteten på driften, hovedsakelig arrangementer og reisevirksomhet, ble kr mindre enn budsjettert. Høgskolen i Oslo og Akershus side 6

7 Institutt for økonomi og administrasjon Totalt har instituttet et mindreforbruk på kr på ordinær virksomhet. I tillegg er det en negativ balanseføring av kr ifm. med eksternfinansiert virksomhet. Det betyr at vi har brukt av tidligere mottatte innbetalinger til den eksternfinansierte virksomheten for å dekke underskuddet i perioden. Instituttet har fått opprettet nye budsjettenheter for sine årsstudier like etter avslutning av 1.tertial. De nye er: Årsstudium i økonomi og ledelse og Årsstudium i kulturledelse. Det er ikke budsjettert noen inntekter på disse enhetene, men det er budsjettert med lønnskostnader for egne tilsatte disse enhetene. Derimot er det ikke gjort samme korreksjon i regnskapet, så der er det ikke ført lønn for egne tilsatte på disse enhetene. Der er det stort sett ført utbetalinger til timelønte. Disse har da innsparinger på hhv. kr og kr Instituttledelsen har et mindreforbruk på kr Bachelorstudiet i økonomi og administrasjon har et merforbruk på kr Dette må sees i sammenheng med lønn til fast tilsatte som ikke har blitt belastet årsstudiene. Masterstudiet har et mindreforbruk på kr Instituttet fikk tilført kr til forskningsgrupper i mai, men i budsjettet ble denne inntekten fordelt på høsten. Det gir et budsjettmessig avvik på kr Arbeidskraftkostnadene er kr lavere enn budsjettert. Mye av dette skyldes mindre utbetalt til timebetalt personale og noe for mye avsatt ifm. lønnsoppgjøret. Den øvrige driften hadde et mindreforbruk på kr Dette kommer i hovedsak av mindre utgifter til reiser og arrangementer enn budsjettert i perioden. Dag Jenssen dekan Marja Lundell fakultetsdirektør Vedlegg: 1. Regnskap for 2. tertial 2. Regnskapsrapport med detaljert oversikt over de enkelte budsjettenheter Høgskolen i Oslo og Akershus side 7

8 VEDLEGG 1: Regnskap for 2. tertial Ordinær virksomhet Regnskap Revidert Avvik budsjett Ordinær virksomhet prosjekter Revidert budsjett Regnskap Avvik Regnskap Bidragsfinansiert virksomhet Revidert budsjett Avvik Regnskap Oppdragsfinansiert virksomhet Revidert budsjett Avvik Regnskap Driftsinntekter Bevilgning fra KD Tilskudd fra forskningsrådet Tilskudd fra EU Annen bidragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønnskostnader Kostnader knyttet til anleggmidler Driftskostnader Sum driftskostnad Totalt Revidert budsjett Resultat Restmidler gr 2 prosj. rekr.stip Andre restmidler gr 2 prosj Resultat korrigert for øremerkede restmidler

9 VEDLEGG2: Regnskapsrapport med detaljert oversikt over de enkelte budsjettenheter per 2. tertial (tall i tusen kroner) Fordelt etter Regnskap Budsjett Avvik Regn/ budsjettenhet Innt. Kostn. Res. Innt. Kostn. Bud Fakultetsledelse SAM ) Strategitilsak SAM Investeringer SAM Prosjekter SAM SUM 150* LEDELSE OG FELLESTILTAK Fakultetsdirektør med stab ) Seksjon for studieadm.og internasj Seksjon for HR Seksjon for økonomi SUM 151* ADMINITRASJONEN Instituttledelse ABI ) Arkiv- og dokumentbehandling Bibliotek- og informasjonsvitenskap Master i bibliotek- og info.vitenskap Master i bibliotek- styring og ledelse PhD i bibliotek og info.vitenskap Prosjekter institutt ABI ) SUM 152* INSTITUTT FOR ARKIV-, BIBLIOTEK- OG INFORMASJONSFAG Instituttledelse JM ) Fotojournalistikk Journalistikk Medie og kommunikasjon ) Master i journalistikk ) Fagforfatterstudium Prosjekter inst. JM ) SUM 153* INSTITUTT FOR JORNALISTIKK OG MEDIEFAG Instituttledelse OAV ) Administrasjon og ledelse ) Velferdsfag Master i styring og ledelse ) Prosjekter inst. OAV ) SUM 154* INSTITUTT FOR OFFENTLIG ADMINISTRASJON OG VELFERDSFAG Instituttledelse SF )

10 15510 Sosialt arbeid Barnevern Sosialfaglig mastere ) PhD i sosialt arbeid og sosialpolitikk Sosialforsk ) Prosjekter inst.sf ) Prosjekter sosialt arbeid ) Prosjekter barnevern ) Prosjekter sosialfaglig mastere ) Prosjekter sosialforsk ) SUM 155* INSTITUTT FOR SOSIALFAG Instituttledelse ØA ) Bachelor i økonomi, adm. og revisjon Årsstudium i økonomi og ledelse ) Årsstudium i kulturledelse ) Master i økonomi og administrasjon Prosjekter inst.øa ) SUM 156* INSTITUTT FOR ØKONOMI OG ADMINISTRASJON TOTALT FOR FAKULTET FOR SAMFUNNSFAG ) Regnskapsinntekt inkluderer fakultetsinterne tilskudd over kr 100 i tillegg til rammetildelingen. 2) Prosjekter med eksternfinansiering avregnes mot balansen. Agregningen framkommer i kolonne 3. 3) Omlegging av gruppe 2 prosjekter ga en inntekt på kr som bidrar til et negativt kostnadsbeløp 4) Enhetene er opprettet i etter avslutning av 1.tertial. Høgskolen i Oslo og Akershus side 10